Quản lý công tác lưu trữ ở các Cục thuộc Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch (Nghiên cứu trường hợp tại Cục Di sản văn hóa): Luận văn ThS. Văn thư - Lưu trữ - Bảo tàng: 603203

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữ và giá trị tài liệu lưu trữ nên lãnh đạo Bộ, lãnh đạo các Cục thuộc Bộ VH-TT-DL đã có nhiều giải pháp nhằm tổ chức khoa học tài liệu lư

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

LÊ THỊ HOÀI

QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở CÁC CỤC THUỘC BỘ VĂN HOÁ, THỂ THAO VÀ DU LỊCH (NGHIÊN CỨU TRƯỜNG HỢP TẠI CỤC DI SẢN VĂN HOÁ)

LUẬN VĂN THẠC SĨ Chuyên ngành: Lưu trữ học

Hà Nội - 2017

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

LÊ THỊ HOÀI

QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở CÁC CỤC THUỘC BỘ VĂN HOÁ, THỂ THAO VÀ DU LỊCH (NGHIÊN CỨU TRƯỜNG HỢP TẠI CỤC DI SẢN VĂN HOÁ)

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học

Mã số: 60 32 03 01

Người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Liên Hương

Hà Nội - 2017

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài nghiên cứu “Quản lý công tác lưu trữ ở các Cục thuộc Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch (nghiên cứu trường hợp tại Cục Di sản văn hoá)” là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Trong luận văn tôi có tham khảo một số kết quả nghiên cứu, bài viết của các nhà khoa học, các bạn học viên, các đồng nghiệp và sử dụng một số thông tin trong tài liệu nhƣng đã đƣợc chú thích

Lời cam đoan của tôi là đúng sự thật, nếu sai tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

Hà Nội, ngày tháng 6 năm 2017

TÁC GIẢ

Lê Thị Hoài

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÁC CỤC THUỘC BỘ VĂN HOÁ , THỂ THAO VÀ DU LỊCH 10

1.1 Chức năng, nhiệm vụ và đặc điểm hoạt động của các Cục 10

1.1.1 Khái quát về Bộ VH-TT-DL 10

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các Cục 12

1.1.3 Đặc điểm hoạt động của các Cục 14

1.2 Thành phần, nội dung và giá trị tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các Cục 15

1.2.1 Thành phần, nội dung tài liệu 15

1.2.2 Giá trị tài liệu lưu trữ của các Cục 25

1.3 Nhiê ̣m vu ̣ quản lý công tác lưu trữ tại các Cục thuộc Bộ VH-TT-DL 30

1.3.1 Một số vấn đề về công tác lưu trữ và quản lý công tác lưu trữ 30

1.3.2.Quản lý hoạt động lưu trữ 31

1.3.3 Quản lý tài liệu lưu trữ 37

1.4 Sự cần thiết phải quản lý công tác lưu trữ của các Cục 40

Tiểu kết chương 1 43

Chương 2 THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở CÁC CỤC THUỘC BỘ VĂN HOÁ , THỂ THAO VÀ DU LỊCH (NGHIÊN CỨU TRƯỜNG HỢP TẠI CỤC DI SẢN VĂN HOÁ) 45

2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Di sản văn hoá 45

2.2 Tổ chức và nhân sự làm lưu trữ 47

2.2.1.Tổ chức bộ phận lưu trữ 47

2.2.2 Vấn đề nhân sự làm lưu trữ 49

2.3 Vấn đề thực hiện văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ 50

2.4 Ban hành văn bản quản lý công tác lưu trữ cơ quan trong phạm vi

thẩm quyền 51

2.5 Tình hình tổ chức tài liệu lưu trữ 53

2.5.1 Tổ chức thu thập tài liệu 53

2.5.2 Phân loại tài liệu lưu trữ 57

2.5.3 Ứng dụng CNTT trong quản lý tài liệu lưu trữ 63

2.5.4 Thống kê tài liệu lưu trữ 65

2.6 Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ 66

2.7 Nhận xét, đánh giá về thực trạng quản lý công tác lưu trữ tại Cục Di sản văn hoá 70

Tiểu kết Chương 2 80

Chương 3 ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở CÁC CỤC THUỘC BỘ VĂN HOÁ, THỂ THAO VÀ DU LỊCH 82

3.1 Giải pháp quản lý hoạt động lưu trữ 82

3.1.1 Nâng cao nhận thức về công tác lưu trữ 82

3.1.2 Hoàn thiện các văn bản quản lý công tác lưu trữ cơ quan 87

3.1.3 Tăng cường kiểm tra, hướng dẫn công tác lưu trữ 93

3.1.4 Đầu tư cơ sở vật chất cho công tác lưu trữ 98

3.1.5 Ứng dụng CNTT trong công tác lưu trữ 99

3.2 Giải pháp quản lý tài liệu lưu trữ 103

3.2.1 Nâng cao hiệu quả tổ chức thu thập tài liệu vào lưu trữ 103

3.2.2 Nâng cao hiệu quả tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ chuyên ngành 105

3.2.3 Tổ chức giao nộp tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử 107

Tiểu kết Chương 3 109

KẾT LUẬN 110

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 112

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

UNESCO United Nations Educational Scientific and

Cultural Organization (Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hóa của Liên hiệp quốc)

VH-TT-DL Văn hoá, Thể thao và Du lịch

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1.1 Nhân sự làm công tác lưu trữ tại các Cục thuộc Bộ VHTTDL 32

Bảng 1.2 Các đợt tập huấn công tác lưu trữ cho các đơn vị thuộc Bộ VH -TT-DL 34

Bảng 1.3 Số lượng tài liệu thu thập vào lưu trữ của các Cục thuộc Bộ VH-TT-DL 37

Bảng 1.4 Số lượng khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Cục thuộc Bộ VH-TT-DL 39

Bảng 2.1 Số lượng tài liệu đã thu thập vào Phòng Thông tin - Tư liệu 57

Bảng 2.2 Số lượng khai thác tài liệu lưu trữ của Cục Di sản văn hoá 66

DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1 Mộc bản triều Nguyễn 22

Hình.2.1 Tài liệu để hành lang của Cục Di sản văn hoá 56

Hình.2.2 Kho tài liệu lưu trữ Cục Di sản văn hoá 61

Hình 2.3 Mục lục hồ sơ tài liệu của Cục Di sản văn hoá 62

Hình.2.4 Phần mềm Hệ thống thông tin quản Di sản văn hoá phi vật thể 64

Hình 3.1 Mô hình chức năng phần mềm 101

cơ quan, tổ chức ở nước ta còn gặp nhiều khó khăn, hạn chế

Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch (Bô ̣ VH -TT-DL) là cơ quan của Chính phủ, thực hiện chức năng quản lý nhà nước về văn hóa, gia đình, thể dục, thể thao và du lịch trong phạm vi cả nước Cơ cấu tổ chức của Bộ có các Cục, giúp Bộ trưởng quản lý các lĩnh vực theo sự phân cấp, ủy quyền của Bộ trưởng Tài liệu lưu trữ sản sinh trong quá trình hoạt động của các Cục chứa đựng nhiều thông tin có giá trị lịch sử cũng như thực tiễn, là nguồn cung cấp thông tin đáng tin cậy nhất để quản lý các lĩnh vực được giao và là nguồn nghiên cứu vô cùng phong phú cho các nhà nghiên cứu chính trị, văn hoá, khoa học và lịch sử đất nước

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác lưu trữ và giá trị tài liệu lưu trữ nên lãnh đạo Bộ, lãnh đạo các Cục thuộc Bộ VH-TT-DL đã có nhiều giải pháp nhằm tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ như xây dựng các văn bản về công tác lưu trữ; tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn, các đợt kiểm tra về công tác lưu trữ Công tác lưu trữ tại các Cục đã đạt được những thành tựu nhất định, một số Cục đã ban hành Quy chế văn thư, lưu trữ phù hợp với thực tế của cơ quan, đơn vị Công tác lập hồ sơ, thu thập, chỉnh lý và bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu

2

lưu trữ đã được triển khai thực hiện và có công cụ tra tìm hiệu quả Các Cục Di sản văn hoá, Cục Điện ảnh, Cục Bản quyền tác giả đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong quản lý và khai thác tài liệu chuyên ngành của các Cục Cập nhật dữ liệu chuyên ngành vào các phần mềm quản lý, tích hợp phần mềm lên các trang website để thuận lợi cho việc khai thác tài liệu của độc giả mọi lúc, mọi nơi

Bên cạnh những thành tựu đạt được, công tác lưu trữ các Cục còn nhiều vấn đề bất cập; thực hiện các nghiệp vụ còn khó khăn, chưa thống nhất với các quy định; tài liệu lưu trữ trong tình trạng tồn kho, tích đống, chưa lập hồ

sơ còn nhiều; kho tàng, trang thiết bị lưu trữ còn thiếu thốn,…

Đảng và Nhà nước ta đã khẳng định: “Văn hoá và nền tảng tinh thần của

xã hội”, mà nền tảng của văn hoá dân tộc chính là các di sản văn hoá Các di sản văn hoá không chỉ được quan niệm là những biểu tượng hoài niệm quá khứ mà nó còn là yếu tố nuôi dưỡng tinh thần con người Việt nam, khơi gợi lòng tự hào dân tộc, là nguồn nội lực quan trọng để phát triển kinh tế đất nước Bảo tồn và phát huy di sản văn hoá của dân tộc là hướng tới phát triển bền vững Tài liệu lưu trữ Cục Di sản văn hoá không những phản ánh hoạt động của cơ quan mà còn phản ảnh những giá trị của các di sản văn hoá của đất nước cũng như đã được thế giới công nhận, để từ đó có chính sách bảo tồn, tôn tạo và phục hồi các di sản văn hoá đó

Chính vì ý thức được giá trị, tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ của các Cục thuộc Bộ VH-TT-DL nói chung và Cục Di sản văn hoá nói riêng, tôi mong muốn đóng góp sức mình nhằm nâng cao hiệu quả quản

lý hoạt động lưu trữ cũng như tài liệu lưu trữ của các Cục thuộc Bộ Vì

vậy, tôi chọn đề tài “Quản lý công tác lưu trữ ở các Cục thuộc Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch (nghiên cứu trường hợp tại Cục Di sản văn hoá)” làm đề tài Luận văn Thạc sĩ, nhằm đưa ra các giải pháp quản lý

công tác lưu trữ và phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ, đặc biệt là các

3

hồ sơ, tài liệu chuyên ngành Cục thuộc Bộ Đồng thời, góp phần nâng cao vai trò, trách nhiệm của Lưu trữ Bộ VH-TT-DL trong việc thực hiện chức năng quản lý công tác lưu trữ của các đơn vị thuộc Bộ

2 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu đề tài

2.1 Đối tượng nghiên cứu

- Thành phần, nội dung, ý nghĩa tài liệu lưu trữ của các Cục thuộc Bộ TT-DL

VH Các biện pháp tổ chức quản lý công tác lưu trữ của các Cục về tổ chức, nhân sự; ban hành các văn bản quản lý công tác lưu trữ; kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ

- Tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ như: công tác phân loại; xác định giá trị; thống kê; ứng dụng CNTT vào công tác lưu trữ…

2.2 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi của đề tài được xác định như sau:

Đề tài nghiên cứu giải pháp quản lý công tác lưu trữ tại các Cục thuộc

Bộ VH-TT-DL bao gồm Cục Di sản văn hoá, Cục Văn hoá cơ sở, Cục Điện ảnh, Cục Mỹ thuật, Nhiếp ảnh và Triển lãm, Cục Nghệ thuật biểu diễn, Cục Bản quyền tác giả Tác giả khảo sát cụ thể trường hợp Cục Di sản văn hoá (chủ yếu là tài liệu quản lý di sản văn hoá) để đưa ra các giải pháp quản lý công tác lưu trữ tại các Cục khác

Về thời gian, đề tài khảo sát , đánh giá thực trạng công tác lưu trữ tại cơ quan ở thời điểm thực hiê ̣n đề tài

3 Mục tiêu nghiên cứu: Đề tài hướng tới những mục tiêu cơ bản sau:

- Đánh giá thực tra ̣ng quản lý công tác lưu trữ của của các Cục thuộc Bộ, qua trường hợp nghiên cứu công tác lưu trữ của Cục Di sản văn hoá Chỉ ra hạn chế và nguyên nhân trong quản lý công tác lưu trữ của các Cục

- Đề xuất biện pháp quản lý cụ thể, có tính khả thi đối với công tác lưu trữ ở các Cục thuộc Bộ

4

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt được mục tiêu nghiên cứu, nhiệm vụ của đề tài là phải đi sâu vào nghiên cứu những vấn đề sau:

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc của các Cục thuộc Bộ từ khi thành lập đến thời điểm nghiên cứu đề tài

- Khảo sát, thống kê thành phần, nội dung và ý nghĩa tài liệu lưu trữ các Cục thuộc Bộ

- Khảo sát công tác lưu trữ của Cục Di sản văn hoá (tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ; thực hiện các văn bản quản lý, hướng dẫn về công tác lưu trữ; ban hành văn bản quản lý công tác lưu trữ; thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ; kiểm tra đánh giá về công tác lưu trữ)

- Nghiên cứu các văn bản của nhà nước, Bộ VH-TT-DL quy định về công tác lưu trữ

- Từ những khó khăn, hạn chế trong việc quản lý công tác lưu trữ ở Cục

Di sản văn hoá để nghiên cứu, đề xuất các biện pháp nhằm nâng cao chất lượng quản lý công tác lưu trữ đối với các Cục thuộc Bộ

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Quản lý công tác lưu trữ là vấn đề nghiên cứu khá phổ biến trong các công trình nghiên cứu của các giảng viên và học viên cao học Các kết quả nghiên cứu đã được thể hiện ở trong sách, giáo trình giảng dạy, bài viết trên tạp chí và các luận văn, khoá luận như:

Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” do nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm biên soạn, Nxb Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp, năm 1990

Nội dung giáo trình đã trình bày những vấn đề cơ bản về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ bao gồm các vấn đề về phương pháp luận, lý luận và phương pháp tổ chức khoa học, tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu, cùng nhiều vấn đề khác Giáo trình đã cung cấp cho chúng tôi những lý luận cơ bản

- Luận văn thạc sĩ “Nâng cao năng lực tổ chức, quản lý công tác văn

thư, lưu trữ của Lãnh đạo Văn phòng cấp Bộ” của Lâm Thu Hằng, năm 2011

(Tư liệu khoa Lưu trữ học &QTVP, Trường ĐH KHXH& NV Hà Nội)

- Luận văn thạc sĩ “ Tổ chức quản lý hồ sơ chuyên môn của các Chi

cục Thuế trên địa bàn Hà Nội, thực trạng và giải pháp” của Ngô Thị Kiều

Oanh, năm 2013 (Tư liệu khoa Lưu trữ học &QTVP, Trường ĐH KHXH&

NV Hà Nội)

- Luận văn thạc sĩ “Nghiên cứu các giải pháp tổ chức, quản lý công tác

lưu trữ của Tổng cục II Bộ Quốc phòng” của Trần Thị Thu Hiền, năm 2014

- Luận văn thạc sĩ “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu của Cục Đầu tư

nước ngoài hiện đang bảo quản tại Lưu trữ Bộ Kế hoạch và Đầu tư” của Lê

Các luận văn thạc sĩ, bài viết đã đi sâu nghiên cứu về vấn đề tổ chức, quản lý công tác lưu trữ của cơ quan; đưa ra giải pháp để nâng cao năng lực và chất lượng quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ của Lãnh đạo Văn phòng cấp Bộ và đã có đề cập đến quản lý hồ sơ chuyên môn Tuy

6

nhiên, chưa có đề tài nào đi sâu nghiên cứu về quản lý công tác lưu trữ của các Cục thuộc các Bộ nên tôi đã chọn đề tài “Quản lý công tác lưu trữ ở các Cục thuộc Bộ Văn hoá, Thể thao và Du lịch (nghiên cứu trường hợp tại Cục Di sản văn hoá) làm luận văn tốt nghiệp Trong quá trình viết đề tài chúng tôi có tham khảo lý luận chung về công tác này nhưng đều có chú thích và không trùng lặp với bất cứ các công trình nghiên cứu trước nào trước đây

6 Nguồn tư liệu tham khảo

Đề nghiên cứu đề tài này, chúng tôi đã tham khảo các nguồn tài liệu sau:

- Hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật, quy định, quy chế, hướng dẫn của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ: Luật Lưu trữ năm 2011; Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg, ngày 02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường và bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản và lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ…

- Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và quy chế hoạt động của Bộ VH-TT-DL; Văn phòng Bộ, các Cục thuộc Bộ; Văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Lưu trữ Bộ; Quy định, quy chế của Bộ VH-TT-DL, các Cục về công tác lưu trữ

- Các cuốn sách, giáo trình liên quan đến lĩnh vực lưu trữ và lĩnh vực di sản văn hoá

- Những công trình nghiên cứu đã công bố (luận văn thạc sĩ, khoá luận tốt nghiệp…) liên quan đến vấn đề nghiên cứu

- Các số liệu thu thập được thông qua khảo sát thực tế tại Bộ

VH-TT-DL và các Cục thuộc Bộ

7

- Các báo, tạp chí chuyên ngành, website có liên quan đến nội dung nghiên cứu

7 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiê ̣n đề tài, chúng tôi đã vận dụng nhiều phương pháp nghiên cứu, trên cơ sở các nguyên tắc chính trị, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp:

- Phương pháp khảo sát thực tế: Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu thực tế, điều tra khảo sát, phân tích tổng hợp, so sánh đối chiếu giữa lý luận với thực tiễn công tác lưu trữ tài liệu ở các Cục Trong đó tập trung vào vấn đề quản lý, thực hiện chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ của Cục

Di sản văn hoá

- Phương pháp so sánh: so sánh giữa thực tế công tác công tác lưu trữ của các Cục so với các quy định, hướng dẫn của nhà nước về lưu trữ; so sánh công tác lưu trữ của các Cục với nhau…

- Phương pháp thống kê: Qua khảo sát, chúng tôi tiến hành thống kê về tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ như: thu thập, chỉnh lý, lưu giữ, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; xây dựng các bảng thống kê về nhân sự làm công tác lưu trữ, thống kê số lượng khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Để đánh giá thực trạng quản lý công tác lưu trữ tại các Cục thuộc Bộ

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: trên cở sở những nội dung khảo sát được, chúng tôi tiến hành phân tích từ đó đưa ra những ưu điểm để kế thừa, phát triển và chỉ ra những hạn chế, nguyên nhân những hạn chế trong quản lý công tác lưu trữ của Cục Di sản văn hoá

Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi còn áp dụng phương pháp nghiên cứu hệ thống, phương pháp phỏng vấn, phương pháp xử lý thông tin… các phương pháp trên được chúng tôi vận dụng đan xen, kết hợp một cách linh hoạt

8

8 Đóng góp của đề tài

Kết quả của công trình nghiên cứu góp phần nâng cao hiệu quả công tác lưu trữ ở Cục Di sản văn hoá và các Cục thuộc Bộ, có thể là cơ sở tham khảo để xây dựng các biê ̣n pháp quản lý áp dụng cho các đơn vị thuộc Bộ VH-TT-DL

Kết quả của đề tài nhằm nâng cao vai trò, trách nhiệm của Lưu trữ Bộ VH-TT-DL trong việc tham mưu lãnh đạo các cấp quản lý tốt công tác lưu trữ của các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ

Quá trình nghiên cứu là cơ hội nâng cao nhận thức và trình độ chuyên môn nghiệp vụ của bản thân tác giả, kết quả nghiên cứu của luận văn trở thành tài liệu tham khảo giá trị cho học viên, sinh viên khi nghiên cứu về vấn

đề này trong tương lai

9 Bố cục đề tài

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo, luận văn được kết cấu thành 3 chương:

Chương 1: KHÁI QUÁT VỀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ VÀ CÔNG TÁC LƯU

TRỮ CỦA CÁC CỤC THUỘC BỘ VĂN HOÁ, THỂ THAO VÀ DU LỊCH

Chương 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU T RỮ Ở CÁC

CỤC THUỘC BỘ VHTTDL (NGHIÊN CỨU TRƯỜNG HỢP TẠI CỤC DI SẢN VĂN HOÁ)

Chương 3 ĐỀ XUẤT CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ

QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ Ở CÁC CỤC THUỘC BỘ VĂN HOÁ, THỂ THAO VÀ DU LỊCH

Mặc dù đã cố gắng hết sức, song đây là một đề tài tương đối mới liên quan đến tài liệu chuyên ngành đặc thù, vì vậy, dù đã cố gắng nhưng thời gian

và khả năng còn hạn chế, đề tài luận văn không khỏi tránh được thiếu sót Chúng tôi rất mong sự đóng góp ý kiến của quý thầy, cô và các bạn học viên

để hoàn thiện luận văn hơn

9

Qua đây, cho phép tác giả được gửi lời cảm ơn chân thành đến quý các thầy, cô Khoa Lưu trữ học và QTVP, Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn (Đa ̣i ho ̣c Quốc gia Hà Nô ̣i ), cơ quan Cục Di sản văn hoá và các cơ quan, đơn vị liên quan và đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình, chu đáo của Tiến

sĩ Nguyễn Liên Hương đã giúp tôi hoàn thành bản Luận văn này

Trân trọng cảm ơn!

Hà Nội, ngày tháng 6 năm 2017

Tác giả

Lê Thị Hoài

Ra đời trên cơ sở là Bộ Thông tin, Tuyên truyền vào ngày 28/8/1945, khi Chính phủ ra Tuyên cáo thành phần Chính phủ lâm thời Việt Nam dân chủ cộng hoà gồm 13 Bộ và 15 Bộ trưởng do Chủ tịch Hồ Chí Minh đứng đầu Trong cơ cấu tổ chức của Chính phủ có Bộ Thông tin, Tuyên truyền

do Ông Trần Huy Liệu làm Bộ trưởng Trụ sở đóng tại Nhà số 4, Phố Đinh

Lễ, Hà Nội

Nghị quyết số 01/2007/QH12 về cơ cấu tổ chức của Chính phủ và số Phó Thủ tướng Chính phủ nhiệm kỳ khóa XII đã được Quốc hội thông qua ngày 31/7/2007, trong đó nêu rõ Bộ VH-TT-DL là một trong 18 Bộ thuộc cơ cấu tổ chức của Chính phủ

Ngày 08/8/2007, Tổng cục Du lịch được chuyển vào Bộ VH-TT-DL theo Nghị định số 09/NĐ-CP của Chính phủ, theo đó Bộ VH-TT-DL thực hiện chức năng quản lý nhà nước về du lịch và quản lý đối với Tổng cục Du lịch Cùng ngày 08/8/2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1000/QĐ-TTg về việc chuyển chức năng, nhiệm vụ quản lý nhà nước về báo chí, xuất bản và chuyển tổ chức biên chế làm công tác báo chí, xuất bản từ Bộ

11

VH-TT-DL sang Bộ Thông tin và Truyền thông, cụ thể là Cục Báo chí và Cục Xuất bản và Quyết định số 1001/QĐ-TTg về việc chuyển chức năng quản lý nhà nước về gia đình và chuyển nguyên trạng tổ chức, biên chế Vụ Gia đình thuộc Ủy ban Dân số, Gia đình và Trẻ em (sau khi giải thể Ủy ban) sang Bộ VH-TT-DL

Sau nhiều thay đổi về chức năng, nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Bộ VH-TT-DL, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 76/2013/NĐ-CP ngày 16/7/2013 quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ VH-TT-DL Theo đó, Bộ VH-TT-DL là cơ quan của Chính phủ quản

lý nhà nước về văn hóa, gia đình, thể dục, thể thao và du lịch trong phạm vi cả nước; quản lý nhà nước các dịch vụ công thuộc lĩnh vực văn hóa, gia đình, thể dục, thể thao và du lịch theo quy định của pháp luật

Nghị định quy định 38 nhiệm vụ và quyền hạn của Bộ VH-TT-DL, cụ thể gồm Bộ VH-TT-DL trình Chính phủ các dự án luật, dự thảo nghị quyết của Quốc hội, dự án pháp lệnh, dự thảo nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội, dự thảo nghị định của Chính phủ theo chương trình, kế hoạch xây dựng pháp luật hàng năm của Bộ đã được phê duyệt và các nghị quyết, dự án,

đề án theo sự phân công của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ; chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, năm năm, hằng năm và các dự án, công trình quan trọng quốc gia về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ

Bộ có nhiệm vụ trình Thủ tướng Chính phủ chương trình mục tiêu quốc gia, chương trình hỗ trợ phát triển các lĩnh vực văn hóa, gia đình, thể dục, thể thao và du lịch; dự thảo quyết định, chỉ thị và các văn bản khác về ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ hoặc theo phân công

Đồng thời, Bộ có nhiệm vụ, quyền hạn trình Thủ tướng Chính phủ Giải thưởng Hồ Chí Minh, Giải thưởng Nhà nước về văn học, nghệ thuật và các danh hiệu vinh dự Nhà nước thuộc các Hội động quốc gia về lĩnh vực thuộc

Nghị định quy định cơ cấu tổ chức của Bộ gồm 22 tổ chức giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước và 5 đơn vị sự nghiệp phục vụ chức năng quản lý Nhà nước của Bộ Bộ trưởng Bộ VH-TT-DL quy định chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ, trừ 3 đơn

vị gồm Tổng cục Du lịch; Ban Quản lý Làng Văn hóa, Du lịch các dân tộc Việt Nam; Viện Văn hóa Nghệ thuật quốc gia Việt Nam

Cơ cấu tổ chức của Bộ VH-TT-DL bao gồm 22 đơn vị thực hiện chức năng quản lý nhà nước và 05 tổ chức sự nghiệp trực thuộc

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các Cục

Theo Nghị định 76/2013/NĐ-CP ngày 16 tháng 7 năm 2013 của Chính phủ về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của

Bộ VH-TT-DL, Bộ có 08 Cục Mỗi Cục quản lý các lĩnh vực chuyên ngành riêng theo quyết định của Bộ trưởng Bộ VH-TT-DL

Cục Di sản văn hoá quản lý nhà nước về di sản văn hoá, bao gồm các hoạt động bảo tàng, di tích, di sản văn hoá phi vật thể trong phạm vi cả nước Cục Nghệ thuật biểu diễn quản lý nhà nước các vấn đề liên quan đến hoạt động biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang; thi người đẹp và người mẫu; lưu hành, kinh doanh bản ghi âm, ghi hình ca múa nhạc, sân khấu và văn học

Cục Bản quyền tác giả có chức năng tham mưu giúp Bộ trưởng thực hiện quản lý nhà nước về bảo hộ quyền tác giả, quyền liên quan và công nghiệp văn hóa trong cả nước

Bộ VH-TT-DL ban hành các quyết định quy định cụ thể chức năng, nhiệm

vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của mỗi Cục Trong đó, chức năng, nhiệm vụ chính của mỗi Cục gắn liền với lĩnh vực chuyên ngành được giao gồm:

Trình Bộ trưởng dự thảo văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, quy hoạch, kế hoạch dài hạn và hàng năm; Xây dựng và triển khai thực hiện các

dự án, đề án; hướng dẫn kiểm tra việc thực hiện các văn bản quản lý nhà nước các lĩnh vực được giao Tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật và thông tin về quản lý, hoạt động phát triển sự nghiệp các lĩnh vực đó

Đề xuất, kiến nghị với Bộ trưởng về các chủ trương, giải pháp quản lý và phát triển sự nghiệp văn hóa theo lĩnh vực được phân công Phối hợp với các

cơ quan, đơn vị có liên quan trình Bộ trưởng việc đàm phán, ký kết, tham gia các tổ chức quốc tế về văn hóa

Tổ chức công tác nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ thông tin trong các lĩnh vực Cục quản lý; Thẩm định, tham gia thẩm định, kiểm tra việc thực hiện các chương trình quốc gia, dự án đầu tư thuộc các lĩnh vực được giao

14

Phối hợp xây dựng cơ chế hoạt động của tổ chức dịch vụ công, phí, lệ phí về các lĩnh vực quản lý Giúp Bộ trưởng quản lý nhà nước về nội dung hoạt động của các hội, tổ chức phi chính phủ các lĩnh vực theo quy định của pháp luật

Đề xuất khen thưởng, bồi dưỡng, tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ cho tổ chức, cán bộ, công chức, viên chức cơ quan quản lý

Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức, người lao động thuộc phạm vi quản lý của các Cục theo quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ trưởng

1.1.3 Đặc điểm hoạt động của các Cục

Tại Điều 19 Nghị định 36/2012/NĐ-CP ngày 18 tháng 4 năm 2012 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của

Bộ, cơ quan ngang Bộ quy định:

“Cục là tổ chức thuộc Bộ, thực hiện chức năng tham mưu, giúp Bộ trưởng quản lý nhà nước và tổ chức thực thi pháp luật đối với chuyên ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ theo phân cấp, ủy quyền của

Bộ trưởng Trường hợp Bộ quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật, tài sản lớn, toàn ngành thì được thành lập tổ chức cục thuộc Bộ thực hiện chức năng quản trị nội bộ của Bộ”

Cục có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng; Cục trưởng được ban hành văn bản cá biệt, văn bản hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về chuyên ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của cục

Các đă ̣c điểm hoa ̣t đô ̣ng của các Cục thuộc Bộ:

- Có đối tượng quản lý về chuyên ngành, lĩnh vực thuộc phạm vi quản

lý nhà nước của Bộ theo quy định của pháp luật chuyên ngành;

- Được phân cấp, ủy quyền của Bộ trưởng để quyết định các vấn đề thuộc phạm vi quản lý nhà nước về chuyên ngành, lĩnh vực;

- Tổ chức hoạt động sự nghiệp dịch vụ công thuộc chuyên ngành, lĩnh vực

1.2.1 Thành phần, nội dung tài liệu

Với tính chất đặc trưng của các Cục là cơ quan được tổ chức để giúp Bộ VH-TT-DL thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về các chuyên ngành được giao Ngoài tài liệu quản lý hành chính, các Cục còn có các tài liệu chuyên ngành đặc thù riêng của mỗi Cục như: Cục Di sản văn hoá có tài liệu về di sản văn hoá, Cục Nghệ thuật biểu diễn có tài liệu chuyên ngành về nghệ thuật và tài liệu về biểu diễn; Cục Điện ảnh có các hồ sơ, tài liệu chuyên ngành điện ảnh…

1.2.1.1 Tài liệu quản lý hành chính

Căn cứ cơ cấu tổ chức của các Cục, tài liệu quản lý hành chính của mỗi Cục chia thành các nhóm tài liệu như sau:

 Nhóm tài liệu hành chính, tổng hợp

 Nhóm tài liệu kế toán, tài chính

 Nhóm tài liệu tổ chức cán bộ

 Nhóm tài liệu quản trị, dự án

 Nhóm tài liệu Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên

 Nhóm tài liệu về công tác văn thư, lưu trữ

Trong đó:

- Nhóm tài liệu hành chính, tổng hợp

16

+ Hồ sơ xây dựng báo cáo, kế hoạch, chương trình công tác hàng năm của Cục

+ Hồ sơ tổ chức các hội nghị, tập huấn

+ Hồ sơ đăng ký thi đua hàng năm

+ Hồ sơ khen thưởng công tác năm của tập thể và cá nhân

- Nhóm tài liệu tổ chức cán bộ

+ Các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Bộ Nội vụ, Bộ Văn hoá, Thể thao

và Du lịch về công tác tổ chức cán bộ, lao động tiền lương

+ Hồ sơ xây dựng chức danh và tiêu chuẩn nghiệp vụ công chức

+ Hồ sơ thi tuyển, thi nâng ngach, chuyển ngạch hàng năm

+ Hồ sơ nhân sự; Hồ sơ giải quyết chế độ hưu trí

+ Tài liệu về tiền lương gồm kế hoạch, báo cáo về công tác lao động tiền lương hàng năm, hồ sơ nâng lương và các văn bản trao đổi về tiền lương + Tài liệu về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ: kế hoạch, quy hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và báo cáo thực hiện hàng năm…

- Nhóm tài liệu về tài chính kế toán gồm:

Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác tài chính, kế toán; hồ sơ xây dựng chế độ quy định về tài chính kế toán, chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính quý, năm; báo cáo dự toán hàng năm, báo cáo quyết toán hàng năm; hồ

sơ về kiểm tra, thanh tra tài chính kế toán của các Cục

- Nhóm tài liệu quản trị, dự án: bao gồm văn bản về xây dựng, sửa chữa

trụ sở làm việc (kế hoạch cấp vốn; chủ trương phê duyệt dự án; dự toán, quyết toán công trình, bản vẽ thiết kế thi công, hoàn công; biên bản bàn giao đưa

17

vào sử dụng; sổ sách, chứng từ kế toán…); hồ sơ mua sắm trang thiết bị (giấy

đề nghị mua sắm; phê duyệt chủ trương mua sắm; hồ sơ đấu thầu, chỉ định thầu, phê duyệt kết quả thầu; hồ sơ bàn giao tài sản); báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch xây dựng cơ bản hàng năm

- Nhóm tài liệu Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên: chương trình, kế

hoạch công tác hàng năm của Đảng uỷ, Báo cáo triển khai các nghị quyết, tài liệu về công tác tổ chức và nhân sự của Đảng uỷ, chi bộ Đảng, hồ sơ Đại hội Đảng, hồ sơ Đảng viên, hồ sơ Đại hội Đảng bộ; sổ ghi biên bản các cuộc họp của Đảng bộ, chi bộ; chương trình, kế hoạch báo cáo tổng kết công tác hàng năm của Công đoàn, hồ sơ Đại hội Công đoàn nhiệm kỳ…

- Nhóm tài liệu về công tác văn thư, lưu trữ: bao gồm các văn bản quy

phạm pháp luật, văn bản hướng dẫn của cấp trên; báo cáo về công tác văn thư, lưu trữ hàng năm; các tập lưu văn bản của Cục; sổ đăng ký văn bản đi, đến

1.2.1.2 Tài liệu chuyên ngành

Trong quá trình hoạt động của các Cục đã hình thành rất nhiều hồ sơ, tài liệu quản lý chuyên ngành Đây là khối tài liệu quan trọng và là thành phần chủ yếu của tài liệu lưu trữ các Cục được thu thập, bảo quản và khai thác sử dụng

* Tài liệu chuyên ngành của Cục Nghệ thuật biểu diễn

- Nhóm tài liệu quản lý biểu diễn: Hồ sơ xây dựng văn bản QPPL về biểu

diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang, thi người đẹp, người mẫu; Hồ sơ cấp phép biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang, thi người đẹp và người mẫu; Hồ sơ đoàn vào biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang; Hồ sơ đoàn ra biểu diễn nghệ thuật, trình diễn thời trang; Hồ sơ tổ chức các cuộc thi người đẹp;

- Nhóm tài liệu quản lý băng đĩa: Hồ sơ thẩm định, cấp phép bản ghi âm,

ghi hình ca múa nhạc, sân khấu; Hồ sơ phổ biến các tác phẩm âm nhạc, sân khấu sáng tác trước năm 1975; Hồ sơ thu hồi cấp phép bản ghi âm, ghi hình;

Hồ sơ cấp phép lưu hành, kinh doanh bản ghi âm, ghi hình ca múa nhạc sân khấu; Hồ sơ xử lý khiếu kiện, khiếu nại trong việc cấp phép

18

- Nhóm tài liệu văn học: Hồ sơ đặt hàng các tác phẩm văn học; Hồ sơ

quản lý sáng tác, lý luận phê bình văn học; Hồ sơ tuyên truyền các tác phẩm văn học

* Tài liệu chuyên ngành của Cục Văn hoá cơ sở

- Nhóm tài liệu Tuyên truyền cổ động, hướng dẫn nghiệp vụ văn hoá: Hồ

sơ về tổ chức các sự kiện văn hoá của đất nước; Hồ sơ tuyên truyền các hoạt

động văn hoá; Hồ sơ tổ chức cuộc thi tranh cổ động

- Nhóm tài liệu Quảng cáo: Hồ sơ về Luật Quảng cáo; Hồ sơ đề án

chiến lược phát triển quảng cáo; Hồ sơ thẩm định các sản phẩm quảng cáo

- Nhóm tài liệu Thiết chế văn hóa cơ sở: Hồ sơ quy hoạch thiết chế văn

hoá cơ sở; Hồ sơ tổ chức các hoạt động văn hoá cho thanh thiếu nhi, công nhân lao động ; Hồ sơ hướng dẫn thực hiện chính sách hỗ trợ phát triển các cơ

sở văn hóa

- Nhóm tài liệu nếp sống văn hóa: Hồ sơ, tài liệu quản lý về cưới, tang, lễ

hội; Hồ sơ xây dựng gia đình văn hoá; Hồ sơ xây dựng làng văn hoá, tổ dân phố văn hoá; Hồ sơ xây dựng nếp sống văn hóa công sở, đơn vị, cộng đồng

dân cư và nơi công cộng; Hồ sơ xây hướng dẫn về đời sống văn hóa cơ sở

- Nhóm tài liệu Nghệ thuật quần chúng: Hồ sơ tổ chức các cuộc liên hoan

nghệ thuật quần chúng; Hồ sơ kiểm tra các hoạt động kinh doanh dịch vụ văn hoá

- Nhóm tài liệu Hướng dẫn nghiệp vụ văn hóa cơ sở: Hồ sơ tổ chức liên

hoan tuyên truyền lưu động

* Tài liệu chuyên ngành Cục Bản quyền tác giả

- Nhóm tài liệu quản lý quyền tác giả, quyền liên quan: bao gồm các hồ

sơ quản lý bản quyền tác phẩm văn học; hồ sơ quản lý bản quyền các tác phẩm nghệ thuật và khoa học; hồ sơ quản lý quyền liên quan đến cuộc biểu diễn, bản ghi âm, ghi hình, chương trình phát sóng; hồ sơ cấp thẻ Giám định viên; Hồ sơ cấp Giấy chứng nhận tổ chức giám định quyền tác giả; Hồ sơ giải quyết khiếu nại, tố cáo về quyền tác giả, quyền liên quan

19

- Nhóm tài liệu Thông tin và hợp tác quốc tế: gồm Hồ sơ xây dựng đàm

phán các Điều ước quốc tế, cam kết quốc tế về quyền tác giả, quyền liên quan; hồ sơ, tài liệu quản lý thông tin bản quyền tác giả; hồ sơ đoàn vào, đoàn

ra hợp tác bản quyền tác giả

- Nhóm tài liệu đăng ký quyền tác giả, quyền liên quan: bao gồm: hồ sơ

cấp, đổi, huỷ Giấy đăng ký quyền tác giả, giấy chứng nhận đăng ký quyền liên quan; Hồ sơ về xây dựng Niên giám quyền tác giả, quyền liên quan

- Nhóm tài liệu quản lý công nghiệp văn hoá: gồm Hồ sơ xây dựng, cập

nhật cơ sở dữ liệu của Bộ chỉ số quốc gia về tài sản quyền tác giả, quyền liên quan; hồ sơ thống kê, tổng hợp tin về công nghiệp văn hoá; Hồ sơ xuất bản ấn phẩm về công nghiệp văn hoá

* Tài liệu chuyên ngành Cục Điện ảnh

- Nhóm tài liệu quản lý nghệ thuật điện ảnh:

+ Hồ sơ về lý luận phê bình điện ảnh; Hồ sơ xây dựng kịch bản đưa

vào sản xuất phim truyện video miền núi, chương trình băng hình dành cho đồng bào miền núi, vùng sâu, vùng xa, biên giới và hải đảo; Hồ sơ tổ chức các Trại sáng tác kịch bản, các cuộc thi kịch bản; Hồ sơ tổ chức các hội thảo, các đợt học tập sáng tác điện ảnh; Hồ sơ giám định nội dung kịch bản phim; Hồ sơ tổ chức Liên hoan Phim Việt Nam và Liên hoan Phim quốc tế

Hà Nội

- Nhóm tài liệu phổ biến phim: Hồ sơ cấp, thu hồi sản xuất phim; Hồ sơ

cấp, thu hồi giấy phép phổ biến phim; Hồ sơ nhập khẩu phim; băng đĩa hình các tác phẩm điện ảnh; Hồ sơ tổ chức tuần phim, đợt phim kỷ niệm các ngày

lễ lớn, các chương trình phim đặc biệt

- Nhóm tài liệu kinh tế kỹ thuật điện ảnh: Hồ sơ xây dựng định mức kinh

tế - kỹ thuật trong lĩnh vực điện ảnh; Hồ sơ sản xuất tem nhãn quản lý băng hình, đĩa hình; Hồ sơ thẩm định các dự án đầu tư cơ sở vật chất, giám định chất lượng trang thiết bị nhập khẩu; Hồ sơ xây dựng Tiêu chuẩn quốc gia,

20

Quy chuẩn kỹ thuật quốc gia về điện ảnh; Hồ sơ về đề tài nghiên cứu triển khai khoa học kỹ thuật điện ảnh; Hồ sơ thẩm định cải tạo rạp chiếu bóng

- Nhóm các tác phẩm phim điện ảnh: tác phẩm phim truyền hình; tác

phẩm phim hoạt hinh; tác phẩm phim

* Tài liệu chuyên ngành của Cục Mỹ thuật, nhiếp ảnh và triển lãm

- Nhóm tài liệu quản lý mỹ thuật: Hồ sơ cấp phép triển lãm mỹ thuật; Hồ

sơ các cuộc triển lãm, thi, liên hoan mỹ thuật; Hồ sơ hợp tác quốc tế về mỹ thuật; Hồ sơ thẩm định tác phẩm mỹ thuật; Hồ sơ ứng dụng CNTT trong mỹ thuật; Hồ sơ xây dựng dịch vụ công, phí, lệ phí lĩnh vực mỹ thuật

+ Hồ sơ cấp phép triển lãm mỹ thuật: gồm Hồ sơ cấp phép triển lãm mỹ thuật; Hồ sơ thu hồi cấp phép; Hồ sơ hướng dẫn kiểm tra cấp phép; Hồ sơ báo cáo cấp phép

+ Hồ sơ các cuộc triển lãm, thi, liên hoan mỹ thuật: Hồ sơ triển lãm mỹ thuật; Hồ sơ tổ chức các cuộc thi mỹ thuật; Hồ sơ tổ chức liên hoan mỹ thuật

- Nhóm tài liệu quản lý nhiếp ảnh: Hồ sơ thẩm định, cấp phép triển lãm

nhiếp ảnh; Hồ sơ các cuộc triển lãm, thi, liên hoan nhiếp ảnh; Hồ sơ hợp tác quốc tế về nhiếp ảnh; Hồ sơ ứng dụng CNTT trong lĩnh vực nhiếp ảnh; Hồ sơ xây dựng dịch vụ công, phí, lệ phí lĩnh vực nhiếp ảnh; Hồ sơ thẩm định các tác phẩm nhiếp ảnh

- Nhóm tài liệu quản lý Mỹ thuật ứng dụng và triển lãm: Hồ sơ xây dựng

biểu tượng văn hoá quốc gia; Hồ sơ cấp phép các triển lãm mỹ thuật ứng dụng

và triển lãm; Hồ sơ thu hồi các giấy phép; Hồ sơ tổ chức cuộc thi mỹ thuật ứng dụng và triển lãm; Hồ sơ hợp tác quốc tế về mỹ thuật ứng dụng và triển lãm; Hồ sơ ứng dụng CNTT trong lĩnh vực mỹ thuật ứng dụng và triển lãm;

Hồ sơ xây dựng dịch vụ công, phí, lệ phí lĩnh vực nhiếp mỹ thuật ứng dụng và triển lãm; Hồ sơ thẩm định mỹ thuật ứng dụng và triển lãm

* Tài liệu chuyên ngành của Cục Di sản văn hoá

Tài liệu chuyên ngành di sản văn hoá bao gồm các nhóm sau:

21

- Nhóm tài liệu di tích (khoảng hơn 3584 hồ sơ), gồm: Hồ sơ xếp hạng di

tích quốc gia; Hồ sơ xếp hạng di tích quốc gia đặc biệt; Hồ sơ các di sản văn hoá và thiên nhiên thế giới của Việt Nam đã được Unesco vinh danh; Hồ sơ tu

bổ di tích

+ Hồ sơ xếp hạng di tích quốc gia:

Di tích quốc gia là di tích có giá trị tiêu biểu của quốc gia Bộ trưởng Bộ

Văn hoá, Thể thao và Du lịch quyết định xếp hạng di tích quốc gia trên cơ sở

hồ sơ trình xếp hạng di tích của Chủ tịch ủy ban Nhân dân cấp tỉnh

+ Hồ sơ xếp hạng di tích quốc gia đặc biệt

Di tích quốc gia đặc biệt là những di tích Việt Nam có giá trị đặc biệt tiêu biểu của quốc gia Di tích quốc gia đặc biệt do Thủ tướng Chính phủ quyết định xếp hạng trên cơ sở lựa chọn các di tích quan trọng đã được Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch xếp hạng là di tích quốc gia

Tính đến năm 2016, qua 7 đợt xếp hạng, đã có 85 di tích (tương ứng 85 hồ

sơ xếp hạng) được Thủ tướng Chính phủ xếp hạng Di tích quốc gia đặc biệt

+ Hồ sơ các di sản văn hoá và thiên nhiên thế giới của Việt Nam đã được Unesco vinh danh

Hiện nay, nước ta có 14 di sản văn hoá và thiên nhiên thế giới được UNESCO vinh danh (8 di sản vật thể và thiên nhiên, 6 di sản tư liệu) Cục Di sản văn hoá (trực tiếp là Phòng Quản lý di tích) tổ chức lập hồ sơ các di sản văn hóa và thiên nhiên tiêu biểu của Việt Nam để Bộ trưởng trình Thủ tướng Chính phủ quyết định việc đề nghị Unesco xem xét đưa di tích tiêu biểu của Việt Nam vào Danh mục di sản văn hoá thế giới

08 hồ sơ di sản vật thể và thiên nhiên được Unesco vinh danh:

Quần thể danh thắng Tràng An (Ninh Bình)

Di tích Thành Nhà Hồ (Thanh Hoá)

Khu Trung tâm Hoàng Thành Thăng Long (Hà Nội)

Vườn Quốc gia Phong Nha, Kẻ Bàng

22

Khu Phố cổ Hội An (Quảng Nam)

Khu Di tích Chăm Mỹ Sơn (Quảng Nam)

Vịnh Hạ Long (Quảng Ninh)

Quần thể Di tích cố đô Huế (tỉnh Thừa Thiên Huế)

Mộc bản Chùa Vĩnh Nghiêm (Bắc Giang)

Bia đề danh Tiến sĩ tại Văn Miếu – Quốc Tử Giám (Hà Nội)

Hình 1.1 Mộc bản triều Nguyễn (Ảnh: Khánh Ngân)

+ Hồ sơ tu bổ di tích: Hồ sơ thẩm định các dự án bảo quản, tu bổ, phục

hồi di tích; Hồ sơ thẩm định thiết kế kỹ thuật bảo quản, tu bổ và phục hồi di tích

- Nhóm tài liệu khảo cổ học: cấp phép khai quật khảo cổ; giao di vật, cổ

vật, bảo vật quốc gia cho bảo tàng nhà nước; giám định di vật, cổ vật, bảo vật

quốc gia; định giá bảo vật quốc gia; báo cáo khai quật khảo cổ học

- Nhóm tài liệu di sản văn hoá phi vật thể (214 hồ sơ): Hồ sơ di sản văn

hoá phi vật thể quốc gia; Hồ sơ trình các di sản văn hoá phi vật thể tiêu biểu

23

của Việt Nam vào danh sách Kiệt tác di sản truyền khẩu và phi vật thể của nhân loại; Hồ sơ thẩm định các dự án bảo vệ và phát huy giá trị văn hoá phi vật thể; Hồ sơ cấp phép nghiên cứu, sưu tầm di sản văn hoá phi vật thể

+ Hồ sơ di sản văn hoá phi vật thể quốc gia

Thông tư số 04/2010/TT-BVHTTDL ngày 30/6/2010 quy định việc kiểm

kê di sản văn hoá phi vật thể và lập hồ sơ khoa học di sản văn hoá phi vật thể

để đưa vào Danh mục di sản văn hoá phi vật thể quốc gia Từ 2012-2017, sau

14 đợt, đã có 214 di sản văn hóa phi vật thể được Bộ trưởng Bộ VH-TT-DL quyết định đưa vào Danh mục Di sản văn hóa phi vật thể quốc gia, trong đó: Tiếng nói, chữ viết: 4 di sản

Ngữ văn dân gian: 4 di sản

Nghệ thuật trình diễn dân gian: 43 di sản

Tập quán xã hội và tín ngưỡng: 38 di sản

Lễ hội truyền thống: 61 di sản

Nghề thủ công truyền thống: 16 di sản

Tri thức dân gian: 2 di sản

+ Hồ sơ các di sản văn hoá phi vật thể tiêu biểu của Việt Nam vào danh

sách Kiệt tác di sản truyền khẩu và phi vật thể của nhân loại (11 hồ sơ)

Kiệt tác di sản truyền khẩu và phi vật thể của nhân loại (hay cũng thường gọi là Di sản văn hóa phi vật thể của thế giới) là danh sách được UNESCO đưa ra để công nhận giá trị của các di sản văn hóa phi vật thể trên thế giới Mỗi di sản văn hóa phi vật thể muốn có tên trong danh sách phải được một hoặc nhiều quốc gia đề cử cho UNESCO trước khi được một ủy ban của tổ chức này xem xét khả năng đưa vào danh sách

Cục Văn hoá Di sản giúp Bộ trưởng lập hồ sơ các di sản văn hoá phi vật thể tiêu biển đưa vào danh sách Kiệt tác di sản truyền khẩu và phi vật thể của nhân loại trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định Sau khi được Thủ tướng Chính phủ chấp thuận, Bộ trưởng VH-TT-DL phối hợp với Bộ trưởng

24

Bộ Ngoại giao hoàn thiện các thủ tục để gửi hồ sơ tới UNESCO theo quy định Các di sản văn hoá phi vật thể tiêu biểu của Việt Nam vào danh sách Kiệt tác di sản truyền khẩu và phi vật thể của nhân loại, gồm:

Hồ sơ Nhã nhạc cung đình Huế

Hồ sơ Không gian văn hóa Cồng Chiêng Tây Nguyên

Hồ sơ Dân ca quan họ Bắc Ninh

Hồ sơ Ca trù

Hồ sơ Hội Gióng

Hồ sơ Hát xoan

Hồ sơ Tín ngưỡng thờ cúng Hùng Vương

Hồ sơ Đàn ca tài tử Nam Bộ

Hồ sơ Dân ca ví-giặm Nghệ Tĩnh

Hồ sơ Nghi lễ kéo co

Hồ sơ Thực hành Tín ngưỡng thờ Mẫu Tam phủ của người Việt

- Nhóm tài liệu bảo tàng: Hồ sơ thành lập bảo tàng quốc gia và bảo tàng

chuyên ngành; Hồ sơ thẩm định các dự án xây dựng, trưng bày và hoạt động của các bảo tàng; Hồ sơ giám định đưa di vật, cổ vật quốc gia ra nước ngoài; Hồ sơ xếp hạng bảo tàng

- Tài liệu Hán Nôm, tiếng Việt, tiếng Pháp, tiếng Trung Quốc

- Tài liệu về ứng dụng công nghệ thông tin ngành di sản văn hoá: Tài

liệu chỉ đạo về ứng dụng công nghệ thông tin ngành di sản; các dự án ứng dụng CNTT; tài liệu tập huấn, hướng dẫn sử dụng phần mềm

- Nhóm ấn phẩm, sách nước ngoài (tiếng Pháp, tiếng Anh, tiếng Trung,

tiếng Nga, tiếng Hàn Quốc, )

- Nhóm ấn phẩm, tài liệu Hán Nôm, tài liệu dịch, sách tiếng Việt trong

lĩnh vực bảo tồn và phát huy giá trị di sản văn hoá

- Luận văn thạc sỹ, luận án tiến sỹ, đề tài nghiên cứu khoa học cấp Nhà

nước, các đề án, đề tài, kỷ yếu hội thảo về bảo tồn và phát huy giá trị di sản văn hoá

sử dụng

(Số liệu tài liệu lưu trữ của các Cục thuộc Bộ VH-TT-DL - Phụ lục 1)

1.2.2 Giá trị tài liệu lưu trữ của các Cục

Trước hết, tài liệu lưu trữ của Cục có ý nghĩa trong việc giữ gìn và phát huy giá trị văn hoá dân tộc Việt Nam

Di sản văn hoá, nghệ thuật biểu diễn, mỹ thuật nhiếp ảnh, triển lãm, điện ảnh, văn hoá cơ sở… theo nghĩa rộng, đó chính những lĩnh vực rất quan trọng

và tinh tế của văn hoá

Văn hoá là một tổng thể các hoạt động sáng tạo của con người trong lịch

sử cũng như trong hiện tại, hoạt động sáng tạo ấy đã sản sinh ra những hiểu biết, những kinh nghiệm sống được đúc kết thành các truyền thống, thị hiếu, các giá trị và chuẩn mực xã hội, định hướng cho mỗi hoạt động của con người, xây dựng một xã hội hoàn thiện theo những kích thước nhân bản hơn Những thành tựu của hoạt động sáng tạo đó, bất kể là mang tính vật thể hay phi vật thể, hữu hình hay vô hình, qua sự sàng lọc của thời gian đọng lại thành di sản văn hoá Có thể nói Di sản văn hoá là sự tồn tại hiện thực của văn hoá Vì vậy, giữ gìn và phát huy giá trị tư liệu lưu trữ về di sản văn hoá là giữ gìn di sản văn hoá và phát huy vốn di sản văn hoá của dân tộc

Qua các di sản văn hoá, các tác phẩm văn học, nghệ thuật, các tác phẩm điện ảnh, hay những bức ảnh, bức tranh mỹ thuật đã được khẳng định qua các cuộc thi… đã giúp cho chúng ta hiểu rõ về công cuộc xây dựng và bảo vệ đất

Thông qua các tài liệu lưu trữ của các Cục đã phần nào phản ảnh văn hoá của dân tộc ta, giữ gìn, bảo tồn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ là đã góp phần giữ gìn văn hoá và phát huy những giá trị văn hoá của dân tộc ta, nhất là trong giai đoạn đất nước đang đổi mới, hội nhập với sự phát triển mạnh mẽ của thế giới

Thứ hai, tài liệu lưu trữ của các Cục là công cụ để quản lý nhà nước về lĩnh vực văn hoá

Các cục là cơ quan tham mưu giúp Bộ trưởng Bộ VH-TT-DL thực hiện

quản lý nhà nước về các lĩnh vực được Bộ trưởng giao Để thực hiện tốt chức

năng là cơ quan tham mưu, các Cục phải có thông tin phục vụ cho mọi hoạt động

Tài liệu lưu trữ của các Cục chứa đựng nhiều thông tin có giá trị lịch sử cũng như thực tiễn, là nguồn cung cấp thông tin đáng tin cậy nhất cho công tác quản lý các lĩnh vực được giao, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động quản

lý nhà nước về văn hoá

Để quản lý nhà nước về bản quyền tác giả thì phải có các văn bản quy phạm pháp luật quy định về lĩnh vực bảo hộ quyền tác giả, quyền liên quan; hợp tác quốc tế về quyền tác giả; đăng ký quyền tác giả Thủ tục cấp Giấy đăng ký quyền tác giả phải có văn bản quy định việc đăng ký quyền tác giả; văn bản hướng dẫn quy trình thủ tục cấp giấy đăng ký Do vậy, để quản lý tốt lĩnh vực nào được giao thì bắt buộc cơ quan quản lý phải có các thông tin về các lĩnh vực đó

27

Đối với tài liệu lưu trữ di sản văn hoá mà Cục Di sản văn hoá đang

quản lý cũng là kho di sản văn hoá của dân tộc ta, bởi nó chứa đựng những

thông tin chính xác về các di sản văn hoá của dân tộc ta mà không chỉ nhà

nước ta mà cũng như thế giới công nhận Qua những thông tin của hồ sơ di

tích, danh lam thắng cảnh để có chính sách nhằm bảo vệ, tu bổ, phục hồi

những di sản văn hoá Có quản lý tốt tài liệu lưu trữ thì Nhà nước ta mới quản

lý tốt được các di sản văn hoá của đất nước

- Thứ ba, Tài liệu lưu trữ của các Cục là căn cứ pháp lý để các đối

tượng có liên quan triển khai, thực hiện

Tài liệu lưu trữ vừa là công cụ quản lý nhà nước, vừa là căn cứ pháp lý

chuẩn xác nhất để các đơn vị, cá nhân thực hiện các công việc đúng quy định,

quy trình và hiệu quả Để tiến hành trùng tu, tu bổ các di tích, các đơn vị lập

dự án phải lập dự án đầy đủ, chính xác theo Thông tư số

18/2012/TT-BVHTTDL ngày 28/12/2012 (Báo cáo khảo sát; Ảnh chụp hiện trạng; Bản vẽ

hiện trạng và bản vẽ phương án bảo quản, tu bổ, phục hồi di tích; Thuyết

minh; Dự toán kinh phí)

Các tổ chức, cá nhân khi giải quyết công việc liên quan đến lĩnh vực

nghệ thuật biểu diễn, bản quyền tác giả, công nhận di tích nghiên cứu các tài

liệu liên quan đến lĩnh vực đó để thực hiện công việc đúng quy trình, thủ tục,

tránh mất thời gian và không mang lại hiệu quả

Để được công nhận một di tích là di sản văn hoá thì các địa phương phải

có Bản giới thiệu khái quát về di tích, Đánh giá tổng quát giá trị lịch sử; Thực

trạng bảo vệ và phát huy giá trị di tích; Đề xuất phương hướng bảo vệ và phát

huy giá trị di tích; Đề xuất của tổ chức, cá nhân lập hồ sơ khoa học di tích với

cơ quan nhà nước có thẩm quyền… Qua hồ sơ của mỗi di tích, có thể biết

được giá trị lịch sử của mỗi di tích, thực trạng mỗi di tích có đang trong tình

trạng xuống cấp hay không? Có cấp thiết phải bảo tồn, tôn tạo di tích hay

không? Trên cơ sở những vấn đề trên mà Nhà nước có chế độ bảo tồn, tôn tạo

28

di tích, kêu gọi các doanh nghiệp, cá nhân quan tâm, đầu tư tôn tạo, chống xuống cấp những di tích đó Đối với những di sản văn hoá thế giới được Tổ chức UNESCO công nhận, hồ sơ di sản văn hoá nước ta có thể xin viện trợ quốc tế để bảo tồn các tài sản của di sản văn hoá có giá trị quốc tế đặc biệt nằm trên lãnh thổ đất nước ta

Trong lĩnh vực nghệ thuật biểu diễn, muốn tổ chức chương trình biểu diễn nghệ thuật, các đơn vị tổ chức phải nghiên cứu các văn bản hướng dẫn đến quy trình, thủ tục cấp phép biểu diễn Tài liệu lưu trữ của Cục Nghệ thuật biểu diễn cung cấp đầy đủ những thông tin liên quan đến việc cấp giấy phép đó

- Thứ tư, phục vụ nghiên cứu về chính trị, văn hoá, lịch sử

Tài liệu lưu trữ của các Cục là tài liệu hình thành trong quá trình quản lý nhà nước về văn hoá Việt Nam cho nên đây nguồn thông tin chính xác nhất và

là nguồn nghiên cứu vô cùng phong phú cho các nhà nghiên cứu về chính trị, văn hoá, khoa học và lịch sử

Thông tin trong tài liệu lưu trữ được khai thác và sử dụng để phục vụ cho việc nghiên cứu văn hóa vùng, miền; nghiên cứu lịch sử dân tộc ta, lịch

sử các vùng miền của đất nước qua các di sản văn hoá; nghiên cứu lịch sử các bảo tàng; nghiên cứu các di sản văn hoá phi vật thể (hát Xoan Phú Thọ, ca trù; Giặm Nghệ Tĩnh ); nghiên cứu các bảo vật, di tích lịch sử của đất nước; điện ảnh Việt Nam qua các thời kỳ

Tài liệu lưu trữ của các Cục cũng là một trong các nguồn sử liệu quan trọng để hình thành nên các công trình lịch sử Thông tin quá khứ chứa trong tài liệu lưu trữ không chỉ để nghiên cứu quá khứ mà còn để nghiên cứu các biện pháp cải tiến xã hội và nhận thức tương lai Phải từ quá khứ của lịch sử

mà rút ra những nguyên nhân và động lực thúc đẩy lịch sử phát triển, những bài học kinh nghiệm, những quy luật phổ biến và đặc thù của lịch sử nước ta cùng với những truyền thống tốt đẹp về các mặt của dân tộc được phản ánh trong tài liệu lưu trữ Có thể nói, bất cứ tài liệu lưu trữ nào, ít nhiều đều chứa

29

những thông tin chân thực về xã hội của thời kỳ lịch sử đã sản sinh ra chúng

Do đó, tài liệu lưu trữ là cơ sở sử liệu đặc biệt quan trọng cho việc nghiên cứu lịch sử dân tộc nói chung, lịch sử văn hóa tư tưởng, lịch sử quân sự, ngoại giao và lịch sử của từng địa phương, từng ngành, từng cơ quan, từng nhân vật lịch sử nói riêng

Sử dụng triệt để nguồn sử liệu trong phông lưu trữ của các Cục thuộc

Bộ VH-TT-DL mở ra cho khoa học lịch sử nước ta những khả năng mới trong việc làm sáng tỏ nhiều vấn đề của lịch sử dân tộc, đặc biệt là lịch sử của các thời kỳ cận, hiện đại Việt Nam và lịch sử của Đảng

- Thứ năm, phục vụ sự nghiệp bảo vệ, xây dựng và phát triển đất nước

Tài liệu lưu trữ về các lĩnh vực mà Bộ VH-TT-DL đang quản lý là những bằng chứng vật chất có ý nghĩa quan trọng, minh chứng về lịch sử đấu tranh dựng nước và giữ nước của dân tộc Qua tài liệu về di tích giúp cho con người biết được cội nguồn của dân tộc mình, hiểu về truyền thống lịch sử, đặc trưng văn hoá của đất nước và do đó có tác động ngược trở lại tới việc hình thành nhân cách con người Việt Nam hiện đại Do vậy, quản lý tốt những tài liệu liên quan đến lĩnh vực văn hoá quý báu đó là quản lý tốt bằng chứng khẳng định chủ quyền dân tộc, góp phần bảo vệ, xây dựng và phát triển đất nước bền vững

- Trong lĩnh vực kinh tế: Tài liệu lưu trữ có tác dụng về mặt kinh tế khi

chúng được khai thác, sử dụng hiệu quả

Việc bảo tồn, tôn tạo các di sản văn hoá không chỉ mang ý nghĩa về văn hoá tinh thần mà còn mang ý nghĩa cả về mặt kinh tế Bản thân các sản phẩm văn hoá chứa đựng giá trị kinh tế to lớn, nếu khai thác sử dụng hiệu quả những tài liệu về văn hoá sẽ càng góp phần cho việc phát triển kinh tế đất nước

Các tác phẩm phim điện ảnh do Cục Điện ảnh đang bảo quản, ngoài giá trị phục vụ nhu cầu thưởng thức của khán giả, còn mang lại doanh thu lớn cho nhà sản xuất, góp phần vào sự phát triển của ngành điện ảnh nước ta

30

Tài liệu lưu trữ di sản văn hoá được sử dụng để điều tra tài nguyên thiên nhiên (địa hình, tài nguyên, khí hậu…) làm cơ sở cho việc lập quy hoạch phát triển kinh tế, văn hoá du lịch trong từng vùng, từng địa phương và trong toàn quốc Đồng thời nó còn là căn cứ quan trọng để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế hàng năm và định hướng cho những giai đoạn tiếp theo

Ví dụ: Di sản Thế giới Vịnh Hạ Long (tỉnh Quảng Ninh):

Hồ sơ di sản văn hoá Vịnh Hạ Long được khai thác để làm cơ sở lập quy hoạch, đầu tư phát triển Vịnh Hạ Long thành điểm du lịch hấp dẫn của đất nước, thu hút đông đảo khách du lịch trong và ngoài nước, góp phần tăng đóng góp của du lịch vào GDP quốc gia

Tóm lại, những nội dung phân tích trên đã khẳng định giá trị và tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và cá nhân Đòi hỏi cần thiết phải quản lý tốt công tác lưu trữ tại các Cục

1.3 Nhiê ̣m vu ̣ quản lý c ông tác lưu trữ tại các Cục thuộc Bộ TT-DL

VH-1.3.1 Một số vấn đề về công tác lưu trữ và quản lý công tác lưu trữ

- Công tác lưu trữ: có nhiều định nghĩa về công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của nhà nước (xã hội) bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.[27, tr.15]

Công tác lưu trữ là toàn bộ các quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ lưu trữ, nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ

chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ [32, tr.128]

- Theo Sách “Thuật ngữ hành chính”, H.2002 của Học viện Hành chính:

“Quản lý” là thuật ngữ chỉ hoạt động có ý thức của con người nhằm sắp xếp tổ chức, chỉ huy, điều hành, hướng dẫn, kiểm tra các quá trình xã hội và hoạt động của con người để hướng chúng phát triển phù hợp với quy luật xã hội, đạt được mục tiêu xác định theo ý chí của nhà quản lý với chi phí thấp nhất”

31

- Theo Từ điển Tiếng Việt Nam năm 2008: “Quản lý” là tổ chức, điều khiển hoạt động của một số đơn vị, cơ quan: quản lý lao động, quản lý theo công việc, quản lý nhân sự

Từ những cách hiểu trên, theo chúng tôi “Quản lý” được hiểu là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng bị quản lý nhằm đạt được những kết quả cao nhất với mục tiêu định trước

- Quản lý công tác lưu trữ bao gồm quản lý hoạt động lưu trữ và quản

lý tài liệu lưu trữ Trong đó:

+ Quản lý hoạt động lưu trữ bao gồm: Xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật, các tiêu chuẩn, văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về lưu trữ; Tổ chức, hướng dẫn các nghiệp vụ lưu trữ; Kiểm tra, đánh giá hiệu quả của công tác tổ chức lưu trữ

+ Quản lý tài liệu lưu trữ là thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ như thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ trong các phông lưu trữ; tổ chức bảo quản tài liệu lưu trữ; tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

1.3.2.Quản lý hoạt động lưu trữ

- Về tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ

Tại cơ quan, tổ chức có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản trực thuộc Bộ có Văn phòng thì tuỳ theo khối lượng công việc của công tác văn thư, lưu trữ có thể lập Phòng Văn thư - Lưu trữ hoặc bộ phận chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ [1] Để thực hiện tốt công tác lưu trữ hồ sơ, tài liệu, các Cục thuộc Bộ có bộ phận làm công tác văn thư, lưu trữ Hầu hết, bộ phận làm công tác văn thư, lưu trữ đều được bố trí thuộc Văn phòng Cục Riêng Cục Di sản văn hoá có Phòng Thông tin, Tư liệu thực hiện chức năng lưu trữ các hồ, sơ tài liệu chuyên ngành di sản văn hoá của Cục

Cục Bản quyền tác giả 01 Cao đẳng Văn thư,

Bảng 1.1 Nhân sự làm công tác lưu trữ tại các Cục thuộc Bộ VHTTDL

Theo bảng thống kê ở trên, tất cả các Cục đều có cán bộ làm công tác lưu trữ (hầu hết cán bộ văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ của cơ quan) Trong đó,

có 2/6 Cục (chiếm 33,3 %) bố trí cán bộ làm công tác lưu trữ có trình độ chuyên môn lưu trữ phù hợp với vị trí công việc Việc bố trí đủ nhân sự làm lưu trữ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ của cơ quan thực hiện có hiệu quả, đúng quy định nhà nước Tuy nhiên, khi cán bộ làm công tác văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ, thì công tác lưu trữ bị mờ nhạt hơn công tác văn thư Vì khối lượng công việc của văn thư các Cục nhiều, cán bộ văn thư chỉ tập trung cho công tác văn thư mà không có thời gian để thực hiện các công việc lưu trữ

- Ban hành các văn bản quản lý công tác lưu trữ cơ quan

Ban hành các văn bản quản lý công tác lưu trữ ở các Cục là việc rất quan trọng nhằm quy định thống nhất công tác lưu trữ theo quy định của nhà nước và phù hợp với thực tế của từng cơ quan Qua việc ban hành các văn bản

về lưu trữ còn thể hiện sự quan tâm, chỉ đạo của lãnh đạo các Cục đối với

33

công tác lưu trữ của cơ quan, trách nhiệm trong thực hiện công việc của cán

bộ làm công tác văn thư, lưu trữ Những văn bản các Cục cần phải ban hành

đó là: Quy chế công tác văn thư, lưu trữ; Quy định về lập hồ sơ, nộp lưu hồ

sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Quy chế khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan…

Hiện nay, hầu hết các Cục thuộc Bộ đang thực hiện công tác lưu trữ theo quy định, hướng dẫn chung của Nhà nước và Bộ VH-TT-DL Chỉ có Cục Bản quyền tác giả đã ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Nhưng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Cục Bản quyền tác giả ban hành năm 2001, nhiều nội dung không còn phù hợp với các quy định hiện hành của nhà nước

Nói chung, việc ban hành văn bản quản lý công tác lưu trữ của các cục thuộc Bộ VH-TT-DL chưa triển khai đồng bộ Hầu hết các cục chưa ban hành một văn bản nào quy định cụ thể về công tác lưu trữ cơ quan Trách nhiệm thực hiện công tác lưu trữ chỉ được quy định chung chung tại Quy chế hoạt động của các Cục

- Phổ biến, hướng dẫn nghiệp vụ

Sau khi văn bản quy định, hướng dẫn công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Nội vụ, Cục Văn thư, Lưu trữ nhà nước và Bộ VH-TT-DL ban hành và gửi đến các Cục Lãnh đạo các Cục cho ý kiến sao gửi đến bộ phận làm công tác văn thư, lưu trữ của Cục Cán bộ văn thư, lưu trữ các Cục kịp thời nắm bắt những quy định, hướng dẫn mới về văn thư, lưu trữ để triển khai, thực hiện các công việc

Ngoài ra, Phó Chánh Văn phòng phụ trách mảng văn thư, lưu trữ và cán bộ làm trực tiếp công tác văn thư, lưu trữ của các Cục thường xuyên được

cử tham gia các lớp tập huấn do Cục Văn thư, Lưu trữ nhà nước và Bộ TT-DL tổ chức

VH-Năm 2009-2012, Bộ đã tổ chức được 02 lớp tập huấn nhằm phổ biến Luật Lưu trữ, tập trung hướng dẫn công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ; chỉnh lý tài liệu lưu trữ…