Bài Giảng Phòng Chống Rủi Ro Và Quản Lý Lịch

Quản trị dự án máy tính với Microsoft Project Khoa CNTT - Đại học Kinh doanh Công nghệ Hà Nội Lộ trình môn học  Bài 1: Dự án quy trình quản lý dự án  Bài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project (MSP)  Bài 3: Quản lý yêu cầu dự án  Bài 4: Xây dựng lịch trình công việc  Bài 5: Phòng chống rủi ro quản lý lịch  Bài 6: Thiết lập điều phối nguồn lực  Bài 7: Quản lý chi phí dự án  Bài 8: Các kỹ thuật giám sát dự án  Bài 9: Ôn tập kiểm tra BÀI PHÒNG CHỐNG RỦI RO VÀ QUẢN LÝ LỊCH Nội dung              Luyện tập sơ đồ mạng công việc đường găng Đảm bảo tối ưu hóa đường Găng Xác định rủi ro đường Găng Quét nguồn rủi ro Đánh giá khả ảnh hưởng rủi ro Tính giá trị rủi ro Xác định chiến lược phòng chống rủi ro Xây dựng file quản lý rủi ro Xây dựng Custom Field quản lý rủi ro Lọc, xếp phân nhóm rủi ro Đánh dấu rủi ro trọng yếu Tính chi phí nhân lực phòng chống rủi ro Giám sát rủi ro  Xác định số ngày làm việc để hoàn thành dự án  Tính ngày kết thúc dự án  Nhập ngày tháng MSP  Các loại lịch MSP  Thử nghiệm loại lịch chuẩn: Standard, 24 Hours, Night Shifts  Tự định nghĩa lịch  Phân tích ảnh hưởng lịch với dự án  Đăng ký ngày nghỉ  Các thiết đặt lịch MSP Luyện tập vẽ sơ đồ mạng công việc tìm đường găng ID Công việc Thời gian (h) Trình tự A Làm cọc tre Làm B Vót nan tre Làm C Chọn mặt Làm D Trồng cọc chuồng thỏ Sau A, C E Đan rào ch thỏ Sau B F Lót chuồng thỏ Sau D, E G Mua thỏ Sau C H Thả thỏ vào chuồng Sau F, G I Làm máng thức ăn Sau F K Phục vụ khách Sau I Đảm bảo tối ưu hóa đường găng  Đường găng chi phối thời gian hoàn thành dự án  công việc đường găng bị ảnh hưởng  tổng thời gian hoàn thành dự án bị ảnh hưởng theo  Đường găng thể thời gian ngắn để hoàn thành dự án  đảm bảo thành công công việc đường găng giúp dự án hoàn thành hạn nhanh  Tối ưu hóa công việc đường găng nhằm rút ngắn thời gian, tiết kiệm chi phí giúp thu ngắn thời gian tổng thể dự án tối ưu hóa nguồn lực  Công tác phòng chống rủi ro thực nhằm đảm bảo công việc đường găng thành công  Công tác điều phối cân nguồn lực giúp tối ưu hóa công việc đường găng Quy trình phòng chống rủi ro 0 Xác Xác định định đường đường găng găng 1 Xác Xác định định các nguồn nguồn rủi rủi ro ro 6 Cập Cập nhật nhật kế kế hoạch hoạch dự dự án án để để thực thực hiện phòng phòng chống chống rủi rủi ro ro 2 Xác Xác định định các rủi rủi ro ro 3 Đánh Đánh giá giá rủi rủi ro ro 5 Xây Xây dựng dựng kế kế hoạch hoạch 4 Lựa Lựa chọn chọn chiến chiến lược lược phòng phòng chống, chống, khắc khắc phục phục xử xử lý lý rủi rủi ro ro Xác định rủi ro đường găng  Thiết lập ma trận công việc đường găng nguồn rủi ro  Tiến hành xác định rủi ro với nguồn công việc thuộc đường găng     Lập danh sách rủi ro Tiến hành đánh giá cập nhật thuộc tính rủi ro # Công việc Thời gian Làm sau Xin cấp đất tuần Chuẩn bị mặt tuần Xây phân xưởng tuần Xây nhà làm việc 10 tuần Lắp đặt thiết bị tuần Lắp đặt hệ thống điện tuần 4, Lắp hệ xử lý nước thải tuần Chạy thử tuần Băt đầu sản xuất tuần Tính toán phương án phòng chống rủi ro Tính toán chi phí phòng chống rủi ro Ma trận xác định rủi ro Công việc Con người Máy móc Vật tư / Tài Xin cấp đất Sai thủ tục Chuẩn bị mặt Thiếu máy ủi Xây phân xưởng Tai nạn lao động Lắp đặt thiết bị Sai quy trình Thiếu xi măng Lắp đặt hệ thống điện Chạy thử Băt đầu sản xuất Phối hợp / Khác Thiếu vật tư Chưa quen hệ thống Quá tải sai công suất Mất điện Thiếu nhiên liệu Đánh giá rủi ro  Đánh giá khả xảy  Xác định xác suất xảy rủi ro tùy theo tình hình dự án biện pháp phòng chống thực   Thường tính giá trị % mức độ: Cao, Trung bình, Thấp Đánh giá mức độ ảnh hưởng  Đánh giá mức độ ảnh hưởng chi phí, thời gian, chất lượng rủi ro xảy  Thường sử dụng thang mức độ 1-5 giá trị: Cao, Trung bình, Thấp Tính giá trị rủi ro Khả Khả năng xảy xảy ra Mức Mức độ độ ảnh ảnh hưởng hưởng Giá Giá trị trị rủi rủi ro ro Chiến lược xử lý rủi ro Giảm thiểu Né tránh   Tác động làm giảm khả xảy mức độ ảnh hưởng Triệt tiêu nguồn rủi ro, thay đổi công nghệ, lịch trình giải pháp thay nhằm né tránh rủi ro Chuyển Chấp nhận  Chuyển công việc nguồn rủi ro cho đối tác khác thực  Chấp nhận tồn rủi ro mà không chủ động giảm thiểu chi phí “quá lớn” khả giảm thiểu  Vẫn chuẩn bị phương án khắc phục theo dõi đặn rủi ro Lập danh sách rủi ro ID Rủi ro Khả Mức độ Giá trị Chiến lược Thiếu xi măng 50% 2.0 Giảm thiểu Phòng chống: Mua dư 20% Khắc phục: Vay bên cạnh Hỏng máy ủi Tính chi phí phòng chống rủi ro  Khai báo thời gian thực công việc phòng chống  Khai báo loại chi phí cho phòng chống rủi ro  Khai báo chi phí cụ thể theo loại chi phí  Sử dụng task usage, resource usage thống kê chi phí  In báo cáo chi phí Xác định số ngày làm việc để hoàn thành dự án Vẽ sơ đồ mạng công việc Tìm đường găng – chuỗi công việc có số ngày dài Độ dài đường găng thời gian làm việc để hoàn thành dự án Liệt kê chuỗi công việc từ bắt đầu đến kết thúc dự án Tính ngày kết thúc dự án  MSP tính ngày kết thúc công việc hay dự án dựa vào ngày bắt đầu, cộng thêm thời gian làm việc theo loại lịch khác có tính đến ngày nghỉ (thứ 7, chủ nhật) ngày lễ (giỗ Tổ, Quốc khánh…) NGÀY NGÀY BẮT BẮT ĐẦU ĐẦU Số Số làm làm việc việc Số Số nghỉ, nghỉ, lễ lễ NGÀY KẾT THÚC Chức đăng ký lịch MSP  Người quản lý dự án đăng ký lịch nghỉ ngày lễ theo thực tế dự án  Các thiết đặt lịch sử dụng làm sở cho tính toán thời gian dự án  Các loại lịch bao gồm lịch làm việc thông thường 8h/ngày, làm suốt 24h làm đêm Loại lịch Ngày làm việc Click to edit Master text styles Tạo lịch tùy chọn Second level Third level Fourth level Lịch tuần làm việc thông Fifth level thường Danh sách ngày lễ Ngày nghỉ Ngày lễ Các loại lịch Microsoft Project Loại lịch Diễn giải Standard chuẩn truyền thống, thứ đến thứ 6, từ 8h sáng đến 17h chiều ngày nghỉ 1h Night Shift tính đêm thứ sáng thứ 7, từ 23h đêm đến 8h sáng ngày nghỉ 1h 24 Hours thời gian nghỉ Tạo lịch riêng cho dự án Chế độ làm việc / nghỉ Chọn ngày làm việc (thứ mấy?) Đăng ký khung Đăng ký lịch đặc biệt định kỳ Resource Sheet Click đúp Đặt làm/nghỉ Đăng ký định kỳ tuần/tháng/năm Sửachi tiết định kỳ Thay đổi lịch Đăng kýlịch đặc biệt Các thiết đặt lịch cho dự án Schedule from: Lập lịch từ ngày bắt đầu/kết thúc Calendar: Lịch sở cho dự án Các thiết đặt lịch MSP Chọn menu File \ Options \ Schedule Bài tập thiết đặt lịch # Câu hỏi Nhập công việc “Sơn tường” kéo dài ngày Không thay đổi DURATION, xác định số ngày thực tế cho việc “Sơn tường” trường hợp ngày bắt đầu : 1/4, 2/4, 3/4, 4/4/2014 Giải thích khác ngày kết thúc trường hợp 2, 3, câu Đăng ký nguồn lực thợ sơn Thợ làm việc lịch thông thường, thợ làm nửa ngày buổi sáng, thợ làm lịch thường nghỉ ăn giỗ 2/4 Gán nguồn lực Thợ sơn 1, Thợ sơn 2, Thợ sơn cho việc “Sơn tường” bắt đầu ngày 1/4 phân tích khác ngày kết thúc Đăng ký lịch nghỉ định kỳ vào thứ tuần đầu tháng cho “Thợ sơn 3” So sánh khác thay nguồn lực “Thợ sơn 1”/”Thợ sơn 3” cho việc “Sơn tường” bắt đầu ngày 4/4 Đáp án