Quản lý vật tư và thiết bị trong hệ thống thông tin

MỤC LỤC

Cài đặt hệ thống

Thực hiện chuyển đổi cơ sở dữ liệu nếu có yêu cầu thay đổi sang hệ thống mới. Việc này đòi hỏi đồng thời hiểu biết cấu trúc của cả hệ thống cũ và hệ thống mới và nguyên tắc chuyển đổi. Cơ chế chuyển đổi phải đợc thiết kế ngay trong giai đoạn thiết kế hệ thống.

Phơng pháp luận phân tích và thiết kế hệ thống thông tin

    Thông qua phơng pháp phân tích thiết kế này, ngời dùng có thể dễ dàng nắm bắt đợc phần cốt lừi - quy trỡnh xõy dựng: Cỏc bớc trong quy trỡnh xõy dựng hệ thống và yêu cầu đối với mỗi bớc, để đạt đợc trình độ cần thiết cho công việc thẩm định giám sát. Tuy BFD là một công cụ thực sự hữu hiệu cho việc mô hình hóa các hệ thống nhng công cụ này cũng chỉ mô tả đợc một khía cạnh lớn của hệ thống là chức năng, mà không cho đợc một phân tích đầy đủ về toàn bộ hệ thống. Mô hình dữ liệu (Entity Relationship Diagram viết tắt là ERD) là một trong các công cụ phản ánh hệ thống từ một khía cạnh khác, bổ sung cho BFD để tạo nên một tổ hợp trọn vẹn của quá trình phân tích.

    - Kho dữ liệu (Data store): Đợc ký hiệu bởi 2 đờng kẻ song song, hoặc bởi hình chữ nhật tròn góc, biểu diễn cho thông tin mà hệ thống cần phải lu giữ trong một khoảng thời gian để một hay nhiều quá trình hoặc tác nhân truy nhập vào. Mô hình luồng dữ liệu cho phép thể hiện hệ thống một cách tổng thể trong tiến trình hoạt động là công cụ đặc biệt hữu hiệu trong giai đoạn khảo sát, một mặt giúp cho ngời sử dụng và phân tích viên xích lại gần nhau, mặt khác giúp cho ngời lập trình có đợc cái nhìn tổng thể trên toàn bộ hệ thống. Các mô hình kể trên cùng có chung một đối tợng mô tả là mô hình hệ thống vì vậy chúng có quan hệ mật thiết với nhau, từ một mô hình có thể suy ra đợc một phần các mô hình còn lại.

    Phân tích thiết kế hệ thống quản lý vật t

    • Tổng quát công tác quản lý tại Trung Tâm phát triển CNTT
      • Phân tích hệ thống quản lý vật t
        • Biểu đồ luồng dữ liệu

          Khi ứng dụng tin học vào công tác quản lý xuất, nhập vật t thiết bị dựa trên những thuật toán và các nghiệp vụ xuất nhập, trình tự hoạch toán, ngời lập trình có thể đa ra những chơng trình phần mềm về kỹ thuật nhằm thu thập tài liệu, xử lý thông tin, đáp ứng những yêu cầu cần thiết của nhà quản lý. Quá trình quản lý xuất nhập vật t thiết bị bằng máy vi tính, ngời quản lý chỉ cần chuẩn bị các điều kiện về máy tính, khi nhập dữ liệu vào máy tính, máy tính sẽ tự động tổng hợp các thông tin nh: Lợng tồn kho, tình hình xuất nhập vật t thiết bị, phải thu của khách, phải trả cho nhà cung cấp , theo yêu… cầu của ngời sử dụng. •Nút “Thêm”: Khi nút này đợc kích hoạt chơng trình sẽ cho phép cập nhật hay tạo thêm một phiếu nhập mới, gồm các thông tin nh: Số phiếu, Ngày nhập, Mã nhà cung cấp, Mã vật t, Đơn giá, Số lợng, Thành tiền.

          Khi nút này đợc kích hoạt chơng trình sẽ hiện ra một Form cho phép bạn chọn mã nhà cung cấp cần tìm kiếm sau đó nhấn nút thi hành để bắt đầu tìm kiếm v kết quả cho biết đầy đủ thông tin của nhà cung cấp mà bạn cần.à. Khi nút này đợc kích hoạt chơng trình sẽ hiện ra một Form cho phép bạn chọn mã vật t cần tìm kiếm sau đó nhấn nút thi hành để bắt đầu tìm kiếm và kết quả cho biết đầy đủ thông tin của mặt hàng mà bạn cần. •Nút “Thêm”: Khi nút này đợc kích hoạt chơng trình sẽ cho phép cập nhật hay tạo thêm một phiếu xuất mới, gồm các thông tin nh: Số phiếu, Ngày xuất, Mã khách, Ghi chú, Mã vật t, Đơn giá, Số lợng, Thành tiền.

          •Nút “Tìm kiếm”: Chức năng này cho phép tìm kiếm một khách hàng, Khi nút này đợc kích hoạt chơng trình sẽ hiện ra một Form cho phép bạn chọn mã khách hàng cần tìm kiếm sau đó nhấn nút thi hành để bắt đầu tìm kiếm. Khi lãnh đạo gửi yêu cầu báo cáo xuống bộ phận lập báo cáo thì bộ phận này sẽ tổng hợp thông tin từ các kho: Sổ theo dõi nhập, Sổ theo dõi xuất, Sổ theo dừi doanh thu để lập ra cỏc bỏo cỏo về lợng hàng nhập và xuất, báo cáo về lợng hàng tồn kho và báo cáo doanh thu gửi lên lãnh đạo. Bộ phận viết phiếu nhập kho sẽ tổng hợp thông tin từ các hoá đơn trong kho hoá đơn mua và danh sách nhà cung cấp trong kho danh sách nhà cung cấp để viết phiếu nhập hàng vào kho đồng thời lu phiếu vào kho phiếu nhập.

          Bộ phận viết phiếu xuất kho dựa trên thông tin về hoá đơn bán hàng trong kho hoá đơn bán và danh sách những mặt hàng còn trong kho để viết phiếu xuất kho xuất hàng cho khách đồng thời lu phiếu vào kho phiếu xúât. Bộ phận lập báo cáo nhập, xuất sẽ tổng hợp thông tin từ sổ theo dõi nhập, sổ theo dõi xuất trong kho sổ theo dừi nhập và kho sổ theo dừi xuất để thống kờ bỏo cỏo về lợng hàng nhập, xuất gửi lãnh đạo đòng thời lu vào kho danh sách hàng nhập, xuÊt. Bộ phận lập báo cáo hàng tồn cũng dựa vào thông tin từ sổ theo dõi nhập, sổ theo dõi xuất và danh sách những mặt hàng còn tồn kho của quý tr- ớc để thống kê báo cáo lợng hàng tồn kho của quý này gửi lãnh đạo đồng thời lu vào kho danh sách hàng tồn.

          Bộ phận lập báo cáo doanh thu dựa trên sổ theo dõi doanh thu hàng thỏng trong kho sổ theo dừi doanh thu để lập bỏo cỏo về tỡnh hỡnh doanh thu của Trung Tâm trong quý gửi lên lãnh đạo và lu vào bảng doanh thu.

          Sơ đồ trình tự quản lý xuất,nhập vật t thiết bị bằng máy vi tính:
          Sơ đồ trình tự quản lý xuất,nhập vật t thiết bị bằng máy vi tính:

          XuÊt

          -Sau khi xác định đợc các quan hệ giữa các thực thể và thuộc tính ta sẽ tiến hành xây dựng mô hình thực thể/liên kết tức là mô hình E-R. -Để chuyển mô hình E-R sang mô hình quan hệ ta phải chuẩn hoá một số quan hệ cha ở dạng chuẩn. Tách những quan hệ cha thuộc dạng chuẩn thành những quan hệ mới không còn thuộc tính lặp….

          Thiết kế giao diện ngời máy

          Lập trình thực nghiệm

            Ngoài ra còn có các lọai Query khác nh Update Query để cập nhật, chỉnh sữa dữ liệu cho table, Crosstab Query tổng hợp số liệu, Make Table Query nhằm phục hồi dữ liệu nếu có sơ sót xảy ra cho table. Ráp nối dữ liệu vào table có Append Query, xóa dữ liệu Delete Query Query nh… là một nền tảng để tạo ra các báo biểu có đặc tính định dạng cao hơn Table. Không thể thiếu đợc trong Access, là phần hiển thị ra bên ngòai dành cho ngời sử dụng.

            Trong một Form có thể chứa một Form khác gọi là Sub Form cho phép cùng lúc nhập liệu vào nhiều Table khác nhau. Form có thể dùng để nhập mới hay sữa đổi các dữ liệu trên Table, Query, có thể chứa các nút lệnh để thực hiện các chỉ thị nh chạy Query, xem hay in Report …. Trong Form Access hỗ trợ tất cả những công cụ cần thiết trong Toolbox nhằm trợ giúp ta tạo đợc một Form thân thiện nhất cho ngời sử dông.

            Vd : Command Button tạo các nút bấm cho Form Combo Box tạo ra danh sách cho ta chọn. Dùng để in ấn hay thể hiện các báo biểu có nguồn gốc từ các Table hay từ kết quả của Query dới nhiều hình thức trình bày phong phú, đẹp mắt. Là một tập hợp các lệnh đợc chọn, sắp xếp hợp lý cho việc tự động hóa các thao tác.

            Macro của Access đợc xem nh một công cụ lập trình đơn giản giúp cho công việc quản lý số liệu trở thành linh hoạt. Nhờ mã Access VBA bạn có thể tạo các ứng dụng cơ sở dữ liệu hoàn chỉnh có các lệnh đơn, thanh công cụ tùy biến, và các tính năng khác. Access VBA cho phép điều khiển theo lập trình nhiều tác vụ và tùy chọn cơ.

            Th viện DAO đợc sử dụng cho tất cả các ngôn ngữ lập trình trong windows nh VB, C++ đặc biệt là Micosoft access.

              Các mã lệnh đợc sử dụng trong chơng trình Private Sub Form_Load()

              Option Compare Database Private Sub Command4_Click() Dim db As DAO.Database Dim rs As DAO.Recordset Set db = CurrentDb(). Private Sub Form_Load() Dim db As DAO.Database Dim rs As DAO.Recordset Set db = CurrentDb(). Private Sub Ghi_Click() Dim db As DAO.Database Dim rec As DAO.Recordset Set db = CurrentDb().

              Private Sub Xoa_Click() Dim db As DAO.Database Dim rs As DAO.Recordset Set db = CurrentDb(). Option Compare Database Dim xMshh, xsl, Xthem, Xsua Private Sub Command13_Click() Select Case luachon.