THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA NHÀ KHÁCH QUỐC HỘI TẠI HÀ NỘI

MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 3 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ NHÀ KHÁCH QUỐC HỘI TẠI HÀ NỘI 3 I. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội 3 1. Lịch sử hình thành 3 2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: 3 2.1 Vị trí và chức năng: 3 2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn: 3 3. Cơ cấu tổ chức và biên chế: 4 3.1 Cơ cấu tổ chức: 4 3.2 Biên chế: 5 II. Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận phụ trách công tác văn thư: 5 1. Chức năng: 5 2. Nhiệm vụ: 5 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA NHÀ KHÁCH QUỐC HỘI TẠI HÀ NỘI 7 2.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư: 7 2.1.1. Về tổ chức công tác văn thư: 7 2.1.2. Về cán bộ làm công tác văn thư: 8 2.2. Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư 9 2.2.1. Về ban hành văn bản chỉ đạo công tác văn thư 9 2.2.2. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư 9 2.3. Tình hình thực hiện nội dung công tác văn thư 10 2.3.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản 10 2.3.2. Công tác quản lý văn bản đi 12 2.3.3. Công tác quản lý văn bản đến 13 2.3.4. Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 14 2.3.5. Công tác quản lý và sử dụng con dấu 15 CHƯƠNG III: NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT NHỮNG NỘI DUNGĐÃ KIẾN TẬP 16 3.1. Ưu điểm 16 3.2. Nhược điểm 17 3.3. Đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả đợt kiến tập 17 C. KẾT LUẬN 19  

MỤC LỤC A LỜI NĨI ĐẦU Trong xã hợi ngày nay, việc trao đổi thông tin rất quan trọng và thiết yếu Ngoài việc trao đổi trực tiếp người có nhiều phương tiện và nhiều cách thể hiện gián tiếp khác nhau, đó văn bản được coi là phương tiện quan trọng nhất Công tác lưu trữ được coi là lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, pháp chế và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Công tác văn thư được ví những huyết quản thể người bảo đảm cho dòng máu tốt được chảy đều, chính xác và đầy đủ liên tục thể Đặc biệt hiện nước ta đường công nghiệp hóa hiện đại hóa thì tất cả các ngành nghề phải chung tay góp sưc để đạt được mục tiêu lớn Sau hoàn thành xong chương trình truyền đạt lý thuyết bản cho sinh viên chuyênngành Văn thư Lưu trữ, trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tổ chức đợt thực tập cuối khóa cho sinh viên tại các quan kéo dài từ ngày 09 tháng tới ngày 29 tháng năm 2016 Đợt thực tập này rèn luyện cho sinh viên một phong cách làm việc khoa học, rèn luyện đạo đức nghề nghiệp của người cán bộ văn thư lưu trữ tương lai Tuy được đào tạo bản về chuyên môn nghiệp vụ những kiến thức đã học được từ thầy cô chỉ là một nền tảng được trang bị ghế nhà trường, Mỗi người nên phải có một sự trải nghiệm thực tế công việc, từ đó gặt hái cho mình những kinh nghiệm cần thiết Được sự giới thiệucủa nhà trường, em đã liên hệ và nhận được sự đồng ý tiếp nhận thực tập tại Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội 27A Trần Hưng Đạo vớ i chuyênngành Văn thư Lưu trữ Sau là bài báo cáo thu hoạch thực tập thể hiện kết quả của em sau gần tháng thực tập tại Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội Em xin được chia báo cáo thành chương sau: Chương I: Giới thiệu vài nét về Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội Chương II: Nội dung công tác lưu trữ tại Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội Chương III: Báo cáo kết quả làm được và đề xuất , kiến nghị của bản thân về công tác văn thư lưu trữ tại Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội Qua em xin gửi lời cám ơn chân thành nhất tới các thầy cô khoa Văn Thư Lưu Trữ Cùng các cô các chú cán bộ Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội đã nhiệt tình chỉ bảo và giúp đỡ em thời gian thực tập tại quan B NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ NHÀ KHÁCH QUỐC HỘI TẠI HÀ NỘI I Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức của Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội Lịch sử hình thành Chiều ngày 06 tháng năm 2014, Văn Phòng Quốc Hội đã tổ chức lễ công bố quyết định thành lập Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội được thành lập sở sát nhập và tổ chức lại Nhà Khách 27A Trần Hưng Đạo và Nhà Khách Hoàng Cầu Việc thành lập Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội sẽ mở hội phát triển, nâng tầm cả về tổ chức và hoạt động của Nhà Khách , nâng cao chất lượng phục vụ, mở rộng nhiều loại hình dịch vụ Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn: 2.1 Vị trí và chức năng: Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội là đơn vị sự nghiệp phục vụ chức quản lý nhà nước, có chức tiếp đón và phục vụ các đoàn khách nước và quốc tế đến thăm và làm việc với Quốc Hội Tổ chức phục vụ các cuộc họp, được kết hợp sử dụng sở, vật chất, kỹ thuật, lao động, vốn để hoạt động kinh doanh, dịch vụ theo quy định của pháp luật Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội là đơn vị sự nghiệp công lập tự chủ về tài chính, tự đảm bảo toàn chi phí hoạt động thường xuyên, có tư cách pháp nhân, có tài khoản, dấu riêng và có trụ sở tại 27A Trần Hưng Đạo Hà Nội 2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn: - Chủ trì, phối hợp với các Vụ, Cục, đơn vị và các quan, tổ chức liên quan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị của Chính phủ và văn phòng Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và văn phòng Chính phủ, phục vụ ăn nghỉ cho khách và các đại biểu về dự họp - Phối hợp với các quan liên quan của Đảng, Nhà nước, Quốc hội tổ chức phục vụ các cuộc họp, hội nghị và phục vụ ăn, nghỉ cho đại biểu về dự họp - Đầu mối tiếp nhận, phục vụ nghỉ đối với lãnh đạo Hội đồng Nhân dân, Ủy ban Nhân dân, Văn phòng ủy ban Nhân dân Tỉnh, Thành phố trực thuộc trung Ương về làm việc - Được sử dụng các sở vật chất kỹ thuật, lao động để tổ chức các hoạt động dịch vụ ăn, nghỉ, cho thuê phòng họp, phòng ăn, văn phòng và các dịch vụ hợp pháp khác để tạo nguồn tái đầu tư, sửa chữa, bảo quản sở vật chất, cải thiện đời sống cán bộ viên chức và giảm chi ngân sách nhà nước phải đảm bảo không ảnh hưởng đến nhiệm vụ chính trị được giao - Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội là chủ đầu tư các dự án đầu tư, sửa chữa của Nhà Khách, có trách nhiệm chủ trì và phối hợp với các quan liên quan để thực hiện các dự án này theo quy định của pháp luật - Quản lý tổ chức bộ máy, biên chế, thực hiện chế độ tiền lương và các chế độ, chính sách đãi ngộ khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, viên chức theo quy dịnh của pháp luật - Quản lý sử dụng kinh phí được ngân sách nhà nước cấp, các nguồn tài chính khác và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với nhà nước theo quy định của pháp luật - Đảm bảo trật tự vệ sinh an toàn tài sản của nhà nươc, an toàn về người, tài sản của khách và của cán bộ, viên chức của đơn vị; không ngừng nâng cao đời sống vật chất, tinh thần và trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của cán bộ, viên chức Nhà Khách quốc Hội tại Hà Nội Cơ cấu tổ chức và biên chế: 3.1 Cơ cấu tổ chức: - Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội có Giám đốc và Phó Giám Đốc Các Phó Giám Đốc và Kế toán trưởng Giám Đốc bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức theo quy định của pháp luật - Nhà Khách có các phòng nghiệp vụ sau: + Phòng tổ chức hành chính + Phòng kế toán tài vụ + Phòng lễ tân 3.2 Biên chế: - Giám Đốc Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội trình Bộ trưởng, Chủ nhiệm phê duyệt biên chế cán bộ, viên chức và quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng sau có ý kiến thẩm định của Vụ Tổ chức cán bộ II Chức năng, nhiệm vụ của bộ phận phụ trách công tác văn thư: Tại Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội, công tác văn thư được giao cho bộ phận Phòng tổ chức hành chính Chức năng: Phòng tổ chức hành chính là bộ phận thuộc Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội có chức tham mưu cho lãnh đạo thực hiện chức quản lý gồm: hành chính, văn thư, lưu trữ, quản trị, tổng hợp, thống kê và thông tin để Giám Đốc tổ chức công việc, điều hành bộ máy quan Nhiệm vụ: - Lập lịch công tác tuần, phổ biến đến các phòng, theo dõi đôn đốc việc thực - hiện lịch công tác này Cập nhật thông tin từ các đơn vị phòng ban Nhà khách để xử lý , tham - mưu giúp Giám Đốc Thực hiện báo cáo thống kê về văn thư lưu trữ Sơ kết tổng kết về văn thư lưu - trữ Thu thập thông tin, xử lý thông tin ban hành văn bản đúng thủ tục quy định hiện hành, đảm bảo việc thực hiện các nội dung công tác văn thư lưu trữ tại - quan được tốt nhất Quản lý sổ sách và sở dữ liệu đăng kí, quản lý văn bản, ghi số và ngày - tháng năm ban hành Bảo vệ, bảo toàn an toàn hồ sơ lưu trữ Phân loại chỉnh lý, xác định giá trị - thống kê, sắp xếp hồ sơ tài liệu Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu sử dụng bản lưu CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA NHÀ KHÁCH QUỐC HỘI TẠI HÀ NỢI 2.1 Tình hình tở chức và cán bợ làm cơng tác văn thư: Nhận thức vai trị quan trọng văn phịng cơng tác văn phịng, từ nhiều năm quan Nhà nước tổ chức khác ý hoàn thiện cơng tác này; văn phịng thực máy tham mưu tổ chức công việc quan trọng hệ thống máy điều hành quan Nhà nước cấp, giúp quan hoạt động có hiệu - Văn phịng phịng Tổ chức – Hành Cơng tác văn thư tồn q trình xác định văn tổ chức quản lý, sử dụng loại văn hệ thống quan Nhà nước, kết công tác văn thư khởi đầu công tác lưu trữ, cơng tác văn thư tiền đề công tác lưu trữ Công tác văn thư Nhà khách Q́c Hợi tại Hà Nợi đóng vai trò quan trọng thể điểm sau: Công tác văn thư sợi dây liên hệ quan , tổ chức, quần chúng nhân dân quan với Cơng tác văn thư góp phần nâng cao chất lượng hiệu công tác đảm bảo hiệu lực pháp lý văn Công tác văn thư xác định hoạt động , mắt xích quan trọng thiếu máy hoạt động quản lý quan Vì làm tốt cơng tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, khoa học đảm bảo bí mật 2.1.1 Về tở chức cơng tác văn thư: Hiện nay, phịng Hành Nhà khách Q́c Hợi tại Hà Nợi có 01 nhân viên văn thư kiêm nhiệm Nhân viên kiêm nhiệm văn thưđó đào tạo nghiệp vụ văn thư lưu trữ có trình độ Đại học nên thực cơng tác tốt, hiệu Với vị trí đặc thù cơng việc vậy, nhân viên văn thưtrong phòng trang bị máy vi tính cài phần mềm quản lý văn theo hệ thống để thuận tiện cho việc tra cứu xếp văn Như biết, công tác văn thư bao gồm nội dung như: Quản lý văn đến, văn đi, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn đến, văn đi, quản lý, sử dụng dấu, phát hành văn trách nhiệm người làm văn thư; việc cho ý kiến đạo, phân phối giải văn đến, ký văn để phát hành thuộc thẩm quyền thủ trưởng quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập hồ sơ trách nhiệm cá nhân giao giải công việc… Như để thấy rằng, tất cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên quan, tổ chức tham gia thực nội dung công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc giao để khẳngđịnhrằng công tác văn thư riêng người làm văn thư 2.1.2 Về cán bộ làm công tác văn thư: Hiện nay, phịng Nhà Khách Q́c Hợi tại Hà Nợi có mợt cán văn thư kiêm nhiệm Cán kiêm nhiệm văn thư đào tạo nghiệp vụ Văn thư Lưu trữ có trình độ Đại học nên thực công tác tốt, hiệu Với vị trí đặc thù cơng việc vậy, cán văn thư phòng trang bị máy vi tính cài phần mềm quản lý văn theo hệ thống để thuận tiện cho việc tra cứu xếp văn Nhiệm vụ và trách nhiệm của cán bộ văn thư kiêm nhiệm gồm có: + Tiếp nhận, quản lý văn bản đến của Nhà Khách + Phân loại công văn giấy tờ, tài liệu phục vụ cho Nhà Khách hay là phòng Hành Chính + Soạn thảo đánh máy các tài liệu liên quan tới trách nhiệm của mình + Quản lý sử dụng dấu theo quy định Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ 2.2 2.2.1 Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư Về ban hành văn bản chỉ đạo công tác văn thư - Công tác văn thư đặt quản lý với mục đíchnâng cao hiệu cơng tác văn thư q trình giải công việc,đáp ứng nhu cầu thực tế ,công tác văn thư quan tâm, đạo, giám sát, đơn đốc lãnh đạo, Cán phịng làm tốt công tác - Thực thông Tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 11 năm 2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày Văn hành chính, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính phủ sửa đổi bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 công tác văn thư Nhà khách Quốc Hội tại Hà Nội quan tâm cụ thể đến công việc đưa nhân viên cán bộđi tập huấn chuyên môn để nhằm nâng cao chất lượng Vào cuối năm hoạt động, phịng Tở chức Hành chínhđề phương hướng nhiệm vụ năm tới tạo điều kiện cho công tác văn thư ngày vào hoạt động có nề nếp hiệu , phục vụ đắc lực cho hoạt động quan - Nhìn chung việc quản lí, đạo công tác Văn thư Nhà khách tổ chức thực tốt Tuy nhiênđể công tác văn thư quan vận hành tốt cần có kiểm tra , đôn đốc đạo nghiệp vụ chonhân viên văn thư nhiều 2.2.2 Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư Qua đợt thực tập này, tiếp xúc trực tiếp với phòng Tổ chức Hành chính của Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội, em coi trọng đánh giá cao nhữngđóng góp cơng tác văn thư hoạt động quan Ban Giám đốc trưởng phịng Tớ chức Hành chính phối hợp với phòng, ban khác xây dựng quy trình cụ thể, chặt chẽ, phù hợp đặc thù quan nghiệp vụ quản lý hành để thực quy chế, quy định ban hành có hiệu cao Chính quy định cụ 10 thể hoá văn vừa hướng dẫn thao tác cụ thể nghiệp vụ văn thưlưu trữ Mặt khác ban Giám đốc Nhà khách cho phép tổ chức hình thức bồi dưỡng để đào tạo nghiệp vụ văn thư lưu trữ cán kiêm nhiệm làm công tác đơn vị trực thuộc 2.3 Tình hình thực hiện nội dung công tác văn thư 2.3.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản Trong công tác văn thư, soạn thảo văn khâu nghiệp vụ quan trọng Do cơng tác trọng quan Tại Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội, công tác soạn thảo , ban hành văn tiến hành qui trình thủ tục ban hành Văn văn ban hành đảm bảo qui định, có đầy đủ thể thức, có hiệu lực pháp lý cao, giúp giải công việc cách nhanh chóng, đảm bảo quy định Nhà nước Văn mang tính cơng quyền, ban hành theo quy định Nhà nước, tác động đến mặt đời sông xã hội sở pháp lý quan trọng cho hoạt động cụ thể phòng nói riêng Nhà khách nói chung Trước hết nhữngyêu cầu về soạn thảo văn bản gồm có: * Chuẩn bị soạn thảo : - Khi cán phân công soạn thảo văn bản, phải xác định hình - thức, nội dung, độ mật, độ khẩn văn cần soạn thảo Thu thập, xử lý thơng tin có liên quan tới nội dung văn * Soạn thảo văn : - Việc soạn thảo văn hành tùy theo nội dung, tính chất công việc văn cần soạn thảo, cấp trên, Giám đốc Nhà khách Tổng liên đoàn giaocho cán phòng soạn thảo phối hợp với cán chun mơn khác soạn thảo * Trình duyệt thảo kèm theo tài liệu có liên quan : - Bản thảo Giám đốc Nhà khách Tổng liên đồn người kí văn 11 - duyệt Trường hợp có sửa chữa, bổ sung thảo văn duyệt phải trình người có thẩm quyền xem xét, định * Đánh máy, nhân - Đánh máy nguyên thảo, thể thức kỹ thuật trình bày văn theo Thơng tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội Vụ hướng dẫn - thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Nhân số lượng quy định mục “ Nơi nhận ” văn Người đánh máy phải giữ bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân - thời gian quy định lãnh đạo cấp Trong trường hợp phát có lỗi thảo duyệt, người đánh máy, soạn thảo văn báo lại cho người duyệt văn người thảo văn để kịp thời điều chỉnh * Kiểm tra văn trước ký ban hành Cán phòng phải kiểm tra chịu trách nhiệm độ xác nội dung văn soạn thảo, chịu trách nhiệm hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày thủ tục ban hành văn *Ký ban hành văn - Văn chuyển đến cấp trên, người có thẩm quyền để ký Sau ký thức, văn chuyển cán văn thư cán văn thư có trách nhiệm thực công việc sau: + kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số, kí hiệu ngày tháng năm ban hành văn + Đóng dấu quan dấu mức độ mật, khẩn ( có ) + Đăng kí vào sổ cơng văn + Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Văn đãlàm thủ tục văn thư chuyển phát ngày văn kí, chậm ngày làm việc 2.3.2 Công tác quản lý văn bản Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản văn bản, văn bản lưu 12 chuyển nội bộ và văn bản mật) quan tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản Quy trình quản lý văn bản đi: + Trước văn ký ban hành Văn thư kiểm tra lại thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, phát có sai sót văn thư gửi lại cho người soạn thảo sửa lại người kí duyệt văn ghi vào sổ đăng ký văn văn +Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có): văn đảm bảo đầy đủ yêu cầu mặt thể thức, nội dung văn thư tiến hành đóng dấu Tuỳ theo mức độ quan trọng văn mà đóng dấu mật, khẩn + Đăng ký vào sổ quản lý văn đi: loại văn đăng ký vào sổ khác nhau: văn có tính chất pháp quy bao gồm: Quyết định, Quy định, Quy chế ; Các loại văn thông thường đưa vào sổ công văn đi; + Đối với văn có đóng dấu mật, đăng ký vào sổ văn mật + Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn đi: Trước văn chuyển văn phải hồn thành thủ tục phận văn thư, ghi yếu tố cần thiết lên bì văn phải chuyển văn ngày chậm nửa ngày làm việc Đối với văn có dấu mức độ khẩn, hoả tốc phải chuyển sau văn ký, đóng dấu Cịn văn cần thơng tin nhanh chuyển qua máy fax, điện thoại, internet gửi văn đến sau Tất văn gửi phải đảm bảo bí mật mặt nội dung, văn chuyển đến nơi người chuyển văn phải lấy chữ ký quan, người ký văn + Lưu văn đi: văn ban hành phải lưu 02 chính, lưu phịng Tổ chức Hành quan, lưu đơn vị soạn thảo Văn lưu đầy đủ văn thư 13 xếp theo thứ tự số đăng ký + Sắp xếp, bảo quản phục vụ khai thác sử dụng: văn lưu lại xếp cẩn thận theo trình tự định ( theo số, ngày tháng, vấn đề giải công việc, tập văn lưu hàng tháng…), để tiện cho việc khai thác sử dụng 2.3.3 Công tác quản lý văn bản đến Tất các các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến Quy trình quản lý văn bản đến: +Tiếp nhận văn bản đến: kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có); đối với văn bản mật hoặc khẩn phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi và nhận.; đối với văn bản được chuyển qua máy fax hoặc qua mạng cũng phải kiểm tra về số lượng hay số trang, + Phân loại, bóc bì: đối với loại không bóc bì thì cá nhân nhận văn bản có tráchnhiệm chuyển cho văn thư để kí; đối với loại cán bộ văn thư bóc bì thì bao gồm tất cả trừ bì có đòng dấu kí hiệu độ mật; đối với bì mật thì thực hiện theo quy định tại TT số 12/2002/TT-BCA hướng dẫn thực hiện NĐ số 33/2002/NĐ-CP của Chính Phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước và quy định cụ thể của quan tổ chức; nếu văn bản đến kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản bì với phiếu gửi; đối với đơn thư khiếu nại hay tố cáo thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng + Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày tháng đến: tất cả văn bản đến thuộc diện đăng kí tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”, ghi số đến và ngày tháng; đối với bản fax thì phải chụp lại trước đóng dấu “Đến”; dấu “Đến” được đóng rõ ràng ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, kí hiệu, dưới trích yếu nội dung hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày tháng năm ban hành 14 văn bản + Đăng kí văn bản đến: văn bản đến được đăng kí vào sổ đăng kí văn bản đến; đăng kí văn bản đến, cần bảo đảm rõ ràng, chính xác, không viết bằng bút chì, bút mực đỏ, không viết tắt những từ, cụmtừ không thông dụng +Trình văn bản đến: trình văn bản đến kịp thời cho người có thẩm quyền xem xét và giải quyết + Chuyển giao văn bản đến 2.3.4 Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan việc làm bắt buộc đơn vị, cá nhân quan Hồ sơ giao nộp đầy đủ góp phần giữ gìn an tồn tồn tài liệu hình thành q trình hoạt động quan để góp phần bảo vệ an tồn tài liệu phơng lưu trữ Quốc gia Việt Nam, phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt lâu dài Nếu không tiến hành giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan hồ sơ, tài liệu dễ bị thất lạc, mác có nhu cầu nghiên cứu, sử dụng gặp khó khăn việc tra tìm Về thời gian nợp hờ sơ vào lưu trữ hiện hành tại Điều 23 Nghị Định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư đã quy định: Thời hạn giao nộp hồ sơ từ đơn vị, cá nhân vào lưu trữ hành quan, tổ chức: - Tài liệu hành chính: sau năm kể từ năm công việc kết thúc - Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học cơng nghệ: sau năm kể từ năm cơng trình nghiệm thu thức - Tài liệu xây dựng bản: sau tháng kể từ cơng trình toán - Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; micrơphim; tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác: sau tháng kể từ công việc kết thúc 2.3.5 Công tác quản lý và sử dụng dấu 15 Con dấu có vai trị quan trọng việc ban hành văn bản, dấu đóng vào văn nhằm thể vị trí pháp lý quan, tổ chức, khẳng định tính chân thực hiệu lực pháp lý văn quan, tổ chức chức danh Nhà nước khác ban hành Sở dĩ phải đặt vấn đề quản lý dấu để đề phòng kẻ xấu làm giả dấu quan, tổ chức làm giả mạo văn gây ảnh hưởng tới hoạt động quan Việc quản lý sử dụng dấu phịng Tổ chức Hành thực theo quy định hành Nhà nước Phòng Tổ chức Hành ln thường xun cập nhật văn Nhà nước quy định công tác văn thư lưu trữ Nhân viên kiêm nhiệm văn thư phòng chịu trách nhiệm quản lý sử dụng loại dấu như: dấu Nhà khách Quốc Hội tại Hà Nội, dấu chức danh lãnh đạo, giám đốc Nhà khách Ngồi cịn có dấu mức độ mật , khẩn Theo quy định, dấu quan giao cho nhân viên biên chế hợp đồng không xác định thời hạn Bảo quản chịu trách nhiệm trước pháp luật việc giữ dấu đóng dấu Nhân viên văn thư giữ dấu đóng dấu có trách nhiệm phải thực quy định sau: + Con dấu phải bảo quản an tồn, lưu giữ đóng dấu trụ sở quan, đơn vị + Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền + Phải tự tay đóng vào văn bản, giấy tờ quan có chữ ký người có thẩm quyền.Việc đóng dấu Quốc huy, dấu văn phòng dấu đơn vị quy định chi tiết Việc quản lý sử dụng dấu cách chặt chẽ, an tồn u cầu bắt buộc Nhà khách Q́c Hợi tại hà Nợi góp phần bảo vệ bí mật quan Nhà nước CHƯƠNG III: NHẬN XÉT, ĐỀ XUẤT NHỮNG NỘI DUNG ĐÃ KIẾN TẬP Việc kết hợp lý luận với thực tiễn, vận dụng kiến thức đã học ở nhà 16 trường để nghiên cứu sâu rộng về tình hình thực tiễn về công tác văn phòng, công tác văn thư tại Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội đã giúp cho bản thân em có cái nhìn đầy đủ hơn, toàn diện hơn, tổng quan về quy trình quản lí hành chính, quy trình về qurn lí công tác văn thư giấy tờ, đồng thời cũng là hội tốt để vận dụng những kiến thức lý thuyết bản đã được học ở nhà trường vào thực tiễn Qua thời gian thực tập tại Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội em đã tìm hiểu về thực tế công tác văn thư lưu trữ tại Trên sở đó, em đã rút được những ưu khuyết điểm và tồn tại sau: 3.1 Ưu điểm + Về mô hình tổ chức văn phòng thì được tổ chức theo kiểu truyền thống, tạo không gian riêng, yên tĩnh và độc lập cho các nhân viên đồng thời cũng phù hợp với tâm lí và phong cách làm việc của người Việt + Về trang thiết bị văn phòng thì Nhà Khách đã trang bị tốt và đầy đủ để phục vụ cho suốt quá trình hoạt động và làm việc của nhân viên, hiệu quả công việc và suất lao động tang cao; mặt khác nhờ được trang bị các thiết bị thiết yếu mà chất lượng công tác đã được đẩy mạnh, giúp cho việc quản lý, xử lí thông tin được hoàn thành một cách nhanh chóng đầy đủ và kịp thời + Tổ chức và biên chế văn thư chuyên trách: đội ngũ nhân viên được bố trí đủ số lượng, có chuyên môn nghiệp vụ về côngtác văn thư: đội ngũ văn thư bên cạnh có trình độ chuyên môn, nhiều nhân viên có nhiều năm kinh nghiệm, có lòng nhiệt huyết với nghề, có ý thức tổ chức kỉ luật cao, tinh thần trách nhiệm công việc: đồng thời tổ chức văn thư được diễn rất quy củ, chặt chẽ theo hướng ngày càng gọn ghẽ, chuyên môn hóa cao + Việc quản lí văn bản – đến: văn bản đến được đăng kí dưới hai hình thức nhằm hạn chế thất lạc và mất văn bản; tại phòng văn thư đã bố trí các cặp, nhựa cứng để để các văn bảnđi đến đồng thời cũng chia ngăn ví dụ ngăn thứ để công văn đến, ngăn thứ để công văn đã xử lí,… 17 3.2 Nhược điểm + Về thẩm quyền ban hành văn bản: mặc dù thẩn quyền kí ban hành văn bản đã được quy định khá cụ thể song vẫn chưa có văn bản nào quy định hay hướng dẫn hình thức kí ủy quyền văn bản 3.3 Đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả đợt kiến tập - Để đưa công tác Văn Thư ngày càng hoạt động có hiệu quả em xin đưa một vài kiến nghị: + Phải không ngừng tang cường đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn làm công tác văn thư lưu trữ toàn quan, tang cường thiết bị sở vật chất cho văn phòng, phòng hành chính, phòng công tác văn thư; ngoài cần phải đào tạo và phân công lại nhân viên cho hợp lí + Phải thường xuyên tổ chức các đợt tập huấn nhằm nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho nhân viên làm công tác này nhất là trình độ thao tác sử dụng máy tính, tin học; mặt khác các đợt tập huấn này không chỉ nhân cao trình độ cho nhân viên mà còn phổ biến những quy định mới nhất của Nhà nước về văn thư làm góp phần chuẩn hóa công tác văn thư toàn Nhà Khách + Đề nghị Nhà Khách cho phép tổ chức các hình thức bồi dưỡng khác ngắn hạn, dài hạn để tạo nghiệp vụ văn thư + Xây dựng tiêu chuẩn, chức danh cho cán bộ nhân viên từng bộ phận, từng vị trí; sở đó mới quy hoạch, đào tạo, lựa chọn, thi tuyển, từ đó mới khắc phục được yếu tố chủ quan, thiên vị khâu sắp xếp nhân viên làm công tác văn thư; đặc biệt phải nâng cao trình độ cho nhân viên làm công tác soạn thảo văn bản; tang cường công tác kiểm tra về mặt thể thức của văn bản trước ban hành tránh tình trạng ban hành văn bản không đúng thể thức và thẩm quyền + Tổ chức động viên khuyến khích đồng thời cũng cần phải có biện pháp chế tài cụ thể đối với nhân viên làm công tác công văn giấy tờ ; bên cạnh đó cần phải ban hành những quy định cụ thể về công tác nộp hồ sơ và nộp lưu 18 hồ sơ; mặt khác văn phòng cần phải xây dựng bản danh mục hồ sơ và xác định thành phần tài liệu cần phải nộp vào lưu trữ quan, tránh cho tình trạng thất lạc, tài liệu rơi lẻ ảnh hưởng tới hoạt động quản lý của quan + Tổ chức hình thức giáo dục, tuyen truyền và chấm dứt hiện tượng cán bộ nhân viên làm chuyên môn khác được cử làm kiêm nghiệm công tác hành chính, công tác văn thư ở các đơn vị trực thuộc 19 C KẾT LUẬN Qua quá trình thực tập với thời gian không dài, em đã vận dụng những kiến thức đã học vào hoạt động thực tiễn tại Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội Em đã được hiểu về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức của quan và những nội dung bản của công tác văn thư lưu trữ tại đơn vị Qua đó giúp em có cái nhìn tổng quan về quy trình quản lý văn bản đến, những tồn tại của công tác văn thư lưu trữ tại Nhà Khách Thời gian thực tập đã giúp em có cái nhìn đầy đủ hơn, sâu về những kĩ năng, nghiệp vụ, qua đó còn có điều kiện so sánh đối chiếu những điểm khác và giống giữa lí thuyết đã học ở trường và thực tiễn đã được thực tập Đồng thời qua đó cũng thấy được sự đa dạng, phong phú, những khó khan hay hạn chế của công việc hay là của bản thân Qua bài báo cáo nàyem xin gửi lời cám ơn chân thành tới Ban lãnh đạo Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội, phòng Hành chính, phòng Kế toán đã tạo mọi điều kiện giúp đỡ em hoàn thành tốt thực tập về công tác văn thư lưu trữ tại phòng Hành chính Nhà Khách Quốc Hội tại Hà Nội Sinh viên NGUYỄN THANH TRÀ 20