MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1 Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG CỦA BỘ Y TẾ. 5 1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng. 5 2. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của bộ y tế. 6 3. Mô hình tổ chức Văn thư của Bộ. 6 4. Hệ thống hóa các văn bản quản lí về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. 7 5. Công tác xây dựng chương trìnhkế hoạch công tác thường kỳ của Bộ Y tế. 7 6. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan. 10 7. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo. 10 8. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản. 11 9. Sơ đồ hóa quy trình quản lý văn bản đi đến. 11 Chương 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ Y TẾ 123 2.1. Công tác tiếp nhận và xử lý văn bản đến. 12 2.1.1. Tiếp nhận, phân loại, bóc bì văn bản đến. 13 2.1.2. Đóng dấu đến, lập phiếu xử lý, đăng ký văn bản đến, trình, chuyển giao và lưu văn bản đến. 14 2.1.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. 18 2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi. 20 2.2.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm của văn bản đi. 20 2.2.2. Chuyển phát văn bản đi. 25 2.2.3. Lưu văn bản đi. 26 2.3 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. 27 2.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan. 30 Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ Y TẾ 301 3.1. Đánh giá. 30 3.1.2. Hạn chế. 30 3.2. Giải pháp. 31 3.2.1. Đối với cán bộ phụ trách công tác văn thư. 31 3.2.2. Đối với lãnh đạo Bộ về công tác văn thư và cán bộ làm công tác văn thư. 31 3.2.3. Đối với việc đầu tư cơ sở vật chất cho công tác văn thư. 323 KẾT LUẬN 33
MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU Chương MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG CỦA BỘ Y TẾ Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn phòng Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ y tế Mô hình tổ chức Văn thư Bộ Hệ thống hóa văn quản lí công tác văn thư, lưu trữ quan Công tác xây dựng chương trình-kế hoạch công tác thường kỳ Bộ Y tế 6 Công tác soạn thảo ban hành văn quan Mô tả bước quy trình soạn thảo 10 Nhận xét quy trình quản lý giải văn 11 Sơ đồ hóa quy trình quản lý văn đến 11 Chương 12 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ Y TẾ 12 2.1 Công tác tiếp nhận xử lý văn đến 12 2.1.1 Tiếp nhận, phân loại, bóc bì văn đến 13 2.1.2 Đóng dấu đến, lập phiếu xử lý, đăng ký văn đến, trình, chuyển giao lưu văn đến 14 2.1.3 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 18 2.2 Tổ chức quản lý giải văn .19 2.2.1 Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm văn .20 2.2.2 Chuyển phát văn .25 2.2.3 Lưu văn .26 2.3 Tổ chức quản lý sử dụng dấu .27 2.4 Công tác lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan .29 Chương 30 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ Y TẾ .30 3.1 Đánh giá 30 3.1.2 Hạn chế 30 3.2 Giải pháp 31 3.2.1 Đối với cán phụ trách công tác văn thư 31 3.2.2 Đối với lãnh đạo Bộ công tác văn thư cán làm công tác văn thư 31 3.2.3 Đối với việc đầu tư sở vật chất cho công tác văn thư .32 KẾT LUẬN 33 LỜI CAM ĐOAN Để hoàn thành đề tài xin chân thành cảm ơn TS Bùi Thị Ánh Vân tận tình hướng dẫn suốt thời gian thực đề tài Xin chân thành cảm ơn thầy cô Khoa Văn thư – Lưu trữ truyền dạy cho vốn tri thức quý báu Công tác Văn thư suốt thời gian học tập trường; Cảm ơn trường THCS Đạo Trù cung cấp tài liệu cho thực đề tài Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu thực Mọi số liệu thể công trình hoàn toàn trung thực Tôi xin chịu trách nhiệm viết đề tài Hà Nội, ngày tháng năm 2016 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư hoạt động thiếu, mắt xích quan trọng hoạt động quản lý quan, tổ chức nói chung Bộ Y Tế nói riêng Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động quan, đơn vị Thực tốt công tác văn thư góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác, nâng cao chất lượng, sách, chế độ, giữ gìn bí mật Đảng Nhà nước; hạn chế bệnh quan liêu, giảm bớt giấy tờ không cần thiết hạn chế việc lợi dụng sơ hở việc quản lý văn để làm việc trái pháp luật Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ chứng hoạt động quan đồng thời tạo điều kiện để làm tốt công tác lưu trữ nguồn bổ sung tài liệu cho kho lưu trữ tài liệu Bộ Y Tế Là sinh viên trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt đào tạo chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ Đứng trước đòi hỏi hoạt động quản lý Nhà nước công tác văn thư trình hội nhập, với mong muốn kiểm chứng lý luận thực tiễn Từ vấn đề lôi chọn đề tài: “Công tác văn thư Bộ Y Tế” cho tiểu luận Lịch sử nghiên cứu vấn đề Để thực đề tài này, tìm đọc số tác phẩm như: Giáo trình nghiệp vụ công tác Văn thư (Trường Cao đẳng Văn thư lưu trữ Trung ương I; 2007) Tác phẩm cung cấp cho lý luận công tác văn thư Tập lưu Văn đi, Văn đến Bộ Y Tế cho thấy tầm quan trọng công tác hoạt động Bộ Y Tế cung cấp cho mẫu văn như: mẫu công văn đi, mẫu định, mẫu thông báo, mẫu báo cáo, giấy giới thiệu … Báo cáo thực tập tốt nghiệp bạn Nguyễn Thị Hằng Bộ Y Tế năm 2015 cung cấp thông tin lịch sử hình thành, cấu tổ chức máy, chức năng, nhiệm vụ chế độ công tác văn thư Bộ Y Tế, điều kiện thuận lợi để viết chương chương 3 Mục tiêu nghiên cứu Đề tài thực để nghiên cứu tổ chức công tác văn thư Bộ Y Tế Kiểm chứng lại kiến thức học trường thực tế công việc Đối tượng nghiên cứu Tổ chức công tác văn thư Bộ Y Tế Phạm vi nghiên cứu - Không gian: Văn phòng Bộ Y Tế - Thời gian: Công tác văn thư Bộ Y Tế Phương pháp nghiên cứu Để tìm hiểu tốt vấn đề sử dụng phương pháp nghiên cứu: Phương pháp luận chủ nghĩa Mác - Lênin: Đây phương pháp xem sơ lý luận nhìn nhận đề tài, xử lý nội dung cấu trúc luận văn Phương pháp điền dã: Phương pháp xem công cụ thu thập khai thác thông tin Công tác văn thư Bộ Y Tế Phân tích tài liệu: Phân tích nguồn tư liệu có sẵn công tác văn thư Phòng Hành Chính Bộ Phương pháp quan sát, ghi chép, tổng kết thực tiễn: Nhằm thu thập, lưu giữ thông tin có giá trị Công tác văn thư Phòng Hành Chính Bộ Phương pháp tổng hợp, hệ thống, phân tích: Các phương pháp áp dụng việc xử lý thông tin khai thác từ các cán nhân viên nguồn tài liệu sẵn có về Công tác văn thư để trình bày đề tài Bố cục đề tài Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục… đề tài bố cục thành chương: 13 - Chương1 Một số vấn công tác văn thư tổng quan văn phòng Bộ Y Tế - Chương 2Thực trạng Công tác văn thư Bộ Y Tế - Chương Một số giải pháp nâng cao hiệu Công tác văn thư Bộ Y Tế 13 Chương MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG CỦA BỘ Y TẾ Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Văn phòng a)Vị trí, chức Văn phòng có chức giúp Bộ trưởng theo dõi, đôn đốc quan, đơn vị thuộc Bộ thực chương trình, kế hoạch công tác Bộ; tổng hợp tình hình hoạt động kết công tác Bộ; tổ chức thực công tác hành chính, văn thư, lưu trữ quản lý sở vật chất kỹ thuật, tài sản, kinh phí hoạtđộng, bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc chung quan Bộ b)Nhiệm vụ, quyền hạn: Văn phòng Bộ trưởng giao thực nhiệm vụ tổng hợp, điều phối hoạt động tổ chức Bộ, trình lãnh đạo Bộ thực quy chế phối hợp công tác quan Đảng, Quốc hội, Chính phủ, Đoàn thể Trung ương, địa phương thuộc phạm vi quản lý nhà nước Nhiệm vụ Văn phòng thể lĩnh vực : - Giúp Bộ đạo, điều hành công việc toàn ngành; - Phục vụ hoạt động, làm việc quan Bộ; - Giúp Bộ tổ chức thực nhiệm vụ quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ, thi đua, khen thưởng, báo chí xuất bản; - Tham gia chương trình cải cách hành tin học hoá hành nhà nước Bộ c)Cơ cấu tổ chức (Sơ đồ: Xem Phụ lục 02) - Lãnh đạo Văn phòng gồm: 01 Chánh Văn phòng, Phó chánh văn phòng - Bộ máy giúp việc Chánh văn phòng gồm: + Phòng Hành 13 + Phòng Tổng hợp + Phòng Kế toán + Phòng Quản trị + Phòng công nghệ thông tin + Đội xe + Bảo vệ + Đơn vị phòng chống thảm họa tìm kiếm cứu nạn + Phòng Lưu trữ Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ y tế a) Tìm hiều mô hình tổ chức Văn thư quan Công tác Văn thư Bộ y tế thuộc chịu trách nhiệm quản lý Phòng Hành đơn vị trực thuộc Văn phòng Bộ Công tác tổ chức cụ thể sau: b) Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phòng Văn thư -Chức năng: Bộ phận Văn thư phận thuộc Phòng Hành chính, có chức giúp Chánh Văn phòng quản lý tổ chức thực công tác văn thư Bộ -Nhiệm vụ, quyền hạn: Xây dựng văn hướng dẫn thực quy định công tác văn thư Bộ; Giúp Chánh văn phòng hướng dẫn, đạo công tác văn thư Bộ; tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư ; Thực nhiệm vụ khác Chánh văn phòng Bộ giao c Cơ cấu tổ chức: Bộ phận Văn thư thuộc Phòng Hành Bộ Y tế có cấu tổ chức gồm: 08 nhân viên Mô hình tổ chức Văn thư Bộ Về quy mô: 13 Bộ phận Văn thư phận trực thuộc Phòng Hành Bộ chịu đạo hoạt động Phòng Hành Do tính chất hoạt động văn thư Bộ lớn nên phận văn thư bố trí với cấu gồm đơn vị phận cửa, phận quản lý văn đi, phận quản lý văn đến Về hoạt động: Bộ phận văn thư Bộ hoạt động theo quy chế công tác văn thư – lưu trữ Bộ Y tế ban hành kèm theo Quyết định số 28/2005/QĐ-BYT ngày 23/9/2005 Bộ trưởng Bộ Y tế Quy chế đồng thời thực theo theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2005 Chính phủ công tác văn thư; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT –BNV –VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Công tác bảo quản, Văn thư phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng đơn vị văn thư Bộ thực tốt đồng thời công tác lập hồ sơ triển khai thực ngày có hiệu Đặc biệt công tác bảo quản phải kể đến việc bảo quản sử dụng dấu Văn thư thực nghiêm chỉnh trách nhiệm pháp lý, không dùng sai mục đích, đảm bảo an toàn cho tất loại dấu Việc xử lý, chuyển giao bảo quản văn mật Bộ thực theo quy định Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước Hệ thống hóa văn quản lí công tác văn thư, lưu trữ quan Quyết định 4505/QĐ-BYT ngày 8/11/2013 việc ban hành quy chế công tác lưu trữ quan y tế đơn vị trực thuộc; Quyết định 4345/QĐ-BYT Ngày 20/10/2015 việc ban hành Quy chế công tác Văn thư Công tác xây dựng chương trình-kế hoạch công tác thường kỳ Bộ Y tế Chương trình công tác thường kỳ Bộ Y tế 13 a) Chương trình công tác năm Chánh văn phòng Bộ chủ trì việc xây dựng chương trình, kế hoạch công tác Bộ theo dõi, đôn đốc, đánh giá thực chương trình, kế hoạch công tác sau Bộ trưởng định; kiến nghị với Bộ trưởng giải pháp bảo đảm thực chương trình, kế hoạch công tác Bộ cân đối nhiệm vụ giao Trường hợp có điều chỉnh chương trình, kế hoạch công tác Bộ, Chánh Văn phòng thông báo kịp thời đến đơn vị cá nhân liên quan Phòng Tổng hợp có trách nhiệm giúp việc cho Chánh Văn phòng Bộ xây dựng chương trình công tác năm Bộ Chậm vào 31/10 hàng năm đơn vị trực thuộc Bộ gửi văn phòng danh mục đề án Văn phòng tổng hợp dự kiến chương trình công tác năm sau Bộ Y tế gửi lại đơn vị có liên quan tham gia ý kiến Sau tuần làm việc đơn vị có trách nhiệm tham gia ý kiến gửi lại văn phòng hoàn chỉnh, trình Bộ trưởng xem xét vào phiên họp thường kỳ cuối năm Sau tuần làm việc kể từ ngày Bộ thông qua chương trình công tác, văn phòng trình Bộ trưởng ký ban hành tiến hành gửi đến tất đơn vị thuộc Bộ b) Chương trình công tác quý Tháng cuối quý, đơn vị chủ động đánh giá tình hình thực kế hoạch công tác tháng xem xét vấn đề phát sinh để đề nghị điều chỉnh kế hoạch công tác quý sau (chậm ngày 15 tháng cuối quý, đơn vị gửi đề nghị điều chỉnh kế hoạch công tác quý sau đến văn phòng) Căn vào kế hoạch công tác tháng, đề nghị điều chỉnh kế hoạch công tác quý đơn vị đạo Bộ trưởng, văn phòng xây dựng kế hoạch công tác quý c) Chương trình công tác tháng 13 STT Tên loại Năm 2015 Quyết định 267 Công văn 1098 Kế hoạch 117 Báo cáo 140 Thông báo 119 Tờ trình 902 Biên 201 Bản vẽ 56 Các loại văn bản, giấy tờ khác Tổng 118 3018 - Văn Bộ quản lý theo trình tự sau: [Phụ lục 4; Tr.43] + Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu; ngày, tháng, năm văn + Đăng ký văn vào hệ thống quản lý Bộ + Nhân bản, đóng dấu pháp nhân dấu mức độ khẩn, mật (nếu có) + Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn + Lưu văn 2.2.1 Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm văn - Soạn thảo văn Với chức năng, nhiệm vụ Bộ, để đảm bảo quy trình hoạt động quan xuyên suốt lãnh đạo Bộ Y Tế quan tâm, trọng đến khâu soạn thảo ban hành văn Các loại văn Bộ thông thường giao cho cán chuyên môn soạn thảo, đánh máy, trình lãnh đạo phòng phê duyệt nội dung chuyển cho văn thư trình lãnh đạo Bộ Sau lãnh đạo Bộ phê duyệt văn thư hoàn thiện thể thức làm thủ tục phát hành 13 Các loại văn Bộ ban hành: Công văn; Quyết đinh; Quy định; Quy chế, Thông báo, Báo cáo, Đề án, Dự án, Kế hoạch, Hợp đồng, vv .Ngoài có loại giấy tờ Hành khác là: giấy giới thiệu, giấy đường, giấy chứng nhận, Tại Bộ Y Tế, Trưởng phòng phòng Hành người trực tiếp giúp lãnh đạo Bộ đạo, đôn đốc kiểm tra trình soạn thảo ban hành văn Đồng thời Trưởng phòng Hành người trực tiếp giúp Bộ trưởng kiểm tra thể thức văn ký nháy trước phát hành - Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn Mục đích cuả việc kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn nhằm đảm bảo văn Bộ trước ban hành xác định theo quy định hành, để nơi nhận xử lý văn dễ dàng Nếu phát văn sai thể thức trình bày, không mẫu quy định báo cho lãnh đạo Bộ để kịp thời xem xét, giải trước ban hành + Trưởng phòng, ban đơn vị soạn thảo kiểm tra lần cuối chịu trách nhiệm nội dung văn ký nháy/ký tắt vào vị trí cuối “Nơi nhận”; + Chánh Văn phòng giúp Bộ trưởng/Thứ trưởng kiểm tra lần cuối chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn Bộ ký nháy/ký tắt vào vị trí cuối “Nơi nhận”; + Trước thực công việc để phát hành văn bản, Văn thư cần kiểm tra lại thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát có sai sót, phải kịp thời báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải - Ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn Việc lấy số, ký hiệu ghi ngày tháng năm văn Hành văn Hành cá biệt thực theo Điều 8, Điều Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ Sau văn lãnh đạo Bộ ký duyệt, cán Văn thư nhận văn mang Phòng Hành làm thủ tục trước ban hành Ghi số, ngày, tháng cho văn bản, ký hiệu văn yếu tố bắt buộc đới với 13 tất loại văn Bộ Mỗi văn đánh số ghi ngày tháng theo thứ tự ban hành văn + Đánh số văn đi: Tất văn Bộ ghi số theo hệ thống chung Bộ Văn thư thống quản lý Số văn Bộ đánh liên tục theo thứ tự cho tất loại văn Bộ ban hành như: Quyết định, Thông báo, Báo cáo, trừ vẽ đăng ký vào sổ riêng theo hệ thống số riêng Số văn hệ thống số phải văn thư lấy liên thứ tự thời gian ban hành văn Các phòng ban, đơn vị soạn thảo tuyệt đối không điền thông tin số, ngày tháng trước văn ký duyệt; Đối với Hợp đồng, Biên bản: Bộ ký trước Văn thư phải lấy số theo hệ thống quy định Bộ hoàn thiện thông tin ngày, tháng văn Việc ghi số, ngày, tháng vào văn Bộ Y Tế thực sau: Số văn ghi chữ số Ả rập, số 01 ngày đầu năm đến hết ngày 31/12 năm Văn ban hành ngày ghi ngày đó, số ngày, tháng, năm ghi chữ số Ả rập, ngày 10 tháng thêm số đằng trước + Ký hiệu văn bản: Ký hiệu văn chung Bộ bao gồm chữ viết tắt tên loại văn chữ viết tắt tên Bộ Ví dụ: Số 01/QĐ-BYT Số 03/TB-BYT Số 12/BC-BYT + Ghi ngày, tháng văn bản: ngày ký định ban hành văn ngày văn có hiệu lực pháp lý - Đăng ký văn Tất văn phải đăng ký vào hệ thống quản lý (sổ truyền thống/máy tính) Bộ đầy đủ, xác khoa học 13 Tất loại văn (trừ vẽ) đăng ký chung vào sổ hỗn hợp, tên sổ là: Sổ đăng ký văn Các vẽ Bộ đăng ký vào sổ riêng có tên là: Sổ đăng ký văn vẽ Phần đăng ký bên hai sổ giống phần đăng ký bên Sổ đăng ký văn theo Công văn số 425/VTLTNNNVTW, khác phần bìa sổ Mẫu bìa Sổ đăng ký văn đi: + Phần bên – bìa sổ: Bộ Y Tế SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: ………… Từ ngày …./…/… Đến ngày /…./… Từ số: …… đến số: ……… Quyển số: ……………… Mẫu bìa Sổ đăng ký vẽ giống với mẫu bìa Sổ đăng ký văn Chỉ khác tên “Sổ đăng ký vẽ đi” + Phần nội dung bên trong: Phần nội dung bên hai sổ Đăng ký văn Sổ đăng ký văn vẽ Bộ hoàn toàn giống nhau, khác: 13 • Mẫu sổ đăng ký bên trong: Số ký Ngày hiệu tháng trích yếu văn văn Ghi chú: Tên loại Ngưò Nơi Đơn vị, Số Ghi nhận nguòi lượng nội dung văn nhận văn văn bản lưu i ký (1)Ghi số ký hiệu văn (2)Ghi ngày tháng năm văn (3)Ghi tên loại trích yếu nội dung văn (4)Ghi tên người ký văn (5)Ghi tên quan tổ chức cá nhân đơn vị nhận văn (6)Ghi tên đơn vị cá nhân nhận lưu (7)Ghi số lượng phát hành (8)Ghi điều cần thiết Tất văn mật, khẩn đăng ký chung vào Sổ đăng ký văn Bộ chưa lập riêng Đối với văn mật Văn thư ghi vào cột “Ghi chú” văn “Mật” Tất thông tin văn cán Văn thư đăng ký xác, rõ ràng vào cột tất văn Bộ quản lý thống tương đối chặt chẽ - Nhân bản, đóng dấu pháp nhân dấu mức độ khẩn, mật + Nhân bản:Văn trước phát hành phải hoàn thiện thể thức sau nhân theo số lượng quy định Văn thường: Văn thư thực nhân theo số lượng xác định phần “Nơi nhận” văn Văn mật: Văn thư/Thư ký văn phòng Bộ trưởng thực nhân theo đạo lãnh đạo Bộ Việc in, văn mật phải tiến hành nơi đảm bảo bí mật, an toàn phải ghi cụ thể số lượng in, sao, chụp Tài liệu mật sao, chụp phải bảo mật tài liệu vật gốc in, 13 sao, chụp số quy định Sau in, sao, chụp xong phải kiểm tra lại hủy dư thừa in, sao, chụp hỏng + Đóng dấu pháp nhân: Việc đóng dấu lên chữ ký phụ lục kèm theo văn phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Dấu giáp lai đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy, dấu đóng tối da 05 trang văn Dấu treo đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn văn khác lãnh đạo có thẩm quyền Bộ ký Dấu treo đóng lên trang đầu, trùm lên phần tên quan, tổ chức tên phụ lục - Đóng dấu mức độ khẩn, mật Tất văn có độ khẩn, mật phải đóng dấu mức độ khẩn, mật Dấu khẩn, mật đóng phía bên trái văn phần số, ký hiệu Trên bì thư văn khẩn, mật phải đóng dấu mức độ khẩn, mật 2.2.2 Chuyển phát văn Văn sau có chữ ký làm đầy đủ thủ tục Văn thư làm thủ tục phát hành thời gian quy định Căn tính chất, mức độ quan trọng, khẩn, mật văn bản, văn Bộ chuyển nhiều hình thức: gửi trực tiếp, gửi bưu điện, gửi email, gửi fax - Chuyển giao trực tiếp: Đối với người nhận nội Bộ sổ chuyển giao văn riêng mà người nhận văn ký trực tiếp vào Sổ đăng ký văn Sổ đăng ký văn Thường không ký văn có nội dung thông báo hay gửi để biết, để tham khảo Văn mang tính tuyên truyền, thông báo rộng rãi tới toàn thể CBCNV, phòng ban, đơn vị, đơn vị trực thuộc:gửi bưu điện/scan gửi email/gửi fax/gửi trực tiếp… 13 - Các văn chuyển giao fax: Đối với nơi nhận văn xa có yêu cầu xem trước văn Văn thư Bộ gửi fax trước gửi gốc sau - Văn có nội dung mật/ nội dung quan trọng liên quan đến chủ trương, sách, đàm phán, ký kết, đầu tư…: gửi trực tiếp đóng dấu niêm phong gửi đích danh qua bưu điện, không gửi fax, email - Khi chuyển văn hình thức, Văn thư phải kiểm tra, xác nhận thời hạn văn gửi đến địa cần gửi thời gian quy định Do đặc thù công việc phải chuyển nhiều văn xa, việc gửi văn bưu điện chủ yếu chuyển phát nhanh sử dụng loại phong bì bưu điện Vì không đảm bảo giữ gìn bí mật nội dung bên văn bản, gửi ghi địa nơi gửi nơi nhận gây thời gian tiền cước phí chuyển phát nhanh Vì ngày Bộ phải chuyển giao nhiều văn - Bộ không lập Sổ chuyển giao văn bưu điện mà ghi vào phần ‘ghi chú’ “chuyển bưu điện” 2.2.3 Lưu văn Trong trình hoạt động Bộ văn sau phát hành lưu hai bản, gốc lưu văn thư 01 lưu hồ sơ giải công việc đơn vị soạn thảo để tiện cho việc theo dõi, lập hồ sơ công việc chuyển giao cho phận lưu trữ theo thời hạn quy định Việc lưu Văn khoa học giúp cho việc tra tìm văn nhanh chóng, kịp thời, khoa học khâu cuối công tác quản lý văn Văn thư Bộ thực Nó đồng thời sở cho việc thực bước công việc Khâu lưu trữ Bộ - Văn có chế độ mật lưu văn thư văn phòng Bộ trưởng theo chế độ bảo vệ bí mật Nhà nước xếp theo số thứ tự bảo quản cặp, hộp Tuyệt đối không mang khỏi quan, trường hợp cần khai thác sử dụng phải đồng ý lãnh đạo 13 Số lượng ký tay hay ký chụp từ ký tay tùy thuộc dự định phận chuyên môn yêu cầu quan nhận văn Văn thư không cho mượn lưu Văn thư để gửi - Sắp xếp lưu: Hiện Bộ xếp lưu theo thời gian ban hành văn nghĩa văn ban hành trước, có số nhỏ xếp trước; văn ban hành sau, có số lớn xếp sau - Lựa chọn lưu: Những văn chữ viết rõ ràng, sẽ, không nhàu nát có giá trị gốc, chính, (bản hợp pháp trường hợp không tìm thấy gốc, chính) Bảo quản, phục vụ sử dụng văn bản: Tập lưu Văn thư Bộ cán Văn thư xếp cặp, hộp xếp lên giá, tủ Vì nhu cầu sử dụng lưu cá nhân, phòng ban, đơn vị Bộ không cao nên “Sổ sử dụng lưu” Việc sử dụng lưu chủ yếu phục vụ cho mục đích giải công việc ban lãnh đạo Bộ Trưởng phòng Hành 2.3 Tổ chức quản lý sử dụng dấu Con dấu thành phần quan trọng, thiếu văn Để đảm bảo tính hợp pháp tính chân thực văn Nghị định 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quy định cụ thể quản lý sử dụng dấu Trong Nghị định nêu rõ “Con dấu thể vị trí pháp lý hoạt động giá trị pháp lý văn bản, giấy tờ quan, tổ chức chức danh Nhà nước” Dấu thành phần giúp cho việc chống giả mạo văn Một văn thiếu dấu văn chưa hợp pháp, dấu quan yếu tố quan trọng thành phần văn bản, khẳng định tính hợp pháp văn Trong quan loại dấu thông thường khắc thêm dấu chìm, dấu nổi, dấu thu nhỏ việc sử dụng dấu phải nội quy tính chất công việc Cũng quan khác, Bộ Y Tế nói chung phòng Hành nói riêng sử dụng dấu theo nguyên tắc quản lý dấu theo 13 quy định pháp luật Việc quản lý sử dụng dấu thực nguyên tắc sau: - Con dấu Chánh Văn phòng, Trưởng Phòng Hành người phân công giúp Bộ trưởng quản lý, dấu phải bảo quản an toàn cất giữ cẩn thận Bộ Khi người quản lý dấu vắng phải có văn bàn giao cụ thể - Cán văn thư phân công đóng dấu, không mang dấu khỏi khu vực đóng dấu đạo lãnh đạo Bộ - Không tự ý giao dấu cho người khác sử dụng đạo lãnh đạo Bộ - Tuyệt đối không đóng dấu khống (văn chưa có chữ ký người có thẩm quyền) Con dấu đóng lên văn bản, giấy tờ sau có chữ ký cấp có thẩm quyền, không đóng dấu khống đóng dấu vào văn chưa có nội dung Trường hợp đóng dấu vào văn có chữ ký chụp lại, phải có gốc để đối chiếu Văn thư phải giữ gốc - Không đóng dấu văn ký vượt thẩm quyền, thiếu chữ ký nháy đơn vị chuyên môn soạn thảo văn bản, có chữ ký không rõ ràng, không mẫu chữ ký đăng ký - Cán Văn thư có trách nhiệm bảo quản dấu: giữ sẽ, không làm biến dạng dấu, không giao dấu việc đóng dấu cho người trách nhiệm thực - Văn thư đóng dấu phải đóng trùm 1/3 chữ ký phía bên trái, đóng lên văn phải rõ nét, ngắn Dấu Tổng công ty dùng mực đỏ theo quy định - Việc đóng dấu treo: Văn thư thực đóng dấu treo theo ý kiến đạo ban lãnh đạo Bộ, dấu treo đóng bên chữ phụ lục danh sách kèm theo hay dự thảo trình cấp phê duyêt Tuy nhiên thực tế Bộ Y Tế có văn Văn thư đóng dấu trùm hết lên chữ ký đóng dấu bị lệch 13 Việc đóng dấu giáp lai hợp đồng kinh tế đóng dấu giáp lai vào danh giới giấy tờ văn để đảm bảo tính chân thực ngăn chặn tình trạng đánh tráo thay đổi nội dung văn Khi đóng dấu Bộ vào văn cán Văn thư phải ghi vào Sổ theo dõi kể tài liệu thống kê không lấy số công văn, không lưu Văn thư Các loại dấu Bộ sử dụng: - Dấu quan; - Dấu chức danh tên Bộ trưởng, Thứ trưởng; - Dấu đến; - Dấu khẩn, mật; - Dấu mã số thuế; - Dấu y 2.4 Công tác lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan - Một số tài liệu chưa lập thành hồ sơ thời gian giải công việc kéo dài điểm thiếu sót cần có phương án giải Bộ Bộ chưa quan tâm, trọng đến việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan, điều làm cho việc quản lý tài liệu không tốt tài liệu bị thất lạc, mát, rời lẻ, bó gói * Tiểu kết: Như Chương sâu tìm hiểu thực trạng công tác văn thư Bộ Y Tế, để từ đưa đánh giá cách khách quan Những vấn đề tìm hiểu Chương sở cho tiến hành nội dung Chương 13 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ Y TẾ 3.1 Đánh giá Bộ Y Tế Bộ có khối lượng công việc hàng ngày nhiều, nhiên công việc Bộ cán văn thư giải nhanh hiệu Trang thiết bị đầu tư tương đối đầy đủ máy vi tính, máy in, máy fax, máy photo, máy scan, máy điện thoại, giúp công việc giải nhanh hơn, hiệu Cán văn thư có trình độ Cao đẳng, Đại học đào tạo quy, nắm vững khâu nghiệp vụ chuyên môn, có trình độ tin học văn phòng tốt, sử dụng thành thạo máy vi tính trang thiết bị văn phòng khác có kinh nghiệm thực tế nên việc quản lý văn đảm bảo xác, kịp thời, tiết kiệm theo quy trình nhà nước 3.1.2 Hạn chế Công tác quản lý, tổ chức công tác văn thư Bộ Y Tế nhìn chung tốt Tuy nhiên, bên cạnh mặt tích cực, ưu điểm hạn chế tồn tại, làm ảnh hưởng nhiều đến hoạt động quản lý, điều hành quan, cụ thể: Bộ chưa có đầy đủ văn Quy phạm pháp luật quản lý, đạo hướng dẫn công tác văn thư, lữu trữ cán nhân viên sở khoa học để thực Chất lượng văn ban hành chưa cao Văn Bộ ban hành mắc số sai sót phần thể thức, kỹ thuật Việc áp dụng CNTT vào việc quản lý giải văn Bộ Y Tế chưa đáp ứng nhu cầu giải văn thường xuyên bị lỗi phông chữ, phần mềm bị treo, làm ảnh hưởng đến hiệu công việc 13 Công tác văn thư tồn số hạn chế công tác lập hồ sơ hành chưa trọng tiến hành triệt để Nhiều văn bản, tài liệu đơn vị sau giải xong không tiến hành lập hồ sơ mà lưu đơn vị để phục vụ cho công tác tra tìm, văn tài liệu để tồn đọng nhiều năm không nộp lưu trữ quan theo quy định nên dẫn đến tinh trạng tài liệu bị phân tán 3.2 Giải pháp Từ sở lý luận công tác văn thư thực trạng công tác văn thư Bộ Y Tế, đưa số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hiệu công tác văn thư Bộ sau: 3.2.1 Đối với cán phụ trách công tác văn thư - Cán văn thư Bộ phải có ý thức tự giác việc trau dồi chuyên môn nghiệp vụ mình; rèn luyện kỹ phẩm chất cần có cán văn thư kỹ giao tiếp, ứng xử, phong cách làm việc nhanh nhẹn, xác, cẩn thận, tỉ mỉ, có tinh thần trách nhiệm cao với công việc đảm nhiệm Quan trọng yêu cầu công tác văn thư việc đảm bảo bí mật tuyệt văn đi, đến Bộ - Cập nhật văn hướng dẫn, sửa đổi quy định công tác văn thư quy định cán làm công tác văn thư, nghiên cứu văn quy phạm pháp luật công tác văn thư - Sử dụng thành thạo máy vi tính, máy in, máy fax, máy photo Bộ 3.2.2 Đối với lãnh đạo Bộ công tác văn thư cán làm công tác văn thư - Nâng cao nhận thức cán làm công tác văn thư Bộ, thường xuyên cử cán tập huấn lớp bồi dưỡng công tác văn thư - Có đạo, hướng dẫn đắn, theo dõi sát hoạt động công tác văn thư cán làm công tác văn thư, khuyến khích động viên, hiểu rõ tâm tư nguyện vọng tạo điều kiện cán làm công tác văn thư để tập trung cho công việc, mang lại hiệu cao 13 - Cho cán tham khảo học tập phương pháp, cách làm việc quản lý văn giấy tờ quan, đơn vị khác để phổ biến, vận dụng đơn vị 3.2.3 Đối với việc đầu tư sở vật chất cho công tác văn thư - Cán làm công tác văn thư phải thường xuyên kiểm tra máy vi tính thiết bị phục vụ cho việc quản lý văn theo định kỳ quy định quan tháng, quý, năm để đơn vị kịp thời sửa chữa, thay phát có trục trặc, hư hỏng ảnh hưởng đến tiến độ làm văn hay quản lý cập nhật văn - Lãnh đạo đơn vị quản lý phận đơn vị phải nhanh chóng gọi thợ sửa chữa cán văn thư có đề xuất việc sở vật chất có hỏng hóc để công tác văn thư không bị đình trệ, chậm trễ Thay đổi trang thiết bị cũ máy tính, máy in, máy photo sang máy đại, chất lượng cao, bên cạnh phải có hướng dẫn sử dụng cụ thể rõ ràng cho cán làm công tác văn thư - Con dấu đơn vị bị mờ, bị mẻ khắc dấu theo quy định Pháp luật * Tiểu kết: Trong Chương đưa đánh giá công tác văn thư Bộ Y Tế cách khách quan nhất, từ đưa những giải pháp để nâng cao hiệu Công tác văn thư Bộ 13 KẾT LUẬN Công tác văn thư hoạt động thường xuyên quan hệ thống máy Nhà nước Cùng với phát triển máy nhà nước qua thời kỳ, thực tế công tác văn thư quan ngày củng cố, giai đoạn hội nhập quốc tế Các nghiệp vụ công tác ngày quy định cách cụ thể, đặc biệt nghiệp vụ xây dựng quản lý văn khâu văn thư hành quan hệ thống tổ chức phục vụ công tác văn thư củng cố bước Công tác văn thư hoạt động thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước nói chung Bộ Y Tế nói riêng Bộ có đội ngũ cán làm công tác văn phòng có đầy đủ lực phẩm chất, dày dạn kinh nghiệm, có tinh thần trách nhiệm góp phần đẩy mạnh công cải cách hành chính, kiện toàn máy để xây dựng phát triển đất nước; đồng thời Văn phòng tạo dựng mối quan hệ bền vững với lãnh đạo, với phòng ban trực thuộc Bộ nhằm tạo cầu nối vững cho hoạt động Bộ Qua chương trình bày số vấn ðề lý luận công tác văn thư, khai thác chức năng, vị trí vai trò công tác văn thư Đồng thời trình bày khái quát lịch sử hình thành, cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ Bộ Y Tế Như vậy, sâu tìm hiểu thực trạng công tác văn thư Bộ Y Tế Qua tìm hiểu thực trạng công tác văn thư Bộ Y Tế, để từ đưa đánh giá cách khách quan Do hạn chế thời gian, hiểu biết thân, chưa có điều kiện để tìm hiểu sâu mảng vấn đề cụ thể Xong qua bước đầu hiểu nội dung công tác văn thư, khoảng thời gian giúp có nhìn khái quát, khách 13 quan nghề nghiệp, có vận dụng lý thuyết với thực tế công việc Qua có so sánh, đối chiếu điểm khác biệt lý luận với thực tiễn, bổ sung vào vốn kiến thức thân Bên cạnh đó, hội vận dụng lý thuyết học trường với thực tiễn Bộ Y Tế giúp thấy lý luận chung rút từ thực tiễn Cũng nhờ lý thuyết trường mà nhận thấy ưu điểm, hạn chế công tác văn thư Bộ Nhờ Bộ Y Tế có biện pháp khắc phục nhược điể phát huy ưu điểm đạt 13