MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI NÓI ĐẦU 1 Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ CỤC XUÂT NHẬP KHẨU BỘ CÔNG THƯƠNG 4 1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư 4 1.1.1. Một số khái niệm 4 1.1.2. Nội dung của công tác văn thư 4 1.1.3. Vai trò của công tác văn thư 5 1.2. Khái quát về Cục Xuất nhập khẩu Bộ Công Thương 7 1.2.1. Vị trí và chức năng 7 1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn 7 1.2.3. Cơ cấu tổ chức 10 1.2.4. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các đơn vị phụ trách công tác 12 Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CỤC XUẤT NHẬP KHẨU – BỘ CÔNG THƯƠNG 19 2.1. Tình hình tổ chức và cán bộ làm công tác văn thư 19 2.1.1. Về tổ chức công tác văn thư ở Cục Xuất nhập khẩu 19 2.1.2. Cán bộ làm công tác văn thư 20 2.2. Tình hình quản lý và chỉ đạo công tác văn thư của Cục Xuất nhập khẩu 21 2.2.1. Ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư ở Cục Xuất nhập khẩu 21 2.2.2. Thực hiện các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn về công tác văn thư tại Cục Xuất nhập khẩu Bộ Công Thương. 22 2.3. Tình hình thực hiện nội dung nghiệp vụ công tác văn thư tại Cục Xuất nhập khẩu. 23 2.3.1. Soạn thảo và ban hành văn bản: 23 2.3.2. Quản lý văn bản. 24 2.3.3. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan 32 Chương 3 GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở CỤC XUẤT NHẬP KHẨU 37 3.1. Đánh giá thực trạng công tác văn thư của Cục Xuất nhập khẩu Bộ Công Thương 37 3.1.1. Những thuận lợi trong công tác văn thư của Cục Xuất nhập khẩu 37 3.1.2. Những mặt còn hạn chế trong công tác văn thư 37 3.2. Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Cục Xuất nhập khẩu. 38 3.2.1. Đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác văn thư 38 3.2.2. Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ văn thư 38 3.2.3. Bổ sung biên chế và ban hành các chế độ đãi ngộ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ 39 3.24. Tổ chức các lớp tập huấn công tác văn thư cho cán bộ, công chức 39 3.2.5. Nâng cao hơn nữa chất lượng quản lý của Lãnh đạo Văn phòng đối với công tác văn thư. 39 3.2.6. Tăng cường kiểm tra, rà soát thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản 39 3.2.7. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư 39 KẾT LUẬN 42 TÀI LIỆU THAM KHẢO 43 PHỤ LỤC
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC .1 LỜI CAM ĐOAN LỜI NÓI ĐẦU Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ CỤC .4 XUÂT NHẬP KHẨU - BỘ CÔNG THƯƠNG 1.1 Cơ sở lý luận về công tác văn thư 1.1.1 Một số khái niệm .4 1.1.2 Nội dung của công tác văn thư 1.1.3 Vai trò của công tác văn thư 1.2 Khái quát về Cục Xuất nhập khẩu - Bộ Công Thương 1.2.1 Vị trí chức 1.2.2 Nhiệm vụ quyền hạn .7 1.2.3 Cơ cấu tổ chức 10 1.2.4 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của các đơn vị phụ trách công tác 12 Chương .19 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CỤC XUẤT NHẬP KHẨU – 19 BỘ CÔNG THƯƠNG 19 2.1 Tình hình tổ chức cán bộ làm công tác văn thư .19 2.1.1 Về tổ chức công tác văn thư ở Cục Xuất nhập khẩu .19 2.1.2 Cán bộ làm công tác văn thư 20 2.2 Tình hình quản lý chỉ đạo công tác văn thư của Cục Xuất nhập khẩu 21 2.2.1 Ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư ở Cục Xuất nhập khẩu 21 2.2.2 Thực hiện các văn bản chỉ đạo hướng dẫn về công tác văn thư Cục Xuất nhập khẩu - Bộ Công Thương 22 2.3 Tình hình thực hiện nội dung nghiệp vụ công tác văn thư Cục Xuất nhập khẩu 23 2.3.1 Soạn thảo ban hành văn bản: 23 2.3.2 Quản lý văn bản .24 2.3.3 Lập hồ sơ hiện hành giao nộp vào lưu trữ quan .32 Chương .37 GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở CỤC XUẤT NHẬP KHẨU 37 3.1 Đánh giá thực trạng công tác văn thư của Cục Xuất nhập khẩu - Bộ Công Thương 37 3.1.1 Những thuận lợi công tác văn thư của Cục Xuất nhập khẩu 37 3.1.2 Những mặt còn hạn chế công tác văn thư 37 3.2 Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư Cục Xuất nhập khẩu 38 3.2.1 Đảm bảo sở vật chất cho công tác văn thư 38 3.2.2 Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ văn thư .38 3.2.3 Bổ sung biên chế ban hành các chế độ đãi ngộ cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ 38 3.24 Tổ chức các lớp tập huấn công tác văn thư cho cán bộ, công chức 39 3.2.5 Nâng cao nữa chất lượng quản lý của Lãnh đạo Văn phòng đối với công tác văn thư 39 3.2.6 Tăng cường kiểm tra, rà soát thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản 39 3.2.7 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư 39 KẾT LUẬN 42 TÀI LIỆU THAM KHẢO .43 PHỤ LỤC 44 LỜI NÓI ĐẦU Công tác văn thư hoạt động không thể thiếu công tác quản lý của tất cả các quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ kịp thời giúp lãnh đạo quản lý điều hành công việc, thực hiện chức năng, nhiệm vụ của quan, tổ chức Do đó, công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hàng ngày, tới chất lượng hiệu quả hoạt động của quan, tổ chức Công tác văn thư gồm toàn bộ những công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các quan, tổ chức Ngày nay, công tác văn thư không thể thiếu được hoạt động của tất cả các quan, tổ chức Các quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị - xã hội, doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy hoạt động hàng ngày.Công tác văn thư rất quan trọng, giữ vị trí trọng yếu công tác văn phòng Trong tiến trình cải cách hành nhà nước, vai trò vị trí của công tác văn thư khẳng định được ý nghĩa hết sức quan trọng: Thứ nhất, góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời, cung cấp những thông tin quá khứ, những cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các quan Thứ hai, giúp cho cán bộ, công chức, viên chức nâng cao hiệu suất công việc giải quyết xử lý nhanh chóng đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: suất, chất lượng, hiệu quả những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành nhà nước ở nước ta hiện Thứ ba, tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các quan, tổ chức Góp phần giữ gìn những cứ, bằng chứng về hoạt động của quan, phục vụ việc kiểm tra, tra giám sát Đồng thời góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến quan, tổ chức các bí mật quốc gia Lý chọn đề tài Vai trò của công tác văn thư ngày được tăng cường xã hội thông tin hiện nay, nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày cao thiết Vì thế công tác văn thư được tổ chức hợp lý tự động hoá các khâu nghiệp vụ để nâng cao chất lượng quản lý Hiện công tác văn thư được triển khai toàn bộ những công việc liên quan đến việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản tổ chức quản lý văn bản, tổ chức một cách khoa học văn bản quan, đơn vị sự nghiệp, các tổ chức trị xã hội, các doanh nghiệp Công tác văn thư quan trọng thế vẫn có nhiều suy nghĩ cho rằng, công tác văn thư chỉ công việc sự vụ, giấy tờ, không quan trọng nên không người đánh giá không đúng đối với công tác văn thư những người làm công tác văn thư mà không biết được rằng họ những người hy sinh thầm lặng Em một sinh viên ngành Quản trị Văn phòng, em rất yêu thích hiện làm công tác văn thư Cục Xuất nhập khẩu Bộ Công Thương bởi vậy mà em chọn đề tài “Công tác văn thư Cục Xuất nhập khẩu - Bộ Công Thương năm 2015 ” làm đề tài nghiên cứu Qua đề tài em muốn người nhận thức được tầm quan trọng của công tác hiện công tác văn thư ngày được cải tiến nâng cao để đáp ứng với nhu cầu hội nhập của xã hội Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của đề tài Đối tượng nghiên cứu: Công tác văn thư Phạm vi nghiên cứu: Công tác Văn thư Cục Xuất nhập khẩu - Bộ Công Thương năm 2015 Lịch sử nghiên cứu vấn đề Một số đề tài, công trình tiêu biểu nghiên cứu về công tác văn thư như: - Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác văn thư của Phó Giáo sư Vương Đình Quyền - Đề tài nghiên cứu khoa học cấp Bộ Công tác văn thư quá trình xây dựng Chính phủ điện tử Việt Nam của Thạc sỹ Nguyễn Thuỳ Trang - Đề tài Ứng dụng tin học công tác văn thư tại văn phòng Quốc Hội của Thạc sỹ Nguyễn Thị Thảo - Khoá luận nghiên cứu thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ tại xí nghiệp sửa chữa tàu 81 - Khoá luận tốt nghiệp đề tài Tìm hiểu về công tác văn thư, lưu trữ ở Văn phòng Uỷ ban dân tộc Phương pháp nghiên cứu Trong nghiên cứu này, em sử dụng các phương pháp nghiên cứu là: phương pháp nghiên cứu tài liệu; phương pháp phân tích,tổng hợp tài liệu; phương pháp thống kê; phương pháp điều tra, phân tích; phương pháp so sánh Mục tiêu nghiên cứu đề tài - Tìm hiểu những vấn đề bản về công tác văn thư - Phân tích đánh giá thực trạng công tác văn thư để thấy rõ những ưu điểm hạn chế nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư Cục Xuất nhập khẩu - Bộ Công Thương Đóng góp của đề tài Bài nghiên cứu phát hiện những ưu điểm hạn chế công tác văn thư Cục Xuất nhập khẩu đưa những giải pháp có thể ứng dụng vào thực tế góp phần nâng cao hiệu quả công tác văn thư Đồng thời tài liệu tham khảo cho những quan tâm tới công tác văn thư nói chung công tác văn thư Cục Xuất nhập khẩu Bộ Công Thương nói riêng Cấu trúc của đề tài Đề tài được kết cấu gồm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư giới thiệu vài nét về Cục Xuất nhập khẩu - Bộ Công Thương Chương 2: Thực trang công tác văn thư Cục Xuất nhập khẩu - Bộ Công Thương Chương 3: Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư Cục Xuất nhập khẩu - Bộ Công Thương Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ CỤC XUÂT NHẬP KHẨU - BỘ CÔNG THƯƠNG 1.1 Cơ sở lý luận về công tác văn thư 1.1.1 Một số khái niệm Công tác văn thư tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ, bắt đầu từ thảo văn bản (đối với văn bản đi) hoặc từ tiếp nhân (đối với văn bản đến) đến giải quyết xong công việc, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan Công tác văn thư một khái niệm dùng để chỉ các hoạt động có liên quan đến các khâu soạn thảo ban hành văn bản; tổ chức quản lý văn bản đi, văn bản đến, lập hồ sơ hiện hành; quản lý sử dụng dấu, nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý của các quan, tổ chức Công tác văn thư khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các quan, tổ chức 1.1.2 Nội dung của công tác văn thư 1.1.2.1 Soạn thảo và ban hành văn 1.1.2.1.1 Thể thức văn bản: Thể thức văn bản của Cục Xuất nhập khẩu được thực hiện theo quy định 1.1.2.1.2 Quy trình soạn thảo ban hành văn - Soạn thảo văn bản + Xác định mục đích, giới hạn của văn bản, + Xác định đối tượng giải quyết thực hiện văn bản; + Chọn thể loại văn bản; + Thu thập xử lý thông tin có liên quan; + Xây dựng đề cương văn bản viết bản thảo; - Duyệt bản thảo, chỉnh sửa bản thảo; - Đánh máy, nhân bản văn bản; - Kiểm tra văn bản trước ký ban hành; - Ký văn bản - Ban hành văn bản 1.1.2.2 Quản lý văn bản: 1.1.2.2.1 Quản lý văn đến - Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; - Trình, chuyển giao văn bản đến; - Giải quyết theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 1.1.2.2.2 Quản lý văn - Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền banh hành văn bản kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm của văn bản; - Đóng dấu quan; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có); - Đăng ký văn bản đi; - Làm thủ tục phát hành theo dõi việc phát hành văn bản đi; - Lưu văn bản 1.1.2.2.3 Quản lý sử dụng dấu 1.1.2.3 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 1.1.2.3.1 Lập hồ sơ - Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành gồm: + Mở hồ sơ; + Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ; + Phân định đơn vị bảo quản; + Sắp xếp văn bản, tài liệu đơn vị bảo quản; + Biên mục hồ sơ 1.1.2.3.2 Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan - Xác định trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân các quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành; - Xác định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của quan, tổ chức; - Thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của quan, tổ chức 1.1.3 Vai trò của công tác văn thư 1.1.3.1 Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các quan Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao suất, chất lượng công tác của các quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội phòng chống tệ quan liêu giấy tờ Trong hoạt động của các quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội, từ việc đề các chủ trương, sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với quan cấp trên, chỉ đạo quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan Thông tin đầy đủ, xác kịp thời thì hoạt động của quan đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thông tin chủ yếu nhất, xác nhất thông tin từ văn bản vì văn bản phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý 1.1.3.2 Làm tốt công tác văn thư sẽ có tác dụng phòng chống tệ quan liêu, giấy tơ Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận Vì vậy làm tốt công tác văn thư giúp lãnh đạo các quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội chỉ đạo công việc xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành 1.1.3.3 Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật quan Công tác văn thư có vai trò rất quan trọng đối với việc bảo vệ bí mật nhà nước, bí mật quan Nếu việc bảo vệ công văn, tài liệu chứa đựng bí mật nhà nước, bí mật quan được các quan có thẩm quyền quy định một cách đầy đủ, chặt chẽ được các quan tuân thủ nghiêm túc quá trình tiến hành các khâu của công tác văn thư, thì đảm bảo được an toàn tài liệu, góp phần giữ gìn cho các thông tin thuộc bí mật nhà nước bí mật quan không bì rò rỉ 1.1.3.4 Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành hoạt động của các quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ chức trị-xã hội Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, công việc của quan, tổ chức đều được văn bản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ quan đúng quy định tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày lâu dài về sau 1.1.3.5 Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác của quan Trong hoạt động của các quan, văn bản chủ yếu để giải quyết công việc nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình Do đó, hiệu suất chất lượng công tác của quan nói chung, từng cán bộ, viên chức nói riêng có quan hệ chặt chẽ với công tác văn thư Nếu các khâu của công tác văn thư làm tốt, tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời xác; soạn thảo văn bản đảm bảo chất lượng; vào sổ văn bản đi, đến được rõ ràng đúng đắn; lập hồ sơ hiện hành được hợp lý; các quy định về quản lý văn bản được chấp hành nghiêm chỉnh, thì đảm bảo thông tin văn bản đầy đủ, kịp thời xác cho hoạt động quản lý của quan Do góp phần nâng cao chất lượng hiệu suất công tác của quan Ngược lại, nếu một khâu của công tác văn thư không được xử lý tốt, thì nhiều ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động quản lý của quan Đặc biệt, công tác văn thư được tin học hoá để thay thế cho phương pháp thủ công truyền thống thì chắc chắn hiệu suất chất lượng hoạt động quản lý của các quan, tổ chức được nâng cao rõ rệt Tóm lại, công tác văn thư có một vai trò quan trọng đối với hoạt động của bộ máy nhà nước, các quan Đảng, các tổ chức trị, xã hội, các doanh nghiệp Đây một công tác có quan hệ mật thiết với việc ban hành đường lối, chủ trương của Đảng, pháp luật của Nhà nước, với việc hoạch định chương trình, kế hoạch công tác, lãnh đạo chỉ đạo tổ chức thực hiện các nhiệm vụ công tác của các quan, tổ chức, Do vậy, công tác vừa mang tính nghiệp vụ kỹ thuật, vừa một công tác có tính trị cao, cần được Đảng, Nhà nước, lãnh đạo các quan, tổ chức coi trọng đúng mức 1.2 Khái quát về Cục Xuất nhập khẩu - Bộ Công Thương 1.2.1 Vị trí và chức Cục Xuất nhập khẩu tổ chức thuộc Bộ Công Thương, thực hiện chức tham mưu, giúp Bộ trưởng Bộ Công Thương quản lý nhà nước tổ chức thực thi pháp luật lĩnh vực hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa, xuất xứ hàng hóa, mua bán hàng hóa quốc tế, đại lý mua, bán, gia công quá cảnh hàng hóa với nước ngoài, thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ Công Thương Cục Xuất nhập khẩu có tư cách pháp nhân, dấu tài khoản riêng theo quy định của pháp luật; kinh phí hoạt động ngân sách nhà nước cấp từ các khoản thu phí, lệ phí theo quy định của Nhà nước Cục Xuất nhập khẩu có tên giao dịch quốc tế bằng tiếng Anh: Agency of Foreign Trade Tên viết tắt: AFT Trụ sở thành phố Hà Nội 1.2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn Trình Bộ trưởng phê duyệt, ban hành hoặc để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, đề án, chiến lược, chế, sách xuất khẩu, nhập khẩu, đại lý mua, bán, gia công hàng hóa với nước ngoài, tạm nhập tái xuất, tạm xuất tái nhập, chuyển khẩu, quá cảnh hàng hóa phạm vi cả nước dịch vụ xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật, chiến lược, đề án, chế, sách xuất khẩu, nhập khẩu, đại lý mua, bán, gia công hàng hóa với nước ngoài, tạm nhập tái xuất, tạm xuất tái nhập, chuyển khẩu, quá cảnh hàng hóa dịch vụ xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa sau được phê duyệt hoặc ban hành Ban hành theo thẩm quyền các văn bản hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ về hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa, các văn bản cá biệt văn bản nội bộ theo quy định của pháp luật Quản lý nhà nước về xuất khẩu, nhập khẩu + Trình Bộ trưởng phê duyệt, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật quy định, hướng dẫn thực hiện chế, sách về quản lý hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, đại lý mua, bán, gia công hàng hóa với nước ngoài, tạm nhập tái xuất, tạm xuất tái nhập, chuyển khẩu, quá cảnh hàng hóa, xuất xứ hàng hóa được cấp có thẩm quyền ban hành; + Trình Bộ trưởng ban hành quy định cấp các loại giấy chứng nhận xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa có điều kiện, điều kiện kinh doanh xuất khẩu gạo; giấy phép về chỉ tiêu, hạn mức, hạn ngạch, hạn ngạch thuế quan, giấy phép nhập khẩu, tạm nhập tái xuất, quá cảnh gỗ, quá cảnh vũ khí, đạn dược, vật liệu nổ, trang thiết bị quân sự phục vụ mục đích an ninh, quốc phòng, giấy phép kinh doanh xuất khẩu, nhập khẩu xăng dầu theo quy định của pháp luật; + Tham mưu giúp Bộ trưởng thực hiện điều hành hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu; đề xuất các giải pháp đẩy mạnh xuất khẩu, quản lý nhập khẩu, bảo đảm cán cân thương mại hợp lý, nâng cao chất lượng hiệu quả hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa; + Tham mưu giúp Bộ trưởng quản lý hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa của thương nhân Việt Nam, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước thương nhân nước hiện diện Việt Nam; + Tham mưu giúp Bộ trưởng tham gia đàm phán, ký kết các hiệp định song phương về mở cửa thị trường, các thỏa thuận công nhận tiêu chuẩn, quy chuẩn; tham gia xây dựng hàng rào kỹ thuật thương mại phù hợp với quy định lộ trình hội nhập kinh tế quốc tế của Việt Nam; giúp Bộ trưởng tham gia, thực hiện đàm phán các vấn đề có liên quan đến xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa, xuất xứ hàng hóa; về kiểm soát xuất khẩu theo các Nghị quyết của Liên hợp quốc, điều ước quốc tế các thỏa thuận mà Việt Nam bên tham gia hoặc ký kết; + Hướng dẫn nghiệp vụ, thủ tục về thực hiện quy định hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, đại lý mua, bán, gia công hàng hóa với nước ngoài, tạm nhập tái xuất, tạm xuất tái nhập, chuyển khẩu, quá cảnh hàng hóa, xuất xứ hàng hóa; thực hiện chế hoạt động xuất nhập khẩu của các khu thương mại tự do, khu bảo thuế, khu phi thuế quan các khu kinh tế theo quy định của pháp luật; + Tổ chức thực hiện cấp các loại giấy phép, giấy chứng nhận xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa, mua bán hàng hóa quốc tế theo ủy quyền của Bộ trưởng quy định của pháp luật; + Chủ trì tham gia với các đơn vị của Bộ Tài về sách thuế xuất khẩu, nhập khẩu, thủ tục hải quan về xuất khẩu, nhập khẩu hàng hóa, sách về tạm nhập động thì lấy tên các lĩnh vực hoạt động chủ yếu làm đề mục lớn (các phần) của Danh mục hồ sơ + Trong từng đề mục lớn bao gồm các đề mục nhỏ các vấn đề thuộc chức nhiệm vụ của đơn vị - đối với khung đề mục theo cấu tổ chức; hoặc các vấn đề phạm vi một lĩnh vực hoạt động - đối với khung đề mục theo lĩnh vực hoạt động + Trong đề mục nhỏ, các hồ sơ được sắp xếp theo trình tự từ chung đến riêng, từ tổng hợp đến cụ thể, có kết hợp với vị trí tầm quan trọng của hồ sơ - Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ đơn vị hoặc người lập + Xác định những hồ sơ cần lập năm, đơn vị hoặc cá nhân chịu trách nhiệm lập hồ sơ dựa các lập Danh mục hồ sơ; đặc biệt chương trình, kế hoạch nhiệm vụ công tác năm của Cục của các đơn vị, nhiệm vụ công việc cụ thể của từng cá nhân đơn vị + Tiêu đề hồ sơ cần ngắn gọn, rõ ràng phải khái quát được nội dung của các văn bản, tài liệu hình thành quá trình theo dõi, giải quyết công việc - Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ: Thời hạn bảo quản của hồ sơ được ghi theo Bảng thời hạn bảo quản tài liệu hình thành phổ biến hoạt động của Bộ; Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Bộ - Đánh số, ký hiệu các đề mục hồ sơ + Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã + Các đề mục nhỏ (nếu có) từng đề mục lớn được đánh số riêng bằng chữ số Ả-rập + Số, ký hiệu của hồ sơ bao gồm số thứ tự được đánh bằng chữ số Ả rập ký hiệu (bằng các chữ viết tắt) của đề mục lớn Chữ viết tắt của các đề mục lớn Danh mục hồ sơ của Bộ quy định cần ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ Việc đánh số hồ sơ có thể áp dụng một hai cách sau: + Số của hồ sơ được đánh liên tục toàn Danh mục, bắt đầu từ số 01 + Số của hồ sơ được đánh liên tục phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01 * Tổ chức lập Danh mục hồ sơ - Danh mục hồ sơ được lập theo cách sau: Các đơn vị dự kiến Danh mục hồ sơ của đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của Văn thư Cục; Văn thư tổng hợp thành Danh mục hồ sơ của Cục Xuất nhập khẩu (bổ sung, chỉnh sửa nếu cần); hoàn thiện dự thảo, trình Lãnh đạo Cục ký ban hành - Danh mục hồ sơ được ban hành vào tháng một hàng năm - Văn thư chụp Danh mục hồ sơ được ban hành gửi các đơn vị, cá nhân liên quan để thực hiện lập hồ sơ theo Danh mục Trong quá trình thực hiện, nếu có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế hoặc có công việc giải quyết phát sinh, thuộc trách nhiệm lập hồ 33 sơ của đơn vị hoặc cá nhân thì đơn vị hoặc cá nhân cần kịp thời sửa đổi, bổ sung vào phần Danh mục hồ sơ của mình để cán bộ văn thư Cục tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ của Cục 2.3.3.2 Mở hồ sơ - Hồ sơ công việc toàn bộ những văn bản, tài liệu phản ánh quá trình giải quyết một công việc bao gồm các văn bản tài liệu gửi đến Cục, các văn bản Cục ban hành để giải quyết văn bản cuối giải quyết xong công việc - Mở hồ sơ việc lấy một tờ bìa hồ sơ ghi những thông tin ban đầu về hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Bìa hồ sơ được thiết kế in theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ - Mỗi bộ hồ sơ công việc gồm có: + Tờ bìa hồ sơ, có ghi tiêu đề hồ sơ; + Danh mục văn bản có hồ sơ; + Các văn bản, tài liệu được hệ thống theo thứ tự thời gian mối liên hệ giữa các văn bản phản ánh rõ sự việc hồ sơ; + Tờ kết thúc hồ sơ + Mỗi cá nhân giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ về công việc 2.3.3.3 Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ - Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệu hình thành quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm - Khi thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải kiểm tra để đưa khỏi hồ sơ những văn bản, tài liệu thuộc hồ sơ khác hoặc những tài liệu, văn bản hết giá trị - Cần thu thập kịp thời những văn bản, tài liệu phát biểu của lãnh đạo, tham luận của các đại biểu hội nghị, hội thảo bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc 2.3.3.4.Kết thúc hồ sơ - Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ có trách nhiệm: + Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản, tài liệu có hồ sơ, nếu thiếu cần bổ sung cho đủ + Xem xét loại khỏi hồ sơ: Bản trùng, bản nháp, bản thảo nếu có bản (trừ bản thảo về vấn đề quan trọng có ghi ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo Bộ, lãnh đạo Cục, lãnh đạo đơn vị hoặc ý kiến góp ý của các quan hữu quan hoặc bản thảo mà người lập hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại); bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy không 34 cần phải lưu giữ - Sắp xếp các văn bản, tài liệu hồ sơ theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản Trường hợp hồ sơ có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vào hộp sắp xếp vào cuối hồ sơ Nếu hồ sơ dày quá cm thì tách thành các đơn vị bảo quản khác (không nên tách dưới 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý sử dụng Mỗi đơn vị bảo quản hồ sơ có đặc điểm chung, đủ yếu tố cấu thành một hồ sơ độc lập, (ví dụ, Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm pháp luật có thể phân thành các đơn vị bảo quản như: các lần dự thảo, các lần hội thảo, các lần trình ) - Xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ thực tế tài liệu hồ sơ) - Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệu hồ sơ (nếu cần) - Nếu hết năm mà công việc chưa giải quyết xong, thì chưa thực hiện việc kết thúc hồ sơ, hồ sơ được bổ sung vào Danh mục hồ sơ năm sau 2.3.3.5 Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu - Hồ sơ, tài liệu của Cục Xuất nhập khẩu nộp vào lưu trữ theo quy định - Văn phòng Cục hàng năm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ đôn đốc các đơn vị thực hiện nộp lưu trữ các hồ sơ, tài liệu theo quy định hiện hành của Nhà nước của Cục - Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ được quy định thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng bản thì thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán - Đối với các văn bản, tài liệu lưu trữ văn thư đóng dấu để ban hành, sau 03 tháng nộp vào Lưu trữ - Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau: - Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm để theo dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của cá nhân, được cá nhân giữ có thể tự loại hủy văn bản hết hiệu lực thi hành - Hồ sơ về những công việc chưa giải quyết xong - Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì) - Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo 2.3.3.6 Thủ tục nộp lưu: Khi nộp lưu tài liệu phải lập hai bản "‘Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” hai bản ''Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu Lưu trữ giữ lại một bản TIỂU KẾT 35 Như vậy, ở chương em tìm hiểu đánh giá thực trạng công tác văn thư Cục Xuất nhập khẩu Từ chúng ta có thể nắm được tình hình tổ chức cán bộ làm công tác văn thư, tình hình quản lý chỉ đạo công tác văn thư nội dung các nghiệp vụ của công tác văn thư Cục Xuất nhập khẩu 36 Chương GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở CỤC XUẤT NHẬP KHẨU 3.1 Đánh giá thực trạng công tác văn thư của Cục Xuất nhập khẩu - Bộ Công Thương 3.1.1 Những thuận lợi công tác văn thư của Cục Xuất nhập khẩu - Cán bộ văn thư làm công tác văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ mà lãnh đạo Cục giao Tiếp nhận văn bản, vào sổ (phần mềm quản lý văn bản) văn bản đến, văn bản kịp thời, đúng quy định, chuyển giao đầy đủ, xác đúng với sự phân công của lãnh đạo đúng thẩm quyền Cán bộ văn thư có ý thức tiết kiệm, bảo vệ tài sản vật tư của quan, có tinh thần trách nhiệm cao công việc, có thái độ nhiệt tình, cởi mở, thân thiện với người quá trình trao đổi giao dịch công việc - Công tác bảo quản dấu được thực hiện chặt chẽ sử dụng theo đúng quy định của pháp luật - Giữ đúng nguyên tắc bảo vệ bí mật tài liệu, cung cấp thông tin kịp thời cho Lãnh đạo Cục - Trang thiết bị làm việc ứng dụng công nghệ thông tin: hiện phòng văn thư được trang bị một máy photo, một máy fax, hai máy vi tính được nối mạng internet cài đặt chương trình quản lý văn bản của Bộ Công Thương giúp công việc quản lý văn bản được thuận tiện, nhanh chóng 3.1.2 Những mặt còn hạn chế công tác văn thư Bên cạnh những thuận lợi thì công tác văn thư Cục Xuất nhập khẩu vẫn còn bộc lộ những mặt hạn chế cần được khắc phục Về công tác soạn thảo văn bản: cán bộ, công chức của Cục thực hiện nghiêm túc các quy định của quan nhiên vẫn xảy hiện tượng sai thể thức lỗi copy paste văn bản Việc ứng dụng công nghệ thông giải quyết văn bản hay mắc lỗi về đường truyền gây sự ức chế làm việc Chất lượng của các thiết bị văn phòng vấn đề cần quan tâm Các loại máy móc của Cục hiện cũ cần được thay thế bổ sung thêm để nâng cao chất lượng giải quyết công việc Việc lập hồ sơ của Cục Xuất nhập khẩu được Lãnh đạo Cục quan tâm đầu tư văn phòng phẩm cặp ba dây, bìa hồ sơ nhiên diện tích các phòng làm việc của Bộ Công Thương kín hết nên Cục chưa sắp xếp được kho để tài liệu riêng Hiện nay, tài liệu của các đơn vị Cục vẫn được lập hồ sơ lưu trữ phòng của các đơn vị 37 Tài liệu hình thành hoạt động của Cục Xuất nhập khẩu nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, nhiên ở Cục chưa có cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ hồ sơ mà 02 chuyên viên làm công tác văn thư kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ Khối lượng công văn đến, công văn hàng ngày của Cục khá lớn nên 01 chuyên viên phụ trách mảng công văn đến 01 chuyên viên phụ trách mảng công văn bởi vậy nên vẫn thiếu 01 chuyên viên phụ trách công tác lưu trữ hồ sơ 3.2 Những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Cục Xuất nhập khẩu 3.2.1 Đảm bảo sở vật chất cho công tác văn thư Để đáp ứng yêu cầu hiện đại hoá công tác văn thư thì việc đầu tư để nâng cấp sở vật chất cho công tác văn thư cần được quan tâm như: kịp thời sửa chữa máy móc hư hỏng, nhất máy photo; cần thiết nên mua sắm những máy photo hiện đại, có chất lượng cao Đồng thời yêu cầu bên cung cấp phải hướng dẫn cụ thể cách sử dụng cho cán bộ công chức Quy định cụ thể nơi đảm bảo cho việc in các tài liệu Mật, Tối mật, Tuyệt mật, tránh xảy những trường hợp lọt, lộ bí mật nhà nước sự thiếu sót, thiếu hiểu biết của cán bộ, công chức Cần bổ sung thêm máy fax, máy scan tốc độ nhanh văn phòng phẩm phục vụ cho công việc Hiện nay, Bộ Công Thương xây dựng xong đưa vào hoạt động nhà của Bộ 655 Phạm Văn Đồng Theo khảo sát thì hiện nhà vẫn còn có phòng trống vì vậy mà Văn phòng Cục cần khẩn trương làm tờ trình để xin diện tích phòng làm kho lưu trữ của Cục, tránh tình trạng tài liệu lưu trữ phân tán các phòng chưa được bảo quản đúng quy trình 3.2.2 Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ văn thư Thường xuyên cử cán bộ đào tạo thêm, đào tạo lại, tập huấn, tham gia các buổi thuyết trình, tổ chức công tác học hỏi mô hình, kinh nghiệm Việc cử cán bộ tập huấn vừa nâng cao trình độ cho bản thân vừa mang kiến thức về giúp đỡ các cán bộ khác của quan Đây chiến lược lâu dài vừa tiết kiệm được công đào tạo lại mang hiệu quả cao Công chức văn thư phải thường xuyên nghiên cứu, thường xuyên cập nhật văn bản quy phạm pháp luật mới về công tác văn thư; rèn luyện cho mình những kỹ cần thiết để đảm bảo thực hiện tốt các yêu cầu của công tác văn thư, kỹ sử dụng thành thạo máy vi tính, kỹ sử dụng các phương tiện kỹ thuật văn phòng hiện đại; kỹ giao tiếp, ứng xử; rèn luyện phong cách làm việc nhanh nhẹn, xác, phẩm chất đạo đức trị, tinh thần trách nhiệm đối với công việc 3.2.3 Bổ sung biên chế và ban hành các chế độ đãi ngộ cho cán bộ làm công 38 tác văn thư, lưu trữ Văn phòng Cục cần xây dựng đề án biên chế phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ để bổ sung thêm biên chế làm công tác lưu trữ Để cán bộ văn thư, lưu trữ yên tâm, gắn bó với nghề cần có sách đãi ngộ thích đáng cho đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ, cụ thể chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, phụ cấp độc hại, nguy hiểm Ngoài ra, tính chất công việc đòi hỏi đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ cần phải được bố trí ổn định việc phân công nhiệm vụ cho cán bộ văn thư, lưu trữ phải hết sức cụ thể, rõ ràng, phù hợp với trình độ để cán bộ văn thư, lưu trữ phát huy được hết lực của mình cho công việc 3.24 Tổ chức các lớp tập huấn công tác văn thư cho cán bộ, công chức Văn phòng Cục cần nghiên cứu, tham mưu cho Lãnh đạo Cục tiếp tục tổ chức tập huấn công tác văn thư, lưu trữ Cần đề cập sâu vào những công việc làm chưa tốt, còn vướng mắc, khó khăn Tập huấn có thể được thực hiện hàng năm cho đến công tác đạt yêu cầu 3.2.5 Nâng cao nữa chất lượng quản lý của Lãnh đạo Văn phòng đối với công tác văn thư Muốn công tác văn thư đạt chất lượng thì vai trò quản lý rất quan trọng, việc định hướng, chỉ đạo phải đúng, sát thực tế mang lại hiệu quả cao Lãnh đạo Văn phòng cần nghiên cứu sâu các văn bản về công tác văn thư, học tập rút kinh nghiệm những phương pháp, cách làm hay của các quan, ban, ngành để tham mưu cho Lãnh đạo Cục vận dụng quan; sâu sắc việc tìm hiểu tâm tư, nguyện vọng của công chức văn thư, khuyến khích, động viên, phân tích kịp thời để văn thư hiểu rõ vai trò, vị trí công tác mình đảm nhiệm Theo dõi chặt chẽ công tác văn thư, quan tâm khen ngợi kịp thời để tạo cảm hứng làm việc, đồng thời thẳng thắn phê bình để rút kinh nghiệm 3.2.6 Tăng cường kiểm tra, rà soát thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản Cán bộ văn thư Cục cần kiểm tra thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày văn bản chặt chẽ hơn, cương quyết không đóng dấu đối với những văn bản không đúng thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản Muốn thực hiện tốt nhiệm vụ này, văn thư quan việc phải nắm vững thể thức kỹ thuật trình bày văn bản còn phải có bản lĩnh, phải đặt mục đích chất lượng văn bản lên hàng đầu, kịp thời trao đổi với Lãnh đạo Văn phòng để được xử lý những vướng mắc, khó khăn 3.2.7 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Tăng cường tập huấn thông qua các lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng CNTT Nâng cấp hệ thống mạng Lan, kết nối sở dữ liệu quản lý văn bản với các quan các sở ban ngành liên quan hệ thống, đảm bảo thông suốt, kịp thời khâu ứng dụng, quản 39 lý khai thác tài liệu, văn bản tránh tình trạng lỗi mạng hoặc mất kết nối thông tin Trang bị phòng văn thư phù hợp với chức hoạt động, đảm bảo thông tin nhanh chóng, thông suốt, xác, bảo mật Hệ thống máy tính nối mạng đảm bảo quá trình tra cứu các cổng thông tin điện tử các đơn vị liên quan truyền tải thông tin có yêu cầu, các phương tiện máy Fax, điện thoại được kết nối phù hợp, đảm bảo tốt thông tin tín hiệu nhận Phối hợp các quan chức cài đặt phần mềm quản lý văn bản đi, đến Tăng cường nữa khâu kết nối đồng bộ các hệ thống thông tin nhằm đảm bảo sự xác, kịp thời, an toàn điều hành tác nghiệp từ trung ương đến địa phương Đẩy mạnh các hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức tạo lập thói quen tác nghiệp môi trường mạng cho cán bộ, công chức nói chung cán bộ làm công tác văn thư nói riêng Thường xuyên, tổ chức kiểm tra lực ứng dụng công nghệ thông tin của cán bộ, công chức để tiến hành bồi dưỡng, nâng cao Có thể khẳng định, công tác văn thư có vai trò rất quan trọng, không thể thiếu hoạt động của các quan, tổ chức Do đó, việc nâng cao chất lượng công tác văn thư một điều cần thiết, góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của quan 40 TIỂU KẾT Như vậy, ở chương em đánh giá những mặt tích cực hạn chế của công tác văn thư Cục Xuất nhập khẩu Từ đó, em đề xuất một số giải pháp với mong muốn hoàn thiện công tác văn thư của Cục Xuất nhập khẩu 41 KẾT LUẬN Công tác văn thư những năm trở lại trở thành một những yêu cầu có tính cấp thiết Bên cạnh việc phát triển nền kinh tế theo chế thị trường thì các quan doanh nghiệp quan tâm tới nghiệp vụ này, thấy được tầm quan trọng của công tác văn thư Bởi nếu thực hiện tốt công tác văn thư mang lại hiệu quả không chỉ trước mắt mà cả về lâu dài Vì công tác văn thư thực chất công tác xây dựng quản lý những văn bản chứa đựng nhiều yếu tố có tính pháp lý mà văn bản thay thế được Thực tế cho thấy bất kì quan dù lớn hay nhỏ, quan khoa học kỹ thuật hay quan quản lý hành chính, hay những doanh nghiệp kinh doanh sản xuất, thực hiện chức nhiệm vụ của mình nhiều phải cần đến công tác văn thư một cách hiệu quả để giải quyết công việc cụ thể hoặc tra cứu những thông tin cần thiết đáng tin cậy, để phục vụ cho nghiên cứu tình hình, vạch chủ trương sách, đề các quyết định quản lý Công tác văn thư có những đóng góp tích cực vào kết quả hoạt động của Cục Xuất nhập khẩu Tuy nhiên vẫn còn tồn một số nhược điểm cần khắc phục Từ những kiến thức được trang bị ghế nhà trường, qua thời gian tìm hiểu thực tế Cục Xuất nhập khẩu giúp em hoàn thiện đề tài nghiên cứu khoa học “Công tác văn thư Cục Xuất nhập khẩu - Bộ Công Thương năm 2015 ” Đây lần em làm quen thực hiện một đề tài nghiên cứu khoa học nên không tránh khỏi sự sai xót vì vậy em rất mong nhận được sự nhận xét, chỉ bảo nhiệt tình của các thầy cô Cuối em xin chân thành cảm ơn Giảng viên - Tiến sĩ Lê Thị Hiền tập thể cán bộ, công chức của Cục Xuất nhập khẩu - Bộ Công Thương giúp đỡ em hoàn thành đề tài nghiên cứu khoa học 42 TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Tư pháp (2011) Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27 tháng 12 năm 2011 của Bộ Tư Pháp quy định về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính Phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, thủ trưởng quan ngang Bộ văn bản quy phạm pháp luật liên tịch Bộ Nội vụ (2011) Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ, hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản hành Chính phủ (2004) Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 về công tác văn thư Chính phủ (2010) Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư Trường Đại học Nội vụ (2012), Giáo trình nghiệp vụ công tác văn thư Tài liệu của Cục Xuất nhập khẩu: - Quyết định số 619/QĐ-BCT ngày 29 tháng 01 năm 2013 của Bộ Công Thương quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu của Cục Xuất nhập khẩu - Quyết định số 268/QĐ-XNK ngày 10 tháng năm 2013 của Cục Xuất nhập khẩu về việc ban hành quy chế công tác Văn thư - Lưu trữ - Quyết định số 269/QĐ-XNK ngày 10 tháng năm 2013 của Cục Xuất nhập khẩu về việc ban hành danh mục hồ sơ tài liệu Cục Xuất nhập khẩu Quốc hội khoá 13 Luật số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011, ban hành về công tác lưu trữ 43 PHỤ LỤC SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CỤC XUẤT NHẬP KHẨU Cục trưởng Phó Cục trưởng Phó Cục trưởng Phó Cục trưởng Phó Cục trưởng4 - Phòng Tổng hợp - Phòng Xuất xứ hàng hoá - Phòng XNK hàng Công nghiệp - Phòng XNK hàng Nông lâm thuỷ sản - Văn phòng đại diện Cục XNK TP.HCM - Phòng Thương mại quốc tế - Các Phòng Quản lý XNK khu vực - Văn phòng TBT - Văn phòng SPS -Văn phòng - Phòng Quản lý xuất khẩu gạo PHỤ LỤC MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN CỦA CỤC XUẤT NHẬP KHẨU BỘ CÔNG THƯƠNG CỤC XUẤT NHẬP KHẨU - SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN NĂM: 2015 Từ số đến số Từ ngày đến ngày Quyển số 01 Nội dung bên sổ Tên Ngày đến Số đến Tác giả Số, ký Ngày, loại, hiện tháng trích văn văn yêu, bản bản nội dung Hướng dẫn cách ghi các cột sổ: Cột 1: Ghi ngày tháng nhận văn bản đến Cột 2: Ghi số thứ từ văn bản đến Cột 3: Ghi tên quan ban hành văn bản Đơn vị, người nhận Ký Ghi nhận chú Cột 4: Ghi số, ký hiệu văn bản đến Cột 5: Ghi ngày tháng năm của văn bản đến Cột 6: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn bản đến Cột 7: Ghi đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản Cột 8: Người nhận văn bản ký tên Cột 9: Ghi chú khác MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI CỦA CỤC XUẤT NHẬP KHẨU BỘ CÔNG THƯƠNG CỤC XUẤT NHẬP KHẨU - SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI NĂM: 2015 Từ số đến số Từ ngày đến ngày Quyển số 01 Nội dung bên sổ Tên loại Số, ký Ngày và trích hiệu văn tháng yếu nội bản văn bản dung văn bản Người ký Nơi nhận văn bản Đơn vị, người nhận bản lưu Số lượng Ghi chú bản Hướng dẫn cách ghi các cột sổ: Cột 1: Ghi số ký hiệu văn bản Cột 2: Ghi ngày tháng ban hành văn bản Cột 3: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn bản Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản Cột 5: Ghi tên quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu Cột 7: Ghi số lượng văn bản được ban hành Cột 8: Ghi chú khác