Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ ở Công ty cổ phần Kinh doanh Thanh miền Bắc - TKV

TÓM TẮT LUẬN VĂN Tại chương 1, tác giả viết vấn đề sau: Tính cấp thiết đề tài: Công ty CP KD Than Miền Bắc – TKV đơn vị kinh doanh Than lớn khu vực Miền Bắc Trong hoạt động kinh doanh Công ty chịu cạnh tranh l ớn đơn vị kinh doanh Than ngành thương nhân kinh doanh Than, hệ thống KSNB chưa tốt Công ty chịu cạnh tranh mạnh mẽ nội đơn vị Hiệu SXKD chưa cao, chưa đáp ứng nhu cầu tiêu thụ Than ngư ời tiêu dùng trực tiếp Trong bối cảnh kinh tế khủng hoảng việc hoàn thiện hệ thống KSNB Công ty CP KD Than Miền Bắc – TKV vấn đề tất yếu Nhận thức ý nghĩa vấn đề trên, qua thời gian công tác tìm hiểu thực tế Công ty CP KD Than Miền Bắc – TKV, chọn Đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội Công ty CPKD Than Miền Bắc - TKV” Tổng quan công trình nghiên cứu: Trong trình viết Luận văn, có tìm hiểu số Luận văn nghiên cứu hệ thống KSNB , Công ty CP KD Than Miền Bắc để điểm cần nghiên cứu Thứ nhất, tìm hiểu Luận văn “Hoàn thiện hệ thống KSNB Tổng công ty nhà nước Việt Nam tác giả Trần Thị Minh Thư viết năm 2001 ” Thứ hai, tìm hiểu Luận văn “Hoàn thiện hệ thống KSNB Công ty CP Thạch Bàn – Viglacera tác giả Lê Thị Thanh Nội năm 2007” Thứ ba, tìm hiểu Luận văn “Hoàn thiện kiểm toán nội Công ty CB & KD Than Miền Bắc tác giả Vũ Đăng Chuyền năm 2005” Mục tiêu nghiên cứu: hệ thống hóa vấn đề lý luận hệ thống KSNB, chức năng, tác dụng hệ thống KSNB Vận dụng hệ thống KSNB vào việc quản lý hàng mua, hàng bán, hàng tồn kho, tiền mặt tiền gửi ngân hàng; mô tả thực trạng hệ thống KSNB Công ty CP KD than Miền Bắc – TKV Xác định hệ thống KSNB quản lý hàng mua, hàng bán, hàng tồn kho, tiền mặt tiền gửi ngân hàng; so sánh, phân tích hoạt động hệ thống KSNB Công ty CP KD than Miền Bắc – TKV với lý luận hệ thống KSNB, điểm tích cực, đ iểm tồn hệ thống KSNB Công ty CP KD Than Miền Bắc – TKV; đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB Công ty CP KD than Miền Bắc – TKV Phạm vi nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu nội dung hệ thống KSNB Công ty CP KD Than Miề n Bắc từ năm 2007 đến tháng đầu năm 2011 Phương pháp nghiên cứu: Luận văn dựa sở phương pháp vật biện chứng vật lịch sử, phương pháp sử dụng bảng hỏi, phương pháp thu thập tài liệu, phương pháp điều tra thực tế, phân tích, tổn g hợp, so sánh nhằm khái quát lý luận, tổng kết thực tiễn nhằm làm rõ chất, nội dung hệ thống KSNB Công ty CP KD Than Miền Bắc – TKV Ý nghĩa Đề tài nghiên cứu Một , Làm rõ vấn đề lý luận hệ thống KSNB, vận dụng lý luận chung hệ thống KSNB vào chu trình mua hàng toán, bán hàng thu tiền, quản lý hàng tồn kho, quản lý tiền mặt tiền gửi ngân hàng Hai là, Mô tả phân tích thực trạng hệ thống KSNB Công ty CPKD Than Miền Bắc – TKV Ba là, Đề xuất số giải hoàn thiện hệ thống KSNB Công ty CPKD Than Miền Bắc – TKV kiến nghị để thực giải pháp Kết cấu Luận văn: Luận văn Tác giả chia làm bốn chương: Chương 1: Giới thiệu đề tài nghiên cứu Chương 2: Lý luận chung hệ thống kiểm soát nội doanh nghiệp Chương 3: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội Công ty Cổ phần Kinh doanh than Miền Bắc – TKV Chương 4: Phương hướng giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội Công ty Cổ phần Kinh doanh than Miền Bắc – TKV Tại chư ơng 2, Tác giả trình bày lý luận chung hệ thống KSNB Trong chương Tác giả đưa khái niệm, chức nhiệm vu hệ thống KSNB yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội Các yếu tố cấu thành hệ thống KSNB gồm: Thứ nhất, môi trường kiểm soát bao gồm môi trường bên môi trường bên Môi trường bên gồm có: đặc thù quản lý doanh nghiệp; cấu tổ chức doanh nghiệp; sách nhân sự; công tác kế hoạch;Uỷ ban kiểm soát; phận kiểm toán nội Môi trường bên bao gồm môi trường pháp lý, đường lối phát triển đất nước máy quản lý tầm vĩ mô Thứ hai, hệ thống thông tin kế toán bao gồm hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản báo cáo kế toán Sản phẩm hệ thống kế toán báo cáo tài c hính Thứ ba, thủ tục kiểm soát, việc xây dựng thủ tục kiểm soát dựa ba nguyên tắc nguyên tắc phân công, phân nhiệm; nguyên tắc bất kiêm nhiệm; nguyên tắc uỷ quyền, phê chuẩn Tiếp đến Tác giả vận dụng hệ thống KSNB vào việc quản lý chu trình mua hàng toán, bán hàng thu tiền, chu trình quản lý hàng tồn kho chu trình quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Trong phần Tác giả nêu lên đặc thù chu trình, hệ thống thông tin kế toán thủ tục kiểm soát để quản lý chặt chẽ Tại chương 3, Tác giả trình bày trình hình thành phát triển Công ty CPKD Than Miền Bắc - TKV Công ty CP KD Than Miền Bắc - TKV doanh nghiệp thành lập sở cổ phần hóa theo Quyết định ngày 28/12/2005 Bộ Công Nghiệp Tiền thân công ty TNHH Một thành viên Chế biến Kinh doanh Than Miền Bắc - Đơn vị nhà nước thành lập theo Quyết định số 140NL/TCCB - LĐ Bộ lượng cấp ngày 04/3/1995 trực thuộc Tổng Công ty Than Việt Nam Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam Vốn Điều lệ Công ty 25.000.000.000 đồng chia làm 2.500.000 cổ phần, toàn cổ phiếu Công ty cổ phiếu thường Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty Cổ phần Kinh doanh Than Miền Bắc – TKV: Than mặt hàng đa dạng chủng loại, việc phân loại chủng loại Than dựa vào tiêu gồm độ tro, cỡ hạt, nhiệt năng; Chế biến Than mang lại hiệu kinh doanh cao cho Công ty; Giá than nước quốc tế có chênh lệch lớn, năm giá Than có nhiều lần biến động; Thị phần Công ty lớn khu vực Miền Bắc chiếm 38,88%; Công ty xây dựng quy chế, quy định phục vụ cho việc kiểm soát, quản lý; kết SXKD Công ty có xu hướng năm sau cao năm trước sản lư ợng bán lợi nhuận Qua tìm hiểu môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán, thủ tục kiểm soát, hệ thống KSNB Công ty chu trình mua hàng toán, bán hàng thu tiền, quản lý hàng tồn kho, quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, Tác giả đ ánh giá mặt đạt được, hạn chế nguyên nhân hệ thống KSNB Công ty CP KD Than Miền Bắc – TKV Thứ nhất, Ưu điểm hệ thống kiểm soát nội Một môi trường kiếm soát: Lãnh đạo cấp cao Công ty có q uan điểm hợp lý, phù hợp với th ời đại, quan tâm đến lợi ích người lao động Tổ chức máy Công ty gọn gàng đủ để quản lý hoạt động SXKD Công ty có sách tuyển dụng rõ ràng, rộng dãi, chế độ tiền lương, khen thưởng quy định văn Chỉ tiêu lợi nhuận giao k hoán cho đơn vị trực thuộc dựa đơn giá bán cho bán Than cục, Than cám, cám đá độ tro cao làm cho Công ty dễ dàng xác định mức lợi nhuận tháng, quý, năm Ban kiểm soát, phận KTNB Công ty hoạt động có định rõ ràng, kế hoạch hoạt động xác định từ đầu năm Hai là, hệ thống thông tin kế toán: Công ty xây dựng hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống sổ sách kế toán hệ thống báo cáo kế toán đồng thời có hướng dẫn việc ghi chép chứng từ vào cách lên sổ sách kế toán Ba là, thủ tục kiểm soát: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm phân cho nhiều phận cho nhiều người phận Nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn thực quy định Thứ hai, tồn nguyên nhân hạn chế hệ thống KSNB Một là, môi trường kiểm soát: Lãnh đạo cấp cao Công ty chưa quan tâm tới hệ thống KSNB Nhân phận KSNB chưa quan tâm mức cụ thể nhân phòng kiểm toán tra chưa đảm bảo để thực hi ện chức năng, nhiệm vụ Việc đề bạt cán mang tính hình thức Việc giao kế hoạch cho đơn vị thường không sát với thực tế, tiêu giao kế hoạch thấp nhiều so với lực thực đơn vị, khiến đơn vị không cần phát huy hết khả hoàn thành vượt mức kế hoạch giao Bộ phận kiểm toán nội thực hết chức nhiệm vụ mình, hoạt động chủ yếu phòng kiểm toán tra Công ty BCTC đơn vị trực thuộc gửi lên, đoàn kiểm toán lập để trực tiếp xuống đơn vị thuộc kiểm tra thực tế chưa với kế hoạch đề từ đầu năm, phòng kiểm toán tra chưa xây dựng chương trình kiểm toán để thực chức nhiệm vụ Hai là, hệ thống thông tin kế toán: Công ty chưa áp dụng kế toán máy cho đơn vị trực thuộc, công tác kế toán thực thủ công excel Ba, thủ tục kiểm soát: việc phân chia thị trường đơn vị trực thuộc không thực gây cạnh tranh nội Công ty Về nguyên tắc bất kiêm nhiệm, ban kiểm soát công ty toàn cán kiêm nhiệm phòng chức năng, chưa có cán chuyên trách, số chức danh trưởng phòng, phó giám đốc kiêm nhiệm, kế toán trạm kiêm thủ kho, thủ quỹ Bốn , thủ tục KSNB với chu trình mua hàng toán: Các đơn vị trực thuộc chưa thực nghiêm quy định mua h àng Chứng từ nhập kho chưa đầy đủ thiếu chữ ký, chữ ký chứng từ nhập Than chưa giống nhau, giấy giới thiệu mua Than chưa đánh số trước Việc Thanh toán tiền hàng diễn lòng vòng làm chậm quay vòng vốn, tốn tiền phí dịch vụ chuyển tiền Năm là, KSNB chu trình bán hàng thu tiền: Các đơn vị trực thuộc chưa ban hành văn quy định thẩm quyền xuất hàng các nhân đơn vị trực thuộc Các đơn vị trực thuộc xây dựng giá bán Than chế biến thấp với bảng giá quy định Tập đoàn Vinacomin Khi bán hàng để khách hàng vi phạm hợp đồng Chứng từ bán hàng lưu trữ chư a đầy đủ, chưa có sở xác định lượng Than bán hay sai Sổ sách kế toán biên đối chiếu công nợ nhiều chỗ chưa khớp Sáu là, KSNB với việc quản lý kho hàng: Công ty áp dụng đồng thời hai phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ phương pháp bình quân gia quyền phương pháp giá đích danh Hệ thống kho tàng bến bãi không đảm bảo, bãi Than hàng rào ngăn cách, bãi đất không đổ bê tông yếu tố gây hao hụt, mát, khó kiểm soát, chủng loại than nhiều lúc bị lẫn lộn; Công ty chưa xây dựng định mức tồn kho; kiểm kê kho hàng chưa đảm bảo xác định khối lượng, chất lượng Than Bảy là, KSNB chu trình quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: Phiếu thu, chi chưa đánh số trước Hàng ngày tiền không kiểm quỹ, đối chiếu thủ quỹ với kế toán quỹ Tại Chương 4, sau khái quát mục tiêu, định hướng phát triển Công ty CP KD Than Miền Bắc – TKV, Tác giả đề xuất số giải pháp để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội Công ty CP KD Than Miền Bắc – TKV với nội dung sau: Thứ nhất, hoàn thiện môi trường kiểm soát bao gồm nội dung sau: Một là, đặc thù quản lý: Các phòng ban nghiệp vụ phải có trách nhiệm tham mưu cho lãnh đạo cấp cao Công ty quan tâm tới hệ thống KSNB Bằng việc xảy Công ty, phận có liên quan cần đưa giải pháp kiểm soát để giải vấn đề đồng thời nêu bật vai trò hệ thống KS NB nhằm ngăn chặn sai phạm xảy ra, từ phân tích hiệu kinh tế việc tăng cường kiểm soát Hai là, sách nhân sự: Bố trí nhân theo lực chuyên môn cho CBCNV Công ty Hàng năm Công ty cần tổ chức đợt tậ p huấn nhằm nâng cao kỹ năng, nghiệp vụ cho CBCNV nhân viên kiểm soát; công tác tuyển dụng nhân cần công khai, minh bạch, không quan hệ cá nhân mà tuyển dụng người không phù hợp cho mục tiêu tuyển dụng, người lực chuyên môn Công tác đề bạt, bổ nhiệm cán phải thực chặt chẽ việc đưa tiêu chí cụ thể lực chuyên môn, thâm niên công tác, tư cách đạo đức tiêu chí cần thể văn Trước đề bạt cần lấy ý kiến tín nhiệm toàn thể cán nhân viên, ý kiến phải lập thành biên trình lên cấp có thẩm quyền phê duyệt định đề bạt, với cán cấp cao cần thông qua Hội đồng quản trị Đại hội đồng cổ đông Ba là, công tác kế hoạch: Khi giao kế hoạch Công ty cần xem xét yếu tố để đơn vị trực thuộc thực so sánh kế hoạch giao với thực tế thực năm trước, điều kiện nhân lực, nguồn hàng xu hướng phát triển chung toàn xã hội năm Hạn ch ế bán Than cho hộ kinh doanh Than thương mại, tăng cường công tác chế biến Than Để thực mục tiêu phát triển bền vững, lâu dài cần thiết Công ty phải nghiên cứu xây dựng thực chiến lược phát triển SXKD trung dài hạn Bốn là, phận ki ểm toán nội bộ: Qua trình nghiên cứu hoạt động Công ty tác giả xây dựng chương trình kiểm toán nghiệp vụ mua hàng; chương trình kiểm toán nghiệp vụ bán hàng; chương trình kiểm toán nghiệp hàng tồn kho chương trình kiểm toán thu, chi tiền mặt tiền gửi mẫu cho Công ty CP KD Than Miền Bắc – TKV Thứ hai, hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán: trang bị phần mềm kế toán cho tất đơn vị trực thuộc Thứ ba, hoàn thiện thủ tục kiểm soát: Một là, việc p hân chia thị trường: Công ty cần đưa vào q uy chế tiêu thụ việc phân chia thị trường cho đơn vị, đưa chế tài đủ mạnh để đảm bảo đơn vị trực thuộc không bán sai địa bàn Khi đơn vị trực thuộc có khách hàng địa bàn khác đơn vị trực thuộc có nhiệm vụ giới t hiệu khách hàng đến đơn vị trực thuộc có địa bàn hoạt động phù hợp với khách hàng Hai là, nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Công ty cần rà soát lại toàn việc phân công trách nhiệm trạm, cửa hàng Công ty trực thuộc, tiến hành cách ly trách nhiệm kế toán với thủ kho, thủ quỹ nhằm tạo kiểm tra chéo phận Quy định rõ ràng thẻ kho thủ kho, sổ quỹ thủ quỹ phải có chữ ký xác nhận kế toán Thứ tư, hoàn thiện thủ tục KSNB với chu trình mua hàng toán Một là, Công ty phải đưa chế tài để đơn vị trực thuộc tuân thủ quy định mua hàng Hai là, tăng cường đầu tư máy móc thiết bị để sàng chọn chế biến Than Ba là, để thủ tục mua hàng chặt chẽ đảm bảo hàng đưa địa điểm, số lượng Tác giả bổ sung thêm hai chứng từ bảng kê vận chuyển, xác nhận tàu cập cảng Bốn là: Công ty nên tiến hành in sẵn đóng thành Giấy giới thiệu nhận Than theo mẫu định, tất Giấy giới thiệu nhận than đánh s ố trước, sau cung cấp Giấy giới thiệu cho đơn vị trực thuộc sử dụng Hàng tháng yêu cầu đơn vị trực thuộc làm báo cáo tình hình sử dụng Giấy giới thiệu nhận Than giống báo cáo sử dụng hóa đơn thực Khi viết Giấy giới thiệu nhận Than yêu cầu người cử nhận Than phải trực tiếp ký vào Giấy giới thiệu, nghiêm cấm hành vi ký thay, ký hộ Năm là: Quy định không ký thay, ký hộ tất chứng từ, sổ sách kế toán Sáu là, yêu cầu đơn vị trực thuộc ch uyển tiền mua Than tài khoản Tập đoàn Vinacomin, sau báo cáo Công ty để theo dõi Thứ năm, hoàn thiện KSNB chu trình bán hàng thu tiền Một là, Công ty cần có văn yêu cầu đơn vị trực thuộc xây dựng giá bán, không kể than chế biến hay than nhập mua Tập đoàn Vinacomin, chủng loại than giống phải thực bán theo mức giá Hai là, yêu cầu đơn vị trực thuộc phải xây dựng văn quy định đối tượng trạm trưởng, cửa hàng trưởng chủ động bán h àng đối tượng phải có lệnh xuất hàng giám đốc Ba là, Ngừng bán Than cho hộ kinh doanh Than thương mại phát đơn vị vi phạm cam kết hợp đồng Bốn là, hoàn thiện hệ thống chứng từ, sổ sách hoạt động bán hàng Năm là, Công ty xây dựng định mức công nợ cho đơn vị trực thuộc, số tiền nợ vượt định mức tính lãi suất theo mức lãi suất ngân hàng, số tiền lãi trừ vào quỹ lương trích đơn vị; đồng thời hợp đồng bán Than cho khách hàng phải ghi rõ thời gian cho nợ, thời gian vượt so với hợp đồng phải tính lãi suất, đơn vị trực thuộc có nhiệm vụ thu đủ số lãi suất nộp lên Công ty; nghiêm cấm hành vi bán chịu cho khách hàng hộ kinh doanh Than thương mại Thứ sáu, hoàn thiện KSNB với việc quản lý kho hàng Một là, Công ty nên nghiên cứu áp dụng phương pháp để xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ tạo điều kiện cho việc tính toán dễ dàng, đồng Hai là, xin mua thuê bãi có thời gian sử dụng lâu dài để đầu tư xây dựng bãi Than đủ tiêu chuẩn (có hàng rào, bãi đổ bê tông) nhằm giảm thiểu hao hụt, mát; Trong trường hợp chủng loại than phải đổ riêng rẽ, không lẫn lộn vào Ba là, xây dựng định mức tồn kho cho kho trạm Bốn là, tiến hành kiểm kê kho hàng Công ty nên thuê đơn vị trắc địa đo đạc, tính toán lượng Than thực tế tồn kho, có giám sát Công ty Than Miền Bắc Thứ bảy, hoàn thiện KSNB chu trình quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng: Một là, tất phiếu thu, chi đơn vị phải đánh số trước Hai là, hàng ngày thủ quỹ kế toán tiền mặt phải kiểm quỹ, ký xác nhận số dư sổ quỹ nhật ký tiền mặt Trên sở biện pháp đề xuất, Tác giả đưa r a số kiến nghị với Chính phủ, Tỉnh Quảng Ninh, Tập đoàn Vinacomin với Công ty CP KD Than Miền Bắc – TKV Đối với Chính phủ Một là, cho thả giá Than theo giá giới nhằm ngăn chặn tình hình xuất lậu Than, đảm bảo nguồn than sử dụng nước Hai là, ngừng hỗ trợ giá Than cho ngành Điện lực Xi măng Ba là, nhanh chóng hoàn thiện chế độ, luật pháp để tạo khung pháp lý ổn định cho hoạt động SXKD doanh nghệp Đối với Tỉnh Quảng Ninh Tỉnh Quảng Ninh có biện pháp ngăn chặn tình trạng khai thác Than bừa bãi, tự phát hộ dân vùng Hải quan Công an Tỉnh Quảng Ninh cần quản lý chặt chẽ cửa nhằm ngăn chặn tình trạng xuất lậu Than sang Trung Quốc tiêu thụ, tránh tình trạng thất thoát tài nguyên Đối với Tập đoàn Than khoáng sản Việt Nam Một là, kiện toàn chế tiêu thụ Than nhiều năm để đảm bảo ổn định kinh doanh toàn ngành Hai là, có lộ trình tăng giá Than thích hợp nhằm bình ổn kinh tế nước Thứ ba, thay đổi định mực hao hụt Thứ tư, tăng cường đầu tư thiết bị đại nhằm khai thác tối đa loại Than thành phẩm cung cấp thị trường Hạn chế lượng đất đá lẫn Than, Bã xít phụ phẩm khác Thứ năm, quản lý chặt chẽ Công ty Giám định Than Việt Nam Đối với Công ty CP KD Than Miền Bắc – TKV Một là, xây dựng văn hóa Công ty phục vụ cho SXKD có lồng ghép vai trò hệ thống KSNB Hai là, nhanh chóng bố trí lại nhân đảm bảo hiệu tối đa hoạt động phận, cá nhân Công ty Tăng cường bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ cho CB CNV cách tổ chức đợt tập huấn nghề nghiệp cho CBVNV, cử CBCNV học tập, nâng cao trình độ trường, trung tâm đào tạo chuyên môn; nâng lương cán cần thiết phải thi tay nghề, thi chuyên môn Ba là, xây dựng chiến lược chiếm lĩnh thị trường hộ khách hàng kinh doanh thương mại với lộ trình năm tới; tăng cường đầu tư máy móc thiết bị để sàng chọn chế biến than Bốn , yêu cầu phận KTNB xây dựng chương trình kiểm toán để phục vụ tốt cho công việc; Năm là: Trang bị phần mềm tin học phục vụ cho tất hoạt động Công ty, phầm mềm kế toán quan trọng Sáu là, ban hành văn phân chia thị trường cho đơn vị trực thuộc Bảy là, In ấn phát hành giấy giới thiệu nhận Than Tám là, xây dựng định mức tồn kho phục vụ cho việc quản lý mua bán, quản lý Than hiệu Trong trình nghiên cứu, trình độ hiểu biết kiến thức hạn chế nên đề t ài chắn không tránh khỏi thiếu sót Tôi mong thầy cô, anh chị bạn đóng góp ý kiến để tiếp tục hoàn thiện đề tài bổ sung kiến thức thiếu sót