Quản lý công tác lưu trữ của cơ quan Ủy ban kiểm tra trung ương Đảng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - NGUYỄN THỊ THƢ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA CƠ QUAN ỦY BAN KIỂM TRA TRUNG ƢƠNG ĐẢNG LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ HỌC Hà Nội, 2018 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - Nguyễn Thị Thƣ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA CƠ QUAN ỦY BAN KIỂM TRA TRUNG ƢƠNG ĐẢNG LUẬN VĂN THẠC SỸ Chuyên ngành : Lƣu trữ học Mã số : 60.32.03.01 Ngƣời hƣớng dẫn khoa học : PGS Nguyễn Văn Hàm Hà Nội, 2018 MỤC LỤC Trang số MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Mục tiêu đề tài Nhiệm vụ nghiên cứu 4 Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu 5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề Các nguồn tài liệu tham khảo Phƣơng pháp nghiên cứu 10 Đóng góp đề tài 11 Bố cục luận văn 11 Chƣơng TỔNG QUAN VỀ TÀI LIỆU LƢU TRỮ CỦA ỦY BAN, CƠ QUAN ỦY BAN KIỂM TRA TRUNG ƢƠNG 13 1.1 Khái quát Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng 13 1.1.1 Lịch sử hình thành hoạt động 13 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, lề lối làm việc cấu tổ chức 16 1.2 Khái quát Văn phòng Phòng Văn thƣ Lƣu trữ thuộc Văn phòng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng 18 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ tổ chức máy Văn phòng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng 18 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ tổ chức Phòng Văn thƣ – Lƣu trữ 20 1.3 Số lƣợng, nội dung, thành phần, đặc điểm giá trị tài liệu Ủy ban Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng 21 Chƣơng THỰC TRẠNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA CƠ QUAN ỦY BAN KIỂM TRA TRUNG ƢƠNG 31 2.1 Khái niệm, nội dung quản lý công tác lƣu trữ 31 2.1.1 Một số khái niệm 31 2.1.2 Nội dung quản lý công tác lƣu trữ 32 2.2 Thực trạng quản lý công tác lƣu trữ Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng 33 2.2.1 Tổ chức máy, cán 33 2.2.2 Xây dựng, ban hành văn 35 2.2.3 Đào tạo, bồi dƣỡng cán làm công tác lƣu trữ 37 2.2.4 Kiểm tra, hƣớng dẫn nghiệp vụ 38 2.2.5 Thống kê công tác lƣu trữ tài liệu lƣu trữ 39 2.2.6 Bố trí kinh phí bảo đảm sở vật chất 44 2.2.7 Về hợp tác, phối hợp với quan chức 45 2.2.8 Về tổ chức thực nghiệp vụ lƣu trữ 46 2.2.9 Một số nhận xét, đánh giá 57 Chƣơng CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA CƠ QUAN ỦY BAN KIỂM TRA TRUNG ƢƠNG 62 3.1 Giải pháp thứ đẩy mạnh việc thực chức năng, nhiệm vụ Lƣu trữ quan cán Lƣu trữ Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng 62 3.2 Giải pháp thứ hai tăng cƣờng đạo, kiểm tra, hƣớng dẫn nghiệp vụ 66 3.3 Giải pháp thứ ba nâng cao nhận thức lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên vị trí, vai trị, tầm quan trọng cơng tác lƣu trữ tài liệu lƣu trữ 69 3.4 Giải pháp thứ tƣ bổ sung, xây dựng ban hành văn công tác lƣu trữ 70 3.5 Giải pháp thứ năm thu thập tài liệu vào lƣu trữ quan 78 3.6 Giải pháp thứ sáu xử lý nghiệp vụ tài liệu lƣu trữ t thu thập tài liệu Lƣu trữ quan 80 KẾT LUẬN 83 TÀI LIỆU THAM KHẢO 85 PHỤ LỤC 91 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Công tác kiểm tra, giám sát vấn đề kỷ luật có vị trí quan trọng lãnh đạo Đảng công tác xây dựng Đảng Vì vậy, kể t thành lập đến nay, Đảng ta luôn ý đến công tác kiểm tra, giám sát việc giữ gìn kỷ luật Đảng Để giúp việc Ban Chấp hành Trung ƣơng, Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ, Đảng ta thành lập Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng Trong đó, Uỷ ban Kiểm tra Trung ƣơng quan kiểm tra, giám sát chuyên trách Ban Chấp hành Trung ƣơng, thực nhiệm vụ, quyền hạn đƣợc quy định Điều lệ Đảng; tham mƣu, giúp Ban Chấp hành Trung ƣơng, Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ đạo, hƣớng dẫn tổ chức thực nhiệm vụ kiểm tra, giám sát thi hành kỷ luật Đảng Cơ quan Uỷ ban Kiểm tra Trung ƣơng quan tham mƣu, giúp Uỷ ban Kiểm tra Trung ƣơng thực nhiệm vụ, quyền hạn công tác kiểm tra, giám sát thi hành kỷ luật Đảng theo quy định Điều lệ Đảng thực nhiệm vụ Ban Chấp hành Trung ƣơng, Bộ Chính trị, Ban Bí thƣ giao; đồng thời quan chuyên môn, nghiệp vụ công tác kiểm tra, giám sát thi hành kỷ luật Đảng Trung ƣơng Trong trình hoạt động Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng, khối lƣợng lớn tài liệu lƣu trữ đƣợc sản sinh phản ánh toàn diện hoạt động kiểm tra, giám sát, kỷ luật Đảng ta nói chung cấp chiến lƣợc nói riêng Để phục vụ hoạt động Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng, mặt cần làm tốt nội dung nghiệp vụ công tác lập hồ sơ công việc t hình thành hồ sơ chuyên viên, vụ, đơn vị đến việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, lập hồ sơ, bổ sung, khai thác sử dụng bảo quản tài liệu Lƣu trữ quan; đồng thời cần hoàn thiện chế, sách, hệ thống văn bản; nâng cao nhận thức, trình độ nghiệp vụ chun mơn cho cán bộ, chuyên viên nói chung đặc biệt đội ngũ cán văn thƣ, lƣu trữ chuyên trách nói riêng; bố trí phịng kho; hợp tác, phối hợp với quan có liên quan để tổ chức cơng tác lƣu trữ… Những nội dung nói có tiến bộ, kết đạt đƣợc quan trọng thời gian qua, song để thúc đẩy nữa, giúp cho công tác lƣu trữ Ủy ban Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng ngày vào nề nếp, chuyên nghiệp hơn, tác giả lựa chọn đề tài “Quản lý công tác lưu trữ Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ương Đảng” làm luận văn cao học chuyên ngành lƣu trữ học Mục tiêu đề tài Thực chủ đề đây, đề tài có mục tiêu nhƣ sau: Thứ nhất, phân tích thực trạng quản lý cơng tác lƣu trữ Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng hoạt động quản lý (cơ chế, sách, hệ thống văn bản; trình độ chun mơn nghiệp vụ cán bộ; bố trí phịng kho; hợp tác, phối hợp với quan có liên quan) tổ chức thực hoạt động nghiệp vụ: công tác lập hồ sơ công việc, bổ sung, thu thập tài liệu vào lƣu trữ quan, chỉnh lý, xác định giá trị, lập hồ sơ hồn thiện hồ sơ có, khai thác sử dụng, bảo quản tài liệu Lƣu trữ quan Thứ hai, sở phân tích, đánh giá thực trạng đây, luận văn đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quản lý công tác lƣu trữ Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng thời gian tới Nhiệm vụ nghiên cứu Để thực mục tiêu nghiên cứu trên, đề tài có nhiệm vụ sau: - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức Ủy ban Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng - Khảo sát, nghiên cứu tình hình tài liệu; đặc điểm, thành phần, nội dung, giá trị tài liệu lƣu trữ Ủy ban Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng - Nghiên cứu hoạt động quản lý công tác lƣu trữ Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng 4 Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tƣợng nghiên cứu Đề tài nghiên cứu nội dung chủ yếu liên quan đến quản lý công tác lƣu trữ Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng 4.2 Phạm vi nghiên cứu - Về thời gian : Luận văn nghiên cứu công tác lƣu trữ Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng t năm 2001 đến (t nhiệm kỳ Đại hội IX đến 2018) - Về không gian : Luận văn nghiên cứu công tác lƣu trữ Cơ quan Ủy ban Kiểm tra Trung ƣơng Đảng Cộng sản Việt Nam Lịch sử nghiên cứu vấn đề Để thực luận văn này, tác giả tìm hiểu số nghiên cứu liên quan trực tiếp gián tiếp đến quản lý công tác lƣu trữ quan, tổ chức đảng nhƣ sau : Thứ nhất, đề tài, đề án nghiên cứu khoa học Thời gian qua, Cục Lƣu trữ Văn phịng Trung ƣơng Đảng có số đề tài, đề án có liên quan đến cơng tác lƣu trữ Đảng nói chung ban đảng nói riêng nhƣ : Đề tài “Khung phân loại tài liệu ban, đảng ủy khối trực thuộc Trung ƣơng” Phòng Thu thập – Chỉnh lý thực (năm 2004), Đề tài “Xác định nguồn thành phần tài liệu quan, tổ chức Đảng thuộc diện nộp lƣu vào Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng” (năm 1998 – 2000) Nguyễn Lệ Nhung làm chủ nhiệm Đề án "Nghiên cứu, xây dựng Danh mục hồ sơ xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu phông Ban Chỉ đạo Tây Bắc, Ban Chỉ đạo Tây Nguyên Ban Chỉ đạo Tây Nam Bộ" tác giả Nguyễn Thị Linh, Nguyễn Quốc Dũng, Nguyễn Kim Phƣợng, Nhàn Thị Lá thực năm 2011-2012 Đề án nghiên cứu thực trạng đề xuất danh mục thời hạn bảo quản tài liệu ba Ban Chỉ đạo Tây Bắc, Tây Nguyên Tây Nam Bộ Đề án “Nghiên cứu xây dựng chế độ lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ hành quan, tổ chức đảng t Trung ƣơng đến sở” (2008) Trần Minh Hoàng làm chủ nhiệm Đây lần đầu nghiên cứu Đảng đề cập đến công tác lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ vào lƣu trữ hành quan, tổ chức đảng t Trung ƣơng đến sở Qua nhóm nghiên cứu đề xuất ban hành Hƣớng dẫn số 22-HD/VPTW, ngày 06-11-2009 Văn phòng Trung ƣơng Đảng lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ hành quan, tổ chức đảng cấp Đề án “Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ quan ban, quan đảng Trung ƣơng, thực trạng giải pháp” (năm 2015-2016) tác giả Hoàng Quốc Tuấn, Nguyễn Thị Hồng Phƣợng, Đỗ Quốc Toán, Nguyễn Quốc Dũng thực Nội dung đề án là, sở đánh giá kết đạt đƣợc tồn công tác lập giao nộp hồ sơ quan, tổ chức đảng trực thuộc Trung ƣơng, đề án tham mƣu giúp Văn phòng Trung ƣơng ban hành Hƣớng dẫn số 17-HD/VPTW ngày 16/12/2016 lập hồ sơ nộp lƣu hồ sơ, tài liệu vào lƣu trữ quan (thay Hƣớng dẫn số 22-HD/VPTW) Đề án “Tổ chức quản lý tài liệu quan, tổ chức đảng, tổ chức trị - xã hội xã, phƣờng, thị trấn” (năm 2016) Tơ Thị Kim Đính làm chủ nhiệm Sản phẩm Đề án Hƣớng dẫn số 15-HD/VPTW, ngày 14/12/2016 Văn phòng Trung ƣơng Đảng quản lý tài liệu lƣu trữ quan, tổ chức đảng tổ chức trị - xã hội cấp xã, phƣờng, thị trấn… Ngồi ra, Cục Lƣu trữ Văn phịng Trung ƣơng nghiên cứu số đề tài phông lƣu trữ cá nhân, danh mục hồ sơ, mật danh tài liệu, tài liệu nghe nhìn, t khóa tài liệu lƣu trữ Đảng nói chung ban nói riêng Thứ hai, luận án, luận văn thạc sĩ bảo vệ Khoa Lưu trữ học Quản trị văn phòng trường Đại học Khoa học xã hội nhân văn (ĐHQG Hà Nội) Tác giả Nguyễn Quốc Dũng với luận án tiến sĩ chuyên ngành lƣu trữ học với chủ đề “Quản lý phát huy giá trị tài liệu Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh” để trình bày, phân tích tồn diện, tổng thể công tác quản lý phát huy giá trị tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh Luận án đề cập chủ yếu tới việc quản lý phát huy giá trị tài liệu Chủ tịch Hồ Chí Minh Lƣu trữ lịch sử Trung ƣơng Đảng, tác giả đề cập đến công tác quan lƣu giữ, bảo quản tài liệu thuộc Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh Về luận văn thạc sĩ, tác giả nhận thấy có nghiên cứu sau : Đề tài luận văn “Tổ chức khoa học tài liệu Ban Kinh tế Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam” (1998) tác giả Đỗ Thị Huấn Trong luận văn này, tác giả nêu lên thực trạng công tác thu thập, giao nộp lƣu trữ quan; phân loại, lập hồ sơ, xác định giá trị tài liệu… Ban Kinh tế Trung ƣơng, t đề xuất giải pháp để tổ chức khoa học tài liệu Ban Kinh tế Trung ƣơng Đề tài luận văn “Lập hồ sơ hành ban đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung ương - Thực trạng giải pháp” tác giả Trịnh Thị Hà (năm 2007) Trong đề tài này, tác giả trình bày thực trạng cơng tác lập hồ sơ hành ban đảng trực thuộc Ban Chấp hành Trung ƣơng; đồng thời đƣợc nguyên nhân ảnh hƣởng đến đến công tác lập hồ sơ hành quan Trên sở đó, đề tài nêu lên số kiến nghị với cấp có thẩm quyền lãnh đạo ban số giải pháp chính, trƣớc mắt để giải tình trạng tài liệu khơng đƣợc lập hồ sơ nhƣ ban, thúc đẩy công tác lập hồ sơ hành ban theo quy định, góp phần vào cơng tác lãnh đạo, điều hành Đảng ngày hiệu Luận văn thạc sĩ "Tổ chức khoa học khai thác, sử dụng tài liệu Phông lưu trữ Uỷ ban Kiểm tra Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam" học viên Nguyễn Thị Út Trang năm 2008 Đề tài khảo sát thực trạng công tác tổ chức khoa học khai thác, sử dụng tài liệu Phông lƣu trữ Uỷ ban Kiểm tra Trung ƣơng T đánh giá ƣu điểm, hạn chế cơng tác tổ chức khoa học tài liệu, đồng thời đánh giá đƣợc hiệu việc khai thác, sử dụng tài liệu lƣu trữ phục vụ hoạt động quan Cụ thể nhiều đợt chỉnh lý đƣợc thực khoa học, nghiêm túc, thu thập, bổ sung đƣợc khối lƣợng lớn tài liệu kho lƣu trữ; tiến hành lập hồ sơ, phân loại xác định giá trị tài liệu cho hồ sơ đó, tạo sở cho công tác tổ chức khoa học tài liệu Ủy ban đƣợc thực có chất lƣợng thời gian tới Bên cạnh đó, đề tài nêu lên tồn nhƣ : Tài liệu đƣợc thu thập, bổ sung kho lƣu trữ chậm chạp, không triệt để; chƣa xây dựng đƣợc phƣơng án phân loại chi tiết cho tài liệu tồn phơng; cơng tác lập hồ sơ cịn kém, chất lƣợng chƣa cao nên gây ảnh hƣởng tới kết thực khâu nghiệp vụ khác có xác định giá trị tài liệu; hệ thống công cụ tra cứu cịn thủ cơng, đơn giản chƣa đáp ứng tốt yêu cầu khai thác độc giả Trên sở kết khảo sát, đề giải pháp nhằm nâng cao chất lƣợng công tác tổ chức khoa học tài liệu, nâng cao hiệu khai thác, sử dụng tài liệu Phông lƣu trữ Uỷ ban Kiểm tra Trung ƣơng phục vụ hoạt động quan nói riêng Đảng nói chung… Luận văn “Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ đảng uỷ khối trực thuộc Trung ương Kho Lưu trữ Trung ương Đảng” tác giả Trịnh Thị Hƣơng thực năm 2009 Đề tài góp phần làm rõ thực trạng tài liệu phông lƣu trữ đảng uỷ khối đƣợc giao nộp Kho Lƣu trữ Trung ƣơng đề xuất phƣơng pháp tổ chức khoa học tài liệu phông lƣu trữ đảng uỷ khối Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Luận văn “Sưu tầm, thu thập tài liệu Phông lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh Kho Lưu trữ Trung ương Đảng - Thực trạng giải pháp” tác giả Nguyễn Quốc Dũng thực năm 2009 Luận văn Nguyễn Quốc Dũng nghiên cứu thực trạng đề xuất giải pháp công tác sƣu tầm, thu thập quản lý tài liệu Phông lƣu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh Kho Lƣu trữ Trung ƣơng Đảng Đề tài luận văn “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Tạp chí Cộng sản” học viên Nguyễn Thị Quỳnh Lan năm 2015 Luận văn đƣợc tác giả nghiên cứu tập trung vào vấn đề sau : (1) Phân tích thực trạng tài liệu kho lƣu trữ Tạp chí Cộng sản; (2) Đƣa giải pháp tổ chức khoa học tài liệu lƣu trữ Tạp chí Cộng sản (về trình tự, quy trình phƣơng pháp tổ chức khoa học); đồng thời tác giả nêu lên số kiến nghị Cục Lƣu trữ Văn phòng Trung ƣơng Tạp chí Cộng sản