Khảo sát công tác văn thư của nhà máy in bộ tổng tham mưu

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ NHÀ MÁY IN BỘ TỔNG THAM MƯU 4 1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư 4 1.1.1. Một số khái niệm 4 1.1.2 Nội dung công tác văn thư: 5 1.1.3. Vai trò của công tác văn thư 8 1.2. Khái quát về Nhà máy In Bộ Tổng Tham mưu 10 1.2.1. Sự hình thành và phát triển Nhà máy In 10 1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ của Nhà máy In 11 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Nhà máy I 11 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA NHÀ MÁY IN BỘ TỔNG THAM MƯU 12 2.1 Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư 12 2.1.1. Về tổ chức công tác văn thư tại Nhà máy In Bộ Tổng Tham mưu 12 2.1.2. Về cán bộ làm công tác văn thư 12 2.2. Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư tại Nhà máy In Bộ Tổng Tham mưu 14 2.2.1. Về ban hành chỉ đạo công tác văn thư tại Nhà máy In Bộ Tổng Tham mưu 14 2.2.2. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, và hướng dẫn về công tác văn thư ở Nhà máy In Bộ Tổng Tham mưu 14 2.3. Tình hình thực hiện nội dung nghiệp vụ công tác văn thư ở Nhà máy In Bộ Tổng Tham mưu 15 2.3.1. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 17 2.3.2. Trình tự giải quyết văn bản đi 18 2.3.3. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 20 2.3.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ 21 Chương 3. ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC CỦA NHÀ MÁY IN VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ 24 3.1. Đánh giá về thực trạng công tác văn thư của Nhà máy In Bộ Tổng Tham mưu 24 3.1.1. Những ưu điểm trong công tác văn thư của Nhà máy In 24 3.1.2. Những mặt hạn chế trong công tác văn thư của Nhà máy In: 25 3.2. Những giải pháp để hoàn thiện và nâng cáo công tác văn thư của Nhà máy in Bộ Tổng Tham mưu: 26 3.2.1. Về công tác chỉ đạo, điều hành 26 3.2.2. Nâng cao chất lượng cán bộ làm công tác văn thư 26 3.2.3. Về việc thực hiện các quy trình nghiệp vụ và cơ sở vật chất 27 3.2.4. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 27 3.2.5. Thanh tra, kiểm tra công tác văn thư 28 TÀI LIỆU THAM KHẢO 30 PHỤ LỤC 30

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TÊN ĐỀ TÀI: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA NHÀ MÁY IN BỘ TỔNG THAM MƯU BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học Giảng viên giảng dạy: TS Lê Thị Hiền Mã phách: HÀ NỘI - 2016 PHIẾU LÀM PHÁCH HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN Mã phách Họ tên sinh viên: TRỊNH THỊ HỒNG ANH Ngày sinh: Mã sinh viên: 1507QTVB003 Lớp: ĐHLT.QTVP 15B Khoa: Quản trị Văn phòng Tên Tiểu luận: Khảo sát công tác văn thư của Nhà máy In Bộ Tổng Tham mưu Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học Giảng viên phụ trách: TS Lê Thị Hiền Sinh viên kí tên PHIẾU CHẤM ĐIỂM HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN Chữ ký xác Điểm, Chữ kí (Ghi rõ họ tên) Điểm thống nhận của cán chấm thi thi cán nhận thi CB chấm thi CB chấm thi số số Bằng số Bằng chữ MỤC LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày nay, với lên của đất nước, phát triển nhanh mạnh của kinh tế thị trường đời của các quan, tổ chức với quy mô lớn, nhỏ các loại hình kinh doanh đa dạng phong phú Mỗi quan hành chính nhà nước, tổ chức doanh nghiệp có cách tổ chức xếp bộ máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình lên hội nhập của doanh nghiệp, tổ chức Trong một quan, doanh nghiệp nào, văn giấy tờ cầu nối quan trọng các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, nhà nước với nhân dân, doanh nghiệp với khách hàng.Vì công tác văn thư lưu trữ có vai trò lớn thiếu các đơn vị hành chính nghiệp, các doanh nghiệp sản xuất kinh doanh Bởi văn giấy tờ tập trung vào đầu mối bộ phận văn thư - lưu trữ để quản lý sử dụng có hiệu Có thể nói công tác văn thưlưu trữ cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo quan nắm bắt tình hình hoạt động của quan Làm tốt công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời định quản lý Trên sở ban lãnh đạo đưa sách đắn đảm bảo có lợi cho quan, doanh nghiệp Công tác văn thư công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ, có soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm bảo đảm thông tin văn cho hoạt động của các quan, tổ chức Nếu thiếu một nội dung công tác văn thư chưa thể nói hoàn thiện điều làm ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực hoạt động khác của quan Nhân viên văn thư phải thật nắm rõ công tác văn thư để làm việc hiệu Với phát triển khoa học việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư các quan hành chính nhà nước, tổ chức doanh nghiệp sử dụng khá phổ biến việc soạn thảo văn bản, xây dựng sở liệu phục vụ yêu cầu quản lý văn đi, đến tra tìm thông tin văn bản, tài liệu nhanh chóng, chính xác; nâng cao suất, hiệu công tác quan, tổ chức tạo môi trường trao đổi thông tin thuận lợi các quan thông qua mạng thông tin nội bộ thông tin quốc gia; việc xử lý, quản lý, tra cứu văn bản đi, đến, văn nội bộ, chuyển giao văn bản… giúp cho nhân viên văn thư hoàn thành tốt công tác một các chính xác nhanh chóng đáp ứng của công việc Vậy tầm ảnh hưởng lớn của công tác văn thư quan hành chính nhà nước các tổ chức doanh nghiệp nên nghiên cứu khá nhiều tác giả nghiên cứu Tổng quan vê công tác văn thư của Trường đại học Nội Vụ Hà Nội, Lý luận thực tiễn công văn thư của Vương Đình Quyền… nghiên cứu công tác văn thư Nhà máy In Bộ Tổng Tham mưu chưa có sinh viên chuyên ngành Quản trị văn phòng việc nghiên cứu công tác văn thư giúp ích cho công tác thực chuyên môn nên em xin chọn đề tài: "Khảo sát công tác văn thư của Nh`a máy In Bộ Tổng Tham mưu" làm đề tài nghiên cứu khoa học của để thi kết thúc học phần môn Phương pháp nghiên cứu khoa học Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Công tác văn thư - Phạm vi nghiên cứu: Công tác văn thư của Nhà máy In Bộ Tổng Tham mưu Lịch sử nghiên cứu Một số sách nghiên cứu công tác văn thư tiêu biểu như: Giáo trình lý luận thực tiễn công tác văn thư của Vương Đình Quyền Giáo trình Nghiệp vụ văn thư của trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Giáo trình Công tác văn thư của Đại học xã hội Nhân văn Hà Nội Mỗi sách nghiên cứu công tác văn thư của từng tác giả khá chi tiết, đầy đủ, chính xác, đảm bảo nội dung cho các sinh viên làm tài liệu ứng dụng việc học lớp cũng công việc các tổ chức thực tập, làm Mục tiêu nghiên cứu: - Tìm hiểu sở lý luận công tác văn thư cách khái quát Nhà máy In Bộ Tổng Tham mưu - Thực tiễn thực trạng công tác văn thư của Nhà máy In - Đánh giá thực trạng chỉ đươc ưu điểm, nhược điểm, khó khăn đề xuất giải pháp đưa biện pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư của Nhà máy In Phương pháp nghiên cứu: Để thực đề tài: "Khảo sát công tác văn thư của Nhà máy In Bộ Tổng Tham mưu" em sử dụng các phương pháp sau: - Phương pháp nghiên cứu tài liệu - Phương pháp quan sát - Phương pháp thống kê - so sánh - Phương pháp tổng hợp tài liệu - Phương pháp khảo sát thực tế Đóng góp đề tài: - Đánh giá phát ưu, nhược điểm của việc xây dựng thực công tác văn thư của Nhà máy In nhằm tạo nguồn liệu đóng góp tài liệu cho việc thực công tác văn thư - Nâng cao hiệu việc thực công tác văn thư quan Cấu trúc đề tài: Đề tài có cấu trúc gồm chương: Chương 1: Cở sở lý luận công tác văn thư khái quát Nhà máy In Bộ Tổng Tham mưu Chương 2: Thực trạng công tác văn thư của Nhà máy In Chương 3: Đánh giá thực trạng công tác của Nhà máy In một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ NHÀ MÁY IN BỘ TỔNG THAM MƯU 1.1 Cơ sở lý luận công tác văn thư 1.1.1 Một số khái niệm Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân (dưới gọi chung quan, tổ chức) Công tác văn thư tất các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ, bắt đầu từ thảo văn (đối với tài liệu đi) từ tiếp nhận (đối với tài liệu đến) đến giải xong công việc, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Công tác văn thư bao gồm các công việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành quá trình hoạt động của quan, tổ chức (nêu rõ tên quan, tổ chức); lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu công tác văn thư Công tác văn thư công tác tổ chức giải quản lý văn giấy tờ quan, tổ chức, doanh nghiệp Theo khuynh hướng công tác văn thư bao gồm hai nội dung chủ yếu: Tổ chức giải văn quản lý quy trình chuyển giao văn quan, tổ chức Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn phục vụ cho công tác quản lý bao gồm toàn bộ các công việc xây dựng văn bản, giải văn hình thành quá trình hoạt động của quan, Nhà nước, doanh nghiệp, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang Hay nói cách khác công tác văn thư một bộ phận của công tác công văn giấy tờ, một phần của quá trình xử lý thông tin Mỗi khái niệm chỉ rõ công tác văn thư một công tác gắn liền với hoạt động của các tổ chức liên quan đến văn bản, giấy tờ tổ chức, quan, doanh nghiệp thiếu công tác văn thư 1.1.2 Nội dung công tác văn thư Công tác văn thư bao gồm nội dung công việc dựa theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004: Soạn thảo văn Việc soạn thảo văn thực theo các quy định của nhà nước, Bộ ngành quản lý của quan Chuẩn bị soạn thảo Căn tính chất, nội dung của văn cần soạn thảo, người đứng đầu quan, tổ chức giao cho đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo Đơn vị cá nhân giao nhiệm vụ soạn thảo văn thực các công việc sau: Xác định hình thức, thể loại, nội dung độ mật, độ khẩn của văn cần soạn thảo Thu thập, xử lý thông tin có liên quan Soạn thảo văn Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với người đứng đầu quan, tổ chức việc tham khảo ý kiến của các quan, tổ chức đơn vị, cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh thảo Trình duyệt thảo văn kèm theo tài liệu có liên quan Duyệt bản thảo, việc sửa chữa, bổ sung bản thảo duyệt Bản thảo văn phải người có thẩm quyền ký văn duyệt Trường hợp sửa chữa, bổ sung thảo văn duyệt phải trình người duyệt xem xét, định Đánh máy, nhân bản Việc đánh máy, nhân văn phải bảo đảm yêu cầu sau: Đánh máy nguyên văn thảo, thể thức kỹ thuật trình bày văn Trường hợp phát có sai sót không rõ ràng thảo người đánh máy phải hỏi lại đơn vị cá nhân soạn thảo người duyệt thảo Nhân số lượng quy định Giữ gìn bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân theo thời gian quy định Kiểm tra văn bản trước ký ban hành Thủ trưởng đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn phải kiểm tra chịu trách nhiệm hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày độ chính xác của nội dung thủ tục ban hành văn Ký văn bản ban hành văn bản Nhà máy in làm việc theo nguyên tắc thủ trưởng lãnh đạo nên Thủ trưởng quan người ký các văn ban hành của quan giao cho cấp phó, cấp ký một số văn theo quy định, chức năng, nhiệm vụ giao Khi ký văn không dùng bút chì; không dùng mực đỏ các thứ mực dễ phai Quản lý văn đến Trình tự quản lý văn bản đến Tất văn bản, kể đơn, thư cá nhân gửi đến quan, tổ chức (sau gọi chung văn đến) phải quản lý theo trình tự sau: Tiếp nhận, đăng ký văn đến; Trình, chuyển giao văn đến; Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến Văn đến từ nguồn phải tập trung văn thư quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn đến không đăng ký văn thư, các đơn vị, cá nhân trách nhiệm giải Trình, chuyển giao văn bản đến Văn đến phải kịp thời trình cho người có trách nhiệm chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải Văn đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận 10 Khi giao nộp tài liệu phải lập hai “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” hai “Biên giao nhận tài liệu” Đơn vị cá nhân giao nộp tài liệu lưu trữ hành của quan, tổ chức giữ loại một Trường hợp đơn vị cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hành của quan, tổ chức thời hạn giữ lại không quá hai năm Cán bộ, công chức, viên chức chuyển công tác khác, việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm, không giữ hồ sơ, tài liệu của quan, đơn vị làm tài liệu riêng mang sang quan, đơn vị khác Các đơn vị cá nhân quan, tổ chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hành của quan, tổ chức theo thời hạn quy định Tài liệu hành chính: Sau 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ: Sau 01 năm kể từ năm công trình nghiệm thu chính thức, Tài liệu xây dựng bản: Sau 03 tháng kể từ công trình toán Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi – crô – phim; tài liệu ghi âm, ghi hình tài liệu khác: Sau 03 tháng kể từ công việc kết thúc TIỂU KẾT Kết thúc chương 2, em tìm hiểu công tác văn thư của Nhà máy in Qua em nắm tình hình tổ chức cán bộ làm công tác văn thư, tình hình quản lý công tác chỉ đạo thực nghiệp vụ văn thư Nhà máy in 27 Chương ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC CỦA NHÀ MÁY IN VÀ MỘT SÔ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ 3.1 Đánh giá thực trạng công tác văn thư Nhà máy In Bộ Tổng Tham mưu 3.1.1 Những ưu điểm công tác văn thư Nhà máy In Trong quá trình hoạt động công tác văn thư của Nhà máy In, nhìn chung tất hoạt động thực một cách nghiêm túc, theo quy trình, theo quy định của Nhà nước, của Nhà máy In đảm bảo quá trình thực công việc của quan thông suốt, nâng cao hiệu công việc, phục vụ, cung cấp thông tin cho giám đốc, các phòng, ban kịp thời, chính xác, đầy đủ Trong công tác văn thư quản lý văn đi, đến tất văn đi, văn đến của Nhà máy In quản lý tập trung Văn thư đăng kí bằng hệ thống phần mềm quản lý văn Văn phòng Bộ Tổng Tham mưu cài đặt để làm thủ tục tiếp nhận nên việc quản lý văn đi, đến chính xác, dễ dàng tìm kiếm cần Công tác văn thư bảo quản lưu hành văn mật các cán bộ nhân viên văn thư thực nghiêm chỉnh theo các quy đinh ban hành, không nhân văn không phép của Giám đốc Giữ gìn bảo mật nội 28 dung văn thực tốt không để các thông tin mật bị phát tán chưa lệnh của cấp trên, các trưởng phòng, ban Công tác văn thư văn thực theo quy định, văn phải có gốc kèm theo, đảm bảo làm theo lệnh của Giám đốc văn Quản lý dấu công tác văn thư của Nhà máy In cũng thực theo quy định, nhân viên văn thư bảo quản dấu cất dấu két sắt vệ sinh thường xuyên theo chu kì Trong quá trình làm việc thực đóng dấu chính xác, đóng dấu 1/3 chữ kí thẳng, không bị đóng dấu sai Đội ngũ nhân viên văn thư được tạo điều kiện học các lớp bồi dưỡng, khóa học ngắn hạn để nâng cao nghiệp vụ chuyên môn Công tác văn thư đầu tư trang thiết bị đại như: máy tính nối mạng, máy fax, máy photo… các phần mềm tin học cung cấp cho việc quản lý công tác văn thư Các khâu nghiệp vụ công tác của công tác văn thư Nhà máy tổ chức một cách khoa học, đảm bảo giải công việc một cách nhanh chóng, kịp thời, chính xác Nhà máy In nắm các ứng dụng công nghệ thông tin kịp thời phù hợp với xu của thời đại 3.1.2 Những mặt hạn chế công tác văn thư Nhà máy In Nhân viên chưa hiểu vai trò tầm quan trọng của công tác văn thư dẫn đến chưa có quan tâm chính đáng đến công việc của nên cán bộ lãnh đạo cần quan tâm giúp các nhân viên văn thư hiểu công tác văn thư của quan trọng nhằm tạo yêu nghề nhân viên toàn tâm toàn ý làm việc để Nhà máy In đạt kết tốt quá trình hoạt động Quá trình ban hành văn thiếu cẩn thận ban hành mà quên không ghi ngày, tháng vào văn bản, chưa kiểm soát kĩ thể thức, kĩ thuật trình bày cho ban hành văn 29 Các phòng, ban soạn thảo văn không đưa qua văn thư kiểm soát mà ban hành gửi lên Bộ Tổng Tham mưu dẫn đến tình trạng Thủ trưởng cấp phản ánh lại Giám đốc Công tác chuyển giao văn bị nhầm lẫn dẫn đến các phòng, ban không nắm thông tin kịp thời để thực nhiệm vụ Công tác lưu trữ của Nhà máy một số tồn định, việc thu thập, chỉnh lý tài liệu lưu trữ chưa tiến hành thường xuyên chưa thành nếp; các tài liệu tản mạn các phòng, cá nhân quan chưa thu thập kịp thời; chất lượng tài liệu phông chưa cao, nhiều tài liệu chưa phân loại, đánh giá kỹ; một số tài liệu bị hư hỏng, thất lạc chưa khắc phục Tình hình gây ảnh hưởng không ít cho công tác quản lý, khai thác sử dụng lâu dài ảnh hưởng đến việc bảo vệ bí mật tài liệu lưu trữ của Cơ quan nói riêng bí mật quân nói chung 3.2 Những giải pháp để hoàn thiện nâng cáo công tác văn thư Nhà máy in Bộ Tổng Tham mưu 3.2.1 Về công tác đạo, điều hành - Trách nhiệm của Giám đốc Nhà máy In Lãnh đạo, quản lý chung công tác văn thư Nhà máy chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư cho các đơn vị trược thuộc, giao cho Trưởng ban hành chính tổ chức quản lý công tác văn thư phạm vi trách nhiệm của Lãnh đạo Nhà máy có trách nhiệm giải kịp thời chính xác các văn đến quan; giao cho cán bộ cấp giải văn cần thiết, phải chịu trách nhiệm chung việc giải văn Lãnh đạo Nhà máy phải ký văn quan trọng của quan, quy định của Nhà nước theo quy chế làm việc của quan, ngành Ban hành quy định riêng công tác văn thư thông báo cho các phòng, ban để biết thực theo quy định 30 Kiểm tra việc thực các chế độ, quy định công tác văn thư, các đơn vị trực thuộc Cần điều chỉnh hệ số lương, quan tâm động viên mặt tinh thần giúp nhân viên văn thư yên tâm công tác từ nâng cao hiệu công việc - Trách nhiệm của Trưởng ban hành chính: Trực tiếp quản lý, đôn đốc, kiểm tra, giám sát việc thực công tác văn thư Nhà máy In, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư cho các phòng, ban để nắm rõ thể thức, kĩ thuật trình bày văn Hướng dẫn các phòng, ban, cá nhân nghiệp vụ công tác văn thư Tổ chức các cuộc thi liên quan đến công tác văn phòng, công tác văn thư cho các đơn vị Nhà máy In 3.2.2 Nâng cao chất lượng cán làm công tác văn thư Bố trí, xếp đội ngũ làm công tác văn thư phù hợp theo chuyên ngành đào tạo để phát huy hết khả của từng người qua góp phần nầng cao hiệu công tác của quan Nhà máy cần tích cực đổi nâng cao trình độ, kỹ nghiệp vụ, lực của cán bộ, nhân viên văn thư công tác văn thư theo yêu cầu của công việc Thường xuyên tổ chức các lớp bồi dưỡng tập huấn cử cán bộ học thêm công tác văn thư cho cán bộ, nhân viên văn thư Rèn luyện tính cẩn thận, ngăn nắp, khoa học, nâng cao tinh thần trách nhiệm cho nhân viên văn thư, góp phần bảo vệ bí mật thông tin có liên quan ñến quan, đơn vị Cán bộ làm công tác văn thư tìm hiểu, cập nhật đầy đủ các văn bản, tài liệu của Nhà nước, Bộ ngành quy định công tác văn thư – lưu trữ cũng vấn đề liên quan nhằm thực theo quy định chung Cán bộ văn thư cần tìm hiểu thêm các phần mềm quản lý văn máy tính để bảo quản tra cứu tìm tài liệu một cách nhanh chóng đồng thời tiết kiệm mua sổ sách tiết kiệm không gian làm việc Cán bộ văn thư nên tiến hành lập hồ sơ hành danh mục hồ sơ năm xong năm để tránh nhầm lẫn, mát công văn 31 3.2.3 Về việc thực hiện quy trình nghiệp vụ sở vật chất Để đảm bảo công tác văn thư thực đạt hiệu cao quy trình nghiệp vụ văn thư phải thực một cách thống nhất, có tính logic cao, chặt chẽ các phòng, ban Nhà máy với nhân viên văn thư Quy trình nghiệp vụ cần cải thiện một cách hợp lý, khoa học thực một cách nghiêm chỉnh, chặt chẽ Đầu tư cở sở vật chất đại cho phòng văn thư- lưu trữ theo xu 3.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Công nghệ thông tin ứng dụng tất các lĩnh vực của đời sống xã hội đem lại hiệu cao Công tác văn thư cần đảm bảo yêu cầu nhanh chóng, chính xác Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hoá, góp phần giải một cách nhanh khâu chuyển giao lưu văn bản, hồ sơ, thể tính khoa học, tính đại giải công việc Nhà máy in Bộ Tổng tham mưu quan tâm đến việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý công tác văn thư Cán bộ văn thư lắp đặt máy tính có kết nối mạng, ứng dụng các phần mềm quản lý liệu để phục vụ công tác giải các khâu nghiệp vụ văn thư Các trang thiết bị phục phụ cho công tác văn thư cần phải đầu tư, trang bị theo định kỳ, một cách đồng bộ để quá trình thực các nghiệp vụ hiệu 3.2.5 Thanh tra, kiểm tra công tác văn thư Nhằm làm tốt công tác văn thư cũng nâng cao trách nhiệm của cán bộ công tác văn thư Giám đốc Nhà máy cần ban hành quy định thành tra kiểm tra, công tác văn thư của đơn vị Quá trình kiểm tra phải thường xuyên, liên tục, kiểm tra theo định kỳ, kiểm tra đột xuất để nâng cao trách nhiệm của cán bộ quan Thanh tra, kiểm tra góp phần quản lý tình hình công việc, phát sai phạm để kịp thời đưa biện pháp xử lý 32 Việc tra, kiểm tra sở để tổ chức thi đua khen thưởng, xử phạt góp phần thúc đẩy cạnh tranh các cán bộ, nhân viên TIỂU KẾT Thực trạng công tác văn thư chương sở để em đưa đánh giá ưu điểm tồn cần khắc phục chương Đồng thời chương 3, em đưa một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư Nhà máy in Bộ tổng tham mưu KẾT LUẬN Công tác văn thư hoạt động của bộ máy quản lý nói chung quan Thực tốt các khâu nghiệp vụ của công tác văn thư góp phần đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác phục vụ quá trình quản lý, giải công việc Để thực đề tài “Khảo sát công tác văn thư của Nhà máy in Bộ Tổng tham mưu, em tìm hiểu qua các tài liệu các văn quản lý công tác văn thư lưu trữ của Nhà nước, của Nhà máy in, giáo trình liệu web….Công tác văn thư Nhà máy in tuân thủ theo quy định hệ thống văn quản lý văn thư nói chung, các khâu nghiệp vụ chính xác đảm bảo hoạt động xuyên suốt chính xác Bên cạnh ưu điểm đạt tồn một số hạn chế cần khắc phục Nhà máy in cần áp dụng biện quản lý chặt chẽ, đề các tiêu chí rõ ràng tăng cường tra kiểm tra công tác văn thư để nâng chao hiệu suất chất lượng các khâu nghiệp vụ văn thư 33 Trong quá trình thực nghiên cứu đề tài này, em tích lỹ thêm kinh nghiệm công tác văn thư Đây lý thuyết tốt cho em sau trường áp dụng kiến thức học vào thực tế Để hoàn thành tiểu luận trên, em xin cảm ơn thầy cô giáo các cán bộ Nhà máy in hướng dẫn truyền đạt kiến thức tạo điều kiện cho em TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Nội vụ (2012) Thông tư số 07/2012/TT-BNV, ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan; Bộ Nội vụ (2013) Thông tư số 04/2013/TT-BNV , ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư lưu trữ; Bộ trưởng Bộ Quốc phòng (1981) Quyết định số 15/QĐ-QP ban hành " Điều lệ công tác văn thư" ngày 19/01/1981; Bộ Quốc phòng (2012) Thông tư số 91/2012/TT-BQP ngày 26 tháng năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng ban hành Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ bảo mật tài liệu Quân đội; 34 Bộ Quốc phòng (2012) Thông tư số 92/2012/TT-BQP ngày 26/7/2012 của Bộ trưởng Bộ Quốc phòng hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản hành quan, đơn vị Quân đội; Chính phủ (2004) Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/04/2004 của Chính phủ công tác văn thư lưu trữ; Chính phủ 9(2010) Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 công tác văn thư Đảng uỷ Quân Trung ương (2004) Hướng dẫn số 433-HD/VP thể thức văn bản Đảng ngày 20 tháng 12 năm 2004; Nhà máy in Bộ Tổng tham mưu (2012) Hướng dẫn số 53/HD-NMI ngày 24 tháng năm 2012 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, văn bản Đảng công tác văn thư, lưu trữ, bảo mật tài liệu Nhà máy In; 10 Nhà máy in Bộ Tổng tham mưu, Quy chế công tác văn thư lưu trữ 11 Vương Đình Quyền (2006) Lý luận phương pháp công tác văn thư NXB ĐHQG; 35 PHỤ LỤC Phụ lục 1.1: Cơ cấu tổ chức Nhà máy in Bộ Tổng tham mưu 36 37 38 LỜI CẢM ƠN Qua quá trình thực tế quan Nhà máy in Bộ Tổng tham mưu để thực nghiên cứu đề tài, giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của Ban Giám đốc, lãnh đạo cũng toàn thể cán bộ công nhân viên chức quan, em có điều kiện hiểu sâu cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của quan Nhà máy in Bộ Tổng tham mưu Để hoàn thiện đề tài nghiên cứu của em xin chân thành cảm ơn Ban Giám đốc, Cán bộ công chức, viên chức quan chỉ bảo, giúp đỡ em để hoàn thành đề tài nghiên cứu Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn giảng viên TS Lê Thị Hiền giảng viên bộ môn Phương pháp nghiên khoa học tận tình chỉ bảo, hướng dẫn quá trình làm đề tài Tuy nhiên thời gian tìm hiểu hạn chế, lực, hiểu biết của cá nhân chưa sâu sắc, hạn chế nên đề tài nghiên cứu không tránh khỏi hạn chế, thiếu sót định Em kính mong nhận thêm góp ý, chỉ bảo của thầy cô để em hoàn thiện cho kiến thức 39 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan nội dung đề tài nghiên cứu chính em tìm hiểu hoàn thiện Những thông tin nội dung quá trình nghiên cứu đề tài dựa thực tế của Nhà máy in Bộ Tổng tham mưu Nếu sai em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm theo quy định của Trường 40