Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các Tập đoàn kinh tế Việt Nam

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN THỊ KIM BÌNH TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA CÁC TẬP ĐOÀN KINH TẾ VIỆT NAM LUẬN ÁN TIẾN SĨ NGÀNH LƢU TRỮ HỌC HÀ NỘI - 2016 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN THỊ KIM BÌNH TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA CÁC TẬP ĐOÀN KINH TẾ VIỆT NAM Chuyên ngành: Lƣu trữ học Mã số: 62.32.24.01 LUẬN ÁN TIẾN SĨ NGÀNH LƢU TRỮ HỌC Chủ tịch Hội đồng Ngƣời hƣớng dẫn khoa học PGS.TS Vũ Thị Phụng GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm TS Nguyễn Thị Liên Hương HÀ NỘI - 2016 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu độc lập cá nhân tơi Các tài liệu sử dụng luận án trích dẫn rõ ràng Các kết luận khoa học luận án chưa công bố công trình người khác Tác giả Nguyễn Thị Kim Bình DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết đầy đủ Từ viết tắt DNNN Doanh nghiệp nhà nước EVN Tập đoàn Điện lực Việt Nam HĐTT-ĐGTW Hội đồng thẩm tra – Đánh giá trung ương KHKT Khoa học kỹ thuật LBN Liên bang Nga PAC Trung tâm Lưu trữ Dầu khí PNVTW Phịng Nghiệp vụ Trung ương PVN Tập đồn Dầu khí Việt Nam TĐ Tập đồn TĐKT Tập đồn kinh tế TĐKTNN Tập đoàn kinh tế nhà nước TCT Tổng công ty TLLT Tài liệu lưu trữ TNHH Trách nhiệm hữu hạn TTLTQG Trung tâm lưu trữ quốc gia VNPT Tập đồn Bưu - Viễn thơng Việt Nam VRG Tập đồn Cơng nghiệp cao su Việt Nam VINACOMIN Tập đồn Cơng nghiệp Than – Khống sản Việt Nam VINACHEM Tập đồn Hóa chất Việt Nam VINATEX Tập đồn Dệt may Việt Nam VINASHIN Tập đồn Cơng nghiệp Tàu thủy Việt Nam DANH MỤC CÁC BẢNG Tên bảng Trang Bảng 2a: Số liệu thống kê tỷ lệ vốn nhà nước/ loại hình cơng ty 41 TĐKTNN Bảng 2b: Khối lượng tài liệu bảo quản kho lưu trữ 46 Công ty mẹ Bảng 3a: Biên chế cán lưu trữ Cơng ty mẹ 62 Bảng 3b: Trình độ chun mơn đội ngũ cán PAC 64 MỤC LỤC Lời cam đoan Danh mục từ viết tắt Danh mục bảng Mục lục Tính cấp thiết đề tài Phạm vi nghiên cứu đề tài Giả thuyết nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu đề tài Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài Phƣơng pháp nghiên cứu Các nguồn tài liệu tham khảo Những đóng góp luận án Bố cục đề tài i ii ii 6 10 11 12 Chƣơng TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ NHỮNG VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN ĐỀ TÀI LUẬN ÁN 1.1 Tổng quan cơng trình nghiên cứu đƣợc thực nƣớc liên quan đến đề tài luận án 1.2 Tổng quan cơng trình nghiên cứu đƣợc thực Việt Nam liên quan đến đề tài luận án 1.3 Những vấn đề luận án cần tập trung giải Chƣơng TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ TÀI LIỆU HÌNH THÀNH TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC TẬP ĐỒN KINH TẾ NHÀ NƢỚC VIỆT NAM 2.1 Các khái niệm 2.1.1 Khái niệm TĐKT TĐKTNN 2.1.2 Khái niệm tổ chức, quản lý, tổ chức quản lý công tác lưu trữ 2.2 Tổng quan TĐKTNN Việt Nam 2.2.1 Lịch sử hình thành phát triển TĐKTNN Việt Nam 2.2.2 Đặc điểm TĐKTNN Việt Nam 2.2.3 Vai trò TĐKTNN kinh tế đất nước 2.3 Thành phần nội dung tính đ c th giá trị TLLT TĐKTNN 2.3.1 Thành phần, nội dung TLLT 14 18 28 30 30 31 36 36 38 43 45 45 2.3.2 Tính đặc thù TLLT 2.3.3 Giá trị, ý nghĩa TLLT TIỂU KẾT CHƢƠNG 50 54 60 Chƣơng THỰC TẾ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA CÁC TĐKTNN VIỆT NAM VÀ KINH NGHIỆM LƢU TRỮ DOANH NGHIỆP MỘT SỐ NƢỚC TRÊN THẾ GIỚI 3.1 Tình hình tổ chức cơng tác lƣu trữ TĐKTN 3.1.1 Tổ chức phận lưu trữ 3.1.2 Nhân thực công tác lưu trữ 3.1.3 Nơi bảo quản tài liệu, thiết bị phục vụ công tác lưu trữ Tập đồn 3.2 Tình hình quản lý công tác lƣu trữ TĐKTNN 3.2.1 Quản lý Nhà nước công tác lưu trữ TĐKTNN 3.2.1.1 Ban hành văn quản lý hướng dẫn công tác lưu trữ 3.2.1.2 Tuyên truyền, phổ biến pháp luật lưu trữ 3.2.1.3 Chỉ đạo, hướng dẫn triển khai thực công tác lưu trữ 3.2.1.4 Kiểm tra, đánh giá việc thực công tác lưu trữ 3.2.2 Tình hình quản lý cơng tác lưu trữ TĐKTNN 3.2.2.1 Ban hành văn đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ 3.2.2.2 Triển khai thực nghiệp vụ lưu trữ 3.2.2.3 Kiểm tra, hướng dẫn đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ 3.3 Đánh giá chung tổ chức quản lý công tác lƣu trữ TĐKTNN 3.3.1 Những kết đạt 3.3.2 Những hạn chế 3.4 Lƣu trữ doanh nghiệp TĐKT số nƣớc giới kinh nghiệm cho Việt Nam 3.4.1 Lưu trữ TĐKT Liên bang Nga 3.4.2 Lưu trữ doanh nghiệp, TĐKT số nước khác 3.4.3 Một số kinh nghiệm cho Việt Nam TIỂU KẾT CHƢƠNG Chƣơng GIẢI PHÁP TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CƠNG TÁC LƢU TRỮ CÁC TẬP ĐỒN KINH TẾ NHÀ NƢỚC VIỆT NAM 4.1 Nguyên tắc tổ chức quản lý công tác lƣu trữ TĐKTNN 4.1.1 Phù hợp với đặc điểm tổ chức, hoạt động xu hướng phát triển 61 61 62 65 66 66 66 69 70 70 71 71 73 80 81 81 83 95 95 99 102 105 106 106 ĐKTNN 4.1.2 Phù hợp với đặc thù TLLT Tập đồn 4.1.3 Phục vụ có hiệu cho hoạt động Tập đoàn 4.2 Các giải pháp tổ chức quản lý công tác lƣu trữ TĐKTNN 4.2.1 Hoàn thiện sở lý luận công tác lưu trữ kinh tế thị trường 4.2.1.1 Nghiên cứu xác định rõ nội hàm số khái niệm lưu trữ học 4.2.1.2.Nghiên cứu vận dụng phù hợp lý luận xác định giá trị tài liệu theo yêu cầu 4.2.2 Hoàn thiện sở pháp lý công tác lưu trữ 4.2.2.1 Điều chỉnh số khái niệm Luật Lưu trữ, giới hạn quy định chỉnh lý tài liệu lưu trữ bổ sung quy định ký gửi tài liệu lưu trữ 4.2.2.2 Đảm bảo tính đồng bộ, thống hệ thống pháp luật lĩnh vực lưu trữ 4.2.2.3 Xây dựng chế tài xử lý hành vi vi phạm pháp luật công tác lưu trữ 4.2.3 Đổi chế tổ chức thẩm tra – đánh giá TLLT quan quản lý nhà nước lưu trữ 4.2.4 Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ TĐKTNN giai đoạn 4.2.4.1 Quản lý TLLT doanh nghiệp thuộc TĐKTNN cổ phần hóa 4.2.4.2 Quản lý TLLT Công ty mẹ doanh nghiệp thành viên thuộc sở hữu 100% vốn nhà nước 4.2.4.3 Quản lý tài liệu doanh nghiệp thành viên lại 4.2.4.4 Quản lý TLLT đơn vị nghiệp hạch toán độc lập đơn vị nghiệp trực thuộc Cơng ty mẹ 4.2.4.5 Ban hành sách nhà nước để quản lý tài liệu TĐKTNN 4.2.5 Tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ TĐKTNN tương lai - hoàn thành tái cấu 4.2.6 Đổi tổ chức quản lý công tác lưu trữ TĐKTNN TIỂU KẾT KẾT LUẬN DANH MỤC CƠNG TRÌNH KHOA HỌC CỦA TÁC GIẢ LIÊN QUAN ĐẾN LUẬN ÁN TÀI LIỆU THAM KHẢO PHỤ LỤC 108 110 111 112 112 115 117 117 118 121 123 124 125 126 129 131 132 135 137 145 146 151 152 164 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Ngay từ năm 2005, hội nghị lần thứ tư Ban chấp hành Trung ương Đảng (khóa VIII) xác định nhiệm vụ: “Tổng kết mơ hình tổng cơng ty nhà nước, sở xây dựng tổng cơng ty thực trở thành tập đồn kinh tế mạnh, có hiệu sức cạnh tranh cao, thực xương sống kinh tế” [47,71] Hiện thực hóa chủ trương trên, ngày 23/3/2005 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 58/2005/QĐ-TTg phê duyệt đề án thí điểm hình thành Tập đồn Bưu - Viễn thơng Việt Nam (gọi tắt VNPT) Đây thời điểm khởi đầu cho đời hàng loạt Tập đoàn kinh tế Nhà nước (TĐKTNN) sau thời gian dài doanh nghiệp nhà nước (DNNN) hoạt động theo mơ hình Tổng cơng ty (TCT) Ngồi 10 TĐKTNN (khơng tính Tập đồn Cơng nghiệp Tàu thủy Việt Nam - VINASHIN phá sản), Việt Nam cịn có nhiều Tập đoàn kinh tế (TĐKT) thuộc thành phần kinh tế phi nhà nước Trong đó, phần lớn TĐKTNN Việt Nam (7/10) hình thành sở tổ chức, xếp lại TCT 91 thành lập theo Quyết định số 91/TTg ngày 07/3/1994 Thủ tướng Chính phủ việc thí điểm thành lập tập đoàn kinh doanh Tất TĐKT Việt Nam hoạt động theo mơ hình Cơng ty mẹ - Cơng ty Trong q trình hoạt động sản xuất kinh doanh, TĐKT sản sinh khối lượng lớn tài liệu lưu trữ (TLLT) Những tài liệu cần tổ chức khoa học theo lý luận công tác lưu trữ pháp luật nhà nước để phục vụ tốt cho hoạt động Tập đoàn Việc tổ chức công tác lưu trữ TĐKT đặt cho quan quản lý, nhà nghiên cứu Tập đồn nhiều câu hỏi: TLLT TĐKT có giá trị ý nghĩa doanh nghiệp quốc gia? tình hình cơng tác lưu trữ Tập đoàn nào? tổ chức quản lý để phục vụ khai thác sử dụng hiệu quả? có cần thiết tập trung TLLT Tập đoàn để bảo quản Trung tâm lưu trữ quốc gia hay lựa chọn hình thức lưu trữ khác cho phù hợp thực tiễn Tập đoàn đặc điểm tài liệu? …Trả lời câu hỏi điều có ý nghĩa tình hình lý sau: - Thứ nhất, TĐKT doanh nghiệp có quy mơ lớn vốn cấu tổ chức, sản xuất kinh doanh ngành, lĩnh vực kinh tế then chốt kinh tế quốc dân như: dầu khí, viễn thơng, điện, tài ngun, khống sản… Tài liệu Tập đoàn sản sinh q trình sản xuất kinh doanh có giá trị thực tiễn cao, chúng cần tổ chức quản lý tốt để khai thác sử dụng phục vụ cho sản xuất kinh doanh Tập đoàn Về lâu dài, nguồn tài liệu có giá trị phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử đất nước góc độ kinh tế, khoa học công nghệ, khoa học quản lý, hội nhập kinh tế giới Chúng có giá trị để nghiên cứu lịch sử phát triển ngành, lĩnh vực kinh tế mũi nhọn đất nước nói riêng lịch sử phát triển kinh tế đất nước nói chung Tuy nhiên, thực trạng cơng tác lưu trữ doanh nghiệp nhiều bất cập tổ chức quản lý Nếu không nghiên cứu để có giải pháp khắc phục kịp thời bất cập khơng Tập đồn, mà quốc gia nhiều TLLT có giá trị nhiều mặt Trong bối cảnh nhà nước tiến hành tái cấu trúc kinh tế, đó, tái cấu DNNN nhiệm vụ trọng tâm hội để lưu trữ TĐKTNN chấn chỉnh lại hoạt động Từ đó, ngành lưu trữ đưa hành động phù hợp nhằm cải thiện tình hình, củng cố nâng cao vị trí, uy tín xã hội - Thứ hai, nghiên cứu vấn đề tổ chức quản lý công tác lưu trữ TĐKT để tổng kết, đánh giá lại lý luận lưu trữ học vận dụng vào thực tế Tập đoàn thời gian vừa qua Thời gian qua, lý luận lưu trữ học Việt Nam xây dựng, hoàn thiện sở thực tiễn đất nước kế thừa lý luận lưu trữ học nhiều nước như: Nga, Pháp, Trung quốc… có đóng góp định cho nghiệp phát triển chung dân tộc Tuy nhiên, nhiều nguyên nhân khác nhau, hệ thống lý luận bộc lộ số bất cập, từ khái niệm, nghiệp vụ đến việc nghiên cứu xây dựng công cụ giúp lựa chọn tài liệu có giá trị để đưa vào bảo quản tổ chức khai thác sử dụng Điều nhận thấy qua chất lượng TLLT bảo quản kho lưu trữ, hiệu khai thác sử dụng tài liệu chưa cao, không tương xứng với chi phí bỏ giá trị tiềm ẩn TLLT - Thứ ba, thực tiễn công tác lưu trữ gương phản chiếu trung thực tuân thủ, vận dụng quy định pháp luật vào thực tế đời sống Vì vậy, nghiên cứu vấn đề tổ chức quản lý công tác lưu trữ TĐKT để tổng kết, đánh giá lại hệ thống văn quản lý nhà nước lưu trữ Trên sở nghiên cứu biện pháp để hoàn thiện sở pháp lý công tác lưu trữ, giúp TĐKT thực tốt hoạt động Những phân tích khẳng định ý nghĩa khoa học ý nghĩa thực tiễn đề tài: “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ Tập đoàn kinh tế Việt Nam” mà chọn nghiên cứu để làm luận án tiến sĩ Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu đề tài - Về đối tượng khách thể nghiên cứu: Hiện nay, có nhiều TĐKT thuộc thành phần kinh tế khác hoạt động lãnh thổ Việt Nam Tuy nhiên, đề tài giới hạn phạm vi nghiên cứu vấn đề tổ chức quản lý công tác lưu trữ số TĐKTNN hình thành cở sở tổ chức, xếp lại TCT 91 như: Tập đồn Dầu khí Quốc gia Việt Nam, Tập đồn Bưu Viễn thơng Quốc gia Việt Nam, Tập đồn Điện lực Quốc gia Việt Nam, Tập đồn Cơng nghiệp Than - Khoáng sản Việt ... TĐKTNN Việt Nam Chƣơng Các giải pháp tổ chức quản lý công tác lƣu trữ TĐKTNN Việt Nam Để định hướng cho tổ chức công tác lưu trữ TĐKTNN, chương đưa số nguyên tắc việc tổ chức công tác lưu trữ Tập đoàn. .. trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ số TĐKTNN; phân tích nguyên nhân bất cập tổ chức quản lý công tác lưu trữ Tập đoàn - Thứ ba, từ thực tiễn công tác lưu trữ TĐKTNN, sở lý luận lưu trữ học,... THỰC TẾ TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƢU TRỮ CỦA CÁC TĐKTNN VIỆT NAM VÀ KINH NGHIỆM LƢU TRỮ DOANH NGHIỆP MỘT SỐ NƢỚC TRÊN THẾ GIỚI 3.1 Tình hình tổ chức cơng tác lƣu trữ TĐKTN 3.1.1 Tổ chức phận lưu