Quản lý vật tư thiết bị.doc

Quản lý vật tư thiết bị

nhóm sinh viên: nguyễn văn nam phạm văn mạnhnguyễn tú uyên

đề tài :quản lý vật t, thiết bị, ứng dụng cho trung tâm phát triển cntt-đhqg tphcmđồ án tốt nghiệp kỹ thuật viên

chuyên ngành: công nghệ phần mềm

Giáo viên hớng dẫn: tiến sĩ Lê Huy thập

Niên khóa: 2003 - 2005

Lời nói đầu

Ngày nay với sự phát triển không ngừng và mạnh mẽ của công nghệ thông tin (CNTT) trong tất cả các ngành nghề, các lĩnh vực khác nhau của xã hội nh: kinh tế, an ninh quốc phòng, thơng mại điện tử CNTT đang là nhu… cầu cần thiết đối với các công ty, doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, xã hội và với tất cả chúng ta Rất nhiều các chơng trình phần mềm ứng dụng trong quản lý đã ra đời nh chơng trình quản lý nhân sự, quản lý hàng hoá, quản lý vật t và thực sự chiếm đ… ợc lòng tin của khách hàng Tuy nhiên để cho ra đời một sản phẩm phần mềm quản lý có chất lợng thì ngời thiết kế phải hiểu đợc thực tế về công ty, doanh nghiệp mà mình thiết kế mô hình cơ sở dữ… liệu để quản lý Các chơng trình ớng dụng phải có độ chính xác cao, việc lu trữ dữ liệu phải thuận tiện cho việc tra cứu và kiểm tra Phần mềm phải hoạt động tốt đáp ứng đợc các nhu cầu mới phát sinh và cho hiệu quả kinh tế cao đồng thời phải phù hợp với khả năng kinh tế của công ty, doanh nghiệp

Trong xu thế hội nhập vào nền kinh tế thế giới, để phát triển nền kinh tế theo hớng công nghiệp hoá, hiện đại hoá ngành CNTT đã trở thành cầu nối xuyên quốc gia trong mọi hoạt động và tổ chức kinh tế, thơng mại Với việc áp dụng các thành tựu khoa học tiên tiến, hiện đại vào lĩnh vực tin học chúng ta đã dần thay thế các phơng pháp thủ công bằng các chơng trình phần mềm quản lý trên máy tính, giảm bớt đi thời gian, nhân lực, tăng độ chính xác và bảo mật cao Những phần mềm quản lý sẽ là công cụ không thể thiếu cho các doanh nghiệp trong và ngoài nớc Với những u điểm và tính năng vợt trội đó chúng em đã chọn đề tài : “quản lý vật t, thiết bị, ứng dụng cho trung tâm phát triển CNTT- đhqg tphcm ” làm đồ án tốt nghiệp.

Với đề tài này chúng em mong muốn các công ty, doanh nghiệp, các trung tâm, các tổ chức kinh tế, xã hội và các nhà quản lý sẽ nhìn thấy tầm quan trọng của CNTT đặc biệt là các phần mềm ứng dụng trong công tác quản lý của mình.

Trong suốt quá trình làm đề tài, chúng em xin trân thành cảm ơn thầy giáo - tiến sĩ LÊ HUY THập đã tận tình chỉ bảo và nhà trờng đã tạo điều

kiện giúp đỡ chúng em hoàn thành đồ án này Nhng do thời gian ngắn và trình độ có phần hạn chế nên quá trình phân tích và thiết kế đề tài không tránh khỏi những thiếu xót, chúng em rất mong nhận đợc những ý kiến đóng góp và chỉ bảo của các thầy, cô để đề tài lần sau chúng em sẽ làm tốt hơn.

Chúng em xin trân thành cảm ơn!

Hà nội tháng 5-2005

Chơng 1.

khảo sát nghiệp vụ đề tàI 1.1.Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án.1.1.1.Mục đích:

Là quá trình khảo sát từ sơ bộ đến chi tiết, hiện tại ta cần phải có đầy đủ về các thông tin, để từ đó làm thế nào xây dựng đợc dự án mang tính khả thi nhất.

1.1.2.Các bớc tiến hành khảo sát:

-Khảo sát và đánh giá hiện trạng hoạt động của hệ thống cũ -Xác định phạm vi của hệ thống mới.

-Đề xuất các giải pháp và cân nhắc tính khả thi -Vạch kế hoạch cho dự án cùng với dự trù tổng quát.

1.1.3.Khảo sát, tìm hiểu hệ thống hiện tại.

a.Quan sát, tìm hiểu hệ thống hiện tại.

-Việc quan sát, tìm hiểu cũng nh đánh giá hệ thống phải theo cách nhìn

Phân loại dựa theo một số tiêu chuẩn sau: -Hiện tại và tơng lai.

-Phân loại theo thông tin tĩnh, động, thông tin biến đổi -Phân loại dựa vào nội bộ môi trờng.

-Tập hợp lại tất cả nhũng thông tin đã đợc phân loại.

c.Phát hiện yếu kém của hiện trạng và các yêu cầu trong t ơng lai.

-Phát hiện yếu kém: Là tìm hiểu các yếu kém về một số mặt nh: Sự thiếu vắng thông tin xử lý, thiếu nhân lực, kém hiệu quả trong tổ chức quản lý, ùn tắc thông tin, phức tạp và tổn phí cao

-Phơng pháp phát hiện: Trên cơ sở đã xác định rõ nguyên nhân của yếu kém để đề ra các biện pháp khắc phục những yếu kém đó.

1.2.Phác hoạ giải pháp và cân nhắc tính khả thi.

-Xác định phạm vi: Phạm vi của bài toán đặt ra cho dự án trong kế hoạch tổng thể và lâu dài của tổ chức.Phạm vi của bài toán phụ thuộc vào phạm vi của tổ chức:

+Tổ chức cỡ trung bình: Đơn vị nhiều chi nhánh, công ty liên doanh

+Tổ chức cỡ vừa và nhỏ: Các cơ quan, xí nghiệp -Xác định mục tiêu dự án:

+Mang lại lợi ích nghiệp vụ: Tăng khẳ năng xử lý, đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ, tin cậy, chính xác, bí mật

+Mang lại lợi ích kinh tế: Tăng thu nhập, giảm chi phí hoạt động, hoàn vốn nhanh

+Mang lại lợi ích sử dụng: Nhanh chóng, thuận tiện

+Khắc phục yếu kém của hệ thống cũ, hỗ trợ chiến lợc lâu dài, đáp ứng các u tiên, hạn chế áp đặt

-Phác hoạ các giải pháp:

+Chỉ cho ngời dùng thấy triển vọng cụ thể của dự án +Có một định hớng trong triển khai dự án.

-Số lợng thông tin cần thu thập, tài liệu cần kết xuất -Thiết bị ngoại vi, đờng truyền.

-Khối lợng công việc, số ngời tham gia, thời gian của dự án -Yêu cầu về chất lợng, thời hạn bảo hành.

b.Dự trù về nhân lực.

-Nhóm làm việc: Phân tích, thiết kế, lập trình -Nhóm điều hành dự án: Quản trị dự án c.Dự trù về thiết kế.

13.2.Lập kế hoạch triển khai dự án.

-Chọn tiến trình cho dự án( Thác nớc, Xoắn ốc )… -Dự kiến lịch biểu thực hiện dự án.

1.4.Một số vấn đề về hệ thống thông tin quản lý vật t 1.4.1 Đặc điểm của hệ thống quản lý vật t.

a Phân cấp quản lý.

-Hệ thống quản lý vật t là một hệ thống lớn có chức năng tổng hợp tất cả những thông tin về vật t, thiết bị để từ đó có thể quản lý một cách dễ dàng.… Nhằm giúp các công ty, doanh nghiệp, thực hiện công tác quản lý vật t đợc

chính xác, khoa học và tiết kiệm thời gian thì chúng ta cần áp dụng tin học vào công tác quản lý có nh vậy hiệu quả quản lý và kinh doanh mới đợc tăng lên.

b.Luồng thông tin.

-Thông tin đầu vào: Trong hệ thống quản lý vật t có những thông tin đầu vào và đầu ra khác nhau, thông tin đầu vào gồm các thông tin về nhà cung cấp, thông tin vật t, các hoá đơn, phiếu nhập, phiếu xuất, các yêu cầu những thông tin này có tính chất thay đổi thờng xuyên nh vật t.

-Thông tin đầu ra:Thông tin đầu ra đợc tổng hợp từ thông tin đầu vào thông tin đầu ra ở đây chủ yếu là các bảng biểu, báo cáo, thông tin về khách hàng, tình hình nhập xuất

-Các bảng biểu báo cáo là những thông tin đầu ra quan trọng đợc tổng hợp để phục vụ công tác quản lý vật t, nó phản ánh trực tiếp mục đích quản lý của hệ thống Vì vậy các bảng biểu báo cáo đòi hỏi phải chính xác và kịp thời

1.4.2.Mô hình một số thông tin quản lý hiện hành a Mô hình luân chuyển dữ liệu.

-Mô hình luân chuyển dữ liệu trong hệ thống quản lý vật t có thể mô tả

các modul sau:

+Cập nhật thông tin có tính chất cố định để lu trữ, tra cứu +Cập nhật thông tin có tính chất thay đổi thờng xuyên +Lập bảng biểu báo cáo

b.Cập nhật thông tin động.

-Modul này có chức năng xử lý thông tin luân chuyển chi tiết và tổng hợp nhng đối với loại thông tin chi tiết đặc biệt lớn về số lợng cần xử lý th-ờng nhật đòi hỏi tốc độ nhanh và tin cậy cao Khi thiết kế modul cần quan tâm đến các yêu cầu sau:

+Phải biết rõ các thông tin cần lọc từ thông tin động.

+Giao diện màn hình và số lợng phải hợp lý, giảm tối đa các thao tác cho ngời cập nhật dữ liệu.

+Tự động nạp các thông tin đã biết và các giá trị lặp +Kiểm tra và phát hiện sai sót trong quá trình.

+Biết loại bỏ những thông tin đã có và không cần thiết c.Cập nhật thông tin cố định có tính chất tra cứu.

-Thông tin loại này không cần cập nhật thờng xuyên, nhng yêu cầu chủ yếu là phải đầy đủ và phải tổ chức hợp lý để có thể tra cứu nhanh khi cần thiết.

d.Lập báo cáo, in ấn.

-Để thiết kế phần này đòi hỏi ngời quản lý nắm thật vững nhu cầu quản lý, tìm hiểu thật kỹ các mẫu biểu báo cáo Vì thông tin sử dụng trong công việc này thuận lợi hơn do đã đợc xử lý từ trớc nên việc kiểm tra sự sai lệch của số liệu trong ngày ở phân này đợc giảm bớt.

1.4.3 - Các nguyên tắc đảm bảo.

Để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý vật t hoàn chỉnh, là một công việc không phải là đơn giản, mất nhiều thời gian công sức, cũng nh trí óc ngời thiết kế Nói chung việc xây dựng một hệ thống quản lý vật t thờng phải dựa trên một số nguyên tắc cơ bản sau:

a.Nguyên tắc cơ sở thông tin thống nhất.

Là thông tin đợc tích luỹ thờng xuyên và cập nhật để phục vụ cho bài toán quản lý Chính vì thế mà thông tin trùng lặp phải đợc loại bỏ Một điều cần thiết loại trừ nữa là, để đảm bảo thông tin không nhất quán Do vậy ta cần tổ chức thành các mảng thông tin cơ bản mà trong đó các trờng hợp trùng lặp không nhất quán về thông tin đã đợc loại bỏ Chính mảng thông tin cơ bản này sẽ tạo thành đối tợng thông tin của đối tợng điều khiển.

b Nguyên tắc linh hoạt của thông tin.

Nguyên tắc này, ngoài các mảng thông tin cơ bản thì cần phải có những công cụ đặc biệt, để tạo ra các mảng làm việc cố định hoặc tạm thời, dựa trên cơ sở các mảng thông tin cơ bản đã có và chỉ trích từ mảng cơ bản.

Việc tuân theo hai nguyên tắc thống nhất và linh hoạt với hệ thống thông tin sẽ làm hoàn thiện và phát triển hệ thống rõ ràng và đơn giản hơn c Nguyên tắc làm cực tiểu thông tin vào và thông tin ra.

Đây là nguyên tắc có ý nghĩa rất lớn đối với việc làm tăng hiệu xuất sử dụng máy tính Vì chính đầu vào và đầu ra của máy tính lá khâu hẹp nhất của hệ thống Để làm đợc việc này cần phải có phơng pháp thay thế giữa việc truyền tải tài liệu thủ công bằng việc truyền tải tài liệu trên thiết bị nh băng từ, đĩa từ , để đảm bảo việc truyền xuất thông tin đợc nhanh chóng Việc này sẽ giảm bớt đi đợc thời gian lãng phí và tăng hiệu quả của máy tính Nguyên tắc này vận dụng cả đa thông tin mới vào hệ thống Việc này không những rút ngắn thời gian và công sức cho việc vào dữ liệu, mà còn đảm bảo độ tin cậy của thông tin.

Chơng 2:

Cơ sở lý thuyết phân tích, thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin2.1.Đại cơng về hệ thống thông tin

Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm con ngời, phơng tiện và các phơng pháp xử lý thông tin trong một tổ chức.

Hệ thông thông tin bao gồm hai thành phần cơ bản: các dữ liệu ghi nhận thực trạng của doanh nghiệp và các xử lý cho phép biến đổi các dữ liệu.

Các dữ liệu: Đó là các thông tin đợc lu và duy trì nhằm phản ánh thực

trạng hiện thời hay quá khứ của doanh nghiệp Có thể tách các dữ liệu này

-Các dữ liệu phản ánh cấu trúc nội bộ cơ quan, nh dữ liệu về nhân sự, nhà xởng, thiết bị v.v Cấu trúc cơ quan không phải là cố định, mà có thể có biến động khi có một sự kiện xảy ra (chẳng hạn khi một nhân viên thuyên chuyển, một thiết bị mới đợc bổ sung ) Sự kiện thờng xảy ra bất chợt, ngoài ý muốn của con ngời Việc điều chỉnh lại các dữ liệu cho thích hợp khi có một sự kiện xảy ra gọi là cập nhật.

-Các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh/ dịch vụ của cơ quan, nh dữ liệu về sản xuất, mua bán, giao dịch v.v Hoạt động kinh doanh/ dịch vụ biến đổi luồng vào/ra của doanh nghiệp có thể coi là chuỗi các sự việc sơ đẳng, gọi là một tác nghiệp (operation - chẳng hạn nhận một lô hàng, hoàn thành một mẻ sản phẩm, một đơn hàng tới, thanh toán một hóa đơn v.v ) Khi có một tác nghiệp xảy ra, sự kiện này cần đợc ghi nhận, và nh vậy làm thay đổi các dữ liệu phản ánh các hoạt động kinh doanh/dịch vụ của doanh nghiệp.

Các xử lý: Đó là những quá trình biến đổi thông tin, nhằm vào hai mục

đích chính:

- Sản sinh các thông tin theo thể thức quy định, chẳng hạn lập các chứng từ giao dịch (đơn mua hàng, hóa đơn ), lập các báo cáo, lập các bản thống kê v.v

- Trợ giúp ra các quyết định, thông thờng là cung cấp những thông tin cần thiết cho việc thực hiện lựa chọn một quyết định của lãnh đạo, nhng cũng có thể là lựa chọn quyết định( một cách tự động), nếu đó là loại quyết định dựa trên giải thuật( khác với loại quyết định dựa trên trực giác).

Mỗi xử lý thờng áp dụng một số quy tắc quản lý định sẵn và diễn ra theo một trật tự định sẵn (gọi là thủ tục) Các quy tắc quản lý và các thủ tục có thể đợc ấn định bởi hệ thống lãnh đạo của doanh nghiệp, và nh vậy có thể điều chỉnh theo ý muốn( chẳng hạn các quy tắc tiêu thụ sản phẩm, phơng pháp phân phối các trợ cấp, các quy định về khuyến mãi ), cũng có thể đợc ấn định từ bên ngoài doanh nghiệp, đặc biệt là bởi Nhà nớc( ví dụ quy tắc tính thuế VAT, cách tính lơng và bảo hiểm xã hội v.v ) và nh vậy doanh nghiệp

Đầu vào của một xử lý có thể là các thông tin phản ánh cấu trúc doanh nghiệp và/ hoặc các thông tin phản ánh hoạt động của doanh nghiệp

Đầu ra có thể là:

- Các kết quả chuyển trực tiếp cho các cá nhân hay tổ chức ngoài doanh nghiệp( chẳng hạn đơn đặt hàng, hóa đơn, thống kê Quản lý Sinh Viên, báo cáo tài chính v.v ) đợc gọi là các kết quả ngoài.

- Các kết quả đợc lu trữ, để sau này dùng làm đầu vào cho các xử lý khác( thờng là các thông tin về tình trạng, về lịch sử hay thông tin lu trữ) đợc gọi là các kết quả trong.

Trong thực tế, thuật ngữ hệ thống thông tin thờng đợc dùng để chỉ môi

trờng điện tử - tin học trợ giúp cho một công việc quản lý cụ thể nào đó, hay nói cách khác, là để chỉ cái đích đạt đợc sau quá trình xây dựng nhằm tin học hoá trợ giúp cho công tác quản lý của một hệ thống kinh tế - xã hội…

2.2.Quy trình phát triển hệ thống thông tin

Quy trình phát triển hệ thống thông tin đợc chia thành nhiều giai đoạn Tuỳ thuộc vào phơng pháp luận và quy định về phơng thức làm việc của đơn vị, qui trình này có thể đợc chia thành số lợng bớc nhiều ít khác nhau Tuy nhiên có thể tổng hợp chung thành các bớc: Khảo sát, Phân tích, Thiết kế, Xây dựng, Cài đặt và Bảo trì hệ thống.

Một điểm cần nhấn mạnh là dù làm việc có phơng pháp hay không thì công việc vẫn phải trải qua đầy đủ các bớc kể trên Hay nói cách khác là dù có làm nh thế nào đi chăng nữa thì ngời ta vẫn phải xác định yêu cầu(Khảo sát), tởng tợng ra hình hài của hệ thống( Phân tích), xác định cách thể hiện dữ liệu và thông tin( Thiết kế), lập trình( Xây dựng), cài đặt và bảo trì.

2.2.1 Chiến lợc và khảo sát.

Là giai đoạn tìm hiểu quy trình hoạt động của hệ thống thực, các nhu cầu thông tin chính làm cơ sở xác định các yêu cầu, phạm vi của hệ thống thông tin Kết quả là hồ sơ khảo sát chiếm khoảng 10-15% công sức.

Việc khảo sát thờng đợc tiến hành qua các giai đoạn: - Khảo sát sơ bộ: Nhằm xác định tính khả thi của đề án.

- Khảo sát chi tiết: Nhằm xác định chính xác những gì sẽ thực hiện và khẳng định những kết quả thu đợc.

- Báo cáo: Lập hồ sơ khảo sát.

ở giai đoạn khảo sát cần xác định rõ những nhu cầu, vấn đề quan tâm, để có giới hạn chính xác của công việc( phạm vi dự án: những gì phải làm đợc, cha làm đợc và những gì đã vợt ra ngoài phạm vi của vấn đề) Cũng ở giai đoạn này, cần tìm hiểu và xác định cụ thể đối tợng sử dụng dù họ có thể sẽ bị biến động cả về số lợng và loại công việc

2.2.2 Phân tích hệ thống

Là giai đoạn xác định rõ các mục tiêu quản lý chính cần đạt đợc của hệ thống, nêu đợc các yếu tố quan trọng và đảm bảo đạt đợc các mục tiêu của hệ thống Dựa trên các mục tiêu đó, xác định đợc các mô hình chức năng và mô hình dữ liệu Kết quả là hồ sơ phân tích chiếm 15-25% công sức

Mục tiêu chính của giai đoạn này là biến đổi phần đầu vào thành các đặc tả có cấu trúc Đây là quá trình mô hình hoá hệ thống với các sơ đồ luồng dữ liệu, thực thể liên kết, sơ đồ phân rã chức năng, sơ đồ ngữ cảnh

Các công cụ thể hiện (chủ yếu là dạng đồ hoạ) đợc sử dụng trong các b-ớc khác nhau của quá trình xây dựng và có thể để phục vụ các mục đích, đối tợng khác nhau Việc sử dụng các công cụ là không bắt buộc( đặc biệt là các công cụ luồng dữ liệu) và tuỳ thuộc vào sở trờng của đội ngũ phân tích hệ thống Trong thực tế, phần phân tích dữ liệu là phức tạp và quan trọng nhất Các phần phân tích chức năng và phân tích dữ liệu không đợc bỏ qua.

a Phân tích chức năng

Cung cấp một cách nhìn tổng thể tới mọi công việc Xác định rõ các công việc cần phải giải quyết để đạt mục tiêu quản lý của hệ thống Việc phân rã là một cách biểu diễn cấu trúc chức năng giúp cho việc kiểm tra các chức năng còn thiếu và có thể dễ dàng phân tách, tổ hợp các chức năng công việc Cấu trúc phân rã này không phản ánh độ quan trọng hay thứ tự giải quyết các chức năng Trong giai đoạn phân tích chỉ nên đa vào các chức năng phản ánh nghiệp vụ và thuộc phạm vi của mục tiêu quản lý đặt ra.

Một chức năng đợc xem là đầy đủ gồm những thành phần sau: - Tên chức năng.

- Mô tả có tính tờng thuật.

- Đầu vào của chức năng (dữ liệu) - Đầu ra của chức năng (dữ liệu).

- Các sự kiện gây ra sự thay đổi, việc xác định và hiệu quả của chúng Phân tích chức năng đa ra những chi tiết quan trọng sẽ đợc dùng lại nhiều lần trong các giai đoạn sau của quá trình phân tích Sơ đồ chức năng sau khi đợc lập sẽ cho chúng ta một cách nhìn toàn diện hơn về những nhu cầu hệ thống

b Phân tích dữ liệu

Thực thể là đối tợng chứa thông tin cơ bản phục vụ cho các chức năng mà hệ cần giải quyết Mỗi thực thể( Entity) là một nhóm các dữ liệu có cùng thuộc tính, luôn cùng xuất hiện Các thực thể trung gian sẽ sinh ra trong phần thiết kế Các thực thể lấy dữ liệu từ các thực thể cơ bản nhng sẽ bị sửa đổi theo yêu cầu của chức năng cũng cần đa vào giai đoạn phân tích.

c Phân tích ngữ cảnh

Mô tả mối liên hệ thực tế của hệ thống với các yếu tố, tác nhân liên quan đến hệ thống Trong sơ đồ, phần bên trong sẽ thể hiện các chức năng

có thể là các tác nhân nh con ngời, một tổ chức hay bộ phận nghiệp vụ của hệ thống khác và dòng dữ liệu liên quan đến hệ thống.

d Phân tích luồng dữ liệu

Sơ đồ dòng dữ liệu (DFD) là một công cụ để trợ giúp bốn hoạt động chính:

(1) Phân tích: Dùng để xác định các quy trình quản lý, thể hiện yêu cầu của ngời sử dụng.

(2) Thiết kế: Dùng để minh hoạ các phơng án cho phân tích viên, lập trình viên và ngời dùng xem xét khi thiết kế một hệ thống mới Thể hiện quy trình xử lý thông tin trong hệ thống.

(3) Liên lạc: DFD là một công cụ trực quan, đơn giản, dễ hiểu trợ giúp cho việc hiểu biết lẫn nhau giữa phân tích viên và ngời sử dụng.

(4) Tài liệu: Việc dùng DFD trong đặc tả yêu cầu ngời dùng và đặc tả thiết kế hệ thống làm đơn giản công việc mô hình hoá và chấp nhận những tài liệu nh vậy.

2.2.3 Thiết kế hệ thống

Là giai đoạn phát triển các bớc phân tích ở giai đoạn trớc thành các mô hình logic và vật lý, thiết kế giao diện với ngời sử dụng Giai đoạn này phụ thuộc nhiều vào cấu hình của phần cứng và phần mềm đợc lựa chọn Kết quả là hồ sơ thiết kế chiếm khoảng 15-25% công sức.

Đầu chính của quá trình thiết kế là các đặc tả yêu cầu đã đợc xây dựng trong quá trình phân tích Trong giai đoạn này từ khái niệm biểu diễn bởi mô hình quan hệ thực thể có thể sinh ra đợc các mô hình dữ liệu logic Giai đoạn này là quá trình chuyển từ các mô hình dữ liệu và chức năng thành các thiết kế cơ sở dữ liệu và thiết kế module Trong giai đoạn thiết kế, có rất nhiều công cụ cho phép đặc tả hệ thống song không phải tất cả các công cụ đều cần phải sử dụng Nếu sử dụng quá ít các công cụ phát triển hệ thống sẽ làm cho hệ thống kém chất lợng, ngợc lại việc sử dụng quá nhiều các công cụ sẽ gây lãng phí thời gian để đồng bộ các mô hình, một mặt có thể kéo dài thời gian xây dựng, mặt khác lại có thể làm giảm chất lợng hệ thống Ngời phân tích phải tự chịu trách nhiệm đánh giá để có quyết định đúng xem nên dùng công cụ nào cho phù hợp với hệ thống cụ thể.

Thiết kế hệ thống bao gồm các công việc: - Xác định hệ thống máy tính.

- Phân tích việc sử dụng dữ liệu.

- Hình thức hoá hệ thống thành phần: áp dụng các cách kiểm soát cần thiết, gộp nhóm các thành phần chức năng.

- Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý - Thiết kế chơng trình.

2.2.4 Xây dựng chơng trình

Là giai đoạn lập trình trên cơ sở các phân tích, thiết kế ở các giai đoạn trớc Kết quả là chơng trình Giai đoạn này chiếm khoảng 35-60% công sức.

Giai đoạn này gồm các bớc : a Thi công:

- Trên cơ sở kết quả thiết kế tiến hành tích hợp, mã hoá các module ch-ơng trình.

- Viết các câu lệnh sản sinh CSDL.

- Thực hiện các câu lệnh trên hệ quản trị CSDL lựa chọn b Tạo các CSDL kiểm tra.

c Kiểm thử ch ơng trình.

2.2.5 Cài đặt hệ thống

a Lập tài liệu h ớng dẫn sử dụng b Chuyển đổi dữ liệu cũ.

Thực hiện chuyển đổi cơ sở dữ liệu nếu có yêu cầu thay đổi sang hệ thống mới Việc này đòi hỏi đồng thời hiểu biết cấu trúc của cả hệ thống cũ và hệ thống mới và nguyên tắc chuyển đổi Cơ chế chuyển đổi phải đợc thiết kế ngay trong giai đoạn thiết kế hệ thống.

c Kiểm nghiệm, cài đặt

2.2.6 Bảo trì hệ thống

Bảo trì hệ thống đợc tính từ khi hệ thống đợc chính thức đa vào sử dụng Công việc bảo trì bao gồm :

a Theo dõi việc sử dụng hệ thống, nhận các thông báo lỗi b Sửa đổi, nâng cấp phiên bản.

c Trợ giúp hiệu chỉnh các sai sót số liệu.

Thông thờng việc bảo trì đợc tiến hành miễn phí trong khoảng 6 tới 12 tháng Sau đó hợp đồng bảo trì sẽ đợc tiếp tục hàng năm với trị giá khoảng 10% tổng giá trị hệ thống Việc bảo trì có thể thực hiện tại chỗ hoặc thông qua một Trung Tâm hỗ trợ từ xa.

2.3 Phơng pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin.

Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc xây dựng hệ thống đã dần đợc chuẩn hóa chuyển thành các hoạt động chuyên nghiệp, công nghiệp hóa hơn Các phơng pháp luận phân tích thiết kế hệ thống dần đợc hình thành và hoàn thiện Một cuộc cách mạng, đỉnh cao của sự hoàn thiện là sự ra đời của phơng pháp luận phân tích thiết kế có cấu trúc kết hợp đợc kết quả của các cách tiếp cận hớng chức năng và hớng dữ liệu và phơng pháp luận phân tích thiết kế hớng đối tợng.

Một phơng pháp luận thông thờng đợc đặc trng bởi các yếu tố sau: - Quy trình và phân đoạn các bớc tiến hành.

- Các công cụ và cách thức mô hình hóa.

- Cách tiếp cận (hớng chức năng, hớng đối tợng, trên xuống, dới lên ).

2.3.1 Phơng pháp phân tích thiết kế có cấu trúc.

Phơng pháp phân tích thiết kế có cấu trúc tập trung vào các chức năng của hệ thống, bao gồm các hoạt động: Khảo sát, Phân tích, Thiết kế, Xây dựng và cài đặt chơng trình Đặc trng mới của phơng pháp này là các hoạt động có thể thực hiện một cách song song Mỗi hoạt động có thể cung cấp những sửa đổi phù hợp cho một hoặc nhiều hệ thống trớc đó Trong phân tích có cấu trúc cách tiếp cận cấp tiến cho phép các hoạt động khảo sát, phân tích, thiết kế, xây dựng và cài đặt chơng trình đợc tiến hành một cách song song Chính u điểm này đã làm cho phơng pháp phân tích có cấu trúc ngày càng đ-ợc phát triển

Phơng pháp phân tích thiết kế có cấu trúc đợc sử dụng rộng rãi trong việc phân tích và thiết kế các hệ thống thông tin quản lý vì tính đon giản và hiệu quả của phơng pháp Mặt khác, nhiều khái niệm cơ sở, không thể thiếu đợc đối với ngời phân tích và thiết kế cũng đợc bao hàm trong phơng pháp này Thông qua phơng pháp phân tích thiết kế này, ngời dùng có thể dễ dàng nắm bắt đợc phần cốt lõi - quy trình xây dựng: Các bớc trong quy trình xây dựng hệ thống và yêu cầu đối với mỗi bớc, để đạt đợc trình độ cần thiết cho công việc thẩm định giám sát.

Có nhiều công cụ đợc sử dụng trong quá trình phân tích và thiết kế Tuy nhiên với hệ thống ít phức tạp sẽ không đòi hỏi phải sử dụng tất cả các công cụ này Ba công cụ quan trọng để mô hình hoá hệ thống theo phơng pháp

Mô hình này mô tả các chức năng chính của hệ thống thông tin, thông thờng đợc biểu diễn bằng sơ đồ chức năng nghiệp vụ, thể hiện hệ thống từ khía cạnh chức năng, trả lời cho câu hỏi:

Hệ thống thực hiện những công việc gì?

Mô hình đợc sử dụng cho mục đích này là sơ đồ phân rã chức năng (Business Functional Diagram viết tắt là BFD) Nội dung chính của BFD là sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống.

T tởng trên xuống (Top-Down) đợc thể hiện rõ nét trên sơ đồ này Trớc tiên các chức năng cần thiết đợc liệt kê và phân loại thành các nhóm chức năng Việc phân loại có thể theo loại hình tính chất công việc, có thể theo đơn vị sử dụng, có thể theo dữ liệu sử dụng và có thể là kết hợp của các kiểu phân loại khác nhau Các nhóm chức năng lại tiếp tục đợc phân nhỏ thành các cụm chức năng hoặc các chức năng cụ thể Sơ đồ BFD đợc biểu diễn dới

dạng hình cây, tại mỗi nút là một hình chữ nhật thể hiện chức năng hoặc nhóm chức năng cụ thể.

Sơ đồ chức năng là công cụ khá hữu hiệu cho ngời đọc một bức tranh tổng thể về các chức năng mà hệ thống có thể thực hiện đợc.

b Mô hình dữ liệu

Mô tả các dữ liệu chính sẽ có trong hệ thống và mối quan hệ ràng buộc giữa chúng, thông thờng đợc mô tả bằng sơ đồ quan hệ thực thể, các bảng thuộc tính các ràng buộc dữ liệu thể hiện hệ thống từ khía cạnh dữ liệu hay trả lời cho câu hỏi:

Hệ thống sử dụng dữ liệu gì để phục vụ cho hoạt động của mình?

Tuy BFD là một công cụ thực sự hữu hiệu cho việc mô hình hóa các hệ thống nhng công cụ này cũng chỉ mô tả đợc một khía cạnh lớn của hệ thống là chức năng, mà không cho đợc một phân tích đầy đủ về toàn bộ hệ thống Mô hình dữ liệu (Entity Relationship Diagram viết tắt là ERD) là một trong các công cụ phản ánh hệ thống từ một khía cạnh khác, bổ sung cho BFD để tạo nên một tổ hợp trọn vẹn của quá trình phân tích.

ERD bao gồm 2 thành phần chính:

-Thực thể (Entity): Đợc ký hiệu bởi hình chữ nhật Một thực thể tợng

trng cho một tập hợp hay một đối tợng trong thế giới thực.

-Quan hệ (Relationship): Một quan hệ tợng trng cho sự liên kết giữa

các thực thể Mối liên kết đó đợc biểu diễn trên mô hình thực thể bằng đờng kẻ có tách ba chân ở một hoặc cả hai đầu (thờng gọi là chân gà)

Có ba kiểu quan hệ chính của mô hình thực thể: - Quan hệ một – một.

- Quan hệ một – nhiều - Quan hệ nhiều - nhiều.

c Mô hình luồng dữ liệu

Mô tả luồng luân chuyển dữ liệu trong hệ thống Có thể biểu diễn bằng nhiều sơ đồ: Sơ đồ ngữ cảnh, Sơ đồ quá trình xử lý, Sơ đồ luồng dữ liệu hoặc bằng các ma trận chức năng/ thực thể.

Nếu nh các mô hình chức năng và mô hình dữ liệu thể hiện hệ thống dới dạng tĩnh thì ngợc lại, mô hình luồng dữ liệu thể hiện hệ thống dới cách nhìn động Mô hình này lột tả luồng luân chuyển dữ liệu trong cả quá trình hoạt động của hệ thống Hệ thống đợc mô tả nh một quá trình vận động.

Một trong các mô hình kinh điển đợc sử dụng cho mục đích mô tả luồng dữ liệu là sơ đồ dòng dữ liệu (Data Flow Diagram viết tắt là DFD) DFD thể hiện một mô hình hệ thống với quan điểm bình đẳng cho cả dữ liệu và chức năng (quá trình), là một trong những công cụ quan trọng nhất của phân tích

hoặc từ chức năng này sang một quá trình hoặc một chức năng khác Một điều khá quan trọng là sơ đồ chỉ ra đợc những thông tin nào cần phải có trớc khi thực hiện một chức năng hay một quá trình Nói cách khác, DFD đa ra một phơng pháp thiết lập mối quan hệ giữa chức năng hoặc quá trình của hệ thống với thông tin mà chúng sử dụng

DFD bao gồm những thành phần sau:

- Quá trình (Processes): Đợc ký hiệu bởi vòng tròn, tợng trng cho

các chức năng khác nhau mà hệ thống phải thực hiện Chức năng thay đổi thông tin đầu vào theo một cách nào đó, nh tổ chức lại thông tin, bổ sung hoặc tạo ra thông tin mới.

- Dòng dữ liệu (Flow): Đợc ký hiệu bởi đờng kẻ có mũi tên Mũi tên

chỉ hớng ra của dòng thông tin Dòng dữ liệu liên kết các Processes với nhau, tợng trng cho thông tin mà processes yêu cầu cho đầu vào hoặc thông tin mà chúng biến đổi thành đầu ra.

- Kho dữ liệu (Data store): Đợc ký hiệu bởi 2 đờng kẻ song song,

hoặc bởi hình chữ nhật tròn góc, biểu diễn cho thông tin mà hệ thống cần phải lu giữ trong một khoảng thời gian để một hay nhiều quá trình hoặc tác nhân truy nhập vào Một khi công việc xây dựng hệ thống kết thúc thì những thông tin này đợc tồn tại dới dạng file hay cơ sở dữ liệu.

- Tác nhân ngoài: Là một ngời, một nhóm hoặc một tổ chức bên

ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống, nhng có một số hình thức tiếp xúc với hệ thống Nhân tố bên ngoài là nguồn cung cấp thông tin và là phần sống còn của mọi hệ thống.

- Tác nhân bên trong: Là một chức năng hoặc một quá trình bên

trong hệ thống.

DFD cung cấp một bức tranh tổng thể, dễ hiểu về các chức năng và các dữ liệu chính của hệ thống Tuy nhiên nếu xét về khía cạnh chi tiết thì DFD lại cha đợc đầy đủ cả từ góc độ chức năng và dữ liệu Hai công cụ đợc sử dụng để bổ khuyết cho DFD là:

- Từ điển dữ liệu: Data dictionary.

- Đặc tả chức năng: Process specification.

Ba thành phần, ba loại hình công cụ phân tích cơ bản kết hợp, bổ sung cho nhau cho phép thể hiện hệ thống một cách hoàn chỉnh

Mô hình luồng dữ liệu cho phép thể hiện hệ thống một cách tổng thể trong tiến trình hoạt động là công cụ đặc biệt hữu hiệu trong giai đoạn khảo sát, một mặt giúp cho ngời sử dụng và phân tích viên xích lại gần nhau, mặt khác giúp cho ngời lập trình có đợc cái nhìn tổng thể trên toàn bộ hệ thống Có thể nói đây là công cụ phân tích - ngôn ngữ chung chủ yếu giữa phân tích viên và ngời sử dụng.

Khác với mô hình luồng dữ liệu, các mô hình chức năng và dữ liệu cho cách nhìn cụ thể một mặt nào đấy gần gũi với ngời lập trình Trong quá trình phát triển( thiết kế, mã hoá, cài đặt) chủ yếu hai mô hình này đợc tiếp tục phát triển, chi tiết hoá Nói cách khác đây là công cụ thể hiện ngôn ngữ chung giữa phân tích viên và lập trình viên.

d Mối quan hệ và thứ tự xây dựng các mô hình.

Các mô hình kể trên cùng có chung một đối tợng mô tả là mô hình hệ thống vì vậy chúng có quan hệ mật thiết với nhau, từ một mô hình có thể suy ra đợc một phần các mô hình còn lại Trong phơng pháp luận phân tích thiết kế, cấu trúc các mô hình này đợc xây dựng chi tiết hoá dần theo cách tiếp cận từ trên xuống Các mô hình thờng đợc xây dựng đồng thời, tuy nhiên vẫn có thể theo một thứ tự trớc sau một chút

(1) Có thể xây dựng theo thứ tự: BFD, ERD, DFD Thứ tự xây dựng này thờng đợc lựa chọn khi phân tích định hớng lập trình Trong trờng hợp này DFD (mô hình luồng dữ liệu) đợc sử dụng nh một công cụ minh hoạ làm rõ quan hệ giữa các phần tử của BFD( mô hình chức năng) và ERD ( mô hình dữ liệu).

(2) Với định hớng trao đổi, làm rõ các yêu cầu của ngời dùng, DFD lại

đợc xây dựng trớc, thể hiện các quy trình nghiệp vụ của hệ thống thực Sau khi đợc ngời dùng xác nhận tính đúng đắn, từ DFD trích lọc các chức năng để xây dựng BFD và dữ liệu để xây dựng ERD.

2.3.2 Phơng pháp phân tích thiết kế hớng đối tợng

Cách tiếp cận mới nhất trong phân tích và thiết kế hệ thống là phơng pháp phân tích và thiết kế hớng đối tợng Hệ thống đợc xây dựng bao gồm các thành phần liên kết với nhau gọi là đối tợng Mỗi đối tợng bao gói cả dữ liệu và xử lý làm cho các phần tử hệ thống độc lập với nhau và có thể tái sử dụng, điều đó đã cải thiện cơ bản chất lợng của hệ thống và làm tăng năng suất hoạt động phân tích và thiết kế.

Chơng 3.

Cơ sở lý thuyết phân tích-thiết kế cơ sở dữ liệu. 3.1 Tổng quan về cơ sở dữ liệu.

3.1.1 Cơ sở dữ liệu là gì?

Cơ sở dữ liệu là tập dữ liệu về một đơn vị tổ chức đợc lu trên máy và có cách tổ chức quản lý theo một mô hình phù hợp với đơn vị tổ chức đó.

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là hệ thống các phần mềm cho phép mô tả, lu trữ thao tác các dữ liệu trên cơ sở dữ liệu nó bảo đảm bí mật, an toàn với nhiều ngời sử dụng.

3.1.2 Một số khái niệm cơ bản.

a.Thực thể.

Là một đối tợng cụ thể hay trừu tợng tồn tại thực sự và khá ổn định trong thế giới thực mà ta muốn phản ánh nó trong hệ thống thông tin.

Ví dụ: giáo viên, hàng hoá: Là đối tợng cụ thể Dự án: Là đối tợng trừu tợng.

b.Thuộc tính

Là tính chất mô tả một khía cạnh nào đó của thực thể nh vậy thuộc tính là thông tin cần quản lý dữ liệu.

c.Khoá

Là một thuộc tính duy nhất cho phép nhận diện sự thể hiện của thực thể.

3.1.3 Quan hệ.

Là sự gom nhóm hai hay nhiều thực thể với nhau trong đó mỗi thực thể có một vai trò nhất định.

a.Quan hệ 1-1.

Một phần tử của A kết hợp với không quá một phần tử của B:

b.Quan hệ 1-nhiều.

Một phần tử của A có thể kết hợp với N phần tử của B và ngợc lại một phần tử của B chỉ kết hợp duy nhất với một phần tử của A.

c.Quan hệ nhiều-nhiều.

Một phần tử của A có thể kết hợp với N phần tử của B và ngợc lại mỗi phần tử của B có thể kết hợp với N phần tử của A.

Trong đó: A, B là tập thuộc tính.

R là tập hữu hạn các phần tử, R≠∅

3.1.4 Các dạng chuẩn a.Phụ thuộc hàm.

A xác định B hay B phụ thuộc hàm vào A{(A B): Khi đó mỗi phần tử của A chỉ xác định đợc duy nhất một phần tử của B}.

b.Dạng chuẩn 1NF-First Normal Form:

Dạng khởi đầu của chuẩn hoá cơ sở dữ liệu Yêu cầu của dạng chuẩn này là cơ sở dữ liệu phải đảm bảo không có nhóm lặp và chỉ có thể tồn tại các phụ thuộc hàm không phụ thuộc đầy đủ vào khoá chính-phụ thuộc một phần vào khoá.

Bảng đợc coi là ở dạng chuẩn 2NF nếu nó ở dạng chuẩn 1NF, đồng thời không tồn tại các phụ thuộc hàm phụ thuộc không đầy đủ vào khoá, có thể tồn tại các phụ thuộc hàm gián tiếp.

d.Dạng chuẩn 3NF-Third Normal Form:

Bảng đợc coi là ở dạng chuẩn 3NF nếu nó ở dạng chuẩn 2NF, đồng thời không tồn tại các phụ thuộc hàm gián tiếp, có thể tồn tại các phụ thuộc hàm có nguồn là một thuộc tính không khoá, có đích là một thuộc tính khoá.

e Dạng chuẩn Boyce-Codd-BCNF :

Là chuẩn 3NF với yêu cầu là các cột xác định phải chỉ ra duy nhất một bản ghi.

h Dạng chuẩn 4NF :

Đợc thiết kế dựa trên chuẩn BCNF nhng nếu có sự phụ thuộc đa trị không hiển nhiên giữa 2 cột A và B thì tất cả các cột khác phải phụ thuộc hàm vào cột A

3.2 Các bớc xây dựng-thiết kế cơ sở dữ liệu logic

Quá trình thiết kế dữ liệu logic có đầu vào là một mô hình dữ liệu quan niệm, đầu ra là một tập các quan hệ đợc chuẩn hoá:

Quá trình thiết kế logic3.2.1 Biểu diễn các thực thể.

Trớc tiên, mỗi thực thể của sơ đồ E-R đợc biểu diễn thành một quan hệ Trong đó các thuộc tính của thực thể trở thành các thuộc tính của quan hệ và thuộc tính định danh của thực thể trở thành khoá chính của quan hệ

Mô hình dữ liệu quan niệm(sơ đồ E-R)Biểu diễn các thực thể

Hợp nhất các quan hệBiểu diễn các mối quan hệChuẩn hoá các quan hệ

Mô hình dữ liệu logic(các quan hệ chuẩn)

Một quan hệ có thể biểu diễn dới dạng bảng hay dạng cấu trúc(một lợc

3.2.2 Biểu diễn các mối quan hệ

Một mối quan hệ đợc biểu diễn bằng một hình thoi, bên trong hình thoi là tên của quan hệ và đợc lối với các kiểu thực thể liên quan Biểu diễn mối quan hệ còn phụ thuộc vào bậc cũng nh bản số của quan hệ đó:

a.Quan hệ 1-nhiều hai ngôi và không có thuộc tính riêng.

Nh vậy quan hệ ĐƠNHàng đợc biểu diễn bằng cách thêm khoá chính của quan hệ tơng ứng với phía 1(Mãkhách) vào quan hệ tơng ứng với phía nhiều để trở thành khoá ngoại của quan hệ này.

b.Quan hệ nhiều-nhiều(N:N) hoặc có thuộc tính riêng, hoặc có mối quan hệ

Nh vậy quan hệ mới sinh ra sẽ đợc biểu diễn có dạng là: VậnchuyểN(MãNCC, Mãhàng, Ngàychuyển , Sốlợng)

3.2.3.Chuẩn hoá các quan hệ.

Là quá trình chuyển một quan hệ có cấu trúc dữ liệu phức hợp thành các quan hệ có cấu trúc dữ liệu đơn giản hơn và vững chắc.

Quá trình chuẩn hoá thờng gồm một số bớc tơng ứng với một dạng chuẩn:

(1) Quan hệ ch a chuẩn hoá:

-Quan hệ cha chuẩn hoá là quan hệ có chứa thuộc tính lặp.

Vídụ: Đơnhàng(Sốđơn, Mãkhách, Địachỉ, Ngàyđặt, Mãhàng, Tênhàng, Đơnvị, Sốlợng)

(2) Quan hệ ở dạng chuẩn 1:

-Là quan hệ không chứa thuộc tính lặp.

-Tách một quan hệ cha chuẩn hoá thành quan hệ ở dạng chuẩn 1 +Quan hệ 1: Gồm các thuộc tính lặp và phần khoá xác định chúng +Quan hệ 2: Gồm các thuộc tính còn lại và khoá chính.

-Tách một quan hệ ở dạng chuẩn 1 thành quan hệ ở dạng chuẩn 2:

+ Quan hệ 1: Gồm các thuộc tính phụ thuộc vào một phần khoá

+Không tồn taị các thuộc tính không khoá phụ thuộc bắc cầu vào khoá chính(qua một thuộc tính gọi là thuộc tính cầu).

-Tách một quan hệ ở dạng chuẩn 2 thành quan hệ ở dạng chuẩn 3:

+Quan hệ 1: Gồm các thuộc tính phụ thuộc bắc cầu và thuộc tính

-Tách quan hệ ở dạng chuẩn 3 thành quan hệ ở dạng chuẩn BCNF: + Quan hệ 1: Gồm các thuộc tính không chứa khoá dự tuyển + Quan hệ 2: Gồm các thuộc tính còn lại và khoá dự tuyển.

-Là quan hệ :

+ ở dạng chuẩn BCNF.

+Không tồn tại các thuộc tính không khoá phụ thuộc đa trị vào thuộc tính khoá.

-Tách quan hệ ở dạng chuẩn BCNF thành quan hệ ở dạng chuẩn 4:

+ Quan hệ 1: Gồm các thuộc tính phụ thuộc đa tri vào khoá chính và phần khoá xác định chúng.

+ Quan hệ 2: Gồm các thuộc tính còn lại và thuộc tính đa trị.

Nh vậy để chuẩn hoá các quan hệ ta xét lần lợt từng quan hệ và kiểm tra tính chuẩn của nó.Muốn vậy trớc hết ta phải xác định các phụ thuộc hàm và khoá chính của quan hệ.Sau đó kiểm tra lần lợt các chuẩn đối với quan hệ

Ta có thể mô tả bằng sơ đồ sau:

3.2.4 Hợp nhất các quan hệ.

Sau khi chuyển sơ đồ E-R thành mô hình dữ liệu quan hệ, ta cần xác định các chuẩn của quan hệ và tiến hành chuẩn hóa nếu cần thiết, sau đó tiến hành tích hợp dữ liệu Trong quá trình tích hợp dữ liệu thờng gặp một số vấn đề nh: Đồng nghĩa, Đồng danh, Phụ thuộc bắc cầu, Quan hệ thực thể chính và thực thể con.

a.Đồng nghĩa:

Trong một số trờng hợp hai hay nhiều thuộc tính khác tên nhng có cùng một nghĩa, cùng mô tả một tính chất của một thực thể Những thuộc tính nh vậy gọi là đồng nghĩa.

Khi hợp nhất quan hệ có chứa các đồng nghĩa ta cần có sự thoả thuận với ngời dùng, chuẩn hoá tên thuộc tính đó và hạn chế sự đồng nghĩa khác.

Khi hợp nhất các quan hệ ta chỉ cần tạo ra một tên mới cho những thuộc tính đó.

c.Phụ thuộc bắc cầu:

Khi hai quan hệ chuẩn 3 đợc hợp nhất từ hai quan hệ riêng rẽ thì có thể nảy sinh sự phụ thuộc bắc cầu Khi đó ta cần tạo ra một chuẩn 3 bằng cách tách phụ thuộc hàm khỏi quan hệ trên.

Chơng 4.

Phân tích thiết kế hệ thống quản lý vật t.

4.1.Tổng quát công tác quản lý tại Trung Tâm phát triển CNTT.4.1.1.Mô hình đào tạo tại Trung Tâm.

Trung Tâm phát triển CNTT thuộc trờng Đại học quốc gia TP Hồ Chí Minh trực thuộc Bộ giáo dục và đào tạo có trụ sở đặt tại khu liên cơ quan Mỹ Đình-Từ Liêm-Hà Nội Đây là một trong những Trung Tâm có bề dày thành tích về giảng dạy và kinh doanh các sản phẩm tin học Với đội ngũ giáo viên dày dặn kinh nghiệm và nhiệt tình trong giảng dạy, Trung Tâm đã đào tạo đ-ợc một đội ngũ kỹ s, chuyên viên và lập trình viên xuất sắc hiện đang làm việc tại các công ty lớn trong nứơc Hiện nay Trung Tâm có khoảng 5000 học viên đang theo học và Trung Tâm vẫn tiếp tục tuyển sinh các khoá mới Trung Tâm không những chú trọng đến lĩnh vực đào tạo mà còn đặc biệt quan tâm đến hoạt động kinh doanh về vật t, thiết bị tin học Trung Tâm có các phòng ban giúp việc cho Giám Đốc để điều hành hoạt động kinh doanh của trung tâm với mối quan hệ đa dạng:

Ban giám đốc giao nhiệm vụ cho phòng kinh doanh lên kế hoạch kinh doanh trong tháng hay trong quý Phòng kinh doanh có nhiệm vụ chính về hoạt động kinh doanh của Trung Tâm Các thông tin về việc mua, bán vật t sẽ đợc xử lý và thực hiện tại bộ phận kinh doanh xuất nhập Phòng kế toán tổng hợp mọi số liệu liên quan đến hoạt động tài chính của Trung Tâm, lập ra các báo cáo tài chính và báo cáo quản lý Trên các số liệu báo cáo đó phòng kế toán sẽ hỗ trợ ban giám đốc trong việc ra các quyết định về tài chính giúp cho việc quản lý kinh doanh của Trung Tâm đạt hiệu quả cao Phòng vật t là nơi quản lý các vật t thiết bị của Trung Tâm đồng thời hàng tháng báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn vật t lên cấp trên Phòng kỹ thuật có trách nhiệm kiểm tra vật t thiết bị khi nhập, xuất đồng thời có kế hoạch bảo trì thiết bị cho

4.1.2.Tình hình và thực trạng ứng dụng công nghệ tin học trong quản lý vật t tại Trung Tâm phát triển CNTT.

Trong lĩnh vực kinh doanh, Trung Tâm thờng phải nhập, xuất hàng hoá với số lợng lớn, chính vì vậy công tác quản lý đòi hỏi phải chặt chẽ, rõ ràng và nhanh chóng Hiểu đợc tầm quan trọng của công nghệ thông tin đối với công tác quản lý Ban giám đốc đã chủ động và tổ chức đa công nghệ thông tin vào công tác quản lý tại Trung Tâm

4.1.3.Những khó khăn trong công tác quản lý theo kiểu thủ công.

Số lợng vật t thiết bị nhiều, chủng loại phong phú, nếu nh không quản lý tốt, chặt chẽ thì rất dễ dẫn đến nhầm lẫn khi xuất, nhập vật t thiết bị Mỗi lần xuất hay nhập vật t thiết bị là lại có một hoá đơn lu trữ, nh vậy chỉ tính trong một lần báo cáo về tình hình xuất, nhập vật t thiết bị thì số lợng hoá đơn sẽ rất nhiều Nếu kế toán hay ngời phụ trách về giấy tờ sổ sách không cẩn thận sẽ dẫn đến việc làm thất thoát hoá đơn, từ đó làm ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh củaTrungTâm Ngoài ra, khi muốn tìm kiếm một hoá đơn nào đó để kiểm tra sẽ mất rất nhiều thời gian và khi muốn tổng hợp báo cáo sẽ gặp rất nhiều khó khăn.

4.1.4.Tầm quan trọng trong việc quản ý xuất nhập vật t thiết bị bằng máy tính.

Khi ứng dụng tin học vào công tác quản lý xuất, nhập vật t thiết bị dựa trên những thuật toán và các nghiệp vụ xuất nhập, trình tự hoạch toán, ngời lập trình có thể đa ra những chơng trình phần mềm về kỹ thuật nhằm thu thập tài liệu, xử lý thông tin, đáp ứng những yêu cầu cần thiết của nhà quản lý.

Quá trình quản lý xuất nhập vật t thiết bị bằng máy vi tính, ngời quản lý chỉ cần chuẩn bị các điều kiện về máy tính, khi nhập dữ liệu vào máy tính, máy tính sẽ tự động tổng hợp các thông tin nh: Lợng tồn kho, tình hình xuất nhập vật t thiết bị, phải thu của khách, phải trả cho nhà cung cấp , theo yêu… cầu của ngời sử dụng.

Sơ đồ trình tự quản lý xuất,nhập vật t thiết bị bằng máy vi tính:

4.2.Phân tích hệ thống quản lý vật t 4.2.1.Phát biểu bài toán:

Trung Tâm phát triển công nghệ thông tin kinh doanh nhiều mặt hàng khác nhau nh: Các thiết bị về máy tính, máy in, thiết bị điện tử Các mặt… hàng này đợc nhập từ nhiều nhà cung cấp khác nhau Mỗi lần nhập hàng bộ phận nhập hàng của Trung Tâm sẽ lập đơn mua hàng dựa trên báo giá của nhà cung cấp và số lợng hàng còn lại trong kho rồi gửi đơn mua hàng đến nhà cung cấp Khi nhận đợc hoá đơn giao hàng của nhà cung cấp thì viết phiếu nhập kho để nhập hàng vào kho đồng thời thanh toán với nhà cung cấp thông qua hoá đơn.

Bộ phận bán hàng khi nhận đợc đơn đặt hàng của khách sẽ kiểm tra xem trong kho có còn đủ hàng cung cấp cho khách hay không Nếu hết hàng thì thông báo cho khách, nếu đủ thì bộ phận bán hàng tiến hành viết phiếu xuất

Dữ liệu đầu vào: Các hoá đơn nhập, xuất

Các thông tin yêu cầu.

Khai báo yêu cầu về thông tin đầu ra.

Máy tính xử lý thông tin đưa số

liệu đầu ra.

Dữ liệu đầu ra: Các báo cáo mà người sử

dụng yêu cầu.

kho để xuất hàng cho khách đồng thời lập hoá đơn thanh toán để thu tiền của khách.

Hàng tháng bộ phận kinh doanh phải theo dõi tình hình nhập xuất của Trung Tâm và lập sổ theo dõi nhập xuất các mặt hàng trong tháng, quý Cuối mỗi quý, tháng bộ phận báo cáo dựa vào sổ theo dõi nhập xuất để lập báo cáo về tình hình nhập, xuất, hàng tồn kho và qua đó tính doanh thu gửi ban lãnh đạo.

4.2.2.Mục đích quản lý.

- Nhằm quản lý tất cả những vật t, thiết bị hiện có tại Trung Tâm đồng thời quản lý quá trình nhập, xuất vật t và hoạt động kinh doanh của Trung Tâm.

4.2.3.Phân tích về chức năng.

Vì các chức năng thờng vẫn còn phức tạp nên phải diễn tả chúng một cách chi tiết hơn, thông qua các chức năng nhỏ hơn Cứ tiếp tục nh thế, ta sẽ có sự phân cấp trong mô tả ở mức cuối cùng thì các chức năng là khá đơn giản.

Sự mộ tả đại thể hay chi tiết đặc tả cũng nh sự logic đợc sử dụng tùy lúc, tuỳ nơi trong phân tích thiết kế hệ thống Dới đây là một số mô hình và ph-ơng tiện diễn tả chức năng đợc vận dụng ở những mức độ khác nhau:

A.Biểu đồ phân cấp chức năng:

Ta thấy mỗi nút trong biểu đồ là một chức năng và quan hệ duy nhất giữa các chức năng, diễn tả bởi cung nối liền các nút là quan hệ bao hàm Nh vậy BPC tạo thành một cấu trúc hình cây nh mô hình dới đây:

- Cho phép ngời sử dụng lập danh sách các loại vật t, thiết bị cần mua sau khi nhận đợc báo giá của nhà cung cấp và căn cứ vào số lợng các vật t, thiết bị còn trong kho của Trung Tâm.

Chức năng viết phiếu nhập kho.

-Ngời sử dụng sẽ viết phiếu nhập kho dựa trên thông tin hoá đơn giao hàng của nhà cung cấp.

•Nút “Thêm”: Khi nút này đợc kích hoạt chơng trình sẽ cho phép cập nhật hay tạo thêm một phiếu nhập mới, gồm các thông tin nh: Số phiếu, Ngày nhập, Mã nhà cung cấp, Mã vật t, Đơn giá, Số lợng, Thành tiền.

•Nút “Không :” Nếu bạn không muốn thêm bản ghi vừa nhập thì nhấn nút không để xoá bản ghi vừa tạo ra khỏi danh sách.

•Nút “Ghi”: Nhấn nút ghi nếu muốn lu bản ghi vừa cập nhật, khi

nhấn nút này thì bản ghi vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phía d-ới.

•Nút “Đầu : ” Cho phép trở về bản ghi đầu tiên của Form lập phiếu nhập.

•Nút “Sau”: Cho phép di chuyển đến bản ghi tiếp theo.

•Nút “Trớc : ” Cho phép di chuyển đến bản ghi trớc so với bản ghi hiện hành.

•Nút “Cuối : ” Cho phép di chuyển đến ban ghi cuối cùng của bảng.

•Nút Thoát“ ”: Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm việc.

Chức năng lập danh sách nhà cung cấp.

-Cho phép ngời sử dụng cập nhật thông tin về các nhà cung cấp, lên danh sách và lu vào bảng Nhacungcap.

•Nút “Thêm : ” Chơng trình cho phép cập nhật thêm một nhà cung cấp mới.

•Nút “Không :” Nếu bạn không muốn thêm bản ghi vừa nhập thì nhấn nút không để xoá bản ghi vừa tạo ra khỏi danh sách.

•Nút “Ghi”: Nhấn nút ghi nếu muốn lu bản ghi vừa cập nhật, khi

nhấn nút này thì bản ghi vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phía d-ới.

•Nút “Tìm kiếm”: Chức năng này cho phép tìm kiếm một nhà cung

cấp Khi nút này đợc kích hoạt chơng trình sẽ hiện ra một Form cho phép bạn chọn mã nhà cung cấp cần tìm kiếm sau đó nhấn nút thi hành để bắt đầu tìm kiếm v kết quả cho biết đầy đủ thông tin của nhà cung cấp mà bạn cần.à

•Nút “Xoá : ” Nút này cho phép bạn xoá một bản ghi hiện thời tại vị trí con trỏ.

•Nút “ Đầu : ” Cho phép về bản ghi đầu tiên của bảng.

•Nút “Sau”: Cho phép di chuyển đến bản ghi kế tiếp.

•Nút “Trớc “:Cho phép về bản ghi trớc so với bản ghi hiện hành.

•Nút “Cuối”:Cho phép di chuyển đến bản ghi cuối cùng của bảng

•Nút Thoát“ ”:Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm việc.

Chức năng lập danh sách hàng

-Cho phép ngời sử dụng nhập các thông tin về những mặt hàng đợc nhập vào kho của Trung tâm.

•Nút “Thêm : ” Chơng trình cho phép cập nhật thêm một mặt hàng mới.

•Nút “Không :” Nếu bạn không muốn thêm bản ghi vừa nhập thì nhấn nút không để xoá bản ghi vừa tạo ra khỏi danh sách.

•Nút “Ghi”: Nhấn nút ghi nếu muốn lu bản ghi vừa cập nhật, khi

nhấn nút này thì bản ghi vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phía d-ới.

•Nút “Tìm kiếm”: Chức năng này cho phép tìm kiếm một mặt hàng

Khi nút này đợc kích hoạt chơng trình sẽ hiện ra một Form cho phép bạn chọn mã vật t cần tìm kiếm sau đó nhấn nút thi hành để bắt đầu tìm kiếm và kết quả cho biết đầy đủ thông tin của mặt hàng mà bạn cần.

•Nút”Xoá : ” Nút này cho phép bạn xoá một bản ghi hiện thời tại vị trí con trỏ.

•Nút “ Đầu : ” Cho phép về bản ghi đầu tiên của bảng.

•Nút “Sau”: Cho phép di chuyển đến bản ghi kế tiếp.

•Nút “Trớc “:Cho phép về bản ghi trớc so với bản ghi hiện hành.

•Nút “Cuối”:Cho phép di chuyển đến bản ghi cuối cùng của bảng

•Nút Thoát“ ”:Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm việc.

b.Chức năng xuất hàng(1).

Chức năng nhận đơn đặt hàng

-Sau khi nhận đơn đặt hàng của khách thì ngời sử dụng sẽ kiểm tra các mặt hàng trong kho và lên danh sách các mặt hàng có thể cung cấp cho khách.

(2). Chức năng lập hoá đơn bán

-Dựa vào đơn đặt hàng của khách thì ngời sử dụng sẽ lập hoá đơn bán giao cho khách.

•Nút “Thêm : ” Khi kích vào nút thêm chơng trình cho phép cập nhật thêm một hoá đơn bán mới gồm các thông tin : Số hoá đơn, Ngày lập, Mã khách, Mã vật t

•Nút “Không :” Nếu bạn không muốn nhập hoá đơn vừa thêm thì nhấn nút không để xoá hoá đơn vừa tạo ra khỏi danh sách.

•Nút “Ghi : ” Nhấn nút ghi nếu muốn lu thông tin hoá đơn vừa cập nhật, khi nhấn nút này thì hoá đơn vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phía dới.

•Nút “In hoá đơn”: Khi đợc kích hoạt nó sẽ cho phép in ra hoá đơn bán vừa cập nhật.

•Nút “Xoá : ” Nút này cho phép bạn xoá một bản ghi hiện thời tại vị trí con trỏ.

•Nút “Đầu :” Cho phép về bản ghi đầu tiên của bảng.

•Nút “Sau :” Cho phép di chuyển đến bản ghi kế tiếp.

•Nút “Trớc :” Cho phép về bản ghi trớc so với bản ghi hiện hành.

•Nút “Cuối :” Cho phép di chuyển đến bản ghi cuối cùng của bảng

•Nút Thoát :“ ” Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm việc.

Chức năng viết phiếu xuất kho.

-Dựa vào thông tin của hoá đơn bán hàng thi ngời sử dụng sẽ viết phiếu xuất kho đa cho khách đến kho nhận hàng.

•Nút “Thêm”: Khi nút này đợc kích hoạt chơng trình sẽ cho phép cập nhật hay tạo thêm một phiếu xuất mới, gồm các thông tin nh: Số phiếu, Ngày xuất, Mã khách, Ghi chú, Mã vật t, Đơn giá, Số lợng, Thành tiền.

•Nút “Không :” Nếu bạn không muốn thêm bản ghi vừa nhập thì nhấn nút không để xoá bản ghi vừa tạo ra khỏi danh sách.

•Nút “Ghi”: Nhấn nút ghi nếu muốn lu bản ghi vừa cập nhật, khi

nhấn nút này thì bản ghi vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phía d-ới.

•Nút “Đầu : ” Cho phép trở về bản ghi đầu tiên của Form lập phiếu xuất.

•Nút “Sau”: Cho phép di chuyển đến bản ghi tiếp theo.

•Nút “Trớc : ” Cho phép di chuyển đến bản ghi trớc so với bản ghi hiện hành.

•Nút “Cuối : ” Cho phép di chuyển đến ban ghi cuối cùng của bảng.

•Nút Thoát“ ”: Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm việc.

(4). Chức năng lên danh sách khách hàng.

-Dựa vào thông tin hàng đã có ngời sử dụng có thể nhập các thông tin về khách hàng để tiện cho việc theo dõi sau này.

•Nút “Thêm : ” Khi kích vào nút thêm chơng trình cho phép cập nhập thêm một khách hàng mới.

•Nút “Không :” Nếu bạn không muốn nhập khách hàng vừa thêm thì nhấn nút không để xoá khách hàng vừa tạo ra khỏi danh sách.

•Nút “Ghi : ” Nhấn nút ghi nếu muốn lu thông tin khách hàng vừa cập nhập, khi nhấn nút này thì khách hàng vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phía dới.

•Nút “Tìm kiếm”: Chức năng này cho phép tìm kiếm một khách

hàng, Khi nút này đợc kích hoạt chơng trình sẽ hiện ra một Form cho phép bạn chọn mã khách hàng cần tìm kiếm sau đó nhấn nút thi hành để bắt đầu tìm kiếm.

•Nút “Xoá”: Nút này cho phép bạn xoá một bản ghi hiện thời tại vị

trí con trỏ.

•Nút “Đầu : ” Cho phép về bản ghi đầu tiên của bảng.

•Nút “Sau : ” Cho phép di chuyển đến bản ghi kế tiếp.

•Nút “Trớc :” Cho phép về bản ghi trớc so với bản ghi hiện hành.

•Nút “Cuối : ” Cho phép di chuyển đến bản ghi cuối cùng của bảng

•Nút Thoát : “ ” Cho phép bạn thoát khỏi Fỏm đang làm việc.

c.Chức năng theo dõi nhập, xuất, doanh thu (1). Chức năng lập sổ theo dõi nhập.

-Cho phép ngời sử dụng có thể theo dõi đợc số lợng vật t đã nhập từ các nhà cung cấp theo ngày, theo quý mà ngời sử dụng muốn xem nhờ thông tin từ phiếu nhập.

(2). Chức năng lập sổ theo dõi xuất.

-Cho phép ngời sử dụng có thể theo dõi đợc số lợng vật t đã xuất cho khách theo ngày, theo quý mà ngời sử dụng muốn xem nhờ thông tin từ phiếu xuất.

-Cho phép ngời sử dụng có thể theo dõi đợc tình hình doanh thu của Trung Tâm theo quý, theo tháng mà ngời sử dụng muốn biết nhờ vào các hoá đơn đã thanh toán với nhà cung cấp và của khách hàng

d.Chức năng lập báo cáo.

(1). Chức năng lập báo cáo hàng nhập, xuất.

-Dựa vào sổ theo dõi nhập, xuất mà ngời sử dụng có thể lập đợc báo cáo chi tiết về số lợng hàng đã nhập và đã xuất theo quý, theo tháng gửi lãnh đạo.

(2). Chức năng lập báo các hàng tồn.

-Dựa vào số lợng hàng đã có trong kho và sổ theo dõi nhập, xuất ngời sử dụng có thể lập đợc báo cáo chi tiết về số lợng hàng còn tồn kho trong tháng , trong quý gửi lãnh đạo.

(3). Chức năng lập báo các doanh thu.

-Dựa vào sổ theo dõi doanh thu ngời sử dung có thể lập đợc báo cáo về tình hình doanh thu của Trung Tâm trong tháng, trong quý gửi lãnh đạo.

*Một số ký hiệu sử dụng trong biểu đồ luồng dữ liệu:

-Biểu thị cho chức năng: Ký hiệu:

Chức năng đợc hiểu là khâu biến đổi thông tin -Biểu thị cho dòng dữ liệu:

Ký hiệu:

Thông tin đầu vào Thông tin đầu ra Dòng dữ liệu là nội dung thông tin và đờng luân chuyển.

-Biểu thị cho kho dữ liệu:

Ký hiệu: Tên kho dữ liệu

Kho dữ liệu thể hiện các thông tin cần lu trữ dới dạng vật lý -Biểu thị cho tác nhân ngoài:

Ký hiệu:

Tác nhân ngoài là một ngời, một nhóm ngời hoặc một tổ chức nằm bên ngoài hệ thống nhng liên quan mật thiết tới hệ thống nhằm xác định danh giới hệ thống.

B.Biểu đồ luồng dữ liệu.

Cũng là một loại biểu đồ nhằm mục đích điễn tả một quá trình xử lý và trao đổi thông tin giữa các chức năng Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) đợc chia làm 3 mức :

-Mức 0 (Mức khung cảnh): Là mức khái quát của hệ thống, mô tả sự

trao đổi thông tin của các đối tác với hệ thống.

Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh (Mức 0):

Xử lý TT

Tên chức năng

Hình 2:Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.

Mô tả quá trình trao đổi thông tin ở mức 0:

Hệ thống gửi yêu cầu mua hàng đến nhà cung cấp,nhà cung cấp sẽ gửi lại cho hệ thống hoá đơn giao hàng và số lợng hàng mà hệ thống cần mua Đồng thời khi hệ thống nhận đợc yêu cầu mua hàng của khách hàng thì hệ thống sẽ gửi lại cho khách hoá đơn giao hàng và số lợng hàng mà khách cần mua

-Mức 1(Mức đỉnh):

Là mức mô tả quá trình trao đổi thông tin của những chức năng chính với nhau và với đối tác.

Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh:

Hình 3:Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.

Mô tả quá trình trao đổi thông tin ở mức 1:

Bộ phận nhập hàng gửi yêu cầu mua hàng đến nhà cung cấp, nhà cung cấp sẽ gửi lại hoá đơn giao hàng và hàng Bộ phận này lu hoá đơn mua vào kho hoá đơn mua đồng thời viết phiếu nhập để nhập hàng vào kho và lu phiếu nhập vào kho phiếu nhập Bộ phận nhập hàng sẽ lên danh sách các nhà cung cấp và lu vào kho danh sách nhà cung cấp.

Khách hàng gửi yêu cầu mua hàng đến bộ phận xuất hàng, bộ phận này sẽ gửi lại cho khách hoá đơn giao hàng và lu hoá đơn vào kho hoá đơn bán Bộ phận xuất hàng viết phiếu xuất kho để xuất hàng cho khách và lu phiếu vào kho phiếu xuất Đồng thời bộ phận này sẽ lên danh sách khách hàng và l-u vào kho danh sách khách hàng.

Bộ phận theo dõi nhập, xuất, doanh thu sẽ tổng hợp thông tin từ các kho phiếu nhập, phiếu xuất, hoá đơn bán, hoá đơn mua để biết đợc số lợng hàng nhập, số lợng hàng xuất và tính doanh thu đồng thời lu lần lợt vào các kho: Sổ theo dõi nhập, Sổ theo dõi xuất, Sổ theo dõi doanh thu.

Khi lãnh đạo gửi yêu cầu báo cáo xuống bộ phận lập báo cáo thì bộ phận này sẽ tổng hợp thông tin từ các kho: Sổ theo dõi nhập, Sổ theo dõi xuất, Sổ theo dõi doanh thu để lập ra các báo cáo về lợng hàng nhập và xuất, báo cáo về lợng hàng tồn kho và báo cáo doanh thu gửi lên lãnh đạo.

-Mức 2(Mức dới đỉnh):

Mô tả quá trình trao đổi thông tin một cách chi tiết của các chức năng nhỏ trong từng chức năng lớn.

*BLD định nghĩa chức năng 1: Chức năng nhập hàng

Hình 4:Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh-Chức năng nhập hàng.

Mô tả quá trình trao đổi thông tin chức năng 1 mức dới đỉnh:

Dựa trên báo giá của nhà cung cấp, bộ phận lập đơn mua hàng sẽ gửi yêu cầu mua hàng đến nhà cung cấp, khi đó nhà cung cấp sẽ gửi lại bộ phận này hoá đơn giao hàng và hàng Bộ phận này sẽ lu hoá đơn vào kho hoá đơn mua đồng thời gửi danh sách hàng đã nhập tới bộ phận lập danh sách hàng Bộ phận lập danh sách hàng sẽ lu danh sách hàng vào kho danh sách hàng.

Sau khi nhận đợc những thông tin về nhà cung cấp do phía nhà cung cấp gửi thì bộ phận lập danh sách nhà cung cấp sẽ lên danh sách các nhà cung cấp và lu vào kho danh sách nhà cung cấp.

Bộ phận viết phiếu nhập kho sẽ tổng hợp thông tin từ các hoá đơn trong kho hoá đơn mua và danh sách nhà cung cấp trong kho danh sách nhà cung cấp để viết phiếu nhập hàng vào kho đồng thời lu phiếu vào kho phiếu nhập.

*BLD định nghĩa chức năng 2: Chức năng xuất hàng.

Hình 5:Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh-Chức năng xuất hàng.

Mô tả quá trình trao đổi thông tin chức năng 2 mức dới đỉnh:

Khách hàng gửi yêu cầu mua hàng đến bộ phận nhận đơn đặt hàng, bộ phận này gửi thông tin về khách hàng tới bộ phận lập danh sách khách hàng đồng thời gửi thông tin về đơn hàng đến bộ phận lập hoá đơn bán hàng.Bộ phận lập danh sách khách hàng sẽ lên danh sách khách hàng và lu vào kho danh sách khách hàng.

Bộ phận lập hoá đơn bán hàng sau khi nhận đợc thông tin về đơn hàng sẽ lập hoá đơn bán hàng gửi khách hàng đồng thời lu hoá đơn vào kho hoá đơn bán.

Bộ phận viết phiếu xuất kho dựa trên thông tin về hoá đơn bán hàng trong kho hoá đơn bán và danh sách những mặt hàng còn trong kho để viết phiếu xuất kho xuất hàng cho khách đồng thời lu phiếu vào kho phiếu xúât.

*BLD định nghĩa chức năng 3: Chức năng theo dõi nhập, xuất, doanh thu.

Hình 6:Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh-Chức năng theo dõi nhập, xuất, doanh thu.

Mô tả quá trình trao đổi thông tin chức năng 3 mức dới đỉnh:

Lãnh đạo gửi yêu cầu xuống các bộ phận, các bộ phận sẽ có trách nhiệm thống kê Bộ phận lập sổ theo dõi nhập sẽ tổng hợp thông tin từ các phiếu nhập trong kho phiếu nhập để thống kê lợng hàng nhập và lu vào kho sổ theo dõi nhập Bộ phận lập sổ theo dõi xuất tổng hợp thông tin từ các phiếu xuất hàng trong kho phiếu xuất để thống kê lợng hàng đã xuất cho khách và lu vào sổ theo dõi xuất Cuối cùng bộ phận lập sổ theo dõi doanh thu sẽ dựa trên các hoá đơn mua và hoá đơn bán trong kho hoá đơn mua và kho hoá đơn bán để tính doanh thu trong tháng, trong quý và lu vào sổ theo dõi doanh thu.

*BLD định nghĩa chức năng 4: Chức năng lập báo cáo.

Hình 7:Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh - Chức năng lập báo cáo.

Mô tả quá trình trao đổi thông tin chức năng 4 mức dới đỉnh:

Lãnh đạo gửi yêu cầu báo cáo xuống các bộ phận Bộ phận lập báo cáo nhập, xuất sẽ tổng hợp thông tin từ sổ theo dõi nhập, sổ theo dõi xuất trong kho sổ theo dõi nhập và kho sổ theo dõi xuất để thống kê báo cáo về lợng hàng nhập, xuất gửi lãnh đạo đòng thời lu vào kho danh sách hàng nhập, xuất

Bộ phận lập báo cáo hàng tồn cũng dựa vào thông tin từ sổ theo dõi nhập, sổ theo dõi xuất và danh sách những mặt hàng còn tồn kho của quý tr-ớc để thống kê báo cáo lợng hàng tồn kho của quý này gửi lãnh đạo đồng thời lu vào kho danh sách hàng tồn.

Bộ phận lập báo cáo doanh thu dựa trên sổ theo dõi doanh thu hàng tháng trong kho sổ theo dõi doanh thu để lập báo cáo về tình hình doanh thu của Trung Tâm trong quý gửi lên lãnh đạo và lu vào bảng doanh thu

4.2.4.Phân tích về dữ liệu.

-Mục đích quá trình phân tích dữ liệu là xác định các thực thể cần thiết, các thuộc tính của dữ liệu và mối quan hệ giữa các thực thể Một hệ thống thông tin phải đợc tổ chức rõ ràng, đầy đủ, tránh d thừa dữ liệu, tránh trùng lặp dữ liệu và đảm bảo độc lập dữ liệu.

+ Thực thể nhà cung cấp gồm các thuộc tính: Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, Địa chỉ, Điện thoại, Tài khoản, Fax.

+ Thực thể khách hàng gồm các thuộc tính: Mã khách hàng, Tên khách hàng, Địa chỉ, Điện thoại, Tài khoản, Fax.

+ Thực thể vật t gồm các thuộc tính: Mã vật t, Tên vật t, Đơn vị tính, Số lợng, Đơn giá.

+ Thực thể nhân viên gồm các thuộc tính: Mã nhân viên, Tên nhân viên, Địa chỉ, Điện thoại.

+ Thực thể kho gồm các thuộc tính: Mã kho, Tên kho, Địa chỉ kho.

+Thục thể hình thức thanh toán gồm các thuộc tính: Mã hình thức thanh toán, Tên hình thức thanh toán.

+ Thực thể hoá đơn mua gồm các thuộc tính: Số hoá đơn mua, Ngày lập, Mã nhân viên, Mã nhà cung cấp, Mã hình thức thanh toán, Số lợng, Đơn giá.

+ Thực thể phiếu nhập gồm các thuộc tính: Số phiếu, Ngày nhập, Mã vật t, Mã nhà cung cấp, Số hoá đơn mua, Mã kho, Mã nhân viên, Số lợng, Đơn giá.

+ Thực thể hoá đơn bán gồm các thuộc tính: Số hoá đơn bán, Ngày lập, Mã nhân viên, Mã khách, Mã hình thức thanh toán, Số kợng, Đơn giá.

+Thực thể phiếu xuất gồm các thuộc tính: Số phiếu, Ngày xuất, Mã vật t, Mã khách, Số hoá đơn bán, Mã kho, Mã nhân viên, Số lợng, Đơn giá.

c.Biểu diễn các liên kết của thực thể:

d.Xác định các mối quan hệ.

-Để xác định mối quan hệ giã các thực thể và thuộc tính ta phải trả lời các câu hỏi nh: Ai?, Cái gì?, Bao giờ?, Bằng cách nào?, ở đâu?, Bao nhiêu? … -Chẳng hạn nh các quan hệ:

Nhập

Cái gì? Vật t.

Của ai? Nhà cung cấp Bao giờ? Ngày nhập Bằng cách nào? Số phiếu Bao nhiêu? Số lợng, Đơn giá ở đâu? Địa chỉ nhà cung cấp.

-Sau khi xác định đợc các quan hệ giữa các thực thể và thuộc tính ta sẽ tiến hành xây dựng mô hình thực thể/liên kết tức là mô hình E-R.

*Mô hình thực thể/liên kết( Mô hình E-R).

e.Chuẩn hoá các quan hệ.

-Để chuyển mô hình E-R sang mô hình quan hệ ta phải chuẩn hoá một số quan hệ cha ở dạng chuẩn Tách những quan hệ cha thuộc dạng chuẩn thành những quan hệ mới không còn thuộc tính lặp…

-Trong hệ thống quản lý vật t có những quan hệ sau cha ở dạng chuẩn ta phải chuẩn hoá:

* Quan hệ Phiếu nhập( Số phiếu, Ngày nhập, Mã NCC, Mã vật t, Mã kho, Số lợng, Đơn giá, Mã NV).