CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA Trung tâm Đào tạo nghiệp vụ văn phòng và Dạy nghề

Trên con đường hội nhập Quốc tế, cuộc cách mạng khoa học công nghệ và thông tin đã nhanh chóng làm thay đổi quan niệm của xã hội về Văn phòng cũng như vấn đề xử lý thông tin. Hòa cùng với sự phát triển của thế giới và xu hướng hội nhập kinh tế Quốc tế, ngành Hành chính văn phòng đang vươn lên tự khẳng định. Ngoài những loại hình văn phòng truyền thống, đã có nhiều loại hình văn phòng hiện đại xuất hiện ( văn phòng điện tử, văn phòng tại nhà…) và là một ngành đầy triển vọng và có mặt trên tất cả các đơn vị cơ quan hành chính nhà nước. Cùng với sự đổi mới và phát triển đó thì việc đào tạo một đội ngũ tri thức là vô cùng quan trọng được Đảng và Nhà nước ta quan tâm hàng đầu.Vì vậy, thách thức đặt ra với học sinh, sinh viên không chỉ dừng lại ở học tập, tu dưỡng, rèn luyện bản thân để tiếp thu kiến thức trong nhà trường mà còn phải học hỏi tiếp thu kinh nghiệm ngoài thực tiễn. Để tận dụng một cách triệt để những cơ hội, vượt qua những khó khăn thử thách, đáp ứng được yêu cầu đổi mới của xã hội, trong công tác điều hành và quản lý xã hội về các lĩnh vực cũng đòi hỏi phải nâng cao năng lực, hiệu quả của bộ máy lãnh đạo tạo môi trường cạnh tranh năng động và cải cách có hiệu quả. Nhằm đáp ứng nhu cầu thiết yếu trong hoạt động quản lý Nhà nước ở các Cấp, các Ngành, ngoài chuyên ngành Hành chính văn phòng đã được mở ra trong hệ thống các trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Học viện Hành chính Quốc gia, Đại học Luật... thì trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng đã mở thêm các ngành đào tạo: Hành chính văn phòng, Thông tin thư viện, Thư ký văn phòng, Tin học văn phòng… Tất cả các chuyên ngành đều được đào tạo bài bản với đội ngũ giảng viên đầy kinh nghiệm và nhiệt huyết. Để giúp sinh viên áp dụng những kiến thức vào thực tế, hàng năm Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đều tổ chức cho sinh viên các khoá đi thực tập tại các cơ quan đơn vị. Thời gian thực tập này hết sức quan trọng đối với sinh viên, ngoài việc áp dụng những kiến thức cà thực tiễn còn giúp sinh viên củng cố rất nhiều kiến thức đã học, hiểu biết hơn về chuyên ngành mình đang theo học và có một tư tưởng đúng đắn hơn cho công việc của mình. Thực tập sẽ giúp sinh viên quen dần với phong cách làm việc của một nhân viên văn phòng tưong lai, là nền tảng vững chắc giúp sinh viên tự tin hơn trước khi chính thức bước vào nghề. Báo cáo thực tập của em được trình bày cơ bản theo các mục sau: Phần 1: Khảo sát công tác Hành chính văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội. Phần 2: Chuyên đề thực tập: Soạn thảo văn bản và phân loại văn bản quản lý của cơ quan. Phần 3: Kết luận và đề xuất.

ĐÀO THỊ THANH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

NGÀNH HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG K15

KHÓA HỌC (2012 – 2014)

Tên cơ quan: TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VĂN

PHÒNG VÀ DẠY NGHỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI Địa chỉ: 36 Xuân La - Tây Hồ - Hà Nội

Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Lê Văn Tường

Hà Nội - 2014

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI 3 3I VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA TRƯỜNG 3

II KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG VÀ DẠY NGHỀ 7

1 Tổ chức hoạt động của văn phòng 71.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Trung tâm Đào tạo Nghiệp vụ văn phòng và Dạy nghề 72.2 Bộ phận khảo thí và đảm bảo chất lượng: 71.2 Khảo sát việc bố chí phòng làm việc công việc của văn phòng của cơ quan thực tập; Nhận xét những ưu, nhược điểm, đề xuất phương án tối ưu 71.3 Mô tả nội dung các bước trong quy trình xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ của cơ quan nói chung: (Xem phụ lục số 02) 91.4 Mô tả những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 101.5 Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác chothủ trưởng (nếu có): (Xem phụ lục số 04) 101.6 Lấy ví dụ những tình huồng cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo cơ quan 101.7 Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan 10

2 Khảo sát về công tác văn thư 112.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (nhận xét ưu, nhược điểm) 112.2 Soạn thảo và ban hành văn bản 122.2.1 Hệ thống hóa các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và ban

hàn văn bản: 12 2.2.2 Tìm hiểu quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 12

2.2.2 Nhận xét những ưu, nhược điểm về các nội dung: Thẩm quyền ban

hành văn bản; thể thức và và kỹ thuật trình bày văn bản; 13 quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản: 13

2.3 Tổ chức quan lý và giải quyết văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà

Nội 16

2.3.1 Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của cơ quan; nhận xét ưu, nhược điểm: 16

2.3.2 Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến; nhận xét ưu, nhược điểm: 17

2.3.3 Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 18

2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan 19

2.4.1 Các quy định về quản lý và sử dụng con dấu : 19

2.4.2 Nội dung quy định quản lý và sử dụng con dấu: 19

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá ưu, nhược điểm về các nội dung 20

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 20

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu 21

3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 22

3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 22

Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN 24

241 Mẫu hóa một số văn bản hành chính của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ban hành nhiều nhất: Quyết định (cá biệt), công văn hành chính, thông báo 24 2 Thống kê từ Sổ đăng ký công văn đi của cơ quan các tên loại văn bản quản lý được ban hành trong 5 năm trở lại đây: 24

Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT 25

25I Nhân xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 25

1 Công tác Quản lý Nhân sự: 25

2 Công tác Văn phòng: 26

3 Công tác Văn thư – Lưu trữ: 27

3.1 Công tác văn thư: 27

3.2 Công tác lưu trữ: 28

II Đề xuất những biện pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm 29

KẾT LUẬN 31

LỜI NÓI ĐẦU

Trên con đường hội nhập Quốc tế, cuộc cách mạng khoa học công nghệ vàthông tin đã nhanh chóng làm thay đổi quan niệm của xã hội về Văn phòng cũngnhư vấn đề xử lý thông tin Hòa cùng với sự phát triển của thế giới và xu hướnghội nhập kinh tế Quốc tế, ngành Hành chính văn phòng đang vươn lên tự khẳngđịnh Ngoài những loại hình văn phòng truyền thống, đã có nhiều loại hình vănphòng hiện đại xuất hiện ( văn phòng điện tử, văn phòng tại nhà…) và là mộtngành đầy triển vọng và có mặt trên tất cả các đơn vị cơ quan hành chính nhànước Cùng với sự đổi mới và phát triển đó thì việc đào tạo một đội ngũ tri thức

là vô cùng quan trọng được Đảng và Nhà nước ta quan tâm hàng đầu.Vì vậy,thách thức đặt ra với học sinh, sinh viên không chỉ dừng lại ở học tập, tu dưỡng,rèn luyện bản thân để tiếp thu kiến thức trong nhà trường mà còn phải học hỏitiếp thu kinh nghiệm ngoài thực tiễn Để tận dụng một cách triệt để những cơhội, vượt qua những khó khăn thử thách, đáp ứng được yêu cầu đổi mới của xãhội, trong công tác điều hành và quản lý xã hội về các lĩnh vực cũng đòi hỏi phảinâng cao năng lực, hiệu quả của bộ máy lãnh đạo tạo môi trường cạnh tranhnăng động và cải cách có hiệu quả

Nhằm đáp ứng nhu cầu thiết yếu trong hoạt động quản lý Nhà nước ở cácCấp, các Ngành, ngoài chuyên ngành Hành chính văn phòng đã được mở ratrong hệ thống các trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn, Học việnHành chính Quốc gia, Đại học Luật thì trường Đại học Nội vụ Hà Nội cũng đã

mở thêm các ngành đào tạo: Hành chính văn phòng, Thông tin thư viện, Thư kývăn phòng, Tin học văn phòng… Tất cả các chuyên ngành đều được đào tạo bàibản với đội ngũ giảng viên đầy kinh nghiệm và nhiệt huyết

Để giúp sinh viên áp dụng những kiến thức vào thực tế, hàng năm TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội đều tổ chức cho sinh viên các khoá đi thực tập tại các cơquan đơn vị Thời gian thực tập này hết sức quan trọng đối với sinh viên, ngoàiviệc áp dụng những kiến thức cà thực tiễn còn giúp sinh viên củng cố rất nhiều

kiến thức đã học, hiểu biết hơn về chuyên ngành mình đang theo học và có một

tư tưởng đúng đắn hơn cho công việc của mình Thực tập sẽ giúp sinh viên quendần với phong cách làm việc của một nhân viên văn phòng tưong lai, là nền tảngvững chắc giúp sinh viên tự tin hơn trước khi chính thức bước vào nghề

Báo cáo thực tập của em được trình bày cơ bản theo các mục sau:

Phần 1: Khảo sát công tác Hành chính văn phòng của Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội

Phần 2: Chuyên đề thực tập: Soạn thảo văn bản và phân loại văn bản quản

lý của cơ quan

Do còn nhiều hạn chế về mặt kiến thức và kỹ năng trong công việc vàtrong thực tế cuộc sống nên trong quá trình thực tập tại Trung tâm đào tạoNghiệp vụ văn phòng và Dạy nghề - Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội em đãkhông tránh khỏi những sai sót trong công việc cũng như các vấn đề chuyênmôn trong việc viết báo cáo Vì vậy em rất mong nhận được các ý kiến đónggóp của các thầy cô và các cán bộ trong phòng để em có thể hoàn thiện hơntrong công việc cũng như trong cuộc sống

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm 2014

Sinh Viên Thực Tập

Đào Thị Thanh

PHẦN I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG CỦA

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

I VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ VÀ QUYỀN HẠN CỦA TRƯỜNG

A Vị trí và chức năng

1 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là cơ sở giáo dục Đại học công lậpthuộc hệ thống giáo dục Quốc dân, trực thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng: Tổ chứcđào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ đại học và sau đại học trong lĩnhvực công tác Nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan; hợp tác Quốc tế;nghiên cứu Khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ Khoa học công nghệ phục vụphát triển Kinh tế - Xã hội

2 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cáchPháp nhân, có con dấu riêng và tài khoản riêng tại kho bạc Nhà nước và Ngânhàng Nhà nước

3 Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặt trụ sở chính tại thành phố Hà Nội

3 Xây dựng và triển khai các chương trình bồi dưỡng chuyên nghiệp,nghiệp vụ đáp ứng nhu cầu xã hội và hội nhập quốc tế

4 Cấp, xác nhận văn bằng, chứng chỉ theo thẩm quyền.

5 Tuyển dụng, quản lý công chức, viên chức; xây dựng đội ngũ giảngviên của Trường đủ về só lượng, cân đối về cơ cấu trình độ, cơ cấu ngành nghề,

cơ cấu độ tuổi và giới tính, đạt chuẩn về trình độ được đào tạo; tham gia vào quátrình điều động của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đối với nhà giáo,cán bộ, nhân viên

6 Tuyển sinh và quản lý người học

7 Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật;

sử dụng nguồn thu từ hoạt động kinh tế để đầu tư xây dựng cơ sở vật chất củaTrường, mở rộng sản xuất, kinh doanh và chi cho các hoạt động giáo dục theoquy định của pháp luật

8 Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật theo yêu cầu chuẩn hóa, hiện đại hóa

9 Xây dựng hệ thống giáo trình, tài liêu, trang thiết bị dạy- học phục vụcác ngành đào tạo của Trường và nhu cầu xã hội

10 Phối hợp với gia đình người học, các tổ chức, cá nhân trong hoạtdộng giáo dục và đào tạo

11 Tổ chức cho công chức, viên chức và người học tham gia các hoạtđộng xã hội phù hợp với ngành nghề đào tạo và nhu cầu của xã hội

12 Tự đánh giá chất lượng giáo dục và chịu sự kiểm định chất lượng giáodục của cơ quan có thẩm quyền, xây dựng và phát triển hệ thống đảm bảo chấtlượng của Trường; tăng cường các điều kiện đảm bảo chất lượng và khôngngừng nâng cao chất lượng đào tạo của Nhà trường

13 Tổ chức hoạt động khoa học và công nghệ; ứng dụng, phát triển vàchuyển giao công nghệ; tham gia giải quyết những vấn đề về kinh tế- xã hội củađịa phương và đất nước; thực hiện dịch vụ khoa học, sản xuất kinh doanh theoquy định của pháp luật

14 Liên kết với các tổ chức kinh tế, giáo dục, văn hóa, thể dục, thể thao,

y tế, nghiên cứu khoa học nhằm nâng cao chất lượng giáo dục, gắn đào tạo với

sử dụng, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế- xã hội, bổ sung nguồn tài chínhcho Trường.

15 Xây dựng, quản lý và sử dụng cơ sở dữ liệu về đội ngũ công chức,viên chức, các hoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ và hợp tác quốc tế củaTrường, về quá trình học tập và phát triển sau tốt nghiệp của người học; thamgia dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong lĩnh vực đào tạo của Trường

16 Được bảo hộ quyền sở hữu trí tuệ; chuyển giao, chuyển nhượng kếtquả hoạt động khoa học và công nghệ, công bố kết quả hoạt động khoa họ vàcông nghệ; bảo vệ lợi ích và xã hội, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân tronghoạt động đào tạo, khoa học và công nghệ của Trường

17 Phát hiện và bồi dưỡng nhân tài trong đội ngũ công chức, viên chức

và người học của Trường

18 Thực hiện liên kết đào tạo sau đại học, đại học và thấp hơn theo quyđịnh của Bộ Giáo dục và Đào tạo

19 Chấp hành pháp luật về giáo dục; thực hiện xã hội hóa giáo dục

20 Giữ gìn, phát triển di sản và bản sắc văn hóa dân tộc

21 Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật theo quy chếlàm việc của Bộ Nội vụ

22 Tổ chức thực hiện hoạt động hợp tác quóc tế theo quy định của phápluật

23 Thực hiện chế độ báo cáo Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước

về hoạt động của Trường theo quy định của pháp luật

C Cơ cấu tổ chức của Trường

Cơ cấu tổ chức của trường Đại học Nội vụ Hà Nội theo Quyết định số58/2010/QĐ-TTg ngày 22/9/2010 của Thủ tướng Chính phủ về việc Ban hành

Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổchức của Trường

Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, cụ thể như sau:

1 Ban giam hiệu, gồm:Hiệu trường và các Phó Hiệu trưởng

2 Hội đồng Khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác

- Phòng Khảo thí và bảo đảm chất lượng

- Phòng Quản lý khoa học và sau đại học

- Phòng Hợp tác quốc tế

- Phòng Công tác sinh viên

4 Các khoa:

- Khoa Tổ chức Xây dựng chính quyền

- Khoa Tổ chức Quản lý nhân lực

- Khoa Hành chính học

- Khoa Văn thư – Lưu trữ

- Khoa Quản trị văn phòng

- Khoa Văn hóa – Thông tin và xã hội

- Khoa Nhà nước và pháp luật

- Khoa Khoa học chính trị

- Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng

5 Các tổ chức khoa học – công nghệ và dịch vụ:

- Viện Nghiên cứu và phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Trung tâm Tin học

- Trung tâm Ngoại ngữ

- Trung tâm Thông tin Thư viện

- Tạp chí Đại học Nội Vụ

- Ban Quản lý kí túc xá

6 Cơ sở đào tạo trực thuộc:

- Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề

- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Miền Trung

- Cơ sơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ ChíMinh

7 Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

8 Công đoàn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

9 Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ HàNội

1 Tổ chức hoạt động của văn phòng

TRUNG TÂM ĐÀO TẠO NGHIỆP VỤ VÀ DẠY NGHỀ

Giám đốc trung tâm: Th.s Tạ Thị Liễu Phó Giám đốc trung tâm : Th.s Hà Diệu Linh

Giảng viên : Nguyễn Thị Nhật Ánh

Phan Minh Tân

Chuyên viên : Lê Văn Tường

II Mục đích của công việc: Tham mưu, tổng hợp, đề xuất ý kiến giúpthủ trưởng khoa trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề

III Nhiệm vụ:

1.1 Công tác khoa trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng (chiếm 60%khối lượng thời gian làm):

- Hướng dẫn tạo nguồn và tổ chức thực hiện tuyển sinh vào các ngànhnghề đào tạo của Trường theo kế hoạch đào tạo và theo yêu cầu sát hạch được

cơ quan cấp trên thẩm duyệt

- Tổ chức dạy và học có chất lượng thường xuyên cải tiến phương phápgiảng dạy và học của khoa

- Tổ chức khâu nghiệp vụ thực hành , thực tập của sinh viên của khoa kếthợp với lao động sản xuất gắn liền với phục vụ sản xuất kinh doanh kinh doanh

và đời sống xã hội

- Xây dựng chương trình, giáo trình, kế hoạch giảng dạy và học tập đốivới ngành nghề : Hành chính văn phòng, Văn thư-Lưu trữ, Thư kí văn phòng,Tin học văn phòng và các ngành nghề khác có liên quan khi được các cơ quan

có thẩm quyền cho phép và theo quy định của pháp luật

- Cung cấp thông tin và hướng dẫn, hỗ trợ các nhân viên khác về các chínhsách, Quyết định của cơ quan

1 2 Về công tác Hành chính - Văn phòng khác (chiếm 35% thời gian làmviệc):

- Soạn thảo các văn bản hành chính, văn bản điều hành của cơ quan nhằmđảm bảo hợp pháp của văn bản này

- Cập nhật, nghiên cứu, quản lý và xây dựng hệ thống thông tin, văn bảnquản lý của cơ quan chuẩn hóa theo quy định của pháp luật hiện hành

- Thực hiện công tác văn thư hành chính của cơ quan, lưu trữ hệ thốngcông văn đi, công văn đến, đảm bảo an toàn, cơ mật Lưu giữ các hồ sơ cán bộ,hợp đồng lao động

- Thực hiện các biểu mẫu về Báo cáo tình hình lương, thưởng, định mức,phúc lợi Xây dựng biểu mẫu thống nhất về hồ sơ và tiêu chí tuyển dụng, đề bạt,

kỷ luật

- Thực hiện các hoạt động của Trung Tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng

và dạy nghề khác do cấp trên giao

IV Các mối quan hệ trong công việc:

1 Mối quan hệ bên trong:

- Cố vấn, hỗ trợ nhân viên khác về vấn đề Hành chính

- Phối hợp với các đồng nghiệp và nhân viên khác trong quá trình làmviệc

- Báo cáo với Giám đốc trung tâm theo định kỳ

2 Mối quan hệ bên ngoài:

- Quan hệ với các tổ chức bên ngoài như các văn phòng dịch vụ lao động,phòng hành chính của cơ quan khác……

- Thực hiện tốt công tác văn thư hành chính trong cơ quan

- Chịu trách nhiệm về những gì mình báo cáo với cấp trên

1.3 Mô tả nội dung các bước trong quy trình xây dựng chương trình, kế hoạchcông tác thường kỳ của cơ quan nói chung:( xem phụ lục số 01)

* Bước 1: Gửi công văn yêu cầu các Phòng đăng ký chương trình côngtác.

* Bước 2: Đăng ký chương trình công tác về văn phòng

* Bước 3: Dự thảo chương trình công tác

* Bước 4: Gửi bản dự thảo đến các đơn vị lấy ý kiến đóng góp

* Bước 5: Cho ý kiến đóng góp

* Bước 6: Hoàn chỉnh bản dự thảo và trình thủ trưởng cơ quan phê duyệt,ban hành

* Bước 7: Xem xét và phê duyệt

* Bước 8: Ban hành chương trình công tác

1.4 Mô tả những nhiệm vụ của nhà quản trị văn phòng trong việc tổ chức hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: ( xem phụ lục số 02)

* Thứ 1: Lập kế hoạch tổ chức hội nghị.

* Thứ 2: Xem xét và phê duyệt

* Thứ 3: Phân công công việc chuận bị cho hội nghị

* Thư 4: Tiến hành hội nghị

* Thứ 6: Kết thúc hội nghị

* Thứ 7: Thu thập tài liệu, lưu hồ sơ công việc, quyết toán kinh phí

1.5 Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho thủ trưởng (nếu có):(xem phụ lục số 04)

1.6 Lấy ví dụ những tình huồng cụ thể về cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo cơ quan

1.7 Tìm hiểu các biện pháp hiện đại hóa văn phòng của cơ quan

Các biện pháp hiện đại hóa văn phòng gồm:

- Văn phòng phải được trang bị các thiết bị máy móc hiện đại để phục vụcho văn phòng ví dụ như: máy chữ, máy in, máy photocopy, điện thoại, điện tín,máy ghi âm văn phòng, máy tính điện tử và máy vi tính…

- Văn phòng phải được trang bị đầy đủ các đồ dùng, vật dụng cần thiết đểphục vụ cho văn phòng ví dụ như: bàn nghế, tủ hồ sơ, cặp ba dây, bìa hồ sơ, tòmục lục văn bản, các loại sổ sách, giấy, bút, kẹp giấy, dụng cụ đập ghim, đụclỗ…

- Văn phòng phải có được sự thoáng mát vì nó tác động rất lớn đến năngxuất lao động của người văn phòng

- Nhiệt độ trong văn phòng cũng có ảnh hưởng đến sức khỏe của ngườivăn phòng, cần phải sử dụng một cách hợp lý và hài hòa

- Tiếng động cũng có ảnh hưởng đến thần kinh con người và năng suấtlao động của người văn phòng

- Ánh sáng cũng có ảnh hưởng đến năng xuất của người văn phòng, thôngthường phải sử dụng cả hai loại ánh sáng: ánh sáng tự nhiên (ánh sáng mặt trời)

và ánh sáng nhân tạo Phòng làm việc của người văn phòng phải có các cửa sổthích hợp để sử dụng sự chiếu sáng tự nhiên

2 Khảo sát về công tác văn thư

2.1 Tìm hiểu mô hình tổ chức văn thư của cơ quan (nhận xét ưu, nhược điểm)

Trong hoạt động quản lý Nhà nước, công tác Văn thư đóng vai trò quantrọng Có thể coi công tác Văn thư là “bộ khung” trong quá trình quản lý Nhànước Công tác Văn thư được thực hiện tốt sẽ góp phần tích cực đến hoạt độngquản lý Nhà nước của mỗi cơ quan

Văn thư là công tác không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quoan

Có ý nghĩa đặc biệt quan trọng các chủ trương, chính sách của Đảng, Nhà nước,báo cáo liên hệ, giữa các cơ quan, các ngành, các cấp, nói tóm lại Văn thư làhoạt động dảm bảo thông tin bằng văn bản Đây là bộ phận chiếm phần lớntrong công tác Văn phòng, là một dây truyền liên hệ tất cả các cơ quan trongTrường tạo thành một bộ máy hoạt động nhịp nhàng

Công tác Văn thư của cơ quan được tổ chức theo hình thức Văn thư tậptrung Tất cả các văn bản, tài liệu do cơ quan ban hành và gửi đi (văn bản đi)

cũng như các văn bản mà cơ quan khác gửi đến (văn bản đến) để chỉ đạo, thựchiện chức năng, nhiệm và liên hệ công việc đều phải thông qua Văn thư của cơquan Nhân viên Văn thư, được đào tạo về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ bàibản và sử dụng thành thạo các thiết bị văn phòng hiện đại, đáp ứng được yêu cầucủa Văn thư hiện đại Phòng làm việc của Văn thư thì được bố trí độc lập ngaytại tầng 1 dãy nhà A

a Ưu điểm:

Phòng làm việc của Văn thư được bố trí độc lập ngay trước cửa ra vào tầng 1,một vị trí thuận lợi cho công việc tiếp nhận văn bản đến và tiếp cận thông tin vớimọi người

Phòng Văn thư được trang bị tương đối đầy đủ các máy móc, thiết bị hiệnđại như: máy điều hòa, máy vi tính, máy fax, điện thoại, máy photo, tủ đựng tàiliệu… nhằm đáp ứng tốt nhất yêu cầu của công tác văn thư chính xác, nhanhchóng, an toàn, bí mật, hiện đại

b Nhược điểm:

Tuy nhiên, việc bố trí và sắp xếp các trang thiết bị chưa khoa học, ảnhhưởng đến quá trình giải quyết công việc cũng như mĩ quan trong phòng làmviệc

2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản

2.2.1 Hệ thống hóa các văn bản của cơ quan quy định về soạn thảo và ban hàn văn bản như:

Thông tư 04/2013/TT-BNV Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản hành chính; Thông tư 04/2013/TT-BNV hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức do Bộ trưởng Bộ Nội vụ ban hành

Trường mới đổi tên thành Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nên vẫn chưa có thêm được nhiều văn bản mới nào quy định về soan thảo và ban hành văn bản

2.2.2 Tìm hiểu quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan (xem phụ lục số 05)

* Bước 1: Chuận bị soạn thảo

* Bước 2: Xây dựng dự thảo văn bản phù hợp với hình thức, thể thức vănbản theo quy định của Nhà nước

* Bước 3: Duyệt văn bản

* Bước 4: Hoàn thiện thể thức và làm các thủ tục ban hành

2.2.2 Nhận xét những ưu, nhược điểm về các nội dung: Thẩm quyền ban hành văn bản; thể thức và và kỹ thuật trình bày văn bản;

quy trình soạn thảo văn bản; kỹ thuật soạn thảo văn bản:

a Thẩm quyền ban hành văn bản:

* Ưu điểm:

Nhìn chung các văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội được banhành đúng thẩm quyền quy định, theo đúng quy định của pháp luật hiện hành Tất cả các văn bản ban hành thuộc thẩm quyền ký của từng lãnh đạo đượcquy định rõ ràng, không có sự chồng chéo

Phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ của từng lãnh đạo trong cơ quan

Giảm được khối lượng văn bản do Hiểu trưởng ký

Cụ thể như sau:

- Hiệu trưởng Nhà trường có thẩm quyền ký các văn bản chỉ đao củaTrường các Quyết định cá biệt, tò trình, kế hoạc, báo cáo, công văn của Trườnggửi lên cấp trên

+ Đối với những quyết định, văn bản chỉ đạo Hiệu trưởng ký ban hành

Ví dụ:

HIỆU TRƯỞNG

Triệu Văn Cường

- Phó Hiệu trưởng ký thay Hiệu trưởng một số văn bản chỉ đạo, các Quyếtđịnh cá biệt, tò trình, kế hoạch, báo cáo, công văn của Trường được Hiệu trưởngNhà trường ủy quyền hay phân công phụ trách

Ví dụ:

KT HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG

Dương Mạnh Hùng

- Trưởng phòng Hành chính – Tổng hợp được ký một số văn bản theo sự

ủy quyền và phân công của Hiệu trưởng Nhà trường Trưởng phòng Hành chính– Tổ chức thừa lệnh Hiệu trưởng ký một số văn bản hành

Ví dụ:

TL HIỆU TRƯỞNG TRƯỞNG PHÒNG HÀNH CHÍNH TỔ CHỨC

Nguyễn Hoành Thìn

* Nhược điểm:

Việc phân công thẩm quyền ký này sẽ làm cho Hiệu trưởng không kiểmsoát được tất cả các văn bản trên các lĩnh vực công tác mà chỉ thông qua đượcbáo cáo gửi lên.

b Thể nhức và kỹ thuật trình bày văn bản:

* Ưu điểm:

Có thể đảm bảo tương đối đầy đủ về các yếu tố thể thức, ký thuật trìnhbày

* Nhược điểm:

Một số văn bản còn sai về thể thức và kỹ thuật trình bày Ví dụ như: Định

lề trang văn bản chưa đúng với quy định khoảng cách lề trên lề dưới

c Quy trình soạn thảo văn bản:

Hàng ngày chuyên viên các phòng, ban, đơn vị kiểm tra, theo dõi, đônđốc giải quyết công việc nên công tác thu thập, xử lý thông tin nhanh chóng,chính xác

Xây dựng đề cương, viết bản thảo thuận lợi cho việc bổ sung, phải sửachữa hoàn chỉnh văn bản hoàn thiện hơn

Về mặt pháp lý: Nội dung các văn bản đúng pháp lý phù hợp với thựctiễn cuộc sống, khi ủy quyền cụ thể hóa bang văn bản của cấp trên, văn bản banhành đúng thẩm quyền.

Về mặt kinh tế: Các nội dung trong văn bản mang tính khả thi, phù hợpvói những quy định của pháp luật, thẩm quyền và hiệu lực pháp lý

Mang tính đại chúng: người đọc nội dung văn bản dễ hiểu, dễ kiểm tra Mang tính khoa học: Nội dung, ý tưởng trong văn bản rõ ràng, chính xácdiễn đạt các y theo trình tự logic, ý trước là cơ sở của ý sau, ý sau nhằm minhhọa cho ý trước

Cách sử dụng ngôn từ của văn bản hành chính dều mang tính chất hànhchính sự Ngôn từ hành chính mang tính khách quan, chính xác, mạch lạc, lịch

sự, tính khôn mẫu rõ ràng đầy đủ, diễn tả một cách dứt khoát buộc cấp dưới thựcthiện đúng nhiệm vụ của mình

* Bước 1: Soạn thảo văn bản.

* Bước 2: Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

* Bước 3: Trình ký văn bản

* Bước 4: Đăng ký văn bản đi

* Bước 5: Nhân bản văn bản

* Bước 6: Đóng dấu

* Bước 7: Chuyển giao văn bản đi

* Bước 8: Lưu văn bản đi

* Bước 8: Sắp xếp, bảo quản, phục vụ sử dụng, nghiên cứu văn bản

a Ưu điểm: Việc áp dụng đăng ký văn bản đi bằng hệ thống: “sổ đăng kývăn bản đi” và dăng ký phần mềm, khi tra tìm có độ chính xác cao và nhanhchóng.

Sao văn bản, văn thư trình bày thể thức sao văn bản đúng quy định, cókèm theo 1 thể thức sao kẹp bên ngoài văn bản thuận lợi cho tra tìm văn bản saonhanh

Chuyển giao văn bản đi được làm bằng nhiều cách thuận tiện, gọn nhẹ, ítkinh phí, vừa đảm bảo, kịp thời giải quyết công việc

b Nhược điểm: Soạn thảo văn bản do chuyên viên soạn thảo, việc kiểmtra thể thức, nội dung văn bản phải qua lại giữấcc bước sẽ mất thời gian và tiến

độ giải quyết các công việc chậm

Đăng ký văn bản đi trên hệ thống phần mềm khi nhập số có thể sơ xuất sốvăn bản nhảy cách số do vậy khó sửa, tra tìm văn bản không trùng với văn bảngốc Hoặc do điều kiện khách quan như: mất điện, đường nhập văn bản đi bị lỗi,máy hỏng

2.3.2 Mô tả các bước trong quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến; nhận xét ưu, nhược điểm:(xem phụ lục số 07)

* Bước 1: Tiếp nhận văn bản và kiểm tra bì

* Bước 2: Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến

* Bước 3: Ghi số đến, ngày đến

* Bước 4: Đăng ký văn bản đến vào máy tính

* Bước 5: Trình văn bản đến

* Bước 6: Sao văn bản đến

* Bước 7: Chuyển giao văn bản đến

* Bước 8: Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

a ưu điểm:

Quy tình sử lý văn bản đến khá chặt chẽ thuận lợi cho việc áp dụng ISOvào chương trình quản lý văn bản đến

Sau khi tiếp nhận văn bản đến Văn thư kẹp phiếu sử lý vào văn bản.Cách làm mới này rất khoa học, tính thẩm mỹ cao.

Văn thư nhập văn bản đến để lấy số cũng giống như nhập sổ văn bản đi,làm như vậy khi tra tìm sẽ nhanh và chính xác hơn

Văn thư ghi ý kiến sử lý vào trong phần mềm khi tra tìm lại văn bản sẽbiết đơn vị nào chịu trách nhiệm giải quyết văn bản, sẽ ràng buộc được tráchnhiệm

Chuyển giao văn bản đến cũng giống như chuyển giao văn bản đi khi tìmvăn bản dễ tìm không mất nhiều thời gian

b Nhược điểm:

Trình tự giải quyết văn bản ở các khâu phải chuyển qua nhiều lần

Lãnh đạo ghi ý kiến sử lý văn bản vào phiếu sử lý do có sơ xuất phiếu xử

lý có thể thất lạc nên khi xin lại sẽ mất thời gian

Khi đăng ký phần mềm dễ mất văn bản, tính an toàn không cao

Khi chuyển giao không có sổ chuyển giao văn bản đến Do đó không có

cơ sở ràng buộc trách nhiệm người nhận văn bản, và không theo dõi tiến độ giảiquyết công việc

2.3.3 Nhận xét về việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan

* Ưu điểm:

Danh mục hồ sơ do chuyên viên, các đơn vị lập, do đó được dễ dànghơn,độ chính xác cao, nắm chắc, theo sát từng công việc giải quyết trong 01năm

Thu thập,bổ sung tài liệu vào hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc, sắpxếp tài liệu chặt chẽ nhằm quản lý văn bản và giải quyết công việc nhanh chóng

Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, phục vụ tra cứu trước mắt vàlâu dài của cơ quan, xây dựng nề nếp khoa học trong công tác văn thư

* Nhược điểm:

Văn thư không lập danh mục hồ sơ thì không tổng hợp và theo dõi từngcông việc của đơn vị, mang tính thụ động Các đơn vị chưa xem trọng việc lập

hồ sơ là cần thiết do đó công tác thu thập, sắp xếp tài liệu đang còn tồn đọng,văn bản còn lộn xộn

Hồ sơ sau 01 năm nộp vào lưu trữ chưa biên mục đầy đủ, các đơn vịkhông thống kê hồ sơ vào Mục lục hồ sơ nộp lưu

Lập hồ sơ là khâu cuối cùng trong công tác văn thư, là tiền đề cho côngtác lưu trữ Lập hồ sơ đánh dấu năng suất, quá trình giải quyết công việc của cơquan Khi đã lập hồ sơ thì mới xem công việc đó đã giải quyết xong

2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan

2.4.1 Các quy định về quản lý và sử dụng con dấu :

Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính Phủ về quản lý

và sử dụng con dấu

Thông tư Liên tịch số 07/2002/TT-LT ngày 06/05/2002 của Bộ Công An

và Ban tổ chức cán bộ Chính phủ hướng dẫn thực hiện một số quy định tại Nghịđịnh số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụngcon dấu

Thông tư số 08/2003/TT-BCA ngày 12/05/2003 của Bộ Công An hướngdẫn mẫu dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản, sử dụng con dấu của cơquan, tổ chức theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về côngtác văn thư

Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của

Bộ Nội Vụ và Văn Phòng Chính Phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản

2.4.2 Nội dung quy định quản lý và sử dụng con dấu:

* Quản lý và sử dụng con dấu:

Quản lý và sử dụng con dấu được trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội đượcquy định như sau:

Nhân viên văn thư có trách nhiệm bảo quản con dấu của trường Đại HọcNội Vụ Hà Nội Không để người không có trách nhiệm sử dụng một cách tùytiện Khi vắng mặt phải có người thay thế theo sự chỉ đạo của lãnh đạo vănphòng và phải có bàn giao bằng biên bản giao nhận

Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của trường Đại Học Nội Vụ

Hà Nội, chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký củangười có thẩm quyền

* Quy định đóng dấu:

Văn thư đóng dấu trên văn bản phải rõ ràng, đúng chiều, ngay ngắn, đúngmực dấu qui định.Khi đóng dấu lên chữ ký phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bêntrái Trường hợp đóng dấu nhầm hoặc không rõ ràng thì không được đóng lêndấu cũ mà phải in, ký lại văn bản đó và đóng dấu lại

Khi đóng dấu các phụ lục kèm theo văn bản chính thì các trang phụ lụcđược đóng dấu treo ở góc bên trái và trùm lên một phần tên cơ quan Đối vớivăn bản có nhiều trang thì phải đóng dấu giáp lai

Nghiêm cấm đóng dấu khống lên văn bản

* Các loại con dấu của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:

Dấu cơ quan, dấu chức danh, dấu đích danh, dấu chữ ký, dấu đến, dấukhẩn, dấu thu hồi

Trên đây là toàn bộ tình hình công tác văn thư của Trường Đại học Nội

vụ Hà Nội Qua thời gian đi thực tập tại đây, em thấy nhìn chung công tác vănthư đã đi vào nề nếp và có tính khoa học Thực hiện theo các quy định của Nhàtrường đề ra

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và đánh giá

ưu, nhược điểm về các nội dung

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

Thu thập, bổ sung tài liệu là quá trình tài liệu là quá trình thực hiện cácbiện pháp có liên quan tới việc xác định nguồn tài liệu và thành phần tài liệuthuộc lưu trữ cơ quan, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào các kho lưu trữ theoquyền hạn và phạm vi đã được Nhà nước quy định

Thu thập, bổ sung tài liệu nhằn bảo đảm đưa vào các kho lưu trữ nhữngtài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử để bảo quản và phục vụ yêu cầunghiên cứu, khai thác sử dụng tài liệu của độc giả

Các tài liệu hiện nay đã hết thời hạn lưu trữ hiện hành nhưng các đơn vị,phòng, ban chưa nộp vào lưu trữ, các tài lệu còn tồn đọng không chỉ có 01 năm

mà tận tới 2 đến 3 năm Mặc dù văn phòng đã có công văn chỉ đạo, đôn đốcnhưng do các đơn vị chưa quan tâm đúng mức đến việc thu thập, bổ sung tài liệuvào lưu trữ nên các tài liệu ở các đơn vị vẫn tồn đọng

Nhìn chung công tác thu thập tài liệu lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội còn chậm, tài liệu còn tồn đọng

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu

Chỉnh lý tài liệu là việc tổ chức khai thác lài liệu trong phông theo một

phương án phân loại quan trọng Đây là khâu quan trọng nhất của ngành Lưutrữ Có thể nói có tài liệu chỉnh lý thì mới được coi là kho Lưu trữ Công việcnày đòi hỏi người thực hiện phải có kiến thức chuyên môn, được đào tạo và cókinh nghiệm nghề nghiệp thì mới đảm bảo yêu cầu Là khâu quan trọng nhất củangành nên được tiến hành cần thận, đúng kỹ thuật và chính xác

Công tác chính lý sơ bộ đã được thực hiện ở khâu cuối của công tác Vănthư Đến bộ phận Lưu trữ, cán bộ lưu trữ chỉ đưa vào đặc điểm, yêu cầu, nghiệmthu mà chỉnh sữ lải hoặc phân loại chỉnh lý từ đầu Theo đó phương án được ápdụng chỉnh lý tài liệu được chọn là: Thời gian – Mặt hoạt động

Quy trình chỉnh lý tài liệu được tiến hành các bước sau:

+ Phân loại tài liệu:

Phân chia tài liệu theo các nhóm nhỏ theo từng năm

Chia tài liệu thành các nhóm nhỏ hơn theo tên loại văn bản

+ Lập hồ sơ:

Thành từng tập thì tiến hành kiểm tra lại lần nữa xem có còn những vănbản không thuộc phông chỉnh lý Kết thúc công việc này thì mỗi nhóm nhỏ làmột hồ sơ Các văn bản trong hồ sơ được xếp theo thứ tự và ngày tháng văn bản

từ đến lớn Trường hợp một hồ sơ mà có quá nhiều văn bản, quá dày thì phảiphân chia thành các tập cho phù hợp

+ Biên mục hồ sơ:

Đánh số tờ

Viết mục lục văn bản

Viết chứng từ kết thúc

Viết bìa hồ sơ

+ Đánh số hồ sơ vào bìa, vào cặp, viết nhãn cặp, hộp

+ Xây dựng công cụ tra tìm, quản lý tài liệu lưu trữ

3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ

Bảo quản tài liệu lưu trữ là sử dụng các biện pháp, kế hoạch, kỹ thuật,kéo dài tuổi thọ và bảo đảm an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ được tốt các yêucầu khai thác, sử dụng tài liệu

Tài liệu lưu trữ được sắp xếp gọn gang, khoa học, trong kho có bảng chỉdẫn để tài liệu Tạo điều kiện cho việc khai thác, sử dụng tài liệu nhanh chóng,mang lại hiệu quả cao

Kho lữu trữ còn có các thiết bị: thông gió, máy điều hòa, quạt chống ẩm,các thiết bị chống cháy, hệ thống báo cháy, đèn chiếu sang…

Ngoài ra còn có qui định về chế độ bảo vệ tài liệu trong kho ngiêm ngặt

3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội coi công tác khai thác, sử dụng tài liệulưu trữ không chỉ phục vụ tạm thời mà phục vụ lâu dài Không chỉ phục vụ nhucầu sử dụng tài liệu của các cán bộ, nhân viên, học sinh, sinh viên trong trường

mà còn phục vụ cho các ban, ngành, đơn vị, các cá nhân, học sinh, sinh viên, các

đối tượng đọc giả và các đối tượng cần nghiên cứu ngoài trường đến khai thácvới mục đích chính đáng, thiết thực.

Tài liệu lưu trữ của Trường được áp dụng chỉ có một hình thức sử dụngtài liệu: tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc Các tài liệu mà độc giả đến khaithác hầu hết đều được các cán bộ lưu trữ ghi lại, có biên bản bàn giao nhận tàiliệu khai thác và sử dụng

Hiện nay số lượng tài liệu trong kho chưa nhiều, các tài liệu tham khảocòn chưa phong phú, còn hạnh chế trong việc khai thác, sử dụng của ngườinghiên cứu Độc giả chưa hết đánh giá hết tác dụng của tài liệu lưu trữ nên chưachủ động đến nghiên cứu, chỉ khi có công việc giải quyết bắt buộc phải tìm tàiliệu thì mới đến kho lưu trữ để tra tìm nên chất lượng sử dụng tài liệu chưa đạthiệu quả cao

* Ưu điểm:

Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội đã thực hiện khá tốt công tác Lưu trữ từkhâu thu thập, bổ sung đến tổ chức, sử dụng tài liệu phục vụ tốt cho hoạt độngcủa cơ quan từ khi được thành lập cho đến nay Đặc biệt trong việc sưu tầm, bổsung những tài liệu quý hiếm, có giá trị sử dụng cao của các cơ quan, tổ chức, cánhân

Điều đó cho thấy sự quan tâm đúng mức, kịp thời của Bộ, của ban lãnhđạo nhà trường và sự cố gắng, tinh thần trách nhiệm của tâp thể cán bộ, nhânviên các phòng, ban chức năng đối với công tác Lưu trữ không chỉ ở cơ quan màcòn là thực hiện tốt chủ trương, chính sách của Nhà nước ta

* Nhược điểm:

Phương tiện vận chuyển và đi lại còn hạn chế, nhân sự không đồng đều,một số công cụ, phương tiện đã cũ, không còn phù hợp với điều kiện hiện nay Hầu hết các phông chính đều được lập hồ sơ, tuy nhiên việc tra cứu còngặp khó khăn, sắp xếp còn lộn xộn, chưa khoa học, một số phông còn chưa đượcchỉnh sửa, bổ sung

Phần II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ PHÂN

LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ CỦA CƠ QUAN

1 Mẫu hóa một số văn bản hành chính của Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội ban hành nhiều nhất: Quyết định (cá biệt), công văn hành chính, thông báo:

2 Thống kê từ Sổ đăng ký công văn đi của cơ quan các tên loại văn bản quản lý được ban hành trong 5 năm trở lại đây:

TT Tên loại văn bản

ban hành

Số lượng Năm

2009

Năm 2010

Năm 2011

Năm 2012

Năm 2013

Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT

I Nhân xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác hành chính văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Qua đợt thực tế đã cho thấy việc áp dụng lý thuyết vào thực tế là một vấn

đề rất cần thiết Sau 1 tháng thực tập tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em đãhọc được rất nhiều điều mới mẻ nếu chỉ bó hẹp trong khuôn khổ lớp học thìkhông thể thấy được

Có thể nói việc đưa lí luận cọ xát với thực tiễn giúp cho mỗi sinh viên cóđiều kiện tự mình thực hiện các khâu chuyên môn, nghiệp vụ hoàn thiện về taynghề, tác phong làm việc và phong cách giao tiếp, ứng sử của người cán bộ vănphòng

Được sự quan tâm chỉ đạo của cơ quan cấp trên và ban lãnh đạo Nhàtrường nên Trung tâm đào tạo Nghiệp vụ văn phòng và Dạy nghề của TrườngĐại học Nội Vụ Hà Nội đã và đang ngày một đổi mới về lề lối làm việc cũngnhư chất lượng chuyên môn ngày một tốt hơn

1 Công tác Quản lý Nhân sự:

* Nhược điểm:

Lãnh đạo thường xuyên đi công tác, tập huấn nên công tác kiểm tra, theodõi còn hạn chế dẫn đến các công việc bị dồn lại, tiến độ giải quyết chậm

2 Công tác Văn phòng:

* Ưu điểm:

Công tác tham mưu tổng hợp như xây dựng chương trình công tác, tổchức hội nhị, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo….đã được chuyên viênđảm nhệm và làm đúng theo quy chế làm việc của Nhà trường, biết cách sử lýcác tình huống

Văn phòng đã bố trí, mua sắm các trang thiết bị, cơ sở vật chất phươngtiện đầy đủ co cơ quan hoạt động

Bên cạnh đó, Trường cũng trú trọng với việc nâng cao trình độ chuyênmôn như: cử cán bộ đi học, 100% cán bộ được đào tạo qua trường lớp, có bằngcấp

Tác phong làm việc của cán bộ, công chức trong cơ quan thực hiệnnghiêm túc giờ giấc của cơ quan, nội quy, quy định của cơ quan, thực hiện đúngchức năng, nhiệm vụ của cơ quan

Công tác soạn thảo và ban hành văn bản đa số đúng theo quy định, đảmbảo yêu cầu cần và đủ cho một văn bản được ban hành theo đúng trình tự

ăn khớp, bị gián đoạn

Tuy đã được đàu tư vào một số trang thiết bị hiện đại, nhưng thực tế chothấy một số phương tiện máy móc đã cũ, hư hỏng và cong thiếu ở một số phòngban Ví dụ: máy fax, máy hút bụi, máy hủy tài liệu Các trang thiết bị, cơ sở vậtchất phục vụ giải quyết công việc ở các bộ phận đặc biệt là bộ phận Văn thư cònthiếu như: máy tính, máy scan hay bị hỏng, lỗi mạng, tốc độ xử lý chưa cao

3 Công tác Văn thư – Lưu trữ:

3.1 Công tác văn thư:

* Ưu điểm:

Công tác văn thư được thực hiện khoa học và được xem là bộ mặt của cơquan, vì vậy luôn luôn cần được sự quan tâm, chỉ đạo kịp thời tạo điều kiện chocán bộ tham gia các lớp tập huấn nhiệp vụ nâng cao trình độ chuyên môn

Các công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đị, văn bản đến, lập

hồ sơ đã được nâng cao hơn, có chất lượng, và thực hiện đúng theo quy định củaNhà nước

Các quy trình soạn thảo văn bản được chuyên viên soạn thảo có kỹ năng

và chuyên nghiệp

Cán bộ Văn thư đã được đào tạo và thành thạo trong việc sử dụng phầnmềm quản lý văn bản phục vụ cho chỉ đạo điều hành, chỉ đạo của lãnh đạo Vănthư có thể theo dõi được các văn bản gửi đến đã nhận chưa và tiến độ thực hiệnvăn bản Với cách làm mới này các văn bản được sử lý chính xác hơn, tìm kiếmvăn bản dẽ dàng và thuận tiện, không mất nhiều thời gian chuyển giao văn bản,tiết kiệm kinh phí

Công tác quản lý và sử dụng con dấu chặt chẽ Đóng dấu văn bản pháthành nhanh chóng, chính xác, không còn tồn đọng các văn bản chưa đóng dấu

Lập hồ sơ ít tồn đọng, và theo trình tự quy trình lập hồ sơ của Nhà nước

đề ra

Sắp xếp công việc có nề nếp, khoa học, ý thức được trách nhiệm và cóphương pháp giải quyết công việc logic, các cán bộ nhân viên luôn hoàn thànhnhiệm vụ

Một số khâu chuyển giao văn bản còn rườm rà, chưa khoa học nên quátrình giải quyết công việc và chính cán bộ văn thư gặp khó khăn.

Chỉnh lý tài liệu xong một hồ sơ chưa lập mục lục văn bản Do vậy khikhai thác, nghiên cứu và sử dụng tài liệu rất khó khăn

Công cụ tra tìm tài liệu còn thiếu, mới chỉ có mục lục hồ sơ

Chưa áp dụng các hình thức sử dụng tài liệu lưu truộn rãi

Kinh phí dành cho lưu trữ còn hạn chế, phương tiện để bảo quản tài liệucòn thiếu: máy hút bụi, quạt thông gió…

Hiện nay do nhu cầu công việc ngày càng đòi hỏi đáp ứng cao hơn Đểphát huy tốt các ưu điểm và tìm cách khắc phục một số hạn chế trên Nhà trườngcùng với văn phòng tiến hành rà soát và đề ra những giải pháp phù hợp để tiếptục nâng cao hiệu quả Công tác Hành chính Văn phòng của cơ quan

II Đề xuất những biện pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm

Sự phát triển nền kinh tế như hện nay, con người cũng không ngừng đổimới về mọi măt Thời đại của nền công nghệ thông tin, đây là một phương pháp

và dụng cụ hiện đại mà chủ yếu là máy vi tính và phương tiện tryền thông khácnhằm tổ chức, khai thác có hiệu quả các nguồn tài nguyên thông tin trên lĩnh vựchoạt động xã hội, kinh tế, văn hóa, con người

Với những nhu cầu về trình độ phát triển văn hóa thông tin, ngôn ngữ thìquan niệm công tác Văn thư, Lưu trữ trở thành nhàn rỗi, đơn giản, dễ làm đã dầnđược thay thế bởi số lượng công việc và tính khoa học đòi hỏi người cán bộ phảinăng động, sáng tạo hơn trong công việc, không chỉ làm tốt nghiệp vụ của mình,còn phải tham gia sâu rộng, tích cực vào công tác quản lý hành chính Bởi học lýthuyết đã khó, áp dụng lý thuyết vào thực tiễn công việc còn khó hơn đòi hỏichúng ta cần nỗ lực, kiên trì và làm việc sáng tạo, khoa học

Trong thời gian đến thức tập tại Trường, em có một số đề xuất với nhàNhà trường như sau:

- Cho sinh viên trong trường được tiếp xúc với thực tế nhiều hơn nhằmtrau dồi kinh nghiệm, khả năng để giúp sinh viên khi ra ngoài cơ quan thực tậpkhông bị bỡ ngỡ

- Tăng cường thêm một số tiết học của một số ngành như Tin học, Quảntrị văn phòng, Soạn thảo văn bản, tiếng anh để sinh viên được hiểu sâu thêm

+ Đảm bảo cơ sở vật chất, có các khoản trợ cấp về độc hại, luôn độngviên tinh thần, có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môncao cho cán bộ trong cơ quan.

+ Tiếp tục tăng cường việc thu thập tài liệu lưu trữ quý hiếm

- Đầu tư hơn nữa cơ sở vật chất để bảo quản tài liệu

- Việc quản lý hồ sơ, tài liệu cần thực hiện chặt chẽ hơn, tránh tình trạngchồng chéo văn bản

- Thận trọng và giữ bí mật trong phát ngôn và quản lý tài liệu, công văn,giấy tờ

- Kiểm tra thường xuên việc áp dụng hiệu quả văn bản của văn bản củaĐảng và Nhà nước thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan

- Cần quan tâm phát triển dồng đều đến tất các lĩnh vực của Văn phòng

để tạo nên sự phát triển chung cho toàn Trường

- Phổ biến và ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Hành chínhVăn phòng Tạo điều kiện thuận lợi phục vụ các hoạt động khác của cơ quan,xây dựng mạng lưới điện tử cho phù hợp với sự phát triển của Văn phòng Đảmbảo cho việc cung cấp thông tin cho lãnh đạo một cách nhanh chóng, chính xác

và đầy đủ

KẾT LUẬN

Trên đây là bản “ Báo cáo thực tập Tốt nghiệp Ngành Hành chính Vănphòng” do em viết sau đợt thực tập tại Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Được sựgiúp đỡ của Trường, đặc biệt là các thầy cô giáo trong Trung tâm đào tạo nghiệp

vụ văn phòng và dạy nghề đối với bản thân em Nhờ sự tạo điều kiện thuận lợi

về mọi mặt, những chỉ bảo, hướng dẫn tận tâm của các thầy cô trong Khoa đãgiúp em hoàn thành đợt thực tập quan trọng này

Sau hơn 1 tháng thực tập tại Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng vàdạy nghề – Trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội em đã có điều kiện kiểm chứngtrong thực tiễn những kiến thức mà mình đã được học trên ghế nhà trường.Trong quá trình đó em cũng đã đi sâu nghiên cứu nhiều hơn công tác quản lývăn phòng của Trường, em cũng tích lũy thêm được nhiều kiến thức chuyênngành quản trị văn phòng Nhìn chung công tác đào tạo bồi dưỡng của trườngkhá tốt và đã đem lại hiệu quả nhất định, chất lượng viên chức giảng dạy tănglên

Trong suốt thời gian thực tập em đã tích lũy được rất nhiều kiến thức vềcác lĩnh vực và rút ra được những kinh nghiệm quý báu cho bản thân để hoànthành tốt khóa thực tập và viết báo cáo thực tập cũng như chuẩn bị cho kỳ thi tốtnghiệp Song bên cạnh đó em vẫn tự thấy mình còn rất nhiều khuyết điểm nhưngnhờ sự giúp đỡ của cán bộ trong cơ quan em đã khắc phục được nhiều khuyếtđiểm của mình

Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô trong Trung tâm đào tạo nghiệp vụvăn phòng và dạy nghề

, đã tạo mọi điều kiện thuận lợi giúp em hoàn thành tốt nhiệm vụ thực tậpcũng như viết báo cáo tốt nghiệp

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng năm

Sinh Viên Thực Tập

Đào Thị Thanh

PHẦN PHỤ LỤC

Phụ lục 01: Sơ đồ tổ chức bộ máy của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phụ lục số 02: Sơ đồ hóa nội dung các bước trong quy trình xây dựng

chương trình, kế hoạch công tác

Phụ lục 03: Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị

Phụ lục số 04: Sơ đồ hóa nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến

đi công tác cho thủ trưởng

Phụ lục số 05: Hệ thống hóa các văn bản của cơ quan quy định về soạn

thảo và ban hàn văn bản

Phụ lục số 06: Sơ đồ hóa các bước trong quy trình tổ chức quản lý và

giải quyết văn bản đi

Phụ lục số 07: Sơ đồ hóa các bước trong quy trình tổ chức quản lý và

giải quyết văn bản đến

Phụ lục 01: Sơ đồ tổ chức bộ máy của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Phụ lục số 02: Sơ đồ hóa nội dung các bước trong quy trình xây dựng

chương trình, kế hoạch công tác

Gửi công văn yêu cầu các Phòng đăng ký CTCT

Xem xét và phê duyệt

Ban hành chương trình công tác

Phụ lục 03: Sơ đồ hóa tổ chức 01 hội nghị của Trường Đại học Nội vụ Hà

Nội

Lập Kế hoạch tổ chức Hội nghị

Xem xét và phê duyệt

Phân công công việc chuẩn bị cho Hội nghị

Tiến hành Hội nghị

Kết thúc Hội nghị

Thu thập tài liệu, lưu hồ sơ công việc, quyết toán

kinh phí