Công tác văn thư ủy ban nhân dân huyện quế võ

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài. 1 2. Lịch sử nghiên cứu. 1 3. Mục đích nghiên cứu. 1 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu. 1 5. Nhiệm vụ nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu. 2 7. Giả thuyết nghiên cứu 2 8. Đóng góp của đề tài 2 PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUẾ VÕ VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 3 1.1 Khái quát chung về UBND huyện Quế Võ 3 1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 3 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm 3 1.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Quế Võ 5 1.2 Cơ sở lý luận của công tác văn thư 8 1.2.1 Khái niệm công tác văn thư. 8 1.2.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư. 8 1.2.3 Nội dung của công tác văn thư. 9 Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUẾ VÕ. 11 2.1 Thực trạng tổ chức, quản lý công tác văn thư tai UBND huyện Quế Võ. 11 2.1.1. Tổ chức bộ phận quản lý công tác văn thư. 11 2.1.2. Bố trí cán bộ làm công tác văn thư. 12 2.1.3. Ban hành quy chế về công tác văn thư. 13 2.1.4. Công tác kiểm tra, đánh giá công tác văn thư. 14 2.2 Thực trạng các nghiệp vụ văn thư tại UBND huyện Quế Võ. 16 2.2.1. Phân loại văn bản. 16 2.2.2. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tá văn thư. 17 2.3 Đánh giá hung về công tác văn thư của UBND huyện Quế Võ. 19 2.3.1 Ưu điểm: 19 2.3.2 Hạn chế, tồn tại: 20 Chương 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUẾ VÕ 21 3.1 Chú trọng việc xây dựng kế hoạch, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư. 21 3.2 Nâng cao chất lượng đội ngũ viên chức trong hoạt động công tác văn thư. 21 3.3 Tăng cường trang thiết bị cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư. 25 3.4 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư. 25 3.5 Chú trọng công tác kiểm tra, giám sát công tác văn thư. 26 KẾT LUẬN 28 LỜI KẾT 34

Em xin đặc biệt cảm ơn TS Bùi Thị Ánh Vân đã tận tâm hướng dẫn em

và toàn thể các bạn trong lớp qua từng buổi học

Bài nghiên cứu khoa học này còn nhiều thiếu sót, vì vậy em rất mongnhận được những ý kiến đóng góp quý báu của thầy cô để kiến thức của emtrong lĩnh vực này được hoàn thiện

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 1

3 Mục đích nghiên cứu 1

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1

5 Nhiệm vụ nghiên cứu 2

6 Phương pháp nghiên cứu 2

7 Giả thuyết nghiên cứu 2

8 Đóng góp của đề tài 2

PHẦN NỘI DUNG 3

Chương 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUẾ VÕ VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 3

1.1 Khái quát chung về UBND huyện Quế Võ 3

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 3

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm 3

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Quế Võ 5

1.2 Cơ sở lý luận của công tác văn thư 8

1.2.1 Khái niệm công tác văn thư 8

1.2.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 8

1.2.3 Nội dung của công tác văn thư 9

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUẾ VÕ 11

2.1 Thực trạng tổ chức, quản lý công tác văn thư tai UBND huyện Quế Võ .11

2.1.1 Tổ chức bộ phận quản lý công tác văn thư 11

2.1.2 Bố trí cán bộ làm công tác văn thư 12

2.1.3 Ban hành quy chế về công tác văn thư 13

2.1.4 Công tác kiểm tra, đánh giá công tác văn thư 14

2.2 Thực trạng các nghiệp vụ văn thư tại UBND huyện Quế Võ 16

2.2.1 Phân loại văn bản 16

2.2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tá văn thư 17

2.3 Đánh giá hung về công tác văn thư của UBND huyện Quế Võ 19

2.3.1 Ưu điểm: 19

2.3.2 Hạn chế, tồn tại: 20

Chương 3: CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUẾ VÕ 21

3.1 Chú trọng việc xây dựng kế hoạch, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư 21

3.2 Nâng cao chất lượng đội ngũ viên chức trong hoạt động công tác văn thư .21

3.3 Tăng cường trang thiết bị cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư .25

3.4 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 25

3.5 Chú trọng công tác kiểm tra, giám sát công tác văn thư 26

KẾT LUẬN 28

LỜI KẾT 34

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài.

Công tác văn thư là công tác có ý nghĩa hết sức quan trọng và là công tácthường xuyên của mỗi cơ quan trong lĩnh vực quản lý Hành chính Nhà nước.Trong các cơ quan đơn vị công tác Văn thư- Lưu trữ luôn được quan tâm, bởi đó

là công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành chính thông qua các văn bản- Tàiliệu

Là một sinh viên thuộc khoa lưu trữ của trường Đại Học Nội Vụ, em ýthức được vai trò quan trọng của công tác văn thư đối với sự phát triển cả mỗi

Trong quá trình thực hiện đề tài, em đã tìm hiểu các công trình nghiên cứuliên quan đến công tác văn thư trong UBND

3 Mục đích nghiên cứu.

Thông qua việc nghiên cứu lý luận, pháp lý về công tác văn thư, nghiêncứu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Quế Võ; khảo sát,đánh giá tình hình thực tế về công tác văn thư, em hướng tới việc nghiên cứu và

đề xuất một số giải pháp tối ưu nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư tạiUBND huyện Quế Võ

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.

Đối tượng: công tác văn thư

Phạm vi không gian: Ủy Ban Nhân Dân huyện Quế Võ tỉnh Bắc NinhPhạm vi thời gian: từ đầu năm 2014 đến nay

5 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt được mục đích nêu trên, em tiến hành giải quyết ba nhiệm vụ

cơ bản sau:

 Nghiên cứu cơ sở lý luận, thực tiễn của công tác văn thư

 Đánh giá thưc trạng công tác văn thư tại UBND huyện Quế Võ

 Đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư

6 Phương pháp nghiên cứu.

- Phương pháp nghiên cứu và công tác thư viện

- Phương pháp khảo sát thực tiễn, lập phiếu điều tra tại phòng văn thư và

phòng Hành Chính cả UBND huyện Quế Võ

- Phương pháp phân tích, tổng hợp, phương pháp logic các vấn đề là các

phương pháp tôi sử dụng trong suốt quá trình làm đề tài

7 Giả thuyết nghiên cứu

Nếu các nghiệp vụ trong văn thư được thực hiện một cách khoa học vàchính xác thì chất lượng công tác văn thư tại UBND huyện Quế Võ chắc chắn sẽđược nâng cao

8 Đóng góp của đề tài

Ý nghĩa khoa học: Đề tài góp phần làm sáng tỏ những vấn đề liên quanđến lý luận công tác văn thư đối với loại hình cơ quan là UBND

Ý nghĩa thực tiễn: Những kết quả nghiên cứu và các đề xuất giải pháp của

đề tài có thể được ứng dụng tại UBND huyện Quế Võ nhằm nâng cao chấtlượng công tác văn thư tại UBND

Ngoài ra, báo cáo tổng hợp kết quả nghiên cứu này cũng là tài liệu phục

vụ cho các đề tài có cùng hướng nghiên cứu

PHẦN NỘI DUNG Chương 1: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN

QUẾ VÕ VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Khái quát chung về UBND huyện Quế Võ

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển

Hội đồng nhân dân - Uỷ ban nhân dân huyện Quế Võ là một đơn vị hành

chính thuộc tỉnh Bắc Ninh, được thành lập theo Nghị định số 60/CP ban hànhngày 25/9/1999 của Chính phủ, tổ chức bộ máy Hội đồng nhân dân - Uỷ ban

nhân dân huyện Quế Võ chính được Uỷ ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh giao nhiệm

vụ quản lý hành chính Nhà nước trên địa bàn quận và chính thức hoạt động từngày 01/01/2000

Huyện Quế Võ ở phía Tây giáp huyện Tiên Du và thành phố BắcNinh Phía Nam của huyện là sông Đuống; qua sông là các huyệnThuậnThành và Gia Bình Phía Bắc huyện là sông Cầu; qua bên kia sông là cáchuyện Việt Yên và Yên Dũng của tỉnh Bắc Giang Ở phía Đông giáp huyện ChíLinh thuộc tỉnh Hải Dương Địa hình cơ bản của Quế Võ là đồng bằng Có một

số đồi xót Huyện có một diện tích nhỏ rừng trồng

Ra sức xây dựng và phát triển, dưới sự lãnh đạo của Đảng bộ, sự quản lýcủa Uỷ ban nhân dân và sự chung tay góp sức của toàn dân, huyện Quế Võ đã vàđang ngày một lớn mạnh, phát triển trên tất cả các lĩnh vực Kinh tế, Văn hóa,Chính trị, Xã hội

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm

Chức năng: Căn cư Luật Tổ chức Hội đồng Nhân dân và Uỷ ban nhândân, ngày 26 tháng 11 năm 2003, Uỷ ban nhân dân các cấp nói chung, Uỷ bannhân dân huyện Quế Võ nói riêng là Cơ quan Hành chính Nhà nước ở địaphương, quản lý phạm vi, lãnh thổ của huyện theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh,Nghị quyết của Hội đồng nhân dân quận và cơ quan cấp trên trong lĩnh vực:Kinh tế, Chính trị, An Ninh, Xã hội, Quốc phòng Cụ thể là:

- Phát triển Kinh tế Công nghiệp, Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thương

nghiệp, Văn hoá, Xã hội, Giáo dục, Y t- Thu chi ngân sách của địa phương;

- Thu chi ngân sách của địa phương;

- Tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật;

- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước của các tổ chức vàcông dân, bảo vệ các quyền tự do, dân chủ của nhân dân;

- Về công tác thi hành án, giải quyết đơn thư khiếu nại

Uỷ ban nhân dân huyện Quế Võ do Hội đồng nhân dân huyện Quế Võ bầu

ra, là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, là cơ quan Hành chính Nhànước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước cơ quan cùng cấp và cơ quan Nhànước cấp trên Uỷ ban nhân dân huyện Quế Võ thực hiện chức năng quản lý Nhànước trên địa bàn huyện Quế Võ, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thốngnhất trong bộ máy Hành chính Nhà nước từ Trung ương đến Cơ sở, là cơ quanchấp hành, phục vụ giải quyết các thủ tục hành chính cho nhân dân huyện QuếVõ

Nhiệm vụ và quyền hạn:

Uỷ ban nhân dân huyện Quế Võ làm việc theo nguyên tắc tập trung dânchủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách Uỷ ban nhân dân huyện Quế Võ cónhiệm vụ chỉ đạo điều hành thực hiện các nhiệm vụ, chương trình công tác tuần,tháng, quý, năm đã đề ra, quản lý,chỉ đạo, hướng dẫn các xã trong hoạt độngquản lý Nhà nước Nhiệm vụ của Uỷ ban nhân dân huyện Quế Võ được quyđịnh chung tại Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày26/11/2003 Cụ thể là:

-Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninhQuốc phòng hàng năm và nhiều năm của Huyện Xây dựng Kế hoạch Đầu tư vàxây dựng các công trình trọng điểm của Huyện trình Hội đồng nhân dân cùngcấp thông qua, quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch

-Xây dựng quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dân Huyện, công tác tổchức bộ máy và thực hiện quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhànước Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng kỷ luật đối với các tập thể cá nhân

do Uỷ ban nhân dân Huyện trực tiếp quản lý

- Xây dựng chương trình công tác hàng năm của Uỷ ban nhân dân Huyện,các biện pháp thực hiện Nghị quyết của Hội đồng nhân dân Huyện về Kinh tế,

Xã hội, An ninh Quốc phòng, thông qua các báo cáo khác của Uỷ ban nhân dânHuyện trước khi trình Hội đồng nhân dân huyện.

- Kết luận những vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán bộ chủchốt do Uỷ ban nhân dân quản lý hoặc những vụ việc phức tạp theo quy địnhcủa Luật khiếu nại tố cáo

- Kiểm điểm đánh giá công tác chỉ đạo, điều hành của tập thể và cá nhânthuộc Uỷ ban nhân dân Huyện hàng năm

- Giải quyết những vấn đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyềncủa Uỷ ban nhân dân

Trách nhiệm: UBND huyện Quế Võ là đơn vị sự nghiệp chịu trách nhiệm

tổ chức bộ máy, biên chế và tài chính theo quy định của pháp luật

UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu, văn bản, biên chế…

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Quế Võ

Cơ cấu tổ chức của Uỷ ban nhân dân huyện Quế Võ gồm có: 01 Chủ tịch,

03 Phó chủ tịch và 12 phòng, ban chuyên môn Mỗi thành viên của Uỷ ban nhândân Huyện chịu trách nhiệm cá nhân về công việc được phân công trước Hộiđồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Huyện; cùng cácthành viên khác chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của Uỷ ban nhân dânHuyện trước Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân Tỉnh, Huyện uỷ, Hội đồngnhân dân huyện Quế Võ và các Cơ quan Nhà nước cấp trên

Sơ đồ thể hiện cơ cấu tổ chức của UBND huyện Quế Võ

Chủ tịch Uỷ ban nhân dân Huyện ( Đ/c: Nguyễn Đình Nhương)

Chủ tịch Uỷ ban nhân dân là người đứng đầu, lãnh đạo, quản lý, điềuhành và chịu trách nhiệm toàn diện các mặt hoạt động của Uỷ ban nhân dânHuyện trước Uỷ ban nhân dân tỉnh Bắc Ninh, Huyện uỷ và Hội đồng nhân dânHuyện và thực hiện các nhiệm vụ theo Quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dânhuyện Quế Võ;

Chỉ đạo chung việc xây dựng chương trình, kế hoạch và thực hiện cácnhiệm vụ, chỉ tiêu phát triển kinh tế - xã hội của Huyện; Chỉ đạo chung công táclập dự toán ngân sách, bổ sung ngân sách cho các đơn vị, Uỷ ban nhân dân các

Xã để thực hiện các nhiệm vụ phát sinh;

Chỉ đạo công tác quy hoạch xây dựng, giới thiệu địa điểm xây dựng các

dự án trên địa bàn Huyện;

Trực tiếp chỉ đạo, điều hành các lĩnh vực công tác: Nội chính, An Quốc phòng, kế hoạch phát triển kinh tế-xã hội, địa giới hành chính, đối ngoại,công tác tổ chức bộ máy, cán bộ, công tác thi đua - khen thưởng, chương trìnhcông tác của Uỷ ban nhân dân Huyện, chỉ đạo chung công tác tiếp dân, giảiquyết khiếu nại - tố cáo của công dân;

ninh-Đảm bảo mối quan hệ phối hợp giữa Uỷ ban nhân dân Huyện với Huyện

uỷ, Thường trực Hội đồng nhân dân Huyện;

Trực tiếp làm nhiệm vụ: Chủ tịch Hội đồng thi đua - khen thưởng, Chủtịch Hội đồng nghĩa vụ quân sự Trưởng các Ban chỉ đạo khác được thành lậptheo chương trình kế hoạch công tác thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách;

Trực tiếp phụ trách các đơn vị: Phòng Nội vụ, Phòng Tư pháp, Thanh traHuyện, Công an Huyện, Ban chỉ huy Quân sự Huyện, Cơ quan thi hành án;

Phụ trách các Xã;

Xử lý công việc có liên quan đến: Toà án nhân dân, Viện kiểm sát nhândân Huyện;

Là chủ tài khoản thu - chi ngân sách huyện Quế Võ

Phó chủ tịch Uỷ ban nhân dân Huyện

Giúp việc cho Chủ tịch la 03 phó chủ tịch, mỗi phó chủ tịch được giaonhiệm vụ quản lý các lĩnh vực nhất định.

Phó chủ tịch quản lý Kinh tế của Uỷ ban nhân dân Huyện (đ/c: NguyễnXuân Thu)

Trực tiếp phụ trách các đơn vị: Phòng Tài chính - Kế hoạch, phòng Kinh

tế, Văn phòng HĐND&UBND Huyện, Ban Quản lý dự án xây dựng hạ tầng kỹthuật xung quanh Huyện, Ban quản lý chợ;

Trực tiếp phụ trách quản lý các đơn vị: Phòng Văn hóa - Thông tin, PhòngGiáo dục - Đào tạo, Phòng Y tế, Phòng Lao động Thương binh và Xã hội, Trungtâm y tế, Trung tâm Dân số - Kế hoạch hoá gia đình, Trung tâm Thể dục - thểthao, Trung tâm Văn hoá, Trung tâm dạy nghề, Hội Chữ thập đỏ;

quan đến lĩnh vực công tác được phân công phụ trách;

Trực tiếp phụ trách quản lý các đơn vị: Phòng Quản lý đô thị, Ban quản lý

dự án Huyện, Trung tâm phát triển quỹ đất và quản lý duy tu hạ tầng đô thịHuyện;

Phụ trách quản lý Xã;

Xử lý công việc liên quan đến các ngành: Điện lực, môi trường, môitrường Sinh Thái

1.2 Cơ sở lý luận của công tác văn thư

1.2.1 Khái niệm công tác văn thư

Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy

tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với TL đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với TLđến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ

cơ quan

1.2.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư

Vị trí: Công tác văn thư là công tác quan trọng trong hoạt động của tất

cả các cơ quan Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể muốn thực hiện chứcnăng, nhiệm vụ của mình đều cần phải dùng đến công văn giấy tờ để phổ biếncác chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ,phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt độnghàng ngày

Đặc biệt đối với văn phòng cấp uỷ là cơ quan trực tiếp giúp các cấp uỷ tổchức điều hành bộ máy đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụlãnh đạo

Ý nghĩa: Làm tốt công tác văn thư góp phần đẩy mạnh mọi hoạt động củacác cơ quan, giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ

Làm tốt công tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nướcLàm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ.Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chỉ đạocông việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu,giấy tờ, mệnh lệnh hành chính

Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan Mọi chủtrương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều đượcphản ánh trong văn bản Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan làrất quan trọng Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi vănbản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mậtcủa Đảng, Nhà nước và cơ quan.

Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ chứcđảng, tổ chức chính trị-xã hội Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơquan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cũng như của các đồng chí lãnh đạo.Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thựchoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị- xã hội thì khi cầnthiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan

Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành tronghoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội là nguồn bổsung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổchức chính trị-xã hội Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của

cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá Giải quyết xong công việc, tài liệu đượclập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi chocông tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác địnhgiá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệuhàng ngày và lâu dài về sau

1.2.3 Nội dung của công tác văn thư

Công tác văn thư giúp cho việc giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết cógiá trị để phục vụ tra cứu giải quyết công việc trước mắt và nộp lưu trữ đểnghiên cứu và sử dụng lâu dài

Nội dung của công tác văn thư bao gồm 3 nhóm công việc:

1.Xây dựng và ban hành các văn bản:

Soạn thảo văn bản

Duyệt văn bản

Đánh máy, nhân bản

Ký, ban hành văn bản

2.Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hoạt động của cơ quan:

Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

Tổ chức chuyển giao văn bản đi

Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản nội bộ

Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật

Tổ chức công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ

3.Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:

Đóng dấu văn bản

Quản lý và bảo quản con dấu

Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ

ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN QUẾ VÕ.

2.1 Thực trạng tổ chức, quản lý công tác văn thư tai UBND huyện Quế Võ.

Để tìm hiểu vấn đề này, em đã tiến hành đi khảo sát tổ chức bộ phận quản

lý công tác văn thư của UBND huyện Quế Võ, cách bố trí cán bộ làm công tácvăn thư, tổ chức kho bảo quản văn bản, việc ban hành văn bản quản lý công táccông tác văn thư, lưu trữ của UBND Cụ thể như:

2.1.1 Tổ chức bộ phận quản lý công tác văn thư

Bộ phận quản lý công tác văn thư là một bộ phận không thể thiếu trong cơcấu tổ chức của một cơ quan

Bộ phận quản lý công tác văn thư có chức năng giúp lãnh đạo quản lýcông tác văn thư trong cơ quan bằng việc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như:

Xây dựng những văn bản quy định về công tá văn thư trong cơ quan.Quản lý và thực hiện các nghiệp vụ văn thư đối với văn bản của ơ quan

Đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư cho cơ quan vàhằng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác văn thư trong cơ quan, lập kếhoạch thực hiện công tác văn thư của cơ quan trong thời gian tới

Theo quy định tại Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của BộNội Vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức Văn thư, Lưu trữ

Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấp( sau đây gọi tắt là Thông tư 02/2010/TT-BNV) có nêu: “… các đơn vị sựnghiệp nhà nước tùy theo khối lượng công việc về văn thư, lưu trữ để thành lậpphòng, tổ hoặc bố trí người làm văn thư, lưu trữ cho phù hợp” Qua khảo sát, emnhận thấy do lãnh đạo UBND có quan tâm đến việc tổ chức công tác văn thư

Tổ chức bộ phận quản lý công tác văn thư trong UBND huyện Quế võđược đặt trong phòng Hành chính-Tổng hợp và được thực hiện bằng Quyết địnhcủa chủ tịch UBND quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của đơn vị thuộcUBND

Trưởng phòng Hành chính-Tổng hợp chịu trách nhiệm trước chủ tịch vềcông tác văn thư của UBND bằng việc thực hiện các nhiê vụ cụ thể như:

Xây dựng quy chế và hướng dẫn các đơn vị thực hiện quy chế ông tác vănthư theo quy định của UBND và của Nhà nước

Quản lý và thực hiện các nghiệp vụ văn thư đối với các tài liệu các vănbản của UBND

Đề xuất phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ văn thư cho UBND và hằngnăm báo cáo tình hình thực hiện công tác văn thư của UBND

Lập kế hoạch thực hiện công tác văn thư của cơ quan trong thời gian tới

Tổ chức bộ phận quản lý công tác văn thư tại UBND huyện Quế Võ đãđược thực hiện bằng quyết định

Hiện nay, công tác tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn và tổ chức thựchiện các quy định của UBND về công tác văn thư mặc dù đã đượ triển khainhưng vẫn bộc lộ khá nhiều thiếu sót, chưa thực hiện tốt các nghiệp vụ:

Thu thập hồ sơ, tài liệu, phân loại, chỉnh lí tài liệu, xác định giá trị, thống

kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu, bảo vệ, bảo quản an toàn, phục vụ khai thác, sử dụngtài liệu

Những khó khăn, hạn chế vẫn còn tồn tại này do nhiều nguyên nhân khácnhau

2.1.2 Bố trí cán bộ làm công tác văn thư

Cán bộ là nhân tố đóng vai trò quan trọng trong công tác văn thư, lưu trữ

ở các cơ quan

Trình độ của cán bộ văn thư có tác động trực tiếp đến phương pháp, cáchthức tổ chức khoa học Cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìm raphương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan một cách khoa học, hợp

lý Ngược lại, trình độ cán bộ chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đến cáchphân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quan ảnh hưởng đến hiệu quả của công tácvăn thư

Chính vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làm công tác văn thư ở cơquan là một việc làm cần thiết cần được sự quan tâm trực tiếp sát sao của lãnh

đạo văn phòng và lãnh đạo cơ quan.

Theo thông tư 02/2010/TT-BNV: “…các đơn vị sự nghiệp nhà nước tùytheo khối lượng công việc về văn thư, lưu trữ để thành lập phòng, tổ hoặc bố tríngười làm văn thư, lưu trữ cho phù hợp…người làm văn thư, lưu trữ phải có đủtiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định của pháp luật.”

Thực tế cho thấy, khối lượng về công việc về văn thư, lưu trữ trongUBND không nhiều so với các cơ quan nhà nước khác, nên UBND huyện Quế

Võ không thành lập phòng hay tổ theo hướng dẫn Thông tư trên mà bố trí ngườilàm văn thư, lưu trữ

2.1.3 Ban hành quy chế về công tác văn thư

Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, ngày 26tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV, ngày 16 tháng 4 năm 2013 của BộNội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan,

Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản;quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơquan, đơn vị; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý

và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định

về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành;

Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữđối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm phápluật về công tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền

Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng phòng

Hành chính – Tổ chức (sau đây gọi chung là Chánh Văn phòng) có trách nhiệmgiúp thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thựchiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị; đồng thời tổ chức hướng dẫnnghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho đơn vị trực thuộc.

Trưởng các phòng, ban chuyên môn; người đứng đầu các đơn vị trựcthuộc có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của cơ quan,đơn vị về văn thư, lưu trữ

Công chức, viên chức của cơ quan, đơn vị trong quá trình giải quyết côngviệc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện nghiêm túc Quy chế

về công tác văn thư lưu trữ của cơ quan, đơn vị

Bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ

Mọi hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức, lựclượng vũ trang phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo

vệ bí mật Nhà nước

2.1.4 Công tác kiểm tra, đánh giá công tác văn thư

Kiểm tra công tác văn thư:

Sở Nội vụ đã ban hành Kế hoạch số 440/KH-SNV ngày 07/3/2014 của SởNội vụ về Kế hoạch kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ năm 2014; Quyết định số2341/QĐ-SNV ngày 25/3/2014 của Sở Nội vụ về Thành lập Đoàn kiểm tra côngtác văn thư, lưu trữ năm 2014 Sáu tháng đầu năm đã thực hiện kiểm tra các đơn

vị thị xã: Thị trấn phố mới, Phù Lãng,Bằng An, Châu Phong, Cách Bi, NhânHòa, Phượng Mao, Quế Tân, Việt Hùng… Nội dung kiểm tra tập trung vàocông tác quản lý Nhà nước và thực hiện nghiệp vụ công tác văn thư: Quản lývăn bản đi, đến, quản lý con dấu, công tác ban hành văn bản, công tác lập hồ sơhiện hành và giao nộp hồ sơ hàng năm; Công tác lưu trữ: công tác thu thập hồ

sơ, tài liệu, chỉnh lý tài liệu; bảo quản hồ sơ, tài liệu, kho tàng, trang thiết bị,phương tiện bảo quản an toàn đối với hồ sơ, tài liệu; sau kiểm tra có thông báokết quả kiểm tra đối với từng đơn vị về những việc đã làm được, những việcchưa làm được, những kiến nghị đối với đơn vị được kiểm tra

Các đơn vị đã quan tâm, xây dựng kế hoạch kiểm tra, hướng dẫn về công

tác văn thư, lưu trữ; tổ chức kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ cho các đơn vị trựcthuộc như: Thị trấn phố mới, Cách Bi, Châu Phong, Phù Lãng, Việt Hùng….Nhờ có thường xuyên quan tâm đến công tác hướng dẫn, kiểm tra, các cơ quan

đã đã kịp thời phát hiện những tồn tại, hạn chế trong công tác quản lý và thựchiện chuyên môn nghiệp vụ để kịp thời đề ra các biện pháp khắc phục những tồntại, hạn chế, đưa công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức dần đi vào nềnếp

Đánh giá công tác văn thư

Ưu điểm:

Trong 6 tháng đầu năm 2014, công tác văn thư trên địa bàn huyện Quế Võ

đã được các cấp, các ngành quan tâm thực hiện và có những chuyển biến tíchcực:

Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lưu trữ và các văn bản của Nhànước về văn thư, lưu trữ được thực hiện kịp thời, phong phú về hình thức và nộidung;

Sở Nội vụ đã kịp thời tham mưu UBND ban hành các văn bản quản lý,chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan, tổ chức về công tác văn thư Đồng thời, tiếnhành rà soát, ban hành các văn bản về văn thư phù hợp với quy định của phápluật hiện hành và thực tế của cơ quan, tổ chức;

Tổ chức bộ máy văn thư từ cấp tỉnh đến cấp xã được kiện toàn, củng cố;biên chế công chức chuyên trách làm công tác quản lý nhà nước về văn thư tạiVăn phòng, Phòng Nội vụ được tăng cường;

Trình độ công chức, viên chức làm công tác văn thư ở các cấp, các ngành

có nhiều chuyển biến tích cực, cơ bản đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ của từng

cơ quan, đơn vị hiện nay;

Công tác tập huấn nghiệp vụ văn thư cho công chức, viên chức được chútrọng Nhận thức về vị trí, vai trò và tầm quan trọng của công tác văn thư đượcnâng cao, góp phần phục vụ kịp thời cho công tác chỉ đạo, điều hành và thực thicông vụ tại các cơ quan, đơn vị;

Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư ngày càng

được quan tâm trang bị tương đối đầy đủ.

Đặc biệt là đầu tư, cải tạo, nâng cấp, Phòng, mua sắm phương tiện bảoquản hồ sơ, tài liệu

Hạn chế, tồn tại:

Bên cạnh những ưu điểm đạt được, trong quá trình triển khai thực hiệnthực hiện nhiệm vụ công tác văn thư vẫn còn một số tồn tại, hạn chế:

Nhận thức của một số cán bộ, công chức, viên chức về công tác văn thư

và tầm quan trọng của tài liệu văn thư chưa đúng, chưa đầy đủ, dẫn đến việc chỉđạo, hướng dẫn, thực hiện nhiệm vụ văn thư, ở một cơ quan, đơn vị chưa đượcquan tâm chú trọng đúng mức;

Một số cơ quan, tổ chức chưa ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫnthực hiện công tác văn thư như: Kế hoạch công tác văn thư; Danh mục hồ sơ cơquan; Quy chế công tác văn thư dẫn đến các cơ quan, đơn vị trực thuộc lúngtúng trong việc tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư

2.2 Thực trạng các nghiệp vụ văn thư tại UBND huyện Quế Võ.

Trong những năm qua, công tác quản lý nhà nước về văn thư của UBNDhuyện đã bộc lộ một số bất cập và hạn chế, cụ thể:

Một số quy định của các văn bản cấp trên khó thực hiện và chưa rõ như:

Hệ thống tổ chức văn thư cấp xã, phường, thị trấn chưa có biên chế làmcông tác văn thư trong khi đó theo quy định công tác văn thư cố định, toàn bộ hồ

sơ, văn bản đến, văn bản đi, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động củaHội đồng nhân dân và UBND huyện được lưu trữ tại văn phòng UBND huyệnthời hạn cho phép sử dụng văn bản thuộc hạn chế sử dụng; nhiều quan hệ mớiphát sinh trong hoạt đông quản lý công tác văn thư chưa được hướng dẫn thờihạn nộp lưu văn bản của ngành Công an, Quốc phòng, ngoại giao và của ngànhkhác; quản lý văn bản điện tử; một số trường hợp đặc biệt khi sử dụng tài liệuvăn thư liên quan đến cá nhân; thẩm quyền, thủ tục cấp, thu hồi chứng chỉ hànhnghề văn thư…

2.2.1 Phân loại văn bản

Phân loại văn bản và xử lý như sau: