Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mượn trả dựa trên thẻ từ.doc.DOC

Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mượn trả dựa trên thẻ từ

Máy tính điện tử ra đời vào năm 1946 tại Hoa Kỳ, từ đó đã phát triển rất mạnh và đến nay đã trải qua 5 thế hệ Sự phát triển nhanh chóng của ngành công nghệ tin học hiện nay, ở bất kỳ một lĩnh vực nào cũng xuất hiện các hệ thống thông tin cùng các phần mềm ứng dụng, hoạt động dựa trên các máy vi tính để hỗ trợ trong công việc, giúp cho chúng ta giảI quyết nhanh chóng nhiều vấn đề đợc đặt ra…

Trong xu hớng phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin, việc tiếp cận với công nghệ đòi hỏi mỗi ngời chúng ta phảI xác định cho bản thân phơng pháp tiếp cận nhanh nhất Việc cập nhật, phân tích, tổ chức và xử lý thông tin là vấn đề vô cùng quan trọng.

Để có thể xây dựng và triển khai một hệ thống thông tin Chúng ta cần phảI tiếp cận hệ thống, xác định đợc nhiệm vụ chính của hệ thống, các nguồn dữ liệu chính cần cung cấp cho hệ thống Từ đó, ta tổ chức và thiết kế hệ thống một các hợp lý nhất

Hiện nay : “Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mợn trả dựa trên thẻ từ “ là một trong những hệ thống thông tin hiện đại và khá mới mẻ

Đây là một hệ thống thông tin phức tạp và mang tính thực tế cao Với những hiểu biết có hạn Em xin đợc trình bày cách tiếp cận, phân tích và thiết kế hệ thống nói trên, trong những phần sau của để tài

Đặt vấn đề

Từ trớc tới nay, khi học tập và nghiên cứu, ít nhiều chúng ta đã từng đọc và mợn sách tại th viện Ta thấy rằng, khi đến th viện, việc đầu tiên chúng ta phảI làm là viết phiếu yêu cầu và nộp cho thủ th Thủ th kiểm tra số thẻ bạn đọc và số sách yêu cầu mợn Nếu thoả mã thì tìm sách, lập phiếu mợn và giao sách cho bạn đọc Ta thử hình dung, nếu việc quản lý bạn đọc, quản lý sách, quản lý việc trả sách cũng đợc thực hiện thủ công nh vậy, thì sẽ phải cần nhiều nhân sự, qua nhiều công đoạn

Cùng với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, đặc biệt là ngành khoa học máy tính Việc sử dụng chúng làm công cụ để phục cho cuộc sống ngày càng trở nên rộng rãi Vậy thì tại sao chúng ta lại không áp dụng tin học hoá vào khâu quản lý Khi đó, việc quản lý thông tin về sách, bạn đọc và hoạt động mợn trả sách sẽ trở nên đơn giản hơn Bởi mọi thứ đều đợc l-u trữ, xử lý trên máy tính thông ql-ua chơng trình phần mềm Các thông tin về sách, bạn đọc, m-ợn trả đều đợc quản lý bằng cơ sở dữ liệu (CSDL) Việc thêm mới, cập nhật, thống kê tìm kiếm sách hay bạn đọc đều đợc thực hiện nhờ chơng trình phần mềm cài đặt trên máy tính Một trong những cách đó là ta quản lý dựa trên thẻ từ Theo cách này, mỗi bạn đọc khi làm thẻ th viện sẽ đợc cấp một thẻ từ Trên đó có ghi đầy đủ số thẻ, họ tên,…Những thông tin này đã đợc lu trong một cơ sở dữ liệu dùng để quản lý bạn đọc Tơng tự nh vậy đối với sách, sau khi đợc phân loại, ta dán cho mỗi quyển một mã vạch riêng Mỗi mã vạch thể hiện thông tin của một cuốn sách Khi đến th viện, muốn mợn sách hoặc trả sách, bạn đọc đều phải xuất trình thẻ đó để thủ th kiểm tra Đối với cách quản lý thông thờng, để kiểm tra bạn đọc thủ th sẽ phải nhập vào máy tính số thẻ của bạn đọc, máy tính kiểm tra, nếu hợp lệ thì bạn đợc phép tiến hành các hoạt động mợn trả Sau khi kiểm tra bạn đọc, để kiểm tra sách, thủ th cũng phảI nhập mã sách vào máy tính Đối với cách quản lý bằng thẻ từ thì toàn bộ thông tin bạn đọc sẽ đợc mã hóa và lu trên thẻ từ Khi bạn xuất trình thẻ, thủ th chỉ việc dùng máy quét thẻ từ đó Máy tính sẽ tự động đọc và kiểm tra các dữ liệu trên thẻ từ, sau đó sẽ đa ra các thông tin liên quan đến thẻ từ đó Máy quét thẻ từ đợc sử dùng để đọc thẻ từ và quét mã vạch của sách Việc kiểm tra sách cũng sẽ trở nên đơn giản hơn Bởi vì thủ th sẽ không phảI nhập, mà chỉ việc dùng máy để quét mã vạch của cuốn sách.

Với công nghệ dùng thẻ từ, việc quản lý sách, việc quản lý bạn đọc và các hoạt động mợn, trả sách của bạn đọc sẽ đơn giản hơn, tiết kiệm thời gian hơn và có độ chính xác cao, bởi vì đều đợc tự động hoá Tuy nhiên cho đến nay công nghệ thẻ từ dùng cho th viện ở Việt Nam vẫn cha phát triển rộng rãi Chi tiết về việc mô tả hệ thống, phân tích hệ thống và

thiết kế hệ thống sẽ đợc trình bày ở các phần sau của đề tài “hệ thống quản lý thông tin bạn

đọc, sách và mợn trả dựa trên thẻ từ”.

Nội dung đề tài các phần chính sau:

Phần I : Mô tả hệ thống

I mô tả hoạt động của hệ thống :

Hệ thống quản lý th viện dựa trên thẻ từ đợc xây dựng nhằm mục đích Giúp cho thủ th quản lý bạn đọc, quản lý sách, theo dõi các hoạt động mợn, trả sách của bạn đọc, in các báo cáo thống kê, in phiếu đòi sách, in phiếu phạt, một cách nhanh chóng mà không phảI thực hiện nhiều thao tác Qua hệ thống này, bạn đọc cũng sẽ không phải mất nhiều thời gian để loàm thủ tục mợn, trả sách Th viện có thể có nhiều phòng đọc Hệ thống máy tính dùng để đọc thẻ từ và quét mã vạch sách, dự kiến sẽ đợc đặt gần của ra vào của mỗi phòng đọc Hệ thống sẽ bao gồm các chức năng chính sau:

1.Chức năng quản lý bạn đọc:

Nếu bạn đọc là ngời mới, để có thể mợn sách của th viện, bạn đọc phải đăng ký làm thẻ th viện Muốn làm thẻ th viện, bạn phải xin giấy giới thiệu, đến th viện nộp giấy giới thiệu và khai đầy đủ các thông tin vào mẫu đăng ký làm thẻ th viện đã đợc thảo sẵn Sau 1 tuần bạn sẽ nhận đợc thẻ bạn đọc là thẻ từ.

Khi bạn đọc đợc cấp thẻ, trên thẻ từ sẽ có một mã số riêng, đồng thời các thông tin cá nhân của bạn đọc sẽ đợc cập nhật vào một cơ sở dự liệu trong máy tính Bao gồm : Số thẻ, Tên bạn đọc, Năm sinh, Giới tính, Nghề nghiệp, Trình độ, Ngày đăng ký, Ngày hết hạn, Nơi công tác, Điện thoại, Địa chỉ liên hệ, Email Cơ sở dữ liệu về bạn đọc, liên kết với các cơ sở dữ liệu khác thông qua mã thẻ Mỗi năm, bạn đọc phảI xin gia hạn sử dụng thẻ một lần Nếu không xin gia hạn, coi nh thẻ mất hiệu lực Qua chức năng quản lý bạn đọc, thủ th có thể cập nhật hồ sơ bạn đọc mới, thống kê, tìm kiếm bạn đọc, dễ dàng nắm bắt đợc những thông tin về bạn đọc:

+ Các thông tin cá nhân của bạn đọc + Thẻ của bạn đọc có hợp lệ không + Đã hết hạn sử dụng hay cha + Đã xin gia hạn sử dụng cha

+ Bạn đọc hiện đang mợn những cuốn sách nào

+ Những vi phạm của bạn đọc nh : làm hỏng sách, mất sách Thủ th sẽ dựa vào những thông tin này để quản lý và xử lý bạn đọc :

+ Gia hạn sử dụng thẻ nếu bạn đọc xin gia hạn và không vi phạm nội qui

+ Tạm dừng hạn sử dụng thẻ nếu bạn đọc vi phạm(làm hỏng hoặc làm mất sách)

Sách mới đợc bổ sung bằng nhiều nguồn khác nhau Tại đây sách đợc đánh số cá biệt và phân loại theo: tác giả,ngày xuất bản, nhà xuất bản, lĩnh vực, ngôn ngữ,…Các thông tin về sách cũng đợc lu trong một cơ sở dữ liệu để quản lý Mỗi cuốn sách sẽ đợc dán một mã vạch riêng.

Cũng tơng tự nh chức năng quản lý bạn đọc, thủ th dùng chức năng này để bổ sung sách mới Thống kê, tìm kiếm sách theo tên tác giả, nhà xuất bản, ngày xuất bản, lĩnh vực, ngôn ngữ…Qua đó, thủ th có thể biết đợc tình trạng của sách trong th viện.

Thủ th sẽ in báo cáo theo tháng hoặc theo quí, báo cáo lên cấp trên về số sách mới đợc bổ sung, về tình trạng của sách trong th viện Sách quá cũ, rách nát, bị mất hoặc nội dung không còn phù hợp nữa thì loại bỏ khỏi hệ thống, nghĩa là dữ liệu về cuốn sách đó sẽ bị xoá khỏi cơ sở dữ liệu, không còn lu trữ trong máy tính nữa.

Th viện cũng cho phép bạn đọc dùng chức năng tìm kiếm để tìm kiếm những cuốn sách mà mình cần tìm nhờ vào sự trợ giúp của hệ thống máy tính trong th viện Bạn đọc chỉ có thể xem thông tin về sách, tìm kiếm sách, nhng không thể xoá hoặc sửa những thông tin đó.

3 Chức năng mợn, trả sách:

Những mục trớc, đã nói về cách thức hoạt động của các chức năng : quản lý sách,

quản lý bạn đọc Ta thấy rằng, các chức năng đó cha phải là đặc điểm vợt trội của “hệ thống

quản lý thông tin bạn đọc, sách và mợn trả dựa trên thẻ từ” Đặc điểm vợt trội của hệ thống

này đợc thể hiện ở chức năng mợn, trả sách.

Khi đến th viện, nếu đã có thẻ th viện, bạn đọc có thể tự mình tìm sách trong kho sách hoặc dùng chức năng tìm kiếm trên máy tính Sau khi đã tìm đợc những cuốn sách mà mình muốn mợn, bạn đọc phảI đến nơI đặt hệ thống máy tính quét thẻ từ để làm thủ tục mợn Tại đây, cùng với sự trợ giúp của hệ thống, thủ th sẽ giúp bạn đọc làm thủ tục mợn sách.

Trớc tiên, thủ th dùng máy quét thẻ từ để kiểm tra thẻ th viện của bạn đọc Máy tính sẽ tự đọc số thẻ Tìm bạn đọc trong cơ sở dữ liệu, xử lý dữ liệu và đa ra các thông báo:

+ Nếu thẻ bạn đọc hợp lệ(cha hết hạn sử dụng) + Nếu bạn đọc không nợ sách.

Thủ th dùng máy quét mã vạch của từng cuốn sách bạn đọc muốn mợn Mỗi bạn đọc chỉ đợc mợn tối đa năm cuốn sách Máy tính sẽ ghi số thẻ bạn đọc và thông tin về những cuốn sách bạn đọc mợn vào một bản ghi, trong cơ sở dữ liệu mợn trả.

Việc trả sách cũng đợc tiến hành tơng tự nh vậy Khi bạn đọc đến trả sách, thủ th cũng dùng máy quét thẻ từ để đọc số thẻ của bạn đọc Máy tính sẽ tìm bản ghi chứa số thẻ của bạn đọc, trong cơ sở dữ liệu mợn trả

+ Nếu bạn đọc mang trả đủ sách + Nếu sách không bị hỏng

Sau đó quét mã vạch của từng cuốn sách bạn đọc mang trả Máy tính sẽ tự động xoá bản ghi khỏi cơ sở dữ liệu.

ii mÉu biÓu :

Quản lý

bạn đọcQuản lý sáchm ợn trảQuản lý

2 Sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ (Data Flow Diagrams):

Một số ký hiệu sử dụng trong các sơ đồ dòng dữ liệu nghiệp vụ:

 Kiểm tra hạn sử dụng của thẻ  If K.Ngày hết hạn > Ngày hiện tại

Thì

- Dừng lại và thông báo thẻ đã hết hạn sử dụng - Kiểm tra bạn đọc tiếp theo

c Nội dung tóm tắt : lu nội dung tóm tắt của một cuốn sách ND tóm tắt (Mã ND, Số trang, Nội dung)

d Bạn đọc : lu trữ các thông tin về bạn đọc

e Mợn trả :

Mợn trả (Mã phiếu m ợn , Mã thẻ BĐ, Số cá biệt, Ngày mợn, Ngày hẹn trả) f Xử lý bạn đọc :

Xử lý BĐ (Mã phiếu m ợn , Mã thẻ BĐ, Số phiếu đòi, Tiền phạt)

 Mối quan hệ giữa các thực thể Sách, Nội dung tóm tắt và Lĩnh vực:

 Mối quan hệ giữa các thực thể Bạn đọc, Sách

PhÇn Iii : ThiÕt kÕ hÖ thèng

i thiÕt kÕ giao diÖn :

1 Giao diÖn chÝnh :

Mỗi bộ phận chỉ có quyền sử dụng một phần của hệ thống :

+ Bộ phận quản lý nhân sự chỉ có quyền sử dụng chức năng quản lý nhân sự + Bộ phận quản lý bạn đọc chỉ có quyền sử dụng chức năng quản lý bạn đọc + Bộ phận quản lý sách chỉ có quyền sử dụng chức năng quản lý sách

+ Bộ phận quản lý mợn trả chỉ có quyền sử dụng chức năng quản lý mợn trả

2 Form cập nhật thông tin bạn đọc :

Form này sẽ xuất hiện khi nhân viên th viện truy cập vào mục cập nhật thông tin bạn đọc, trong menu quản lý bạn đọc.

Từ form này, thông tin về bạn đọc mới sẽ đợc nhập vào cơ sở dữ liệu.

Cập nhật thông tin sách cũng sẽ có các form tơng tự nh cập nhật thông tin bạn đọc Vì vậy chỉ cần mô tả nhng form cập nhật thông tin bạn đọc.

4 Form mợn sách :

Sau khi kiểm tra thẻ bạn đọc, nếu thẻ không hợp lệ hoặc thẻ đã hết hạn thì thông báo sẽ hiện ra nh trên màn hình Bạn đọc không thể thực hiện hoạt động mợn sách.

Nếu thẻ bạn đọc hợp lệ nhng bạn đọc đang nợ sách Form sau sẽ hiện ra :

Nếu bạn đọc mợn sách thành công Form sau sẽ hiện ra :

Thủ th ấn để lu phiếu mợn vào kho mợn trả.

Trong trờng hợp bạn đọc thay đổi yêu cầu Thủ th có thể trực tiếp loại bỏ sách trong phiếu

5 Form trợ giúp bạn đọc :

Bạn đọc có thể tìm kiếm và xem thông tin sách qua Website của th viện.

-

ii.dự kiến thiết kế cơ sở dữ liệu:

Cơ sở dữ liệu sử dụng trong “Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và m ợn trả dựa trên thẻ từ” dự kiến thiết kế bằng Access và gồm các bảng sau:

a) Sách:

Thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích Độ rộng Điều kiện Ràng buộc

Ngonngu Text Ngôn ngữ viết sách 15 Not Null

b) Lĩnh vực:

Thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích Độ rộng Điều kiện Ràng buộc

Sotrang Number Số trang sách Integer Not Null

d) Bạn đọc :

Thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích Độ rộng Điều kiện Ràng buộc

Trinhdo Text Trình độ của bạn đọc 15

Ngayhethan Date/Time Ngày hết hạn thẻ Not Null e) Mợn trả :

Thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích Độ rộng Điều kiện Ràng buộc

Ngayhentra Date/Time Ngày hẹn trả sách Not Null f) Xử lý bạn đọc :

Thuộc tính Kiểu dữ liệu Chú thích Độ rộng Điều kiện Ràng buộc

s¸ch Tienphat Number Sè tiÒn ph¹t

Phần IV : Kết luận

I kết quả đạt đợc :

Qua ba phần của đề tài, tuy cha thể phân tích một cách kỹ lỡng Nhng một phần nào đó nó đã cho ta cái nhìn toàn diện về hệ thống Ta thấy rằng, mỗi một hệ thống, cho dù có hoàn hảo đến mấy thì cũng đều có cả u điểm và nhợc điểm

Đối với “Hệ thống quản lý thông tin bạn đọc, sách và mợn trả dựa trên thẻ từ” vừa phân tích ta thấy răng :

+ Thông tin bạn đọc đợc mã hoá trên thẻ, nên khi bạn đọc xuất trình thẻ, thủ th chỉ cần dùng máy quét lên thẻ từ để cập nhật thông tin vào máy tính, bớt đi thao tác nhập số thẻ vào máy tính.

+ Mỗi quyển sách đều có mã vạch riêng, nên khi bạn đọc mợn, trả sách, thủ th cũng chỉ cần dùng máy quét lên mã vạch của cuốn sách để cập nhật thông tin vào máy tính Máy tính sẽ tự động xử lý thông tin theo chơng trình phần mềm đã cài đặt.

+ Bạn đọc đến mợn sách cũng không phải mất thời gian viết phiếu yêu cầu và đợi thủ th xử lý phiếu yêu cầu Bời vì, bạn đọc có thể tự mình tìm sách trong th viện hoặc nhờ sự trợ giúp của hệ thống máy tính.

+ Qua hệ thống này, các thủ tục trong công tác quản lý th viện đều đợc tự động hoá, nên sẽ giảm bớt phần nào khó khăn cho các cán bộ th viện, tiết kiệm thời gian, nâng cao chất lợng phục vụ bạn đọc.

ii Nhợc điểm cần khắc phục :

Tuy nhiên, mọi vấn đề đều có những mặt trái của nó : - Thẻ từ tuy tiện lợi nhng có một số nhợc điểm : + Thẻ dễ bị hỏng do tiếp xúc liên tục

+ Rất dễ bị ảnh hởng bởi từ tính, ánh sáng mặt trời + Lớp từ tính có thẻ bị bong, bạn đọc sẽ phải làm lại thẻ + Nếu thẻ bị gẫy hoặc bị bẻ cong coi nh hỏng.

+ Mã vạch của mỗi cuốn sách có thể bị mờ, dẫn đến hệ thống không thê nhận dạng đợc.

+ Nếu một bộ phận của hệ thống bị trục trặc(ví dụ : máy quét thẻ từ bị trục trặc) sẽ làm tê liệt cả hệ thống Khi đó, khắc phục sự cố sẽ vô cùng khó khăn.

+ Ngoài ra, việc lắp đặt và bảo trì hệ thống cũng không phải là điều đơn giản

iii hớng phát triển tơng lai :

Ngày nay, cùng với sự phát triển không ngừng của công nghệ tin học Rất nhiều những hệ thống thông tin hiện đại đã đợc triển khai và lắp đặt Giúp con ngời giải quyết một khối lợng công việc vô cùng lớn Là một kỹ s tin học tơng lai, em rất mong có thể góp một

Tµi liÖu tham kh¶o

Gi¸o tr×nh Ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin

T¸c gi¶ : §µo Thanh TÜnh - NXB Qu©n §éi Nh©n D©n

Ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin.

T¸c gi¶ : NguyÔn V¨n Ba - NXB §¹i häc Quèc gia Hµ Néi

Gi¸o tr×nh Ph©n tÝch vµ thiÕt kÕ hÖ thèng th«ng tin qu¶n lý.

T¸c gi¶ : Lª V¨n Phïng