QUY TRÌNH TRÌNH KÝ VĂN BẢN

VĂN PHÒNG ĐHQGHN PHÒNG THƯ KÝ TỔNG HỢP QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN ĐI TRÌNH BAN GIÁM ĐỐC CÁC BƯỚC NỘI DUNG CÔNG VIỆC NGƯỜI THỰC HIỆN Tiếp nhận văn (kèm hồ sơ) Văn phòng, Ban chức năng, đơn vị (sau gọi chung đơn vị) trình Giám đốc, Phó Giám đốc: - Văn trình Giám đốc; - Văn trình Phó Giám đốc Chuyên viên Tổng hợp Thư ký Phó Giám đốc NGƯỜI PHỐI HỢP THỜI HẠN HOÀN THÀNH Sáng: Trước 9h00 Chiều: Trước 14h30 Kiểm tra hồ sơ trình,nội dung thể thức văn I TIẾP NHẬN, PHÂN LOẠI VĂN BẢN - Kiểm tra hồ sơ trình: Nếu thiếu phải báo cho đầu mối trình đơn vị để bổ sung - Kiểm tra nội dung thể thức văn bản: Nếu thấy cần sửa phải trao đổi trực tiếp với đầu mối trình đơn vị để hoàn thiện lại văn Chuyên viên Tổng hợp / Thư ký Phó Giám đốc Phân loại, xếp văn trình, ưu tiên trình văn cần xử lý gấp Nhập trích yếu vào file theo dõi văn II TRÌNH GIÁM ĐỐC, CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÊ VĂN BẢN Trình Giám đốc, Phó Giám đốc văn đơn vị trình (kèm hồ sơ trình) Thư ký Giám đốc / Thư ký Phó Giám đốc Chuyên viên Tổng hợp Sáng: Trước 10h30 (chuyển văn trình Giám đốc tới Thư ký Chiều: Trước 16h00 Giám đốc) CÁC BƯỚC NỘI DUNG CÔNG VIỆC Nhận văn có ý kiến đạo Giám đốc, Phó Giám đốc III TRẢ VĂN BẢN CÓ BÚT PHÊ CỦA GIÁM ĐỐC, CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC Kiểm tra, phân loại, trình lại văn Giám đốc, Phó Giám đốc ký sót Nhập ý kiến đạo Giám đốc, Phó Giám đốc vào file theo dõi văn Trả văn vào khay trình theo tên nhãn; trực tiếp thông báo cho đơn vị tới nhận văn có bút phê Giám đốc, Phó Giám đốc văn cần ban hành gấp IV LẬP BẢNG TỔNG HỢP THEO DÕI BÚT PHÊ CỦA GIÁM ĐỐC, CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC NGƯỜI THỰC HIỆN NGƯỜI PHỐI HỢP Sáng: Trước 8h30 Chiều: Trước 14h00 Thư ký Giám đốc / Thư ký Phó Giám đốc Chuyên viên Tổng hợp / Thư ký Phó Giám đốc THỜI HẠN HOÀN THÀNH Sáng: Trước 9h00 Chiều: Trước 14h30 Thư ký Giám đốc (giao văn cho Chuyên viên Tổng hợp) Sáng trước 10h00 Chiều trước 15h30 Gửi bảng tổng hợp file theo dõi đạo Giám đốc, Phó Giám đốc tuần cho Phó Trưởng phòng Chuyên viên Tổng hợp / Thư ký Phó Giám đốc Trước 15h00 thứ hàng tuần Tổng hợp file theo dõi, gửi báo cáo Phó Chánh Văn Phòng phụ trách Trưởng phòng Phó Trưởng phòng Trước 17h00 thứ hàng tuần Ghi chú: Văn văn trình Giám đốc, Phó Giám đốc ký ban hành PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG PHỤ TRÁCH DUYỆT TRƯỞNG PHÒNG Trần Quang Nam Lê Thị Thanh Xuân ... DUNG CÔNG VIỆC Nhận văn có ý kiến đạo Giám đốc, Phó Giám đốc III TRẢ VĂN BẢN CÓ BÚT PHÊ CỦA GIÁM ĐỐC, CÁC PHÓ GIÁM ĐỐC Kiểm tra, phân loại, trình lại văn Giám đốc, Phó Giám đốc ký sót Nhập ý kiến... đốc vào file theo dõi văn Trả văn vào khay trình theo tên nhãn; trực tiếp thông báo cho đơn vị tới nhận văn có bút phê Giám đốc, Phó Giám đốc văn cần ban hành gấp IV LẬP BẢNG TỔNG HỢP THEO DÕI... dõi, gửi báo cáo Phó Chánh Văn Phòng phụ trách Trưởng phòng Phó Trưởng phòng Trước 17h00 thứ hàng tuần Ghi chú: Văn văn trình Giám đốc, Phó Giám đốc ký ban hành PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG PHỤ TRÁCH DUYỆT