Cải cách quy trình thăm gặp thân nhân học viên đang cai nghiện, chữa bệnh tại trung tâm giáo dục – lao động xã hội khánh hòa

ĐỀ CƯƠNG THUYẾT TRÌNH Về mô hình, sáng kiến cải cách hành năm 2013 Trung tâm Giáo dục – Lao động xã hội Khánh Hòa I PHẦN GIỚI THIỆU - Cơ quan, đơn vị công tác thành viên đội thi: Đậu Quang Hiếu - Phòng Quản lý sau cai nghiện ma túy Nguyễn Thị Mỹ Hạnh - Phòng Tổ chức – Hành – Kế toán Vũ Văn Tiến - Phòng Giáo dục - HNCĐ Huỳnh Khánh Phúc Sinh - Phòng Tổ chức – Hành – Kế toán Lê Thị Tuyết - Phòng Quản lý sau cai nghiện ma túy - Tên mô hình, sáng kiến cải cách hành chính: Sáng kiến cải cách Quy trình thăm gặp thân nhân học viên cai nghiện, chữa bệnh Trung tâm Giáo dục – Lao động xã hội Khánh Hòa (Quy trình 2T) II NỘI DUNG CHÍNH Bối cảnh để nhóm tác giả nảy sinh ý tưởng mô hình, sáng kiến cải cách hành Căn pháp lý: - Căn Nghị định 135/2004/NĐ-CP ngày 10/6/2004 Chính phủ quy định chế độ áp dụng biện pháp đưa vào sở chữa bệnh, tổ chức hoạt động sở chữa bệnh theo Pháp lệnh xử lý vi phạm hành chế độ áp dụng biện pháp người chưa thành niên, người tự nguyện vào sở chữa bệnh; - Căn Nghị định 61/2011/NĐ-CP ngày 26/7/2011 Chính phủ việc sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 135/2004/NĐ-CP ngày 10/6/2004 quy định chế độ áp dụng biện pháp đưa vào sở chữa bệnh, tổ chức hoạt động sở chữa bệnh theo Pháp lệnh xử lý vi phạm hành chế độ áp dụng biện pháp người chưa thành niên, người tự nguyện vào sở chữa bệnh; Căn thực tiễn: Từ năm 2011 đến số học viên vào Trung tâm ngày tăng Hiện số học viên cai nghiện Trung tâm 210 người Nhu cầu gia đình muốn vào thăm gặp người thân tăng lên Trung tâm giải cho thân nhân học viên vào thăm gặp từ đến người lần Thời gian thăm gặp vào sáng thứ hàng tuần từ 7h30 đến 10h30 Trung bình tuần có khoảng 50 đến 70 gia đình lên Trung tâm thăm gặp người thân Trong trình giải thăm gặp trải qua bước nặng thủ tục Với mong muốn giải nhanh để vào gặp người thân người nhà học viên phải chờ đợi lâu bước bước trình giải thăm găp Trong chưa kể phần lớn gia đình vượt qua chặng đường xa (50 đến 70 km) để đến Trung tâm lỡ quên không đem theo giấy tờ (giấy chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu,, đơn xin thăm gặp thân nhân có xác nhận quyền địa phương ) sổ thăm gặp cán giải hồ sơ không giải cho vào thăm gặp thân nhân Từ bất cập tổ cán phụ trách công tác thăm gặp mạnh dạn đưa sáng kiến cải tiến quy trình thăm gặp mang tên 2T (Thuận tiện Thân thiện) cho phù hợp với điều kiện thực tế Trung tâm rút ngắn thời gian làm thủ tục ban đầu Quá trình phát triển ý tưởng thành mô hình, sáng kiến cải cách hành hoàn chỉnh Quy trình thăm gặp cũ thể sau: Bước (cổng số 1) Tiếp nhận giải hồ sơ gia đình: Giải thăm gặp nặng thủ tục, cụ thể: - Mỗi lần đến Trung tâm thăm gặp học viên, gia đình phải đến quyền địa phương làm đơn đăng ký xin thăm gặp người thân cai nghiện Trung tâm có xác nhận quyền địa phương đơn - Khi đến Trung tâm thân nhân học viên phải xuất trình loại giấy tờ như: Đơn xin đăng ký thăm gặp có xác nhận quyền địa phương, chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu, giấy đăng ký kết hôn vợ (chồng) học viên (hoặc giấy khai sinh con) điền vào đơn đề nghị thăm gặp học viên Trung tâm cung cấp cho cán xem xét giải - Thái độ làm việc cán đôi lúc thờ ơ, không quan tâm đến người dân nôn nóng muốn nhanh chóng vào đề gặp người thân Đôi lúc yêu cầu người dân để hồ sơ bàn chờ có nhiều hồ sơ giải lần - Phong cách làm việc cứng nhắc, không linh hoạt Thực theo quy định nên gia đình lên thăm gặp học viên mà đơn xác nhận địa phương cán giải hồ sơ không cho vào thăm gặp học viên, gia đình có đơn xem xét giải Như để đến Trung tâm thăm gặp học viên gia đình thời gian đến quyền địa phương làm đơn đăng ký thăm gặp Tại cổng số thời gian giải thủ tục ban đầu trung bình khoảng phút/gia đình (nếu đầy đủ thủ tục chuyển qua bước ) Bước (cổng số 2) Kiểm tra hàng hóa Trung tâm không giới hạn mặt hàng gia đình gửi cho học viên nên lượng hàng hóa tiếp nhận tràn Vì nhiều hàng hóa nên kiểm tra cán kiểm tra không chặt chẽ số gia đình lợi dụng điều để đưa hàng cấm vào Trung tâm Vì quy định cụ thể nên kiểm tra hàng hóa cán kiểm tra không thống với nhau, thích nhận, không thích Do tạo không hài lòng gia đình học viên Các mặt hàng gia đình gửi đa dạng nên khâu kiểm tra hàng hóa luôn nhiều thời gian (khoảng phút) Thực bước bước khoảng 11 phút/gia đình Bước (cổng số 3) Kiểm tra, đối chiếu người vào người có tên ghi sổ đăng ký thăm gặp Cán bảo vệ kiểm tra số người vào thực tế so với số người đăng ký theo đơn giấy tờ khác liên quan, chứng minh nhân dân Nếu cán bảo vệ hướng dẫn cho thân nhân vào phòng thăm gặp Thời gian thực khoảng phút Bước Hoạt động thăm gặp Khi vào phòng thăm gặp gia đình trình đơn đăng ký thăm gặp cho cán phụ trách hoạt động phòng thăm gặp Cán xem xong gọi cán quản lý học viên thông qua máy đàm học viên gặp thân nhân Tuy nhiên sóng máy đàm thường xuyên không ổn định có cán phòng thăm gặp gọi bên cán quản lý không nghe nên gia đình phải chờ đợi lâu gặp người thân Tại phòng thăm cán không hướng dẫn, xếp chỗ ngồi cho gia đình nên tạo lộn xộn phòng thăm gặp Thời gian từ vào đến học viên khoảng phút Mô tả trình đưa mô hình, sáng kiến, giải pháp vào áp dụng thực tiến công việc: Từ thực trạng việc làm để giảm bớt thời gian giải thủ tục ban đầu để mang lại vui vẻ, thoải mái cho thân nhân học viên tới Trung tâm thăm gặp người thân Nhóm thực đưa mô hình, sáng kiến: SÁNG KIẾN CẢI TIẾN QUY TRÌNH (Quy Trình 2T) Thuận tiện - Thân thiện Bước 1( cổng số ) Tiếp nhận, giải hồ sơ kiểm tra hàng hóa Thủ tục giải thăm gặp giảm, cụ thể: - Thay nhiều loại giấy tờ quy trình cũ, tới thăm gặp học viên, thân nhân học viên lên quyền địa phương làm đơn xin đăng ký thăm gặp người thân Lần đầu thăm gia đình cần đem theo chứng minh nhân dân cán giải thăm gặp phát cho sổ đăng ký thăm gặp đồng thời hướng dẫn gia đình cách làm sổ Trong sổ đăng ký thăm gặp chứa đựng đầy đủ thông tin: Tên, tuổi, số chứng minh nhân dân, hộ thường trú bắt buộc phải dán hình ảnh kèm theo thông tin - Gia đình trình sổ cho cán kiểm tra giải Thái độ tác phong làm việc cán thay đổi Tiếp nhận sổ - kiểm tra ghi sổ cho gia đình vào thăm gặp học viên, không để dồn sổ nên hạn chế thời gian chờ đợi gia đình Trường hợp gia đình quên đem theo sổ, cán giải thăm gặp mở sổ theo dõi hoạt động thăm gặp kiểm tra, thông tin trùng khớp với thông tin gia đình nói cán linh động ghi giấy cho gia đình vào (quy trình quỹ yêu cầu gia đình lấy sổ, nhận hàng hóa mà không vào gặp học viên) - Thay kiểm tra xong hồ sơ ban đầu gia đình chuyển qua bước để kiểm tra hàng hóa, tổ giải thăm gặp thực cách đồng Khi gia đình nộp sổ đăng ký thăm gặp bàn tiếp nhận hồ sơ cán y tế lúc kiểm tra hàng hóa Hơn lượng hàng hóa đem vào quy định cụ thể, số mặt hàng khó kiểm tra như: đồ uống, quần áo, bánh kẹo trung tâm mở căng tin phục vụ chỗ, vừa thuận lợi cho việc kiểm tra hàng hóa vừa giúp gia đình chở nhiều đồ thăm người thân Do cán kiểm tra chặt chẽ hơn, hạn chế loại hàng cấm vào Trung tâm - Cách làm đem lại hài lòng người dân đến thăm người thân Bước bước nhập lại thành thời gian rút ngắn phút/gia đình Bước (cổng số 2) Kiểm tra, đối chiếu người vào người có tên ghi sổ đăng ký thăm gặp Cán bảo vệ kiểm tra số người vào thực tế với người ghi sổ đăng ký thăm gặp Nếu người vào khớp với hình ảnh đăng ký sổ cán bảo vệ hướng dẫn gia đình vào phòng thăm gặp Thời gian thực 15 giây Hoạt động thăm gặp Khi vào phòng thăm gặp gia đình trình sổ đăng ký thăm gặp cho cán Trung tâm để gọi tên học viên qua hệ thống loa phát Trung tâm để gặp thân nhân Gia đình xếp chỗ ngồi theo thứ tự, tạo thoải mái, vui vẻ không gây khó khăn cho gia đình Bên cạnh gia đình cán hướng dẫn nội quy thăm gặp, giải đáp thắc mắc gia đình có liên quan đến trình rèn luyện học viên Thời gian: phút Những kết cụ thể, tích cực từ thực tiễn áp dụng mô hình, sáng kiến, giải pháp Trung tâm - Qua mô tả cho thấy thực theo quy trình cũ: + Không thời gian đến địa phương làm đơn đăng ký thăm gặp thân nhân (theo quy trình cũ trước ngày thứ 6, gia đình phải đến quyền địa phương xin đơn đăng ký thăm gặp người thân Trung tâm) Thời gian lại gia đình thuận lợi đồng hồ + Mất nhiều thời gian thủ tục rườm rà Từ thủ tục trước lên Trung tâm đến vào đến phòng thăm gặp gia đình phải làm nhiều thủ tục, qua 04 bước (qua 03 cổng gặp người thân) Bộ phận tiếp nhận giải hồ sơ: 05 phút Bộ phận kiểm tra hàng hóa: 06 phút Bộ phận bảo vệ : 01 phút Thời gian chờ học viên: 04 phút Thực theo quy trình gia đình để vào gặp học viên khoảng 14 đến 15 phút + Thái độ phong cách làm việc cán giải thăm gặp thơ ơ, cứng nhắc, thụ động làm cho nhiều người dân không hài lòng - Thực theo sáng kiến cải tiến (quy trình 2T) kết đạt sau: + Thủ tục ban đầu đơn giản nhiều (1 sổ đăng ký thăm gặp chứa đựng đầy đủ thông tin cần thiết) + Rút ngắn bước thăm gặp (theo quy trình cũ bước, qua cổng), quy trình bước ( cổng) + Thời gian giải thủ tục nhanh gọn (6 đến phút) + Thời gian gia đình gặp, tâm sự, chia sẻ với học viên nhiều (trung bình 60 phút/gia đình) + Giảm thời gian chờ đợi thân nhân học viên (giảm căng thẳng, mệt mỏi thân nhân học viên di chuyển đoạn đường xa trung bình 60km để thăm người thân mình) Thái độ phong cách làm việc cán niềm nở, thân thiện, gần gũi gia đình học viên, tận tình hướng dẫn gia đình có thắc mắc Giải hồ sơ nhanh gọn nhiệt tình cán đem lại hài lòng cho người dân Người dân đặt niềm tin gửi gắm người thân cho cán Trung tâm Góp phần đem lại hiệu công tác quản lý học viên Khả tiếp tục hoàn thiện mô hình, sáng kiến công tác giải chế độ thăm gặp cho học viên Qua phân tích cho thấy mô hình, sáng kiến cải tiến quy trình (Quy trình 2T): Thuận tiện Thân thiện đem lại hiệu bước đầu Thực theo phong cách Hồ Chí Minh cách tiếp dân, đem tất tinh thần trách nhiệm người cán viên chức Trung tâm giải vấn đề vướng mắc, băn khoăn gia đình thân nhân học viên Điều quan trọng với mục tiêu chung “Thuận tiện – Thân thiện” tức đặt lợi ích người dân lên để phục vụ đem lại thoải mái, gần gũi thời gian gia đình lên Trung tâm thăm gặp học viên Với mục tiêu mô hình đã, đem lại hiệu tốt công tác giải thăm gặp Gia đình – Học viên Thực chế độ cho học viên đồng thời đem lại vui vẻ an tâm gia đình có cai nghiện Trung tâm ... đến Trung tâm thăm gặp học viên, gia đình phải đến quy n địa phương làm đơn đăng ký xin thăm gặp người thân cai nghiện Trung tâm có xác nhận quy n địa phương đơn - Khi đến Trung tâm thân nhân học. .. động thăm gặp Khi vào phòng thăm gặp gia đình trình đơn đăng ký thăm gặp cho cán phụ trách hoạt động phòng thăm gặp Cán xem xong gọi cán quản lý học viên thông qua máy đàm học viên gặp thân nhân. .. tục giải thăm gặp giảm, cụ thể: - Thay nhiều loại giấy tờ quy trình cũ, tới thăm gặp học viên, thân nhân học viên lên quy n địa phương làm đơn xin đăng ký thăm gặp người thân Lần đầu thăm gia