Giao an day học excel

B¶ng tÝnh ®iÖn tö B¶ng tÝnh ®iÖn tö microsoft microsoft excel 2000 excel 2000 GV. Hå viÕt thÞnh Khoa CNTT thinhvho@yahoo.com ®¹i häc l­¬ng thÕ vinh Chương I-Làm quen với excel Chương I-Làm quen với excel I- Excel là gì? I- Excel là gì? Là hệ bảng tính điện tử dùng để lưu trữ, tính toán, tổng hợp, thống Là hệ bảng tính điện tử dùng để lưu trữ, tính toán, tổng hợp, thống kê dữ liệu. Nằm trong bộ Office của hãng Microsoft trên môi trường kê dữ liệu. Nằm trong bộ Office của hãng Microsoft trên môi trường Windows. Windows. II-Một số khái niệm trong Excel II-Một số khái niệm trong Excel 1-Tệp bảng tính và bảng tính 1-Tệp bảng tính và bảng tính a-Tệp bảng tính (WorkBook) a-Tệp bảng tính (WorkBook) Là tệp tin chứa các bảng tính có phần mở rộng là XLS. Mỗi tệp Là tệp tin chứa các bảng tính có phần mở rộng là XLS. Mỗi tệp bảng tính gầm định với 3 bảng tính với tên : Sheet1, Sheet2, Sheet3 bảng tính gầm định với 3 bảng tính với tên : Sheet1, Sheet2, Sheet3 và có tối đa 255 bảng tính. và có tối đa 255 bảng tính. b-Bảng tính (Worksheet) b-Bảng tính (Worksheet) - Tập hợp của các ô, dòng, cột để nhập liệu, tính toán, thống kê. - Tập hợp của các ô, dòng, cột để nhập liệu, tính toán, thống kê. - - Thành phần của tính. Thành phần của tính. + + Cột (Column): Cột (Column): Là tập hợp các ô theo chiều dọc, ánh thứ tự A, B, C, .,IV từ trái sang Là tập hợp các ô theo chiều dọc, ánh thứ tự A, B, C, .,IV từ trái sang ph i, Tổng số cột của một b ph i, Tổng số cột của một b ả ả ng tính là : 256 ng tính là : 256 + + Dòng (Row): Là tập hợp các ô theo chiều ngang đánh thứ tự từ 1 đến 65536. Dòng (Row): Là tập hợp các ô theo chiều ngang đánh thứ tự từ 1 đến 65536. + + Ô (Cell): Là nơi giao giữa cột và hàng. Ô (Cell): Là nơi giao giữa cột và hàng. + + Ô hiện thời: Là ô có khung viền đậm xung quanh với 1 chấm vuông nhỏ góc dưới Ô hiện thời: Là ô có khung viền đậm xung quanh với 1 chấm vuông nhỏ góc dưới bên ph bên ph ả ả i. ịa chỉ ô này được hiển thị trên thanh công thức. i. ịa chỉ ô này được hiển thị trên thanh công thức. + + Con trỏ bàn phím: là dấu Con trỏ bàn phím: là dấu nhấp nháy, biểu thị vị trí mà ký tự sẽ được chèn vào. nhấp nháy, biểu thị vị trí mà ký tự sẽ được chèn vào. + + Con trỏ chuột: Con trỏ chuột: Dấu Dấu : dùng để đưa trỏ về một ô nào đó. : dùng để đưa trỏ về một ô nào đó. Dấu Dấu : Dùng để chọn lệnh, biểu tượng hoặc cuộn b : Dùng để chọn lệnh, biểu tượng hoặc cuộn b ả ả ng tính. ng tính. 2- Địa chỉ : 2- Địa chỉ : a-Địa chỉ ô: a-Địa chỉ ô: Ô là nơi giao giữa cột và dòng, điạ chỉ được xác định Ô là nơi giao giữa cột và dòng, điạ chỉ được xác định bởi bởi cột cột trước trước dòng dòng sau sau Ví dụ : A1, B2, C10, . Ví dụ : A1, B2, C10, . b-Địa chỉ vùng : b-Địa chỉ vùng : - Vùng: Là tập hợp của các ô liền kề nhau trên bảng tính. - Vùng: Là tập hợp của các ô liền kề nhau trên bảng tính. - Điạ chỉ vùng được xác định : - Điạ chỉ vùng được xác định : Địa chỉ ô đầu góc trên bên trái Địa chỉ ô đầu góc trên bên trái : : Địa chỉ ô cuối góc dưới bên phải Địa chỉ ô cuối góc dưới bên phải Ví dụ : A3:B8, C1:C2, D2:E9, . Ví dụ : A3:B8, C1:C2, D2:E9, . Vùng chọn c-Địa chỉ tương đối c-Địa chỉ tương đối - K/n: Là địa chỉ mà công thức của nó được cập nhật khi sao chép đến - K/n: Là địa chỉ mà công thức của nó được cập nhật khi sao chép đến địa chỉ mới. địa chỉ mới. - Cách viết : <tên cột><tên dòng> như: A1, B2, - Cách viết : <tên cột><tên dòng> như: A1, B2, Ví dụ: ở ô C1 ta có công thức =A1+B1 thì khi sao chép công thức này Ví dụ: ở ô C1 ta có công thức =A1+B1 thì khi sao chép công thức này đến ô C2 ta có =A2+B2. đến ô C2 ta có =A2+B2. d- Điạ chỉ tuyệt đối d- Điạ chỉ tuyệt đối - K/n: Là địa chỉ mà công thức của nó không thay đổi khi sao chép - K/n: Là địa chỉ mà công thức của nó không thay đổi khi sao chép đến địa chỉ mới. đến địa chỉ mới. - Kí hiệu: $ - Kí hiệu: $ +$<cột>$<dòng> : tuyệt đối như $A$2, $C$2, . +$<cột>$<dòng> : tuyệt đối như $A$2, $C$2, . +$<cột><dòng> : tuyệt đối cột, tương đối dòng +$<cột><dòng> : tuyệt đối cột, tương đối dòng +<cột>$<dòng> : tương đối cột, tuyệt đối dòng. +<cột>$<dòng> : tương đối cột, tuyệt đối dòng. - Cách viết : Viết địa chỉ tương đối xong ấn phím F4 - Cách viết : Viết địa chỉ tương đối xong ấn phím F4 ví dụ: Gõ A1, ấn F4 -> $A$1 ví dụ: Gõ A1, ấn F4 -> $A$1 III- C¸ch khëi ®éng vµ ra khái Excel III- C¸ch khëi ®éng vµ ra khái Excel 1- C¸ch khëi ®éng vµ thµnh phÇn cña cöa sæ Excel 1- C¸ch khëi ®éng vµ thµnh phÇn cña cöa sæ Excel -> Start/ Program/ Microsft Excel -> Start/ Program/ Microsft Excel -> XuÊt hiÖn cöa sæ gåm c¸c thµnh phÇn sau : -> XuÊt hiÖn cöa sæ gåm c¸c thµnh phÇn sau : Thanh tiêu đề Thanh Menu Thanh dụng cụ Thanh công thức Thanh trạng thái Thanh cuộn Tên bảng tính Ô hiện thời Tên cột Tên dòng Nút chuyển tới bảng tính Địa chỉ ô - Thanh tiêu đề (Title bar): là dòng trên cùng của cửa sổ, ghi tên của ứng dụng và tên tệp tin hiện thời. - Thanh thực đơn (Menu bar): Chứa các lệnh làm việc với Excel, mỗi mục chọn trên thanh thực đơn ứng với một dãy các thực đơn tương ứng. - Các thanh công cụ (Toolbar): Standard, Formating, Chứa các nút lệnh tương ứng với các lệnh trong thanh thực đơn. - Thanh công thức (Formula bar): hiển thị địa chỉ ô, hiển thị, nhập, sửa dữ liệu trong ô. - Thanh trạng thái (Status bar): là dòng cuối cùng hiển thị các chế độ hoạt động của Excel Read: ang sẵn sàng làm việc. Enter: ang nhập d liệu hay công thức. Point: ang ghi công thức tham chiếu đến 1 địa chỉ. Edit: ang điều chỉnh d liệu hay công thức trong ô hiện thời. - Thanh ghi tên b ng tính (Sheet tabs): Là dòng nằm ngay trên dòng trạng thái, hiển thị tên các b ng tính. - Thanh cuộn dọc (Vertical Scroll bar), thanh cuộn ngang (Horizontal Scroll bar): dùng để di chuyển tới phần khuất của b ng tính. ý ý nghĩa các biểu tượng trên thanh Standard nghĩa các biểu tượng trên thanh Standard Insert Hyperlink: Chèn điểm liên kết Auto Sum: Tính tổng Paste Function: Gọi hàm Sort Acsending: Sắp xếp tăng dần Sort Decsending: Sắp xếp tăng dần Chart Wizard: Vẽ biểu đồ Zoom control : Tỷ lệ quan sát màn hình Redo: Lặp lại thao tác trước Undo: Trở về thao tác trước Format Painter: Copy định dạng Paste: Dán khối ra từ bộ đệm Copy: copy khối vào bộ đệm Cut: cắt khối vào bộ đệm ý ý nghĩa các biểu tượng trên thanh Standard nghĩa các biểu tượng trên thanh Standard Font: Chọn Font chữ Center Across Column: Nhập và căn giữa nhiều ô Curency style: Điền dấu tiền tệ Percent Style: Nhân với 100 và điền dấu % Comma Style: Điền dấu ngăn cách nghìn, triệu, tỷ Decrease Decimal: Bớt đi một chữ số thập phân Increase Decimal: Tăng thêm 1 chữ số thập phân Increase Indent: tăng thêm khoảng cách lề Borders: Đường viền Fill color: Mầu nền của ô Font Color: Mầu chữ Right: Căn dữ liệu sang phải ô Center: Căn dữ liệu vào giữa ô Left: Căn dữ liệu sang trái ô Size: Chọn cỡ chữ More Buttons: Thêm nút lệnh 2- Tho¸t khái Excel. C¸ch 1- Më Menu File, chän Exit C¸ch 2- Ên phÝm Alt+F4 [...]... chọn: Standard Font : đặt font chữ Size: Đặt cỡ chữ -> Chọn OK Font chữ Chú ý : sau khi đặt xong Font chữ hãy thoát ra và khởi động lại Cữ chữ b- Đặt font chữ cho bảng tính hiện thời B1: Chọn bảng tính : Ctrl+A B2: Mở Menu Format/Cells/Font B3: Cài đặt các tuỳ chọn Font, kiểu, cỡ, mầu thích hợp -> Chọn OK 3.2-Đặt độ rộng cột Cách 1: Dùng chuột kích vào đường giao giữa 2 cột kéo sang trái hoặc sang phải... Menu Format/Column, chọn : + Width : đặt độ rộng mới + AutoFit Selection: tự động chỉnh vừa dữ liệu trong cột + Hide : ẩn cột + Unhide : Hiện cột ẩn + Standard : sử dụng độ rộng chuẩn 3.3-Chỉnh chiều cao của dòng: Cách 1: Dùng chuột kích vào đường giao giữa 2 dòng kéo lên hoặc kéo xuống Cách 2 : Dùng Menu B1: Chọn dòng cần chỉnh B2: Mở Menu Format/ Row, chọn : + Height : đặt chiều cao mới + AutoFit:... Dữ liệu nhập ngầm định bên phải ô c- Dữ liệu ngày tháng - Là dữ liệu ghi mốc thời gian, có thể tham gia các phép tính - Khuôn dạng: MM/DD/YY hoặc DD/MM/YY tuỳ thuộc vào csc thông số của Windows Trong đó: DD: mô tả ngày MM: tháng YY: Năm - Muốn thay đổi thông số ngày tháng ta làm như sau: B1: Vào Start/Setting/Control Panel/Regional Options/ Chọn Date/ chọn dạng thức theo ý muốn B2: Chọn OK B3: Chọn vùng... hàm = Date(YY,MM,DD) - Nhập ngày tháng hệ thống: Ctrl + ; - Nhập giờ hệ thống: Ctrl + Shift + ; - Dữ liệu nhập dồn sang phải ô d- Dữ liệu kiểu công thức: - Là biểu thức tính, ghép nối hoặc chuyển đổi dữ liệu, bắt đầu là dấu = hoặc dấu + Sau khi ấn Enter công thức nhập chỉ thể hiện trên thanh công thức, còn kết quả được thể hiện trong ô Bng mụ t li khi d liu nhp công thức khụng hp l Ký hiu Mô t ######... (Điền tự động) - Nhập chuỗi ngày tháng tăng B1: Nhập ngày tháng bắt đầu vào ô đầu của vùng B2 : Điền tự động - Nhập một danh sách tự tạo B1: Mở Tools/ Options/ Custom List B2: Nhập các giá trị vào hộp List Entries, mỗi giá trị cách nhau bởi phím Enter, OK B3: Nhập 1 giá trị trong danh sách đã tạo, ở ô đầu của vùng B4: Điền tự động d- Nhập dữ liệu kiểu công thức: Công thức bắt đầu là dầu = hoặc dấu +... : + Height : đặt chiều cao mới + AutoFit: tự động chỉnh vừa dữ liệu trong dòng + Hide : ẩn dòng + Unhide : Hiện dòng ẩn 4- Xử lý dữ liệu trong bảng tính bảng tính 4.1- Cỏc kiu d liu thng c s dng trong Excel a- Dữ liệu kiểu chuỗi (Text): Là dữ liệu dùng để mô tả một đối tư ợng nào đó, không tham gia vào các phép tính Được kết hợp tất cả các loại ký tự, kể cả ký tự kiểu số - Dữ liệu kiểu chữ gồm : + Các... kích thc ể hin th d liu Trong trng hp ny cn tng rng ca ct #VALUE Ký hiu ny s hin th khi kiu ca các tham s trong hm không hợp l Vớ d: A1= ABC, A2=A1*10 #Name? Ký hiu ny s hin th khi hm hay công thc m Excel không hiểu Ví d: B1= Sum(A1A4) ; B2= ABC(A1:A4) #DIV/0 #N/A Ký hiu ny s hin th khi có mt phép tính chia cho 0 Ký hiu ny s xut hin khi tham s s dng trong công thc không tn ti - Các toán tử trong công... phía dưới () Shift : Về ô phía trên () Ctrl+Home: Về ô A1 Ctrl+End: Về ô cuối cùng của dữ liệu Ctrl+, Ctrl+,Ctrl ,Ctrl+ :Về ô ở các góc bảng tính Ctrl+G: Về ô bất kỳ - Dùng chuột: Kích chuột vào ô cần mang trỏ tới - Dùng Menu B1: Mở Edit/ Goto (Ctrl+G) B2: Nhập địa chỉ ô cần đến và dòng Reference/OK 2- Chn (đánh dấu) các ô, vùng trong bảng tính - Chọn ô: Kích chuột vào ô cần chọn - Chọn cột, dòng: kích... chèn B2: Mở menu Insert/Columns b- Chèn thêm dòng B1: Chọn vị trí dòng cần chèn B2: Mở menu Insert/Rows c- Chèn thêm ô B1: Chọn vị trí ô cần chèn B2: Mở menu Insert/Cells Shif cells right: Chèn ô đẩy sang bên phải Shif cells down: Chèn ô đẩy xuống dòng Entire row: Chèn dòng Entire column: Chèn cột 9- Xoá cột, dòng B1: Chọn cột,dòng cần xoá B2: Mở menu Edit/Delete 10 Định dạng ô trong bảng tính... thêm dấu % Các tuỳ chọn khác đơn vị tiền tệ, ngày tháng, Số chữ số sau dấu thập phân Sử sụng dấu phảy ngăn cách nghìn, triệu, tỷ 10.2 Alignment tab: Trình bày lề của dữ liệu trong ô Căn lề theo chiều ngang ô Căn lề theo chiều dọc ô Văn bản trên nhiều dòng trong ô Trộn nhiều ô đư ợc chọn thành 1 ô Hướng của dữ liệu trong ô 10.3 Font tab: Trình bày Font chữ cho dữ liệu trong ô Cỡ chữ Font chữ Màu chữ Kiểu . Thanh Menu Thanh dụng cụ Thanh công thức Thanh trạng thái Thanh cuộn Tên bảng tính Ô hiện thời Tên cột Tên dòng Nút chuyển tới bảng tính Địa chỉ ô - Thanh. ra khái Excel III- C¸ch khëi ®éng vµ ra khái Excel 1- C¸ch khëi ®éng vµ thµnh phÇn cña cöa sæ Excel 1- C¸ch khëi ®éng vµ thµnh phÇn cña cöa sæ Excel ->