Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động để đảm bảo cho cuộc sống người lao động được ổn định và luôn có xu hướng được nâng cao. Mặt khác tiền lương đối với doanh nghiệp lại là một yếu tố cấu thành chi phí sản xuất kinh doanh. Như vậy ta thấy tính hai mặt của tiền lương, người lao động thì muốn thu nhập cao hơn nhằm phục vụ cho cuộc sống của bản thân và gia đình được tốt hơn, còn doanh nghiệp lại muốn tiết kiệm chi phí nhằm hạ giá thành sản phẩm và tăng chỉ tiêu lợi nhuận. Vì vậy công tác quản lý tiền lương là một nội dung quan trọng. Đưa ra được một biện pháp quản lý tiền lương tốt sẽ góp phần nâng cao công tác quản lý và sử dụng lao động hiệu quả, thu hút được nguồn lao động có tay nghề cao, đời sống người lao động luôn được cải thiện nhằm theo kịp với xu hướng phát triển của xã hội, bên cạnh đó phía doanh nghiệp vẫn đảm bảo được chi phí tiền lương là hợp lý và hiệu quả.Ngoài ra, việc tính toán và hạch toán các khoản trích nộp theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn có ý nghĩa rất quan trọng đối với doanh nghiệp và người lao động. Nó tạo nguồn tài trợ và đảm bảo quyền lợi cho cán bộ công nhân viên hiện tại và sau này.Nhìn nhận được tầm quan trọng của nội dung tiền lương và các khoản trích nộp theo lương, trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại công ty TNHH Kỹ thuật Công nghệ Mạnh Quý, em đã chọn đề tài thực tập: “Tiền lương và các khoản trích theo lương ”. Với mục đích tích lũy kinh nghiệm và có thêm cái nhìn sâu sắc, hoàn thiện hơn về kế toán tiền lương và các khoản cũng như đưa ra những giải pháp cụ thể đối với thực trạng của công ty.
Trang 1BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGÂN HÀNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
KHOA KẾ TOÁN KIỂM TOÁN
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
ĐỀ TÀI: KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT CÔNG
NGHỆ MẠNH QUÝ
Trang 2DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Trang 3Mục Lục
Trang 4LỜI MỞ ĐẨU
Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động để đảm bảo cho cuộc sống người lao động được ổn định và luôn có xu hướng được nâng cao Mặt khác tiền lương đối với doanh nghiệp lại là một yếu tố cấu thành chi phí sản xuất kinh doanh Như vậy ta thấy tính hai mặt của tiền lương, người lao động thì muốn thu nhập cao hơn nhằm phục vụ cho cuộc sống của bản thân và gia đình được tốt hơn, còn doanh nghiệp lại muốn tiết kiệm chi phí nhằm hạ giá thành sản phẩm và tăng chỉ tiêu lợi nhuận Vì vậy công tác quản lý tiền lương là một nội dung quan trọng Đưa ra được một biện pháp quản lý tiền lương tốt sẽ góp phần nâng cao công tác quản lý và sử dụng lao động hiệu quả, thu hút được nguồn lao động
có tay nghề cao, đời sống người lao động luôn được cải thiện nhằm theo kịp với xu hướng phát triển của xã hội, bên cạnh đó phía doanh nghiệp vẫn đảm bảo được chi phí tiền lương là hợp lý và hiệu quả
Ngoài ra, việc tính toán và hạch toán các khoản trích nộp theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn có ý nghĩa rất quan trọng đối với doanh nghiệp và người lao động Nó tạo nguồn tài trợ và đảm bảo quyền lợi cho cán bộ công nhân viên hiện tại và sau này
Nhìn nhận được tầm quan trọng của nội dung tiền lương và các khoản trích nộp theo lương, trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại công ty TNHH Kỹ thuật Công nghệ Mạnh Quý,
em đã chọn đề tài thực tập: “Tiền lương và các khoản trích theo lương ” Với mục đích tích lũy kinh nghiệm và có thêm cái nhìn sâu sắc, hoàn thiện hơn về kế toán tiền lương và các khoản cũng như đưa ra những giải pháp cụ thể đối với thực trạng của công ty
Trang 5CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC
KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG1.1 Những vấn đề chung về tiền lương và các khoản trích theo lương
1.1.1 Khái niệm về tiền lương
Trong nền kinh tế thị trường, sức lao động được nhìn nhận như là một thứ hàng hóa đặc biệt, nó có thể sáng tạo ra giá trị từ quá trình lao động sản xuất Do đó, tiền lương chính là giá cả sức lao động, là khoản tiền mà người sử dụng lao động thỏa thuận trả cho người lao động theo cơ chế thị trường cũng chịu sự chi phối của pháp luật như luật lao động, hợp đồng lao động
Có nhiều định nghĩa khác nhau về tiền lương, nhưng định nghĩa nêu lên có tính khái quát được nhiều người thừa nhận đó là:
Tiền lương là khoản thu nhập mang tính thường xuyên mà nhân viên được hưởng từ công việc Tiền lương được hiểu là số lượng tiền tệ mà người sử dụng lao động trả cho người lao động khi họ hoàn thành công việc theo chức năng, nhiệm vụ được pháp luật quy định hoặc hai bên đã thỏa thuận trong hợp đồng lao động “Tiền lương là một phần thu nhập quốc dân biểu hiện bằng tiền mà người lao động nhận được để bù đắp cho lao động đã bỏ ra tuỳ theo
số lượng và chất lượng của người lao động đó Như vậy tiền lương là một phần giá trị mới sáng tạo ra được phân phối cho người lao động để tái sản xuất sức lao động của mình Vì người lao động trong quá trình tham gia sản xuất phải hao phí một lương sức lao động nhất định và sau đó phải được bù đắp bằng việc sử dụng tư liệu tiêu dùng.”1
Tiền lương cơ bản: Là tiền lương được chính thức ghi trong các hợp đồng lao động, các quyết định về lương hay qua các thỏa thuận chính thức
Tiền lương tối thiểu: Là tiền lương trả cho lao động giản đơn nhất trong điều kiện bình thường của xã hội Tiền lương tối thiểu được pháp luật bảo vệ
1.1.2 Khái niệm các khoản trích theo lương
Cùng với việc chi trả tiền lương, người sử dụng lao động còn phải trích một số tiền nhất định tính theo tỷ lệ phần trăm (%) của tiền lương để hình thành các quỹ theo chế độ quy định nhằm đảm bảo lợi ích của người lao động Đó là các khoản trích theo lương, được thực hiện theo chế độ tiền lương ở nước ta, bao gồm:
− Quỹ bảo hiểm xã hội ( BHXH) nhà nước quy định doanh nghiệp phải trích lập bằng 26% mức lương trong đó 18% trích vào chi phí kinh doanh của đơn vị, 8% người lao động phải nộp từ thu nhập của mình Quỹ BHXH dùng chi: BHXH thay lương trong thời gian người lao động đau ốm, nghỉ chế độ thai sản ,tai nạn lao động không thể làm việc tại doanh nghiệp, chi trợ cấp hưu trí cho người lao động về nghỉ hưu trợ cấp tiền, trợ cấp bồi dưỡng cho người lao động khi ốm đau , thai sản , bệnh nghề nghiệp
− Quỹ bảo hiểm y tế (BHYT) được sử dụng để thanh toán các khoản khám chữa bệnh, viện phí , thuốc thang…cho người lao động trong thời gian ốm đau, sinh đẻ Tỷ lệ trích nộp là 4,5% trên mức tiền lương, trong đó 3% tính vào chi phí SXKD còn 1,5% khấu trừ vào lương của người lao động
Trang 6− Quỹ bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) được dùng để hỗ trợ tài chính tạm thời dành cho những người bị mất việc mà đáp ứng đủ yêu cầu theo Luật định Tỷ lệ trích nộp là 1% trên mức tiền lương.
− Kinh phí công đoàn (KPCĐ): dùng để chi tiêu cho các hoạt động công đoàn Mức đóng bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH cho người lao động Quỹ tiền lương này là tổng mức tiền lương của những người lao động thuộc đối tượng phải đóng BHXH theo quy định của pháp luật về BHXH
Về tỷ lệ trích thì không thay đổi so với năm 2015:
Loại bảo hiểm Doanh nghiệp đóng Người LĐ đóng Tổng cộng
(Theo Quyết định 959/QĐ-BHXH năm 2015 về quản lý thu BHXH, BHYT, BHTN; quản
lý sổ BHXH, thẻ BHYT với nhiều quy định về mức đóng, hồ sơ, thời hạn giải quyết; chu trình thu, cấp sổ BHXH, thẻ BHXH;… được ban hành ngày 09/09/2015, áp dụng từ ngày 01/01/2016)
Mức tiền lương tháng đóng BHXH bắt buộc quy định tại khoản này không thấp hơn mức lương tối thiểu vùng tại thời điểm Mức lương tối thiểu vùng năm 2016 được thực hiện theo Nghị định 122/2015/NĐ-CP ban hành ngày 14/11/2015 (có hiệu lực từ ngày 01/01/2016)
Mức lương tham gia bảo hiểm được thực hiện theo quy định của Luật BHXH số
58/2014/QH13:
Từ 01/01/2016, tiền lương tháng đóng BHXH là mức lương và phụ cấp lương theo quy định của pháp luật lao động Từ ngày 01/01/2018 trở đi, tiền lương tháng đóng BHXH là mức lương, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác theo quy định của pháp luật lao động Theo đó, tiền lương tháng đóng BHXH đối với người lao động đóng BHXH theo chế độ tiền lương do người sử dụng lao động quyết định được quy định như sau: Từ ngày 1/1/2016 đến ngày 31/12/2017, tiền lương tháng đóng BHXH là mức lương và phụ cấp lương theo quy định tại Khoản 1 và Điểm a Khoản 2 Điều 4 của Thông tư 47/2015/TT-BLĐTBXH
Trang 7− Các khoản phụ cấp lương phải đóng bảo hiểm bắt buộc như phụ cấp chức vụ, chức danh; phụ cấp trách nhiệm; phụ cấp nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm; phụ cấp thâm niên; phụ cấp khu vực; phụ cấp lưu động; phụ cấp thu hút và các phụ cấp có tính chất tương tự.
− Các khoản phụ cấp, trợ cấp, hỗ trợ không phải cộng vào để tham gia BHXH bắt buộc bao gồm các khoản chế độ và phúc lợi khác, như tiền thưởng, tiền thưởng sáng kiến; tiền ăn giữa ca; các khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại, đi lại, tiền nhà ở, tiền giữ trẻ, nuôi con nhỏ; hỗ trợ khi người lao động có thân nhân bị chết, người lao động có người thân kết hôn, sinh nhật của người lao động, trợ cấp cho người lao động gặp hoàn cảnh khó khăn khi bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp và các khoản hỗ trợ, trợ cấp khác ghi thành mục riêng trong hợp đồng lao động theo Khoản 11 Điều 4 của Nghị định 05/2015/NĐ-CP
− Từ ngày 1/1/2018 trở đi, tiền lương tháng đóng BHXH là mức lương, phụ cấp lương theo quy định và các khoản bổ sung khác theo quy định tại điểm a khoản 3 Điều 4 của Thông tư 47
• Tiền thưởng sáng kiến;
• Tiền ăn giữa ca;
• Các khoản hỗ trợ xăng xe, điện thoại,
đi lại, tiền nhà ở, tiền giữ trẻ, nuôi con nhỏ;
• Hỗ trợ khi người lao động có thân nhân bị chết, người lao động có người thân kết hôn, sinh nhật của người lao động, trợ cấp cho người lao động gặp hoàn cảnh khó khăn khi bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;
Như vậy kế toán các khoản trích theo lương từ năm 2016 có nhiều điểm khác biệt so với năm 2015 trở về trước được thể hiện qua bảng so sánh sự khác nhau giữa việc trích lương chế độ cũ với chế độ mới Tỷ lệ trích nộp không thay đổi, tuy nhiên việc tăng mức lương tối thiểu và mức lương để đóng bảo hiểm có thêm một vài khoản phụ cấp đã khiến số tiền đóng bảo hiểm cao hơn so với năm 2015:
Trang 82016 2015Mức lương tối thiểu
3.100.000 đồng/tháng2.750.000 đồng/tháng2.400.000 đồng/tháng2.150.000 đồng/tháng(Nghị định 103/2014/NĐ-CP)
1111/QĐ-24%
10.5%
(Quyết định số BHXH)
959/QĐ-Mức tiền lương
đóng bảo hiểm Tiền lương tháng được ghi trong hợp đồng lao động
(Công văn 4046/BHXH-THU)
Mức lương và phụ cấp lương theo quy định của pháp luật lao động
(Luật BHXH 58/2014/QH13, Thông tư 59/2015/TT-
BLĐTBXH; Thông tư 47/2015/TT-BLĐTBXH
1.1.2 Nhiệm vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, các doanh nghiệp sử dụng tiền lương làm đòn bẩy kinh tế để khuyến khích tinh thần tích cực lao động, là nhân tố thúc đẩy
để tăng năng suất lao động
Đối với các doanh nghiệp tiền lương phải trả cho người lao động là một yếu tố cấu thành nên giá trị sản phẩm, dịch vụ do doanh nghiệp sáng tạo ra hay nói cách khác nó là yếu tố của chi phí sản xuất để tính giá thành sản phẩm Do vậy các doanh nghiệp phải sử dụng sức lao động có hiệu quả để tiết kiệm chi phí lao động trong đơn vị sản phẩm , công việc dịch vụ và lưu chuyển hàng hóa Quản lý lao động tiền lương là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý sản xuất kinh doanh Tổ chức tốt hạch toán lao động và tiền lương giúp cho công tác quản lý lao động của doanh nghiệp đi vào nề nếp, thúc đẩy người lao động chấp hành tốt kỷ luật lao động, tăng năng suất lao động, đồng thời nó là cơ sở giúp cho việc tính lương theo đúng nguyên tắc phân phối theo lao động Tổ chức công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương giúp doanh nghiệp quản lý tốt quỹ lương, đảm bảo việc trả lương và trợ cấp BHXH đúng nguyên tắc, đúng chế độ, khuyến khích người lao động hoàn thành nhiệm vụ được giao, đồng thời tạo cơ sở cho việc phân bổ chi phí nhân công vào giá thành sản phẩm được chính xác
Nhiệm vụ kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương gồm 4 nhiệm vụ cơ bản sau:
Trang 9− Tổ chức ghi chép, phản ánh, tổng hợp số liệu về số lượng lao động, thời gian kết quả lao động, tính lương và trích các khoản theo lương, phân bổ chi phí lao động theo đúng đối tượng sử dụng lao động.
− Hướng dẫn, kiểm tra việc hạch toán ở các bộ phận sản xuất - kinh doanh, các phòng ban, thực hiện đầy đủ các chứng từ ghi chép ban đầu về lao động , tiền lương và các khoản trích theo lương đúng chế độ, đúng phương pháp
− Theo dõi tình hình thanh toán tiền lương, tiền thưởng các khoản phụ cấp, trợ cấp cho người lao động, tính chính xác số tiền BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ vào chi phí và thu từ thu nhập của người lao động
− Lập báo cáo về lao động, tiền lương, quỹ BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ định kỳ tiến hành phân tích tình hình lao động, tình hình quản lý và chi tiêu quỹ lương, cung cấp các thông tin về lao động tiền lương cho bộ phận quản lý một cách kịp thời.2
− Mẫu số 02-LĐTL-Bảng thanh toán tiền lương: được lập tự động hàng tháng cho từng nhân viên dựa vào một số chứng từ liên quan làm căn cứ tính lương tháng cho nhân viên Cơ sở để lập Bảng thanh toán tiền lương là các chứng từ liên quan như: Bảng chấm công, phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành
− Mẫu số 05-LĐTL-Phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành: phiếu xác nhận sản phẩm hoặc công việc hoàn thành là chứng từ xác nhận số sản phẩm hoặc công việc hoàn thành của đơn vị hoặc cá nhân người lao động để làm cơ sở để lập bảng thanh toán tiền lương hoặc tiền công cho người lao động
− Mẫu số 06-LĐTL-Bảng thanh toán tiền làm thêm giờ:Bảng này dùng để hạch toán thời gian làm việc của cán bộ công nhân viên ngoài giờ quy định được điều động làm việc thêm là căn cứ để tính lương theo khoản phụ cấp làm đêm, thêm giờ theo chế độ quy định
Ngoài ra còn sử dụng một số chứng từ khác như :
− Mẫu số 01b-LĐTL: Bảng chấm công làm thêm giờ
− Mẫu số 03-LĐTL: Bảng thanh toán tiền thưởng
− Mẫu số 04-LĐTL: Giấy đi đường
− Mẫu số 07-LĐTL: Bảng thanh toán tiền thuê ngoài
− Mẫu số 08-LĐTL : Hợp đồng giao khoán
− Mẫu số 09-LĐTL : Biên bản thanh lý (nghiệm thu) hợp đồng giao khoán
Một số các chứng từ khác liên quan khác như:
Trang 10− Ủy nhiệm chi hoặc giấy nộp tiền nội dung đóng BHXH
− Phiếu chi trả tiền bảo hiểm cho người lao động
− Phiếu thu của Liên đoàn lao động quận/huyện về việc đóng KPCĐ
và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động
• Kết cấu và nội dung phản ảnh của tài khoản 334 – Phải trả người lao động
− Bên Nợ: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản khác đã trả, đã chi, đã ứng trước cho người lao động; các khoản khấu trừ vào tiền lương, tiền công của người lao động
− Bên Có: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản khác phải trả, phải chi cho người lao động;
− Số dư bên Có: Các khoản tiền lương, tiền công, tiền thưởng có tính chất lương
và các khoản khác còn phải trả cho người lao động
Tài khoản 334 có thể có số dư bên Nợ Số dư bên Nợ tài khoản 334 rất cá biệt - nếu có phản ánh số tiền đã trả lớn hơn số phải trả về tiền lương, tiền công, tiền thưởng và các khoản khác cho người lao động
Tài khoản 334 phải hạch toán chi tiết theo 2 nội dung: Thanh toán lương và thanh toán các khoản khác
Tài khoản 334 - Phải trả người lao động, có 2 tài khoản cấp 2:
• Tài khoản 3341 - Phải trả công nhân viên: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên của doanh nghiệp về tiền lương, tiền thưởng có tính chất lương, BHXH và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của công nhân viên
• Tài khoản 3348 - Phải trả người lao động khác: Phản ánh các khoản phải trả và tình hình thanh toán các khoản phải trả cho người lao động khác ngoài công nhân viên của doanh nghiệp về tiền công, tiền thưởng (nếu có) có tính chất về tiền công
và các khoản khác thuộc về thu nhập của người lao động
Tài khoản 338: Phải trả, phải nộp khác
Trang 11• Nguyên tắc kế toán: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản phải trả, phải nộp ngoài nội dung đã phản ánh ở các tài khoản khác thuộc nhóm TK 33 (từ TK 331 đến TK 337) Tài khoản này cũng được dùng để hạch toán doanh thu nhận trước về các dịchvụ đã cung cấp cho khách hàng, chênh lệch đánh giá lại các tài sản đưa đi góp vốn liên doanh và các khoản chênh lệch giá phát sinh trong giao dịch bán thuê lại tài sản là thuê tài chính hoặc thuê hoạt động.
• Kết cấu và nội dung phản ảnh của tài khoản 338 (chi tiết cho các khoản trích theo lương)
− Tài khoản 338 - Phải trả, phải nộp khác, có 8 tài khoản cấp 2 (chi tiết 4 tài
khoản cho các khoản trích theo lương)+ Tài khoản 3382 - Kinh phí công đoàn: Phản ánh tình hình trích và thanh toán KPCĐ ở đơn vị
+ Tài khoản 3383 - Bảo hiểm xã hội: Phản ánh tình hình trích và thanh toán BHXH ở đơn vị
+ Tài khoản 3384 - Bảo hiểm y tế: Phản ánh tình hình trích và thanh toán BHYT
ở đơn vị
+ Tài khoản 3386 - Bảo hiểm thất nghiệp: Phản ánh tình hình trích và thanh toán BHTN ở đơn vị
− Bên nợ:
+ BHXH phải trả cho công nhân viên;
+ KPCĐ chi tại đơn vị;
+ Số BHXH, BHYT và KPCĐ đã nộp cho cơ quan quản lý quỹ BHXH, BHYT
và KPCĐ;
− Bên Có:
+ Trích BHXH, BHYT, KPCĐ vào chi phí sản xuất, kinh doanh;
+ Trích BHYT, BHXH khấu trừ vào lương của công nhân viên;
+ Các khoản thanh toán với công nhân viên về tiền nhà, điện, nước ở tập thể;+ KPCĐ vượt chi được cấp bù;
+ Số BHXH đã chi trả công nhân viên khi được cơ quan BHXH thanh toán;
− Số dư bên Có:
+ Số tiền còn phải trả, còn phải nộp;
+ BHXH, BHYT và KPCĐ đã trích chưa nộp cho cơ quan quản lý hoặc KPCĐ được để lại cho đơn vị chưa chi hết;
1.2 Phương pháp hạch toán tiền lương và các khoản trích theo lương
1.2.1 Hạch toán tiền lương
Một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu
• Tính tiền lương, các khoản phụ cấp theo quy định phải trả cho người lao động, ghi:
Nợ TK 241 - Xây dựng cơ bản dở dang
Nợ các TK 622, 623, 627, 641, 642
Có TK 334 - Phải trả người lao động (3341, 3348)
Trang 12• Tiền thưởng trả cho công nhân viên:
Khi xác định số tiền thưởng trả công nhân viên từ quỹ khen thưởng, ghi:
Nợ TK 353 - Quỹ khen thưởng, phúc lợi (3531)
Có TK 334 - Phải trả người lao động (3341)
Khi xuất quỹ chi trả tiền thưởng, ghi:
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (3341)
Có các TK 111, 112,
• Tính tiền BHXH (ốm đau, thai sản, tai nạn, ) phải trả cho công nhân viên, ghi:
Nợ TK 338 - Phải trả, phải nộp khác (3383)
Có TK 334 - Phải trả người lao động (3341)
• Các khoản phải khấu trừ vào lương và thu nhập của công nhân viên và người lao động khác của doanh nghiệp như tiền tạm ứng chưa chi hết, BHYT, BHXH, BHTN, tiền thu bồi thường về tài sản thiếu theo quyết định xử lý, ghi:
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (3341, 3348)
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (3341, 3348)
Có TK 333 - Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (3335)
• Thanh toán các khoản phải trả cho công nhân viên và người lao động khác của doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 334 - Phải trả người lao động (3341, 3348)
Có các TK 111, 112,
Trang 13Sơ đồ hạch toán tổng hợp tiền lương, tiền thưởng :
138, 141, 333, 338 241, 622, 623, 627, 641, 642
334-Phải trả người lao động
Lương và các khoản phụ cấp phải trả cho người lao động
Các khoản phải khấu trừ vào
lương và thu nhập của người
353
Thuế GTGT đầu ra (nếu có)
33311
111, 112
Khi chi trả lương, thưởng và
các khoản khác cho người lao
động bằng sản phẩm, hàng hóa
511
Phải trả tiền lương của công nhân sản xuất (nếu doanh nghiệp trích trước)
335
Ứng và thanh toán tiền lương
và khoản khác cho người lao
động
Trang 141.2.2 Hạch toán các khoản trích theo lương
• Khi trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ, ghi:
Có TK 334 - Phải trả người lao động
• Chi tiêu KPCĐ tại đơn vị, ghi:
Chi tiêu KPCĐ tại đơn vị
Nhận được tiền cấp bù số KPCĐ chi vượt
111, 112
Bảo hiểm xã hội phải trả cho
công nhân viên
111, 112
Trừ vào lương
334 334
Chi tiền nộp BHXH, BHYT,
Trang 15CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC
KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY1.1 Giới thiệu chung về công ty
1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH kỹ thuật công nghệ Mạnh Quý được thành lập vào ngày 23 tháng 1 năm
2015 hoạt động trên nhiều ngành nghề như bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm, sửa chữa thiết bị điện tử và quang học, sửa chữa máy vi tính và thiết bị ngoại vi, bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông trong các cửa hàng chuyên doanh, hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịch vụ khác liên quan đến máy vi tính, tư vấn máy vi tính và quản trị hệ thống máy vi tính, lập trình máy vi tính
Hiện nay công ty đã có số lượng khách hàng đông đảo trên khắp thành phố Hồ Chí Minh, cung cấp dịch vụ máy tính, hệ thống mạng độc quyền cho nhiều doanh nghiệp
1.1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh và tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh
1.2.1 Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh
Tên doanh nghiệp CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ MẠNH QUÝ
Tên giao dịch MANH QUY TECHNOLOGY ENGINEERING CO.,LTD
Người nộp thuế đang hoạt động (đã được cấp GCN ĐKT)
Nơi đăng ký quản
Địa chỉ trụ sở 440/49 Nguyễn Kiệm, Phường 03, Quận Phú Nhuận, TP Hồ Chí
Minh, Việt Nam Điện thoại (08) 62.868.282 - 0933.314.020 - 0938.171.677 - 0906.634.844
Giám đốc Phạm Ngọc Hạnh
Trang 16Chủ sở hữu Phạm Ngọc Hạnh
Địa chỉ chủ sở hữu 16/124 Lê Trọng Tấn-Phường Tây Thạnh-Quận Tân phú-TP Hồ Chí
Minh
Ngành nghề kinh
doanh G46510 - Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm (Ngành chính)
C33130 - Sửa chữa thiết bị điện tử và quang họcF43210 - Lắp đặt hệ thống điện
F43290 - Lắp đặt hệ thống xây dựng khácG4649 - Bán buôn đồ dùng khác cho gia đìnhG46520 - Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thôngG4659 - Bán buôn máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khácJ6190 - Hoạt động viễn thông khác
J62010 - Lập trình máy vi tínhJ62020 - Tư vấn máy vi tính và quản trị hệ thống máy vi tínhJ62090 - Hoạt động dịch vụ công nghệ thông tin và dịch vụ khác liên quan đến máy vi tính
G4741 - Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông trong các cửa hàng chuyên doanh
S95110 - Sửa chữa máy vi tính và thiết bị ngoại viN7730 - Cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác
Tài khoản ngân
hàng Mã số thuế: 0313110353Tên giao dịch: MANH QUY TECHNOLOGY ENGINEERING
CO.,LTD
Số tài khoản:
(1)0071000963804 (2)0071000963804Tên ngân hàng:
(1)VCB- PGD Hoàng Văn Thụ;(2)VCB - CN HCM
1.2.2 Tổ chức bộ máy quản lý kinh doanh
Trang 17− Phòng tài chính kế toán: Cung cấp đầy đủ thông tin về hoạt động tài chính ở đơn vị, thu nhận, ghi chép, phân loại, xử lý và cung cấp các thông tin, tổng hợp, báo cáo lý giải các nghiệp vụ tài chính diễn ra ở đơn vị, giúp cho giám đốc có khả năng xem xét toàn diện các hoạt động của đơn vị kinh tế.
− Phòng kinh doanh: Có chức năng giúp giám đốc tổ chức việc kinh doanh, tìm hiểu thị trường tìm kiếm bạn hàng, ký kết và thực hiện các hợp đồng kinh tế với khách hàng
− Phòng hành chính nhân sự: Có chức năng giúp ban giám đốc xây dựng, tổ chức bộ máy quản lý lực lượng lao động nhằm sử dụng có hiệu quả lực lượng lao động của công ty, theo dõi và thực hiện các chế độ tiền lương hàng tháng cho lao động đồng thời thực hiện quản lý việc sử dụng con dấu, hồ sơ tài liệu của công ty.3
1.1.3 Tình hình tổ chức bộ máy kế toán
Phòng Tài chính – Kế toán của công ty hiện có 2 người, tất cả đều có chuyên môn nghiệp
vụ cao, đảm nhiệm các phần hành phù hợp với bản thân, gồm một kế toán trưởng kiêm trưởng phòng tài chính kế toán, một kế toán tổng hợp kiêm thủ quỹ
− Kế toán trưởng kiêm trưởng phòng Tài chính – Kế toán: có nhiệm vụ phụ trách chung, điều hành mọi hoạt động trong phòng, hướng dẫn chuyên môn và kiểm tra các nghiệp vụ kế toán theo đúng chức năng và pháp lệnh thống kê, kế toán mà Nhà nước ban hành Cuối tháng, cuối quý lập báo cáo thuế, cuối năm lập báo cáo tài chính, cung cấp các ý kiến cần thiết, tham mưu và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi hoạt động của phòng Tài chính – Kế toán
− Kế toán tổng hợp kiêm thủ quỹ: có nhiệm vụ tổng hợp các chi phí liên quan đến quá trình mua bán và các chi phí phát sinh tại công ty, xác định kết quả kinh doanh trong tháng Đồng thời, có nhiệm vụ so sánh đối chiếu tổng hợp các số liệu để kế toán trưởng lập báo cáo tài chính gửi công ty, nắm giữ tiền mặt của công ty, đảm nhiệm
nhập xuất tiền mặt trên cơ sở các phiếu thu, phiếu chi hợp pháp và hợp lệ, ghi đúng
nội dung chi phí kiêm kế toán BHXH, BHYT, BHTN (tính đúng đắn tiền lương, thưởng, các khoản phụ cấp, phải trả công nhân viên theo số lượng và chất lượng lao
Trang 18động để làm cơ sở cho việc thanh toán kịp thời tiền lương và các khoản phụ cấp cho cán bộ công nhân viên toàn công ty) và kế toán tài sản cố định.
1.1.4 Chính sách kế toán tại công ty:
− Niên độ kế toán tính theo năm dương lịch từ 01/01 đến 31/12
− Hệ thống tài khoản kế toán đơn vị đang áp dụng theo thông tư 200/2014/TT-BTC
− Tổ chức công tác kế toán: Bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức
kế toán tập trung: mọi chứng từ của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều được gửi về phòng Tài chính – Kế toán để kiểm tra, xử lý và ghi sổ kế toán
− Đơn vị tiền tệ trong kế toán: là Đồng Việt Nam (Ký hiệu quốc gia là “đ”; Ký hiệu quốc tế là “VND”).
− Hình thức kế toán: Nhật ký chung thực hiện trên phần mềm kế toán VPF
Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký chung
4
− Phương pháp kê khai và tính thuế GTGT: Công ty áp dụng phương pháp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ, kê khai theo tháng
− Phương pháp khấu hao TSCĐ: Theo phương pháp đường thẳng
− Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên cho hàng tồn kho khi xuất Công ty áp dụng phương pháp tính giá theo giá nhập trước xuất trước
1.2 Đặc điểm lao động của Công ty
như sau:
STT Tên phòng ban/bộ phận Số lượng ( người)1
234
Giám đốcPhòng Kế toánPhòng Kinh doanhPhòng Hành chính Nhân sự
1 242Thuộc 02 loại hợp đồng lao động:
+ Hợp đồng không xác định kỳ hạn
+ Hợp đồng có xác định kỳ hạn 05 năm
Công ty chia làm 2 bộ phận là bán hàng với 2 người và quản lý doanh nghiệp với 7 người
Lao động trong công ty đều là lao động làm việc lâu dài, không có lao động thời vụ, đã
có nhiều năm kinh nghiệm trong công việc, có tính chuyên môn cao, đều tốt nghiệp các hệ
4 http://ketoanthienung.com/hinh-thuc-ghi-so-ke-toan-nhat-ky-chung.htm
Trang 19đào tạo trung cấp, cao đẳng hay đại học Từ khi mới thành lập đến nay công ty chưa có biến động về mặt nhân sự.
1.3 Hình thức trả lương của Công ty
Công ty áp dụng chế độ lương theo chức vụ, chế độ này được thực hiện thông qua thang bảng lương do công ty tự quyết định theo quy định của pháp luật về lao động Trong thang bảng lương này bao gồm nhiều nhóm chức vụ khác nhau và các quy định trả lương cho từng nhóm Theo quy định của công ty, công ty xây dựng 10 bậc trong thang lương theo 3 nhóm chức vụ công việc khác nhau Và theo quy chế lương của công ty, mỗi lần tăng lương sẽ lên một bậc, các trường hợp đặc biệt có thể được nâng vượt bậc Chênh lệch giữa 2 bậc lương liền kề là 5% đảm bảo khuyến khích người lao động nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ thuật, nghiệp vụ, tích lũy kinh nghiệp, phát triển tài năng
Công ty áp dụng hình thức trả lương theo số ngày lao động thực tế mỗi tháng, mức lương được ghi cụ thể trong hợp đồng được ký với người lao động đã bao gồm lương cơ bản (dùng
để tính bảo hiểm phải nộp) và các khoản phụ cấp Lương cơ bản là mức lương được thể hiện trong thang bảng lương mà công ty đã nộp cho phòng lao động Quận Phú Nhuận khi thành lập Các khoản phụ cấp bao gồm phụ cấp chức vụ, trách nhiệm, tiền xăng, tiền điện thoại, tiền cơm trưa được quy định trong quy chế lương của công ty
1.4 Chế độ trích lập, nộp và sử dụng các khoản trích theo lương tại công ty
1.4.1 Chế độ trích lập, nộp các khoản trích theo lương tại công ty
Công ty thực hiện trích lập các khoản trích theo lương hàng tháng và nộp đầy đủ theo quy định mới nhất của nhà nước, cụ thể: công ty trích trên quỹ lương 22% để đóng bảo hiểm trong đó 18% BHXH, 3% BHYT, 1% BHTN Riêng phần KPCĐ công ty không thành lập công đoàn (chưa đủ 10 người tối thiểu) nên công ty không tiến hành trích lập Công ty cũng tiến hành khấu trừ tiền lương hàng tháng của người lao động để đóng bảo hiểm với mức 10.5% mỗi người Ngoài ra công ty sẽ giữ lại 2% trên để chi trả trước ốm đau, thai sản,
dưỡng sức (3 chế độ ngắn hạn) Vào ngày thứ 6 của tuần cuối cùng của tháng, công ty sẽ cử
kế toán kiêm thủ quỹ đi nộp tiền BHXH vào tài khoản BHXH quận Phú Nhuận mở tại ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn quận Phú Nhuận
1.4.2 Sử dụng các khoản trích theo lương tại công ty
Hàng tháng, công ty sử dụng khoản 2% BHXH được giữ lại là để chi trả kịp thời cho những trường hợp phát sinh chế độ trong kỳ, khoản này sẽ thanh toán với cơ quan bảo hiểm theo từng quý, nếu phần giữ lại còn thừa thì phải nộp trả lại cơ quan bảo hiểm Nếu phần giữ lại không đủ để chi trả chế độ trong quý thì cơ quan bảo hiểm sẽ chuyển khoản thêm phần còn thiếu Khi có phát sinh vấn đề về bảo hiểm, người lao động sẽ nộp lại những giấy tờ cần thiết để công ty tiến hành lập hồ sơ nộp cơ quan bảo hiểm quận Phú Nhuận thanh quyết toán
số tiền bảo hiểm
1.5 Tổ chức quản lý lao động và tiền lương tại Công ty
Công ty tương đối hoàn chỉnh chặt chẽ về quản lý lao động Việc sử dụng lao động ở công ty được thực hiện theo đúng quy định người lao động, bố trí đảm bảo các chế độ theo luật lao động, đồng thời lao động phải có năng lực để hoàn thành công việc được phân công
Trang 20Tất cả mọi người trong công ty phải có trách nhiệm thực hiện tốt nhiệm vụ của mình Những lao động có thành tích tốt và chưa tốt thì công ty sẽ có chế độ thưởng, phạt thỏa đáng.
Quỹ lương của công ty được sử dụng minh bạch, quy chế trả lương đầy đủ, rõ ràng và thống nhất, thông tin về quỹ lương được công khai, đảm bảo quyền lợi cho người lao động
có cuộc sống ổn định, gắn bó lâu dài với công ty Quỹ tiền lương được phân phối trực tiếp cho người lao động trong công ty, không được sử dụng vào mục đích khác
1.6 Kế toán tiền lương tại công ty
1.6.1 Chứng từ sử dụng
Bảng chấm công dùng để theo dõi ngày công thực tế làm việc, nghỉ việc, nghỉ hưởng BHXH của người lao động, làm căn cứ tính trả lương cho từng người lao động trong công
ty Trên cơ sở bảng chấm công , kế toán sẽ lập bảng lương cho công ty sau mỗi tháng, có chữ
ký của kế toán trưởng và giám đốc công ty Đây là 2 chứng từ quan trọng trong kế toán tiền lương mà công ty luôn phải tuân thủ, được kiểm tra kỹ lưỡng bởi kế toán trưởng và sau đó trình giám đốc ký