MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 NỘI DUNG 2 1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của cơ quan và Văn phòng ( phòng Hành chính nhân sự) 2 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của cơ quan 2 1.1.1 Chức năng 2 1.1.2 Nhiệm vụ 2 1.1.3 Cơ cấu tổ chức của cơ quan 3 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chínhNhân sự 4 1.2.1Chức năng 4 1.2.2. Nhiệm vụ 5 1.2.3. Quyền hạn 7 1.2.4. Cơ cấu tổ chức 8 1.3. Nhận xét, đánh giá 8 2. Soạn thảo và ban hành văn bản 9 2.1. Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành 9 2.2. Thẩm quyền ban hành văn bản 9 2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản 10 2.4. Quy trình soạn thảo văn bản 11 2.5. Nhận xét, đánh giá 12 3.Quản lý văn bản đi 12 3.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản 12 3.2. Đăng ký văn bản 13 3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn 13 3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 13 3.5. Lưu văn bản đi 15 3.6. Nhận xét, đánh giá 15 4. Quản lý và giải quyết văn bản đến 16 4.1. Tiếp nhận văn bản đến 16 4.2. Đăng kí văn bản đến 17 4.3. Trình, chuyển giao văn bản đến 18 4.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 19 4.5. Nhận xét, đánh giá 21 5. Quản lý và sử dụng con dấu 21 5.1. Các loại dấu cơ quan 21 5.2. Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu 21 5.3. Bảo quản con dấu 22 5.4.Nhận xét, đánh giá 23 6. Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 23 6.1. Các loại hồ sơ hình thành tại cơ quan, tổ chức 23 6.2. Xây đựng và ban hành danh mục hồ sơ 23 6.3. Phương pháp lập hồ sơ 24 6.4. Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 25 6.5. Nhận xét, đánh giá 26 7. Tìm hiểu về nghi thức nhà nước, kỹ năng giao tiếp. 27 7.1. Các quy định hiện hành của cơ quan về nghi thức nhà nước, giao tiếp trong công sở. 27 7.2. Nhận xét, đánh giá 29 8. Tìm hiểu về thiết bị văn phòng, các phần mềm ứng dựng trong công tác văn phòng. 30 8.1. Các loại thiết bị văn phòng được sử dụng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức. 30 8.2. Quản lý và sử dụng các thiết bị văn phòng 30 8.3. Các phần mềm ứng dụng trong công tác văn phòng 31 8.4. Nhận xét, đánh giá 33 KẾT LUẬN 34 TÀI LIỆU THAM KHẢO 35 PHỤ LỤC
LỜI CẢM ƠN Trong trình kiến tập em nhận giúp đỡ tận tình anh Nguyễn Văn Linh- nhân viên văn thư phòng Hành chính-Nhân việc thu thập tìm kiếm thông tin, đồng thời giúp em hiểu rõ công tác văn phòng Nhân đây, cho phép em gửi lời cảm ơn đến thầy Nguyễn Đăng Việt người hướng dẫn bước cho em trước kiến tập Giám đốc toàn thể anh chị phòng Hành chính-nhân tạo điều kiện cho em học hỏi, tiếp thu kiến thức thực tiễn bổ ích Trong trình thu thập thông tin cho báo cáo em gặp nhiều khó khăn báo cáo em nhiều điều thiếu sót Vì em mong nhận góp ý từ phía thầy cô Những ý kiến đóng góp người giúp em nhận hạn chế qua có thêm nguồn tư liệu đường học tập nghiên cứu sau Em xin chân thành cảm ơn ! MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT ST T Chữ viết tắt HSDA BGĐ Hãng sơn Đông Á Ban Giám đốc GĐ HCNS NV HĐQT Giám đốc Hành nhân Nhân viên Hội đồng quản trị VB Ý nghĩa Văn MỞ ĐẦU Kiến tập tốt nghiệp hoạt động giáo dục đặc thù nhằm góp phần hình thành, phát triển phẩm chất lực nghề nghiệp cần thiết sinh viên theo mục tiêu đào tạo đề Kỳ kiến tập giúp sinh viên tiếp cận với nghề nghiệp mà bạn lựa chọn bước chân vào trường đại học Các hoạt động thực tiễn thêm lần giúp sinh viên hiểu làm công việc sau trường có điều chỉnh kịp thời, với chiến lược rèn luyện phù hợp hơn.Sinh viên có điều kiện tiếp cận với doanh nghiệp, tăng cường gắn kết lý thuyết với thực tiễn Các kỳ kiến tập mang lại cho sinh viên kinh nghiệm hội tiếp xúc công việc thật nhất, gần Cũng hội thử lửa, rèn nghề cho sinh viên, phép thử ban đầu xem sinh viên có đủ lực tố chất với nghề chọn hay không Quá trình kiến tập áp dụng kiến thức học nhà trường vào thực tế công việc giúp sinh viên nhận biết điểm mạnh, điểm yếu sinh viên cần trang bị thêm kiến thức, kỹ để đáp ứng nhu cầu công việc Trong thực tế, chương trình đào tạo trường đại học cung cấp hệ thống lý luận lý thuyết hữu dụng ngành nghề thiết cần áp dụng vào thực tiễn sinh động với đối tượng môi trường nghề nghiệp cụ thể Vì thế, tập trở nên cần thiết sinh viên Những trải nghiệm ban đầu giúp sinh viên tự tin sau trường tìm việc, giúp bạn không ảo tưởng dẫn đến thất vọng thực tế thực tham gia thị trường lao động Trong trình kiến tập, sinh viên thiết lập mối quan hệ nghề nghiệp mình, điều hữu ích cho sinh viên trường Nếu làm tốt, sinh viên có hội kiếm việc làm trình thực tập Vì không kiến tập, thực tập để lại lỗ hổng lớn kiến thức, kinh nghiệm, lẫn tư làm nghề sinh viên sau Kiến tập, thực tập “cơ hội vàng” để thử nghề, rèn nghề với sinh viên trường NỘI DUNG 1.Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức quan Văn phòng ( phòng Hành nhân sự) 1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan 1.1.1 Chức Công ty cổ phần Hãng sơn Đông Á công ty hoạt động theo luật doanh nghiệp Nhà nước, thực theo quy định pháp luật điều lệ tổ chức Chức kinh doanh chủ yếu Công ty sản xuất sơn nội, ngoại thất nhiệt đới cao cấp mang thương hiệu HSDA – Viglacera Các sản phẩm công ty sơn mịn nội, ngoại thất; sơn bán bóng nội, ngoại thất; sơn bóng nội, ngoại thất; sơn lót chống kiềm nội,ngoại thất; bột trét nội, ngoại thất; đặc biệt sản phẩm dung dịch chống thấm hệ thẩm thấu công nghệ có khả chống thấm ngược keo chống thấm hệ trộn xi măng Công ty quan tâm thích đáng đến công tác nghiên cứu thị trường để kịp đề chủ trương đắn kinh doanh nhằm trì phát triển thị phần Công ty Mẫu mã chủng loại sản phẩm thường xuyên đa dạng hóa nhằm thỏa mãn nhu cầu ngày cao khách hàng Bên cạnh công ty trọng đến phong cách phục vụ khách hàng sở tôn trọng bảo vệ quyền lợi khách hàng 1.1.2 Nhiệm vụ Nhiệm vụ kinh doanh Công ty sản xuất kinh doanh sản phẩm sơn theo kế hoạch quy định Tổng công ty, đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng nước theo nhu cầu thị trường giới Vì vậy, Công ty khai thác hết khả để mở rộng sản xuất, mở rộng thị trường tiêu thụ nước thị trường xuất Từ đầu tư sản xuất, cung ứng đến tiêu thụ sản phẩm sản phẩm, lien doanh, lien kết với tổ chức kinh tế nước, nghiên cứu áp dụng công nghệ kỹ thuật đại tiên tiến, đào tạo, bồi dưỡng cán quản lý, công nhân kỹ thuật có tay nghề cao Với sản phẩm chủ lực mũi nhọn, có đội ngũ cán quản lý công nhân lành nghề với sở sản xuất khang trang 1.1.3 Cơ cấu tổ chức quan Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban Giám đốc Giám đốc hành Giám đốc kế toán Giám đốc kinh doan h Giá m đốc kĩ thuật Giám đốc nhà máy Các nhân viên Phó giám đốc Các nhân viên Các nhân viên Các nhân viên Các nhân viên • Đại hội đồng cổ đông: Tất cổ dông có quyền biểu quyết, quan định cao công ty cổ phần, có quyền định loại cổ phần,bầu, bãi, miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị, tổ chức lại giải thể công ty, định mua lại tổng số cổ phần Hội đồng quản trị: Là quan quản lý công ty Đại hội cổ đông công • ty bầu ra, có toàn quyền nhân danh công ty để định vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi công ty, định chiến lược công ty, định chào bán cổ phần phạm vi số cổ phần quyền chào bán loại, định huy động thêm vốn, bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức • Giám đốc Ban Giám đốc: điều hành, quản lý toàn hoạt động kinh doanh công ty • bao gồm văn phòng Hà Nội chi nhánh tỉnh khác Giám đốc phòng ban: Là người trực tiếp điều hành công ty, đại diện pháp nhân công ty trước pháp luật, chịu trách nhiệm trước công ty nhà nước • hoạt động công ty Phó Giám đốc: Thay mặt Giám đốc điều hành Giám đốc vắng, người • giúp việc cho giám đốc, trực tiếp phụ trách mảng công việc cụ thể Nhân viên: Người trực tiếp thực công việc mà cấp giao theo chức năng, nhiệm vụ phòng 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức phòng Hành chính-Nhân 1.2.1 Chức • Thực công tác tuyển dụng nhân đảm bảo chất lượng theo yêu cầu, chiến • lược công ty Tổ chức phối hợp với đơn vị khác thực quản lý nhân sự, đào tạo • • tái đào tạo Tổ chức việc quản lý nhân toàn công ty Xây dựng quy chế lương thưởng, biện pháp khuyến khích- kích thích người • lao động làm việc, thực chế độ cho người lao động Chấp hành tổ chức thực chủ trương, qui định, thị Ban Giám • đốc Nghiên cứu, soạn thảo trình duyệt quy định áp dụng Công ty, xây • • dựng cấu tổ chức công ty, phận tổ chức thực Phục vụ công tác hành để phận khác có điều kiện hoạt động tốt Quản lý việc sử dụng bảo vệ loại tài sản Công ty, đảm bảo an ninh • trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động, phòng chống cháy nổ công ty Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý vấn đề thuộc lĩnh vực Tổ chức-Hành chính- Nhân • Hỗ trợ phận khác việc quản lý nhân cầu nối BGĐ người lao động công ty 1.2.2 Nhiệm vụ • Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng tháng theo yêu cầu công ty • phận liên quan Lên chương trình cho đợt tuyển dụng tổ chức tuyển dụng theo chương • • trình phê duyệt Quản lý hồ sợ, lý lịch CNV toàn công ty Đánh giá phân tích tình hình chất lượng, số lượng đội ngũ CNV, lập báo cáo • • • • • • • định kỳ, đột xuất theo yêu cầu cụ thể BGĐ Lập chương trình đào tạo định kỳ tháng, năm Tổ chức việc đào tạo định kỳ công ty Đánh giá kết đào tạo Xây dựng chương trình phát triển nghề nghieejpcho CNV công ty Điều động nhân theo yêu cầu sản xuất kinh doanh Xây dựng sách thăng tiến thay nhân Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh chiến • • • • • lược công ty Theo dõi việc thực chế độ cho người lao động theo Quy định công ty Tổ chức, trình kế hoạch thực dịp lễ tết Đánh giá thực công việc Lập phương án, tổ chức thực Quyết định, Quy định BGĐ Giám sát việc thực phương án duyệt, báo cáo đầy đủ, kịp thời trung thực tình hình diễn biến kết công việc thực nhiệm vụ • • BGĐ giao Đề xuất cấu tổ chức, máy điều hành Công ty Xây dựng hệ thống Quy chế, quy định, quy trình cho công ty giám sát • • • việc hấp hành nội quy Tổ chức họp theo yêu cầu Công ty Tổ chức lễ tân, tiếp khách hàng, đối tác trong, nước Tổ chức thu thập, phân tích, xử lý, lưu trữ phổ biến thông tin kinh tế, xã hội, thương mại, pháp luật, công nghệ kịp thời báo cáo BGĐ để có định • kịp thời Phục vụ tốt điều kiện pháp lý hành chính, hậu cần, an sinh để sản xuát thông • • • suốt Lưu giữ, bảo mật tài liệu, bảo vệ tài sản công ty Tiếp nhận loại công văn, vào sổ công văn đến Phân loại phân phối công văn cho phận, tra cứu, cung cấp tài liệu • • • • • hồ sơ theo yêu cầu Chuyển giao công văn, tài liệu, báo chí, báo cáo đến phận liên quan Đánh máy, photo văn bản, công văn giấy tờ thuộc phần việc giao Sắp xếp hồ sơ, tài liệu để lưu trữ vào sổ sách, theo dõi luân chuyển, hồ sơ Giữ bí mật nội dung công văn, giấy tờ, tài liệu Quản lý loại tài sản công ty, phối hợp với nhà cung cấp tổ chức việc • thực lấp đặt tài sản Tham mưu cho BGĐ cấu tổ chức, điều hành công ty, công tác đào tạo tuyển dụng công ty, công tác lương bổng, khen thưởng, chế độ phúc lợi cho người lao động tham mưu công tác hành công • ty Hỗ trợ cho phận liên quan công tác đào tạo nhân viên, cách thức tuyển • dụng nhân Hỗ trợ phận liên quan công tác hành 1.2.3 Quyền hạn • Được quyền tham mưu, đề xuất với Tổng Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc • vướng mắc, bất hợp lý trình thực nhiệm vụ giao Chủ động tổ chức triển khai thực nhiệm vụ giao theo quy định • Công ty Luật lao động Đề nghị phòng nghiệp vụ chuyên môn phối hợp thực tốt công việc theo • chức nhiệm vụ Yêu cầu phòng nghiệp vụ cung cấp số liệu phục vụ công tác liên quan đến • công tác tổ chức hành tổng hợp Công ty Có quyền đề xuất với lãnh đạo công ty việc điều động phòng, ban khác hỗ • trợ giải công việc nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ chung công ty Đề nghị với Tổng Giám đốc/Phó Tổng Giám đốc công tác tuyển dụng, đào tạo, nâng lương, nâng bậc, bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật lao động • theo luật hành quy chế Công ty Sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc, phân công công việc cho toàn nhân viên • phòng Giám sát việc thực công việc, tiến độ nhân viên phòng, đánh giá • • việc thực công việc nhân viên trực thuộc Đề xuất khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển, .đối với nhân viên phòng Được thừa lệnh GĐ công ty xử lý NV vi phạm nội quy công ty • phải đảm bảo chấp hành luật lao động Được quyền kiểm tra, chất vấn Trưởng phận liên quan phát sinh • vấn đề có liên quan đến thiệt hại công ty Truyền đạt chủ trương, thị BGĐ, nhà nước để NV am hiểu, thực • Yêu cầu phận công ty báo cáo, thuyết minh, cung cấp liệu • • thức để phòng hoàn thành nhiệm vụ giao Ký y số giấy tờ hành BGĐ ủy quyền Thừa lệnh ủy nhiệm BGĐ truyền đạt thị, đạo đến phận, tổ chức phối hợp điều khiển phận thực theo nội dung đạo, thị BGĐ 1.2.4 Cơ cấu tổ chức Trưởng phòng (GĐ Hành chính) NV Văn thư NV thiết kế NV lao động tiền lương NV chăm sóc khách 1.3 Nhận xét, đánh giá Để nâng cao hiệu hoạt động máy quản lý, công ty cần phải hoàn thiện máy quản lý theo hướng đơn giản, gọn nhẹ có hiệu lực để đảm bảo cho hệ thống làm việc tối ưu, mang lại hiệu kinh tế cao cho trình sản xuất, kinh doanh -Hoàn thiện cấu tổ chức máy tức hoàn thiện việc phân chia phòng ban chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng ban cho cấu trở nên tối ưu, tinh giảm, gọn nhẹ, tiết kiệm - Hoàn thiện công tác cán bộ: Bao gồm hoàn thiện việc tuyển dụng cán bộ, sử dụng cán bộ, di chuyển cán bộ, trả công cho cán phát triển cán - Hoàn thiện chế hoạt động máy: Tức hoàn thiện nguyên tắc hoạt động máy, hoàn thiện phối hợp phận, phòng 10 - Theo ngày ban hành văn B5 Ghi danh mục văn B6 Xác lập số / kí hiệu hồ sơ B7 Xác định vị trí lưu trữ giá kệ/ máy tính 6.4 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Quy trình lưu trữ hồ sơ : • Xác định sách quản lý hồ sơ Các sách quản lý hồ sơ Công ty bao gồm: Thời gian lưu trữ loại hồ sơ ( kể từ lưu), ví dụ năm Việc người quản lý loại hồ sơ mật, tuyệt mật Người phép tiếp cận loại hồ sơ • Xây dựng quy trình Quy trình quản lý hồ sơ công ty liên quan đến nội dung sau: • • • Xác định phương pháp lưu trữ hồ sơ Xác định phương pháp hủy hồ sơ Phương pháp lập hồ sơ Phương pháp nhận dạng, phân loại hồ sơ Phương pháp xếp bảo quản hồ sơ Huấn luyện Phổ biến cho nhân viên quy định thủ tục quản lý hồ sơ công ty Giải thích làm mẫu cho nhân viên Ký tên vào biên huấn luyện Tổ chức xếp Các công cụ phương tiện: + Chuẩn bị tủ, kệ đựng hồ sơ + Các bìa còng, bìa + Giấy dán, sticker, kéo, hồ dán + Đĩa CD đầu ghi • Lên kế hoạch thời gian - Thông thường việc tổ chức lại hệ thống hồ sơ từ đến ngày - Các doanh nghiệp lựa chon phương pháp xếp dần dần, cuối phải tổ chức buổi tổng vệ sinh - Thông báo cho nhân viên để chuẩn bị xếp công việc 27 - Thông báo cho phòng nhân để họ có chuẩn bị liên quan đến tài sản, điện • • - Tổ chức thực Họp nhân viên thông báo lại công việc Giải thích yêu cầu Làm mẫu cho nhân viên lần Tiến hành ghi danh sách hồ sơ vào giấy vào máy tính Dán sticker Sắp xếp lại hệ thống hồ sơ Theo dõi, cập nhật Cập nhật hồ sơ phát sinh vào danh sách Kiểm tra việc lập hồ sơ định kỳ nhân viên 6.5 Nhận xét, đánh giá Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan việc làm bắt buộc đơn vị, cá nhân quan Hồ sơ giao nộp đầy đủ góp phần giữ gìn an toàn toàn tài liệu hình thành trình hoạt động quan, phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt lâu dài Nếu không tiến hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan hồ sơ, tài liệu dễ bị thất lạc, mác có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng gặp khó khăn việc tra tìm Việc lập hồ sơ giúp nắm thành phần, nội dung, khối lượng văn hình thành trình giải công việc, từ biết phải xây dựng, ban hành văn bước triển khai để giải công việc giao; Giúp văn hình thành hoạt động quan lưu giữ tập trung, tránh tình trạng phân tán, thất lạc tài liệu, tiết kiệm thời gian công sức tra tìm, việc nghiên cứu văn bản, tài liệu vấn đề hệ thống trọn vẹn Tìm hiểu nghi thức nhà nước, kỹ giao tiếp 7.1 Các quy định hành quan nghi thức nhà nước, giao tiếp công sở Các văn quan quan quy định nghi thức nhà nước giao tiếp công sở: 1.Quy chế văn hóa công ty cổ phần Hãng sơn Đông Á: gồm chương 28 20 điều đ ó Mục chương III có đề cấp đến hoạt động văn hóa giao tiếp- ứng xử: Điều 5: Quy tắc chào hỏi: • + Chào hỏi nghi thức quan trọng mối quan hệ giao tiếp, thành viên tổng công ty với đối tác, khách hàng, với đồng nghiệp mối quan hệ khác; + Việc chào hỏi phải phù hợp với tuổi tác, chức vụ môi trường công tác Tùy mối quan hệ cụ thể mà có cách chào hỏi khác nhau, song phải tuân thủ theo phong tục tập quán người Việt Nam xu hội nhập giao lưu quốc tế; + Lời chào phải thể thái độ thân thiện, tùy thuộc vào đối tượng, hoàn cảnh kèm theo cử bắt tay thân mật thể thái độ tôn trọng Điều 6: Các quy định giao tiếp, ứng xử • + Phải thực chân thành, đoàn kết, trung thực, tương trợ hợp tác, sắn sàng lắng nghe, tiếp thu ý kiến đồng nghiệp sữa chữa sai sót + Thể thái độ tích cực, nghiêm túc việc tiếp thu ý kiến đóng góp, tránh tình trạng hoài nghi, châm biếm, tức giận Phê bình, góp ý với đồng nghiệp tinh thần xây dựng, khách quan, lúc, nơi tập thể công việc + Luôn có ý thức hỗ trợ, phối hợp để hoàn thành tốt công việc Trong trường hợp cần thiết, cá nhân tập thể đề nghị giúp đỡ để hoàn thành nhiệm vụ chung + Đối với nhân viên mới: cần giới thiệu với nhân viên khác quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn để họ nắm bắt quy chế, quy định, truyền thoongscuar tổng công ty để họ sớm thích nghi với công việc, hòa nhập với môi trường làm việc đơn vị Tổng công ty Điều 7: Quan hệ giao tiếp cấp lãnh đạo, quản lý với nhân viên Tổng • a) công ty Nguyên tắc chung giao tiếp cấp với cấp dưới: + Ứng xử mực giao tiếp, phù hợp với đạo lý dân tộc 29 + Thể tôn trọng lẫn b) Các nguyên tắc giao tiếp cấp quản lý nhân viên: + Thể cương vị, trách nhiệm mình, giữ gìn, bảo vệ uy tín cá nhân + Đối xử công quan tâm kịp thời động viên nhân viên để hoàn thành tốt công việc + Có thái độ mực để nhân viên trình bày, trao đổi suy nghĩ, thắc mắc yêu cầu c) Các nguyên tác giao tiếp nhân viên cấp quản lý: + Tuân thủ nghiêm chỉnh phục tùng định, quy định, mệnh lênh, yêu cầu cấp theo chức trách, nhiệm vụ giao + Thể vai trò, vị trí công tác + Thẳng thắn, trung thực ứng xử, làm chức trách, nhiệm vụ giao d) Giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp: Trong giao tiếp ứng xử với đồng nghiệp phải có thái độ trung thực, thân thiện hợp tác • Điều 8: Giao tiếp với đối tác khách hàng + Tôn trọng, lắng nghe ý kiến khách, niền nở, thân thiện, biết thuyết phục tạo tin tưởng khách hàng để họ an tâm sử dụng sản phẩm Tổng công ty + Tìm hiểu phong tục, tập quán, thị hiếu thẩm mỹ đối tác, đối tượng khách phục vụ; + Quan tâm chăm sóc khách hàng: Cung cấp thông tin đầy đủ, xác để giới thiệu hoạt động dịch vụ công ty + Với hoạt động dịch vụ mang tính chất tiếp xúc trực tiếp với khách hàng, cần phải có thái độ tiếp đón, phục vụ ân cần, niềm nở, lịch sự, nhã nhặn, tận tình chu đáo + Đối với đối tác Công ty cần thể thiện chí hợp tác làm việc, sở bình đẳng, đảm bảo lợi ích hợp pháp bên 30 + Trong giao tiếp với công đồng, người lao động thực bảo vệ uy tín dịch vụ sản phẩm Tổng công ty đồng thời tuyên truyền, quảng bá hình ảnh công ty lúc nơi có điều kiện 2.Quyết định số 216/QĐ-HSDA ngày 17 tháng 11 năm 2005 Giám đốc việc ban hành Quy định việc thực văn hóa công sở công ty cổ phần Hãng sơn Đông Á Quy đinh gồm có điều, điều đề cập đến vấn đề giao tiếp, ứng xử, phát ngôn nơi công sở: + Đối với khách đến giao dịch, làm việc với quan phải có thái độ nhã nhặn, lắng nghe + Đối với đồng nghiệp phải có thái độ thân thiện, trung thực, hợp tác + Giao tiếp qua điện thoại phải xưng tên, quan, đơn vị nơi công tác; trao đổi ngắn + Không dung từ ngữ thiếu văn hóa giải công việc, trao đổi công tác + Không phát ngôn nội dung trái với chủ trường, sách Đảng pháp luật 7.2 Nhận xét, đánh giá Nhận thức sâu sắc ý nghĩa, tầm quan trọng quy chế văn hóa giao tiếp, ứng xử nhân viên công ty thể tinh thần tự giác rèn luyện, tu dưỡng, chấn chỉnh lễ tiết, tác phong, xây dựng lề lối làm việc theo Quy chế văn hóa công ty, góp phần nâng cao hiệu hoạt động phòng ban Tuy nhiên, Quy chế ban hành chưa tổ chức triển khai thực cách triệt để 31 Tìm hiểu thiết bị văn phòng, phần mềm ứng dựng công tác văn phòng 8.1 Các loại thiết bị văn phòng sử dụng hoạt động quan, tổ chức a) Các trang thiết bị phòng Hành chính- Nhân Trang thiết bị văn phòng trang thiết bị, máy móc sử dụng nhằm mục đích phục vụ cho công việc nhân viên văn phòng Trang thiết bị phòng Hành chính- Nhân gồm có: - Máy photocopy - Tủ đựng dấu - Tủ đựng tài liệu - Máy vi tính thiết bị nối mạng ADSL - Máy in - Điện thoại bàn - Máy Fax - Máy Scanner - Bàn, ghế ngồi làm việc 8.2 Quản lý sử dụng thiết bị văn phòng Công ty cổ phần Hãng sơn Đông Á ban hành Quy chế việc Quản lý sử dụng tài sản công( Ban hành kèm theo Quyết định số 252/QĐ-HSĐA ngày 23/5/2011 Tổng Giám đốc công ty cổ phần Hãng sơn Đông Á) Tại Điều chương II có đề cấp đến việc quản lý sử dụng trang thiết bị văn phòng sau: Máy photocopy: Giao cho cán văn phòng trực tiếp quản lý sử dụng.Người giao nhiệm vụ quản lý sử dụng máy photocopy phải có trách nhiệm: a) b) c) Photo loại tài liệu kịp thời đủ số lượng, đảm bảo chất lượng Tài liệu photo phải in mặt giấy (trừ trường hợp có yêu cầu khác) Mở sổ sách theo dõi chi tiết nội dung sau: -Theo dõi sử dụng giấy in ( bao gồm giấy nhận kho văn phòng, số văn photo cho loại tài liệu phòng, ban) 32 -Dự trù số lượng giấy, mực sử dụng hàng tháng gửi văn phòng để tổng hợp có kế hoạch mua sắm -Thực chế độ bảo dưỡng máy thường xuyên, định kỳ -Các phòng chuyên môn có tài liệu cần photo có trách nhiệm: + Tính toán chi tiết loại văn bản, mẫu biểu cần photo; số lượng loại văn bản, tránh in thừa, lãng phí + Tài liệu photo có số lượng từ 100 trở lên phải có phiếu đề xuất để Giám đốc ký duyệt, chuyển phận photo thực Khi tài liệu photo xong, người nhận văn lại phải ký xác nhận (về ngày, tháng, nội dung, số lượng) vào sổ theo dõi cán photo để làm toán Tài liệu photo phục vụ chương trình, dự án có kinh phí riêng Kế toán với phận phòng chuyên môn tính toán cụ thể loại tài liệu để đưa vào toán theo nội dung chương trình, dự án Máy vi tính, máy in thiết bị tin học Được mua sắm theo khả ngân sách duyệt hàng năm nhu cầu thực tế công việc đơn vị Trách nhiệm cá nhân, đơn vị trang bị: -Quản lý sử dụng tài sản có hiệu quả, thực tốt chế độ bảo dưỡng, sử dụng máy -Phát máy móc có cố hỏng, chất lượng chưa đạt yêu cầu thay thế, sửa chữa phải làm phiếu đề xuất trình Giám đốc công ty duyệt chuyển phận văn phòng, kế toán triển khai thực -Không sử dụng máy vi tính, máy in vào việc riêng, cá nhân như: Trò chơi điện tử, đánh máy, in ấn tài liệu phục vụ công việc riêng 8.3 Các phần mềm ứng dụng công tác văn phòng UniKey - phần mềm hỗ trợ gõ tiếng Việt Đầu tiên nói đến công cụ hỗ trợ cho giới văn phòng phải nhắc đến phần mềm hỗ trợ gõ tiếng Việt Unikey Nói đến Unikey hẳn không không biết, không riêng giới văn phòng mà với máy tính sử dụng phải sử dụng phần mềm hỗ trợ gõ tiếng Việt có 33 thể gõ tiếng Việt Unikey phần mềm bật số Bên cạnh Unikey cung cấp đầy đủ bảng mã chuyển đổi loại font, chữ viết thường, viết hoa, có dấu, gõ tắt Unikey có hỗ trợ đầy đủ bảng mã Tiếng Việt: Unicode dựng sẵn, Unicode tổ hợp, TCVN3 (ABC), VNI, VPS, VISCII.5 Và kiểu gõ để người dùng lựa chọn: Telex, VNI, VIQR, Microsoft VI Layout, Kiểu tự định nghĩa Nói chung Unikey trở thành phần mềm thiếu máy tính muốn gõ tiếng Việt Bộ font TCVN3 - Bộ font chữ tiếng Việt Bộ font chữ TCVN3 hay gọi font chữ tiêu chuẩn tiếng Việt Trong font chữ đầy đủ tất font chữ tiếng Việt thông dụng đẹp Với Bộ font ABC bạn làm công tác văn phòng không cần lo lắng đến việc lỗi font mở văn Đây font thiếu máy tính Hãy tải Bộ font ABC để máy tính nhận diện font 3.7-Zip - phần mềm nén giải nén file Đây phần mềm thiếu dân văn phòng Đây phần mềm nén giải nén file thông dụng nay, hỗ trợ hầu hết định dạng nén bao gồm: RAR, ZIP, CAB, ARJ, LZH, ACE, TAR, GZip, UUE, ISO, BZIP2, Z 7-Zip nhanh chóng Ngoài tính nén giải nén 7Zip có khả kiểm tra, khôi phục sửa chữa file bị lỗi trình nén giải nén file Với 7-Zip nén hàng loạt tập tin lúc giúp tiết kiệm thời gian 4.Phần mềm quản lý văn đến giải công việc - Phần mềm máy khách: Phần mềm cho máy khách trình duyệt web, có nhiệm vụ cung cấp giao diện làm việc tương tác với người dùng cuối - Phần mềm cho máy chủ: Là hệ thống phần mềm có kiến trúc lớp: + Web server (máy chủ dịch vụ Web): Web server trao đổi thông tin với trình duyệt web (phần mềm máy khách) qua giao thức http (Hypertext Transmission Protocol) Nó nhận truy vấn thông tin người dùng nhập vào hệ thống từ trình duyệt, chạy chương trình tương ứng gửi trả kết 34 lại cho trình duyệt hiển thị + Các chương trình: Các chương trình bao gồm tệp mã lệnh, ActiveX component (COM) and libraries (DLL) Máy chủ web, tuỳ theo truy vấn từ phía người dùng, chạy chương trình + Dịch vụ nền: Là tập hợp số dịch vụ sở chạy máy chủ phục vụ cho chức Phần mềm Quản lý Văn đến Hồ sơ công việc, gồm có hệ quản trị sở liệu, dịch vụ quản lý lưu trữ 8.4 Nhận xét, đánh giá Sự phát triển vũ bão khoa học công nghệ- khoa học kỹ thuật, trang thiết bị văn phòng mà nhanh chóng trở nên lạc hậu.Bởi vậy, trang thiết bị văn phòng cần phải nhanh chóng cập nhật dẫn đến việc khoản chi phí cao cho việc trang bị thiết bị văn phòng, mà văn phòng không đủ kinh phí để liên tục sắm trang thiết bị phục vụ công việc khiến công việc trở nên linh hoạt Bên cạnh đó, tồn tình trạng sử dụng lãng phí trang thiết bị văn phòng không cần dùng đến.Như nhân viên sử dụng điện thoại làm việc riêng, bật cho máy chạy suốt không làm việc Đổi trang thiết bị văn phòng đồng thời cần phải đổi người làm việc văn phòng, đại hóa người công tác văn phòng, thường xuyên tổ chức lớp tập huấn nghiệp vụ, tổ chức quản lý sử dụng phần mềm ứng dụng công tác văn phòng 35 KẾT LUẬN Trong trình kiến tập em cảm thấy lý thuyết thực hành nhiều lúc khác xa Kiến thức học không lý thuyết mà kỹ nghiệp vụ.Chính qua đợt kiến tập em tiếp thu nhiều kiến thức bổ ích sâu vào thực tế, trực tiếp làm công việc chuyên môn mình, rút nhiều kinh nghiệm quý baud cho thân để phục vụ cho công việc sau Đồng thời củng cố phát huy tác phong làm việc giờ, phong cách chuyên nghiệp, hợp lý, khoa học để đáp ứng yêu cầu xã hội nói chung quan nói riêng Bởi làm người giỏi chuyên môn chưa đủ mà phải rèn luyện nâng cao phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, suốt trình làm việc đòi hỏi người nhân viên văn phòng phải có tinh thần trách nhiệm , phối hợp thành viên tổ chức, phận với Đồng thời phải có tinh thần làm việc nghiêm túc, thực đúng, đủ, không cắt xén, làm bớt khâu nghiệp vụ Bên cạnh đạt số điều khó khăn thời gian kiến tập ngắn nên tìm hiểu hết khâu nghiệp vụ, Công ty chưa làm hết khâu nghiệp vụ Quy định Nhà nước em chưa có dịp tiếp xúc trực tiếp.Công ty hạn chế số lượng nhân lực nên nhiều lúc bận việc văn thư chưa hướng dẫn em cụ thể, tỉ mỉ thao tác nghiệp vụ em chưa biết, hay văn chưa quản lý đắn, nghiêm túc nên nhiều em muốn tham khảo để viết báo cáo mà cán văn thư phải tìm lâu thấy 36 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/4/2009 ngày 24/8/2001 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Văn hợp sô 01/VBHN-BNV ngày 25/2/2014 Bộ Nội vụ công tác văn thư Thông tư liên tịch sô 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thông tư số 25/2011/TT-BNV ngày 27/12/2011 thể thức, kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ văn quy phạm pháp luật liên tịch 37 PHỤ LỤC Dấu Công ty cổ phần Hãng sơn Đông Á Phòng Hành chính- Nhân Tủ cất dấu tài liệu phòng Hành chính- Nhân Các văn công ty Cổ phần Hãng sơn Đông Á ban hành CÔNG TY CỔ PHẦN HÃNG SƠN ĐÔNG Á ĐONG A PAINT JOINT STOCK COMPANY THÔNG BÁO - - - - - (V/v: Đăng ký lưu ký niêm yết cổ phiếu SGDCK Hà Nội) Căn giấy chứng nhận đăng ký lưu ký chứng khoán số 294/2010/GCNCP-VSD ngày 13/12/2010 Trung tâm Lưu ký chứng khoán Việt Nam; Căn Quyết định chấp thuận niêm yết cổ phiếu số 965/QĐ-SGDHN ngày 20/12/2010 Sở Giao dịch chứng khoán Hà Nội Công ty cổ phần Hãng sơn Đông Á xin trân trọng thông báo đến Quý cổ đông việc đăng ký lưu ký niêm yết cổ phiếu Công ty cổ phần Hãng sơn Đông Á sau: Tên tổ chức niêm yết: Tên tổ chức : CÔNG TY CỔ PHẦN HÃNG SƠN ĐÔNG Á Tên tiếng Anh : DONG A PAINT JOINT STOCK COMPANY Tên viết tắt : HSDA.,JSC Địa trụ sở : Số 104, ngõ 140 Khuất Duy Tiến, phường Nhân Chính, Q.Thanh Xuân, Hà Nội Điện thoại : (84.04) 6983471 Fax: (84.04) 6983485 Website : http://www.hangsondonga.com.vn Email: dongapaits@fpt.vn Giấy chứng nhận đăng ký Kinh doanh đăng ký thuế công ty cổ phần số 0102073938 Sở Kế hoạch Đầu tư Tp Hà Nội cấp đăng ký lần đầu ngày 20 tháng 11 năm 2006, đăng ký thay đổi lần thứ ngày 13 tháng 05 năm 2010 Vốn điều lệ : 22.000.000.000 đồng (Hai mươi hai tỷ đồng) Ngành nghề kinh doanh: Sản xuất mua bán sơn nước, bột bả tường, chất chống thấm, chống gỉ, vật liệu ngành sơn, vật liệu xây dựng; Đại lý mua, đại lý bán, đại lý ký gửi hàng hóa; Sản xuất mua bán máy móc, thiết bị, linh kiện, vật tư ngành công nghiệp, nông nghiệp( Không bao gồm thuốc bảo vệ thực vật), xây dựng, giao thông ; hàng điện, điện tử, điện lạnh, điện gia dụng, thiết bị tin học, thiết bị văn phòng; Dịch vụ vận tải, vận chuyển hàng hóa, hành khách; Xuất nhập mặt hàng công ty kinh doanh - - - - Cổ phiếu niêm yết: Tên chứng khoán : Cổ phiếu Công ty cổ phần Hãng sơn Đông Á Mã chứng khoán : HDA Loại chứng khoán: Cổ phiếu phổ thông Hình thức đăng ký lưu ký: Ghi sổ Mệnh giá cổ phiếu: 10.000 đồng/cổ phần (Mười nghìn đồng) Số lượng cổ phiếu đăng ký niêm yết : 2.200.000 cổ phiếu (Hai triệu hai trăm nghìn cổ phiếu) Tổng giá trị niêm yết theo mệnh giá : 22.000.000.000 đồng (Hai mươi hai tỷ đồng) Ngày giao dịch SGDCK Hà Nội: 27/12/2010 Thông báo việc lưu ký: Cổ đông nhận Sổ chứng nhận sở hữu cổ phần xin vui lòng đến làm thủ tục đăng ký lưu ký Công ty chứng khoán nơi minh mở tài khoản ngày 14/12/2010 Cổ đông chưa nhận sổ chứng nhận sở hữu cổ phần xin vui lòng liên hệ với Công ty cổ phần Hãng sơn Đông Á để nhận Sổ hoàn tất thủ tục lưu ký chứng khoán Bản cáo bạch cung cấp website: Công ty cổ phần Hãng sơn Đông Á Địa chỉ: Số 104, ngõ 140 Khuất Duy Tiến, phường Nhân Chính, Q.Thanh Xuân, Hà Nội http://www.hangsondonga.com.vn Điện thoại: (84.04) 6983471 Fax: (84.04) 6983485 Công ty cổ phần Chứng khoán Thủ Đô (CSC) Địa chỉ: Tầng tòa nhà Ocean Park, số Đào Duy Anh, Đống Đa, Hà Nội http://www.chungkhoanthudo.com.vn Điện thoại: (84.04) 5771733 Fax: (84.04) 5771741 Trân trọng thông báo! CHỦ TỊCH HĐQT