Tầm quan trọng của tổ chức học tập trong doanh nghiệp

vậy có thể thấy, nền tảng thành công của họ dựa trên việc đã xây dựng tổ chức củahọ trở thành một tổ chức học hỏi mà ở đó mọi người đều là những cá nhân học hỏi.. Trong xu thế phát triển

BÀI TẬP CÁ NHÂN MÔN: PHÁT TRIỂN KHẢ NĂNG LÃNH ĐẠO

CÂU HỎI

Vì sao việc xây dựng một tổ chức học tập lại quan trọng? Bạn nên thực hiện các bước nào để tối đa hoá tiềm năng học tập của một tổ chức?

BÀI LÀM

Peter F Drucker, một chuyên gia nổi tiếng về quản lý đã nói: “Sự cấp thiết của lực lượng tri thức là một thách thức đối với tất cả những mô hình quản lý hiện đang tồn tại Khi dòng thông tin trở nên phổ biến và mang tính toàn cầu thì cách tiếp cận quan trọng nhất là học hỏi” Trong môi trường hiện tại, bất kể cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức hay quốc gia, tất cả đều phải bắt đầu và kết thúc bằng việc phải học tập, bởi vì sự phát triển thông qua quá trình học tập liên tục chính là chìa khóa của mọi sự thành công

Bạn có bao giờ nghĩ rằng khi chúng ta tới công sở và điều gì xảy ra: trên bàn làm việc của tất cả chúng ta không có một chiếc máy tính cá nhân nào cả, không có khái niệm “lên mạng” để tra cứu thông tin, không có khái niệm “Email” nào cả… Chúng ta phải làm việc như thế nào bây giờ? Chúng ta sẽ thấy những điều đó nó khó khắn cho công việc của Chúng ta như thế nào? Nếu thế giới này không có Microsoft, Google, Yahoo không có mạng toàn cầu (WWW) để có thể gửi và nhận Email…Chúng ta phải làm việc như thế nào? Nhưng thật may mắn cho chúng ta, tất cả những điều kể trên đã không xảy ra Bởi vì, ngày hôm nay, chúng ta đang sống trong thế giới của thông tin, chúng ta đang sống trong nền văn minh tri thức

mà ở đó ai nắm được thông tin, tri thức người đó sẽ tiến về phía trước và ngược lại

Chúng ta đang sống trong một thế giới nào?

Thomas L Friedman đã có một câu rất nổi tiếng: “ Chúng ta đang sống trong thế giới phẳng” Để chứng minh cho nhận định đó của mình, Friedman đã chỉ ra

“Mười nhân tố làm phẳng thế giới” mà trong đó quá nửa các nguyên nhân đều có nguồn gốc từ sự tiến bộ của khoa học công nghệ mà nền tảng là sự phát triển của công nghệ thông tin

Theo bạn điều gì đã làm cho những công ty như Microsoft, Google, Yahoo… trở lên hùng mạnh và có những đóng góp to lớn cho sự phát triển của nhân loại?

Tôi xin phép được trả lời câu trả lời rất rõ ràng câu hỏi đó như sau: tất cả sự

thành công của các Công ty đó đều xuất phát từ “chất xám” của tất cả các thành

viên trong tổ chức Nguồn lực mà các tổ chức đó có không phải là tài nguyên thiên nhiên hay máy móc thiết bị, dây truyền công nghệ tinh xảo… mà đó chỉ là những con người Sự thành công của các tổ chức đó là do họ đã xây dựng thành công tổ chức của họ trở thành một tổ chức học hỏi tuyệt vời

Bill Gates của Microsoft với Bài học: “Tạo lập một tổ chức dựa trên nền

tảng kiến thức” bằng việc: “Khai thác tiềm năng trí tuệ của tất cả nhân viên” Như

vậy có thể thấy, nền tảng thành công của họ dựa trên việc đã xây dựng tổ chức của

họ trở thành một tổ chức học hỏi mà ở đó mọi người đều là những cá nhân học hỏi

Trong phạm vi của Báo cáo này, Tôi xin làm rõ hơn tại sao việc xây dựng một tổ chức học tập lại quan trọng và đưa ra các bước để tối đa hoá tiềm năng học tập của một tổ chức

Theo bạn, tại sao phải xây dựng một tổ chức thành một tổ chức học hỏi?

Trong xu thế phát triển của các tổ chức ngày nay, đối với mỗi tổ chức, không

có con đường nào có sẵn được chỉ rõ để đến với thành công mà đều phải thông qua quá trình học hỏi Mọi thành viên trong tổ chức đều phải nỗ lực học hỏi, cùng nhau chia sẻ, tạo sự gắn kết chung để đạt tới mục tiêu ngày càng cao của tổ chức cũng như thoả mãn những mục tiêu, nhu cầu của các cá nhân

Các nhà lãnh đạo có thể nghĩ rằng việc làm cho tổ chức của mình học tập chỉ

là việc đặt ra một quan điểm rõ ràng, khích lệ nhân viên học tập rồi tổ chức thật nhiều khoá đào tạo Quan niệm này không đơn thuần chỉ là thiếu sót mà nó còn rất nguy hiểm trong bối cảnh sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt, công nghệ luôn biến đổi và sự thay đổi nhanh chóng nhu cầu của khách hàng

Các tổ chức cần phải học nhiều hơn bao giờ hết khi họ phải đối mặt với

những thách thức ngày càng lớn đó Mỗi một tổ chức phải trở thành một tổ chức học hỏi Kết quả là tầm nhìn chiến lược của tổ chức đã tạo nên những nhân viên

thành thạo trong việc tạo ra thu thập và trao đổi kiến thức Chính họ giúp tổ chức trở nên thông thoáng, khuyến khích việc tranh luận một cách cởi mở, suy nghĩ toàn diện và có hệ thống hơn Những tổ chức học hỏi như vậy mới có thể thích nghi với những hoàn cảnh bất ngờ nhanh chóng hơn so với các đối thủ cạnh tranh

Định nghĩa về Tổ chức học hỏi: Khái niệm “tổ chức học hỏi” (Learning

Organisation) ngày nay nó đã rất phát triển, vào những năm 90 của thế kỷ trước đã được khởi xướng từ cuốn sách “Nguyên tắc thứ năm” (The fifth discipline) của tác

giả Peter M Senge, "Công ty học hỏi" (learning company) của tác giả Pedler (1991), cũng như được nhắc đến trong nhiều ấn phẩm, các cuộc hội thảo và trên những website khác

Theo Senge (1990) “tổ chức học hỏi” là những tổ chức mà trong đó:

- Năng lực của con người nhằm đạt được kết quả làm việc như họ mong muốn luôn được củng cố và mở rộng;

- Cách nghĩ mới và cởi mở được khuyến khích, phát huy;

- Con người được tự do phát triển khát vọng tập thể;

- Các cá nhân luôn tìm cách học hỏi lẫn nhau

Như vậy, có thể nói rằng, tổ chức học hỏi được đặc trưng bởi toàn bộ các

nhân viên được cuốn hút vào một quá trình vận động, hợp tác, gắn kết hướng tới các giá trị hoặc nguyên tắc được chia sẻ

Theo bạn nên thực hiện các bước nào để tối đa hoá tiềm năng học tập của một tổ chức?

Ta phải khẳng định rằng, “một tổ chức học hỏi là một tổ chức mà trong

đó có sự thúc đẩy việc nuôi dưỡng cá nhân học hỏi để tạo nên tổ chức học hỏi”

Có nhiều hướng tiếp cận để xây dựng một tổ chức trở thành một tổ chức học hỏi Chúng ta có thể tiếp cận theo hướng xây dựng tổ chức đáp ứng các đặc điểm chung của tổ chức học hỏi như nêu ở trên để xây dựng một chiến lược nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức

Trong Báo cáo này, Tôi xin được đưa ra 03 bước cụ thể để tối đa hóa tiềm năng học tập của một tổ chức như sau:

1 Tạo lập môi trường học hỏi:

Bắt đầu từ tầm nhìn và quyết tâm của lãnh đạo trong tổ chức trong việc nhận thức xây dựng một môi trường học hỏi trong tổ chức của mình Một môi trường và

văn hoá của tổ chức ủng hộ cho việc đào tạo, phát triển các kiến thức, kỹ năng sẽ khuyến khích toàn thể nhân viên trong tổ chức tham gia vào quá trình học hỏi cũng như áp dụng các kiến thức của mình vào trong công việc Một tổ chức như vậy sẽ dành nhiều nguồn lực hơn cho đào tạo và mọi người sẽ tích cực hơn trong việc đánh giá, khen thưởng các nỗ lực học tập Để làm được việc đó, đòi hỏi phải xây dựng nhiều chính sách cụ thể để xây dựng một môi trường ủng hộ tích cực và liên tục việc học hỏi và phát triển kỹ năng, kiến thức Các biện pháp mà một tổ chức có thể áp dụng để tạo lập một môi trường học hỏi, bao gồm:

- Đào tạo các kiến thức, kỹ năng mới: Khi giao các nhiệm vụ công việc cho

phép người thực hiện theo đuổi sở thích của mình và được học các kỹ năng mới Việc thay đổi các vị trí công tác (rotation) trong tổ chức, thay đổi các công việc của nhân viên…các công việc mới đòi hỏi các nhân viên phải nắm bắt các kiến thức và

kỹ năng mới tạo sự hứng thú trong công việc cũng như qua đó tổ chức có thể năm bắt được đúng khả năng của nhân viên

- Thử nghiệm các phương pháp, quy trình làm việc mới: Trong quá trình thực

hiện công việc, liên tục cải tiến và tìm ra các phương pháp, quy trình làm việc mới nhằm cải tiến và nâng cao hiệu suất công việc, qua đó mọi nhân viên sẽ được cuốn hút vào quá trình cải tiến, nâng cao năng suất và chất lượng công việc

- Hỗ trợ tài chính cho nhân viên trong các chương trình đào tạo: Việc học

tập nâng cao trình độ và tay nghề của nhân viên là một quá trình liên tục Tổ chức

có thể bỏ kinh phí để thuê các chuyên gia bên ngoài vào đào tạo cho nhân viên của mình hoặc hỗ trợ tài chính để nhân viên tự tìm các khoá đào tạo phù hợp

- Tổ chức hội thảo, chia sẻ kinh nghiệm: Định kỳ, tổ chức nên mở các cuộc

hội thảo để chia sẻ các kinh nghiệm do nhân viên đúc rút trong qua trình làm việc Ngoài ra, có thể định kỳ tổ chức các cuộc thi, kiểm tra tay nghề nhằm đánh giá trình

độ và động viên khen thưởng kịp thời các cá nhân xuất sắc

- Xây dựng chương trình tư vấn nghề nghiệp: mời các chuyên gia của các tổ

chức chuyên nghiệp xây dựng các chương trình tư vấn, qua đó giúp cho các nhân viên tự nhận thức được năng lực của bản thân và tìm cách phát huy, nâng cao năng lực của họ

- Chế độ lương: Qua các cuộc thi sát hạch, có chế độ lương thích đáng đối

với những nhân viên đáp ứng được các yêu cầu kỹ năng công việc Xây dựng một chế độ lương theo hướng khuyến khích nhân viên tự nâng cao trình độ bản thân

- Khen thưởng các sáng kiến cải tiến nâng cao năng suất và chất lượng công việc: Xây dựng chính sách khen thưởng bằng vật chất và tinh thần để hướng các

nhân viên trong tổ chức cố gắng có các sáng kiến cải tiến

- Tuyên truyền, khẩu hiệu, biểu tượng: Trong không gian làm việc, có các

khẩu hiệu, biểu tượng… nhằm động viên mọi người có tinh thần học hỏi và nâng cao trình độ cá nhân Thường xuyên tuyên truyền và giáo dục nhằm hun đúc nhân viên tinh thần học hỏi

2 Xây dựng và nuôi dưỡng các cá nhân học hỏi:

Cá nhân là một bộ phận cấu thành của tổ chức, vì vậy, việc tạo nên các tổ chức học hỏi phụ thuộc vào thái độ và khả năng của các cá nhân để nắm bắt cơ hội học hỏi suốt đời Trong phần này, chủ yếu tập trung vào vấn đề tổ chức làm thể nào

để thay đổi thái độ của các cá nhân để mọi người tự nhận thức được việc học hỏi và quyền lợi cũng như là trách nhiệm của họ trước bản thân mình cũng như với tổ chức Các vấn đề cốt lõi trong việc nuôi dưỡng “Cá nhân học hỏi” bao gồm:

- Chuyển từ việc được đào tạo sang tự học hỏi: Tổ chức cần khuyến khích sự

phát triển khả năng, thái độ và sự sẵn lòng học tập của các cá nhân Chỉ khi tất cả các cá nhân phát triển được các thói quen gắn với việc học hỏi lâu dài thì tổ chức mới có thể phát triển thành một tổ chức học hỏi Bằng các chế độ lương, khen thưởng đã nêu ở trên, kết hợp việc tuyên truyền, giáo dục trong tổ chức sẽ tạo điều

kiện để các cá nhân nhận thức rõ vấn đề này và tự thân họ sẽ thay đổi thái độ đối với việc học hỏi của mình

- Chuyển từ việc học hỏi của cá nhân sang các mối quan hệ hợp tác chặt chẽ: Việc cùng học hỏi và tham gia của các cá nhân sẽ giúp tăng cường khả năng

giúp đỡ lẫn nhau của họ Việc tạo ra các phương thức giao tiếp tốt làm cho mối quan hệ hợp tác giữa các cá nhân được chặt chẽ hơn Tạo lập một môi trường để mọi người cùng chia sẻ thông tin, kiến thức, kinh nghiệm… trong công việc Qua quá trình chia sẻ và xây dựng mối quan hệ trong tổ chức, mọi người đều được

“nhận” và đều phải “cho” Tổ chức có thể sử dụng các tiến bộ của công nghệ thông tin (mạng nội bộ…) để hỗ trợ cho việc chia sẻ thông tin, kiến thức của các cá nhân

- Chuyển từ học hỏi một chiều sang nâng cao năng lực: để đạt được điều này

là phải thiết lập được một tầm nhìn rõ ràng và có thể chia sẻ, làm động lực cho việc học hỏi Như vậy thì tất cả các cá nhân có thể vươn tới sự hoàn thiện và tự chủ phù hợp với tầm nhìn chung Những tầm nhìn được chia sẻ đó có ảnh hưởng đến mọi người và làm cho công việc của họ có nhiều ý nghĩa hơn, giúp họ đạt được điều gì

đó có giá trị hơn hẳn so với sự làm việc đơn thuần từ đó kích thích việc tự học hỏi một cách sáng tạo

- Chuyển từ việc học hỏi một mình sang kết nối mạng lưới: Tổ chức cần

khuyến khích các nhân viên thiết lập các nhóm làm việc liên phòng ban để chủ động phát hiện và giải quyết các vấn đề Việc này được thể hiện qua lượng thời gian cá nhân tham gia làm việc nhóm và hiệu quả công việc thể hiện qua đánh giá hàng quí Việc này ngược lại giúp nhân viên đưa ra các phản hồi và sáng kiến kịp thời, từ đó đẩy mạnh mối quan hệ tương tác giữa họ, đồng thời khuyến khích nâng cao kết quả công việc Cũng cần phải chỉ ra rằng, tất cả các cá nhân cần phải cởi

mở giao tiếp với nhau kể cả lãnh đạo cao cấp Trước đây, lãnh đạo cấp cao chỉ đưa

ra mệnh lệnh, còn ngày nay họ phải giao tiếp với các nhân viên, khuyến khích khả

năng tiềm ẩn của họ, tạo nên một mạng lưới kết nối và cải thiện các kết quả học hỏi

3 Xây dựng văn hoá học hỏi cho tổ chức?

Điều cần thiết để tạo nên một tổ chức học hỏi là không chỉ nuôi dưỡng các cá nhân học hỏi mà còn tạo ra một môi trường khích lệ và hướng dẫn việc tự học hỏi Các điểm chủ chốt trong việc phát triển một tổ chức học hỏi bao gồm:

- Thiết lập một mạng lưới học hỏi: Trước đây, vai trò của các doanh nghiệp

trong việc tạo ra một môi trường học hỏi thường như một cơ quan chỉ huy quan sự -ban bố các mệnh lệnh, đào tạo cán bộ, khuyến khích họ học tập Ngày nay, vai trò

đó đã thay đổi, ví như một nhà sinh thái , luôn tìm kiếm để kiến tạo ra môi trường học hỏi tốt nhất có thể, hỗ trợ và khuyến khích cá nhân học hỏi và vươn lên, cung cấp các kênh, các cơ hội học hỏi đa dạng, tạo nên một mạng lưới ‘học hỏi sáng tạo’

- Chia sẻ trong nhóm là yếu tố cơ bản đối với sự phát triển tổ chức:

Giáo sư Noel M Tichy của trường Đại học Kinh doanh Michigan, đã đưa ra một kết luận đơn giản nhưng rất sâu sắc Nguyên nhân thắng lợi của các doanh nghiệp thành công đó là lãnh đạo cấp cao đã luôn nuôi duỡng các vị trí quản lý ở tất

cả các cấp độ trong công ty Các nhà lãnh đạo đóng vai trò then chốt trong việc nuôi duỡng một tổ chức học hỏi Một lãnh đạo học hỏi thành công tác động tới nhân viên của họ ở ba cách sau:

+ Các ý tưởng: Những nhà lãnh đạo học hỏi thành công có những ý tưởng rất

rõ ràng về môi trường cạnh tranh, sự phát triển của công ty và họ sẵn sàng thảo luận những ý tưởng đó với người khác Những cá nhân này sẽ sẵn lòng truyền bá các ý tưởng làm nền tảng cho tầm nhìn chung

+ Giá trị: Những nhà lãnh đạo học hỏi không chỉ có nhận thức đối với các

giá trị của tổ chức mà còn nỗ lực hết sức để đảm bảo các giá trị đó được biến thành

thái độ và mục tiêu chung Đồng thời, những cá nhân này trở thành mô hình mẫu về nhận thức mà lời nói và hành động thể hiện các giá trị của họ

+ Khả năng cảm nhận và nghị lực: Những nhà lãnh đạo học hỏi thành công

không chỉ bản thân họ có khả năng cảm nhận và yêu thích sự thử thách mà còn có khả năng khuyến khích những người khác bằng sự say mê và hành động của chính

họ, tạo ra khả năng cảm nhận đáng tin cậy, có thể sử dụng để khơi dậy các mong muốn Họ cũng có khả năng trong việc chuyển đổi tình thế bất lợi thành có lợi

- Thiết lập có hệ thống văn hóa học hỏi của tổ chức

Các tổ chức học hỏi luôn định hướng vào việc nuôi dưỡng thói quen học hỏi suốt đời Mức độ của việc học hỏi liên tục tạo nên sự thống nhất cho các cá nhân, các nhóm nhỏ và trong toàn thể tổ chức Do đó, quá trình học hỏi sẽ làm tăng mức

độ tương tác giữa các nhân viên, nó cho phép thiết lập mối quan hệ bền chặt hơn giữa các nhân viên, giữa cá nhân và doanh nghiệp Điều này tạo điều kiện cho việc xây dựng một nền văn hóa công ty tốt đẹp

Muốn thúc đẩy nền văn hóa học hỏi trong bất kỳ tổ chức nào, chúng ta có thể

sử dụng các phương pháp tiếp cận như: áp dụng công nghệ thông tin, giảm bớt cấp bậc kiểm soát, coi trọng và chấp nhận các ý kiến của nhân viên, tạo ra một môi trường khuyến khích các sáng kiến, thay đổi mô hình quản lý của tổ chức, đề cao tầm quan trọng của hoạt động nghiên cứu phát triển, cung cấp các kênh trao đổi chung, khen thưởng cho các cá nhân hoàn thành xuất sắc công việc

KẾT LUẬN:

Tri thức là yếu tố có tính chất sống còn để một tổ chức có thể tồn tại và phát triển trong thời đại hiện nay và nó tạo ra nhu cầu tất yếu của tổ chức là phải liên tục học hỏi để có thể cạnh tranh, tồn tại và phát triển Quá trình học tập trong tổ chức là một quá trình phức tạp bao gồm lĩnh hội , chia sẻ và phổ biến kiến thức, chuyển đổi

và lưu trữ kiến thức từ mức độ cá nhân lên mức độ tổ chức và ứng dụng những kiến

thức đó Tổ chức học hỏi là giải pháp cho việc tạo ra và duy trì việc học tập của tổ chức một cách liên tục và hiệu quả Nhiều yếu tố về môi trường và mối quan hệ, về cấu trúc và về quản lý điều hành hoạt động của tổ chức góp phần tạo nên một tổ chức học hỏi trong đó sự cộng tác, sự gắn kết và tư duy chiến lược có thể được coi

là những yếu tố cơ bản Ngày nay, Chúng ta đang sống trong một thế giới mà sự thay đổi của nó diễn ra một cách nhanh chóng Trong thế giới ngày nay, với sự tiến

bộ không ngừng của khoa học, công nghệ, sự cạnh tranh khốc liệt giữa các quốc gia, các tổ chức, sự đòi hỏi ngày càng cao của khách hàng… Tất cả những điều đó đòi hỏi các cá nhân, tổ chức cũng phải thay đổi không ngừng Chìa khoá cho tất cả mọi sự thay đổi đó của chúng ta nằm ở chỗ: khả năng tự học hỏi Chúng ta học hỏi trước hết để thích nghi với mọi sự thay đổi trong cuộc sống Và đặc biệt, chúng ta học hỏi vì sự tiến bộ của mỗi cá nhân cũng như của loài người