Quản trị dự án trên máy tính với Microsoft Project Khoa CNTT - Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội... Nội dung chính Luyện tập sơ đồ mạng công việc và đường găng Đảm bảo và tối ưu
Trang 1Quản trị dự án
trên máy tính
với Microsoft Project
Khoa CNTT - Đại học Kinh doanh và Công nghệ Hà Nội
Trang 2Lộ trình môn học
Bài 1: Dự án và các quy trình quản lý dự án
Bài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project (MSP)
Bài 3: Quản lý yêu cầu dự án
Bài 4: Xây dựng lịch trình công việc
Bài 5: Phòng chống rủi ro và quản lý lịch
Bài 6: Thiết lập và điều phối nguồn lực
Bài 7: Quản lý chi phí dự án
Bài 8: Các kỹ thuật giám sát dự án
Bài 9: Ôn tập và kiểm tra
Trang 3BÀI 5
PHÒNG CHỐNG RỦI RO VÀ QUẢN LÝ LỊCH
Trang 4Nội dung chính
Luyện tập sơ đồ mạng công việc và đường găng
Đảm bảo và tối ưu hóa đường Găng
Xác định rủi ro trên đường Găng
Quét các nguồn rủi ro
Đánh giá khả năng và ảnh hưởng rủi ro
Tính giá trị rủi ro
Xác định chiến lược phòng chống rủi ro
Xây dựng file quản lý rủi ro
Xây dựng Custom Field quản lý rủi ro
Lọc, sắp xếp và phân nhóm rủi ro
Đánh dấu rủi ro trọng yếu
Tính chi phí và nhân lực phòng chống rủi ro
Trang 5Luyện tập vẽ sơ đồ mạng công việc và tìm đường găng
Trang 6Đảm bảo và tối ưu hóa đường găng
Đường găng chi phối thời gian hoàn thành dự án công việc trên đường găng bị ảnh hưởng tổng thời gian hoàn thành dự án bị ảnh hưởng theo
Đường găng thể hiện thời gian ngắn nhất để hoàn thành dự án đảm bảo thành công các công việc trên đường găng giúp dự án hoàn thành đúng hạn nhanh nhất
Tối ưu hóa các công việc trên đường găng nhằm rút ngắn thời gian, tiết kiệm chi phí sẽ giúp thu ngắn thời gian tổng thể của dự án và tối ưu hóa các nguồn lực
Công tác phòng chống rủi ro được thực hiện nhằm đảm bảo các công việc trên đường găng được thành công
Công tác điều phối cân bằng nguồn lực giúp tối ưu hóa các công việc trên đường găng
Trang 70 Xác định đường găng 1 Xác định các nguồn
rủi ro
1 Xác định các nguồn
4 Lựa chọn chiến lược
xử lý rủi ro
4 Lựa chọn chiến lược
xử lý rủi ro
5 Xây dựng kế hoạch phòng chống, khắc phục
5 Xây dựng kế hoạch phòng chống, khắc phục
Trang 8Xác định rủi ro trên đường găng
Thiết lập ma trận các công việc trên đường găng và
nguồn rủi ro
Tiến hành xác định rủi ro với từng nguồn trên mọi công
việc thuộc đường găng
Lập danh sách các rủi ro
Tiến hành đánh giá và cập nhật các thuộc tính rủi ro
Tính toán phương án phòng chống rủi ro
Tính toán chi phí phòng chống rủi ro
Trang 9Ma trận xác định rủi ro
Lắp đặt thiết bị Sai quy trình
Chạy thử Chưa quen hệ thống Quá tải do sai công suất Thiếu nhiên liệu
Trang 10Đánh giá rủi ro
Đánh giá khả năng xảy ra
Xác định xác suất xảy ra rủi ro tùy theo tình hình dự án và các biện pháp phòng chống đã thực hiện
Thường tính bằng giá trị % hoặc mức độ: Cao, Trung bình, Thấp
Trang 11Mức độ ảnh hưởng
Giá trị rủi ro
Giá trị rủi roTính giá trị rủi ro
Trang 12Chiến lược xử lý rủi ro
Trang 13Lập danh sách rủi ro
ID Rủi ro Khả năng Mức độ Giá trị Chiến lược
Phòng chống: Mua dư 20%
Khắc phục: Vay bên cạnh
2 Hỏng máy ủi
Trang 14Tính chi phí phòng chống rủi ro
Khai báo thời gian thực hiện các công việc phòng chống
Khai báo các loại chi phí cho phòng chống rủi ro
Khai báo chi phí cụ thể theo từng loại chi phí
Sử dụng task usage, resource usage thống kê chi phí
In báo cáo chi phí
Trang 15Xác định số ngày làm việc để hoàn thành dự án
1. Vẽ sơ đồ mạng công việc
2. Liệt kê các chuỗi công việc từ khi bắt đầu đến
Trang 16NGÀY KẾT THÚC
Số ngày nghỉ, lễ
Số ngày nghỉ, lễ
Số ngày làm việc
Số ngày làm việc
NGÀY BẮT ĐẦU
NGÀY BẮT ĐẦU
Tính ngày kết thúc dự án
MSP tính ngày kết thúc từng công việc hay dự án
dựa vào ngày bắt đầu, cộng thêm thời gian làm
việc theo từng loại lịch khác nhau và có tính đến
ngày nghỉ (thứ 7, chủ nhật) cũng như ngày lễ (giỗ
Tổ, Quốc khánh…)
Trang 17Chức năng đăng ký lịch trong MSP
Người quản lý dự án có thể đăng ký
Các loại lịch cơ bản bao gồm lịch làm
việc thông thường 8h/ngày, làm suốt
24h hoặc làm đêm
Trang 18Click to edit Master text styles
Second level
Third level
Fourth level
Fifth level Loại lịch
Trang 19Các loại lịch trong Microsoft Project
Loại lịch Diễn giải
Standard chuẩn truyền thống, bắt đầu từ thứ 2 đến thứ 6, từ
8h sáng đến 17h chiều
và mỗi ngày nghỉ 1h.
Night Shift được tính bắt đầu từ đêm thứ 2 cho đến sáng thứ 7,
từ 23h đêm đến 8h sáng và mỗi ngày nghỉ 1h.
24 Hours không có thời gian nghỉ.
Trang 20Tạo lịch riêng cho dự án
Chế độ làm việc / nghỉ
Đăng ký khung giờ Chọn ngày làm việc (thứ mấy?)
Trang 22Các thiết đặt lịch cho dự án
Schedule from: Lập lịch từ ngày bắt đầu/kết thúc
Calendar: Lịch cơ sở cho dự án
Trang 23Các thiết đặt lịch của MSP
Chọn menu File \ Options \ Schedule
Trang 24Bài tập thiết đặt lịch
1 Nhập công việc “Sơn tường” kéo dài 4 ngày Không thay đổi DURATION, xác định số ngày thực tế cho việc “Sơn tường” trong các
trường hợp ngày bắt đầu là : 1/4, 2/4, 3/4, 4/4/2014
2 Giải thích sự khác nhau của ngày kết thúc trong các trường hợp 2, 3, 4 của câu trên
Đăng ký nguồn lực 3 thợ sơn Thợ 1 làm việc lịch thông thường, thợ 2 làm nửa ngày buổi sáng, thợ 3 làm lịch thường nhưng
nghỉ ăn giỗ 2/4
3 Gán nguồn lực Thợ sơn 1, Thợ sơn 2, Thợ sơn 3 cho việc “Sơn tường” bắt đầu ngày 1/4 phân tích sự khác nhau của ngày kết
thúc
4 Đăng ký lịch nghỉ định kỳ vào các thứ 5 trong 3 tuần đầu tháng 5 cho “Thợ sơn 3”
5 So sánh sự khác nhau khi thay nguồn lực “Thợ sơn 1”/”Thợ sơn 3” cho việc “Sơn tường” bắt đầu ngày 4/4