QUY TRÌNH XÂY DỰNG BÁO CÁO GIAO BAN

VĂN PHÒNG ĐHQGHN PHÒNG THƯ KÝ TỔNG HỢP QUY TRÌNH XÂY DỰNG BÁO CÁO GIAO BAN CƠ QUAN ĐHQGHN CÁC BƯỚC NỘI DUNG CÔNG VIỆC NGƯỜI THỰC HIỆN Gửi mềm kết luận giao ban cho Chuyên viên đầu mối Chuyên viên Tổng báo cáo giao ban Văn phòng, Ban, Viện ĐBCLGD hợp (sau gọi tắt đơn vị) I ĐĂNG KÝ NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM VÀ QUAN TRỌNG II HỌP RÀ SOÁT GIỮA THÁNG TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ (PGĐ NGUYỄN HOÀNG HẢI CHỦ TRÌ) Đôn đốc, nhắc nhở Chuyên viên đầu mối báo cáo giao ban đơn vị nộp Bản đăng ký nhiệm vụ trọng tâm tháng Rà soát, đối chiếu Bản đăng ký nhiệm vụ đơn vị với Kết Chuyên viên Tổng luận giao ban Cơ quan Kế hoạch nhiệm vụ tháng Yêu cầu hợp/ Thư ký Phó đơn vị chỉnh sửa, hoàn thiện Bản đăng ký (nếu cần) trình Giám đốc Phó Giám đốc phê duyệt Riêng đơn vị Giám đốc phụ trách cần tập hợp Bản đăng ký đơn vị hoàn thiện Tập hợp đăng ký đơn vị; rà soát, photo gửi Trưởng Phó trưởng phòng phòng Phó Chánh Văn phòng phụ trách Tập hợp mềm đăng ký nhiệm vụ đơn vị; tổng hợp Chuyên viên thành file theo dõi đăng ký nhiệm vụ tháng Tổng hợp Gửi email thông báo cho Trưởng đơn vị mẫu rà soát tình hình thực nhiệm vụ tháng kèm yêu cầu nêu nhiệm vụ đơn vị gặp khó khăn, vướng mắc cần ban khác phối hợp để giải Email gửi cc Thư ký Phó Giám đốc để đôn đốc Đôn đốc Trưởng đơn vị gửi Bảng rà soát tình hình thực nhiệm vụ đăng ký nhiệm vụ đơn vị gặp khó khăn, vướng mắc cần ban khác phối hợp giải (nếu có); tổng hợp nội dung báo cáo đơn vị, gửi Chuyên viên Tổng hợp Tổng hợp thành báo cáo rà soát tình hình thực nhiệm vụ đơn vị tháng; gửi Phó trưởng phòng NGƯỜI PHỐI HỢP THỜI HẠN HOÀN THÀNH Trước ngày 04 hàng tháng chậm 01 ngày sau Kết luận giao ban ban hành Ngày 06 hàng tháng sau Kết luận giao ban ban hành 03 ngày Ngày 07 hàng tháng sau Kết luận giao ban ban hành 04 ngày Phó trưởng phòng Trong ngày 13 hàng tháng Thư ký Phó Giám đốc Trong ngày 15 hàng tháng Chuyên viên Tổng hợp Trong ngày 16 hàng tháng CÁC BƯỚC III DỰ THẢO BÁO CÁO NỘI DUNG CÔNG VIỆC NGƯỜI THỰC HIỆN NGƯỜI PHỐI HỢP Chỉnh sửa, hoàn thiện báo cáo, gửi Chánh Văn phòng Chánh Văn phòng có trách nhiệm báo cáo, xin ý kiến Phó Phó trưởng phòng Giám đốc Nguyễn Hoàng Hải để tổ chức họp rà soát tháng đơn vị liên quan (nếu cần) Nếu PGĐ Nguyễn Hoàng Hải đạo tổ chức họp, Phòng TKTH tiếp tục triển khai theo bước sau: Bố trí thời gian địa điểm họp phù hợp lịch Phó Giám đốc Nguyễn Hoàng Hải; thông báo cho Trưởng đơn vị liên quan lịch họp rà soát tháng Xây dựng báo cáo kết họp, trình Phó Giám đốc Phó trưởng phòng Chánh Văn phòng Nguyễn Hoàng Hải ký, gửi báo cáo Giám đốc; đồng thời gửi (duyệt báo cáo kết email cho ban Ban liên quan Thư ký Phó Giám đốc họp) để nắm thông tin Chuyên viên Tổng Đôn đốc, nhắc nhở Chuyên viên đầu mối báo cáo giao hợp/ Thư ký Phó ban đơn vị nộp báo cáo giao ban tháng Giám đốc Trưởng phòng Làm việc với Trưởng phòng để lập danh mục hoạt động Phó trưởng phòng (góp ý cho danh mục bật tháng dự kiến nêu Báo cáo giao ban hoạt động bật) Họp phận Tổng hợp Thư ký Phó Giám đốc để Bộ phận Tổng thống nội dung lớn nêu Báo cáo giao ban hợp/ Thư ký Phó Phân ; phân công đầu mối xây dựng nội dung chi tiết Giám đốc nội dung lớn Xây dựng nội dung chi tiết; tổng hợp ngắn gọn tình hình thực nhiệm vụ đơn vị tháng kế hoạch tháng gửi Chuyên viên Tổng hợp để tổng hợp, xây dựng Báo cáo giao ban Phụ lục Xây dựng Báo cáo giao ban kèm Phụ lục, gửi Phó trưởng phòng Hoàn thiện Báo cáo dự kiến chương trình họp, trình Phó Chánh Văn phòng phụ trách Hoàn thiện chương trình dự thảo báo cáo theo ý kiến Phó Chánh Văn phòng phụ trách THỜI HẠN HOÀN THÀNH Trong ngày 17 hàng tháng 01 ngày sau họp Ngày 24 hàng tháng Ngày 24 hàng tháng Ngày 25 hàng tháng Thư ký Phó Giám đốc Trước 12 ngày 27 hàng tháng Chuyên viên Tổng hợp Phó trưởng phòng Trước 12 ngày 28 hàng tháng Trước 17 ngày 28 hàng tháng Phó Chánh Văn phòng phụ trách (duyệt Chương trình Ngày 29 hàng tháng CÁC BƯỚC NỘI DUNG CÔNG VIỆC NGƯỜI THỰC HIỆN NGƯỜI PHỐI HỢP THỜI HẠN HOÀN THÀNH Báo cáo giao ban) Góp ý hoàn thiện Báo cáo Trưởng phòng Báo cáo Giám đốc Báo cáo giao ban xin ý kiến Giám đốc Chương trình họp 10 Thông báo tới đơn vị đầu mối giao chuẩn bị Báo cáo Chuyên đề trình bày họp Phó CVP phụ trách 11 Hoàn thiện Báo cáo Chương trình họp theo đạo Giám đốc Phó trưởng phòng Liên hệ với Trưởng đơn vị xác nhận thành phần tham dự họp Chuyên viên Tổng hợp Liên hệ với Ban TCCB (Phó trưởng ban Đoàn Văn Cường) xác nhận lãnh đạo đơn vị khối Cơ quan bổ nhiệm chuyển công tác tháng; báo cho Phòng Hành (Cao Thái Dương) để đặt hoa IV CHUẨN BỊ CHO CUỘC HỌP Phó trưởng phòng (hoàn thiện Báo cáo theo góp ý Trưởng phòng) Phó Chánh Văn phòng phụ trách (duyệt lại Chương trình Báo cáo để in ấn) Trước họp 0,5 ngày Phó trưởng phòng Gửi dự thảo hoàn chỉnh cho Chuyên viên Tổng hợp để in ấn In ấn dự thảo báo cáo (45 bản) Phát tài liệu họp vào vị trí ngồi đại biểu dự họp Chuyên viên Tổng hợp Chuẩn bị máy ghi âm; kiểm tra phòng họp 15 phút trước bắt đầu họp V BAN HÀNH THÔNG BÁO KẾT LUẬN Ngày 30 hàng tháng Điểm danh, báo cáo Chánh Văn phòng danh sách vắng mặt Xây dựng Kết luận giao ban, lưu ý phối hợp với Thư ký Phó Giám đốc để chuẩn chỉnh nội dung (nếu cần), gửi Phó trưởng phòng Thư ký Phó Giám đốc Chậm tiếng trước họp Chậm 30 phút trước họp 15 phút trước họp Phó trưởng phòng Chuyên viên Tổng hợp 15s 15’trước họp 01-02 ngày sau họp CÁC BƯỚC NỘI DUNG CÔNG VIỆC NGƯỜI THỰC HIỆN Hoàn thiện Kết luận, trình Phó Chánh Văn phòng phụ trách chỉnh sửa, hoàn thiện Kết luận theo ý kiến Phó Chánh Văn phòng phụ trách Phó trưởng phòng Góp ý hoàn thiện Kết luận Ban hành Kết luận Trưởng phòng Phó trưởng phòng Gửi mềm cho Chuyên viên đầu mối báo cáo giao ban đơn vị để xây dựng đăng ký nhiệm vụ tháng Chuyên viên Tổng hợp Đăng nhập nhiệm vụ theo Kết luận lên phần mềm theo dõi đạo Ban Giám đốc ĐHQGHN Chuyên viên Tổng hợp NGƯỜI PHỐI HỢP Phó Chánh Văn phòng phụ trách (thông qua kết luận) Phó trưởng phòng (hoàn thiện Kết luận theo góp ý Trưởng phòng) Phó CVP phụ trách (ký ban hành Kết luận) THỜI HẠN HOÀN THÀNH 03-04 ngày sau họp Trước ngày 04 hàng tháng sau Kết luận giao ban ban hành Trước ngày 05 hàng tháng sau Kết luận giao ban ban hành PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG PHỤ TRÁCH DUYỆT TRƯỞNG PHÒNG Trần Quang Nam Lê Thị Thanh Xuân ... viên Tổng hợp để tổng hợp, xây dựng Báo cáo giao ban Phụ lục Xây dựng Báo cáo giao ban kèm Phụ lục, gửi Phó trưởng phòng Hoàn thiện Báo cáo dự kiến chương trình họp, trình Phó Chánh Văn phòng... trình Ngày 29 hàng tháng CÁC BƯỚC NỘI DUNG CÔNG VIỆC NGƯỜI THỰC HIỆN NGƯỜI PHỐI HỢP THỜI HẠN HOÀN THÀNH Báo cáo giao ban) Góp ý hoàn thiện Báo cáo Trưởng phòng Báo cáo Giám đốc Báo cáo giao ban. .. (duyệt báo cáo kết email cho ban Ban liên quan Thư ký Phó Giám đốc họp) để nắm thông tin Chuyên viên Tổng Đôn đốc, nhắc nhở Chuyên viên đầu mối báo cáo giao hợp/ Thư ký Phó ban đơn vị nộp báo cáo giao