Quản lý chuyển phát thông thường bưu phẩm tại bưu điện Thủ Đức

Header Page of 113 Tiểu luận QUẢN LÝ CHUYỂN PHÁT THÔNG THƯỜNG BƯU PHẨM TẠI BƯU ĐIỆN THỦ ĐỨC Giảng viên: Th.S Ngô Cao Định Nhóm – K11405B Võ Thị Kim Nhung Hoàng Lê Xuân Qúy Vũ Thị Huyền Thanh Phạm Văn Thông Võ Thị Huyền Thương K114050894 K114050907 K114050913 K114050927 K114050931 TP Hồ Chí Minh 4/2013 Footer Page of 113 Header Page of 113 BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC CỦA TỪNG SINH VIÊN: Hoàng Lê Xuân Quý, Phạm Văn Thông: Tìm tài liệu, mô tả trạng nghiệp vụ, nhập liệu thô Võ Thị Kim Nhung: Nhập, Chỉnh sửa liệu bảng( có logic), Form Access, word powerpoint phần form Vũ Thị Huyền Thanh: Nhập, Chỉnh sửa liệu bảng( có logic), Word Power point phần Tạo Bảng, tổng hợp powerpoint Võ Thị Huyền Thương: Querry, Report Access, Word Power point phần Querry, Report, tổng hợp word ( Phân công công việc có tính tương đối, thành viên có giúp đỡ lẫn nhau) MỤC LỤC: MỞ ĐẦU MÔ TẢ HIỆN TRẠNG NGHIỆP VỤ: YÊU CẦU XÂY DỰNG MÔ HÌNH Ý NIỆM 4.1 Xác định thực thể: 4.2 Biểu đồ ERD( Entity Relationship Diagram) THIẾT KẾ LUÂN LÝ 5.1 Thiết kế, nhập liệu cho bảng: a Phiếu gửi a Phiếu nhận 10 b Bảng khách hàng 11 c Bảng Nhân Viên 12 d Bảng Chức Vụ 13 e Bảng loại Bưu Phẩm: 13 f Bảng Cước Bưu Phẩm 13 g Bảng Bưu Phẩm: 14 h Bảng Kho 14 i Phiếu Nhập Kho: 15 k Phiếu Xuất Kho 15 l Bảng Phiếu Phát sinh Và Cước phát sinh 15 5.2 Tạo liên kết cho bảng 16 Footer Page of 113 Header Page of 113 THIẾT KẾ BIỂU MẪU – FORM 17 6.1 Cơ sở lý luận 17 6.2 Một số Form ứng dụng 17 a - Form cập nhật chi tiết phiếu gửi: 17 Form PhieuNhan: 19 THIẾT KẾ QUERY: 20 7.1 Update query 20 7.2 Select query 20 7.3 Delete query 21 7.4 crosstab query 22 7.5 Append query 23 7.6 Maketable query 23 TẠO REPORT: 24 TỔNG KẾT 24 Footer Page of 113 Header Page of 113 Đề tài: QUẢN LÝ DỊCH VỤ CHUYỂN PHÁT THÔNG THƯỜNG BƯU PHẨM TRONG NƯỚC TẠI BƯU ĐIỆN THỦ ĐỨC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Bưu điện là nơi diễn nhiều giao dịch giúp người trao đổi thông tin, gởi nhận bưu phẩm,… Ngày với phát triển lĩnh vực bưu viễn thông, bưu điện ngày phổ biến tới tận xã và ngày càng đóng vai trò quan trọng việc chuyển thông tin, vật phẩm, tiền bạc,…giữa người Trong bưu điện có nhiều nhân viên, mỗi nhân viên có thông tin riêng, có nhiều loại phiếu, có kho để chứa bưu phẩm, tiền thuế, … Vì cần chương trình quản lý để giúp nhân viên dễ dàng việc quản lý Các hoạt động bưu điện là nhận bưu phẩm từ người gởi đưa vào kho, quản ly bưu phẩm, từ kho chuyển bưu phẩm đến người nhận, báp cáo có đưa bưu phẩm cho người nhận chưa Qua phân tích trạng hệ thống bưu điện thông qua nhiều giai đoạn, nhiều khâu Công việc xảy liên tục không gián đoạn Dữ liệu biến động nên đòi hỏi tính xác cao Việc quản lý tốt cần nhiều cần nhiều sổ sách, và lưu lại phiếu gởi và nhận, sẽ không tránh khỏi sai sót Nếu có sai sót lớn sẽ làm tổn thất đến khách hàng Vì vậy, việc đưa máy tính và mạng máy tính vào bưu điện để quản lý bưu phẩm là nhu cầu rất cần thiết để khắc phục nhược điểm ở Đó là lý mà nhóm em chọn đề tài này Footer Page of 113 Header Page of 113 MÔ TẢ HIỆN TRẠNG NGHIỆP VỤ: - - - Bưu điện là nơi phục vụ nhu cầu gửi, nhận bưu phẩm Đối tượng phục vụ bưu điện khách hàng có nhu cầu gửi bưu phẩm ở nước nước Dịch vụ chuyển phát bưu phẩm nước dịch vụ nhận gửi, vận chuyển bưu phẩm theo tiêu thời gian Công ty CP CPN Bưu điện công bố trước Gồm hoạt động cụ thể là nhận bưu phẩm từ người gởi đưa vào kho, quản lý bưu phẩm, từ kho chuyển bưu phẩm đến người nhận, báo cáo có đưa bưu phẩm cho người nhận chưa, và dịch vụ phát sinh khác Bưu phẩm gồm:  Thư: là chữ viết, in mang nội dung thông tin riêng người gửi và người nhận Thư bỏ phong bì gián kín và đảm bảo bí mật theo quy định hiến pháp Khối lượng tối đa 2kg và không để vật phẩm, hàng hoá vào thư  Ấn phẩm: tài liệu tính chất thông tin riêng Khối lượng tối đa 2kg  Học phẩm dùng cho người mù: in chữ nổi, viết chữ cho người mù để ngõ giấy đặc biệt dùng riêng cho người mù Khối lượng tối đa 7kg  Túi nhỏ: là gói đưng vật phẩm,hàng hoá có tính chất thông tin riêng Khối lượng tối đa 2kg  Túi M: là túi đặc biệt chứa báo, tạp chí, sách vở, ấn phẩm người gửi cho người ở địa Khối lượng tối đa 30kg - Dịch vụ chuyển phát thông thường bưu phẩm có cước phí thấp thủ tục đơn giản Chi phí mỗi bưu phẩm gửi theo hình thức thông thường, tính cước theo bảng cước ứng với mỗi mức trọng lượng loại bưu phẩm quy định cụ thể bảng đơn giá Riêng học phẩm dùng cho người mù sẽ không tính cước dịch vụ - Việc quản lý Bưu Điện phân cấp theo từng chức và nhiệm vụ giám đốc, kế toán, quản lý kho, tổ trưởng, nhân viên kỹ thuật, nhân viên chuyển phát… Trong bưu điện có nhiều nhân viên, mỗi nhân viên có thông tin riêng Mỗi bưu phẩm sẽ nhân viên nhận gửi chịu trách nhiệm việc nhận bưu phẩm từ khách hàng, lưu trữ nhập hóa đơn vào sở liệu, 1nhân viên kho chịu trách nhiệm quản lý bưu phẩm, chứng từ xuất nhập kho nhân viên chịu trách nhiệm phân phối bưu phẩm tới địa người nhận - Footer Page of 113 Header Page of 113 - Bưu điện có nhiều kho cho mỗi loại hình dịch vụ, hàng hóa Trong bưu phẩm, mỗi loại bưu phẩm khác sẽ cất giữ kho riêng để quản lý Quy trình gửi ( nhận) bưu phẩm thông thường sau: - - - - -     Để đảm bảo tính xác tránh nhầm lẫn trình gửi nhận bưu phẩm, khách hàng phải xuất trình giấy tờ tuỳ thân và điền đầy đủ thông tin (họ tên, CMND, số điện thoại, loại bưu phẩm, địa chỉ,…) vào phiếu gửi (đối với người gửi) phiếu nhận (đối với người nhận) Một khách hàng gửi cho nhiều người nhận lúc phải thực giao dịch khác ( tức phải điền thông tin vào phiếu gửi khác nhau) Nhân viên sẽ lưu kho bưu phẩm khách hàng, đến thời điểm sẽ xuất kho gửi đến địa người nhận thông qua nhân viên chuyển phát dịch vụ chuyển hàng hàng không Đối với bưu phẩm người nhận chuyển đến bưu cục chờ ngày người nhận đến lấy, bưu phẩm sẽ lưu kho, theo dõi thời gian tồn kho để có thông báo kịp thời tới khách hàng Quản lý kho sẽ theo dõi bưu phẩm dựa mã số, số lượng, thời gian báo cáo xuất nhập Nhân viên bưu điện phải chịu trách nhiệm với bưu phẩm khách hàng Khi có thiệt hại xảy thư, bưu phẩm, bưu điện mất mát, hư hỏng hay phát nhầm trình vận chuyển mà lỗi nhân viên bưu điện thì bưu điện có trách nhiệm bồi thường cho người sử dụng dịch vụ theo quy định.Trong trường hợp sẽ có hình thức phạt tương ứng với nhân viên gây lỗi Trường hợp phát sinh: bưu phẩm chưa chuyển đến người nhận thì người sử dụng dịch vụ : Thay đổi họ tên, địa người nhận phải đóng phí Rút lại bưu phẩm gửi phải đóng phí Nếu không chuyển sẽ gửi trả lại cho người gửi ………………… Khi có phát sinh người gửi phải ghi lại thông tin vào phiếu phát sinh Footer Page of 113 Header Page of 113 YÊU CẦU  Tổng kết phí thu (chưa có phát sinh) khách hàng chuyển bưu phẩm theo loại bưu phẩm  Tổng kết phí thu từ dịch vụ phát sinh  Tổng kết phí thu từ loại bưu phẩm khác (thư, ấn phẩm, …)  Cho biết loại bưu phẩm có tổng cước phí thu lớn nhất  Cho biết danh sách bưu phẩn bị rút trả lại  Giả sử có nhân viên nghỉ việc, xóa tên nhân viên khỏi danh sách nhân viên  Thống kê tình trạng bưu phẩm xuất kho theo loại bưu phẩm  Thống kê danh sách khách hàng là người gửi …………………………… XÂY DỰNG MÔ HÌNH Ý NIỆM 4.1 Xác định thực thể: - PhieuGui ( MaPhieu, MaBuuCuc, MaNhanVien, MaKhachHang, NoiGui, NoiNhan, MaBuuPham, MaCuoc, VAT, ThanhTien, NgayThu) PhieuNhan (MaPhieu, MaBuuCuc, MaNhanVien, MaBuuPham, MaKhachHang,NgayNhan) PhieuXuatKho ( MaXuatKho, MaKho, MaBuuPham, NgayXuat, TinhTrang, MaNhanVien) PhieuNhapKho ( MaNhapKho, MaKho, MaBuuPham, NgayNhap, TinhTrang, MaNhanVien) BuuPham (Mabuupham, Maloai, Trongluong) LoaiBuuPham ( Maloai, TenBuuPham) ChucVu ( MaChucVu, ChucVu) NhanVien ( MaNhanVien, TenNhanVien,Phai,NgaySinh,MaChucVu, DiaChi, SDT, Email) KhachHang ( MaKhachHang, TenKhachHang, VaiTro, CMND, SDT, DiaChi) Trong vai trò là Người gửi hay Người nhận Kho ( MaKho, TenKho, ViTriKho) CuocBuuPham (MaCuocBuuPham,MaLoai, NacKhoiLuong , DonGia) CuocPhatSinh ( MaPhatSinh, TenDichVu,CuocPhatSinh, GhiChu) PhieuPhatSinh ( MaPhieu, MaNhanVien, MaPhatSinh, ngay, tong tien) Footer Page of 113 Header Page of 113 4.2 Biểu đồ ERD( Entity Relationship Diagram) CuocBuuPham 1 KhachHang n n n PhieuGui n n PhieuNhan n NhanVien n 1 n n n PhieuPhatsinh ChucVu LoaiBuuPham n 1 1 BuuPham CuocPhatSinh n ∞ n PhieuXuatKho n n PhieuNhapKho n Kho n Footer Page of 113 Header Page of 113 THIẾT KẾ LUÂN LÝ 5.1 Thiết kế, nhập liệu cho bảng: a Phiế u gửi PhieuGui ( MaSoPhieu, MaBuuCuc, MaNhanVien, MaKhachHang, NoiGui, NoiNhan, MaBuuPham, MaCuoc, VAT, ThanhTien, NgayThu) Tại Design View, thiết kế bảng sau: Chọn khóa MaSoPhieu Trong Datasheet View, nhập liệu cho cho trường: Mã bưu cục ở Việt Nam gồm sáu chữ số, hai chữ số xác định tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; hai chữ số xác định mã quận, huyện, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh; số xác định phường, xã, thị trấn số cuối xác định thôn, ấp, phố đối tượng cụ thể Mã số phiếu gồm chữ số, mỗi phiếu sẽ có mã số phiếu riêng Footer Page of 113 Header Page 10 of 113 a Phiế u nhậ n PhieuNhan (MaPhieu, MaBuuCuc, MaNhanVien, MaBuuPham, MaKhachHang, NgayNhan) 10 Footer Page 10 of 113 Header Page 11 of 113 b Bả ng khách hàng KhachHang ( MaKhachHang, TenKhachHang, VaiTro, CMND, SDT, DiaChi) Vai Trò: là người gửi, -1 là người nhận Chọn data type đặt Vai Trò kiểu Yes/No Tại Fiel Properties, chọn look up=>display Control chọn Text Box Sau vào tab General, mục Format gõ: ;"Người Nhận";"Người Gửi" 11 Footer Page 11 of 113 Header Page 12 of 113 Khi Vai trò sẽ hiển thị là “ Người Gửi” và “ Người nhận” c Bả ng Nhân Viên Tương tự bảng “Khách hàng”, Phái : mã hóa Nam , -1 Nữ 12 Footer Page 12 of 113 Header Page 13 of 113 d Bả ng Chức Vụ : e Bả ng loạ i Bưu Phẩ m: f Bả ng Cước Bưu Phẩ m: (Cước bưu phẩm bao gồm VAT) 13 Footer Page 13 of 113 Header Page 14 of 113 g Bả ng Bưu Phẩ m: h Bả ng Kho 14 Footer Page 14 of 113 Header Page 15 of 113 i Phiế u Nhậ p Kho: k Phiế u Xuấ t Kho Tình Trạng ( Nguyên Vẹn; -1 là Hư Hỏng) l Bả ng Phiế u Phát sinh Và Cước phát sinh 15 Footer Page 15 of 113 Header Page 16 of 113 5.2 Tạo liên kết cho bảng Sau thiết kế cấu trúc bảng, chọn khóa chính, nhập liệu, tiến hành thiết lập mối quan hệ thẻ Database Tools=> relationships 16 Footer Page 16 of 113 Header Page 17 of 113 THIẾT KẾ BIỂU MẪU – FORM 6.1 Cơ sở lý luận - Biểu mẫu (Form) công cụ thiết kế giao diện cho người sử dụng, phận giao tiếp người dùng với ứng dụng, cung cấp hình thức trình bày hết sức tiện nghi để xem, nhập hiệu chỉnh ghi sở liệu - Với người dùng, Form giao diện để sử dụng phần mềm, với người phát triển phần mềm, Form phải thiết kế tạo cho người sử dụng cảm thấy thoải mái, phù hợp dễ sử dụng nhất - Tại form người dùng sử dụng số chức minh hoạ form để thực số thao tác cập nhật, ta cập nhật form liệu sẽ lưu vào bảng chức không khác với ta thao tác bảng - Ưu điểm lớn nhất Form tính toán trực tiếp phép toán thông dụng, chứa biều đồ, hiển thị liệu từ nhiều bảng hiển thị theo hình thức ta muốn, truy vấn tự động hoá số thao tác phải làm thường xuyên 6.2 Một số Form ứng dụng a Form cậ p nhậ t chi tiế t phiế u gửi: Nhấn nút Desgn Form thẻ Create Ribbon Làm bước sau ta có hình thiết kế cho form Tại Record Source ta chọn PhieuGui 17 Footer Page 17 of 113 Header Page 18 of 113 Thiết kế form theo nhu cầu (Đặt tên, điều chỉnh…) tiêu đề đầu form 18 Footer Page 18 of 113 Header Page 19 of 113 Nhấp vào để thêm form - Form PhieuNhan: - Form CuocPhatSinh: Các form khác cách làm tương tự form phiếu gửi 19 Footer Page 19 of 113 Header Page 20 of 113 THIẾT KẾ QUERY: 7.1.Update query Để tính thành tiền bảng phiếu gửi tổng phát sinh phiếu phát sinh ta dùng update query Thành tiền tương ứng với đơn giá ở từng mức khối lượng( đơn giá bao gồm VAT nên thành tiền không cộng thêm VAT nữa) 7.2 Select query Đối với query tổng kết phí thu (chưa gồm phát sinh) khách hàng chuyển bưu phẩm theo loại bưu phẩm: Ta vào query design ( mặc định select query) thiết kế hình: 20 Footer Page 20 of 113 Header Page 21 of 113 Sau chọn nút run để thực Tương tự, select query khác ta làm tương tự Riêng query mà cho biết loại bưu phẩm nào có phí thu lớn nhất, sắp xếp tổng thành tiền giảm dần chọn return ->1 7.3 Delete query Để xóa tên nhân viên nghỉ việc khỏi danh sách nhân viên ta vào create => chọn delete query Thiết kế hình: 21 Footer Page 21 of 113 Header Page 22 of 113 7.4 crosstab query Thiết kế crosstab query tình trạng bưu phẩm xuất kho sau: Trong đó, cột thứ viết công thức: IIf([PhieuXuatKho!TinhTrang]=0,"Nguyên vẹn","Có hư hỏng") 22 Footer Page 22 of 113 Header Page 23 of 113 7.5 Append query Ngoài ra, bưu điện thêm chức vụ ta thêm vào bảng chức vụ append query Thực hình: 7.6 Maketable query Cuối cùng, để tạo bảng thống kê khách hàng là người gửi từ bảng khách hàng ta sử dụng maketable query 23 Footer Page 23 of 113 Header Page 24 of 113 TẠO REPORT: Tạo báo cáo tổng phí thu (chưa bao gồm phát sinh) theo loại bưu phẩm dựa vào query lập ở Ta chọn query vào mục create => report => click chuột phải chọn sorting and grouping Sau đó, chọn add a group chọn TenBuuPham Tương tự tạo report danh sách nhân viên theo chức vụ Màn hình thiết kế: TỔNG KẾT Phần thiết kế giải phần yêu cầu đặt việc quản lý chuyển phát thông thường bưu phẩm nước bưu điện Thủ Đức Tuy thiết kế nhiều hạn chế chưa phù hợp hoàn toàn với thực tế Chúng em hi vọng giúp ích cho công tác quản lý chuyển phát bưu phẩm bưu điện Thủ Đức nói riêng và bưu điện khác nói chung 24 Footer Page 24 of 113  ... tài: QUẢN LÝ DỊCH VỤ CHUYỂN PHÁT THÔNG THƯỜNG BƯU PHẨM TRONG NƯỚC TẠI BƯU ĐIỆN THỦ ĐỨC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Bưu điện là nơi diễn nhiều giao dịch giúp người trao đổi thông tin, gởi nhận bưu. .. việc quản lý chuyển phát thông thường bưu phẩm nước bưu điện Thủ Đức Tuy thiết kế nhiều hạn chế chưa phù hợp hoàn toàn với thực tế Chúng em hi vọng giúp ích cho công tác quản lý chuyển phát bưu. .. - Bưu điện là nơi phục vụ nhu cầu gửi, nhận bưu phẩm Đối tượng phục vụ bưu điện khách hàng có nhu cầu gửi bưu phẩm ở nước nước Dịch vụ chuyển phát bưu phẩm nước dịch vụ nhận gửi, vận chuyển