Quản lý chuyển phát thông thường bưu phẩm tại bưu điện Thủ Đức

Ti u lu n QU N LÝ CHUY N PHÁT THÔNG Tả NẢ B U Pả M T I B U I N TH C Gi ng viên: Th.S Ngô Cao nh Nhóm – K11405B Võ Th Kim Nhung Hoàng Lê Xuân Qúy V Th Huy n Thanh Ph m V n Thông Võ Th Huy n Th ng K114050894 K114050907 K114050913 K114050927 K114050931 TP H Chí Minh 4/2013 B NG PHÂN CÔNG CÔNG VI C C A T NG SINH VIÊN: Hoàng Lê Xuân Quý, Ph m V n Thông: Tìm tài li u, mô t hi n tr ng nghi p v , nh p d li u thô Võ Th Kim Nhung: Nh p, Ch nh s a d li u b ng( có logic), Form Access, word powerpoint ph n form V Th Huy n Thanh: Nh p, Ch nh s a d li u b ng( có logic), Word Power point ph n T o B ng, t ng h p powerpoint Võ Th Huy n Th ng: Querry, Report Access, Word Power point ph n Querry, Report, t ng h p word ( Phân công công vi c ch có tính t ng đ i, thành viên có s giúp đ l n nhau) M C L C: M U MÔ T HI N TR NG NGHI P V : YÊU C U XÂY D NG MÔ HÌNH Ý NI M 4.1 Xác đ nh th c th : 4.2 Bi u đ ERD( Entity Relationship Diagram) THI T K LUÂN LÝ 5.1 Thi t k , nh p d li u cho b ng: a Phi u g i a Phi u nh n 10 b B ng khách hàng 11 c B ng Nhân Viên 12 d B ng Ch c V 13 e B ng lo i B u Ph m: 13 f B ng C g B ng B u Ph m: 14 h B ng Kho 14 c B u Ph m 13 i Phi u Nh p Kho: 15 k Phi u Xu t Kho 15 l B ng Phi u Phát sinh Và C c phát sinh 15 5.2 T o liên k t cho b ng 16 THI T K BI U M U – FORM 17 6.1 C s lý lu n 17 6.2 M t s Form ng d ng 17 a - Form c p nh t chi ti t phi u g i: 17 Form PhieuNhan: 19 THI T K QUERY: 20 7.1 Update query 20 7.2 Select query 20 7.3 Delete query 21 7.4 crosstab query 22 7.5 Append query 23 7.6 Maketable query 23 T O REPORT: 24 T NG K T 24 tài: QU N LÝ D CH V CHUY N PHÁT THÔNG TH TRONG N C T I B U I N TH M NG B U PH M C U Lý ch n đ tài: B u n l̀ n i di n nhi u giao d ch giúp ng i trao đ i thông tin, g i nh n b u ph m,… Ngày v i s phát tri n c a l nh v c b u vi n thông, b u n ngày ph bi n t i t n xư v̀ ng̀y c̀ng đóng m t vai trò quan tr ng vi c chuy n thông tin, v t ph m, ti n b c,…gi a m i ng i Trong b u n có nhi u nhân viên, m i nhân viên có thông tin riêng, có nhi u lo i phi u, có kho đ ch a b u ph m, ti n thu , … V̀ v y c n m t ch ng tr̀nh qu n ĺ đ giúp nhân viên d d̀ng vi c qu n ĺ Các ho t đ ng b u n l̀ nh n b u ph m t ng i g i đ a v̀o kho, qu n ly b u ph m, t kho chuy n b u ph m đ n ng i nh n, báp cáo có đ a đ c b u ph m cho ng i nh n ch a Qua phân tích hi n tr ng h th ng c a b u n thông qua nhi u giai đo n, nhi u khâu Công vi c x y liên t c không gián đo n D li u bi n đ ng nên đ̀i h i tính xác cao Vi c qu n ĺ t t c n nhi u c n nhi u s sách, v̀ l u l i phi u g i v̀ nh n, s không tránh kh i s sai sót N u có sai sót l n s l̀m t n th t đ n khách h̀ng V̀ v y, vi c đ a máy tính v̀ m ng máy tính v̀o b u n đ qu n ĺ b u ph m l̀ nhu c u r t c n thi t đ kh c ph c nh ng nh c m ó c ng l̀ ĺ m̀ nhóm em ch n đ t̀i ǹy MÔ T HI N TR NG NGHI P V : - - - B u n l̀ n i ph c v nhu c u g i, nh n b u ph m i t ng ph c v c a b u n nh ng khách hàng có nhu c u g i b u ph m n c ho c n c D ch v chuy n phát b u ph m n c d ch v nh n g i, v n chuy n b u ph m theo ch tiêu th i gian đ c Công ty CP CPN B u n công b tr c G m ho t đ ng c th l̀ nh n b u ph m t ng i g i đ a v̀o kho, qu n ĺ b u ph m, t kho chuy n b u ph m đ n ng i nh n, báo cáo có đ a đ c b u ph m cho ng i nh n ch a, v̀ d ch v phát sinh khác B u ph m g m:  Th : l̀ b n ch vi t, ho c in mang n i dung thông tin riêng gi a ng i g i v̀ ng i nh n Th đ c b phong b̀ gián kín v̀ đ c đ m b o bí m t theo quy đ nh c a hi n pháp Kh i l ng t i đa 2kg v̀ không đ c đ v t ph m, hàng hoá v̀o th  n ph m: nh ng tài li u tính ch t thông tin riêng Kh i l ng t i đa 2kg  H c ph m dùng cho ng i mù: nh ng b n in ch n i, ho c vi t b ng ch n i cho ng i mù đ ngõ b ng gi y đ c bi t dùng riêng cho ng i mù Kh i l ng t i đa 7kg  Túi nh : l̀ gói đ ng v t ph m,h̀ng hoá nh ng có tính ch t thông tin riêng Kh i l ng t i đa 2kg  Túi M: l̀ túi đ c bi t ch a báo, t p chí, sách v , n ph m c a ng i g i cho m t ng i đ a ch Kh i l ng t i đa 30kg - D ch v chuy n phát thông th gi n Chi phí m i b u ph m g b ng c c ng v i m i m c tr th b ng đ n giá Riêng c c d ch v - Vi c qu n ĺ B u i n đ c phân c p theo t ng ch c n ng v̀ nhi m v nh giám đ c, k toán, qu n lý kho, t tr ng, nhân viên k thu t, nhân viên chuy n phát… Trong m t b u n có nhi u nhân viên, m i nhân viên có thông tin riêng M i b u ph m s nhân viên nh n g i ch u trách nhi m v vi c nh n b u ph m t khách h̀ng, l u tr nh p hóa đ n v̀o c s d li u, 1nhân viên kho ch u trách nhi m qu n ĺ b u ph m, ch ng t xu t nh p kho nhân viên ch u trách nhi m phân ph i b u ph m t i đ a ch ng i nh n - ng b u ph m có c c phí th p th t c đ n i theo hình th c thông th ng, tính c c theo ng l ng lo i b u ph m đ c quy đ nh c h c ph m dùng cho ng i mù s không tính - B u n có nhi u kho cho m i lo i hình d ch v , hàng hóa Trong b u ph m, m i lo i b u ph m khác s đ c c t gi kho riêng đ qu n lý Quy trình g i ( nh n) b u ph m thông th - - - - -     ng nh sau: đ m b o tính xác tránh nh m l n trình g i nh n b u ph m, khách hàng ph i xu t trình gi y t tu thân v̀ n đ y đ thông tin (h tên, CMND, s n tho i, lo i b u ph m, đ a ch ,…) v̀o phi u g i (đ i v i ng i g i) phi u nh n (đ i v i ng i nh n) M t khách hàng có th g i cho nhi u ng i nh n m t lúc nh ng ph i th c hi n giao d ch khác ( t c ph i n thông tin vào phi u g i khác nhau) Nhân viên s l u kho b u ph m c a khách h̀ng, đ n th i m s xu t kho g i đ n đ a ch ng i nh n thông qua nhân viên chuy n phát d ch v chuy n hàng c a hàng không i v i b u ph m c a ng i nh n đ c chuy n đ n b u c c ch ng̀y ng i nh n đ n l y, b u ph m s đ c l u kho, theo dõi th i gian t n kho đ có thông báo k p th i t i khách hàng Qu n lý kho s theo dõi b u ph m d a mã s , s l ng, th i gian báo cáo xu t nh p Nhân viên b u n ph i ch u trách nhi m v i b u ph m c a khách hàng Khi có thi t h i x y đ i v i th , b u ph m, b u n nh m t mát, h h ng hay phát nh m trình v n chuy n mà l i c a nhân viên b u n th̀ b u n có trách nhi m b i th ng cho ng i s d ng d ch v theo quy đ nh.Trong tr ng h p s có hình th c ph t t ng ng v i nhân viên gây l i Tr ng h p phát sinh: n u b u ph m ch a chuy n đ n ng i nh n th̀ ng i s d ng d ch v có th : Thay đ i h tên, đ a ch ng i nh n nh ng ph i đóng phí Rút l i b u ph m đư g i nh ng ph i đóng phí N u không chuy n đ c s g i tr l i cho ng i g i ………………… Khi có phát sinh ng i g i ph i ghi l i thông tin vào phi u phát sinh YÊU C U  T ng k t phí thu (ch a có phát sinh) c a khách hàng chuy n b u ph m theo lo i b u ph m  T ng k t phí thu đ c t d ch v phát sinh  T ng k t phí thu đ c t lo i b u ph m khác (th , n ph m, …)  Cho bi t lo i b u ph m có t ng c c phí thu đ c l n nh t  Cho bi t danh sách b u ph n b rút tr l i  Gi s có m t nhân viên ngh vi c, xóa tên nhân viên kh i danh sách nhân viên hi n t i  Th ng kê tình tr ng b u ph m xu t kho theo lo i b u ph m  Th ng kê danh sách khách h̀ng l̀ ng i g i …………………………… XÂY D NG MÔ HÌNH Ý NI M 4.1 Xác đ nh th c th : - PhieuGui ( MaPhieu, MaBuuCuc, MaNhanVien, MaKhachHang, NoiGui, NoiNhan, MaBuuPham, MaCuoc, VAT, ThanhTien, NgayThu) PhieuNhan (MaPhieu, MaBuuCuc, MaNhanVien, MaBuuPham, MaKhachHang,NgayNhan) PhieuXuatKho ( MaXuatKho, MaKho, MaBuuPham, NgayXuat, TinhTrang, MaNhanVien) PhieuNhapKho ( MaNhapKho, MaKho, MaBuuPham, NgayNhap, TinhTrang, MaNhanVien) BuuPham (Mabuupham, Maloai, Trongluong) LoaiBuuPham ( Maloai, TenBuuPham) ChucVu ( MaChucVu, ChucVu) NhanVien ( MaNhanVien, TenNhanVien,Phai,NgaySinh,MaChucVu, DiaChi, SDT, Email) KhachHang ( MaKhachHang, TenKhachHang, VaiTro, CMND, SDT, DiaChi) Trong vai tr̀ l̀ Ng i g i hay Ng i nh n Kho ( MaKho, TenKho, ViTriKho) CuocBuuPham (MaCuocBuuPham,MaLoai, NacKhoiLuong , DonGia) CuocPhatSinh ( MaPhatSinh, TenDichVu,CuocPhatSinh, GhiChu) PhieuPhatSinh ( MaPhieu, MaNhanVien, MaPhatSinh, ngay, tong tien) 4.2 Bi u đ ERD( Entity Relationship Diagram) CuocBuuPham 1 KhachHang n n n PhieuGui n n PhieuNhan n NhanVien n 1 n n n PhieuPhatsinh ChucVu LoaiBuuPham n 1 1 BuuPham CuocPhatSinh n ∞ n PhieuXuatKho n n PhieuNhapKho n Kho n THI T K LUÂN LÝ 5.1 Thi t k , nh p d li u cho b ng: a Phi u g i PhieuGui ( MaSoPhieu, MaBuuCuc, MaNhanVien, MaKhachHang, NoiGui, NoiNhan, MaBuuPham, MaCuoc, VAT, ThanhTien, NgayThu) T i Design View, thi t k b ng nh sau: Ch n khóa MaSoPhieu Trong Datasheet View, nh p d li u cho cho tr ng: Mã b u c c Vi t Nam g m sáu ch s , hai ch s đ u tiên xác đ nh tên t nh, thành ph tr c thu c trung ng; hai ch s ti p theo xác đ nh mã qu n, huy n, th xã, thành ph tr c thu c t nh; s ti p theo xác đ nh ph ng, xã, th tr n s cu i xác đ nh thôn, p, ph ho c đ i t ng c th Mã s phi u g m ch s , m i phi u s có m t mã s phi u riêng a Phi u nh n PhieuNhan (MaPhieu, MaBuuCuc, MaNhanVien, MaBuuPham, MaKhachHang, NgayNhan) 10 b B ng khách hàng KhachHang ( MaKhachHang, TenKhachHang, VaiTro, CMND, SDT, DiaChi) Vai Tr̀: l̀ ng i g i, -1 l̀ ng i nh n Ch n data type đ t Vai Trò ki u Yes/No T i Fiel Properties, ch n look up=>display Control ch n Text Box Sau v̀o tab General, m c Format gõ: ;"Ng i Nh n";"Ng i G i" 11 Khi Vai tr̀ s đ c hi n th l̀ “ Ng i G i” v̀ “ Ng i nh n” c B ng Nhân Viên T ng t nh b ng “Khách h̀ng”, Phái : mã hóa Nam , -1 N 12 d B ng Ch c V : e B ng lo i B u Ph m: f B ng C c B u Ph m: (C c b u ph m đư bao g m VAT) 13 g B ng B u Ph m: h B ng Kho 14 i Phi u Nh p Kho: k Phi u Xu t Kho Tình Tr ng ( Nguyên V n; -1 l̀ H H ng) l B ng Phi u Phát sinh Và C c phát sinh 15 5.2 T o liên k t cho b ng Sau thi t k c u trúc b ng, ch n khóa chính, nh p d li u, ti n hành thi t l p m i quan h th Database Tools=> relationships 16 THI T K BI U M U – FORM 6.1 C s lý lu n - Bi u m u (Form) m t công c thi t k giao di n cho ng ph n giao ti p gi a ng i s d ng, b i dùng v i ng d ng, cung c p m t hình th c trình bày h t s c ti n nghi đ xem, nh p hi u ch nh b n ghi c s d li u - V i ng ng i dùng, Form giao di n đ s d ng ph n m m, v i nh ng i phát tri n ph n m m, Form nh ng ph i thi t k t o cho ng - i s d ng c m th y tho i mái, phù h p d s d ng nh t T i form ng i dùng có th s d ng m t s ch c n ng minh ho form đ th c hi n m t s thao tác c p nh t, ta c p nh t form d li u s đ c l u v̀o b ng ch c n ng c a không khác v i ta thao tác b ng - u m l n nh t c a Form có th tính toán tr c ti p b ng phép toán thông d ng, ch a bi u đ , có th hi n th d li u t nhi u b ng hi n th theo hình th c ta mu n, ho c truy v n t đ ng hoá m t s thao tác ph i l̀m th ng xuyên 6.2 M t s Form ng d ng a Form c p nh t chi ti t phi u g i: Nh n nút Desgn Form th Create c a Ribbon L̀m nh b c sau ta có đ c hình thi t k cho form T i Record Source ta ch n PhieuGui 17 Thi t k form theo nhu c u ( t tên, u ch nh…) tiêu đ form đ u 18 Nh p vào đ thêm m t form m i - Form PhieuNhan: Các form khác cách l̀m t - Form CuocPhatSinh: ng t nh form phi u g i 19 THI T K QUERY: 7.1.Update query tính thành ti n b ng phi u g i t ng phát sinh phi u phát sinh ta dùng update query Thành ti n t ng ng v i đ n giá t ng m c kh i l nên thành ti n không c ng thêm VAT n a) 7.2 Select query i v i query t ng k t phí thu đ ph m theo lo i b u ph m: ng( đ n giá đư bao g m VAT c (ch a g m phát sinh) c a khách hàng chuy n b u Ta vào query design ( m c đ nh select query) thi t k nh h̀nh: 20 Sau ch n nút run đ th c hi n T ng t , đ i v i select query khác ta c ng l̀m t ng t Riêng đ i v i query mà cho bi t lo i b u ph m ǹo có phí thu đ c l n nh t, s p x p t ng thành ti n gi m d n r i ch n return ->1 7.3 Delete query xóa tên nhân viên đư ngh vi c kh i danh sách nhân viên hi n t i ta vào create => ch n delete query Thi t k nh h̀nh: 21 7.4 crosstab query Thi t k crosstab query v tình tr ng b u ph m xu t kho nh sau: Trong đó, c t th vi t công th c: IIf([PhieuXuatKho!TinhTrang]=0,"Nguyên v n","Có h h ng") 22 7.5 Append query Ngòi ra, b u n thêm m t ch c v m i ta có th thêm vào b ng ch c v b ng append query Th c hi n nh h̀nh: 7.6 Maketable query Cu i cùng, đ t o b ng th ng kê khách h̀ng l̀ ng d ng maketable query i g i t b ng khách hàng ta s 23 T O REPORT: T o báo cáo t ng phí thu đ c (ch a bao g m phát sinh) theo lo i b u ph m d a v̀o query đư l p Ta ch n query r i vào m c create => report => click chu t ph i ch n sorting and grouping Sau đó, ch n add a group ch n TenBuuPham T ng t đ i v i t o report danh sách nhân viên theo ch c v Màn hình thi t k : T NG K T Ph n thi t k đư gi i quy t ph n yêu c u đ t đ i v i vi c qu n lý chuy n phát thông th ng b u ph m n c t i b u n Th c Tuy thi t k nhi u h n ch có th ch a phù h p hoàn toàn v i th c t Chúng em v n hi v ng có th giúp ích đ c cho công tác qu n lý chuy n phát b u ph m t i b u n Th c nói riêng v̀ b u n khác nói chung 24