Tin học hóa công tác quản lý hồ sơ học sinh tại trường THCS đông hưng lục nam bắc giang

LỜI CẢM ƠN Qua thời gian thực tập trường THCS Đông Hưng giúp đỡ tạo điều thuận lợi đồng chí Lãnh đạo Trường bảo tận tình Bộ phận văn phòng để có hội tiếp cận với tài liệu hồ sơ học sinh học tập kinh nghiệm việc thực nghiệp vụ công tác Tôi xin chân thành cảm ơn Cơ quan nơi thực tập, quan tâm tạo điều kiện giúp đỡ cho hoàn thành báo cáo tốt nghiệp thực tập Tôi xin chân thành cảm ơn thầy Đỗ Năng Thắng giảng viên Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế, với giúp đỡ thầy, cô giáo trường Đại học Công nghệ Thông tin Truyền thông trường đại học CNTT tạo điều kiện cho học viên lớp ĐHLT Quản trị Văn phòng k13a Bắc Giang có hội tìm hiểu thực tế để củng cố kiến thức, giúp cho học viên tự tin vào học tìm hiểu thực tế để đáp ứng yêu cầu ngày cao công việc Trân trọng cảm ơn! Thái nguyên, ngày… tháng… năm 2016 Sinh viên thực Nguyễn Thị Vinh LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu thân Các nội dung nghiên cứu kết quản nghiên cứu đề tài trung thực chưa công bố công trình nghiên cứu trước Những tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu tác giả thu thập từ nguồn khác có ghi phần tài liệu tham khảo quan thực tập Nếu phát có gian lận xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng kết khóa luận minh Thái nguyên, ngày… tháng… năm 2016 Tác giả Nguyễn Thị Vinh LỜI MỞ ĐẦU Hồ sơ, tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng tất lĩnh vực hoạt động toàn xã hội chúng có tính xác thực cao chứa đựng thông tin khứ, phản ánh trực tiếp hoạt động quan,tổ chức,cá nhân Thực tiễn chứng minh: Bất kỳ quan nào, dù quan Trung ương hay quan địa phương trình thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn nhiều cần đến Hồ sơ, tài liệu lưu trữ để làm giải công việc; tìm thông tin cần thiết đáng tin cậy để phân tích, dự báo tình hình nhằm đưa định phục vụ điều hành, quản lý; hay để bảo vệ lợi ích đáng công dân Để tăng cường phát huy vai trò công tác quản lý hồ sơ đòi hỏi lãnh đạo quan, đơn vị tổ chức đạo công tác cách khoa học phải quan tâm đến việc đào tạo nguồn nhân lực quản trị văn phòng Nắm bắt tầm quan trọng công tác văn phòng quan, đơn vị trường Đại học Công nghệ Thông tin Truyền thông mở ngành Quản trị Văn phòng nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội Là sinh viên học tập trường thời gian thực tập THCS Đông HưngLục Nam- Bắc Giang, với kiến thức học trường kết hợp với trình thực tế trường hoàn thành báo cáo thực tập chuyên nghành với đề tài “Tin học hóa công tác quản lý hồ sơ học sinh Trường THCS Đông HưngLục Nam - Bắc Giang” Qua thời gian tiếp thu, nghiên cứu kiến thức trường Đại học Công nghệ Thông tin Truyền thông thời gian thực tập THCS Đông Hưng- Lục NamBắc Giang; quan tâm giúp đỡ hướng dẫn thực tập thầy Đỗ Năng Thắng giảng viên Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế, với giúp đỡ thầy, cô giáo trường Đại học Công nghệ Thông tin Truyền thông đồng nghiệp Trường THCS Đông Hưng- Lục Nam- Bắc Giang tạo điều kiện cho hoàn thành báo cáo chuyên ngành này, mong đọc xong báo cáo hiểu công tác quản lý hồ sơ học sinh trường học giúp bạn bổ sung thêm kiến thức để phục vụ cho công việc sau Do chưa có kinh nghiệm nhiều thực tế, nhận thức hạn chế, nên báo cáo không tránh khỏi thiếu sót, chưa hoàn thiện đầy đủ nội dung Rất mong đóng góp ý kiến thầy, cô giáo bạn cho báo cáo hoàn chỉnh Qua xin chân thành gửi lời cảm ơn tới thầy Đỗ Năng Thắng giảng viên hướng dẫn thực tập quý thầy cô giáo Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế đồng nghiệp Trường THCS Đông Hưng - Lục Nam- Bắc Giang giúp hoàn thành báo cáo Tôi xin chân thành cảm ơn! Bắc Giang, ngày 12 tháng 06 năm 2016 Sinh viên Nguyễn Thị Vinh MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI MỞ ĐẦU MỤC LỤC CHƯƠNG NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ 1.1.Khái niệm quản lý hồ sơ 1.2 Chức việc quản lý học sinh 1.3 Các nguyên tắc quản lý 1.4 Yêu cầu vè quản lý hồ sơ học sinh 1.5 Các công việc cần làm quản lý hồ sơ học sinh 1.6 Vai trò công nghệ thông tin quản lý hồ sơ 1.7 Giới thiệu phần mềm quản lý học sinh VEMIS CHƯƠNG 2: XÂY DỰNG QUY TRÌNH QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TẠI TRƯỜNG THCS ĐÔNG HƯNG – LỤC NAM – BẮC GIANG 14 2.1 Giới thiệu trường THCS Đông Hưng .14 2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức đoàn thể quan 15 2.2.1 Nhiệm vụ chủ yếu trường THCS Đông Hưng 15 2.2.2 Cơ cấu tổ chức máy: 17 2.2.3 Chức nhiệm vụ phận 17 2.3 Tình hình hoạt động nhà trường .20 2.4 Quy trình quản lý hồ sơ học sinh trường THCS Đông Hưng 22 2.4.1 Lưu đồ quy trình 22 2.4.2 Mô tả bước quy trình 23 2.4 Những hạn chế công tác Quản lý hồ sơ học sinh Trường THCS Đông Hưng 24 2.5 Giải pháp nâng cao công tác Quản lý hồ sơ học sinh THCS Đông Hưng .25 CHƯƠNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM VEMIS VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TẠI TRƯỜNG 26 3.1 Ứng dụng phần mềm VEMIS vào công tác quản lý hồ sơ học sinh THCS Đông Hưng 26 3.3.1 Khởi động chương trình 26 3.3.2.Các chức chương trình 26 3.3.3 Hướng dẫn sử dụng phần mềm V.EMIS 29 3.2 Đánh giá thực trạng sử dụng ứng dụng phần mềm VEMIS nhằm quản lý học sinh trường THCS Đông Hưng 54 3.3 Định hướng phát triển 57 3.4 Một số đánh giá kiến nghị 58 KẾT LUẬN 60 TÀI LIỆU THAM KHẢO 61 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2.1: Sơ đồ cấu tổ chức máy trường THCS Đông Hưng 17 Hình 2.2: Quy trình quản lý hồ sơ học sinh trường THCS Đông Hưng 22 Hình 3.1: Giao diện cửa sổ làm việc .26 Hình 3.2: Giao diện danh mục .27 Hình 3.3: Giao diện Tham số năm học học kỳ .28 Hình 3.4: Giao diện lưu sở liệu 28 Hình 3.5: Giao diện danh mục .29 Hình 3.6: Giao diện danh mục ban học 29 Hình 3.7: Giao diện danh mục học kỳ trường .30 Hình 3.8: Giao diện danh sách khối chuẩn trường 30 Hình 3.9: Giao diện thông tin lớp học 31 Hình 3.10: Giao diện thông tin môn học .31 Hình 3.11: Giao diện danh mục điểm chuẩn 32 Hình 3.12: Giao diện Quản lý học sinh 33 Hình 3.13: Giao diện Phiếu thông tin học sinh 34 Hình 3.14: Giao diện phiếu thông tin học sinh .35 Hình 3.15: Giao diện Nhập hồ sơ từ file Excel 35 Hình 3.16: Giao diện chọn nhập thông tin từ file Excel 36 Hình 3.17: Giao diện Thêm hồ sơ học sinh 37 Hình 3.18: Giao diện sửa hồ sơ học sinh 37 Hình 3.19: Giao diện Danh sách học sinh chuyển trường 38 Hình 2.21: Giao diện Chi tiết theo dõi chuyên cần 39 Hình 2.22: Giao diện thông tin kỷ luật học sinh 40 Hình 3.23: Giao diện đăng ký nghỉ học dài hạn 40 Hình 3.24: Giao diện thông tin học sinh bỏ học học 41 Hình 3.25: Giao diện hạn kiểm học sinh .41 Hình 3.26: Giao diện thông tin kết xuất chuyển hồ sơ học sinh 42 Hình 3.27: Giao diện quản lý điểm 42 Hình 3.28: Giao diện đăng ký môn học cho lớp 43 Hình 3.29: Giao diện xuất phiếu điền điểm học sinh 44 Hình 3.30: Giao diện tính điểm xếp loại 45 Hình 3.31: Giao diện Thông tin điểm tổng kết .45 Hình 3.32: Giao diện Học lực học sinh 46 Hinh 3.33: Giao diện kiểm tra thi lại 46 Hình 3.34: Giao diện danh sách họ sinh dự thi 48 Hình 3.35: Giao diện tìm kiếm thông tin học sinh 49 Hình 3.36 : Giao diện tìm kiếm thông tin cá nhân .50 Hình 3.37 : Giao diện kết tìm kiếm thông tin cá nhân 50 Hình 3.38: Giao diện thống kê điểm chi tiết 51 Hình 3.39: Giao diện thống kê diểm kiểm tra, điểm thi .52 Hình 3.40: Giao diện thống kê chất lượng học kì 52 Hình 3.41: Giao diện thống kê chất lượng năm học 53 Hình 3.42: Giao diện thống kê học sinh bị kỷ luật .53 CHƯƠNG NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ 1.1.Khái niệm quản lý hồ sơ - Quản lý hồ sơ bao gồm việc xếp, thiết kế xem xét lại văn bản, hồ sơ tổ chức Nó liên quan đến việc phối hợp nhiệm vụ, quản lý, bảo quản, tiêu hủy hoạt động tổ chức - Hồ sơ học sinh hệ thống tài liệu tổng hợp học sinh phản ánh thông tin thiết yếu để quản lý trình học tập, sinh hoạt, rèn luyện học sinh trường Hồ sơ học sinh bao gồm hồ sơ cụ thể học sinh bảng thống kê tình hình học sinh 1.2 Chức việc quản lý học sinh  Quản lý hồ sơ, lý lịch học sinh  Quản lý điểm, trình học tập, rèn luyện học sinh  Quản lý thi trường 1.3 Các nguyên tắc quản lý Gồm nguyên tắc sau : Nguyên tắc mục tiêu, thu hút tham gia giáo viên, học sinh , phụ huynh, kết hợp hài hòa lợi ích, tiết kiệm hiệu cao, thích ứng linh hoạt, khoa học hợp lý, phối hợp chặt chẽ nhà trường phụ huynh 1.4 Yêu cầu vè quản lý hồ sơ học sinh - Bảo đảm đầy đủ, xác bổ sung kịp thời; - Nắm tình hình học sinh, sinh viên số liệu thống kê tổng hợp học sinh, sinh viên trường; - Thống tiêu chí quản lý, mẫu biểu báo cáo; dễ bổ sung, dễ tìm kiếm, dễ lưu trữ; thực chế độ bảo mật theo quy định - Hồ sơ nhập trường học sinh gồm có: + Học bạ cấp tiểu học; + Giấy khai sinh (hoặc hợp lệ); + Giấy tờ chứng nhận chế độ ưu tiên (hoặc hợp lệ) đối tượng cấp học bổng, trợ cấp miễn giảm học phí theo quy định khoản 3, Điều 33, Nghị định số 75/2006/NĐ-CP ngày 02 tháng năm 2006 Chính phủ Quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Luật giáo dục; + Thẻ học sinh, sinh viên (mẫu quy định kèm theo) - Hồ sơ theo dõi trình học tập, rèn luyện học sinh, sinh viên gồm có nội dung sau: + Kết học tập, rèn luyện học sinh, sinh viên bao gồm điểm học tập, điểm kiểm tra thi kết thúc môn học, điểm rèn luyện theo học kỳ, năm học, khoá học; + Hình thức khen thưởng mà học sinh, sinh viên đạt học tập, nghiên cứu khoa học tham gia phong trào; + Hình thức kỷ luật trách nhiệm pháp lý khác mà học sinh bị áp dụng trường; + Những thay đổi học sinh, sinh viên chuyển ngành, chuyển trường, lưu ban, ngừng học, học + Tình hình làm thêm học sinh, sinh viên thông qua giới thiệu đơn vị trường; + Việc đóng học phí học sinh; + Việc hưởng học bổng khuyến khích học tập, học bổng sách, trợ cấp xã hội học sinh 1.5 Các công việc cần làm quản lý hồ sơ học sinh - Tiếp nhận hồ sơ học sinh: Bộ phận Hành tiếp nhận hồ sơ học sinh, tiếp nhận hồ sơ cá nhân học sinh Kiểm tra hồ sơ học sinh yêu cầu bổ sung đầy đủ loại giấy tờ cần thiết có thiếu sót *) In danh sách phòng thi Thực theo quy trình chọn nhóm – khối, môn hình thức đánh số thứ tự Bấm vào biểu tượng máy in để in (lưu ý chọn máy in) xuất danh sách định dạng khác doc, pdf… Hình 3.34: Giao diện danh sách họ sinh dự thi *) Sao hồ sơ thi để nhập điểm Bước : chọn kì thi, năm học, nhóm – khối Bước : Bấm vào nút (…) để chọn thư mục lưu file Bước : Bấm nút chép Chú ý : Các môn thi lưu file excel xuất (hình dưới) *) Nhập điểm thi +) Nhập điểm Bước : chọn năm học, nhóm thi, môn thi, kì thi, phòng thi Bước : Click đúp chuột vào cột điểm thi để nhập điểm Bước : Bấm nút cập nhật +) Nạp điểm vào sổ : Bấm nút “nạp vào sổ điểm” Trên hình nạp điểm thi vào sổ điểm - Bước : Chọn thông số theo yêu cầu 48 - Bước : Bấm nút cập nhật Có thể vào menu “Xem điểm môn” để kiểm tra việc cập nhật kết thi học kì *) Nhập học sinh bỏ thi Bước : chọn thông tin năm học, môn… Bước : bấm nút cập nhật Có thể bấm nút in danh sách bỏ thi để phục vụ cho công tác quản lí e) Tìm kiếm thông tin *) Tìm kiếm kết xuất thông tin : Hình 3.35: Giao diện tìm kiếm thông tin học sinh Chương trình cho phép tìm kiếm, liệt kê danh sách học sinh theo số tiêu chí lập sẵn Tuy nhiên hạn chế chưa cho xuất danh sách theo kết tìm kiếm *) Tìm kiếm tổng quát : - Chương trình cho phép thực hiệm tìm kiếm theo nhiều điều kiện kết hợp - Cho phép lưu trữ câu hỏi tìm kiếm để dùng lại sau - Cho phép xuất file Excel lưu lại kết tìm kiếm - Cho phép lưu lại nội dung điều kiện tìm kiếm để dùng lại sau - Nhược điểm : + Chưa đưa thông tin lớp học, thông tin trang thông tin tại, gia đình, sức khoẻ 49 + Thông tin Giới tính : tìm ngược (yêu cầu tìm Nữ, lại cho DS Nam) Ví dụ: Hình 3.36 : Giao diện tìm kiếm thông tin cá nhân Sẽ cho kết : Hình 3.37 : Giao diện kết tìm kiếm thông tin cá nhân 50 f) Thống kê *) Thống kê điểm chi tiết Hình 3.38: Giao diện thống kê điểm chi tiết Chương trình cho phép thống kê điểm cho học sinh, lớp, khối, hay toàn trường Bước : Chọn thông tin theo yêu cầu Bước : Bấm nút in Các báo cáo thống kê khác : thực thao tác tương tự 51 *) Thống kê điểm điểm kiểm tra, điểm thi Hình 3.39: Giao diện thống kê diểm kiểm tra, điểm thi *) Thống kê chất lượng học kì Hình 3.40: Giao diện thống kê chất lượng học kì 52 *) Thống kê chất lượng năm học Hình 3.41: Giao diện thống kê chất lượng năm học *) Thống kê số lượng kỉ luật Hình 3.42: Giao diện thống kê học sinh bị kỷ luật - Chọn năm học, chọn học kì - Bấm nút thống kê để xem trước in 53 3.2 Đánh giá thực trạng sử dụng ứng dụng phần mềm VEMIS nhằm quản lý học sinh trường THCS Đông Hưng a) Ưu điểm Quá trình ứng dụng phần mềm cài đặt diễn cẩn thận tỉ mỉ Nhờ vậy, phần mềm VEMIS sau đưa vào sử dụng có ổn định cao Nhờ có ứng dụng phần mềm VEMIS công tác quản lí hồ sơ sổ sách học sinh, giáo viên lưu trữ đảm bảo theo năm học Công tác thông tin, báo cáo giáo viên với quản lí nhà trường, nhà trường Phòng GD&ĐT kịp thời xác Hiệu cụ thể việc ứng dụng phần mềm VEMIS trường THCS Đông Hưng: Nhằm bồi dưỡng chuyên môn cho đội ngũ GV, trường khuyến khích giáo viên đơn vị tham gia lớp học ảo mạng hỗ trợ trang Web http://www.nicenet.com, http://www.mspil.com Tại đây, thành viên lớp học bình luận, tham gia trao đổi, chia sẻ ý kiến Để tăng cường kĩ sử dụng phần mềm, ứng dụng công nghệ thông tin tạo nguồn tư liệu phong phú cho cán bộ, giáo viên, nhà trường tiến hành tập huấn công nghệ thông tin cho giáo viên, hướng dẫn kinh nghiệm truy cập Internet, kĩ sử dụng phần mềm soạn giảng, khuyến khích cán bộ, giáo viên tham gia trang Violet, tạo trang Web (thừa kế từ Violet) để upload giáo án, tài liệu, giảng tạo thành nguồn tài nguyên phong phú phục vụ cho công tác tra cứu, tham khảo, giảng dạy; thực gửi trao đổi thư từ, thông tin thành viên trang Web Đặc biệt từ nhà trường xây dựng Website riêng, tạo nguồn tài liệu mở gồm thư mục như: chuyên đề, đề cương ôn tập, thư viện phần mềm, thư viện giảng, thư viện đề thi cán giáo viên tra cứu, tham khảo, gởi lên tài liệu mà có, tạo nguồn tài liệu phong phú phục vụ cho công tác quản lí giảng dạy cho năm học Đối với Nhà trường: Hiệu trưởng có nhìn tổng thể đội ngũ cán giáo viên toàn trường: Quá trình công tác, cấp, trình độ chuyên môn nhìn vào tình hình quản lý học sinh 54 Tổ trưởng tổ lên lịch báo giảng, quản lý việc dạy thay giáo viên cách hợp lý xác Giáo viên dễ dàng cập nhật thông tin học sinh: chất lượng kết học tập, thi cử… Cán quản lý nhà trường theo dõi thông tin cách toàn diện đến lớp học, giáo viên học sinh Cán quản lý nhà trường lấy số liệu trực tiếp từ máy tính mà không cần thông qua báo cáo giáo viên Cán quản lý tra cứu, tìm kiếm thông tin chi tiết cách xác, đồng thời công tác báo cáo phân tích, thống kê số liệu thực thuận tiện nhanh chóng Việc tính toán không gây sai sót hoàn toàn áp dụng công thức tự động Đối với học sinh: Tra cứu nhanh chóng kết học tập, đánh giá xếp hạng, xếp loại hạnh kiểm, học lực Nắm bắt nhanh chóng thông tin liên quan đến trình học tập lịch biểu học tập, thi cử Đối với phụ huynh học sinh Tra cứu kết học tập định kỳ học sinh Nắm thông tin học sinh bỏ học, trốn tiết Nắm thông tin kết thi vừa có điểm Nắm kịp thời thông báo mời họp phụ huynh Các hồ sơ sổ sách chuyên môn, loại biểu bảng liên quan công tác chuyên môn hệ thống hóa theo loại tài liệu lưu trữ đảm bảo theo năm học Hiện theo đạo Sở GDĐT chuyển sang sử dụng phần mềm trực tuyến VEMIS Sử dụng phần mềm để quản lý điểm vừa đảm bảo tính cập nhật, tính khoa học giám sát chặt chẽ cấp quản lý, phụ huynh học sinh quan tâm đến kết học tập em b) Nhược điểm Quy trình quản lý Thời khóa biểu, đội ngũ giáo viên chưa phù hợp, chưa khai thác hết nguồn lực 55 Cơ sở vật chất: Còn thiếu yếu , chưa đáp ứng yêu cầu Trang thiết bị ứng dụng phần mềm VEMIS vào quản lý học sinh thiếu, chất lượng chưa đảm bảo Hệ thống thông tin phục vụ đạo, điều hành, quản lý chưa thực hình thành, mức độ, hiệu ứng dụng phần mềm VEMIS đơn vị thấp, chức hỗ trợ lãnh đạo định quản lý, hỗ trợ nhân viên làm việc giai đoạn khởi động, nội dung thông tin website chưa thực cập nhật thường xuyên, đầy đủ, chưa đáp ứng nhu cầu thông tin nhân thân nội đơn vị Bảng thể mức độ hài lòng người sử dụng vào phần mềm VEMIS quản lý học sinh nhà trường Qua số liệu ta thấy mức độ hài lòng chất lượng phần mềm chưa cao, cần phải đưa biện pháp để cải tiến Trong công tác phổ cập giáo dục, trường sử dụng phần mềm Microsoft Excel để thống kê số liệu phổ cập năm Đồng thời đơn vị tự thiết lập biểu mẫu riêng Microsoft Excel để kiểm tra số liệu phổ cập giáo dục THCS, làm điều nên công tác phổ cập giáo dục đơn vị nhiều năm qua đảm bảo tính xác số liệu, biểu mẫu, đoàn kiểm tra Phòng GD&ĐT, Sở GD&ĐT đánh giá cao Nhờ ứng dụng CNTT vào công tác quản lí hồ sơ đơn vị, nên hồ sơ sổ sách công tác phổ cập giáo dục đơn vị đảm bảo tính xác, khoa học c) Nguyên nhân Phần mềm VEMIS chưa thực phát triển nên đề ứng dụng vào quản lý hoạt động nhà trường quản lý nhân viên, quản lý thời khóa biểu chưa thực khoa học Hệ thống chưa cung cấp cho nhà quản lý nhiều công cụ hỗ trợ đắc lực, chưa có đồng hệ thống nên việc ứng dụng phần mềm VEMIS tồn nhiều nhược điểm, khó khăn Đối với giáo dục đào tạo, công nghệ thông tin có tác dụng mạnh mẽ, làm thay đổi nội dung, phương pháp dạy học Bên cạnh giáo dục đào tạo yêu cầu “đẩy mạnh ứng dụng phần mềm VEMIS giáo dục đào tạo tất cấp học, bậc học, ngành học công cụ hỗ trợ đắc lực cho đổi phương pháp dạy học môn” Và ứng dụng phần mềm VEMIS phần hỗ trợ công việc quản lý điều hành 56 Thực tinh thần đạo Bộ Giáo dục Đào tạo, Sở Giáo dục đào tạo, nhận thức rằng, việc ứng dụng phần mềm VEMIS phục vụ cho việc đổi công tác quản lí phương pháp dạy học hướng tích cực nhất, hiệu việc đổi phương pháp dạy học Nhưng làm để ứng dụng phần mềm VEMIS hiệu công công tác quản lí dạy học, để công tác quản lí đạt hiệu cao hơn, chất lượng dạy học ngày nâng cao vấn đề mà đơn vị giáo dục, cán quản lí hay giáo viên quan tâm có ý định đưa phần mềm VEMIS vào công tác quản lí dạy học Những năm qua, mặc đù nhiều khó khăn nguồn kinh phí đầu tư cho CSVC phục vụ dạy học, song nhà trường tập trung cao hiệu cho tăng cường CSVC hạ tầng quản lý học sinh với mục tiêu phát huy hiệu ứng dụng phần mềm VEMIS hoạt động toàn diện nhà trường để phục vụ công việc quản lý học sinh Nhận thức rõ vai trò, tầm quan trọng hiệu ứng dụng phần mềm VEMIS công tác quản lí học sinh; quan tâm lãnh đạo cấp đặc biệt đạo sâu sát Phòng GD&ĐT, trường THCS Đông Hưng nhiều năm qua có nhiều cố gắng việc xây dựng, triển khai kế hoạch ứng dụng phần mềm VEMIS nhà trường bước đầu thu số kết định 3.3 Định hướng phát triển Hiện phần mềm VEMIS áp dụng phận quản lý học sinh, việc ứng dụng phần mềm vào thực việc xếp danh sách theo số điểm, theo dõi chuyên cần học sinh, nhập điểm học sinh vào phần mềm hệ thống… giúp cho việc quản lý thông tin học sinh diễn nhanh chóng có hiệu quả, tiết kiệm thời gian chi phí đáng kể cho nhà trường Với khả giáo dục tại, nhà trường cố gắng tương lai tiếp tục phát triểm phần mềm lên phiên để nâng cao khả quản lý học sinh nhà trường Ban giám hiệu nhà trường đưa định hướng phát triển cho việc ứng dụng phần mềm VEMIS nhằm nâng cao hiệu Marketing cho nhà trường sau:  Nhà trường tiến hành kiện toàn máy tổ chức phòng ban, môn 57  Phát huy sức mạnh nguồn lực sẵn có sở hạ tầng, phần cứng, phần mềm, mạng, sở liệu nguồn nhân lực  Tổ chức lại CSDL cho hợp lý dễ sử dụng  Ứng dụng phần mềm VEMIS, khai thác mạnh tài nguyên hạ tầng người, đào tạo tổ chức lại máy quản lý học sinh nhà trường 3.4 Một số đánh giá kiến nghị  Lãnh đạo cần người tiên phong, định hướng triển khai phần mềm VEMIS, cần định hướng cho nhân viên việc thực chương trình hệ thống VEMIS, người lãnh đạo phải nắm quyền kiểm soát tham gia trực tiếp vào trình hệ thống, phân dự án VEMIS thành giai đoạn quản lý được, từ việc tiến hành chương trình thử nghiệm đến việc đặt mốc tiến độ thời gian ngắn hạn Bắt đầu với chương trình thử nghiệm, hợp liệu tất phòng nhóm làm việc mà qua triển khai dự án cách nhanh Dự án thử nghiệm phải độ nhỏ gọn mức linh động cần thiết để đổi cho phù hợp suốt thời gian tiến hành  Tổ chức lại liệu: Nhà trường phải tổng hợp liệu vào sở thống Sàng lọc, xếp thông tin theo danh mục hay tên học sinh.Và đảm bảo hệ thống cho phép mở rộng cần thiết Cân nhắc kỹ lưỡng liệu thu thập lưu trữ  Xây dựng chu trình quản lý quan hệ học sinh: Chu trình đặt việc xác định, phân loại, đặt mục tiêu quan hệ tương tác chuỗi sở thông tin liên tục nhằm tạo gắn kết chức lưu giữ thông tin  Chú trọng công tác đào tạo: Giáo viên cần đào tạo để thích nghi với hệ thống Có thể thấy, quản lý học sinh thách thức đáng kể vấn đề thay đổi quy trình tư làm việc tổ chức Chỉ có sách đắn, thay đổi thích nghi với môi trường làm việc ứng dụng phần mềm VEMIS mang lại thành công hệ thống quản lý học sinh nhà trường  Biện pháp trì, thúc đẩy: Kinh nghiệm cho thấy, đưa phần mềm quản lý vào làm thay đổi quy trình có, nhà quản lý cần phải áp dụng quy định nhằm đảm bảo tuân thủ nhân viên với hệ thống phần mềm Vì không tuân thủ chặt chẽ theo quy trình làm việc thống , có 58 thể dẫn tới lỗ hổng thông tin, lâu dần dẫn tới chết hệ thống phần mềm ứng dụng khác Thực chất người nhập liệu không thấy giá trị liệu người quản lý khai thác nó, … Như vậy, vấn đề quản lý học sinh dần hoàn thiện có nâng cấp hệ thống phần mềm 59 KẾT LUẬN Việc học đôi với hành yếu tố quan trọng trường học Vì trình thực tập chuyên ngành đánh giá tổng quát kết truyền đạt, khả nhận thức sinh viên vào thực tế, không lý thuyết mà vận dụng kiến thức sinh viên Trong suốt thời gian học tập Trường thực tập Trường THCS Đông Hưng- Lục Nam- Bắc Giang mang lại cho thật nhiều kiến thức thật hiểu chuyên môn ngành nghề mà chọn Thực tập chuyên ngành phần nội dung học tập đào tạo Trường Đại học Công nghệ Thông tin Truyền thông Qua thời gian thực tập quan cho kiến thức thực tế Đây dịp để đưa lý thuyết học vào thực tế, qua cho kiến thức bổ ích sống rèn luyện ý thức đạo đức thân ngày hoàn thiện Khảo sát công tác Quản lý hồ sơ học sinh Trường học giúp hiểu nghiệp vụ Quản lý hồ sơ công tác lưu trữ Tôi học hỏi thêm nhiều kiến thức chuyên môn tác phong công việc, phong cách hành chính, cách ăn mặc trang phục công sở…Tất điều hành lang cần thiết để tự tin trường tiếp nhận vị trí môi trương Bài báo cáo hoàn thành nhờ có đóng góp ý kiến cán Văn phòng THCS Đông Hưng, thầy Đỗ Năng Thắng - giảng viên Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế, thầy cô giáo trường Đại học Công nghệ Thông tin Truyền thông Tôi xin chân thành cảm ơn! 60 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bộ Giáo dục Đào tạo (2007), Quyết định số 58 việc quy định hồ sơ học sinh sinh viên ứng dụng công nghệ thông tin cá trường đại học, học viện, trường ĐH, CĐ, TCCN; [2] Chính phủ (2010), Nghị định số 09 việc sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 công tác Văn thư; [3] Bộ Nội vụ (2012), Thông tư số 07 việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ nộp lưu hò sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; [4].Nguyễn Hữu Thân: Quản lý học sinh, NXB Thống kê, 1998; [5].Thư viện trực tuyến http://vi.wikipedia.org/ 61 62 ... vè quản lý hồ sơ học sinh 1.5 Các công việc cần làm quản lý hồ sơ học sinh 1.6 Vai trò công nghệ thông tin quản lý hồ sơ 1.7 Giới thiệu phần mềm quản lý học sinh. .. Trường THCS Đông Hưng 24 2.5 Giải pháp nâng cao công tác Quản lý hồ sơ học sinh THCS Đông Hưng .25 CHƯƠNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM VEMIS VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ HỒ SƠ HỌC SINH TẠI TRƯỜNG ... kê tình hình học sinh 1.2 Chức việc quản lý học sinh  Quản lý hồ sơ, lý lịch học sinh  Quản lý điểm, trình học tập, rèn luyện học sinh  Quản lý thi trường 1.3 Các nguyên tắc quản lý Gồm nguyên