GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH DP MINH NGỌC 1 1. TRÌNH BÀY XÂY DỰNG, TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH CỦA CÔNG TY 3 1.1. Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH MTV Dược phẩm Minh Ngọc 3 1.2. Nội quy an toàn – an ninh cơ quan 4 1.2.1. Đối với nhân viên làm việc trong khu vực kho 4 1.2.2. Đối với nhân viên giao hàng và lái xe 5 1.2.3. Đối với nhân viên trực bảo vệ 5 1.3. Bảng mô tả công việc 5 1.3.2. Bảng mô tả công việc chức danh Phụ trách chuyên môn 7 1.3.3. Bảng mô tả công việc chức danh Thủ kho 8 1.3.4. Bảng mô tả công việc chức danh Nhân viên kế toán 10 1.3.5. Bảng mô tả công việc chức danh Thủ quỹ 11 1.3.6. Bảng mô tả công việc chức danh Nhân viên bán hàng – tiếp thị 12 1.3.7. Bảng mô tả công việc chức danh Nhân viên giao hàng và thu nhận tiền 14 2. KHẢO SÁT CÁCH TỔ CHỨC SẮP XẾP KHO, BẢO QUẢN VÀ DỰ TRỮ THUỐC 16 2.1. Sơ đồ kho 16 2.2. Nội quy kho 16 2.3. Danh mục trang thiết bị bảo quản 17 2.4. Sắp xếp, kiểm soát và theo dõi chất lượng hàng hóa tại kho và phương tiện vận chuyển 17 2.5. Bảo quản hàng hóa 21 2.6. Theo dõi nhiệt độ, độ ẩm kho và phương tiện vận chuyển 23 2.7. Qui trình phòng chống chuột bọ, nấm mốc, mối mọt, côn trùng tại kho và phương tiện vận chuyển 27 2.8. Vệ sinh kho 31 3. KHẢO SÁT QUY TRÌNH VẬN CHUYỂN, GIAO NHẬN THUỐC 32 3.1.Vận chuyển hàng hóa 32 3.2. Đặt hàng, tiếp nhận, xử lý đơn đặt hàng, kiểm tra việc giao, nhận hàng 38 4. PHÂN TÍCH VIỆC TRIỂN KHAI GDP 43 4.1. Hồ sơ GDP 44 4.1.1. Thông tin chung 44 4.1.2. Qui trình thao tác chuẩn 44 5. TRÌNH BÀY CÁCH THỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ 46 6. TRÌNH BÀY CÁCH THỨC QUẢN LÝ XUẤT NHẬP THUỐC 49 7. RÚT KẾT ĐƯỢC KINH NGHIỆM BẢN THÂN LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC TRAO DỒI KINH NGHIỆM TAY NGHỀ TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP 53 7.1. Được cái nhìn tổng về tầm quan trọng của việc thực hiện GDP 7.2. Một số kinh nghiệm của bản thân được rút kết trong quá trình thực tập tại công ty
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA DƯỢC BÁO CÁO THỰC TẾ ĐA KHOA CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN DƯỢC PHẨM MINH NGỌC Sinh viên thực : MSSV :1 Đơn vị lớp : Hậu Giang – Năm 2016 Hậu Giang – Năm 2016 Nhận xét giảng viên ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………… MỤC LỤC GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH DP MINH NGỌC .1 TRÌNH BÀY XÂY DỰNG, TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH CỦA CÔNG TY 1.1 Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH MTV Dược phẩm Minh Ngọc .3 1.2 Nội quy an toàn – an ninh quan 1.2.1 Đối với nhân viên làm việc khu vực kho 1.2.2 Đối với nhân viên giao hàng lái xe 1.2.3 Đối với nhân viên trực bảo vệ 1.3 Bảng mô tả công việc .5 1.3.2 Bảng mô tả công việc chức danh Phụ trách chuyên môn 1.3.3 Bảng mô tả công việc chức danh Thủ kho 1.3.4 Bảng mô tả công việc chức danh Nhân viên kế toán 10 1.3.5 Bảng mô tả công việc chức danh Thủ quỹ 11 1.3.6 Bảng mô tả công việc chức danh Nhân viên bán hàng – tiếp thị .12 1.3.7 Bảng mô tả công việc chức danh Nhân viên giao hàng thu nhận tiền 14 KHẢO SÁT CÁCH TỔ CHỨC SẮP XẾP KHO, BẢO QUẢN VÀ DỰ TRỮ THUỐC 16 2.1 Sơ đồ kho .16 2.2 Nội quy kho 16 2.3 Danh mục trang thiết bị bảo quản 17 2.4 Sắp xếp, kiểm soát theo dõi chất lượng hàng hóa kho phương tiện vận chuyển 17 2.5 Bảo quản hàng hóa 21 2.6 Theo dõi nhiệt độ, độ ẩm kho phương tiện vận chuyển 23 2.7 Qui trình phòng chống chuột bọ, nấm mốc, mối mọt, côn trùng kho phương tiện vận chuyển .27 2.8 Vệ sinh kho 31 KHẢO SÁT QUY TRÌNH VẬN CHUYỂN, GIAO NHẬN THUỐC .32 3.1.Vận chuyển hàng hóa 32 3.2 Đặt hàng, tiếp nhận, xử lý đơn đặt hàng, kiểm tra việc giao, nhận hàng 38 PHÂN TÍCH VIỆC TRIỂN KHAI GDP 43 4.1 Hồ sơ GDP .44 4.1.1 Thông tin chung 44 4.1.2 Qui trình thao tác chuẩn 44 TRÌNH BÀY CÁCH THỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ .46 TRÌNH BÀY CÁCH THỨC QUẢN LÝ XUẤT - NHẬP THUỐC 49 RÚT KẾT ĐƯỢC KINH NGHIỆM BẢN THÂN LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC TRAO DỒI KINH NGHIỆM TAY NGHỀ TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP .53 7.1 Được nhìn tổng tầm quan trọng việc thực GDP 7.2 Một số kinh nghiệm thân rút kết trình thực tập công ty GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH DP MINH NGỌC Công ty trách nhiệm hữu hạn thành viên Dược phẩm Minh Ngọc Mã số doanh nghiệp: 1801227741 Ngày cấp: 10/12/2011 Ngày hoạt động: 15/12/2011 Trụ sở chính: 138B1/20, Nguyễn Văn Cừ, Khu vực 1, Phường An Khánh, Quận Ninh Kiều, Thành Phố Cần Thơ Điện thoại: 0918603625 Fax: 07103892899 Email: duocphamminhngoc@gmail.com Ngành, nghề kinh doanh: - Mua bán dược phẩm - Mua bán thực phẩm chức - Mua bán trang thiết bị y tế - Mua bán mỹ phẩm Vốn điều lệ.: 2.000.000.000 đồng Người đại diện theo pháp luật công ty: - Chức danh : Giám đốc - Họ tên: Lê Văn Minh, giới tính: Nam - Sinh ngày: 01/10/1979 - Dân tôc: Kinh - Quốc tịch: Việt Nam - Loại giấy chứng thực cá nhân: giấy chứng minh nhân dân số: 361899772, ngày cấp: 23/09/2013, công an Cần Thơ cấp - Nơi đăng ký hộ thường trú: 138B1/20, Nguyễn Văn Cừ, khu vực 1, phường An Khánh, quận Ninh Kiều, thành phố Cần Thơ, Việt Nam - Chỗ tại: 138B1/20, Nguyễn Văn Cừ, khu vực 1, phường An Khánh, quận Ninh Kiều, thành phố Cần Thơ, Việt Nam Công ty TNHH thành viên Dược phẩm Minh Ngọc đơn vị phân phối kinh doanh Dược phẩm với phương châm “Sức khỏe vốn quý người” Vì vậy, khác hẳn lĩnh vực khác, lĩnh vực chăm sóc sức khỏe chất lượng sản phẩm phải đặt lên hàng đầu Công ty tôn trọng sống hạnh phúc người, tự xem có trách nhiệm phải làm tất để cung cấp cho người có sản phẩm có chất lượng cao sống môi trường lành Công ty ý thức phải không ngừng cải tiến công tác quản lý, phong phú hóa mặt hàng, giá thành phải chăng, đảm bảo giao hàng hẹn * Một số mặt hàng kinh doanh phân phối Công ty TNHH Một Thành Viên Dược Phẩm Minh Ngọc : STT TÊN SẢN PHẨM NƯỚC TÁC DỤNG QUY CÁCH AUSSAMIN 500mg SẢN XUẤT Úc (Glucosamin 500mg) AGIPIRO Việt Nam Kháng viêm Hộp vĩ x 10 viên (Piroxicam 20mg) AGITRITINE 200mg Việt Nam Dạ dày Hộp vĩ x 10 viên (Trimebutine 200mg) AGDICERIN Việt Nam Kháng viêm, Hộp vĩ x 10 viên (Diacerin 50mg) UNICAVIR Việt Nam giảm đau Thuốc gan Hộp vĩ x 10 viên (Tenoforvir 300mg) PRIME-APERONE Hàn Quốc Thuốc giãn Hộp 10 vĩ x 10 (Eperison 50mg) BONXICAM Hàn Quốc Kháng viêm viên Hộp 10 vĩ x 10 (Bromelain 40mg) SYNAZITHRAL Ấn Độ Kháng sinh vien Hộp chai 200mg/5ml) BORABONE Hàn Quốc Thuốc bổ Hộp vĩ x 10 viên 10 (Calcitriol 0,25mg) PANNEFIA Ấn Độ Dạ dày Hộp vĩ x 10 viên 11 (Pantoprazol 40mg) HEPASYZIN Hàn Quốc Hỗ trợ gan Hộp 10 vĩ x 10 Viêm khớp Hộp vĩ x 12 viên (Azithromycin (Silymarin 140mg) viên 12 LISBOSARTAN Ấn Độ Điều trị tăng Hộp vĩ x viên 13 (Ibesartan 150mg) KSART Ấn Độ huyết áp Điều trị tăng Hộp vĩ x 14 viên 14 (Losartan 50mg) PEXIFEN Việt Nam huyết áp Kháng viêm, Hộp vĩ x 14 viên (Piroxicam beta- giảm đau 15 cyclodextrin) LIFCIN 500 Ấn Độ Kháng sinh Hộp vĩ x viên 16 (Levofloxacin 500mg) RABOTIL 20 Ấn Độ Dạ dày Hộp vĩ x 10 viên 17 (Rabeprazol 20mg) LOWXIB 200 Ấn Độ Kháng viêm Hộp vĩ x 10 viên 18 (Celecoxib 200mg) SANCHER Việt Nam Viêm gan Hộp vĩ x 10 viên 19 (Ribavirin 500mg) TORITAB Ấn Độ Hạ Lipid Hộp 10 vĩ x 10 20 (Atorvastatin 20mg) VICEBA Hàn Quốc máu Tuần hoàn viên Hộp 10 vĩ x 10 21 (Ginkgo biloba 40mg) RECORD B MEDLAC Ý não Bổ sung viên Hộp 10 ống 22 (Vitamin B1, B6, B12) UL-FATE Ấn Độ vitamin Dạ dày Hộp 10 vĩ x 10 23 (Sucrafate 1g) viên TRÌNH BÀY CÁCH XÂY DỰNG, TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH Giám đốc CỦA CÔNG TY LÊ VĂN MINH 1.1 Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH MTV Dược phẩm Minh Ngọc DSĐH PHỤ TRÁCH CHUYÊN MÔN TRƯƠNG THÀNH TRONG Thủ kho LÊ THANH BẰNG DSTH Kế toán LÊ VĂN SƠN ĐHKT Nhân viên TRẦN VŨ PHONG DSTH Nhân viên TRẦN VĂN TỚI DSTH 1.2 Nội quy an toàn lao động – an ninh quan Nhằm đảm bảo an ninh, an toàn lao động quan Giám đốc ban hành nội quy quan sau: 1.2.1 Đối với nhân viên làm việc khu vực kho - Phải thực nội quy “Vệ sinh cá nhân” “ Vệ sinh kho” - Không chất hàng hóa – vật dụng hành lang, lối đi, khu vực thoát hiểm kho - Không ăn uống, đùa giỡn khu vực kho - Không làm vệ sinh thiết bị chưa ngắt nguồn điện - Tất nhân viên kho phải huấn luyện sơ cấp cứu phải biết xử lý tình xảy cố - Kiểm tra niêm phong, ổ khóa trước mở cửa kho sau đóng cửa kho 1.2.2 Đối với nhân viên giao hàng lái xe - Phải kiểm tra tình trạng sẵn sàng xe thiết bị kèm theo quy trình “ Vận hành bảo dưỡng phương tiện vận chuyển” - Phải thực nghiêm túc hiệu “Giữ xe tốt, lái xe an toàn” - Phải nghiêm chỉnh chấp hành luật lệ giao thông - Không vận chuyển hàng hóa trọng lượng kích thước cho phép - Đối với nhân viên vận chuyển xe máy phải tuân thủ luật giao thông đội mũ bảo hiểm theo quy định - Hàng hóa lưu thông đường phải có hóa đơn, chứng từ theo quy định 1.2.3 Đối với nhân viên trực bảo vệ - Phải đảm bảo trật tự, an ninh, an toàn quan 3.2 Đặt hàng, tiếp nhận, xử lý đơn đặt hàng, kiểm tra việc giao hàng, nhận hàng theo qui trình thao tác chuẩn Mã Số: QT019 CÔNG TY TNHH MTV DP QUI TRÌNH Lần ban hành: 01 MINH NGỌC THAO TÁC CHUẨN(SOP) Ngày ban hành: 15/3/2015 Trang: 1/4 ĐẶT HÀNG – TIẾP NHẬN- XỬ LÝ ĐƠN ĐẶT HÀNG – KIỂM TRA VIỆC GIAO HÀNG, NHẬN HÀNG Soạn thảo Soạn xét tài liệu Duyệt Giám đốc DSTH Lê Thanh Bằng DSĐH.Trương Thành Trong Lê Văn Minh A MỤC ĐÍCH YÊU CẦU: Nhằm đảm vận chuyển việc giao hàng hẹn, cẩn thận xác không bị thất thoát B PHẠM VI ÁP DỤNG: Tất sản phẩm xuất – nhập công ty C ĐỐI TƯỢNG THỰC HIỆN: Các nhân viên bán hàng, nghiệp vụ công ty, nhân viên kho công ty D NỘI DUNG QUY TRÌNH: Nhân viên bán hàng phụ trách địa bàn: - Chào lấy đơn hàng theo lịch cố định khu vực - Lập đơn hàng theo biễu mẫu đính kèm fax chuyển cho nghiệp vụ công ty Nghiệp vụ công ty: - Nhận đơn đặt hàng từ nguồn: Do nhân viên tiếp thị đem về, từ fax, điện thoại, từ khách hàng đến giao dịch trực tiếp Sau kiểm tra đơn hàng (Tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, số lượng, hãng sản xuất, nước sản xuất …) có mục không rõ nghi ngờ hỏi lại nhân viên lấy đơn hàng hay khách hàng - Sau kiểm tra xong, tiến hành xuất phiếu xuất kho hóa đơn trình ký chuyển xuống kho Nhân viên kho: Sau nhận phiếu xuất kho/hóa đơn (có chữ ký người phụ trách), thủ kho tiến hành kiểm tra (tên thuốc, nồng độ, hàm lượng, số lượng, hãng sản xuất, nước sản xuất …) soạn đơn hàng theo phiếu xuất kho/hóa đơn Chuẩn bị soạn hàng: thùng, bọc xốp, băng keo, viết lông - Căn vào hóa đơn (GTGT) khách hàng, nhân viên kho sọan hàng, đón hàng niêm phong hàng ghi rõ đơn vị giao hàng, đơn vị nhận hàng lưu ý (hàng dễ vỡ,…), có kiện hàng - Hàng xuất kho phải tuân thủ theo nguyên tác FIFO, FEFO - Sau soạn xong thủ kho ký vào phiếu xuất kho/hóa đơn - Xếp hàng soạn vào khu vực riêng để chuẩn bị cho khách hàng nhân viên giao nhận hàng hóa/ nhân viên bán hàng Nếu giao kho, nhân viên kho với khách hàng kiểm tra hàng hóa theo nguyên tắc kiểm tra, đối chiếu, sau nhận xong khách hàng phải ký nhận vào hóa đơn (GTGT) Nếu giao nhận tận nơi, nhân viên kho với nhân viên giao nhận hàng hóa/ nhân viên bán hàng vào hóa đơn GTGT có trách nhiệm kiểm tra hàng theo nguyên tắc kiểm tra, đối chiếu -Cuối ngày thủ kho kiểm tra lại toàn phiếu xuất kho ngày Yêu cầu lưu trữ phiếu xuất kho: + Chứng từ xuất kho đóng thành tập/ ngày theo thứ tự + Lưu trữ theo SOP cập nhật lưu trữ hồ sô tài liệu công ty Nhân viên giao nhận hàng hóa: Nhân viên giao nhận hàng hóa nhân viên bán hàng xếp ngăn nắp tránh bừa bãi, lộn xộn gây móp méo đỗ vỡ thùng, phải ý đảm bảo điều kiện bảo quản qui định hàng hóa, chuyển cho khách hàng -Trong trường hợp gởi hàng ( áp dụng cho nơi có bán hàng gián tiếpkhông áp dụng cho nơi bán hàng trực tiếp): Nhân viên giao hàng đem hàng đến giao cho chủ nhà xe ký hợp đồng vận chuyển với công ty Nhân viên phải thực theo thủ tục sau: + Giao hàng hóa đơn bán hàng, kèm theo phiếu theo dõi chất lượng hàng hóa cho chủ nhà xe + Chủ nhà xe ký nhận vào hồ sơ giao nhận công ty + Người giao hàng phải đưa hóa đơn cho khách hàng ký tên vào ghi đầy đủ thông tin vào phiếu theo dõi chất lượng hàng hóa, chuyển trả phiếu theo dõi chất lượng hàng hóa cho công ty 5.Nhân viên bán hàng: - Giao hàng tận nơi cho khách hàng tỉnh, khách hàng sau nhận hàng ký nhận vào hóa đơn phiếu theo dõi chất lượng hàng hóa - Giao hàng thu tiền theo hợp đồng phương thức toán qui định E.PHỤ LỤC: Đơn đặt hàng Phiếu theo dõi chất lượng hàng hóa F LƯU TRỮ: Văn số “QT019 Đặt hàng – tiếp nhận, xử lý đơn hàng, kiểm tra việc giao nhận – hàng” tập SOP G.SỬA ĐỔI VÀ BỔ SUNG: Lần bh 01 Lsđ Quá trình sửa đổi Số thay Lý thay ( nội dung sửa Người biên 00 đổi, bổ sung) Ban hành lần đầu H DANH SÁCH CẤP PHÁT: - Các phận - Nơi lưu trữ soạn Người duyệt GĐ PHÂN TÍCH VIỆC TRIỂN KHAI GDP 4.1 Hồ sơ GDP gồm: 4.1.1 Thông tin chung 1) Đơn đăng ký kiểm tra “Thực hành tốt phân phối thuốc” 2) Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh 3) Sơ đồ tổ chức nhân - Hồ sơ nhân viên 4) Sơ đồ vị trí địa lý thiết kế kho bảo quản thuốc 5) Danh mục trang thiết bị bảo quản 6) Chính sách chất lượng 7) Nội quy kho 8) Nội quy an toàn lao động 9) Quyết định bổ nhiệm 10) Mô tả công việc 11) Đào tạo nhân 12) Tự tra nội 13) Biên phòng cháy, chữa cháy 4.1.2 Quy trình thao tác chuẩn 1) Chương trình đào tạo thực hành tốt phân phối thuốc 2) Quy định khám sức khỏe định kỳ 3) Vệ sinh cá nhân 4) Sơ cấp cứu 5) Nhận biết truy tìm nguồn gốc sản phẩm 6) Xử lý sản phẩm không phù hợp, bị loại, trả 7) Qui định phòng chống chuột bọ, nấm mốc, mối mọt côn trùng kho phương tiện vận chuyển 8) Điều tra sai lệch, thất thoát 9) Theo dõi nhiệt độ, độ ẩm kho phương tiện vận chuyển 10) Vệ sinh kho 11) Sắp xếp, kiểm soát theo dõi chất lượng hàng hóa kho phương tiện vận chuyển 12) Xuất, nhập hàng hóa 13) An toàn lao động kho 14) Qui định người vào khu vực bảo quản hàng hóa 15) An ninh quan 16) Giải thuốc bị khiếu nại, thu hồi, thuốc giả 17) Kiểm kê đối chiếu 18) Thẩm định – Xử lý vi phạm điều kiện bảo quản 19) Đặt hàng – tiếp nhận – xử lý đơn đặt hàng – kiểm tra việc giao hàng, nhận hàng 20) Bán hàng 21) Vận chuyển hàng hóa 22) Vệ sinh bảo dưỡng phương tiện vận chuyển 23) Bảo quản hàng hóa 24) Xử lý thuốc bị tràn, bị đổ 25) Xử lý bao bì hư hại, bể vỡ 26) Soạn thảo, phê duyệt ban hành kiểm soát tài liệu 27) Cập nhật lưu trữ hồ sơ tài liệu Công ty 28) Tự kiểm tra nội TRÌNH BÀY CÁCH THỨC QUẢN LÝ HỒ SƠ Mã Số: QT027 CÔNG TY TNHH MTV DP QUI TRÌNH Lần ban hành: 01 MINH NGỌC THAO TÁC CHUẨN(SOP) Ngày ban hành: 15/3/2015 Trang: 1/3 CẬP NHẬT VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ – TÀI LIỆU TẠI CÔNG TY Soạn thảo Soạn xét tài liệu Duyệt Giám đốc DSTH Lê Thanh Bằng DSĐH.Trương Thành Trong Lê Văn Minh A MỤC ĐÍCH YÊU CẦU: Cập nhật lưu trữ hồ sơ công ty ngăn nắp, hợp lý, dễ nhận dạng dễ truy tìm B PHẠM VI ÁP DỤNG: Tất loại hồ sơ – tài liệu công ty C ĐỐI TƯỢNG THỰC HIỆN: Nhân viên quản lý hồ sơ – tài liệu, nhân viên công ty D NỘI DUNG QUY TRÌNH: - Hàng ngày nhân viên quản lý hồ sơ – tài liệu, thủ kho tập trung tất tài liệu, công văn nhận được, hóa đơn, phiếu xuất kho … ngày -Phân loại - Tùy theo loại hồ sơ, tài liệu, tài liệu, văn mà theo thời gian quy định cụ thể sau: 1) Tài liệu hệ thống: lưu thời gian lý 2) Công văn bên gởi đến thông thường: thư mời hội thảo, tài trợ, biên họp: lưu năm 3) Các công văn có tính pháp lý: Quy định, qui chế, văn luật: lưu năm sau văn hiệu lực 4) Phiếu theo dõi hạn dùng thành phẩm đóng thành tập hồ sơ lưu vào hồ sơ: lưu năm 5) Báo cáo chất lượng hàng hóa đóng thành tập lưu vào tủ hồ sơ: lưu năm 6) Phiếu xuất kho hàng tháng đóng thành tập lưu vào khu vực riêng: lưu năm 7) Đối với phiếu theo dõi nhiệt độ - độ ẩm hàng tháng đóng thành tập hồ sơ lưu vào tủ hồ sơ: lưu năm Tất tài liệu lưu bìa có sửa đổi thay phải tiến hành thay mới, trả cũ cho nơi ban hành, tuyệt đối không để sử dụng tài liệu hiệu lực Hồ sơ lưu phải có danh mục quản lý công ty E LƯU TRỮ: Văn số “QT027 Cập nhật lưu trữ hồ sơ – tài liệu công” tập SOP F SỬA ĐỔI VÀ BỔ SUNG: Quá trình sửa đổi Lần bh 01 Lsđ Số thay Lý thay ( nội dung sửa đổi, bổ Người biên Người 00 sung) Ban hành lần đầu G DANH SÁCH CẤP PHÁT: - Các phận - Nơi lưu trữ Phụ lục QT027-1 soạn duyệt GĐ CTY TNHH MTV MINH NGỌC DANH MỤC HỒ SƠ STT Tên hồ sơ Mã số Nơi lưu Nhân viên Phương thức Thời Phương (nếu có) trữ lưu trữ lưu trữ gian lưu thức hủy bỏ Ngày tháng năm Người duyệt TRÌNH BÀY ĐƯỢC CÁCH THỨC QUẢN LÝ XUẤT - NHẬP THUỐC Mã Số: QT012 CÔNG TY TNHH MTV DP QUI TRÌNH Lần ban hành: 01 MINH NGỌC THAO TÁC CHUẨN(SOP) Ngày ban hành: 15/3/2015 Trang: 1/3 XUẤT – NHẬP HÀNG HÓA Soạn thảo Soạn xét tài liệu Duyệt Giám đốc DSTH Lê Thanh Bằng DSĐH.Trương Thành Trong Lê Văn Minh A MỤC ĐÍCH YÊU CẦU: Nhằm đảm bảo việc xuất nhập hàng hóa theo nguyên tắc FIFO –FEFO, giao nhận hàng hóa đủ, đủ, tránh nhầm lẫn tổn thất xảy B PHẠM VI ÁP DỤNG: Các loại sản phẩm Công ty bao gồm: Thành phẩm mua bán( thuốc loại) C ĐỐI TƯỢNG THỰC HIỆN: Các thủ kho, nhân viên kế toán, nhân viên giao hàng, nhân viên kho Công ty D NỘI DUNG QUY TRÌNH: Tiếp nhận hàng - Thủ kho kiểm tra hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho chứng từ nhập khác -Kiểm tra cảm quan hàng hóa phân loại hàng hóa Kiểm tra số lượng, số lô, hạn dùng thực tế so với chứng từ nhập, tem hàng nhập khẩu… Sau đưa hàng vào kho, xếp bảo quản theo SOP Sắp xếp, bảo quản hàng hóa theo dõi chất lượng sản phẩm -Thực kiểm tra, đối chiếu giao nhận ký tên hóa đơn chứng từ nhập - Nếu hàng hóa đúng, đủ với hóa đơn, chứng từ nhập ký nhận ghi rõ họ tên, ngày, tháng, năm nhận hàng - Cập nhật số lượng, thông tin liên quan vào máy -Chuyển chứng từ nhập cho nghiệp vụ - Cập nhật số lượng, thông tin liên quan hàng hóa vào máy - Nếu hàng không đủ thủ kho ghi nhận lại chứng từ nhập đồng thời tiếp nhận theo dõi đến hàng vào đủ Nếu hàng không chủng loại, số lô, chất lượng… lập biên bản, biệt trữ xử lý theo hướng dẫn SOP xử lý sản phẩm không phù hợp Công ty SOP điều tra sai lệch, thất thoát Nhập kho theo số lượng thực tế phản hồi nơi xuất hàng Xuất hàng: -Khi có đơn đặt hàng, nghiệp vụ tiến hành kiểm tra số lượng tồn kho máy tính (bằng phần mềm xuất nhập hàng hóa), tiến hành xuất hóa đơn, chứng từ xuất hàng theo nguyên tắc FIFO-FEFO -Nghiệp vụ chuyển hóa đơn, chứng từ xuống kho để soạn hàng -Thủ kho kiểm tra hóa đơn chứng từ xuất -Phân loại hóa đơn chứng từ -Xuất hàng theo số lượng, số lô, chứng từ hóa đơn, chứng từ kiểm tra(kiểm tra theo nguyên tắc nhập trước xuất trước –FIFO, hết hạn dùng trước xuất trước FEFO) -Thực kiểm tra, đối chiếu giao nhận ký tên hóa đơn, chứng từ xuất * Ghi chú: Trong trình sản xuất, thủ kho phải kiểm tra trình cảm quan sản phẩm Nếu có phát hiện tượng hàng hóa không đạt quan, phải ngừng việc soạn hàng xuất, cách ly sản phẩm không đạt, dán nhãn nhận dạng, đưa vào khu vực biệt trữ, báo cáo giám đốc, lập phiếu trả, đổi hàng Nghiệp vụ xuất hóa đơn trả đổi lại cho công ty gốc, công ty bán hàng Nguyên tắc FIFO-FEFO trình xuất hàng - Khi xuất phải tuân thủ theo nguyên tắc “hết hạn dùng trước xuất trước” (FEFO) - Đối với thành phẩm khác lô mà có hạn dùng xuất phải tuân thủ theo nguyên tắc “nhập trước - xuất trước” (FIFO) E LƯU TRỮ: Văn số “QT021 Xuất- Nhập hàng hóa” lưu tập SOP F SỬA ĐỔI VÀ BỔ SUNG: Lần bh 01 Lsđ Số Quá trình sửa đổi thay Lý thay ( nội dung sửa đổi, Người biên Người 00 bổ sung) Ban hành lần đầu G DANH SÁCH CẤP PHÁT: - Các phận - Nơi lưu trữ soạn duyệt GĐ Phụ lục QT021-1 CTY TNHH MTV MINH NGỌC PHIẾU XUẤT HÀNG Số chứng từ:……………………………………… Ngày, tháng, năm: ……………………………… Khách hàng: …………………………………… Địa chỉ: ………………………………………… STT TÊN HÀNG -QUI CÁCH SỐ LÔ, HẠN DÙNG ĐVT SỐ ĐƠN THÀNH LƯỢNG GIÁ TIỀN TỔNG TIỀN: …………………………………………………………………………… Bằng chữ: ……………………………………………………………………………… Người nhận Người giao Thủ kho Giám đốc RÚT KẾT ĐƯỢC KINH NGHIỆM BẢN THÂN LIÊN QUAN ĐẾN VIỆC TRAO DỒI KINH NGHIỆM TAY NGHỀ TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP Qua tuần thực tế Công ty, nhờ hướng dẫn tận tình anh/ chị Công ty, giúp đỡ Giám đốc, nên thời gian ngắn ngủi em tích góp cho thân nhiều học thực tiễn quý báu Bên cạnh kiến thức lý thuyết thầy/ cô trường Đại học Võ Trường Toản hết lòng giảng dạy, em lại bổ sung thêm kiến thức thực tế bên ngoài, thực hành trang vững vàng bước đầu cho em đường hành nghề Dược tương lai, phục vụ cung cấp thuốc đến người bệnh đạt chất lượng tốt 7.1 Được nhìn tổng tầm quan trọng việc thực GDP Thực hành tốt phân phối thuốc (GDP) phần hệ thống đảm bảo chất lượng toàn diện, để đảm bảo chất lượng thuốc trì qua việc kiểm soát đầy đủ tất hoạt động liên quan đến trình phân phối thuốc Trong bối cảnh hội nhập kinh tế khu vực quốc tế nay, đặc biệt Việt Nam gia nhập WTO (11/2006), yêu cầu triển khai áp dụng nguyên tắc GDP hệ thống phân phối sỉ dược phẩm yêu cầu hòa hợp mang tính chất nguyên tắc nước khu vực cộng đồng quốc tế 7.2 Một số kinh nghiệm thân rút kết trình thực tập công ty : - Về chuẩn bị hồ sơ đăng ký GDP gửi đến Sở y tế : Biết cách thức chuẩn bị hồ sơ hoàn chỉnh bao gồm nội dung liên quan đến việc ‘Thực hành tốt phân phối thuốc’ GDP cần có gì.Cách xây dựng hệ thống Công ty quản lý, điều hành nhân viên có tương tác hỗ trợ qua lại khâu, phận hệ thống Bên cạnh đó, việc phân quyền, trách nhiệm riêng miêu tả rõ ràng văn giúp cá nhân hiểu công việc cần làm gì, tránh đùng đẩy trách nhiệm có vấn đề cần giải Sau trình đào tạo huấn luyện GDP cho nhân viên Công ty, cần kiểm tra đột xuất hoạt động, qui trình SOP thường xuyên Ghi nhận khuyết điểm nhằm phân tích, đánh giá khuyết điểm để rút kinh nghiệm đánh giá lại hiệu qui trình ban hành trước - Biết cách xếp hàng hóa kho thuốc theo nguyên tắc FIFO – FEFO, đảm bảo hàng hóa nhập trước xuất trước, hàng hết hạn dùng trước xuất trước, đồng thời hàng hóa xếp ngắn, không chất chồng nhiều lớp để tránh bị đổ ngã Hạn chế mặt hàng thuốc hết hạn dùng đáng tiếc Cách kiểm tra hàng hóa theo cách ‘3 đối chiếu – kiểm tra’ không làm nhầm lẫn loại thuốc với trình di chuyển hàng hóa qua khâu, xuất hàng, giao hàng Trong kho thuốc khu vực hàng Biệt trữ riêng (chờ nhập, chờ hủy, để bán, thu hồi – chờ xử lý) nên có thêm nhãn màu (vàng, đỏ, xanh, cam) để phân biệt dễ dàng Hiện tại, khu biệt trữ Công ty Minh Ngọc có nhãn màu trắng khác nội dung dễ nhầm lẫn phân biệt nhãn màu Quy trình giao nhận hàng chặt chẽ, nhiên nên có thêm danh mục hàng hóa bảo quản đặc biệt, để tránh sơ suất trình giao hàng cho khách hàng Các nhân viên bán hàng, giao hàng không nắm hàng hóa đặc biệt Thủ kho, cần có thêm danh sách hỗ trợ tra cứu cần Cách lưu trữ hồ sơ, sổ sách, lý, hủy bỏ tài liệu quy định rõ ràng, hợp lý, có tủ lưu hồ sơ riêng biệt, chắn, cần thiết dễ dàng tìm kiếm Xuất – nhập thuốc kho quản lý số lượng, số lô, hạn dùng máy tính, phần mềm riêng biệt Tuy nhiên, bổ sung thêm loại sổ sách quản lý số lô, hạn dùng riêng Thủ kho, nhằm đảm bảo trục trặc phần mềm, máy tính xảy ra, có số liệu sổ sách rõ ràng để quản lý thêm chặt chẽ Quy trình bảo quản kho thuốc phương tiện vận chuyển kiểm tra sát với tình hình thực tế Và nên ý thêm việc bảo hành, bảo dưỡng phương tiện bảo quản (Máy điều hòa, quạt hút, đồng hồ nhiệt kế ẩm kế…) theo thời gian, tránh trường hợp máy móc bị hư đột ngột ảnh hưởng đến trình bảo quản thuốc ... GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH DP MINH NGỌC .1 TRÌNH BÀY XÂY DỰNG, TỔ CHỨC, QUẢN LÝ VÀ ĐIỀU HÀNH CỦA CÔNG TY 1.1 Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH MTV Dược phẩm Minh Ngọc .3 1.2 Nội... trách nhiệm nhân viên Công ty, thực hoàn thành công việc theo chức năng, nhiệm vụ Công ty 1.3.1.4 Quan hệ công tác - Chỉ đạo, điều hành giám sát việc thực công việc nhân viên Công ty - Quan hệ ngoại... đốc CỦA CÔNG TY LÊ VĂN MINH 1.1 Sơ đồ tổ chức Công ty TNHH MTV Dược phẩm Minh Ngọc DSĐH PHỤ TRÁCH CHUYÊN MÔN TRƯƠNG THÀNH TRONG Thủ kho LÊ THANH BẰNG DSTH Kế toán LÊ VĂN SƠN ĐHKT Nhân viên TRẦN