Khảo sát công tác văn thư của nhà máy in bộ tổng tham mưu

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ NHÀ MÁY IN BỘ TỔNG THAM MƯU 4 1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư 4 1.1.1. Một số khái niệm 4 1.1.2 Nội dung công tác văn thư: 5 1.1.3. Vai trò của công tác văn thư 8 1.2. Khái quát về Nhà máy In Bộ Tổng Tham mưu 10 1.2.1. Sự hình thành và phát triển Nhà máy In 10 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của Nhà máy In 11 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Nhà máy I 11 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA NHÀ MÁY IN BỘ TỔNG THAM MƯU 12 2.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư 12 2.1.1. Về tổ chức công tác văn thư tại Nhà máy In Bộ Tổng Tham mưu 12 2.1.2. Về cán bộ làm công tác văn thư 12 2.2. Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư tại Nhà máy In Bộ Tổng Tham mưu 14 2.2.1. Về ban hành chỉ đạo công tác văn thư tại Nhà máy In Bộ Tổng Tham mưu 14 2.2.2. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, và hướng dẫn về công tác văn thư ở Nhà máy In Bộ Tổng Tham mưu 14 2.3. Tình hình thực hiện nội dung nghiệp vụ công tác văn thư ở Nhà máy In Bộ Tổng Tham mưu 15 2.3.1. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 17 2.3.2. Trình tự giải quyết văn bản đi 18 2.3.3. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 20 2.3.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ 21 Chương 3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC CỦA NHÀ MÁY IN VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ 24 3.1. Đánh giá về thực trạng công tác văn thư của Nhà máy In Bộ Tổng Tham mưu 24 3.1.1. Những ưu điểm trong công tác văn thư của Nhà máy In 24 3.1.2. Những mặt hạn chế trong công tác văn thư của Nhà máy In: 25 3.2. Những giải pháp để hoàn thiện và nâng cáo công tác văn thư của Nhà máy in Bộ Tổng Tham mưu: 26 3.2.1. Về công tác chỉ đạo, điều hành 26 3.2.2. Nâng cao chất lượng cán bộ làm công tác văn thư 26 3.2.3. Về việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ và cơ sở vật chất 27 3.2.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 27 3.2.5. Thanh tra, kiểm tra công tác văn thư 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC 30

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

TÊN ĐỀ TÀI:

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA NHÀ MÁY IN BỘ TỔNG THAM MƯU

BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học Giảng viên giảng dạy: TS Lê Thị Hiền

Mã phách:

HÀ NỘI - 2016

Mã phách

PHIẾU LÀM PHÁCH HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN

Họ và tên sinh viên: TRỊNH THỊ HỒNG ANH Ngày sinh:

Mã sinh viên: 1507QTVB003

Lớp: ĐHLT.QTVP 15B Khoa: Quản trị Văn phòngTên Tiểu luận: Khảo sát công tác văn thư của Nhà máy In Bộ Tổng Tham mưuHọc phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học

Giảng viên phụ trách: TS Lê Thị Hiền

Sinh viên kí tên

PHIẾU CHẤM ĐIỂM HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN

Điểm, Chữ kí (Ghi rõ họ tên)

của cán bộ chấm thi

Điểm thống nhất của

bài thi

Chữ ký xác nhận của cán bộ nhận bài thi

CB chấm thi

số 1

CB chấm thi

số 2 Bằng số Bằng chữ

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngày nay, cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnh củanền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức với những quy mô lớn,nhỏ và các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú Mỗi cơ quan hành chínhnhà nước, tổ chức doanh nghiệp đều có những cách tổ chức sắp xếp bộ máy hoạtđộng riêng cho phù hợp với tiến trình đi lên hội nhập của doanh nghiệp, tổ chức.Trong bất cứ một cơ quan, doanh nghiệp nào, văn bản giấy tờ luôn là cầu nối quantrọng giữa các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, giữa nhà nước với nhân dân, giữadoanh nghiệp với khách hàng.Vì vậy công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất lớnkhông thể thiếu trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp sản xuấtkinh doanh Bởi mọi văn bản giấy tờ đều được tập trung vào đầu mối là bộ phậnvăn thư - lưu trữ để quản lý và sử dụng có hiệu quả Có thể nói công tác văn thư-lưu trữ là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo cơ quan nắm bắt được tình hình hoạtđộng của cơ quan Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chínhxác, kịp thời những quyết định quản lý Trên cơ sở đó ban lãnh đạo đưa ra đượcnhững quyết sách đúng đắn đảm bảo có lợi cho cơ quan, doanh nghiệp

Công tác văn thư là những công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ, trong

đó có soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải quyết văn bản, lập hồ sơhiện hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động của các cơ quan, tổchức Nếu thiếu một trong những nội dung trên thì công tác văn thư chưa thể nói làhoàn thiện và điều đó sẽ làm ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác của cơquan Nhân viên văn thư phải thật sự nắm rõ về công tác văn thư để làm việc hiệuquả

Với sự phát triển khoa học hiện này việc ứng dụng công nghệ thông tin vàocông tác văn thư trong các cơ quan hành chính nhà nước, tổ chức doanh nghiệp đãđược sử dụng khá phổ biến như việc soạn thảo văn bản, xây dựng cơ sở dữ liệuphục vụ yêu cầu quản lý văn bản đi, đến và tra tìm thông tin trong văn bản, tài liệuđược nhanh chóng, chính xác; nâng cao năng suất, hiệu quả công tác trong cơquan, tổ chức và tạo môi trường trao đổi thông tin thuận lợi giữa các cơ quan thông

qua mạng thông tin nội bộ và thông tin quốc gia; trong việc xử lý, quản lý, tra cứu văn bản đi, đến, văn bản nội bộ, chuyển giao văn bản… giúp cho nhân viên văn

thư hoàn thành tốt công tác một các chính xác và nhanh chóng đáp ứng của côngviệc.

Vậy do tầm ảnh hưởng lớn của công tác văn thư đối với cơ quan hành chínhnhà nước và các tổ chức doanh nghiệp nên nghiên cứu về nó được khá nhiều tácgiả nghiên cứu như Tổng quan vê công tác văn thư của Trường đại học Nội Vụ HàNội, Lý luận và thực tiễn công văn thư của Vương Đình Quyền… nhưng nghiêncứu về công tác văn thư ở Nhà máy In Bộ Tổng Tham mưu chưa có và là sinh viênchuyên ngành Quản trị văn phòng việc nghiên cứu về công tác văn thư sẽ giúp íchcho công tác thực hiện chuyên môn nên em xin chọn đề tài: "Khảo sát công tác vănthư của Nh`a máy In Bộ Tổng Tham mưu" làm đề tài nghiên cứu khoa học củamình để thi kết thúc học phần môn Phương pháp nghiên cứu khoa học

2 Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Công tác văn thư

- Phạm vi nghiên cứu: Công tác văn thư của Nhà máy In Bộ Tổng Thammưu

3 Lịch sử nghiên cứu

Một số sách nghiên cứu về công tác văn thư tiêu biểu như:

Giáo trình lý luận và thực tiễn công tác văn thư của Vương Đình Quyền.Giáo trình Nghiệp vụ văn thư của trường Đại học Nội Vụ Hà Nội

Giáo trình Công tác văn thư của Đại học xã hội Nhân văn Hà Nội

Mỗi sách nghiên cứu về công tác văn thư của từng tác giả đều khá chi tiết,đầy đủ, chính xác, đảm bảo nội dung cho các sinh viên làm tài liệu ứng dụng trongviệc học ở trên lớp cũng như công việc tại các tổ chức khi đi thực tập, đi làm

4 Mục tiêu nghiên cứu:

- Tìm hiểu cơ sở lý luận về công tác văn thư và cách khái quát về Nhà máy

In Bộ Tổng Tham mưu

- Thực tiễn về thực trạng tại công tác văn thư của Nhà máy In

- Đánh giá thực trạng chỉ ra đươc ưu điểm, nhược điểm, khó khăn và đề xuấtgiải pháp đưa ra những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư củaNhà máy In

5 Phương pháp nghiên cứu:

Để thực hiện đề tài: "Khảo sát công tác văn thư của Nhà máy In Bộ TổngTham mưu" em sử dụng các phương pháp sau:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu

- Phương pháp quan sát

- Phương pháp thống kê - so sánh

- Phương pháp tổng hợp tài liệu

- Phương pháp khảo sát thực tế

6 Đóng góp của đề tài:

- Đánh giá và phát hiện ra ưu, nhược điểm của việc xây dựng và thực hiện

về công tác văn thư của Nhà máy In nhằm tạo nguồn dữ liệu đóng góp tài liệu choviệc thực hiện công tác văn thư

- Nâng cao được hiệu quả trong việc thực hiện công tác văn thư trong cơquan

7 Cấu trúc của đề tài:

Đề tài có cấu trúc gồm 3 chương:

Chương 1: Cở sở lý luận về công tác văn thư và khái quát về Nhà máy In

Bộ Tổng Tham mưu

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư của Nhà máy In

Chương 3: Đánh giá thực trạng công tác của Nhà máy In và một số giải

pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ NHÀ

MÁY IN BỘ TỔNG THAM MƯU 1.1 Cơ sở lý luận về công tác văn thư

1.1.1 Một số khái niệm

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cholãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan Đảng, cơ quan Nhànước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân (dướiđây gọi chung là cơ quan, tổ chức)

Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ,bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với tài liệu đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với tàiliệu đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ

cơ quan

Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản,quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan,tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức); lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưutrữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lý văn bản giấy tờtrong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Theo khuynh hướng này thì công tác văn thưbao gồm hai nội dung chủ yếu: Tổ chức giải quyết văn bản và quản lý quy trìnhchuyển giao văn bản trong cơ quan, tổ chức

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ chocông tác quản lý bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản, giải quyếtvăn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, Nhà nước, doanhnghiệp, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang Hay nói cách khác công tác vănthư là một bộ phận của công tác công văn giấy tờ, là một phần của quá trình xử lýthông tin

Mỗi khái niệm đều chỉ rõ công tác văn thư là một công tác gắn liền với hoạtđộng của các tổ chức liên quan đến văn bản, giấy tờ và trong mỗi tổ chức, cơ quan,doanh nghiệp không thể thiếu công tác văn thư

1.1.2 Nội dung công tác văn thư

Công tác văn thư bao gồm những nội dung công việc dưới đây dựa theoNghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004:

Soạn thảo văn bản

Việc soạn thảo văn bản thực hiện theo các quy định của nhà nước, Bộ vềngành quản lý và của cơ quan mình

Chuẩn bị soạn thảo.

Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơquan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo

Đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản thực hiện cáccông việc sau:

Xác định hình thức, thể loại, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cầnsoạn thảo

Thu thập, xử lý thông tin có liên quan

Soạn thảo văn bản

Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu cơ quan, tổ chứcviệc tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân có liên quan;nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo

Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan

Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt

Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trìnhngười duyệt xem xét, quyết định

Đánh máy, nhân bản

Việc đánh máy, nhân bản văn bản phải bảo đảm những yêu cầu sau:

Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thìngười đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bảnthảo đó

Nhân bản đúng số lượng quy định.

Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúngthời gian quy định

Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra vàchịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày về độ chính xác của nộidung thủ tục ban hành văn bản

Ký văn bản và ban hành văn bản

Nhà máy in làm việc theo nguyên tắc thủ trưởng lãnh đạo nên Thủ trưởng cơquan là người ký các văn ban hành của cơ quan hoặc giao cho cấp phó, cấp dưới kýmột số văn bản theo quy định, chức năng, nhiệm vụ được giao

Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mựcdễ phai

Quản lý văn bản đến

Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức (sau đây gọichung là văn bản đến) phải được quản lý theo trình tự sau:

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

Trình, chuyển giao văn bản đến;

Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan,tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn bản đến không được đăng kýtại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết

Trình, chuyển giao văn bản đến

Văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có trách nhiệm và chuyểngiao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩnphải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được

Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mậtnội dung văn bản.

Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Người đứng đầu cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bảnđến của cơ quan

Căn cứ nội dung văn bản đến lãnh đạo Nhà máy có thể giao các cá nhân, đơn

vị nhân giải quyết Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết vănbản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổchức

Quản lý văn bản đi

Trình tự quản lý văn bản đi

Tất cả văn bản do cơ quan, tổ chức phát hành (sau đây gọi chung là văn bảnđi) được quản lý theo trình tự sau:

Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày,tháng của văn bản

Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có)

Đăng ký văn bản đi

Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

Lưu văn bản đi

Chuyển phát văn bản đi

Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trongngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo

Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng Fax hoặc chuyển quamạng để thông tin nhanh

Việc lưu văn bản đi

Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất hai bản chính; một bản lưu tại văn thư cơ quan,tổ chức và một bản lưu trong hồ sơ

Bản lưu văn bản đi tại văn thư cơ quan, tổ chức phải được sắp xếp thứ tựđăng ký

Bản lưu văn bản quy phạm pháp luật và văn bản quan trọng khác của cơquan, tổ chức phải được làm bằng loại giấy tốt, có độ pH trung tính và được inbằng mực bền lâu.

Lập hồ sơ hiện hành và giữ nộp tài liệu lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức

Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành bao gồm:

Mở hồ sơ;

Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giảiquyết công việc vào hồ sơ;

Kết thúc và biên mục hồ sơ

Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức

Các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức phải giao nộp những hồ sơ, tàiliệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức theo thời hạn đượcquy định

Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ vàgiao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm

vi quản lý của mình Lãnh đạo nhà máy giao cho trưởng ban hành chính phụ tráchviệc quản lý thực hiện các nội dung trên

Trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, mỗi cá nhân phải lập hồ sơ vềcông việc đó

Quản lý và sử dụng con dấu

Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theoquy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu

1.1.3 Vai trò của công tác văn thư

Các cơ quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải

sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tìnhhình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện

tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, vănphòng các tổ chức chính trị – xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổchức chính trị – xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợpphục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trítrọng yếu trong công tác văn phòng.

Công tác văn thư không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nângcao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-

xã hội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ Trong hoạt động của các cơ quan, tổchức, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạchcông tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên,chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc… đều phải dựa vàocác nguồn thông tin có liên quan Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thìhoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lýđược cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất,chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyềnđạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý

Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộphận Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ:

– Giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội chỉ đạocông việc chính xác, hiệu quả, không để chậm trễ, sai sót, tránh nạn quan liêu, giấy

tờ, mệnh lệnh hành chính

– Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan

– Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ chứcđảng, tổ chức chính trị-xã hội Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơquan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cũng như của các đồng chí lãnh đạo

- Giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc vàgiải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của cơ quan Hồ sơ tàiliệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua

đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt

các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mụctiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay.

– Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ để phục vụ quá trình bảoquản, tìm kiếm khi cần

1.2 Khái quát về Nhà máy In Bộ Tổng Tham mưu

1.2.1 Sự hình thành và phát triển Nhà máy In

Nhà máy in Bộ Tổng tham mưu được thành lập (1974 -1987)

Nhà Máy In Bộ Tổng Tham Mưu ra đời, đáp ứng nhiệm vụ in ấn của Bộtổng tham mưu, cơ quan Bộ Quốc phòng hoạt động theo cơ chế hành chính sựnghiệp (1974 - 1987)

Do yêu cầu in ấn, xuất bản tài liệu phục vụ công tác huấn luyện, xây dựng,chiến đấu và chỉ đạo mọi mặt của Bộ Tổng tham mưu và cơ quan Bộ Quốc phòng,từ đầu năm 1974, Bộ chủ trương thành lập Nhà in Bộ Tổng tham mưu và giao choCục Nghiên cứu xuất bản - Tổng cục Chính trị làm dự án thành lập Nhà in vớiquân số khoảng 120 cán bộ, chiến sĩ

Thực hiện nhiệm vụ này, Cục Nghiên cứu xuất bản đã giao cho đồng chí ĐỗVăn Tính - Trưởng phòng Trị sự hành chính Cục Nghiên cứu xuất bản xây dựngNhà in với ba phương án có công suất đạt được từ 80 triệu trang in/năm đến 120triệu trang in/năm và 160 triệu trang in/năm

Đến tháng 7 năm 1974, khi các phương án tổ chức Nhà in được hoàn tất,ngày 31 tháng 7 năm 1974, Bộ Tổng tham mưu đã ra Quyết định số 185/QĐ - TM(do đồng chí Giáp Văn Cương - Phó Tổng tham mưu trưởng ký), thành lập Nhà inBộ Tổng tham mưu, biên chế 120 cán bộ, chiến sĩ, công nhân viên

Trong những năm 1974 đến 1987, Nhà in đã trải qua một chặng đường hơnmười năm xây dựng, phấn đấu để tồn tại và phát triển Trong chặng đường này,Nhà in đã vượt qua rất nhiều khó khăn thử thách từ buổi đầu được thành lập, cơ sởvật chất còn nghèo nàn, lạc hậu Nhưng với quyết tâm và nỗ lực rất cao của cán bộ,chiến sĩ, với tinh thần tất cả cho miền Nam, tất cả để đánh thắng giặc Mỹ xâmlược; được sự lãnh đạo trực tiếp của Đảng ủy, Thủ trưởng Cục Quản lý giáo dục -Bộ Tổng tham mưu, ngay sau khi mới thành lập, Nhà in đã nhanh chóng ổn địnhbiên chế tổ chức, huấn luyện làm chủ trang thiết bị máy móc, thực hiện tốt nhiệm

vụ được giao là in các loại tài liệu, sách, báo, tạp chí, tập san, thông tin chuyênngành, chuyên đề phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ huy; giáo dục, học tập chính trị,

huấn luyện và quản lý bộ đội của cơ quan Bộ và các đơn vị trong toàn quân; đồngthời sẵn sàng làm nhiệm vụ chi viện việc in ấn cho các cơ sở phía Nam khi miềnNam giải phóng.

Trong quá trình hoạt động từ lúc thành lập bên cạnh những khó khăn, cáccán bộ chiến sĩ đã từng bước khắc phục những khó khăn để hoàn thành nhữngnhiệm vụ được giao đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ được giao, hoạt động ngày cànghiệu quả Nhà máy ngày càng mởi rộng Với sự lớn mạnh và phát triển khôngngừng, ngày 10/12/2013, Cơ sở In 2 được thành lập trên khuôn viên đấtrộng 2,3ha rộng rãi, thoáng mát Máy móc, trang thiết bị, nhà xưởng được thiết kế

và lắp đặt đồng bộ, tiêu chuẩn, hiện đại, đáp ứng nhu cầu in ấn đa dạng các loại ấnphẩm Chúng tôi là đối tác chiến lược của Nhà xuất bản giáo dục Việt Nam Vớiđội ngũ cán bộ, công nhân viên lành nghề, có chuyên môn và trình độ cao, chúngtôi cam kết, đảm bảo chất lượng sản phẩm và giá cả cạnh tranh trên thị trường

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ của Nhà máy In

Nhà máy có nhiệm vụ: In tài liệu, sách, tạp chí, thông tin chuyên ngành,chuyên đề phục vụ công tác huấn luyện, giáo dục chính trị của các cơ quan Bộ đếnvới các đơn vị trong toàn quân; các loại mẫu biểu, sổ sách, giấy tờ quản lý của cácđơn vị Bộ Tổng tham mưu; ngoài nhiệm vụ chính trị, Nhà máy còn tham gia sảnxuất kết hợp, in ấn các sản phẩm khác phục vụ đơn vị Quân đội, Nhà nước vàthành phần kinh tế khác; Cung cấp vật tư, thiết bị ngành in, dịch vụ thương mại

Nhà máy hoạt động theo mô hình đơn vị sự nghiệp công lập Tự chủ mộtphần kinh phí hoạt động, tự chịu trách nhiệm và thực hiện nhiệm vụ tổ chức bộmáy, biên chế và tài chính Nhà máy có con dấu riêng và được mở tài khoản tạikho bạc, ngân hàng để đảm bảo cho mọi hoạt động của đơn vị

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Nhà máy I

Nhà máy in Bộ Tổng tham mưu làm việc theo nguyên tắc thủ trưởng lãnhđạo toàn cơ quan gồm người đứng đầu Giám đốc, phó, các ban, đơn vị được thể

hiện cụ thể (Phụ lục 1.1)

TIỂU KẾT

Như vậy chương 1 em đã trình bày những cơ sở lý luận về công tác văn thư

và giới thiệu khái quát về Nhà máy In Bộ Tổng Tham mưu Từ đó em có thể nắmrõ nội dung và vai trò của công tác văn thư trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

cũng như chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Nhà máy In Bộ Tổng Thammưu.

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA NHÀ MÁY IN BỘ TỔNG

THAM MƯU 2.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư

2.1.1 Về tổ chức công tác văn thư tại Nhà máy In Bộ Tổng Tham mưu

Công tác văn thư chiếm một phần rất lớn, không thể thiếu trong công tác vănphòng và được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy Cơ quan, Đảng ủy,Giám đốc luôn coi hoạt động của công tác văn thư gắn liền với các hoạt độngchung và có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của hoạt động quản lý nhà nướctrong chức năng, nhiệm vụ của Cơ quan Do nhận thức được vai trò, vị trí quantrọng của công tác văn thư, cho nên công tác văn thư tại Nhà máy in trong nhữngnăm gần đây đã được lãnh đạo cơ quan rất quan tâm Việc quan tâm không chỉ thểhiện qua việc ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về nghiệp vụ, tạo ra cơ sởpháp lý để công tác này đi vào nền nếp, có hiệu quả mà còn đầu tư về cơ sở vậtchất, hoàn thiện biên chế tổ chức, đào tạo con người

Nhân viên văn thư làm việc lâu năm có kinh nghiệm trong công tác văn thư

và thường xuyên được đi bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư nhằm nâng caonghiệp vụ, nhân viên văn thư mới đều được đào tạo từ các trường chính quy họcđúng nghành văn thư - lưu trữ mới được tuyển vào Nhà máy

Công tác tổ chức quản lý và giải quyết công việc văn thư như quản lý vănbản đi, đến, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vàolưu trữ cơ quan được thực hiện một cách chặt chẽ tuân thủ đúng theo quy trình,quy định của nhà nước

Mô hình tổ chức văn thư ở Nhà máy In thực hiện tập trung (tiếp nhận vănbản, nhân bản, đóng dấu, ban hành văn bản, kiểm tra thi hành văn bản ), một sốcông việc được thực hiện phân tán ở các phòng chuyên môn (soạn thảo văn bản,đánh máy vi tính, lưu giữ hồ sơ công việc )

2.1.2 Về cán bộ làm công tác văn thư

Công tác văn thư của Nhà máy In do chịu sự quản lý của Ban hành chínhkhông tách rời nhau Ban Hành chính có chức năng, nhiệm vụ tham mưu giúpĐảng uỷ, Giám đốc thực hiện công tác hành chính quản trị văn phòng, có nhiệm vụtiếp nhận, giải quyết công văn đi, đến, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ,

sử dụng và bảo quản con dấu của Nhà máy In Bảo đảm kinh phí, cơ sở vật chất,điện, nước, chế độ ăn, đảm bảo vật tư, trang thiết bị phương tiện cho Giám đốc vàcác phòng, ban chức năng tiến hành thực hiện nhiệm vụ được giao

Ban Hành chính được tổ chức làm việc theo chế độ Thủ trưởng Cơ cấu tổ

chức Ban Hành chính gồm có: Gồm trưởng Ban Hành chính và các bộ phận trực

thuộc Ban Hành chính

Cụ thể như sau:

- Trưởng Ban Hành chính: 01 đồng chí sĩ quan cấp tá - được đào tạo qua mộttrường, có nhiệm vụ lãnh đạo, chỉ huy, hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn các bộphận thuộc Ban Hành chính

- Bộ phận Văn thư:

Biên chế : 03 đồng chí

01 đồng chí phụ trách bộ phận - Trình độ Đại học

01 đồng chí quân nhân chuyên nghiệp, kỹ thuật viên đánh máy - trình độ caođẳng Văn thư - Lưu trữ

01 đồng chí quân nhân chuyên nghiệp, nhân viên văn thư - kiêm lưu trữtrình độ cao đẳng Văn thư - Lưu trữ

Giúp Trưởng ban Hành chính quản lý và điều hành Bộ phận trực tiếp kiểmtra, kiểm soát việc thực hiện quy định của Nhà nước, Bộ Quốc phòng về soạn thảo

và ban hành văn bản đối với các văn bản do cơ quan ban hành; tổ chức quản lý vàgiải quyết văn bản đi, văn bản đến; đánh máy, quản lý con dấu Cơ quan và các condấu nghiệp vụ; tổ chức, hướng dẫn việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệuvào lưu trữ cơ quan thực hiện một số việc khác do Trưởng ban Hành chính giao

- Trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ về công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưutrữ; chỉnh lý tài liệu lưu trữ; bảo quản tài liệu lưu trữ; tổ chức sử dụng tài liệu lưutrữ trong Cơ quan

- Trực tiếp thực hiện việc đánh máy văn bản, tài liệu của Thủ trưởng Cục vàcán bộ thuộc Cơ quan; quản lý, sử dụng máy phôtô và sao chụp văn bản, tài liệucho Cơ quan.

Nhân viên văn thư được bố trí một phòng làm việc riêng có trang thiết bịhiện đại như: máy tính, máy in, máy photo, máy scan, điện thoại nơi làm việccủa phòng văn thư được bố trí rất hợp lý, khoa học, thuận tiện cho việc giải quyếtcông việc được đạt hiệu quả cao

2.2 Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư tại Nhà máy In Bộ Tổng Tham mưu

2.2.1 Về ban hành chỉ đạo công tác văn thư tại Nhà máy In Bộ Tổng Tham mưu

Riêng bộ phận Văn thư - Lưu trữ không những chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo củaGiám đốc, Trưởng Ban Hành chính về mọi mặt mà còn chịu sự chỉ đạo nghiệp vụ trựctiếp của Văn phòng - Bộ Tổng Tham mưu, Văn phòng Bộ Quốc phòng về công tácVăn thư - lưu trữ và nghiệp vụ hành chính

Bộ phận Văn thư - Lưu trữ phải báo cáo trực tiếp định kỳ hàng tuần, tháng,quý, 6 tháng, 1 năm về công tác văn thư - lưu trữ , nghiệp vụ hành chính với Vănphòng Bộ Tổng Tham mưu (còn có thể báo cáo đột xuất)

Hàng năm Văn phòng Bộ Quốc phòng kết hợp với Văn phòng Bộ Tổng Thammưu trực tiếp kiểm tra, khảo sát về công tác văn thư, lưu trữ, nghiệp vụ hành chínhcủa Nhà máy In

Công tác văn thư được trang bị đầy đủ các trang thiết bị đầy đủ, hiện đạigiúp cho quá trình giải quyết công việc được nhanh chóng, chính xác, hiệu quả

2.2.2 Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, và hướng dẫn về công tác văn thư ở Nhà máy In Bộ Tổng Tham mưu

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác hành chính văn phòng trongQuân đội, trong thời gian qua Bộ Quốc phòng, Bộ Tổng Tham mưu, Tổng cụcChính trị cùng các cơ quan chức năng đã ban hành một số văn bản quy định vềcông tác hành chính và đặc biệt là công tác văn thư - lưu trữ trong toàn quân; Nhàmáy In căn cứ vào quy định của trên đã cụ thể hoá trong toàn đơn vị nhằm đưacông tác này ngày càng đi vào nề nếp và có tính thống nhất cao

- Ngày 19/01/1981 Bộ trưởng Bộ Quốc phòng ra Quyết định số 15/QĐ-QP

về ban hành " Điều lệ công tác văn thư" Ngoài tất cả các điều quy định cụ thể vềcông tác văn thư, lưu trữ ra, trong Điều lệ này còn quy định thống nhất một loạtcác mẫu biểu, sổ sách như " Biên bản xác nhận công văn bị mất niêm phong"; "Dấu thu công văn"; " Sổ thu công văn"; " Phiếu giải quyết công văn"; "Sổ theo dõicông văn tài liệu mật của cán bộ"; "Phiếu kiểm tra"; " Sổ ghi công văn, in đánhmáy"; " Sổ phát công văn"; " Sổ chuyển công văn"…

- Thông tư số 91/2012/TT-BQP ngày 26 tháng 7 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Quốcphòng ban hành Quy chế về công tác Văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu trong Quân đội

- Thông tư số 92/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 của Bộ trưởng Bộ Quốcphòng hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của các cơquan, đơn vị trong Quân đội

- Hướng dẫn số 433-HD/VP ngày 20 tháng 12 năm 2004 của Đảng uỷ Quân

sự Trung ương hướng dẫn về thể thức văn bản của Đảng

- Hướng dẫn số 53/HD-NMI ngày 24 tháng 9 năm 2012 hướng dẫn về thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, văn bản của Đảng và công tác văn thư, lưutrữ, bảo mật tài liệu trong Nhà máy In

Các văn bản của Bộ Quốc phòng được phổ biến để thực hiện trong toàn quân

và được quy định cụ thể, rõ ràng về chế độ, nguyên tắc và việc thực hiện công tácvăn thư Với một loạt văn bản được ban hành liên tiếp như vậy, nhất là trongnhững năm đổi mới Qua đó chứng tỏ được vị trí quan trọng của công tác văn thưtrong Quân đội, sự quan tâm, chỉ đạo kịp thời của Bộ Quốc phòng cũng như cáccấp đối với công tác này trong toàn quân

2.3 Tình hình thực hiện nội dung nghiệp vụ công tác văn thư ở Nhà máy In Bộ Tổng Tham mưu

Những nguyên tắc chung

Quản lý văn bản:

- Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Nhà máy In phải được quản lý tập trungtại Văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng kýriêng theo quy định của pháp luật Những văn bản đến không được đăng ký tại Vănthư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết

- Tiếp nhận, vào sổ, giao hoặc gửi công văn đi và công văn đến đúng địachỉ Mọi việc giao, nhận công văn đều phải kịp thời và làm đủ thủ tục ký nhận

- Khi nhận công văn phải trình ngay trong ngày làm việc cho Giám đốc hoặcngười được Giám đốc uỷ quyền để chỉ định nơi giao, sau đó phải giao ngay chongười được chỉ định

- Mọi việc giao, nhận công văn đều phải vào sổ và ký nhận

- Quản lý, sử dụng con dấu theo đúng qui định của Pháp luật ban hành

- Nhân viên văn thư được giao nhiệm vụ giải quyết, theo dõi công việc củaNhà máy In có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tàiliệu vào Lưu trữ của cơ quan

- Quy định về công tác lưu trữ:

Mỗi đơn vị, cá nhân trong Nhà máy phải lập hồ sơ công việc có danh mục

cụ thể và có trách nhiệm quản lý chặt chẽ

Mỗi đơn vị phải tự tổ chức bảo quản, lưu trữ hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ củađơn vị mình theo qui định về lưu trữ hiện hành, bao gồm 2 loại:

Hồ sơ nguyên tắc - các qui định của Nhà nước và của Nhà máy về công việcđược giao;

Hồ sơ nghiệp vụ - các văn bản, tài liệu nghiệp vụ của đơn vị

Các công văn đi và đến của từng đơn vị đều phải lưu trữ thành tập hồ sơ đểtiện tra cứu khi cần thiết

Trưởng các bộ phận chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc quản lý, lưutrữ hồ sơ, tài liệu nghiệp vụ của đơn vị mình

Kế toán trưởng có trách nhiệm lưu trữ tài liệu, sổ sách kế toán, báo cáo tàichính và văn bản quyết toán thuế với cơ quan thuế theo thời hạn và các qui địnhtrong Luật Kế toán, các qui định chi tiết thi hành và các chuẩn mực kế toán

Trưởng Ban Hành chính có trách nhiệm tổ chức lưu trữ riêng hồ sơ về tưcách pháp nhân của Nhà máy (Giấy chứng nhận đủ điều kiện về an ninh, trật tựlàm ngành nghề kinh doanh hoạt động in, đăng ký mã số thuế, mẫu dấu, điều lệ,