Điện tử hóa các tài liệu, hồ sơ trong việc cung cấp và giải quyết thủ tục hành chính công theo tiêu chuẩn TCVN ISO 90012008 tại sở thông tin và truyền thông tỉnh khánh hòa

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KHÁNH HỊA SỞ THƠNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG -o0o - ĐỀ CƯƠNG THUYẾT TRÌNH MƠ HÌNH SÁNG KIẾN GIẢI PHÁP CẢI CÁCH HÀNH CHÍNH ĐIỆN TỬ HĨA CÁC BIỂU MẪU THUỘC BỘ TÀI LIỆU ÁP DỤNG TIÊU CHUẨN TCVN IS0 9001:2008 TẠI SỞ THƠNG TIN VÀ TRUYỀN THƠNG TỈNH KHÁNH HỊA Khánh Hịa, tháng năm 2013 MỤC LỤC I Thơng tin chung mơ hình Cơ quan chủ trì .3 Cán tham gia thực 3 Tên mơ hình Giới thiệu chung II Mục tiêu, nội dung phương pháp thực xây dựng mơ hình Mục tiêu xây dựng mơ hình Tổng quan tình hình cải cách hành chính, luận giải mục tiêu nội dung cần nghiên cứu mơ hình .4 Nội dung nghiên cứu mơ hình Phương pháp nghiên cứu sản phẩm mơ hình 10 Kết áp dụng mơ hình vào cơng tác giải thủ tục hành Sở Thơng tin Truyền thơng tỉnh Khánh Hịa 10 Tác động lợi ích mang lại áp dụng mơ hình vào cơng tác giải thủ tục hành Sở Thơng tin Truyền thơng tỉnh Khánh Hịa 10 I Thơng tin chung mơ hình Cơ quan chủ trì - Sở Thơng tin Truyền thơng tỉnh Khánh Hịa - Điện thoại: 058.3563531 Fax: 058.3563530 - E-mail: stttt@khanhhoa.gov.vn - Website: www.stttt.khanhhoa.gov.vn - Địa chỉ: Nhà A1, Khu liên số Trần Phú, TP Nha Trang, tỉnh Khánh Hòa - Họ tên thủ trưởng tổ chức: Nguyễn Kim Hòa Cán tham gia thực - Ơng Trần Quang Tước, chun viên phịng Kế hoạch – Tài chính: Tổ trưởng - Bà Lê Thị Hiền, chun viên phịng Báo chí – Xuất bản: Thành viên - Bà Bùi Trần Thanh Thảo, cán quản trị mạng: Thành viên Tên mơ hình Điện tử hóa biểu mẫu thuộc tài liệu áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 Sở Thông tin Truyền thơng tỉnh Khánh Hịa Giới thiệu chung Sở Thông tin Truyền thông quan chuyên mơn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh có chức tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh thực quản lý nhà nước về: báo chí; xuất bản; bưu chuyển phát; viễn thơng Internet; truyền dẫn phát sóng; tần số vơ tuyến điện; cơng nghệ thơng tin, điện tử; phát truyền hình; sở hạ tầng thông tin truyền thông; quảng cáo báo chí, mạng thơng tin máy tính xuất phẩm (sau gọi tắt thông tin truyền thông); dịch vụ công thuộc phạm vi quản lý Sở; thực số nhiệm vụ, quyền hạn theo phân cấp, ủy quyền Ủy ban nhân dân tỉnh theo quy định pháp luật Sở Thông tin Truyền thơng (trước Sở Bưu chính, Viễn thông) từ thành lập coi việc ứng dụng công nghệ thông tin vào phục vụ cải cách hành nhiệm vụ hàng đầu Theo đó, Sở Thơng tin Truyền thơng đơn vị tỉnh áp dụng phần mềm cho quản lý văn bản, phục vụ hiệu cho giải công việc quan Trong năm 2012, Sở Thông tin Truyền thông tổ chức triển khai hoàn thành đưa vào sử dụng mơ hình cửa liên thơng theo hướng đại Cũng năm 2012, đơn vị đưa vào áp dụng hệ thống thông tin, địa lý (GIS) để quản lý hạ tầng bưu chính, viễn thơng tỉnh Khánh Hòa - sản phẩm Đề tài nghiên cứu khoa học “Ứng dụng hệ thống thông tin địa lý (GIS) để quản lý hạ tầng bưu chính, viễn thơng tỉnh Khánh Hịa” nhằm nâng cao cơng tác quản lý hạ tầng bưu - viễn thơng địa bàn tồn tỉnh Khánh Hịa Ngồi ra, Cổng Thơng tin điện tử tỉnh Khánh Hòa (một đơn vị nghiệp trực thuộc) tổ chức quản lý, vận hành khai thác tốt, bước khẳng định kênh cung cấp thơng tin điện tử thống quyền tỉnh Khánh Hịa mơi trường Internet địa www.khanhhoa.gov.vn Đây địa tin cậy để tuyên truyền, kết nối với tầng lớp nhân dân thông qua việc tiếp nhận phối hợp với quan, đơn vị liên quan trả lời kịp thời ý kiến cá nhân, tổ chức thủ tục hành II Mục tiêu, nội dung phương pháp thực xây dựng mơ hình Mục tiêu xây dựng mơ hình Trong cơng cải cách hành theo Chương trình tổng thể cải cách hành nhà nước giai đoạn 2010 – 2020 Chính phủ ban hành Nghị số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011, sáu nhiệm vụ cần thực đại hóa hành Xuất phát từ nhiệm vụ trên, đơn vị bước điện tử hóa tài liệu, hồ sơ việc cung cấp giải thủ tục hành cơng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 đơn vị với mục tiêu: - Giảm bớt việc sử dụng giấy tờ; - Chính xác thời gian giải công việc phận thời gian giải thủ tục hành chính; - Hồn thiện thủ tục hành theo hướng cơng khai, đơn giản thuận tiện cho người dân; - Hỗ trợ tối đa cho người dân doanh nghiệp trình thực giải thủ tục hành Tổng quan tình hình cải cách hành chính, luận giải mục tiêu nội dung cần nghiên cứu mơ hình 2.1 Tổng quan tình hình cải cách hành chính: Hiện nay, nước ta, cơng cải cách hành xem trọng tâm ưu tiên thực Trọng tâm cải cách hành giai đoạn 10 năm tới bao gồm: cải cách thể chế, nâng cao chất lượng cán bộ, công chức, viên chức, trọng cải cách sách tiền lương nhằm tạo động lực thực để cán bộ, công chức, viên chức thực thi cơng vụ có chất lượng hiệu cao, nâng cao chất lượng dịch vụ hành chất lượng dịch vụ công Tại số tỉnh/thành nước thực nhiều chương trình cải cách hành theo Nghị số 30c/NQ-CP ngày 08/11/2011 Chính phủ, nhiệm vụ đại hóa hành nhiều tỉnh thành quan tâm thực hiện, ví dụ như: hồn thiện hoạt động Mạng thơng tin điện tử hành tỉnh, xây dựng hệ thống cửa điện tử, cửa liên thông theo hướng đại, tin học hóa dịch vụ hành cơng trực tuyến,… 2.2 Luận giải mục tiêu nội dung nghiên cứu mơ hình: Hiện nay, nhiều mơ hình việc đại hóa hành xây dựng đưa vào áp dụng, có nội dung đại hóa việc cung cấp dịch vụ hành cơng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 Tuy nhiên, số công việc mục tiêu cịn mang tính thủ cơng, chưa tích hợp vào hệ thống cửa điện tử như: giấy biên nhận, phiếu kiểm sốt quy trình, biểu mẫu hồ sơ thủ tục hành chính… Xuất phát từ nhu cầu trên, Sở Thông tin Truyền thông xây dựng mơ hình điện tử hóa tài liệu, hồ sơ quy trình cung cấp dịch vụ hành công theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào hệ thống cửa điện tử đơn vị Nội dung nghiên cứu mơ hình 3.1 Nội dung 1: Tổng hợp tài liệu, hồ sơ việc cung cấp giải thủ tục hành cơng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 Các thủ tục hành cung cấp hệ thống Cổng thông tin điện tử Sở Thông tin Truyền thông: 29 thủ tục hành bao gồm lĩnh vực: - Bưu chuyển phát: thủ tục - Hội, tổ chức phủ: thủ tục - Phát truyền hình, thơng tin điện tử: thủ tục - Xuất bản: 11 thủ tục - Báo chí: thủ tục - Viễn thông Internet: thủ tục Tất tài liệu, hồ sơ yêu cầu 29 thủ tục hành điện tử hóa Ngồi ra, quy trình giải thủ tục hành cịn số tài liệu, hồ sơ điện tử hóa bao gồm: - Biên bàn giao hồ sơ - Phiếu theo dõi q trình xử lý cơng việc (hay cịn gọi phiếu kiểm sốt q trình giải quyết) 3.2 Nội dung 2: Ứng dụng cơng nghệ điện tử hóa tài liệu, hồ sơ việc cung cấp giải thủ tục hành cơng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 Sử dụng công nghệ ASP.net WebForm để điện tử tài liệu, hồ sơ Các tài liệu, hồ sơ điện tử hóa đặt cổng thơng tin hành cơng sở địa www.tthc.stttt.khanhhoa.gov.vn hệ thống tác nghiệp cửa điện tử sở địa www.motcua.stttt,khanhhoa.gov.vn Hình 1: Cổng thơng tin hành cơng Sở Thơng tin Truyền thơng Hình 2: Hệ thống tác nghiệp cửa điện tử Sở Thông tin Truyền thông 3.3 Nội dung 3: Tích hợp tài liệu, hồ sơ điện tử vào hệ thống Tích hợp tài liệu, hồ sơ điện tử theo công nghệ ASP.net WebForm vào hệ thống cổng thơng tin hành cơng sở địa www.tthc.stttt.khanhhoa.gov.vn hệ thống tác nghiệp cửa điện tử sở địa www.motcua.stttt,khanhhoa.gov.vn Các tài liệu, hồ sơ tích hợp bao gồm: - Hồ sơ yêu cầu 29 thủ tục hành - Tài liệu tham chiếu 29 thủ tục hành - Biên bàn giao hồ sơ - Phiếu theo dõi q trình xử lý cơng việc Hình 3: Hồ sơ yêu cầu tài liệu tham chiếu thủ tục “Xác nhận đủ điều kiện cấp Giấy phép sử dụng tần số thiết bị vô tuyến điện đài truyền khơng dây” điện tử hóa Hình 4: Phiếu theo dõi q trình xử lý cơng việc thủ tục hành 3.4 Nội dung 4: Quá trình cung cấp giải thủ tục hành cơng đơn vị theo tài liệu, hồ sơ điện tử a Tiếp nhận hồ sơ: Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (sau gọi chung cơng dân) có nhu cầu giải thủ tục hành lĩnh vực quản lý Sở Thơng tin Truyền thơng trực tiếp gián tiếp (thông qua bưu điện) gửi hồ sơ cần giải đến phận Tiếp nhận trả kết theo chế cửa (sau gọi tắt phận cửa) Thông tin hồ sơ cần thủ tục hành giải Bộ phận cửa Sở niêm yết công khai bảng thông báo Sở trang thông tin điện tử quan Sau tiếp nhận hồ sơ, cán bộ phận cửa có trách nhiệm: - Kiểm tra thành phần hồ sơ, đầy đủ thành phần niêm yết cơng khai tiến hành tiếp nhận hồ sơ viết giấy biên nhận giấy hẹn thời gian trả kết - Nếu thành phần hồ sơ không đầy đủ theo niêm yết, cán bộ phận cửa có trách nhiệm hướng dẫn công dân bổ sung hồ sơ cịn thiếu Sau cơng dân bổ sung đầy đủ hồ sơ tiến hành bước tiếp nhận hồ sơ, viết giấy biên nhận giấy hẹn thời gian trả kết - Trường hợp hồ sơ gửi gián tiếp qua đường bưu điện: hồ sơ có đầy đủ thành phần theo quy định tiến hành bước tiếp nhận hồ sơ, viết giấy biên nhận giấy hẹn thời gian trả kết bình thường Trường hợp hồ sơ khơng đầy đủ dùng biện pháp để liên lạc với công dân đề nghị bổ sung đầy đủ hồ sơ trước tiến hành tiếp nhận Hình 5: Cán cửa in biên bàn giao hồ sơ sau tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành người dân b Chuyển giao hồ sơ cho phịng chun mơn Cán bộ phận cửa sau nhận đủ hồ sơ cơng dân tiến hành nhập thơng tin hồ sơ vào hệ thống phần mềm in Giấy Biên nhận kiêm phiếu hẹn thành liên (công dân liên, phịng chun mơn liên, lưu hồ sơ cửa liên), đóng dấu quan ký nhận vào Giấy Biên nhận kiêm phiếu hẹn Các thông tin hồ sơ như: tên công dân, nội dung cấp phép, ngày nhận, ngày trả, ký nhận,… ghi vào Sổ theo dõi để tiện việc ký nhận sau Thông tin hồ sơ sau nhập vào hệ thống phần mềm thức hồ sơ công dân nộp gửi cho người có thẩm quyền giải thơng qua hệ thống phần mềm mạng Interrnet (có thể gửi kèm scan) Từ giai đoạn toàn hồ sơ phịng chun mơn thụ lý giải Hình 6: Cán cửa chuyển giao hồ sơ cho phịng chun mơn xử lý c Trả kết Sau phịng chun mơn thụ lý hồ sơ, kết sau trình thẩm định hồ sơ chuyển lại phận cửa để trả kết giải cho công dân Sau tiếp nhận kết giải phịng chun mơn, phận cửa có nhiệm vụ: - Thực thao tác giao trả hệ thống phần mềm, đồng thời tiến hành in phiếu theo dõi trình xử lý công việc để phục vụ cho công tác lưu trữ đánh giá tiến độ thực sau - Giao trả kết giải cho công dân, đề nghị công dân ký nhận viết phiếu thăm dò ý kiến khách hàng (theo mẫu cán cửa cung cấp) bỏ phiếu tham dò nơi quy định - Hướng dẫn thắc mắc khác cơng dân (nếu có) Hình 7: Cán cửa hoàn giao trả hồ sơ in quy trình xử lý Phương pháp nghiên cứu sản phẩm mơ hình 4.1 Phương pháp nghiên cứu: sử dụng phương pháp - Phương pháp thống kê, tổng hợp, phân tích: thống kê, tổng hợp, phân tích tài liệu, hồ sơ việc cung cấp giải dịch vụ hành cơng theo tiêu chuẩn ISO TCVN 9001:2008 Sở Thông tin Truyền thông - Phương pháp số hóa, điện tử hóa: tiến hành số hóa, điện tử hóa tài liệu, hồ sơ liên quan đến việc cung cấp giải dịch vụ hành cơng vào WebForm - Phương pháp tích hợp: tích hợp tài liệu, hồ sơ điện tử hóa vào cổng thơng tin hành cơng sở địa www.tthc.stttt.khanhhoa.gov.vn hệ thống tác nghiệp cửa điện tử sở địa www.motcua.stttt,khanhhoa.gov.vn - Phương pháp phân tích thiết kế hệ thống: thiết kế theo công nghệ ASP.net WebForm - Phương pháp phân tích thiết kế sở liệu: theo cơng nghệ hệ quản trị sở liệu Microsft SQL Server 2008 4.2 Sản phẩm mơ hình: tài liệu, hồ sơ điện tử hóa bao gồm: - Hồ sơ yêu cầu 29 thủ tục hành - Tài liệu tham chiếu 29 thủ tục hành - Biên bàn giao hồ sơ - Phiếu theo dõi q trình xử lý cơng việc Kết áp dụng mơ hình vào cơng tác giải thủ tục hành Sở Thơng tin Truyền thơng tỉnh Khánh Hịa Việc triển khai cơng tác cải cách thủ tục hành theo chế cửa thực quan góp phần tạo nên chuyển biến rõ rệt công tác giải thủ tục hành đơn vị - Thủ tục hành cơng khai, đơn giản thuận tiện cho người dân - Giúp người dân doanh nghiệp khơng phải lại nhiều lần (thay phải đến phận chuyên môn để liên hệ hỏi thơng tin, cách làm hồ sơ cơng khai thủ tục hồ sơ theo chế cửa, công dân, doanh nghiệp cần vào Website quan, tìm hiểu thủ tục hành mà cần mà khơng phải lại nhiều lần - Giảm bớt giấy tờ tránh tình trạng gây phiền hà, nhũng nhiễu cho người dân doanh nghiệp Tác động lợi ích mang lại áp dụng mơ hình vào cơng tác giải thủ tục hành Sở Thơng tin Truyền thơng tỉnh Khánh Hịa 6.1 Tác động: Qua việc áp dụng mơ hình thủ tục vào cơng tác giải thủ tục hành Sở Thơng tin Truyền thơng nhận thấy: - Việc áp dụng mơ hình giúp cho việc giải thủ tục hành minh bạch, cơng khai Bên cạnh đó, cịn thước đo thiết thực đánh giá hiệu cải cách hành quan nhà nước 10 - Dựa kết giải thủ tục hành chính, cơng dân doanh nghiệp đánh giá chất lượng cung cấp dịch vụ hành cơng Sở Thông tin Truyền thông - Là công cụ hữu hiệu để đo kết thực tế, góp phần đẩy nhanh tốc độ cải cách hành ngành, cấp 6.2 Lợi ích : - Hỗ trợ tối đa cho người dân doanh nghiệp q trình thực giải thủ tục hành - Thủ tục hành đơn giản hóa, giảm thiểu giấy tờ cho cơng dân doanh nghiệp, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý Nhà nước tất lĩnh vực đời sống xã hội Kết luận Mơ hình Điện tử hóa tài liệu, hồ sơ việc cung cấp giải thủ tục hành cơng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 ứng dụng Sở Thông tin Truyền thơng mơ hình nhằm thực nhiệm vụ đại hóa hành chỉnh đơn vị nói riêng tỉnh Khánh Hịa nói chung Sở Thông tin Truyền thông mong nhận ủng hộ Sở, ban, ngành địa bàn tỉnh việc ứng dụng mơ hình bước triển khai nhân rộng mơ hình quan, đơn vị địa bàn tỉnh Khánh Hòa./ 11 ... tích tài liệu, hồ sơ việc cung cấp giải dịch vụ hành cơng theo tiêu chuẩn ISO TCVN 9001:2008 Sở Thơng tin Truyền thơng - Phương pháp số hóa, điện tử hóa: tiến hành số hóa, điện tử hóa tài liệu, hồ. .. hồ sơ việc cung cấp giải thủ tục hành cơng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 Các thủ tục hành cung cấp hệ thống Cổng thông tin điện tử Sở Thông tin Truyền thơng: 29 thủ tục hành bao gồm lĩnh... trình giải quyết) 3.2 Nội dung 2: Ứng dụng cơng nghệ điện tử hóa tài liệu, hồ sơ việc cung cấp giải thủ tục hành công theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 Sử dụng công nghệ ASP.net WebForm để điện tử