Đang tải... (xem toàn văn)
BAO CAO THUC TAP CAO DANG VĂN THƯ LƯU TRỮBAO CAO THUC TAP CAO DANG VĂN THƯ LƯU TRỮBAO CAO THUC TAP CAO DANG VĂN THƯ LƯU TRỮBAO CAO THUC TAP CAO DANG VĂN THƯ LƯU TRỮBAO CAO THUC TAP CAO DANG VĂN THƯ LƯU TRỮBAO CAO THUC TAP CAO DANG VĂN THƯ LƯU TRỮBAO CAO THUC TAP CAO DANG VĂN THƯ LƯU TRỮBAO CAO THUC TAP CAO DANG VĂN THƯ LƯU TRỮBAO CAO THUC TAP CAO DANG VĂN THƯ LƯU TRỮ
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH GIA LAI TRƯỜNG CAO ĐẲNG NGHỀ GIA LAI BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Ngành: Văn Thư Hệ Cao đẳng Giáo viên hướng dẫn: Sinh viên: Lớp: Nguyễn Đức Thuận Phạm Thị Tố Như CĐ Văn Thư LT 2015B Trường CĐ Nghề Gia Lai Lớp CĐ Văn Thư LT 2015B Gia Lai, ngày 02 tháng 10 năm 2016 GVHD: Nguyễn Đức Thuận -2- Sinh viên: Phạm Thị Tố Như Trường CĐ Nghề Gia Lai Lớp CĐ Văn Thư LT 2015B MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU A GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ BẢO HIỂM XÃ HỘI HUYỆN CHƯ SÊ I Địa bàn hoạt động Về lịch sử Về kinh tế Về du lịch II Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Bảo hiểm xã hội huyện Chư Sê .10 Quá trình hình thành phát triển .10 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn .10 III Khảo sát tình hình công tác văn thư quan 17 B NỘI DUNG THỰC TẬP .19 I Quản lý giải văn 20 Khái niệm trình tự giải văn 20 Nội dung nghiệp vụ tổ chức văn 20 II Quản lý giải văn đến 30 Khái niệm văn đến 30 Trình tự quản lý văn đến 30 III Soạn thảo ban hành văn 33 Định nghĩa, thẩm quyền ban hành, phân loại 33 Thành phần, thể thức kỹ thuật trình bày 35 IV Quản lý sử dụng dấu 39 V Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 40 Khái niệm hồ sơ lập hồ sơ 40 Mở hồ sơ .45 Thu thập văn hồ sơ .45 Sắp xếp văn hồ sơ 45 Viết bìa hồ sơ 45 Kết thúc hồ sơ .46 LỜI KẾT 47 Ý KIẾN NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP 49 GVHD: Nguyễn Đức Thuận -3- Sinh viên: Phạm Thị Tố Như Trường CĐ Nghề Gia Lai Lớp CĐ Văn Thư LT 2015B Ý KIẾN NHẬN XÉT CỦA NHÀ TRƯỜNG .50 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT BHXH: Bảo hiểm xã hội BHYT: Bảo hiểm y tế BHTN: Bảo hiểm thất nghiệp NSNN: Ngân sách nhà nước KCB: Khám chữa bệnh GVHD: Nguyễn Đức Thuận -4- Sinh viên: Phạm Thị Tố Như Trường CĐ Nghề Gia Lai Lớp CĐ Văn Thư LT 2015B TÀI LIỆU THAM KHẢO Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 – Thông tư Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 – Thông tư Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 – Nghị định Chính phủ công tác văn thư Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 04 năm 2004 - Nghị định Chính phủ Quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia Thông tư 55/2005/TTLT-BVN-VPCP ngày 06 tháng năm 2006 - Thông tư liên tịch hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 08 năm 2001 - Nghị định Chính phủ quản lý sử dụng dấu GVHD: Nguyễn Đức Thuận -5- Sinh viên: Phạm Thị Tố Như Trường CĐ Nghề Gia Lai Lớp CĐ Văn Thư LT 2015B LỜI MỞ ĐẦU Như biết, công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn hoạt động thường xuyên quan, tổ chức Ngay từ cách mạng Tháng tám thành công, Nhà nước ta có quy định cụ thể công tác Cùng với phát triển máy Nhà nước qua thời kỳ, thực tế công tác văn thư quan, tổ chức ngày củng cố, giai đoạn hội nhập quốc tế Các nghiệp vụ công tác ngày quy định cách cụ thể, đặc biệt nghiệp vụ xây dựng quản lý văn khâu văn thư hành quan, tổ chức hệ thống tổ chức phục vụ công tác văn thư Để đáp ứng yêu cầu xã hội ngày phát triển lĩnh vực: Kinh tế, xã hội, văn hoá, an ninh quốc phòng trật tự an toàn xã hội theo chủ trương, đường lối đổi Đảng Nhà nước Đòi hỏi tất quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể, tổ chức trị, tổ chức kinh tế đơn vị lực lượng vũ trang phải có đội ngũ cán làm công tác văn thư có phẩm chất đạo đức, trình độ chuyên môn giỏi để đáp ứng yêu cầu tình hình Nắm bắt vấn đề này, đạo Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, Trường CĐ Nghề Gia Lai tổ chức mở lớp nghiệp vụ Văn thư để truyền đạt kiến thức công tác Văn thư cho sinh viên Trong trình đào tạo, học lý thuyết thực hành lớp, Nhà trường tổ chức cho học viên tiếp xúc với thực tế công việc thông qua hình thức thực tập Được giới thiệu Nhà trường, đồng ý lãnh đạo Bảo hiểm xã hội huyện Chư Sê, thực tập phận Văn thư thuộc Bảo hiểm xã hội huyện Chư Sê từ ngày 08/08/2016 đến ngày 02/10/2016 Thực tập tốt nghệp có vai trò quan trọng học viên nói chung thân nói riêng Vì tảng để đánh giá khả tiếp thu lớp kỹ xử lý công việc thực tế Là điều kiện để vận dụng kiến thức học vào thực tế công việc quan, từ nâng cao kiến thức, đáp ứng yêu cầu ngày cao công tác Văn thư Qua thời gian thực tập, thân gắn kiến thức lý thuyết học tập Nhà trường vào hoạt động thực tiễn công tác Văn thư quan thực tập Đây tiền đề tốt giúp cho thân có thêm kiến thức, trải nghiệm thực tế bảo đảm cho hoàn thành tốt nhiệm vụ Văn thư sau quan GVHD: Nguyễn Đức Thuận -6- Sinh viên: Phạm Thị Tố Như Trường CĐ Nghề Gia Lai Lớp CĐ Văn Thư LT 2015B Quá trình nghiên cứu, học tập Trường thời gian viết báo cáo thực tập, trước hết nhờ giúp đỡ quý thầy, cô giảng dạy đặc biệt thầy giáo: Nguyễn Đức Thuận - Giáo viên thuộc khoa Công nghệ Thông tin - Nghiệp vụ, thân hoàn thành báo cáo thực tập với nội dung chủ yếu sau: Phần A Giới thiệu tổng quan Bảo hiểm xã hội huyện Chư Sê Phần B Nội dung thực tập Tuy báo cáo thực tập chưa hoàn chỉnh thể vấn đề mà nghiên cứu học tập Trường trình tực tập quan Tôi xin chân thành cảm ơn quý thầy, cô giáo giảng dạy lớp CĐVăn thư Liên thông 2015B trường Cao đẳng Nghề Gia Lai cán làm công tác Văn thư Bảo hiểm xã hội huyện Chư Sê tận tình hướng dẫn, giúp đỡ suốt trình thực tập Tuy vậy, thực tế, công tác Văn thư nhiều vấn đề phong phú phức tạp mà thời gian thực tập lại có hạn nên việc báo cáo nghiệp vụ Văn thư không tránh khỏi hạn chế, thiếu sót Kính mong nhận ý kiến đóng góp quý thầy, cô giáo đồng nghiệp để báo cáo hoàn chỉnh GVHD: Nguyễn Đức Thuận -7- Sinh viên: Phạm Thị Tố Như Trường CĐ Nghề Gia Lai Lớp CĐ Văn Thư LT 2015B A GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ BẢO HIỂM XÃ HỘI HUYỆN CHƯ SÊ I Địa bàn hoạt động Chư Sê huyện thuộc tỉnh Gia Lai, Chư Sê cách Pleiku 40 km phía Nam Quốc lộ 14 nối ngã ba Chư Sê với Đăk Lăk, Đăk Nông, Bình Phước, Bình Dương thành phố Hồ Chí Minh Từ ngã ba Chư Sê theo quốc lộ (cũ, quốc lộ 25) đến thành phố Tuy Hòa, tỉnh Phú Yên Huyện Chư Sê có diện tích tự nhiên 64.296,27 Dân số huyện có 94.389 người Huyện có thị trấn (Chư Sê) 14 xã (Al Bá, Ayun, Bar Măih, Bờ Ngoong, Chư Pơng, Dun, Hbông, Ia Blang, Ia Glai, Ia Hlốp, Ia Ko, Ia Pal, Ia Tiêm, Kông Htok) Về Lịch sử Ngày 17-8-1981, huyện Chư Sê thành lập sở tách xã: Ia Tiêm, Bờ Ngoong, AI Bá, Hbông, Dun thuộc huyện Mang Yang xã: Ia Glai, Ia Hlốp, Ia Blang, Ia Hrú, Ia Ko, Ia Le, Nhơn Hòa thuộc huyện Chư Prông Khi thành lập, huyện Chư Sê có 12 xã: AI Bá, Bờ Ngoong, Dun, Hbông, Ia Blang, Ia Glai, Ia Hlốp, Ia Hrú, Ia Ko, Ia Le, Ia Tiêm, Nhơn Hòa Ngày 30-5-1988, tách làng Tiền Phong 1, Tiền Phong 2, Tiền Phong 3, Glan, Kê, Ngo, Ser xã Ia Blang làng Mỹ Thạch 1, Mỹ Thạch 2, Quốc lộ 25, Tốt Hangring, Tốt Dun Pêu xã Dun để thành lập thị trấn Chư Sê (thị trấn huyện lỵ) Năm 1994, thành lập xã Ayun sở phần diện tích dân số xã Al Bá Ngày 9-11-2000, thành lập xã Ia Phang sở 12.710,5 diện tích tự nhiên 5.214 nhân xã Nhơn Hòa; thành lập xã Ia Dreng sở 2.351,7 diện tích tự nhiên 2.486 nhân xã Ia Hrú Ngày 16-2-2005, thành lập xã Ia Hla sở 12.447 diện tích tự nhiên 2.283 nhân xã Ia Ko; thành lập xã Bar Măih sở 4.761 diện tích tự nhiên 3.866 nhân xã Bờ Ngoong; thành lập xã Chư Pơng sở 3.937,50 diện tích tự nhiên 2.872 nhân xã Ia Tiêm Ngày 21-4-2006, thành lập xã Ia Blứ sở 19.114,50 diện tích tự nhiên 4.688 nhân xã Ia Le GVHD: Nguyễn Đức Thuận -8- Sinh viên: Phạm Thị Tố Như Trường CĐ Nghề Gia Lai Lớp CĐ Văn Thư LT 2015B Ngày 17-4-2008, chia xã Nhơn Hòa thành thị trấn Nhơn Hòa xã Chư Don Cuối năm 2008, huyện Chư Sê có thị trấn (Chư Sê, Nhơn Hòa) 19 xã (Al Bá, Ayun, Bar Măih, Bờ Ngoong, Chư Don, Chư Pơng, Dun, Hbông, Ia Blang, Ia Blứ, Ia Dreng, Ia Glai, Ia Hla, Ia Hlốp, Ia Hrú, Ia Ko, Ia Le, Ia Phang, Ia Tiêm) Ngày 27-8-2009, thành lập xã Ia Rong sở điều chỉnh 2.311,18 diện tích tự nhiên 4.518 nhân xã Ia Hrú; thành lập xã Ia Pal sở điều chỉnh 2.273,28 diện tích tự nhiên 4.755 nhân xã Dun; thành lập xã Kông Htok sở điều chỉnh 1.107,9 diện tích tự nhiên 908 nhân xã Dun; 1.721,84 diện tích tự nhiên 3.404 nhân xã Al Bá; thời điểm tách thị trấn Nhơn Hòa xã: Ia Le, Ia BLứ, Ia Phang, Chư Don, Ia Dreng, Ia Hla, Ia Hrú, Ia Rong để thành lập huyện Chư Pưh Từ đó, huyện Chư Sê lại thị trấn 14 xã Về Kinh tế Huyện có trồng công nghiệp, bao gồm 12.000 cà phê, 20.000 cao su, hồ tiêu kinh doanh 4.000 ha, 2000 số trồng ngắn ngày đậu đỗ loại, ngô khoai, lương thực, thực phẩm Dự kiến đến năm 2015, huyện phát triển thêm số loại công nghiệp mang tính chiến lược khác như: Ca cao, ca ri, thuốc Về Du lịch Thác Phú Cường Thác thuộc xã Dun, Chư Sê, cách Tp Pleiku 45 km phía Tây Nam, thác có độ cao cột nước khoảng 45m, từ lâu thác Phú Cường nhiều người biết đến vẻ đẹp tự nhiên, thảm thực vật xanh tốt, nằm dòng chảy suối La Peet đổ sông Ayun hạ nguồn xuống hồ Ayun Hạ Khu vực thác Phú Cường ngành du lịch lập quy hoạch chi tiết cho phát triển du lịch Tốc độ tăng trưởng kinh tế huyện tăng lên nhanh chóng: Giai đoạn 1981-1990 đạt 4,6% đến giai đoạn 2005-2009 đạt 14% Cơ cấu kinh tế chuyển dịch theo hướng tiến Đến nay, nông nghiệp giảm 45%, công nghiệp xây dựng tăng lên 30%, thương mại- dịch vụ 25%, thu nhập GDP bình quân đầu người năm 1981 45 USD, năm 2009 532 USD; tỷ lệ hộ đói nghèo giảm từ 80,5% năm 1981, đến cuối năm 2008 14,2% Thu ngân sách địa bàn hàng năm từ 80 tỷ đồng đến 110 tỷ đồng, đứng thứ tỉnh II Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Bảo hiểm xã hội huyện Chư Sê GVHD: Nguyễn Đức Thuận -9Sinh viên: Phạm Thị Tố Như Trường CĐ Nghề Gia Lai Lớp CĐ Văn Thư LT 2015B Bảo hiểm xã hội huyện Chư Sê có trụ sở đóng số 04 Đường Phan Đình Phùng, thị trấn Chư Sê, huyện Chư Sê, tỉnh Gia Lai Cùng với phát triển chung thời kỳ đổi đất nước, Bảo hiểm xã hội (BHXH) huyện Chư Sê bước vào giai đoạn phát triển từ có Luật Lao động đời Ngày 26/01/1995 Chính phủ ban hành điều lệ BHXH, thành lập quỹ BHXH độc lập với Ngân sách Nhà nước (NSNN), vận hành theo chế thị trường, bước giảm dần cấp phát từ NSNN, tiến tới cân đối thu chi dài hạn Ngày 16/02/1995, thực Nghị định 19/CP ngày 16/02/1995, Bảo hiểm xã hội Việt Nam thành lập từ thống tổ chức BHXH Trung ương địa phương thuộc hệ thống Lao động Thương binh & Xã hội Tổng Liên đoàn Lao động có chức năng, nhiệm vụ tổ chức thu, chi BHXH , giải chế độ sách, bảo toàn đầu tư tăng trưởng quỹ Đồng thởi thực chế độ bảo hiểm y tế (BHYT) cho đối tượng tham gia sau thực Quyết định số/2002/QĐ-TTg việc sát nhập BHYT với BHXH Từ tháng năm 1995, thực Quyết định số 118 QĐ/TC-CB ngày 15/06/1995 Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam việc thành lập Bảo hiểm xã hội Huyện, Thị xã, Thành phố trực thuộc Tỉnh Gia Lai, Bảo hiểm xã hội huyện Chư Sê thành lập Sau 20 năm hoạt động, xây dựng phát triển, BHXH huyện Chư Sê có bước vững chắc, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ BHXH địa bàn, khẳng định vị trí BHXH nói chung BHXH huyện Chư Sê nói riêng nghiệp đổi kinh tế theo hướng công nghiệp hóa đại hóa đất nước Sau thành lập, BHXH huyện Chư Sê vào hoạt động với chức năng, nhiệm vụ là: - Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm trình Giám đốc BHXH Tỉnh phê duyệt tổ chức thực hiện; - Hướng dẫn đơn vị sử dụng lao động lập danh sách tham gia BHXH; đôn đốc theo dõi việc thu, nộp BHXH đơn vị địa bàn huyện - Tiếp nhận kinh phí, danh sách tổ chức chi trả cho đôi tượng hưởng chế độ BHXH BHXH Tỉnh chuyển đến theo phân cấp Theo dõi việc thay đổi địa chỉ, danh sách tăng, giảm đối tượng hưởng chế độ trình chi trả GVHD: Nguyễn Đức Thuận Như -10- Sinh viên: Phạm Thị Tố Trường CĐ Nghề Gia Lai Lớp CĐ Văn Thư LT 2015B BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH GIA LAI Các dòng chữ trình bày cách dòng đơn Số, ký hiệu văn Thể thức a) Số văn Số văn số thứ tự đăng ký văn văn thư quan, tổ chức Số văn ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm b) Ký hiệu văn Quyết định Bảo hiểm xã hội huyện Chư Sê ban hành ghi sau: Số: …/QĐBHXH Báo cáo Bảo hiểm xã hội huyện Chư Sê ghi sau: Số …/BC-BHXH Công văn Bảo hiểm xã hội huyện Chư Sê soạn thảo: Số: …/CV-VP Chữ viết tắt tên Bảo hiểm xã hội huyện Chư Sê ghi cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu Kỹ thuật trình bày Số, ký hiệu văn trình cạnh tên quan Từ “Số” trình bày chữ in thường, ký hiệu chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng sau từ “Số” có dấu hai chấm với số nhỏ 10 phải ghi thêm số phía trước số ký hiệu văn có dấu gạch chéo “/”, nhóm chữ viết tắt ký hiệu văn có dấu gạch nối “-” không cách chữ, ví dụ: Số: 15/QĐ-BHXH(Quyết định Bảo hiểm xã hội) Số: 19/CV-BHXH(Công văn Bảo hiểm xã hội soạn thảo) Số: 23/BC-BHXH(Báo cáo Bảo hiểm xã hội) GVHD: Nguyễn Đức Thuận Như -39- Sinh viên: Phạm Thị Tố Trường CĐ Nghề Gia Lai Lớp CĐ Văn Thư LT 2015B Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn Thể thức a Địa danh ghi văn quan Bảo hiểm xã hội huyện Chư Sê nơi đơn vị đóng chân địa bàn huyện Chư Sê Ví dụ: Văn Bảo hiểm xã hội huyện Chư Sê có trụ sở đóng huyện Chư Sê địa danh ghi trước ngày tháng năm Chư Sê b Ngày, tháng, năm ban hành văn Ngày, tháng, năm ban hành văn ngày, tháng, năm văn ban hành Ngày, tháng, năm ban hành văn phải viết đầy đủ số ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập Đối với số ngày nhỏ 10 tháng 1, phải ghi thêm số trước, cụ thể: Chư Sê, ngày 05 tháng 02 năm 2014 Ia Pal, ngày 10 tháng 02 năm 2015 Kỹ thuật trình bày Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày dòng với số, ký hiệu văn bản, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng chữ đầu địa danh phải viết hoa sau địa danh có dấu phẩy địa danh ngày, tháng, năm đặt canh Quốc hiệu Tên loại trích yếu nội dung văn Thể thức Tên loại văn tên loại văn quan, tổ chức ban hành Khi ban hành văn phải ghi tên loại, trừ công văn Ví dụ: …./BC-BHXH(Báo cáo Bảo hiểm xã hội) Trích yếu nội dung văn câu ngắn gọn cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu văn GVHD: Nguyễn Đức Thuận Như -40- Sinh viên: Phạm Thị Tố Trường CĐ Nghề Gia Lai Lớp CĐ Văn Thư LT 2015B Ví dụ: V/v Cấp biên lai thu tiền đóng BHXH, BHYT cho Bưu điện huyện Chư Sê Kỹ thuật trình bày Tên loại trích yếu nội dung loại văn có ghi tên loại trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm trích yếu nội dung văn đặt canh giữa, tên loại văn bản, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm bên trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ: QUYẾT ĐỊNH Về việc điều động cán Trích yếu nội dung công văn trình sau chữ “V/v” chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng đặt canh số ký hiệu văn bản, cách dòng 6pt với số ký hiệu văn bản, ví dụ: Số: 02/VTLTNN-BHXH V/v kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2014 Quyền hạn, chức vụ, họ tên chữ ký Giám đốc - Việc ghi quyền hạn người ký, đơn vị Bảo hiểm xã hội huyện Chư Sê có ký thay Được thực Phó Giám đốc thay cho Giám đốc số văn định KT GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC - Chức vụ người ký Chức vụ người ký Ban lãnh đạo - Họ tên bao gồm họ, tên đệm(nếu có) tên người ký văn Trước họ tên không ghi GVHD: Nguyễn Đức Thuận Như -41- Sinh viên: Phạm Thị Tố Trường CĐ Nghề Gia Lai Ví dụ: Lớp CĐ Văn Thư LT 2015B KT GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Nguyễn Thị Hồng Cẩm Dấu quan, tổ chức Được đóng ngắn cẩn thận có chữ ký lãnh đạo văn bản, đóng 1/3 chữ ký Khi đóng giáp lai không trang Đóng dấu treo đóng mép trái tên quan đơn vị chủ quản Nơi nhận Là nơi nhận văn IV Quản lý sử dụng dấu Con dấu phương tiện đặc biệt quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, sử dụng để đóng văn bản, giấy tờ quan, tổ chức, chức danh nhà nước Tại quan Bảo hiểm xã hội huyện Chư Sê, Giám đốc người có trách nhiệm quản lý sử dụng dấu quan Con dấu để trụ sở quan quản lý chặt chẽ Con dấu nhân viên văn thư giữ đóng dấu trụ sở quan Chỉ trường hợp thật cần thiết toán để giải công việc xa trụ sở Giám đốc quan cho mang dấu theo phải chịu trách nhiệm việc mang dấu khỏi quan Tại quan Bảo hiểm xã hội huyện Chư Sê, có dấu quan, dấu đảng, dấu công đoàn V Lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Khái niệm hồ sơ lập hồ sơ Hồ sơ: tập văn có liên quan với vấn đê, việc đối tượng cụ thể có đặc điểm thể loại tác giả hình thành trình giải công việc tuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan cá nhân Lập hồ sơ: Là trình tập hợp, xếp văn bản, tài liệu thành hồ sơ trình theo GVHD: Nguyễn Đức Thuận Như -42- Sinh viên: Phạm Thị Tố Trường CĐ Nghề Gia Lai Lớp CĐ Văn Thư LT 2015B dõi, giải công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp quy định Theo khái niệm chung hồ sơ bảo hiểm xã hội có loại hồ sơ sau: Hồ sơ công việc, hồ sơ nhân hồ sơ nguyên tắc Để đạo công tác lập hồ sơ có hiệu quả, Văn thư Bảo hiểm xây dựng danh mục hồ sơ giúp cho việc phân loại hồ sơ, xếp hồ sơ, tài liệu chủ động, khoa học, hợp lý thuận tiện Mẫu danh mục hồ sơ: BHXH TỈNH GIA LAI BHXH HUYỆN CHƯ SÊ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc DANH MỤC HỒ SƠ CỦA BỘ PHẬN TIẾP NHẬN & QLHS NĂM 2014 Số TT Số ký hiệu hồ sơ Tiêu đề hồ sơ Thời hạn bảo quản Người lập Ghi Bản danh mục hồ sơ có………… hồ sơ bao gồm: ………… hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn ………… hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài ………… hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời DUYỆT Chư Sê, ngày … tháng….năm… GIÁM ĐỐC (Ký - đóng dấu) GVHD: Nguyễn Đức Thuận Như -43- Sinh viên: Phạm Thị Tố Trường CĐ Nghề Gia Lai Lớp CĐ Văn Thư LT 2015B Tại phận Văn thư Bảo hiểm xã hội huyện Chư Sê công tác lập hồ sơ thực sau: Mở hồ sơ Thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ Phân chia đơn vị bảo quản xắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ hay đơn vị bảo quản Biên mục hồ sơ: Đánh số tờ, ghi mục lục văn bản, viết chứng từ kết thúc, viết bìa hồ sơ Dưới mẫu tờ mục lục văn bản, mẫu chứng từ kết thúc mẫu bìa hồ sơ Mẫu tờ mục lục văn GVHD: Nguyễn Đức Thuận Như -44- Sinh viên: Phạm Thị Tố Trường CĐ Nghề Gia Lai Lớp CĐ Văn Thư LT 2015B Số TT Số ký hiệu văn Ngày tháng văn GVHD: Nguyễn Đức Thuận Như Tác giả văn Tên loại trích yếu nội dung văn Tờ số Ghi -45- Sinh viên: Phạm Thị Tố Trường CĐ Nghề Gia Lai Lớp CĐ Văn Thư LT 2015B Mẫu chứng từ kết thúc: CHỨNG TỪ KẾT THÚC Đơn vị bảo quản gồm có:……tờ Viết chữ:……………………………………………………………… Mục lục văn có:… tờ Đặc điểm trạng thái tài liệu:………………………………………… Ngày … tháng … năm … Người lập hồ sơ (Ký ghi rõ họ tên) GVHD: Nguyễn Đức Thuận Như -46- Sinh viên: Phạm Thị Tố Trường CĐ Nghề Gia Lai Lớp CĐ Văn Thư LT 2015B Mẫu bìa hồ sơ BHXH TỈNH GIA LAI BHXH HUYỆN CHƯ SÊ HỒ SƠ Tập: Lưu định BHXH huyện Chư Sê (Từ ngày 01/01/2015 đến ngày 31/12/2015) Gồm: 150 trang Phông số: Mục lục số: Thời hạn bảo quản Hồ sơ số: 50 Năm GVHD: Nguyễn Đức Thuận Như -47- Sinh viên: Phạm Thị Tố Trường CĐ Nghề Gia Lai Lớp CĐ Văn Thư LT 2015B Nội dung chi tiết việc lập hồ sơ: Mở hồ sơ Căn vào danh mục hồ sơ, cán phòng Tiếp nhận QLHS ghi tên hồ sơ vào bìa hồ sơ Mỗi hồ sơ dùng tờ bìa, bên ghi rõ số ký hiệu tiêu đề hồ sơ Tiêu đề ghi ngắn, rõ, xác, phản ánh khái quát nội dung việc Thu thập văn hồ sơ Khi hồ sơ mở văn nguồn, có văn giấy tờ giải hay giải xong công việc cho vào bìa hồ sơ Cán có trách nhiệm lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ văn giấy tờ, không để lẫn lộn, mát kể số văn nháp, tư liệu có liên quan đến việc hồ sơ Sắp xếp văn hồ sơ Tuỳ theo đặc điểm hồ sơ mà chọn cách xếp cho thích hợp: + Sắp xếp theo đặc trưng tên gọi văn bản: loại định, báo cáo, thị lập hồ sơ theo đặc trưng này, nghĩa đưa loại văn có tên loại vào tập hồ sơ + Sắp xếp theo đặc trưng tác giả: Tác giả tên quan, cá nhân, làm văn Lập hồ sơ theo cách tập hợp công văn giấy tờ tác giả, nội dung văn đề cập đến nhiều vấn đề, nhiều việc, tên gọi văn có nhiều loại khác + Sắp xếp theo vần chữ + Sắp xếp theo thứ tự thời gian… Sau công việc xếp văn hồ sơ, đánh số tờ, ghi mục lục văn bản, viết tờ kết thúc xong tiến hành viết bìa hồ sơ Viết bìa hồ sơ Bìa hồ sơ in sẵn hay viết tay phải theo mẫu chuẩn cục lưu trữ nhà nước ban hành, chữ viết bìa phải cẩn thận rõ ràng, xác, đầy đủ theo quy định chung Viết bìa hồ sơ gọi công tác biên mục bên hồ sơ bao gồm công việc sau: + Tên quan tên đơn vị tổ chức: Đây đơn vị hoàn thành phông hồ sơ, cần phải ghi đầy đủ không viết tắt Cơ quan cấp phải ghi đầy đủ quan chủ quản cấp + Tiêu đề hồ sơ câu tóm tắt thành phần nội dung văn hồ sơ GVHD: Nguyễn Đức Thuận Như -48- Sinh viên: Phạm Thị Tố Trường CĐ Nghề Gia Lai Lớp CĐ Văn Thư LT 2015B + Ngày bắt đầu kết thúc(Từ ngày Tháng Năm đến ngày tháng .năm ), ghi đầy đủ ngày tháng năm văn văn cuối có hồ sơ + Số lượng tờ: ghi số lượng tờ văn theo kết đánh số tờ + Thời hạn bảo quản: ghi theo danh mục hồ sơ thời hạn bảo quản tài liệu quan Kết thúc hồ sơ Khi công việc giải xong hồ sơ kết thúc, cán có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét để: + Nếu thấy nhiều văn giấy tờ sưu tầm bổ sung + Loại văn trùng thừa, văn nháp, tư liệu + Kiểm tra lại xếp văn văn hồ sơ + Đánh số tờ để cố định vị trí văn hồ sơ, đảm bảo không bị thất tra tìm nhanh chóng + Khi đánh số tờ, bút chì đen mềm đánh góc phải tờ văn + Ghi mục lục văn GVHD: Nguyễn Đức Thuận Như -49- Sinh viên: Phạm Thị Tố Trường CĐ Nghề Gia Lai Lớp CĐ Văn Thư LT 2015B LỜI KẾT Sau gần hai tháng thực tập Bảo hiểm xã hội huyện Chư Sê, có hội vận dụng kiến thức học vào thực tế, tiếp xúc trực tiếp với công việc làm việc với cán bộ, nhân viên Bảo hiểm, nhận thấy rằng, việc học tập trường quan trọng, trang bị kiến thức lý luận cho học viên, song thời gian thực tập tìm hiểu thực tế giai đoạn quan trọng, giúp có nhận thức có trải nghiệm thực tế với công tác Văn, từ củng cố thêm kiến thức lý luận giảng viên nhà trường trang bị Mặt khác, nhận thức phải biết ứng dụng lý luận vào thực tiễn cách linh hoạt thực tế đơn vị cho phù hợp khoa học để công việc có hiệu Từ thực tế công tác Văn thư quan cho thấy, hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho công tác đạo, quản lý, bao gồm xây dựng văn bản, tổ chức quản lý văn hình thành hoạt động quan tổ chức, đảm bảo cho việc giải công việc quan, tổ chức nhanh chóng xác suất, chất lượng đường lối nguyên tắc chế độ công tác bảo mật Nhà nước, đảm bảo cung cấp cách kịp thời, đầy đủ xác thông tin cần thiết phục vụ công tác quản lý Nhà nước Đồng thời, giữ lại đầy đủ chứng cứ, giữ liệu để chứng minh cho hoạt động quan có hợp pháp hay không hợp pháp Làm tốt công tác văn thư góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác, suất chất lượng theo quy định Nhà nước, đồng thời làm hạn chế tệ quan liêu, hành chính, giảm bớt giấy tờ không cần thiết, việc lợi dụng văn Nhà nước làm việc trái pháp luật công tác văn phòng nói chung văn thư nói riêng Đợt thực tập hội để củng cố lại kiến thức học, học hỏi thêm kinh nghiệm từ thực tiễn để làm hành trang cho sau trường phục vụ cho đơn vị bước đệm giúp học nâng cao trình độ hơn, phù hợp đáp ứng với thời kỳ đổi huyện Chư Sê nói riêng nước nói chung Thời gian thực tập Bảo hiểm xã hội huyện Chư Sê, thời gian thực tập dài không ngắn nên trình hoàn thành Báo cáo này, tránh khỏi thiếu sót, kính mong thầy cô cho ý kiến đóng góp GVHD: Nguyễn Đức Thuận Như -50- Sinh viên: Phạm Thị Tố Trường CĐ Nghề Gia Lai Lớp CĐ Văn Thư LT 2015B Tôi xin chân thành cảm ơn quý thầy cô trường Cao đẳng nghề Gia Lai nói chung, thầy cô Bộ môn Văn thư nói riêng đặc biệt thầy giáo Nguyễn Đức Thuận - Giáo viên hướng dẫn thực tập, người tận tụy truyền đạt cho kiến thức quý giá không lĩnh vực chuyên môn mà gương tận tụy nhiệt tình công việc Tôi xin gửi lời cản ơn đến Lãnh đạo Bảo hiểm xã hội huyện Chư Sê toàn thể cán bộ, nhân viên phận Văn thư tận tình hướng dẫn, truyền đạt kinh nghiệm thực tế công việc, tạo điều kiện thuận lợi giúp hoàn thành tốt đợt thực tập Tôi xin kính chúc quý thầy cô trường Cao đẳng nghề Gia Lai, Ban Giám đốc toàn thể cán bộ, nhân viên Bảo hiểm xã hội huyện Chư Sê mạnh khoẻ, hạnh phúc thành đạt Tôi xin chân thành cảm ơn! GVHD: Nguyễn Đức Thuận Như -51- Sinh viên: Phạm Thị Tố Trường CĐ Nghề Gia Lai Lớp CĐ Văn Thư LT 2015B Ý KIẾN NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP Chư Sê, ngày 02 tháng 10 năm 2016 GIÁM ĐỐC Nguyễn Tích Việt GVHD: Nguyễn Đức Thuận Như -52- Sinh viên: Phạm Thị Tố Trường CĐ Nghề Gia Lai Lớp CĐ Văn Thư LT 2015B Ý KIẾN NHẬN XÉT CỦA NHÀ TRƯỜNG Pleiku, ngày tháng năm 2016 GIÁO VIÊN Nguyễn Đức Thuận GVHD: Nguyễn Đức Thuận Như -53- Sinh viên: Phạm Thị Tố