Lập kế hoạch tác nghiệp Công ty cổ phần phát triển kỹ thuật điện và thương mại KBS

Lập kế hoạch có vai trò quyết định đến mục tiêu, hướng đi, sự thành bại của một tổ chức.. Trong bài viết này, chúng ta sẽ phân tích nội dung một bản kế hoạch; quan trọng hơn nữa là lập m

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN

KHOA HỌC QUẢN LÝ

Đề tài: Lập kế hoạch tác nghiệp Công ty cổ phần phát triển kỹ thuật điện và thương mại KBS

Lớp tín chỉ: Quản lý học_ 10

Sinh viên thực hiện:

Hà Nội, Năm 2016

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 3

PHẦN I : NỘI DUNG MỘT BẢN KẾ HOẠCH 4

I/ Mục tiêu. 4

II/ Giải pháp, phương án. 5

III/ Nguồn lực 6

PHẦN II : LẬP KẾ HOẠCH 7

A/ TÌNH HUỐNG 7

B/ LẬP KẾ HOẠCH TÁC NGHIỆP. 7

I/ Phân tích các yếu tố quyết định kế hoạch. 7

II/ Xác định mục tiêu, chỉ tiêu kế hoạch .8

III/ Xác định các hoạt động thực hiện .9

IV/ Nhóm các hoạt động lại để tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực. 10

V/ Xác định, tính toán các nguồn lực 10

VI/ Thiết lập các bộ phận.( Không cần thiết). 11

VII/ Xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm cho cá nhân 11

IIX/ Quy định mối quan hệ phối hợp giữa các thành viên, bộ phận khi tham gia thực hiện kế hoạch. 12

IX/ Xác định rủi ro có thể và đối sách hạn chế rủi ro đó 12

X/ Viết thành văn bản,trình phê duyệt và ban hành chính thức. 13

C/ BẢN KẾ HOẠCH TÁC NGHIỆP. 14

LỜI NÓI ĐẦU

Trong công tác quản lý tổ chức, Lập kế hoạch là khâu đầu tiên trong quy trình quản lý Lập kế hoạch có vai trò quyết định đến mục tiêu, hướng đi, sự thành bại của một

tổ chức Và trong bài viết này chúng ta sẽ tìm hiểu về các thành phần của một bản kế hoạch, dựa vào trình tự lập kế hoạch để tạo lập một kế hoạch cụ thể

Lập kế hoạch bao gồm lập kế hoạch chiến lược và lập kế hoạch tác nghiệp Về mặt tổng quát, quy trình lập kế hoạch bao gồm năm bước, bao gồm: Phân tích môi

trường, xác định mục tiêu, xây dựng các phương án, đánh giá và lựa chọn các phương án tối ưu, quyết định kế hoạch

Trong bài viết này, chúng ta sẽ phân tích nội dung một bản kế hoạch; quan trọng hơn nữa là lập một bản kế hoạch tác nghiệp, do đó sẽ phải vận dụng quy trình lập kế hoạch tác nghiệp như sau: Phân tích các yếu tố quyết định kế hoạch; xác định các mục tiêu /chỉ tiêu; xác định các hoạt động phải thực hiện; nhóm các hoạt động theo nhóm nhiệm vụ; tính toán nguồn lực; thiết lập các bộ phận; xác định quyền hạn, nhiệm vụ, trách nhiệm cho mỗi bộ phận;quy định mối quan hệ phối hợp giữa các bộ phận; xác định rủi ro, nguồn dự phòng; viết văn bản, phê duyệt , ban hành

Sau đây chúng ta sẽ đi vào sử dụng từng bước một của quá trình, rồi từ đó lập lên một bản kế hoạch cụ thể và đầy đủ

PHẦN I

NỘI DUNG MỘT BẢN KẾ HOẠCH

Các kế hoạch cho một tổ chức, một hệ thống xã hội là vô cùng đa dang Tuy nhiên, dù tiếp cận dưới góc độ nào đi chăng nữa thì một bản kế hoạch cũng chứa đựng những nội dung cốt yếu như: mục tiêu, giải pháp và nguồn lực

I/ Mục tiêu

Xác định những kết quả tương lai mà nhà quản lý mong muốn (kỳ vọng) đạt được Các mục tiêu này có thể được thiết lập trên cơ sở các kết quả đã đạt được trong quá khứ, những nguồn lực có giới hạn của nền kinh tế và của tổ chức, cũng có thể là những mong muốn của nhà quản lý và những sức ép từ phía xã hội, tổ chức hoặc những biến động của môi trường đặt ra những thách thức đối với nhà quản lý

Các mục tiêu sẽ xác định các kết quả cần thu được và chỉ ra các điểm kết thúc trong các việc cần làm, nơi nào cần chú trọng ưu tiên, cái gì cần phải hoàn thành bằng một mạng lưới các chiến lược, các chính sách, thủ tục, quy tắc, ngân quỹ, chương trình

…

Như vậy các mục tiêu đưa ra cần phải xác định rõ thời hạn thực hiện và được lượng hóa đến mức cao nhất có thể Mặc dù tổ chức thường có cả 2 loại mục tiêu định tính và định lượng nhưng những loại mục tiêu định lượng có vẻ rõ ràng và dễ thực hiện hơn

 Phân loại

Hệ thống mục tiêu của tổ chức phân loại dựa trên các căn cứ:

- Vị trí thứ bậc của mục tiêu: một tổ chức có thể có 2 loại mục tiêu là mục tiêu hàng đầu

và mục tiêu hàng thứ hai

Những mục tiêu hàng đầu liên quan đến sự sống còn và thành đạt của tổ chức Đối với 1 công ty, đó là mục tiêu về lợi nhuận, doanh số hay thị phần Không đạt được một mức lợi nhuận, mức doanh số hay mức thị phần trong một thời kỳ nhất định nào đó, công ty có thể bị phá sản

Mục tiêu hàng thứ hai là liên quan đến tính hiệu quả của tổ chức.Chúng cũng rất quan trọng đối với sự thành công của tổ chức, nhưng không phải lúc nào cũng ảnh hưởng

đến sự sống còn Các mục tiêu này có thể thể hiện mức độ quan tâm của khách hàng đối với sản phẩm của tổ chức, sự phát triển sản phẩm mới, tính hiệu quả của quản lý, v.v

Trong những năm gần đây, các tổ chức ở cả khu vực nhà nước và tư nhân đều chú trọng tới các mục tiêu hàng thứ hai nhằm mục đích thu hút khách hàng, mở rộng và phát triển thị trường, đồng thời cũng rất quan tâm đến mục tiêu thứ nhất vì đó là những mục tiêu có ảnh hưởng trực tiếp và lâu dài đến sự sống còn của tổ chức Cho dù có chú trọng đến mục tiêu nào hơn chăng nữa, điều quan trọng là phải xác định mục tiêu thật rõ ràng, có thể đo lường được và có tính khả thi Ngoài ra, cũng phải xác định rõ trách nhiệm trong việc thực hiện mục tiêu và thời hạn phải hoàn thành

- Thời gian: Mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn

- Các bộ phận, nhóm khác nhau trong tổ chức: gồm mục tiêu của các cổ đông, mục tiêu của ban giám đốc, mục tiêu của người lao động …

- Theo các loại chiến lược tương ứng: hệ thống mục tiêu sẽ được xem xét dưới góc độ là mục tiêu chung của toàn bộ tổ chức hay là mục tiêu riêng của từng bộ phận đơn vị trong

tổ chức, thậm chí có thể là mục tiêu theo các chức năng (thương mại, sản xuất, tài chính, nhân lực, …)

II/ Giải pháp, phương án

- Là những phương thức chủ yếu sẽ thực hiện để đạt được các mục tiêu đã đặt ra

- Các giải pháp đưa ra cần phải được xem xét những điểm mạnh, điểm yếu

- Tiếp theo là đánh giá các phương án theo các tiêu chuẩn phù hợp với mục tiêu, trung thành cao nhất với các tiền đề đã xác định

Một phương án có thể có lợi nhuận cao song cần vốn đầu tư lớn và thời gian thu hồi vốn đầu tư chậm; phương án khác có thể ít lợi nhuận song cũng ít rủi ro hơn; một phương án khác nữa có thể thích hợp với mục tiêu dài hạn tuy nhiên tính khả thi không cao

Do trong hầu hết mọi tình huống đều có rất nhiều phương án và có vô số các biến

số và ràng buộc cần phải xem xét cho nên sự đánh giá có thể trở nên vô cùng khó khăn Chính vì vậy, khi các phương án đưa ra xem xét đánh giá cần dựa trên một số căn cứ sau: + Phương án nào thực hiện được mục tiêu và có ảnh hưởng mạnh nhất đến mục tiêu + Phương án nào sử dụng có hiệu quả nguồn lực của tổ chức

+ Phương án nào tạo được sự ủng hộ của các cấp quản lý và người thực hiện

+ Phương án nào phản ánh tốt nhất tiêu chuẩn đã chọn

Không phải lúc nào các phương án đưa ra cũng sẽ phù hợp vì vậy để hạn chế rủi

ro và tăng tính chủ động, cần phải có các phương án dự phòng

Việc đưa ra các giải pháp, phương án là hoạt động trung tâm và quan trọng nhất của bản kế hoạch, nó điều cốt lõi tạo nên một bản kế hoạch đúng hướng và tạo sự thành công khi thực hiện

III/ Nguồn lực

- Là những phương tiện mà hệ thống sử dụng để thực hiện mục tiêu

- Có thể có nhiều cách phân loại nguồn lực Bất kỳ hệ thống nào dù là tổ chức kinh doanh, tổ chức nhà nước hay tổ chức phi lợi nhuận, đều phải huy động các nguồn lực khác nhau để thực hiện mục tiêu của mình

 Phân loại

- Theo khả năng huy động, gồm nguồn lực hiện có và nguồn lực tiềm năng

+ Nguồn lực hiện có là những nguồn lực đã có sẵn, chỉ cần đưa chúng vào sử dụng + Nguồn lực tiềm năng là những nguồn lực mà nhà quản lý có thể có trong tương lai – đây là loại nguồn lực chưa chắc chắn, nên để có nó nhà quản lý phải có những biện pháp huy động và tính đến tính không chắc chắn của nó

- Theo tính chất của nguồn lực, có thể phân thành:

+ Nguồn nhân lực

+ Nguồn lực tài chính

+ Nguồn lực vật chất

+ Nguồn lực thông tin

- Theo biểu hiện của nguồn lực, gồm có:

+ Nguồn lực hữu hình: nhân lực, vốn, máy móc, thiết bị, các nguồn lực vật chất,… + Nguồn lực vô hình: trí tuệ, uy tín, thương hiệu, mối quan hệ, …

Khi nguồn lực hữu hình ngày càng hạn chế thì người ta càng chú ý khai thác và phát triển nguồn lực vô hình

Tóm lại, mục tiêu, giải pháp và nguồn lực có mối quan hệ vô cùng mật thiết với

nhau Để có một kế hoạch khả thi, các mục tiêu phải được xác định phù hợp với nguồn lực có thể có.Việc đề ra các giải pháp xuất phát từ mục tiêu và hướng đến mục tiêu.Quan điểm lập kế hoạch hướng tới kết quả đòi hỏi nhà quản lý phải từ mục tiêu cần đạt mà tính

toán các nguồn lực đầu vào cần phải huy động.Hơn nữa, nguồn lực có thể có lại phải chịu ảnh

hưởng bởi chính những giải pháp mà nhà quản lý dự kiến

PHẦN II

LẬP KẾ HOẠCH TÁC NGHIỆP

A/ TÌNH HUỐNG

Công ty cổ phần phát triển kỹ thuật điện và thương mại KBS là một công ty hoạt động trên lĩnh vực mua bán lắp đặt các thiết bị điện lạnh,điện máy, điện công nghiệp với địa bàn hoạt động chủ yếu là Hà Nội và các tỉnh lân cận Sắp tới, công ty này sẽ thực hiện một hợp đồng lắp đặt thiết bị điều hòa cho các văn phòng của công ty cổ phần công trình

đường sắt 875 ( Ký hiệu hợp đồng: DHVP875) Trong hợp đồng này, công ty KBS phải

thực hiện mua mới và lắp đặt hệ thống máy điều hòa cho phía công ty Công Trình Đường Sắt 875 Chúng ta sẽ lập một bản kế hoạch tác nghiệp cụ thể để giúp công ty KBS thực hiện hợp đồng này hiệu quả

B/ LẬP KẾ HOẠCH TÁC NGHIỆP

Đóng vai trò là bộ phận thực hiện hợp đồng này, do ban giám đốc lập ra, chúng

ta sẽ thực hiện lập kế hoạch cho hợp đồng Bài viết sẽ vận dụng quy trình lập kế hoạch tác nghiệp gồm 10 bước để thực hiện lập bản kế hoạch này

I/ Phân tích các yếu tố quyết định kế hoạch

Mục tiêu và yêu cầu của ban giám đốc công ty KBS là thực hiện hợp đồng này chỉ trong vòng 5 ngày, bao gồm cả việc mua mới, vận chuyển và lắp đặt hoàn thiện công trình; công trình lắp đặt xong phải vận hành tốt, đảm bảo tính hệ thống, những yêu cầu về

kỹ thuật Ngoài ra phải thực hiện được việc phân bổ nguồn lực hiệu quả,hợp lý, tiết kiệm chi phí

Về phía công ty 875-khách hàng của KBS, công ty đó yêu cầu bên KBS bàn giao công trình trước ngày 21/10/2013 Công trình khi thực hiện xong phải đảm bảo các yêu

cầu cơ bản, phải đảm bảo tính thầm mỹ trong bố trí, tránh cồng kềnh, vướng mắc Loại điều hòa được chọn phải phù hợp với kích cỡ và chức năng của từng phòng

Một yếu tố nữa chi phối bản kế hoạch đó là: Văn phòng công ty Công Trình Đường sắt 875 ( CTĐS 875) nằm ở địa bàn huyện Đông Anh- Hà Nội, tương đối xa so với nguồn hàng, do đó phải tính toán cách thức và chi phí vận chuyển phù hợp

Nguồn lực của KBS có hạn, hơn nữa phải đồng thời thực hiện nhiều hợp đồng nên phải có kế hoặc phân bổ hợp lý, đảm bảo cân đối tài chính và việc thực hiện các hợp đồng khác

II/ Xác định mục tiêu, chỉ tiêu kế hoạch

1/ Mục tiêu

Căn cứ vào mục tiêu, yêu cầu của ban giám đốc và khách hàng, chúng ta đề ra các mục tiêu như sau:

+ Hoàn thành công việc trong thời gian ngắn nhất, đáp ứng yêu cầu của khách hàng, trước ngày 21/10/2013 là phải bàn giao công trình

+ Phân phối hợp lý các nguồn lực của công ty, về tài chính, nhân lực, máy móc thiết bị để

có thể cùng lúc thực hiện các hợp đồng song song cùng hợp đồng này

+ Tiết kiệm chi phí

+ Đạt lợi nhuận tối ưu

2/ Chỉ tiêu

Công ty KBS hiện chỉ có 8 nhân viên thực hiện lắp đặt, với số vốn ít, vì thế chỉ tiêu đưa ra phải phù hợp với điều kiện nguồn lực Căn cứ dựa trên mục tiêu và nguồn lực hiện có, ta đặt ra các chỉ tiêu sau:

+ Hoàn thành công việc sau 5 ngày thực hiện hợp đồng

+ Thực hiện cùng lúc với 1 hợp đồng khác

+ Lợi nhuận đạt được 20% lợi nhuận so với số vốn đầu tư trước đó

III/ Xác định các hoạt động thực hiện

Ở phần này chúng ta trả lời câu hỏi : Chúng ta cần phải làm gì để hoàn thành công việc, đạt mục tiêu/chỉ tiêu đã đề ra? Biểu đồ Gantt sau đây sẽ chỉ ra điều đó một cách trực quan nhất

Biểu đồ Gantt

Công việc Chịu trách

nhiệm

Bắt đầu

Kết thúc

Thời gian (giờ)

Tháng

1

Đến công ty CTĐS 875, tính số

phòng, kích cỡ phòng, địa hình

khu nhà, phòng ốc

Trịnh Văn Ba 14/10 14/10 5 10

2 Lựa chọn loại máy, công suất,

nhãn hiệu

Phạm Văn Bảy 14/10 14/10 10

3

Thống kê, kế toán nguồn tài

chính, chi tiền cho các hoạt

động

Bùi Thị

4 Lựa chọn nhà cung cấp, đặt mua

hàng

Phạm Văn Bảy 15/10 15/10 4 10

5 Bố trí thuê phương tiện vận

chuyển hàng và thiết bị thi công

Bùi Thị Phương 15/10 15/10 3 10

6

Bố trí kho lưu trữ tạm thời tại

công trình (tiến hành đồng thời

với (5) ) , cho hàng vào kho

Bùi Văn Kiên 15/10 15/10 4 10

7 Thực hiện lắp đặt thiết bị

Trịnh Văn

Ba, Bùi Văn Kiên, Lê Ngọc Huy

16/10 18/10 72 10

8 Kiểm tra tổng quát, bàn giao

công trình

Phạm Văn Bảy 19/10 19/10 4 10

IV/ Nhóm các hoạt động lại để tối ưu hóa việc sử dụng các nguồn lực

Căn cứ theo tính chất của hoạt động, ta có thể chia ra làm các nhóm hoạt động sau:

+ Nhóm 1 – Nhóm hoạt động chuẩn bị : Tính số lượng phòng, kích cỡ phòng, hình dáng phòng, địa hình khu nhà; lựa chọn loại máy, công suất, nhãn hiệu, hạch toán tài chính của doanh nghiệp, chuẩn bị nguồn vốn thực hiện hợp đồng

+ Nhóm 2 – Thực hiện nghiệp vụ thương mại : Lựa chọn nhà cung cấp, đặt mua hàng; bố trí thuê phương tiện vận chuyển hàng và thiết bị thi công; bố trí kho lưu trữ tạm thời tại công trình

+ Nhóm 3 – Nghiệp vụ kỹ thuật, lắp đặt và kết thúc công trình: Thực hiện lắp đặt thiết bị, kiểm tra tổng quát, bàn giao công trình hoàn thiện

V/ Xác định, tính toán các nguồn lực

1/ Tài chính

Việc sử dụng nguồn lực tài chính trong hợp đồng này chủ yếu tập trung vào nhóm hoạt động thứ 2 Hợp đồng này dự kiến sẽ tiêu thụ 12 máy điều hòa phòng công suất làm lạnh từ 12000 BTU đến 18000 BTU và có thể cần một hoặc hai máy điều hòa tủ

24000 BTU Mỗi máy điều hòa hai chiều công suất 12000-18000 BTU có giá giao động trong khoảng 8 triệu-14 triệu VND, máy điều hòa tủ thường có giá trên 20 triệu VND Theo đó, dự kiến nguồn vốn ban đầu bỏ ra để đặt mua hàng là 150 triệu

Bên cạnh đó, nhóm hoạt động thứ 3 cũng làm phát sinh chi phí , đó là chi cho tiền công của công nhân, thiết bị kỹ thuật, nguyên liệu như thép, que hàn,…,nhiên liệu : chủ yếu là ga hàn Dự kiến chi phí cho nhóm hoạt động này khoảng 15 triệu VND

Như vậy, tổng nguồn vốn bỏ ra để thực hiện hợp đồng dự kiến là 165 triệu, tính đến việc đề phòng rủi ro thì nguồn vốn cần thiết là 180 triệu Trong đó thì lượng tiền phục vụ nhóm 1 và chi phí cho nguyên nhiên vật liệu của nhóm 2 phải trả ngay khi thực hiện nghiệp vụ, còn tiền công của nhân viên có thể để đến kỳ thanh toán.Với nguồn vốn này, KBS có thể huy động từ các cổ đông mà không cần thiết vay ngân hàng hay dừng dự

án khác

2/ Nguồn nhân lực