Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mượn trả dựa trên thẻ từ
Trang 1
Máy tính điện tử ra đời vào năm 1946 tại Hoa Kỳ, từ đó đã phát triển rất mạnh và
đến nay đã trải qua 5 thế hệ Sự phát triển nhanh chóng của ngành công nghệ tin học hiện nay,
ở bất kỳ một lĩnh vực nào cũng xuất hiện các hệ thống thông tin cùng các phần mềm ứngdụng, hoạt động dựa trên các máy vi tính để hỗ trợ trong công việc, giúp cho chúng ta giảIquyết nhanh chóng nhiều vấn đề đợc đặt ra…
Trong xu hớng phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin, việc tiếp cận vớicông nghệ đòi hỏi mỗi ngời chúng ta phảI xác định cho bản thân phơng pháp tiếp cận nhanhnhất Việc cập nhật, phân tích, tổ chức và xử lý thông tin là vấn đề vô cùng quan trọng
Để có thể xây dựng và triển khai một hệ thống thông tin Chúng ta cần phảI tiếpcận hệ thống, xác định đợc nhiệm vụ chính của hệ thống, các nguồn dữ liệu chính cần cungcấp cho hệ thống Từ đó, ta tổ chức và thiết kế hệ thống một các hợp lý nhất
Hiện nay : “Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mợn trả dựa trên thẻ từ “
là một trong những hệ thống thông tin hiện đại và khá mới mẻ
Đây là một hệ thống thông tin phức tạp và mang tính thực tế cao Với những hiểubiết có hạn Em xin đợc trình bày cách tiếp cận, phân tích và thiết kế hệ thống nói trên, trongnhững phần sau của để tài
Trang 2Đặt vấn đề
Từ trớc tới nay, khi học tập và nghiên cứu, ít nhiều chúng ta đã từng đọc và mợnsách tại th viện Ta thấy rằng, khi đến th viện, việc đầu tiên chúng ta phảI làm là viết phiếuyêu cầu và nộp cho thủ th Thủ th kiểm tra số thẻ bạn đọc và số sách yêu cầu mợn Nếu thoảmã thì tìm sách, lập phiếu mợn và giao sách cho bạn đọc Ta thử hình dung, nếu việc quản lýbạn đọc, quản lý sách, quản lý việc trả sách cũng đợc thực hiện thủ công nh vậy, thì sẽ phảicần nhiều nhân sự, qua nhiều công đoạn
Cùng với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, đặc biệt là ngành khoa học máy tính.Việc sử dụng chúng làm công cụ để phục cho cuộc sống ngày càng trở nên rộng rãi Vậy thìtại sao chúng ta lại không áp dụng tin học hoá vào khâu quản lý Khi đó, việc quản lý thôngtin về sách, bạn đọc và hoạt động mợn trả sách sẽ trở nên đơn giản hơn Bởi mọi thứ đều đợc l-
u trữ, xử lý trên máy tính thông qua chơng trình phần mềm Các thông tin về sách, bạn đọc,
m-ợn trả đều đợc quản lý bằng cơ sở dữ liệu (CSDL) Việc thêm mới, cập nhật, thống kê tìmkiếm sách hay bạn đọc đều đợc thực hiện nhờ chơng trình phần mềm cài đặt trên máy tính.Một trong những cách đó là ta quản lý dựa trên thẻ từ Theo cách này, mỗi bạn đọc khi làm thẻ
th viện sẽ đợc cấp một thẻ từ Trên đó có ghi đầy đủ số thẻ, họ tên,…Những thông tin này đã
đợc lu trong một cơ sở dữ liệu dùng để quản lý bạn đọc Tơng tự nh vậy đối với sách, sau khi
đợc phân loại, ta dán cho mỗi quyển một mã vạch riêng Mỗi mã vạch thể hiện thông tin củamột cuốn sách Khi đến th viện, muốn mợn sách hoặc trả sách, bạn đọc đều phải xuất trình thẻ
đó để thủ th kiểm tra Đối với cách quản lý thông thờng, để kiểm tra bạn đọc thủ th sẽ phảinhập vào máy tính số thẻ của bạn đọc, máy tính kiểm tra, nếu hợp lệ thì bạn đợc phép tiếnhành các hoạt động mợn trả Sau khi kiểm tra bạn đọc, để kiểm tra sách, thủ th cũng phảI nhậpmã sách vào máy tính Đối với cách quản lý bằng thẻ từ thì toàn bộ thông tin bạn đọc sẽ đợcmã hóa và lu trên thẻ từ Khi bạn xuất trình thẻ, thủ th chỉ việc dùng máy quét thẻ từ đó Máytính sẽ tự động đọc và kiểm tra các dữ liệu trên thẻ từ, sau đó sẽ đa ra các thông tin liên quan
đến thẻ từ đó Máy quét thẻ từ đợc sử dùng để đọc thẻ từ và quét mã vạch của sách Việc kiểmtra sách cũng sẽ trở nên đơn giản hơn Bởi vì thủ th sẽ không phảI nhập, mà chỉ việc dùng máy
để quét mã vạch của cuốn sách
Với công nghệ dùng thẻ từ, việc quản lý sách, việc quản lý bạn đọc và các hoạt
động mợn, trả sách của bạn đọc sẽ đơn giản hơn, tiết kiệm thời gian hơn và có độ chính xáccao, bởi vì đều đợc tự động hoá Tuy nhiên cho đến nay công nghệ thẻ từ dùng cho th viện ởViệt Nam vẫn cha phát triển rộng rãi Chi tiết về việc mô tả hệ thống, phân tích hệ thống và
thiết kế hệ thống sẽ đợc trình bày ở các phần sau của đề tài “hệ thống quản lý thông tin bạn
đọc, sách và mợn trả dựa trên thẻ từ”.
Trang 3Nội dung đề tài các phần chính sau:
Một số giao diện chính
Cơ sở dữ liệu
Trang 4Phần I : Mô tả hệ thống
I mô tả hoạt động của hệ thống :
Hệ thống quản lý th viện dựa trên thẻ từ đợc xây dựng nhằm mục đích Giúp chothủ th quản lý bạn đọc, quản lý sách, theo dõi các hoạt động mợn, trả sách của bạn đọc, in cácbáo cáo thống kê, in phiếu đòi sách, in phiếu phạt, một cách nhanh chóng mà không phảI thựchiện nhiều thao tác Qua hệ thống này, bạn đọc cũng sẽ không phải mất nhiều thời gian đểloàm thủ tục mợn, trả sách Th viện có thể có nhiều phòng đọc Hệ thống máy tính dùng để
đọc thẻ từ và quét mã vạch sách, dự kiến sẽ đợc đặt gần của ra vào của mỗi phòng đọc Hệthống sẽ bao gồm các chức năng chính sau:
1.Chức năng quản lý bạn đọc:
Nếu bạn đọc là ngời mới, để có thể mợn sách của th viện, bạn đọc phải đăng kýlàm thẻ th viện Muốn làm thẻ th viện, bạn phải xin giấy giới thiệu, đến th viện nộp giấy giớithiệu và khai đầy đủ các thông tin vào mẫu đăng ký làm thẻ th viện đã đợc thảo sẵn Sau 1tuần bạn sẽ nhận đợc thẻ bạn đọc là thẻ từ
Khi bạn đọc đợc cấp thẻ, trên thẻ từ sẽ có một mã số riêng, đồng thời các thông tincá nhân của bạn đọc sẽ đợc cập nhật vào một cơ sở dự liệu trong máy tính Bao gồm : Số thẻ,Tên bạn đọc, Năm sinh, Giới tính, Nghề nghiệp, Trình độ, Ngày đăng ký, Ngày hết hạn, Nơicông tác, Điện thoại, Địa chỉ liên hệ, Email Cơ sở dữ liệu về bạn đọc, liên kết với các cơ sở dữliệu khác thông qua mã thẻ Mỗi năm, bạn đọc phảI xin gia hạn sử dụng thẻ một lần Nếukhông xin gia hạn, coi nh thẻ mất hiệu lực Qua chức năng quản lý bạn đọc, thủ th có thể cậpnhật hồ sơ bạn đọc mới, thống kê, tìm kiếm bạn đọc, dễ dàng nắm bắt đợc những thông tin vềbạn đọc:
+ Các thông tin cá nhân của bạn đọc
+ Thẻ của bạn đọc có hợp lệ không
+ Đã hết hạn sử dụng hay cha
+ Đã xin gia hạn sử dụng cha
+ Bạn đọc hiện đang mợn những cuốn sách nào
+ Những vi phạm của bạn đọc nh : làm hỏng sách, mất sách
Thủ th sẽ dựa vào những thông tin này để quản lý và xử lý bạn đọc :
+ Gia hạn sử dụng thẻ nếu bạn đọc xin gia hạn và không vi phạm nội qui
+ Tạm dừng hạn sử dụng thẻ nếu bạn đọc vi phạm(làm hỏng hoặc làm mất sách)
Trang 5Sách mới đợc bổ sung bằng nhiều nguồn khác nhau Tại đây sách đợc đánh số cábiệt và phân loại theo: tác giả,ngày xuất bản, nhà xuất bản, lĩnh vực, ngôn ngữ,…Các thông tin
về sách cũng đợc lu trong một cơ sở dữ liệu để quản lý Mỗi cuốn sách sẽ đợc dán một mãvạch riêng
Cũng tơng tự nh chức năng quản lý bạn đọc, thủ th dùng chức năng này để bổsung sách mới Thống kê, tìm kiếm sách theo tên tác giả, nhà xuất bản, ngày xuất bản, lĩnhvực, ngôn ngữ…Qua đó, thủ th có thể biết đợc tình trạng của sách trong th viện
Thủ th sẽ in báo cáo theo tháng hoặc theo quí, báo cáo lên cấp trên về số sách mới
đợc bổ sung, về tình trạng của sách trong th viện Sách quá cũ, rách nát, bị mất hoặc nội dungkhông còn phù hợp nữa thì loại bỏ khỏi hệ thống, nghĩa là dữ liệu về cuốn sách đó sẽ bị xoákhỏi cơ sở dữ liệu, không còn lu trữ trong máy tính nữa
Th viện cũng cho phép bạn đọc dùng chức năng tìm kiếm để tìm kiếm những cuốnsách mà mình cần tìm nhờ vào sự trợ giúp của hệ thống máy tính trong th viện Bạn đọc chỉ cóthể xem thông tin về sách, tìm kiếm sách, nhng không thể xoá hoặc sửa những thông tin đó
3 Chức năng mợn, trả sách:
Những mục trớc, đã nói về cách thức hoạt động của các chức năng : quản lý sách,
quản lý bạn đọc Ta thấy rằng, các chức năng đó cha phải là đặc điểm vợt trội của “hệ thống
quản lý thông tin bạn đọc, sách và mợn trả dựa trên thẻ từ” Đặc điểm vợt trội của hệ thống
này đợc thể hiện ở chức năng mợn, trả sách
Khi đến th viện, nếu đã có thẻ th viện, bạn đọc có thể tự mình tìm sách trong khosách hoặc dùng chức năng tìm kiếm trên máy tính Sau khi đã tìm đợc những cuốn sách màmình muốn mợn, bạn đọc phảI đến nơI đặt hệ thống máy tính quét thẻ từ để làm thủ tục mợn.Tại đây, cùng với sự trợ giúp của hệ thống, thủ th sẽ giúp bạn đọc làm thủ tục mợn sách
Trớc tiên, thủ th dùng máy quét thẻ từ để kiểm tra thẻ th viện của bạn đọc Máytính sẽ tự đọc số thẻ Tìm bạn đọc trong cơ sở dữ liệu, xử lý dữ liệu và đa ra các thông báo:
+ Nếu thẻ bạn đọc hợp lệ(cha hết hạn sử dụng)
+ Nếu bạn đọc không nợ sách
Thủ th dùng máy quét mã vạch của từng cuốn sách bạn đọc muốn mợn Mỗi bạn
đọc chỉ đợc mợn tối đa năm cuốn sách Máy tính sẽ ghi số thẻ bạn đọc và thông tin về nhữngcuốn sách bạn đọc mợn vào một bản ghi, trong cơ sở dữ liệu mợn trả
Việc trả sách cũng đợc tiến hành tơng tự nh vậy Khi bạn đọc đến trả sách, thủ thcũng dùng máy quét thẻ từ để đọc số thẻ của bạn đọc Máy tính sẽ tìm bản ghi chứa số thẻ củabạn đọc, trong cơ sở dữ liệu mợn trả
+ Nếu bạn đọc mang trả đủ sách
+ Nếu sách không bị hỏng
Sau đó quét mã vạch của từng cuốn sách bạn đọc mang trả Máy tính sẽ tự độngxoá bản ghi khỏi cơ sở dữ liệu
Trang 6ii mẫu biểu :
1 Phiếu đăng ký làm thẻ th viện:
Th
viện thành phố hà nội Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
phiếu đăng ký làm thẻ th viện
Họ và tên : Nam,Nữ :
Năm sinh : Nơi sinh :
Nghề nghiệp : Trình độ :
Địa chỉ cơ quan :
Địa chỉ nhà riêng :
Điện thoại : E-mail:
Khi cần : Báo tin cho ai :
ở đâu :
Tôi xin cam đoan những điều khai trên là hoàn toàn đúng. Ngày …… tháng …… năm ……
Ngời khai ký tên
2 ảnh
Trang 8Khống chế số
l ợng sách
Cấp thẻ bạn
đọc
Huỷ thẻ bạn
đọc
Gia hạn thẻ bạn
đọc
Quản lý bạn đọc
Cập nhật
Xoá
bản ghi
Sửa bản ghi
Tạo và
l u bản ghi
Xác nhận bạn
đọc trả
sách
Thống
kê sách
m ợn quá
hạn
In phiếu
đòi sách
Tìm và xoá
bản ghi
Kiểm tra tình trạng sách
Quản lý sách
Cập nhật
thông tin
sách
Thống kê, tìm kiếm sách
Xem
bản
ghi
Sửa bản ghi
Xoá
bản ghi
Nhập mới hồ sơ bạn
đọc
Quản lý
Trang 9Quản lý bạn đọc Quản lý sách m ợn trả Quản lý
2 Sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ (Data Flow Diagrams):
Một số ký hiệu sử dụng trong các sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ:
Chức năng hoặc tiến trình
Dòng dữ liệuKho dữ liệu
Trang 10M ợn trả sách
Quản lý bạn đọc
Quản lý sách
Yêu cầu cấp thẻ
Trả lời yêu cầu
Sơ đồ dòng dữ liệu mức đỉnh
Sách mới
Kết quả tra cứu
Yêu cầu
m ợn sách
Ban giám đốc
th việnYêu cầu báo cáo
Báo cáo thống kê
Yêu cầu báo cáo
Báo cáo thống kê
Trang 11Xin gia hạn thẻ
Chức năng quản lý bạn đọc
Quản lý hồ sơ bạn đọc
Bạn đọc
Phiếu đăng
ký làm thẻ
Cấp thẻ
Thông tin bạn đọc
Kết quả tìm kiếm
Quản lý thẻ bạn
đọc
Trả
lời
Kết qủa cập nhật
Thủ th
Báo cáo thống kê
Thông tin bạn đọc
Phiếu đăng
ký làm thẻ
Trang 12Chức năng quản lý sách
Nguồn cung cấp sách
Cập nhật thông tin sách
M ợn trả sách
Sách
Thông tin sách
Kết quả
cập nhật
Kết quả
tìm kiếm
Thủ th
Sách mới
Thống kê tìm kiếm sách
Bạn đọc
Thông tin sách cần tìm
Thủ th
Kết quả
tìm kiếm
Báo cáo thống kê
Thông tin sách
Kết quả thống kê
Trang 13Quản lý trả
Quản lý m ợn
Báo cáo thống kê
Chức năng quản lý m ợn trả
Phiếu đòi sách
Thủ th
Thẻ bạn đọc Mã vạch sách
Trả
Sách
Thông tin phản hồi
Thủ th Thẻ bạn đọc
Mã vạch sách
Báo cáo thống kêSách
Bạn đọc
Trang 14 Kiểm tra hạn sử dụng của thẻ
If K.Ngày hết hạn > Ngày hiện tại
Thì
- Dừng lại và thông báo thẻ đã hết hạn sử dụng
- Kiểm tra bạn đọc tiếp theo
Trang 15b Lĩnh vực :
Lĩnh vực ( Mã lĩnh vực, Tên lĩnh vực )
c Nội dung tóm tắt : lu nội dung tóm tắt của một cuốn sách
ND tóm tắt (Mã ND, Số trang, Nội dung)
d Bạn đọc : lu trữ các thông tin về bạn đọc
Trang 16e Mợn trả :
Mợn trả (Mã phiếu m ợn , Mã thẻ BĐ, Số cá biệt, Ngày mợn, Ngày hẹn trả)
f Xử lý bạn đọc :
Xử lý BĐ (Mã phiếu m ợn , Mã thẻ BĐ, Số phiếu đòi, Tiền phạt)
Mối quan hệ giữa các thực thể Sách, Nội dung tóm tắt và Lĩnh vực:
Mối quan hệ giữa các thực thể Bạn đọc, Sách
Thuộ c
Số cá biệt Mã lĩnh vực Mã ND
Số cá biệt Mã ND Mã lĩnh vực
Thuộ c
Số cá biệt Ngày m ợn Ngày hẹn trả
Trả
Trang 172 Mô hình dữ liệu quan hệ :
M ợn sách
Mã phiếu m ợn Mã thẻ BĐ
Số cá biệt Ngày m ợn Ngày hẹn trả
Bạn đọc
Mã thẻ BĐ
Họ và tên Năm sinh Giới tính
Địa chỉ
Điện thoại Trình độ Nghề nghiệp NơI công tác Ngày cấp thẻ Ngày hết hạn
Lĩnh vực
Mã lĩnh vực Tên lĩnh vực
Sách
Số cá biệt Tên sách Mã lĩnh vực Mã ND Ngôn ngữ
Tác giả
Nhà XB Năm XB Lần tái bản Ngày nhập kho
Mô hình dữ liệu quan hệ
Xử lý BĐ
Mã phiếu m ợn Mã thẻ BĐ
Số phiếu phạt
Số tiền phạt
Trang 18PhÇn Iii : ThiÕt kÕ hÖ thèng
i thiÕt kÕ giao diÖn :
1 Giao diÖn chÝnh :
Trang 19Mỗi bộ phận chỉ có quyền sử dụng một phần của hệ thống :
+ Bộ phận quản lý nhân sự chỉ có quyền sử dụng chức năng quản lý nhân sự + Bộ phận quản lý bạn đọc chỉ có quyền sử dụng chức năng quản lý bạn đọc + Bộ phận quản lý sách chỉ có quyền sử dụng chức năng quản lý sách
+ Bộ phận quản lý mợn trả chỉ có quyền sử dụng chức năng quản lý mợn trả
Trang 20Từ form này, thông tin về bạn đọc mới sẽ đợc nhập vào cơ sở dữ liệu.
Cập nhật thông tin sách cũng sẽ có các form tơng tự nh cập nhật thông tin bạn
đọc Vì vậy chỉ cần mô tả nhng form cập nhật thông tin bạn đọc
Trang 21Nếu bạn đọc mợn sách thành công Form sau sẽ hiện ra :
Thủ
th ấn để lu phiếu mợn vào kho mợn trả
Trong trờng hợp bạn đọc thay đổi yêu cầu Thủ th có thể trực tiếp loại bỏ sách trong phiếu
m-ợn Bằng cách chọn những dòng cần loại bỏ và ấn
Nếu bạn đọc muốn huỷ bỏ yêu cầu Thủ th ấn để huỷ bỏ
Loại bỏ
Quay lại Giao
sách
Trang 225 Form trợ giúp bạn đọc :
Bạn đọc có thể tìm kiếm và xem thông tin sách qua Website của th viện
-
ii.
dự kiến thiết kế cơ sở dữ liệu:
Cơ sở dữ liệu sử dụng trong “Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và m ợntrả dựa trên thẻ từ” dự kiến thiết kế bằng Access và gồm các bảng sau:
a) Sách:
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích Độ rộng Điều kiện Ràng buộc
Ngonngu Text Ngôn ngữ viết sách 15 Not Null
b) Lĩnh vực:
Trang 23Thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích Độ rộng Điều kiện Ràng buộc
Sotrang Number Số trang sách Integer Not Null
d) Bạn đọc :
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích Độ rộng Điều kiện Ràng buộc
Trinhdo Text Trình độ của bạn đọc 15
Ngayhethan Date/Time Ngày hết hạn thẻ Not Null
e) Mợn trả :
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích Độ rộng Điều kiện Ràng buộc
Ngayhentra Date/Time Ngày hẹn trả sách Not Null
f) Xử lý bạn đọc :
Thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích Độ rộng Điều kiện Ràng buộc
Trang 24s¸chTienphat Number Sè tiÒn ph¹t
Trang 25Phần IV : Kết luận
I kết quả đạt đợc :
Qua ba phần của đề tài, tuy cha thể phân tích một cách kỹ lỡng Nhng một phầnnào đó nó đã cho ta cái nhìn toàn diện về hệ thống Ta thấy rằng, mỗi một hệ thống, cho dù cóhoàn hảo đến mấy thì cũng đều có cả u điểm và nhợc điểm
Đối với “Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mợn trả dựa trên thẻ từ” vừaphân tích ta thấy răng :
+ Thông tin bạn đọc đợc mã hoá trên thẻ, nên khi bạn đọc xuất trình thẻ, thủ th chỉcần dùng máy quét lên thẻ từ để cập nhật thông tin vào máy tính, bớt đi thao tác nhập số thẻvào máy tính
+ Mỗi quyển sách đều có mã vạch riêng, nên khi bạn đọc mợn, trả sách, thủ thcũng chỉ cần dùng máy quét lên mã vạch của cuốn sách để cập nhật thông tin vào máy tính.Máy tính sẽ tự động xử lý thông tin theo chơng trình phần mềm đã cài đặt
+ Bạn đọc đến mợn sách cũng không phải mất thời gian viết phiếu yêu cầu và đợithủ th xử lý phiếu yêu cầu Bời vì, bạn đọc có thể tự mình tìm sách trong th viện hoặc nhờ sựtrợ giúp của hệ thống máy tính
+ Qua hệ thống này, các thủ tục trong công tác quản lý th viện đều đợc tự độnghoá, nên sẽ giảm bớt phần nào khó khăn cho các cán bộ th viện, tiết kiệm thời gian, nâng caochất lợng phục vụ bạn đọc
ii Nhợc điểm cần khắc phục :
Tuy nhiên, mọi vấn đề đều có những mặt trái của nó :
- Thẻ từ tuy tiện lợi nhng có một số nhợc điểm :
+ Thẻ dễ bị hỏng do tiếp xúc liên tục
+ Rất dễ bị ảnh hởng bởi từ tính, ánh sáng mặt trời
+ Lớp từ tính có thẻ bị bong, bạn đọc sẽ phải làm lại thẻ
+ Nếu thẻ bị gẫy hoặc bị bẻ cong coi nh hỏng
+ Mã vạch của mỗi cuốn sách có thể bị mờ, dẫn đến hệ thống không thê nhậndạng đợc
+ Nếu một bộ phận của hệ thống bị trục trặc(ví dụ : máy quét thẻ từ bị trục trặc) sẽlàm tê liệt cả hệ thống Khi đó, khắc phục sự cố sẽ vô cùng khó khăn
+ Ngoài ra, việc lắp đặt và bảo trì hệ thống cũng không phải là điều đơn giản
iii hớng phát triển tơng lai :
Ngày nay, cùng với sự phát triển không ngừng của công nghệ tin học Rất nhiềunhững hệ thống thông tin hiện đại đã đợc triển khai và lắp đặt Giúp con ngời giải quyết mộtkhối lợng công việc vô cùng lớn Là một kỹ s tin học tơng lai, em rất mong có thể góp một
