Công tác văn thư tại Bộ Y Tế

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1 Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG CỦA BỘ Y TẾ. 5 1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng. 5 2. Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của bộ y tế. 6 3. Mô hình tổ chức Văn thư của Bộ. 6 4. Hệ thống hóa các văn bản quản lí về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan. 7 5. Công tác xây dựng chương trìnhkế hoạch công tác thường kỳ của Bộ Y tế. 7 6. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan. 10 7. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo. 10 8. Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản. 11 9. Sơ đồ hóa quy trình quản lý văn bản đi đến. 11 Chương 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ Y TẾ 123 2.1. Công tác tiếp nhận và xử lý văn bản đến. 12 2.1.1. Tiếp nhận, phân loại, bóc bì văn bản đến. 13 2.1.2. Đóng dấu đến, lập phiếu xử lý, đăng ký văn bản đến, trình, chuyển giao và lưu văn bản đến. 14 2.1.3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. 18 2.2. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi. 20 2.2.1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm của văn bản đi. 20 2.2.2. Chuyển phát văn bản đi. 25 2.2.3. Lưu văn bản đi. 26 2.3 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu. 27 2.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan. 30 Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ Y TẾ 301 3.1. Đánh giá. 30 3.1.2. Hạn chế. 30 3.2. Giải pháp. 31 3.2.1. Đối với cán bộ phụ trách công tác văn thư. 31 3.2.2. Đối với lãnh đạo Bộ về công tác văn thư và cán bộ làm công tác văn thư. 31 3.2.3. Đối với việc đầu tư cơ sở vật chất cho công tác văn thư. 323 KẾT LUẬN 33

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

PHẦN MỞ ĐẦU 1

Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ TỔNG QUAN VỀ VĂN PHÒNG CỦA BỘ Y TẾ 5

1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng 5

2 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của bộ y tế 6

3 Mô hình tổ chức Văn thư của Bộ 6

4 Hệ thống hóa các văn bản quản lí về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan 7

5 Công tác xây dựng chương trình-kế hoạch công tác thường kỳ của Bộ Y tế 7

6 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan 10

7 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo 10

8 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản 11

9 Sơ đồ hóa quy trình quản lý văn bản đi đến 11

Chương 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ Y TẾ 123 2.1 Công tác tiếp nhận và xử lý văn bản đến 12

2.1.1 Tiếp nhận, phân loại, bóc bì văn bản đến 13

2.1.2 Đóng dấu đến, lập phiếu xử lý, đăng ký văn bản đến, trình, chuyển giao và lưu văn bản đến 14

2.1.3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 18

2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 20

2.2.1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm của văn bản đi 20

2.2.2 Chuyển phát văn bản đi 25

2.2.3 Lưu văn bản đi 26

2.3 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 27

2.4 Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan 30

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC

VĂN THƯ TẠI BỘ Y TẾ 301

3.1 Đánh giá 30

3.1.2 Hạn chế 30

3.2 Giải pháp 31

3.2.1 Đối với cán bộ phụ trách công tác văn thư 31

3.2.2 Đối với lãnh đạo Bộ về công tác văn thư và cán bộ làm công tác văn thư 31

3.2.3 Đối với việc đầu tư cơ sở vật chất cho công tác văn thư 323

KẾT LUẬN 33

LỜI CAM ĐOAN

Để hoàn thành đề tài này tôi xin chân thành cảm ơn TS Bùi Thị ÁnhVân đã tận tình hướng dẫn tôi trong suốt thời gian thực hiện đề tài

Xin chân thành cảm ơn các thầy cô Khoa Văn thư – Lưu trữ đã truyềndạy cho tôi vốn tri thức quý báu về Công tác Văn thư trong suốt thời gian họctập tại trường; Cảm ơn trường THCS Đạo Trù đã cung cấp tài liệu cho tôithực hiện đề tài này

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu do tôi thực hiện Mọi sốliệu thể hiện trong công trình này hoàn toàn trung thực Tôi xin chịu tráchnhiệm về những gì đã viết trong đề tài này

Hà Nội, ngày tháng năm 2016

để làm những việc trái pháp luật Công tác văn thư còn bảo đảm giữ gìn đầy

đủ chứng cứ về hoạt động của cơ quan đồng thời tạo điều kiện để làm tốtcông tác lưu trữ và là nguồn bổ sung tài liệu cho kho lưu trữ tài liệu Bộ Y Tế

Là sinh viên của trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt là được đàotạo về chuyên ngành Văn thư - Lưu trữ Đứng trước những đòi hỏi của hoạtđộng quản lý Nhà nước về công tác văn thư trong quá trình hội nhập, vớimong muốn được kiểm chứng giữa lý luận và thực tiễn

Từ những vấn đề trên đã lôi cuốn tôi chọn đề tài: “Công tác văn thư tại

Bộ Y Tế” cho bài tiểu luận của mình.

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề.

Để thực hiện đề tài này, tôi đã tìm đọc một số tác phẩm như: Giáo trình

nghiệp vụ công tác Văn thư (Trường Cao đẳng Văn thư lưu trữ Trung ương I; 2007) Tác phẩm đã cung cấp cho chúng tôi những lý luận về công tác văn

thư

Tập lưu Văn bản đi, Văn bản đến của Bộ Y Tế đã cho tôi thấy được

tầm quan trọng của công tác này trong hoạt động của Bộ Y Tế và cung cấpcho tôi những mẫu văn bản như: mẫu công văn đi, mẫu quyết định, mẫu thôngbáo, mẫu báo cáo, giấy giới thiệu …

Báo cáo thực tập tốt nghiệp của bạn Nguyễn Thị Hằng tại Bộ Y Tế

năm 2015 đã cung cấp tôi những thông tin về lịch sử hình thành, cơ cấu tổ

chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ và chế độ công tác văn thư của Bộ Y Tế,đây chính là điều kiện thuận lợi để tôi viết chương 2 và chương 3.

3 Mục tiêu nghiên cứu.

Đề tài này thực hiện để nghiên cứu về tổ chức công tác văn thư tại Bộ

Y Tế

Kiểm chứng lại những kiến thức đã học tại trường và thực tế công việc

4 Đối tượng nghiên cứu.

Tổ chức công tác văn thư tại Bộ Y Tế

5 Phạm vi nghiên cứu.

- Không gian: Văn phòng Bộ Y Tế

- Thời gian: Công tác văn thư của Bộ Y Tế

6 Phương pháp nghiên cứu.

Để tìm hiểu tốt vấn đề trên tôi sử dụng phương pháp nghiên cứu: Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin: Đây là phương pháp đượcxem là cơ sơ lý luận trong sự nhìn nhận đề tài, xử lý nội dung và cấu trúc luậnvăn

Phương pháp điền dã: Phương pháp này được xem là công cụ cơ bảntrong thu thập khai thác các thông tin về Công tác văn thư của Bộ Y Tế

Phân tích tài liệu: Phân tích các nguồn tư liệu có sẵn về công tác vănthư tại Phòng Hành Chính Bộ

Phương pháp quan sát, ghi chép, tổng kết thực tiễn: Nhằm thu thập, lưugiữ được những thông tin có giá trị Công tác văn thư tại Phòng Hành ChínhBộ

Phương pháp tổng hợp, hệ thống, phân tích: Các phương pháp nàyđược áp dụng trong việc xử lý các thông tin được khai thác từ các các cán bộnhân viên cũng như các nguồn tài liệu sẵn có về về Công tác văn thư để trìnhbày trong đề tài

7 Bố cục đề tài.

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo, Phụ lục… đề tài

được bố cục thành 3 chương:

- Chương1 Một số vấn về công tác văn thư và tổng quan về văn phòng

Bộ Y Tế.

- Chương 2Thực trạng về Công tác văn thư tại Bộ Y Tế.

- Chương 3 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả Công tác văn thư tại

Bộ Y Tế.

Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ TỔNG QUAN VỀ

b)Nhiệm vụ, quyền hạn:

Văn phòng được Bộ trưởng giao thực hiện nhiệm vụ tổng hợp, điềuphối các hoạt động của các tổ chức của Bộ, trình lãnh đạo Bộ về thực hiện cácquy chế phối hợp công tác của các cơ quan Đảng, Quốc hội, Chính phủ, Đoànthể Trung ương, địa phương thuộc phạm vi quản lý nhà nước Nhiệm vụ củaVăn phòng thể hiện trên 4 lĩnh vực chính :

- Giúp Bộ chỉ đạo, điều hành công việc toàn ngành;

- Phục vụ hoạt động, làm việc cơ quan Bộ;

- Giúp Bộ tổ chức thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước trong các côngtác văn thư, lưu trữ, thi đua, khen thưởng, báo chí và xuất bản;

- Tham gia chương trình cải cách hành chính và tin học hoá hành chínhnhà nước của Bộ

c)Cơ cấu tổ chức (Sơ đồ: Xem Phụ lục 02)

- Lãnh đạo Văn phòng gồm: 01 Chánh Văn phòng, 7 Phó chánh vănphòng

- Bộ máy giúp việc Chánh văn phòng gồm:

+ Phòng Hành chính

2 Tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ của bộ y tế

a) Tìm hiều về mô hình tổ chức Văn thư của cơ quan.

Công tác Văn thư của Bộ y tế thuộc chịu trách nhiệm quản lý của Phòng Hành chính đây là đơn vị trực thuộc Văn phòng Bộ Công tác này được

tổ chức cụ thể như sau:

b) Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Văn thư.

-Chức năng: Bộ phận Văn thư là bộ phận thuộc Phòng Hành chính, có

chức năng giúp Chánh Văn phòng quản lý và tổ chức thực hiện công tác vănthư của Bộ

Bộ phận Văn thư là bộ phận trực thuộc Phòng Hành chính của Bộ chịu

sự chỉ đạo hoạt động của Phòng Hành chính Do tính chất hoạt động văn thưcủa Bộ lớn nên bộ phận văn thư được bố trí với cơ cấu gồm 3 đơn vị là bộphận một cửa, bộ phận quản lý văn bản đi, bộ phận quản lý văn bản đến

Về hoạt động:

Bộ phận văn thư của Bộ hoạt động theo quy chế công tác văn thư – lưu

trữ của Bộ Y tế ban hành kèm theo Quyết định số 28/2005/QĐ-BYT ngày

23/9/2005 của Bộ trưởng Bộ Y tế Quy chế này đồng thời thực hiện theo theoNghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2005 của Chính phủ về công tácvăn thư; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT –BNV –VPCP ngày 06/5/2005của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của BộNội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Công tác bảo quản, Văn thư phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng của cácđơn vị được văn thư Bộ thực hiện tốt đồng thời công tác lập hồ sơ cũng đã vàđang được triển khai thực hiện ngày càng có hiệu quả Đặc biệt trong công tácbảo quản phải kể đến việc bảo quản và sử dụng con dấu của Văn thư đượcthực hiện rất nghiêm chỉnh đúng trách nhiệm pháp lý, không dùng sai mụcđích, đảm bảo an toàn cho tất cả loại dấu

Việc xử lý, chuyển giao và bảo quản văn bản mật của Bộ được thựchiện theo đúng quy định của Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước

4 Hệ thống hóa các văn bản quản lí về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.

Quyết định 4505/QĐ-BYT ngày 8/11/2013 về việc ban hành quy chếcông tác lưu trữ tại cơ quan bộ y tế và các đơn vị trực thuộc;

Quyết định 4345/QĐ-BYT Ngày 20/10/2015 về việc ban hành Quy chếcông tác Văn thư

5 Công tác xây dựng chương trình-kế hoạch công tác thường kỳ của Bộ Y tế.

Chương trình công tác thường kỳ của Bộ Y tế.

a) Chương trình công tác năm.

Chánh văn phòng Bộ chủ trì việc xây dựng chương trình, kế hoạchcông tác của Bộ và theo dõi, đôn đốc, đánh giá thực hiện chương trình, kếhoạch công tác đó sau khi được Bộ trưởng quyết định; kiến nghị với Bộtrưởng các giải pháp bảo đảm thực hiện chương trình, kế hoạch công tác của

Bộ và cân đối các nhiệm vụ được giao Trường hợp có sự điều chỉnh chươngtrình, kế hoạch công tác của Bộ, Chánh Văn phòng thông báo kịp thời đến cácđơn vị và cá nhân liên quan

Phòng Tổng hợp có trách nhiệm giúp việc cho Chánh Văn phòng Bộtrong xây dựng chương trình công tác năm của Bộ

Chậm nhất vào 31/10 hàng năm đơn vị trực thuộc Bộ gửi văn phòngdanh mục các đề án Văn phòng tổng hợp dự kiến chương trình công tác nămsau của Bộ Y tế và gửi lại các đơn vị có liên quan tham gia ý kiến

Sau 1 tuần làm việc đơn vị có trách nhiệm tham gia ý kiến và gửi lạivăn phòng hoàn chỉnh, trình Bộ trưởng xem xét vào phiên họp thường kỳ cuốinăm

Sau 1 tuần làm việc kể từ ngày Bộ thông qua chương trình công tác,văn phòng trình Bộ trưởng ký ban hành và tiến hành gửi đến tất cả đơn vịthuộc Bộ

b) Chương trình công tác quý.

Tháng cuối của mỗi quý, các đơn vị chủ động đánh giá tình hình thựchiện kế hoạch công tác 6 tháng và xem xét các vấn đề mới phát sinh để đềnghị điều chỉnh kế hoạch công tác quý sau (chậm nhất là ngày 15 của thángcuối quý, các đơn vị gửi đề nghị điều chỉnh kế hoạch công tác quý sau đếnvăn phòng)

Căn cứ vào kế hoạch công tác 6 tháng, đề nghị điều chỉnh kế hoạchcông tác quý của đơn vị và chỉ đạo của Bộ trưởng, văn phòng xây dựng kếhoạch công tác quý

c) Chương trình công tác tháng.

Dựa vào chương trình công tác quý và những việc bổ sung công táctháng sau gửi văn phòng Văn phòng tổng hợp và phân chia theo từng lĩnhvực do Bộ truởng các Thứ trưởng phụ trách, trình Bộ trưởng quyết định.

d) Chương trình công tác tuần.

Bao gồm các việc mà Bộ trưởng, các Thứ trưởng giải quyết trong tuần.Dựa vào chương trình công tác tháng và ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan,Văn phòng Bộ phối hợp với các đơn vị có liên quan xây dựng chương trìnhcônh tác tuần, trình lãnh đạo Bộ duyệt và gửi các đơn vị vào 15h thứ 6 hàngtuần để các đơn vị chủ động trong việc bố trí công việc cho tuần sau

- Khi có sự thay đổi chương trình công tác tuần của Lãnh đạo Bộ, thư

ký Bộ trưởng và các chuyên viên giúp việc cho Thứ trưởng kịp thời thông báocho Văn phòng Bộ để văn phòng Bộ cập nhật thông tin trên cổng thông tinđiện tử của Bộ và báo cho các tổ chức, cá nhân có liên quan

- Có những công việc mà tháng này hoặc quý này chưa thực hiện hếtthì sẽ chuyển sang tháng sau và quý sau

Nội dung Chương trình công tác thường kỳ của Bộ còn được cụ thể hóabằng sơ đồ sau;

- Sơ đồ 1: Chương trình công tác thường kỳ của Bộ: (Xem phụ lục 03)

- Sơ đồ 2: Chương trình công tác thường kỳ của Văn phòng Bộ: (Xem phụ lục 04)

Ưu nhược điểm: Việc xây dựng các chương trình công tác của Vănphòng rất được chú trọng và chặt chẽ Các hoạt động từ tổng quát đến chi tiếtđược thực hiện liên tục theo lịch làm việc rõ ràng Như vậy đảm bảo cho côngviệc không bị chệch hướng mục tiêu Thêm vào đó, việc bổ sung, điều chỉnhluôn được kịp thời vừa đạt được hiệu quả cao trong công việc, vừa tránh lãngphí thời gian

Bằng việc xây dựng và thực hiện các chương trình kế hoạch theophương thức trên, nhìn chung hoạt động của Văn phòng đạt được hiệu quảkhá cao Tuy nhiện việc thực hiện kế hoạch trên thực tế vẫn chưa đạt đượcnhư mong muốn Tức là mức độ hoàn thành kế hoạch theo mục tiêu không đạt

được 100% Ở Bộ Y tế, việc thực hiện kế hoạch cũng đạt được 75% so với kếhoạch đã đặt ra Điều này có thể giải thích do có nhiều công việc đột xuất vàvăn phòng chịu bị động từ nhiều phía (có thể từ trên đưa xuống, cũng có thể

từ dưới đưa lên) Từ đó ta có thể thấy rằng, có 2 nhân tố cơ bản ảnh hưởngđến việc thực hiện kế hoạch của văn phòng là những yếu tố xảy đến bất ngờ

và những biến động của ngoại cảnh Như vậy, các văn phòng hiện nay tuy rấtchú trọng trong việc lập kế hoạch theo mục tiêu và khoa học nhưng vẫn cònthiếu sót chưa tính hết những tác động ảnh hưởng tới việc thực hiện kế hoạchbằng những kế hoạch dự phòng

6 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan.

a) Nhận xét về thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lí của cơ quan.

Được Bộ quy định rất rõ ràng theo đúng quy định của pháp luật

b) Nhận xét về thể thức.

* Ưu điểm:Về thể thức, kỹ thuật trình bày và soạn thảo văn bản của Bộ

Y tế cơ bản được áp dụng theo đúng văn bản hướng dẫn của Nhà nước

- Về thẩm quyền ban hành văn bản được Bộ quy định rất rõ ràng theođúng quy định của Pháp Luật;

- Các chuyên viên văn phòng làm công tác soạn thảo văn bản của Bộ đềunắm chắc kỹ thuật soạn thảo văn bản từ thể thức đến nội dung văn bản;

- Các bước cơ bản của quá trình soạn thảo văn bản được thực hiện rấtnghiêm chỉnh, thường xuyên có sự đôn đốc, nhắc nhở;

- Văn bản khi đã được thảo ra đều được trình lên Lãnh đạo ký nháy đểkiểm tra tính chính xác về nội dung và thể thức của văn bản;

- Đảm bảo được đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước mangtinh khoa học, trình tự logic và theo mẫu nhất định;

- Ngôn ngữ là ngôn ngữ hành chính, khách quan, mạch lạc dễ hiểu, thểhiện quyền lực của pháp luật, ý chí nhà nước

* Nhược điểm: Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản mặc dù đã có sự

hỗ trợ của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT–BNV–VPCP ngày 06/5/2005

của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của BộNội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính và độingũ cán bộ, công chức, viên chức trực tiếp soạn thảo văn bản trong nhữngnăm gần đây được đào tạo bồi dưỡng khá bài bản, nhưng một số văn bản hànhchính được ban hành vẫn còn sai cơ bản, không tuân thủ theo văn bản hướngdẫn như:

- Do sự phân công về thẩm quyền ban hành, thẩm quyền ký văn bảnnên trong quá trình làm việc Bộ trưởng không trực tiếp kiểm soát được tất cảvăn bản của Bộ mình đã ban hành trên tất cả các lĩnh vực công tác không cóbáo cáo gửi lên;

- Ghi tên loại công văn (CV) vào phần ký hiệu văn bản;

- Viết tắt trong văn bản tuỳ tiện, không theo quy tắc chính tả TiếngViệt;

- Khoảng cách giữa các đoạn văn bản theo (quy định tối thiểu là 6pt) vàkhoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (theo quy định tối thiểu là cáchdòng đơn hay 1.5pt trở lên) không thống nhất;

Những tồn tại và yếu kém trên có nguyên nhân khách quan và chủquan, nhưng không thể không nói đến năng lực và trình độ hạn chế về kỹthuật trình bày văn bản cũng như sự thiếu trách nhiệm, thiếu cẩn trọng củamột số cán bộ làm công tác soạn thảo văn bản Do đó, yêu cầu đặt ra trướcmắt đối với cán bộ công chức soạn thảo văn bản của Nhà nước nói chung vàcán bộ soạn thảo văn bản của Bộ Y tế nói riêng là phải được trang bị kiếnthức và kinh nghiệm làm việc, mặt khác cũng cần phải rèn luyện thái độ làmviệc nghiêm chỉnh tuân thủ pháp luật và tinh thân trách nhiệm đối với côngviệc Bộ phải thường xuyên triển khai thực hiện việc cử cán bộ soạn thảo vănbản đi học tập, bồi dưỡng kiến thức về nghiệp vụ, cũng như về đạo đức nghềnghiệp

7 Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo.

(Xem phụ lục 7)

8 Nhận xét về quy trình quản lý và giải quyết văn bản.

Quy trình được làm theo chế độ một cửa,được quản lý rất chặt chẽ , công văn được giải quyết kịp thời đúng thời gian

9 Sơ đồ hóa quy trình quản lý văn bản đi đến.

(Xem phụ lục 8,9)

*Tiểu kết:

Trong Chương 1 chúng tôi đã trình bày một số vấn đề lý luận về côngtác văn thư, đã khai thác được chức năng, vị trí và vai trò của công tác vănthư Đồng thời chúng tôi cũng đã trình bày khái quát về lịch sử hình thành, cơcấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng Bộ Y Tế

Những vấn đề đã tìm hiểu trong Chương 1 làm cơ sở cho chúng tôitriển khai Chương 2 một cách hiệu quả hơn

Chương 2 THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI BỘ Y TẾ

Năm 2015, Bộ Y Tế đã phát hành ra 3018 văn bản đi và tiếp nhận, xử

lý 3366 văn bản đến Việc Tổ chức quản lý, giải quyết văn bản đi-đến của Bộđược thực hiện phối kết hợp cả hai phương pháp: truyền thống bằng sổ sách

và phương pháp tin học hóa Tuy nhiên trong đề tài này tôi chủ yếu đề cậpđến sổ sách truyền thống và bước đầu tin học hoá một số khâu tiếp nhận vàchuyển giao văn bản đến

2.1 Công tác tiếp nhận và xử lý văn bản đến.

Tất cả văn bản gửi đến đơn vị từ mọi nguồn (kể cả bản Fax, văn bản đượcchuyển qua mạng, văn bản do cán bộ đi họp mang về, đơn, thư…) được gọichung là văn bản đến Mọi văn bản đến bộ phận Văn thư đều do Văn thư Bộlàm thủ tục tiếp nhận, đóng dấu đến và đăng ký vào hệ thống quản lý chung của

Bộ

Văn bản đến Bộ được Văn thư tiếp nhận bằng nhiều con đường khácnhau như:

- Văn bản đến bằng đường bưu điện

- Văn bản đến điện tử (mạng internet/mạng LAN Bộ)

- Văn bản đến bằng máy fax

- Văn bản đến do cán bộ đi công tác được đối tác gửi trực tiếp

Năm 2015, Bộ tiếp nhận 3366 văn bản đến từ các nguồn, trong đó Vănbản đến từ Bộ gửi là: 1045 văn bản; văn bản đến từ các cơ quan, ban ngànhnhà nước là: 1721 văn bản; văn bản đến từ các đơn vị trực thuộc là 600 vănbản; còn lại là văn bản đến từ các đối tác khác

Mọi văn bản, thư từ đến Bộ đều được tập trung tại Văn thư và phảithực hiện theo quy trình giải quyết văn bản đến bao gồm:

- Tiếp nhận, phân loại, bóc bì văn bản đến

- Đóng dấu văn bản đến, ghi số đến, ngày đến

- Đăng ký văn bản đến

- Lập phiếu xử lý văn bản đến

- Trình văn bản đến

- Chuyển giao văn bản đến

- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

2.1.1 Tiếp nhận, phân loại, bóc bì văn bản đến.

Việc tiếp nhận, phân loại văn bản đến được thực hiện như sau:

- Văn bản gửi đích danh cá nhân, gửi các phòng ban, đơn vị trong BộVăn thư không bóc bì Nhưng vẫn đăng ký thông tin trên bì thư vào sổ theo dõi

để kiểm soát tránh tình trạng mất mát đơn thư, sau đó chuyển giao tới cá nhân,đơn vị liên quan (có ký nhận)

- Văn bản đến chuyển phát qua máy Fax, văn bản gửi đích danh Bộtrưởng do thư ký Bộ trưởng trực tiếp tiếp nhận, bóc bì/không bóc bì theo chỉ đạo

và trình Sau khi có bút phê chỉ đạo giải quyết các văn bản này, bộ phận Thư kývăn phòng phải chuyển lại cho Văn thư Bộ để đóng dấu đến, đăng ký vào hệthống quản lý của Bộ và làm thủ tục phân phối văn bản theo quy định

- Văn bản đến điện tử: Cán bộ được giao quản lý hòm thư điện tử của Bộ

có trách nhiệm kiểm tra hộp thư thường xuyên Khi có văn bản đến có tráchnhiệm mở và in nội dung văn bản để làm thủ tục tiếp nhận văn bản đến sau đótrình lãnh đạo Bộ phê duyệt giống như đối với văn bản giấy Phần ghi chú trênphiếu xử lý văn bản đến được ghi chú là “văn bản đến điện tử”

- Sau khi cá nhân, đơn vị liên quan nhận được bản chính/bản gốc của bảnFax hoặc văn bản được Văn thư đóng dấu đến, các cá nhân, đơn vị liên quan cótrách nhiệm chuyển bản gốc/bản chính cho bộ phận Văn thư để lưu theo hệthống

- Đối với những bì thư có ký hiệu mật, tối mật, tuyệt mật hoặc có ghi

“chỉ người có tên mới được bóc bì”, văn thư chỉ đăng ký thông tin bì thư vàchuyển đến người nhận hoặc người có trách nhiệm xử lý Sau khi xử lý xong,các văn bản trên phải chuyển cho người được giao trách nhiệm quản lý theochế độ bảo quản tài liệu mật

- Đối với loại văn bản đến do cá nhân, đơn vị liên quan trực tiếp tiếpnhận và có yêu cầu giải quyết công việc khẩn thì cá nhân, phòng ban, đơn vịliên quan phải chuyển ngay văn bản đến người phụ trách lĩnh vực để nắmthông tin và xử lý kịp thời, sau đó chuyển lại văn thư để được đăng ký.

- Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, bảo vệ cơquan có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với người đứng đầu hoặc ngườiđược phân công để xử lý

- Khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư phải kiểm tra về số lượng, tìnhtrạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) đặc biệt lưu ý đối với những bìthư có độ khẩn, mật Văn bản đến bị thiếu, rách, bị bóc, hoặc văn bản bêntrong không đúng với thông tin ngoài bì, nơi nhận, văn bản hỏa tốc hẹn giờ

mà chuyển đến muộn hơn thời gian ghi ở ngoài bì hoặc trường hợp phát hiệnsai sót, văn thư phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người đượcgiao trách nhiệm xem xét giải quyết, nếu cần thiết phải lập biên bản có chữ kýxác nhận của người đưa văn bản đến

- Khi tiếp nhận văn bản đến, nếu văn thư phải ký nhận với đơn vịchuyển phát thì phải ghi rõ ngày, giờ nhận vào bưu chuyển phát và phong bìthư Bì thư phải lưu lại tại Văn thư ít nhất 1 tháng mới được hủy

Sau khi phân loại, văn thư thực hiện bóc bì văn bản Khi bóc bì vănbản, văn thư phải thao tác cẩn thận, đảm bảo giữ nguyên nội dung của bì thư

và không làm mất nội dung văn bản bên trong

2.1.2 Đóng dấu đến, lập phiếu xử lý, đăng ký văn bản đến, trình, chuyển giao và lưu văn bản đến.

Sau khi phân loại, bóc bì, Văn thư thực hiện đóng dấu đến , lập phiếu

xử lý văn bản đến và đăng ký văn bản đến Số đến được lấy bắt đầu từ số01/ngày đầu tiên tiếp nhận văn bản của năm đến số n/ngày cuối cùng tiếpnhận văn bản của năm đó

*Đóng dấu đến:

Đóng dấu văn bản đến là để xác nhận văn bản đó đã được đưa qua Bộphận văn thư Qua dấu văn bản đến có thể xác định văn bản đó đến cơ quan

ngày nào, số thứ tự vào sổ để theo dõi và giải quyết kịp thời Dấu văn bản đếnthường được đóng vào khoảng giấy trắng dưới số ký hiệu hoặc dưới trích yếunội dung hoặc khoảng trắng dưới địa danh, ngày tháng ban hành văn bản.

Mẫu dấu đến được quy định như sau:

TÊN CƠ QUAN NHẬN VĂN BẢN

* Lập phiếu xử lý, đăng ký văn bản đến, trình văn bản đến

- Văn bản đến do Văn thư tiếp nhận, sau khi bóc bì văn thư phải lậpphiếu xử lý văn bản đến theo mẫu quy định Sau đó thực hiện đăng ký vào Sổđăng ký văn bản đến