NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ NGHỀ THƯ KÝ

NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ NGHỀ THƯ KÝ NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ NGHỀ THƯ KÝ Tác giả: ThS LÊ VĂN IN PHẠM HƯNG - LIÊNG BÍCH NGỌC LỜI NHÀ XUẤT BẢN Thời đại tự động hoá trình độ cao đẳng thúc đẩy bùng nổ thông tin, đẩy nhanh xu hướng toàn cầu hóa, đặt quốc gia nói chung, tổ chức - doanh nghiệp nói riêng, trước nhiều thời nhiều thách thức Những thách thức gay gắt nước chậm phát triển Để phục vụ kịp thời cho công tác điều hành có hiệu nhà quản lý, lãnh đạo, công tác văn phòng phải nhanh chóng vươn lên trình độ cao Nghiệp vụ văn phòng phải khoa học đại, vận dụng có hiệu khoa học quản trị, lực xử lý thông tin yểm trợ hành chính, cung cấp kịp thời nhiều chọn lựa cho cấp quản lý định tối ưu Với mục đích đó, tác giả, cán quản lý giảng dạy Trường Cán Thành phố Hồ Chí Minh, biển soạn “NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ NGHỀ THƯ KÝ” Nội dung sách gồm phần chính, vừa nhấn mạnh đến khoa học quản trị hành văn phòng, vừa sâu vào nghiệp vụ người thư ký, thúc đẩy ba mặt cấu trúc văn phòng đại, phối hợp chặt chẽ, phát huy hiệu cao cho công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành Chúng mong sách tài liệu bổ ích cho văn phòng quan hành chính, công ty, doanh nghiệp học sinh nghiên cứu môn học Xin giới thiệu sách với bạn đọc Tháng 7-2001 NHÀ XUẤT BẢN TP HỒ CHÍ MINH Phần ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG VÀ NGHỀ THƯ KÝ Chương MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH I ĐỊNH NGHĨA QUẢN TRỊ Khái quát chung - Quản trị định nghĩa nhiều cách khác Ví dụ: quản trị trình hoàn thành công việc thông qua người với người - Quản trị hoạch định, tổ chức, bố trí nhân sự, lãnh đạo kiểm soát công việc nỗ lực người nhằm đạt mục tiêu vạch ra, v.v… Định nghĩa cách tổng hợp Quản trị tiến trình hoạch định, tổ chức, bố trí nhân sự, lãnh đạo kiểm soát công việc nỗ lực người, đồng thời vận dụng cách có hiệu tài nguyên để hoàn thành mục tiêu định II CÁC CHỨC NĂNG CỦA QUẢN TRỊ Các chức quản trị thực tiến trình hoạt động phối hợp việc hoạch định (kế hoạch), tổ chức, bố trí nhân sự, lãnh đạo điều khiển, huy kiểm tra cách có hệ thống nhằm hoàn thành mục tiêu chung tổ chức (công ty, xí nghiệp, đơn vị, ban ngành) Các chức cụ thể quản trị: Chức hoạch định - Hoạch định (làm kế hoạch) tiến trình nghiên cứu đề định việc phải làm tương lai nhằm hoàn thành mục tiêu định - Muốn thực chức này, nhà quản trị phải nghiên cứu, phân tích tình hình hoạt động qua, kết hợp với điều kiện môi trường bên để đề việc phải làm nhằm đạt mục đích chương trình định Chức tổ chức - Chức tổ chức hay gọi công việc tổ chức tiến trình xây dựng cấu tổ chức phù hợp với mục tiêu, nguồn lực đơn vị với yếu tố bên - Cơ cấu tổ chức quan hệ bố trí, xếp thành phần, phận cương vị đơn vị Do cấu tổ chức bao gồm cấp quản trị, khâu quản trị quan hệ quyền hành hệ thống quản trị Chức bố trí nhân - Bố trí nhân gọi xác định biên chế nhằm đặt người vào chỗ lúc - Yếu tố người tổ chức có vai trò quan trọng, quan hệ sản xuất công nghiệp Chức lãnh đạo (điều khiển, huy) - Lãnh đạo (điều khiển, huy) chức hướng dẫn tác động lên người khác để thúc đẩy họ làm tốt công việc giao họ tự nguyện nhằm hoàn thành mục tiêu định - Muốn lãnh đạo có hiệu phải gắn liền với việc nghiên cứu động thúc đẩy lao động vai trò việc truyền đạt quản trị nói chung Chức kiểm tra - Kiểm tra nhằm đảm bảo hoạt động tương lai đơn vị phù hợp với kế hoạch đề - Công việc kiểm tra tiến hành trước hoạt động, hoạt động sau kết thúc hoạt động III VAI TRÒ CỦA CÁC NHÀ QUẢN TRỊ Các cấp quản trị a) Quản trị viên cấp cao: Chủ tịch hội đồng, ủy viên, Tổng giám đốc Giám đốc - người chịu trách nhiệm thành cuối tố chức Quản trị viên cấp cao thường có nhiệm vụ định chiến lược công ty b) Quản trị viên cấp trung gian: Trưởng phòng, trưởng ban, quản đốc phân xưởng chức vụ phó người thực kế hoạch, sách tổ chức cách phối hợp công việc cần thực nhằm hoàn thành mục tiêu chung Quản trị viên cấp trung gian thường đưa định mang tính chiến thuật công việc mà đảm nhiệm c) Quản trị viên cấp sở: Là quản trị viên bậc cuối hệ thống cấp bậc quản trị tổ chức Họ người tổ trưởng, trưởng nhóm, trưởng ca, đốc công,… - Nhiệm vụ quản trị viên cấp sở hướng dẫn, đôn đốc, điều khiển công nhân nhân viên công việc thường ngày để đưa đến hoàn thành mục tiêu chung tổ chức - Quản trị viên cấp sở thường trực tiếp tham gia làm việc người cấp họ - Quản trị viên cấp sở có nhiệm vụ đưa định tác nghiệp trường công tác hàng ngày, hàng tuần Sơ đồ cấp bậc quản trị tổ chức Các kỹ quản trị a) Kỹ kỹ thuật (chuyên môn): Kỹ kỹ thuật gọi chuyên môn nghiệp vụ bao gồm việc như: lập trình, soạn thảo hợp đồng pháp lý, kinh tế (kỹ cần quản trị viên sở) b) Kỹ nhân sự: Kỹ liên quan đến khả làm việc, động viên điều khiển nhân Một số kỹ nhân cần thiết cho cấp quản trị như: biết cách truyền đạt có hiệu với đối tượng quản lý, quan tâm tích cực đến người khác, xây dựng không khí hợp tác lao động, biết cách tác động hướng dẫn nhân tổ chức để hoàn thành mục tiêu c) Kỹ nhận thức (tư duy): Kỹ nhận thức có vai trò đặc biệt quan trọng, nhà quản trị cấp cao, cần có tư chiến lược để giải vấn đề sách, hoạch định chiến lược đối phó với tình bất trắc tác động mạnh đến tồn tổ chức Sơ đồ kỹ quản trị Vai trò nhà quản trị Vai trò nhà quản trị thể 10 vấn đề (điểm) tập hợp thành nhóm chính: Nhóm 1: Nhóm vai trò quan hệ với người - Vai trò đại diện cho tổ chức, cho tập thể việc thực nghi lễ, tiếp xúc xã giao - Vai trò tác động thành viên việc thực nhiệm vụ - Vai trò liên lạc, giao dịch với bên để thu thập, nắm thông tin hội nguy tác động đến sản xuất - kinh doanh công ty Nhóm 2: Vai trò thông tin - Vai trò cung cấp thông tin bên giúp đối tác nắm vững tình hình quan hệ giao dịch phù hợp với mục tiêu tổ chức (công ty) - Vai trò phổ biến, truyền đạt thông tin đến đối tượng quản lý tổ chức (công ty) cấp trên, ngang cấp cấp - Vai trò thu thập, xử lý thông tin để tìm tin tức, hoạt dộng tạo thuận lợi cho việc điều hành tốt (vai trò thể qua đọc sách, báo, văn bản, tiếp xúc, hỏi ý kiến người) Nhóm 3: Vai trò định - Quyết định áp dụng kỹ thuật mới, nâng cấp; điều chỉnh kỹ thuật áp dụng để cải tiến hoạt động sán xuất - kinh doanh - Giải xáo trộn cố bất ngờ xảy nhằm sớm ổn định trở lại (Ví dụ: bãi công, đối tác hợp đồng bị phá sản, vi phạm hợp đồng, cố xảy ra) - Quyết định việc phân phối tài nguyên (nguồn lực) cho đối tượng nào, vào thời gian (tài nguyên bao gồm tiền bạc, trang thiết bị, thời gian) - Thương thuyết, đàm phán quan hệ với đối tác để có hợp đồng kinh tế, tạo công việc làm cho công ty Chương NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ VĂN PHÒNG HIỆN ĐẠI I KHÁI NIỆM VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG Mỗi quan, đơn vị có văn phòng Song văn phòng thực tế hoạt động quản lý, điều hành quan Nhà nước, tổ chức xã hội, doanh nghiệp, đơn vị hành nghiệp lại gọi với tên khác có chức năng, nhiệm vụ, cách tổ chức hoạt động khác A ĐỊNH NGHĨA VĂN PHÒNG Văn phòng máy làm việc quan, giúp giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ thẩm quyền quan, đơn vị; địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại quan, đơn vị Văn phòng hiểu trụ sở làm việc quan, đơn vị; nơi làm việc trực tiếp nhà chức trách, nghị sĩ, luật sư, giám đốc (Văn phòng giám đốc, Văn phòng luật sư) B CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, VỊ TRÍ CỦA VĂN PHÒNG NÓI CHUNG Chức Văn phòng máy làm việc quan, đơn vị, có chức phục vụ đạo, điều hành lãnh đạo, bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động theo chức năng, thẩm quyền Nhiệm vụ a) Xây dựng chương trình công tác năm, tháng, tháng, tuần b) Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị văn bản, đề án, định quản lý theo giao phó Thủ trưởng quan, đơn vị c) Biên tập văn quản lý văn d) Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại quan, Thủ trưởng quan, giữ vị trí cầu nối liên hệ với quan,cấp trên, cấp dưới, ngang cấp, quan, đơn vị hữu quan công dân đ) Bảo đảm nhu cầu phục vụ hoạt động quan mặt kinh phí, sở vật chất, quản lý vật tư, tài sản quan, dơn vị Vị trí a) Giúp lãnh dạo hoạt động có chương trình, kế hoạch, tránh công việc mang tính vụ việc b) Giúp lãnh đạo công việc điều hòa, phối hợp công việc chung quan, đơn vị bảo đảm hoạt động liên tục thống c) Văn phòng bảo dảm tốt công việc phục vụ hoạt động quan, đơn vị trôi chảy, đạt hiệu cao II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ỦY BAN NHÂN DÂN (UBND) CÁC CẤP Cơ sở xác định chức năng, nhiệm vụ tổ chức hoạt động văn phòng UBND cấp chức năng, nhiệm vụ thẩm quyền UBND cấp luật định A CHỬC NĂNG Văn phòng UBND cấp quan chuyên môn làm việc ủy ban, có chức giúp ủy ban việc tổ chức thực hoạt dộng chung ủy ban, tham mưu giúp Chủ tịch, Phó Chủ tịch việc lãnh đạo, đạo điều hành bảo đảm tính thống nhất, liên tục, pháp luật có hiệu lực hoạt động ủy ban B NHIỆM VỤ Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, giúp ủy ban theo dõi việc thực chương trình, kế hoạch công tác quan, đơn vị trực thuộc Giúp ủy ban theo dõi, đôn đốc Quan chuyên môn ủy ban, ủy ban nhân dân cấp việc chuẩn bị đề án, tham gia góp ý kiến trình xây dựng đề án trình ủy ban duyệt Tổ chức truyền đạt định ủy ban kiến nghị với ủy ban biện pháp cần thiết thúc đẩy việc thực định ủy ban Đề xuất với Chủ tịch vấn đề chủ trương, sách, biện pháp quản lý cần giao cho quan chuyên môn nghiên cứu trình Chủ tịch UBND ký Nghiên cứu đề xuất với UBND, Chủ tịch UBND ý kiến xử lý công việc thuộc điều hành Tổ chức phục vụ họp ủy ban, Chủ tịch UBND Quản lý thông việc ban hành văn ủy ban Chủ tịch ủy ban Trình Chủ tịch UBND ban hành quy định thủ tục hành việc xử lý công việc quản lý công văn giấy tờ quan, ban ngành chuyên môn UBND cấp Bảo đảm thông tin kịp thời phục vụ công tác đạo, điều hành UBND Tố chức thực mối quan hệ làm việc UBND với ban HĐND, Mặt trận Tổ quốc với Ban chấp hành đoàn thể quần chúng 10 Hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn văn phòng cho văn phòng ban ngành chuyên môn UBND UBND cấp 11 Bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động UBND, quản lý tổ chức, biên chế, tài khoản, tài sản giao C TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG UBND Đối với văn phòng quan làm chức quản lý hành Nhà nước (thuộc loại thẩm quyền chung), cách tổ chức phổ biến nhất, hay nói theo "truyền thống", thường có phận cấu thành: Bộ phận nghiên cứu tổng hợp; Bộ phận hành chính; Bộ phận quản trị Nhiệm vụ phận nghiên cứu tổng hợp a) Theo dõi nắm tình hình hoạt động ngành, đơn vị thuộc phạm vi quản lý UBND, tổng hợp tình hình đề xuất ý kiến giải vấn đề để báo cáo với Chánh văn phòng lãnh đạo quan b) Đề xuất ý kiến nội dung chương trình công tác, giúp Chánh văn phòng chuẩn bị báo cáo cho lãnh đạo; chuẩn bị nội dung họp, rà soát, chỉnh lý, sửa đổi bảo đảm tính pháp lý dự thảo văn quan chuyên môn UBND cấp thuộc UBND đưa lên c) Cán tổng hợp dự họp lãnh đạo UB họp với ngành, cấp, UBND cấp khi: bàn đến vấn đề thuộc phạm vi phân công theo dõi; cung cấp có hệ thống văn pháp quy phạm vi công tác phân công Bộ phận hành - văn thư lưu trữ a) Tiếp nhận phát hành công văn, giấy tờ, loại đơn từ, tư liệu; giữ gìn, bảo quản dấu b) Lưu trữ công văn, giấy tờ c) Quản lý cấp phát loại giấy giới thiệu, công lệnh; xác nhận giấy tờ thuộc thẩm quyền giao d) Nhân văn phương tiện kỹ thuật trang bị máy đánh chữ, in ronéo, photocopy, máy vi tính, v.v… đ) Tổ chức bảo vệ quan, phòng cháy, chữa cháy theo quy định Nhà nước e) Công tác thủ quỹ g) Giúp Chánh văn phòng theo dõi công tác nhân sự, nội ủy ban h) Tham mưu cho Chánh văn phòng hướng dẫn, giúp đỡ mặt nghiệp vụ hành văn phòng quan trực thuộc văn phòng UBND cấp Bộ phận quản trị a) Thực công tác tài vụ, kế toán b) Bảo đảm phục vụ cho hoạt động lãnh đạo phận chức ủy ban mặt vật chất, kỹ thuật cần thiết (phục vụ họp, hội nghị, tiếp khách, công tác, v.v…) Sắp xếp hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan theo quy định chung Thống kê hồ sơ nhận quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu theo hướng dẫn Cục Lưu trữ Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan đoàn thể quan Phục vụ việc khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan Nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ theo quy định Nhà nước ĐIỀU 28 Nhiệm vụ kho lưu trữ Trung ương địa phương là: Thu thập hồ sơ, tài liệu lưu trữ, SƯU tầm để bổ sung xếp cách có hệ thống hồ sơ, tài liệu lưu trữ kho theo quy định Cục Lưu trữ Thông kê hồ sơ, tài liệu nhận được, làm mục lục đề nghị quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ Bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan Nhà nước đoàn thể đem nộp Phục vụ việc khai thác hồ sơ, tài liệu lưu trữ có kho ĐIỀU 29 Cán phụ trách kho lưu trữ Trung ương địa phương có trách nhiệm cấp giấy chứng nhận, văn tài liệu tính chất bí mật cho người đương sự, hồ sơ, tài liệu việc đem nộp vào kho lưu trữ ĐIỀU 30 Các ngành có nhiều hồ sơ, tài liệu quan trọng bí mật, Công an, Quốc phòng, Ngoại giao lập kho lưu trữ riêng, phải chịu đạo thống nghiệp vụ Cục Lưu trữ Việc thành lập phân khu lưu trữ Trung ương Ông Bộ trưởng Phủ Thủ tướng định sau thỏa thuận với ngành có liên quan THU THẬP HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐlỀU 31 Hồ sơ, tài liệu lưu trữ nộp vào phận phòng lưu trữ quan phải hồ sơ, tài liệu công việc giải xong Phải ghi số làm mục lục văn hồ sơ Cán bộ, nhân viên làm công tác công văn, giấy tờ cán bộ, nhân viên làm công tác chuyên môn khác làm công việc liên quan đến cong văn, giấy tờ giữ hồ sơ, tài liệu việc giải xong thời gian nhiều năm kể từ ngày việc kết thúc, sau thời hạn năm phải đem nộp hồ sơ, tài liệu vào phận phòng lưu trữ quan ĐIỀU 32 Mỗi cử quan giữ hồ sơ, tài liệu công việc giải thời hạn 10 năm kế từ ngày hồ sơ công việc nộp vào phận phòng lưu trữ quan; sau 10 năm phải đem nộp hồ sơ vào kho lưu trữ Trung ương hay địa phương có trách nhiệm thu nhận Cơ quan muôn giữ hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến thời gian nộp vào kho lưu trữ phải báo cáo cho kho có trách nhiệm thu nhận biết ĐlỀU 33 Biên nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào kho lưu trữ Trung ương địa phương phải làm thành để nơi nhận nơi nộp, nơi giữ Mẫu biên Cục trưởng Cục Lưu trữ quy định ĐIỀU 34 Hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan sáp nhập vào quan khác quan nhập làm một, quan phận phòng lưu trữ quan sáp nhập hay quan tiếp nhận giữ gìn Hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan giải thể phải nộp vào kho lưu trữ có trách nhiệm thu nhận theo lệnh quan chủ quản cấp trực tiếp Hồ sơ, tài liệu lưu trữ quan có tính cách tạm thời, quan giải thể, quan chủ quản cấp trực tiếp thu nhận giữ gìn Trong trường hợp quan tách làm hai nhiều quan phần hồ sơ, tài liệu lưu trữ liên quan đến công việc quan quan tiếp thu đế sử dụng ĐÁNH GIÁ VÀ TIÊU HỦY HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐIỀU 35 Chỉ phép tiêu hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo định Hội đồng đánh giá hồ sơ, tài liệu lưu trữ có thẩm quyền ĐIỀU 36 Thành phần Hội đồng đánh giá hồ sơ, tài liệu lưu trữ quy định sau: a) Ở quan Trung ương gồm có: - Chánh văn phòng đại diện Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang bộ, quan trực thuộc Hội đồng Chính phủ Thủ trưởng đoàn thể nhân dân: Chủ tọa - Đại diện quan có hồ sơ, tài liệu lưu trữ: Uy viên - Đại diện Cục trưởng Cục Lưu trữ: ủy viên b) Ở cấp khu, tỉnh, thành pliố trực thuộc Trung ương, gồm có: - Chánh văn phòng Uy ban hành khu, tỉnh, thành phố đại diện Uy ban hành chính: Chủ tọa - Đại diện quan có hồ sơ, tài liệu lưu trữ: Uy viên Đối với loại hồ sơ có tính chất đặc biệt quan trọng Chủ tịch Hội đồng đánh giá phải thỉnh thị Phủ Thủ tướng (nếu quan Trung ương) Uy ban hành khu, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (nếu quan địa phương) ĐIỀU 37 Khi tiêu hủy hồ sơ, tài liệu lưu trữ Hội đồng đánh giá nói điều 36 đáy cho phép, phải làm biên có chứng kiên Chánh, Phó văn phòng Trưởng, Phó phòng Hành quan THỐNG KÊ, SẮP XẾP VÀ GIỬ GÌN HỒ SƠ TÀI LIỆU LƯU TRỮ ĐlỀU 38 Mỗi phận, phòng kho lưu trữ phải có sổ thống kê hồ sơ, tài liệu lưu trữ giữ có "tủ thẻ hồ sơ" tài liệu lưu trữ để dễ tra cứu tìm hiểu Mẫu số thống kê phương pháp làm xếp "tủ thẻ hồ sơ" Cục Lưu trữ quy định ĐIỀU 39 Phương pháp xếp hồ sơ, tài liệu lưu trữ phận phòng kho lưu trữ Cục trưởng Cục Lưu trữ quy định ĐlỀU 40 Các xí nghiệp, quan làm việc khoa học, kỹ thuật phải chia hồ sơ, tài liệu lưu trữ thành loai: hồ sơ, tài liệu lưu trữ hành hồ sơ, tài liệu lưu trữ khoa học, kỹ thuật ĐIỀU 41 Để tránh ẩm, mốc mối mọt, để bảo vệ bí mật Nhà nước, nơi dể hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải phòng cao ráo, thoáng khí có cửa, khóa chắn Ở phận, phòng, kho lưu trữ phải có biện pháp để phòng cháy có phương tiện, dụng cụ chữa cháy ĐlỀU 42 Các xưởng phim, quan nhiếp ảnh, đài phát phải có phận lưu trữ có trang bị cần thiết để bảo quản phim ảnh, ảnh, dây ghi âm ĐlỀU 43 Hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải luôn xếp gọn gàng để di chuyển nhanh chóng cần thiết MỤC III ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH ĐlỀU 44 Các quy định trước trái với điều lệ bãi bỏ ĐlỀU 45 Mỗi quan phải vào điều lệ mà làm quy định chi tiết công tác công văn, giầy tờ công tác lưu trữ quan ĐlỀU 46 Ông Bộ trưởng Phủ Thủ tướng có trách nhiệm hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc việc thi hành điều lệ Hà Nội, ngày 28 tháng năm 1963 T/M HỘI ĐỒNG CHÍNH PHỦ THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ PHẠM VĂN ĐỒNG NGHỊ ĐỊNH SỐ 58/2001/NĐ-CP NGÀY 24-8-2001 CỦA CHÍNH PHỦ Về quản lý sử dụng dấu CHÍNH PHỦ Căn Luật Tổ chức Chính phủ ngày 30 tháng năm 1992; Xét đề nghị Bộ trưởng, Trưởng Ban Tổ chức - Cán Chính phủ Bộ trưởng Bộ Công an NGHỊ ĐỊNH: CHƯƠNG I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG ĐIỀU Con dấu sử dụng quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, hội quần chúng, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, quan, tổ chức nước hoạt động Việt Nam (dưới gọi tắt quan, tổ chức) số chức danh nhà nước Con dấu thể vị trí pháp lý khẳng định giá trị pháp lý văn bản, giấy tờ quan, tổ chức chức danh nhà nước Con dấu quản lý theo quy định Nghị định ĐIỀU Các quy định quản lý sử dụng dấu Nghị định áp dụng dấu có hình Quốc huy dấu hình Quốc huy sử dụng dạng dấu ướt, dấu nổi, dấu xi Dấu tiêu đề, dấu ngày tháng, dấu tiếp nhận công văn, dấu chữ ký, không thuộc phạm vi điều chỉnh Nghị định ĐIỀU Các quan tổ chức chức danh nhà nước dùng dấu có hình quốc huy: Ủy ban thường vụ Quốc vụ, Hội đồng Dân tộc Ủy ban Quốc hội, Văn phòng Quốc hội, đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ; Chính phủ, Bộ, quan ngang Bộ quan thuộc Chính phủ; Văn phòng Chủ tịch nước; Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Viện Kiểm sát nhân dân địa phương, Viện Kiểm sát quân sự; Tòa án nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân địa phương, Tòa án quân Tòa án khác luật định; Hội dồng nhân dân ủy ban nhân dân cấp; Cơ quan thi hành án dân sự; Phòng Công chứng tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; 10 Cơ quan đại diện nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam nước ngoài, gồm Cơ quan đại diện ngoại giao, phái đoàn đại diện thường trực tổ chức quốc tế liên phủ Cơ quan lãnh (kể lãnh danh dự), Cư quan dại diện thực chức đại diện cho Nhà nước Việt Nam quan hệ với nước, tổ chức quốc tế tiếp nhận phạm vi nhiệm vụ quyền hạn luật pháp quy định; 11 Các quan thuộc Bộ Ngoại giao: Cục Lãnh sự, Vụ Lễ tân; Ủy ban người Việt Nam nước Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh; 12 Một số tổ chức khác Thủ tướng Chính phủ cho phép ĐIỀU Các quan, tổ chức sử dụng dấu hình Quốc huy: Các quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cấu tổ chức Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ; Các quan, tổ chức có tư cách pháp nhân thuộc cấu tổ chức Viện Kiếm sát nhân dân, Viện Kiểm sát quân sự, Tòa án nhân dân, Tòa án quân cấp; Các quan chuyên môn tổ chức nghiệp trực thuộc ủy ban nhân dân cấp tỉnh, cấp huyện; Tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, hội hữu nghị, tổ chức hoạt động nhân đạo, hội bảo trợ xã hội, quỹ xã hội, quỹ từ thiện; tổ chức phi phủ khác quan nhà nước có thẩm quyền cho phép thành lập hay cấp giấy phép hoạt động; Các tổ chức tôn giáo quan nhà nước có thẩm quyền cho phép hoạt động; Các tổ chức kinh tế quy định theo Luật Doanh nghiệp Nhà nước; Luật Doanh nghiệp; Luật Đầu tư nước Việt Nam; Luật Khuyên khích đầu tư nước; Luật Hợp tác xã tổ chức kinh tế khác theo quy đinh pháp luật; đơn vị trực thuộc, Chi nhánh, Văn phòng dại diện tổ chức kinh tế này; Một số tổ chức khác quan có thẩm quyền thành lập cho phép; Các quan, tổ chức nước hoạt động hợp pháp Việt Nam CHƯƠNG II QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC ĐƯỢC DÙNG CON DẤU ĐIỀU Các chức danh nhà nước, Thủ trưởng người đứng đầu quan, tổ chức quy định Điều 3, Điều Nghị định có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản sử dụng dấu quan, tổ chức theo chức thẩm quyền pháp luật quy định ĐIỀU Việc quản lý sử dụng dấu phải tuân theo quy định sau đây: Mỗi quan, tổ chức chức danh nhà nước quy định Điều 3, Điều Nghị định sử dụng dấu Trong trường hợp cần có thêm dấu nội dung dấu thứ phải đồng ý văn quan có thẩm quyền thành lập phải có ký hiệu riêng để phân biệt với dấu thứ Các quan, tổ chức có chức cấp văn bằng, chứng chỉ, thẻ chứng minh nhân dân, thị thực visa có dán ảnh khắc thêm dấu nổi, dấu thu nhỏ để phục vụ cho công tác, nghiệp vụ phải cấp có thẩm quyền cho phép nội dung dấu phải giống dấu ướt mà quan, tổ chức phép sử dụng Con dấu khắc xong phải đăng ký mẫu quan công an, phải nộp lệ phí Bộ Tài quy định sử dụng sau cấp "Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu" Cơ quan, tổ chức bắt đầu sử dung dấu phải thông báo giới thiệu mẫu dấu Việc đóng dấu vào loại văn giấy tờ phải theo quy định pháp luật Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý, sử dụng dấu quan, tố chức Con dấu phải để trụ sở quan, tổ chức phải quản lý chặt chẽ Trường hợp thật cần thiết để giải công việc xa trụ sở quan Thủ trưởng quan, tổ chức mang dấu theo phải chịu trách nhiệm việc mang dấu khỏi quan Mực in dấu thông dùng màu đỏ Trong trường hợp bị dấu, quan, tổ chức phải báo cho quan công an gần quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng thời phải thông báo hủy bỏ dấu bị Con dấu sử dụng bị mòn, hỏng có chuyển đổi tổ chức hay đổi tên tổ chức phải làm thủ tục khắc lại dấu nộp lại dấu cũ Cơ quan, tổ chức sử dụng dấu phải tạo điều kiện đế quan có thẩm quyền kiểm tra việc chấp hành quy định quản lý sử dụng dấu ĐIỀU Cơ quan, tổ chức nói Điều 3, Điều Nghị định này, có định chia tách, sáp nhập, giải thể, kết thúc nhiệm vụ có hiệu lực thi hành người đứng đầu quan, tổ chức phải thu hồi dấu nộp lại dấu cho quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu Trong trường hợp tạm đình sử dụng dấu, quan, tổ chức có thẩm quyền định thành lập cho phép sử dụng dấu phải thu hồi dấu phải thông báo cho quan công an cấp giấy phép khắc dấu quan liên quan biêt CHƯƠNG III THẨM QUYỀN QUY ĐỊNH MẪU DẤU, THỦ TỤC KHĂC DẤU, CẤP PHÉP KHẮC DẤU VÀ ĐĂNG KÝ MẪU DẤU ĐlỀU Bộ Công an quy định thống mẫu loại dấu việc khắc biểu tượng dấu chữ nước dấu; cấp giấy phép khắc dấu, lưu chiểu mẫu dấu cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu; quản lý hoạt động khắc dấu; kiểm tra việc quản lý, sử dụng dấu thực công việc khác theo quy định Nghị dịnh ĐlỀU Thẩm quyền cấp giấy phép khắc dấu, giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đăng ký lưu chiểu mẫu dấu quy định sau: Tổng cục Cảnh sát Bộ Công an cấp giấy phép khắc dấu, đăng ký mẫu dấu, cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho chức danh nhà nước, quan, tổ chức thuộc Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội Trung ương; cấp giấy phép khắc dấu cho quan đại diện ngoại giao, quan đại diện bên cạnh tổ chức Quốc tế liên Chính phủ hước Việt Nam; cấp giấy phép mang dấu vào Việt Nam sử dụng cho quan, tổ chức nước khác chức ngoại giao hoạt động hợp pháp Việt Nam Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương cấp giấy phép khắc dấu, đăng ký mẫu dấu, cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho quan, tổ chức địa phương, số quan, tổ chức Trung ương đóng địa phương theo phân cấp Bộ Công an; đăng ký mẫu dấu cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho quan, tổ chức nước khác đại diện ngoại giao phép mang vào Việt Nam để sử dụng ĐlỀU 10 Thủ tục hồ sơ xin khắc dấu gồm có: Các chức danh nhà nước, quan, tổ chức sử dụng dấu có hình Quốc huy, quan chuyên môn, tổ chức nghiệp, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức phi Chính phủ: a) Đối với quan, tổ chức chức danh nhà nước, quan chuyên môn, tổ chức nghiệp: Phải có định thành lập tổ chức theo quy định loại quan, tổ chức Trong trường hợp định chưa quy định cho phép quan, tổ chức dùng dấu quan, tổ chức phải có văn riêng cho phép dùng dấu quan thẩm quyền thành lập tổ chức b) Các tổ chức trị - xã hội, tổ chức phi phủ, tổ chức tôn giáo, hội quần chúng, hội nghề nghiệp: Phải có "Điều lệ tổ chức hoạt động" cấp có thẩm quyền phê duyệt; tổ chức khoa học phải có Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động" Các tổ chức kinh tế: a) Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh giấy chứng nhận đăng ký hoạt động, giấy phép đầu tư, giấy phép đặt chi nhánh; giấy phép thầu, giấy phép đặt Văn phòng đại diện Việt Nam (đối với tổ chức kinh tế liên doanh, đầu tư nước ngoài) b) Các tổ chức kinh tế doanh nghiệp nhà nước doanh nghiệp tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, giấy tờ quy định điểm a khoản Điều phải có định thành lập quan có thẩm quyền Trường hợp quan, tổ chức hay chức danh nhà nước muốn khắc lại dấu bị dấu bị mòn, hỏng phải có văn nêu rõ lý đề nghị quan công an khắc lại dấu mà không cần phải có thêm loại văn khác Trong thời gian không ngày, kể từ ngày nhận hồ sơ quan, tổ chức theo quy định, quan công an cấp giấy phép khắc dấu giới thiệu đến sở khắc dấu theo quy định ĐIỀU 11 Các Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh Cơ quan đại diện tổ chức quốc tế liên phủ Việt Nam; phận lãnh sự, phận tùy viên quân phận khác trực thuộc Cơ quan đại diện ngoại giao nước Việt Nam trước sư dụng dấu quan phải thông báo đăng ký mẫu dấu Bộ Ngoại giao Việt Nam Các quan nước khác tổ chức quốc tế phi phủ có đại diện Việt Nam muốn mang dấu từ nước vào Việt Nam để sử dụng phải làm thủ tục đăng ký mẫu dấu Bộ Công an Việt Nam Các quan, tổ chức nước Cơ quan đại diện ngoại giao mang dấu từ nước vào Việt Nam sử dụng cần có văn gửi Bộ Công an Việt Nam nói rõ lý do, phạm vi sử dụng dấu, kèm theo mẫu dấu, giấy phép quan nhà nước có thẩm quyền Việt Nam, đồng thời phải đăng ký mẫu dấu trước sử dụng CHƯƠNG IV KHEN THƯỞNG VÀ XỬ LÝ VI PHẠM ĐIỀU 12 Các quan, tổ chức cá nhân có thành tích việc thực quy định quản lý sử dụng dấu khen thưởng theo quy định chung nhà nước ĐIỀU 13 Người có hành vi vi phạm quy định quản lý sử dụng dấu, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành truy cứu trách nhiệm hình CHƯƠNG V ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH ĐIỀU 14 Căn vào quy định Nghị định này, Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Bộ trưởng Bộ Công an quy định cụ thể mẫu dấu, việc quản lý sử dụng loại dấu dùng lực lượng Quân đội nhân dân Công an nhân dân Bộ Công an phối hợp với Ban Tổ chức - Cán Chính phủ, to chức trị, tổ chức trị - xã hội quy định thống mẫu dấu, việc quản lý sử dụng dấu hệ thống tổ chức Bộ Công an phối hợp với Ban Tôn giáo Chính phủ, quan Trung ương tổ chức tôn giáo Việt Nam quy định thông mẫu dấu, việc quản lý sử dụng dấu tôn giáo Việc quản lý sử dụng dấu quan, tổ chức dùng công tác đối ngoại thực theo quy định Nghị định quy định cụ thể Bộ Công an sau trao đổi với Bộ Ngoại giao ĐIỀU 15 Nghị định có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày ký thay Nghị định số 62/CP ngày 22 tháng năm 1993 Chính phủ ĐIỀU 16 Bộ trưởng Bộ Công an Bộ trưởng, Trưởng Ban Tổ chức - Cán Chính phủ có trách nhiệm hướng dẫn thực kiểm tra việc quản lý sử dụng dấu theo quy định Nghị định Các Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Uy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Thủ trưởng quan, tố chức có sử dụng dấu chịu trách nhiệm thi hành Nghị định T/M CHÍNH PHỦ THỬ TƯỚNG PHAN VĂN KHẢI MỤC LỤC Lời Nhà xuất Phần I ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG VÀ NGHỀ THƯ KÝ Chương - Một số vấn đề quản trị hành Chương - Những vấn đề chung văn phòng văn phòng đại Chương - Người thư ký văn phòng đại Phẩn II QUAN HỆ GIAO TlẾP - ỨNG XỬ Chương - Hiểu cá thể người hiểu Chương 5- Vận dụng giá trị xã hội Chương - Nâng cao hiệu giao tiếp - thông tin Chương - Xây dựng tập thể lao động xử lý tình căng thẳng Phần III NHỮNG NHIỆM VỤ TỔ CHỨC CÔNG VIỆC Chương - Những công việc ngày làm việc Chương - Tiến hành họp, hội thảo lễ hội Chương 10 - Tổ chức chuyến công tác khảo sát lãnh đạo Chương 11 - Tiếp khách, nói chuyện điện thoại - hai phương tiện giao tế làm việc hàng đầu người thư ký Phần IV TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC VÀ SỬ DỤNG TRANG THIẾT BỊ HIỆN ĐẠI Chương 12 - Bố trí điều kiện làm việc văn phòng đại Chưong 13 - Điện thoại phương tiện liên lạc viễn thống Chương 14 - Kết hợp phương tiện truyền thông với thiết bị đại ghi lời nói Chương 15 - Sao in phát hành Phụ chương - Làm hồ sơ dự tuyển trả lời vấn Phần V SOẠN THẢO VĂN BẢN Chương 16- Văn quản lý điều hành Chương 17- Cách thức soạn thảo văn hành Chương 18- Soạn thảo văn hành thông thường Chương 19 - Soạn thảo văn diễn thuyết Chương 20 - Soạn thảo thư từ giao dịch có tính xã hội Chương 21 - Soạn thảo thư từ giao dịch thương mại Phần VI QUẢN LÝ CÔNG VĂN GIẤY TỜ, HỒ SƠ TÀI LIỆU Chương 22 - Quản lý công văn giấy tờ, hồ sơ tài liệu theo vòng đời tài liệu Chương 23 - Phương pháp xếp hồ sơ tài liệu phục vụ cho tra tìm bảo quản Phần Phụ Lục • PHỤ LỤC - CHƯƠNG TRÌNH QUAN LÝ VĂN THƯ • PHỤ LỤC - CÁC VĂN BẢN CỦA CHÍNH PHỦ - Nghị định số 142/CP ngày 28-9-1963 Chính phủ việc ban hành Điều lệ công tác cồng văn, giấy tờ công tác lưu trữ - Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24-8-2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu -// NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ NGHỀ THƯ KÝ Tác giả: ThS LÊ VĂN IN - PHẠM HƯNG - LIÊNG BÍCH NGỌC TRƯỜNG CÁN BỘ TP HỒ CHÍ MINH NHÀ XUẤT BẢN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 62 Nguyễn Thị Minh Khai - Q.1 ĐT: 8225340 - 8296764 - 8220405 - 8222725 - 8296713 - 8223637 FAX: 84.8.298540 Chịu trách nhiệm xuất bản: TRẦN ĐÌNH VIỆT Biên tập: ĐỖ LOAN Sửa in: QUỲNH TRANG Trình bày bìa: HOÀI Liên doanh: BÍCH NGỌC In 1.000 bản, khổ 14,5 x 20,5cm Xí nghiệp in Chế SCITICH 83 Lý Chính Thắng, Q.3, Thành phố Hồ Chí Minh, số xuất bản: 117-72/XB-QLXB ngày 17-1-2001 In xong nộp lưu chiểu tháng 9-2001