THIẾT KẾ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG TRONG TRƯỜNG HỌC

NGHỆ THUẬT GIAO TIẾP• Giao tiếp qua điện thoại • Giao tiếp qua email • Giao tiếp trực tiếp... NGHỆ THUẬT GIAO TIẾP• Giao tiếp qua điện thoại: - Giữ giọng nói khỏe mạnh, đều đặn - Lưu các

Báo cáo viên: Dương Trọng Phúc

Phó Giám đốc Nhà Văn hóa Sinh viên TP.HCM

THIẾT KẾ - TỔ CHỨC

HOẠT ĐỘNG ĐOÀN - HỘI

5W1H

STT NỘI DUNG PHÂN CÔNG THỜI GIAN HOÀN THÀNH GHI CHÚ

1 Bạn cần bao nhiêu?

2 Tìm ở đâu?

3 Tìm

thông tin gì?

4 Đơn vị tài trợ phù hợp?

Ba mẹ xa nhớ!

Kể từ ngày tới trường, con khá xao nhãng viết thư cho ba mẹ và con xin lỗi vì đã không viết thư sớm hơn Con sẽ kể cho ba mẹ tình hình của con Nhưng trước khi đọc tiếp, ba mẹ hãy ngồi xuống thật thoải mái.

Vâng, hiện tại mọi thứ với con đều ổn cả Vết thương chấn thương sọ não do con nhảy qua cửa sổ ký túc khi phòng con bị cháy đã sắp khỏi rồi Con phải ở trong bệnh viện hai tuần, đến nay thì gần như đã trở lại bình thường và chỉ bị đau đầu mỗi ngày một lần nữa thôi.

May mắn là khi vụ cháy xảy ra và con nhảy ra ngoài cửa sổ, có một nhân viên trạm xăng đứng gần đó và anh kịp thời gọi cho đội chữa cháy và cấp cứu Anh ấy cũng đến thăm con trong bệnh viện Và bởi vì ký túc đã cháy trụi, con chẳng có chỗ nào để ở, anh ấy thật tốt bụng khi đề nghị con đến ở cùng trong căn hộ của mình.

Nó là một căn phòng tầng trệt nhỏ nhưng rất dễ thương Anh ấy là một người tử tế, chúng con đã yêu nhau và đang định làm đám cưới Chúng con vẫn chưa định ngày cưới nhưng đám cưới sẽ diễn ra trước khi bụng con trông quá rõ.

Vâng, ba mẹ ạ! Con đang mang thai Con biết ba mẹ trông mong thế nào để được trở thành ông bà ngoại và ba mẹ cũng sẽ thương yêu, chăm sóc và hy sinh cho con của con như với con.

Lý do mà chúng con còn trì hoãn đám cưới là anh ấy mắc bệnh truyền nhiễm,

và điều này khiến chúng con không được thông qua xét nghiệm máu trước hôn nhân, con cũng bất cẩn bị lây bệnh của anh ấy.

Bây giờ là lúc con thông báo tình hình mới nhất của con cho ba mẹ Con muốn nói là, không có

vụ cháy nào cả, con cũng không bị chấn thương sọ não, con không phải nằm viện, con cũng không đính hôn, không nhiễm bệnh mà cũng chẳng có anh chàng nào Nhưng con bị một điểm “4" môn Triết học, một điểm “4,5" môn Nghiên cứu khoa học và con mong ba mẹ xem xét chuyện này đúng mức

Con yêu của ba mẹ,

CHUẨN BỊ TÀI LIỆU

- File giấy

- File mềm (Word + Powerpoint)

TÀI LIỆU GỒM

1. Thư ngỏ (đầy đủ các phần mở – thân – kết)

2. Giới thiệu mục đích – ý nghĩa

3. Nội dung chương trình

4. Công tác truyền thông

5. Gói tài trợ và quyền lợi đính kèm

6. Phụ lục đính kèm

7. Thông tin liên lạc và hạn phản hồi

FILE MỀM

Hình thức trình bài 1 file powerpoint:

• Màu sắc: tối đa 4 màu (chưa kể màu hình ảnh phụ lục)

• Số slide: không ít hơn 10 slides và không dài quá 30 slides

• Dung lượng: không quá 3 Megabytes

• Font chữ: sử dụng font chữ phổ thông, định dạng quốc tế như Times new roman,

Arial, Candara…Sử dụng tối đa không quá 3 font chữ

• Kích thước chữ và các hiệu ứng Bold, Italic: phù hợp nội dung trình bày

• Tên gọi file: tên gọi rõ ràng, in hoa, không dấu

FILE MỀM

Phương pháp trình bài 1 file powerpoint:

• Sử dụng tối đa các công cụ biểu đồ, sơ đồ, số liệu, hình ảnh phụ lục

• Bố cục trình bày rõ ràng theo các phần (mở đầu - mục đích ý nghĩa - nội dung chương trình - cách thức tổ chức - mời tài trợ - giá trị tài trợ - quyền lợi tài trợ - truyền thông chương trình - phụ lục đính kèm - thông tin liên hệ)

NGUỒN THÔNG TIN ĐƠN VỊ

- Nguồn đối tác cũ

- Thông qua bạn bè, quan hệ đối tác bắt cầu

- Tra cứu internet

- Thông qua báo chí

- Tự xuất hiện trước

THÔNG TIN ĐỐI TÁC

Các thông tin của đối tác cần thu thập bao gồm :

ĐƠN VỊ TÀI TRỢ PHÙ HỢP

- Có sản phẩm và đối tượng khách hàng phù hợp

- Có chiến lược Marketing phù hợp

- Có tư duy phù hợp

NGHỆ THUẬT GIAO TIẾP

• Giao tiếp qua điện thoại

• Giao tiếp qua email

• Giao tiếp trực tiếp

NGHỆ THUẬT GIAO TIẾP

• Giao tiếp qua điện thoại:

- Giữ giọng nói khỏe mạnh, đều đặn

- Lưu các số điện thoại cần thiết, có đầy đủ họ tên, đơn vị

- Giữ số điện thoại, tránh thay đổi thường xuyên, tránh tắt máy giờ hành chính Không dùng số khuyến mãi

NGHỆ THUẬT GIAO TIẾP

• Giao tiếp qua điện thoại:

- Gọi điện thoại:

+ Hỏi thông tin đối tác trước khi bắt đầu trao đổi

+ Giới thiệu rõ ràng, ngắn gọn, đầy đủ thông tin với đối tác

+ Nghe hết ý trước khi tắt máy

+ Thời điểm gọi : tốt nhất là buổi sáng từ sau 9g đến 11g, Không gọi từ 11g30 đến 14g00

NGHỆ THUẬT GIAO TIẾP

• Giao tiếp qua điện thoại:

- Nhận điện thoại:

+ Nhạc chờ: chọn nhạc chờ phù hợp

+ Thời điểm bắt máy: hồi chuông thứ 2 của điện thoại

+ Câu chào: câu chào phổ biến, hoặc câu chào mang tính thương hiệu cá nhân

NGHỆ THUẬT GIAO TIẾP

• Giao tiếp qua điện thoại:

+ Nhắn tin: không vội vàng trả lời tin nhắn, giữ khoảng 3 - 5 phút và chuẩn bị đầy đủ nội dung trả lời

NGHỆ THUẬT GIAO TIẾP

• Giao tiếp qua email :

- Email chuyên nghiệp:

+ Tài khoản email : của đơn vị, gmail, yahoo

+ Tên email: nên là tên mình, tránh các tên lạ, tên người khác, tên dài dòng, tên không rõ nghĩa

+ Chữ ký: Tên, chức vụ, nơi công tác, số điện thoại, địa chỉ, website, logo đơn vị

+ Nên cài chế độ hoàn tác

+ Cài chế độ trả lời tự động nếu không check mail thường xuyên

NGHỆ THUẬT GIAO TIẾP

• Giao tiếp qua email :

- Gửi email :

+ Tựa email : Kính gửi - tên chương trình, gõ chữ Tiếng Việt

+ Phần mở đầu: chào hỏi, thông tin người nhận

+ Phần nội dung: giới thiệu nơi công tác, dẫn vào nội dung chương trình, lý do gửi mail ? Trình bày như 1 thư ngỏ

+ Phần kết thúc: cảm ơn, hạn trả lời

+ File đính kèm: add file đầy đủ, tên file không dấu, theo thứ tự nội dung (thư ngỏ, file giới thiệu, dự trù chi phí)

NGHỆ THUẬT GIAO TIẾP

• Giao tiếp qua email :

NGHỆ THUẬT GIAO TIẾP

• Giao tiếp qua email :

- Nhận và trả lời email:

+ Không vội vàng trả lời email

+ Chuẩn bị kỹ nội dung trả lời

+ Chọn trả lời với những nội dung mang tính thông tin riêng Chọn trả lời tất cả với

những nội dung mang tính thông tin chung

NGHỆ THUẬT GIAO TIẾP

• Giao tiếp qua email :

- Email trả lời của đối tác nằm trong 3 trường hợp: từ chối, hỏi thêm thông tin, đồng ý

gặp.

+ Email từ chối: cảm ơn, hẹn gặp lại chương trình sau

+ Email hỏi thêm thông tin: trả lời rõ ràng, cụ thể từng câu hỏi theo đúng nội dung

chương trình

+ Email đồng ý gặp: hẹn giờ, xác định thời điểm gặp.

NGHỆ THUẬT GIAO TIẾP

• Giao tiếp trực tiếp :

Lưu ý :

+ Ăn mặc lịch sự

+ Đúng giờ

NGHỆ THUẬT GIAO TIẾP

• Giao tiếp trực tiếp :

NGHỆ THUẬT GIAO TIẾP

• Giao tiếp trực tiếp :

Nội dung trao đổi :

+ Giới thiệu chung về đơn vị, mục đích ý nghĩa

+ Tài liệu cung cấp cho đối tác

+ Các file trình chiếu cần thiết

+ Trình bày rõ ràng, theo đúng nội dung file, nhấn mạnh các vấn đề cần thiết+ Trả lời các câu hỏi đặt ra theo đúng trọng tâm vấn đề

THƯƠNG LƯỢNG VỚI ĐƠN VỊ TÀI TRỢ

XIN TÀI TRỢ

THƯƠNG LƯỢNG VỚI ĐƠN VỊ TÀI TRỢ

- Không có cuộc hẹn nào chỉ một lần là gút được vấn đề

- Không bộc lộ một lần và tất cả năng lực đáp ứng

- Biết cân đối khả năng đáp ứng trong từng trường hợp nhất định

- Nguyên tắc 60/100

THƯƠNG LƯỢNG VỚI ĐƠN VỊ TÀI TRỢ