Công Tác Lưu Trữ Và Hủy Bỏ Hồ Sơ Tài Liệu

CHƯƠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU I LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU II HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU I LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU Sự cần thiết công tác lưu trữ Tài liệu lưu trữ chứa đựng thông tin khứ thể kiện, hoạt động tổ chức, cá nhân Tài liệu lưu trữ chính, gốc thể tính xác tin cậy thông tin chứa đựng Tài liệu lưu trữ gắn liền với đối tượng đònh tài sản bảo vệ I LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU Nội dung công tác lưu trữ Phân loại tài liệu cách khoa học Đánh giá xác đònh giá trò tài liệu Bổ sung tài liệu lưu trữ Thống kê kiểm tra tài liệu Tổ chức triển khai kỹ thuật bảo quản Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU 3- Các phương án phân loại tài liệu Đặc trưng cấu tổ chức Đặc trưng mặt hoạt động Đặc trưng thời gian Đặc trưng vấn đề Đặc trưng đòa dư LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU Thu thập, bổ sung chỉnh lý tài liệu lưu trữ 4.1 Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ Xác đònh nguồn cung cấp tài liệu lưu trữ Xác đònh tài liệu có giá trò quan trọng cần bổ sung vào lưu trữ Thực thủ tục giao nộp tài liệu LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU 4.2 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Quá trình chỉnh lý tài liệu phải tuân thủ nguyên tắc không phân tán tài liệu lưu trữ LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU – Sắp xếp bảo quản tài liệu lưu trữ 5.1 Sắp xếp hồ sơ lưu trữ 1.Sắp xếp trực tiếp 2.Phương pháp gián tiếp 3.Phương pháp kết hợp LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU 5.2 Bảo quản hồ sơ lưu trữ Nội dung bảo quản tài liệu phòng chống yếu tố phá hoại tài liệu, giảm tối đa thiệt hại phục chế sửa chữa tài liệu hư hỏng LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU Thống kê kiểm tra tài liệu lưu trữ 6.1 Thống kê tài liệu lưu trữ  Giúp quan nắm số tài liệu lưu trữ nhằm có kế hoạch bảo quản sử dụng hiệu tài liệu  Lên kế hoạch kòp thời nhằm bổ sung, điều chỉnh nâng cao giá trò tài liệu lưu trữ, chủ động việc tổ chức lưu trữ quan LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU 6.2 Kiểm tra tài liệu lưu trữ  Kiểm tra tài liệu lưu trữ việc tiến hành kiểm tra thực tế tài liệu có kho lưu trữ Kiểm tra đònh kỳ (5 năm) hay kiểm tra đột xuất (do thiên tai, cháy nổ…)  Việc kiểm tra hồ sơ tài liệu cho phép phận lưu trữ xác đònh mát hay hư hỏng tài liệu để có phương án khắc phục LƯU TRỮ HỒ SƠ TÀI LIỆU Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Nguyên tắc lợi ích doanh nghiệp Nguyên tắc bảo mật II HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU Giá trò thực tiễn thường xuyên Giá trò thực tiễn Giá trò tài liệu Giá trò lòch sử Giá trò thực tiễn không thường xuyên II HỦY BỎ HỒ SƠ TÀI LIỆU Tiêu chuẩn đánh giá tài liệu  Tiêu chuẩn nội dung tài liệu Tiêu chuẩn tác giả tài liệu Tiêu chuẩn thời gian đòa điểm tài liệu Tiêu chuẩn lặp lại thông tin Tiêu chuẩn hiệu lực pháp lý tài liệu Tiêu chuẩn tình trạng vật lý tài liệu LẬ LẬP P HỒ HỒ SƠ SƠ HỦ HỦY Y TÀ TÀII LIỆ LIỆU U •Lập danh mục tài liệu hủy •Bản thuyết minh lý hủy •Tờ trình xin hủy tài liệu TRÌNH TRÌNH HỒ HỒ SƠ SƠ HỦ HỦY Y TÀ TÀII LIỆ LIỆU U LÊ LÊN THỦ TRƯỞ TRƯỞN NG G CƠ CƠ QUAN QUAN LẬ LẬP P HỘ HỘII ĐỒ ĐỒN NG G XÁ XÁC C ĐỊNH ĐỊNH GIÁ GIÁ TRỊ TRỊ TL TL •Phân tích giá trò tài liệu •Kiểm tra trực tiếp tài liệu QUYẾ QUYẾT T ĐỊNH ĐỊNH HỦ HỦY Y TÀ TÀII LIỆ LIỆU U •Thủ trưởng quan QĐ •Trình cấp cao tài liệu thẩm quyền tiêu hủy HỦ HỦY Y TÀ TÀII LIỆ LIỆU U •Lậ •Lậpp bả bảnngg thố thốnngg kê kê tà tàii liệ liệuu •Lậ •Lậpp biê biênn giao nhận tài liệu phậ phậnn lưu lưu trữ trữ vớ vớii bộ phậ phậnn hủ hủyy tà tàii liệ liệuu •Tiế •Tiếnn hà hànnhh tiê tiêuu hủ hủyy tà tàii liệ liệuu LẬ LẬP P BIÊ BIÊN N BẢ BẢN N HỦ HỦY Y TÀ TÀII LIỆ LIỆU •Lập biên hủy tài liệu •Lưu biên hủy