Đề cương môn Tổ chức bộ máy hành chính nhà nước

phamphutunapa@gmail.com CÂU HỎI ÔN TẬP TỔ CHỨC BỘ MÁY HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC Chương Câu 1: Tại nói tổ chức thực thể xã hội phức tạp? .2 Câu 2: Hãy vẽ sơ đồ, đưa ưu, nhược điểm cho ví dụ minh họa loại cấu tổ chức? Câu 3: Nêu khái niệm yếu tổ môi trường tổ chức? Câu 4: Khái niệm quyền lực tổ chức loại quyền lực tổ chức 11 Chương Câu 1: Phân biệt tổ chức hành nhà nước với tổ chức khác xã hội? 13 Câu 2: Trình bày nguyên tắc tổ chức hoạt động tổ chức hành nhà nước, phân tích nguyên tắc quan trọng nhất? .13 Câu 3: Trình bày nguyên tắc tổ chức hoạt động tổ chức hành nhà nước CHXHCNVN? 16 Câu 4: Trình bày nguyên tắc mối quan hệ tổ chức hanh nhà nước TW tổ chức hành nhà nước địa phương? .18 Câu 5: Trình bày chức quản lý hành nhà nước? 21 Chương Câu1: Vẽ sơ đồ trình bày mô hình………………………………………….24 - Tổng thống trực tiếp điều hành - Tổng thống thủ tướng trực tiếp điều hành - Thủ tướng điều hành Mối quan hệ ngành quyền hành pháp lập pháp có ảnh hưởng ntn đến đường hình thành Chính phủ mô hình? Câu 2: Bộ hiểu nào? Trình bày cấu tổ chức bộ? 27 Câu3: Thuật ngữ Chính phủ hiểu ntn? Thuật ngữ nội hiểu ntn? 31 Chương Câu 1: Tại lại hình thành tổ chức hành nhà nước Tw địa phương.33 Câu2: Hãy nêu mục đích thành lập hành nhà nước địa phương? 34 Câu3: Vẽ sơ đồ trình bày mô hình hệ thống tổ chức hành nhà nước địa phương? .35 Câu 4: Vẽ sơ đồ trình bày mô hình ………………………………………… 37 - Hội mạnh, thị trưởng yếu? - Hội đồng yếu thị trưởng mạnh hội đồng hành pháp? phamphutunapa@gmail.com - Nhà quản lý chuyên nghiệp thị trưởng danh dự? - Điều hành thông qua nhóm ủy viên? Câu 5: Hãy nêu cách thức thành lập hội đồng? .39 Câu 6: Hãy nêu cách thức lựa chọn người đứng đầu quan chấp hành địa phương? 40 Chương Câu 1: Thiết kế tổ chức hiểu nào? Hãy nêu phương pháp hình thức thiết kế tổ chức? 41 Câu 2: Định biên tổ chức hiểu ntn? Hãy nêu để xác định định biên tổ chức hành nhà nước? .45 Chương Câu 1: Phát triển tổ chức hiểu ntn? Hãy nêu quy trình phát triển tổ chức? nêu xu hướng phát triển tổ chức hành nhà nước phân tích xu hướng mà anh chị quan tâm nhất? .47 Câu 2: Trình bày nội dung quản lý thay đổi tổ chức? 51 Chương Cõu 1: Tại núi tổ chức thực thể xó hội phức tạp? - Trước hết nói tổ chức thức thể xã hội?Tổ chức thực thể xã hội theo khái niệm tổ chức tổ chức thực chức định xã hội, tổ chức gồm nhiều người, nhiều mối quan hệ xã hội, điều tất yếu tổ chức tồn xã hội định , thuộc xã hội định, xã hội môi trường cho hình thành tồn phát triển tổ chức, tổ chức thực thể xã hội - Tổ chức thực thể xã hội phức tạp.Tổ chức bao gồm nhiều yếu tố cấu thành yếu tố cấu thành lại có nhiều yếu tố cấu thành bé với yếu tố đó, phận lại có khác cấu, mục tiêu, chế quyền lực, môi trường Sự phức tạp tổ chức đòi hỏi nhà lãnh đạo phải có kết hợp nhiều yếu tố để đạt mục đích quản lý.Có thể nói gắn gọn yếu tố cấu thành tổ chức sau: + Mục tiêu: Nó phụ thuộc vào quy mô tổ chức chức nhiệm vụ tổ chức giao Để đảm bảo tồn phát triển tổ chức tổ chức phamphutunapa@gmail.com từ ban đầu tổ chức đưa mục tiêu cho tổ chức Trong tổ chức có nhiều loại mục tiêu có: mục tiêu chiến lược giành cho tổ chức; mục tiêu phối hợp mục tiêu phận nhằm đạt mục tiêu chiến lược Phân loại theo thời gian có mục tiêu dài hạn, mục tiêu ngắn hạn, mục tiêu trung dài hạn + Cơ cấu tổ chức: Mỗi tổ chức phải phân định rõ chức nhiệm vụ quyền hạn phận tổ chức để thực mục tiêu đặt Chính việc bố trí xếp vị trí tổ chức quan trọng Cơ cấu tổ chức phụ thuộc vào quy mô tổ chức, nhiệm vụ tổ chức Tuỳ theo tổ chức khác mà xếp cấu khác + Nguồn lực tổ chức: Mỗi tổ chức muốn tồn phát triển yếu tố định nguồn lực tổ chức Nguồn lực tổ chức tổ chức chia thành: Nguồn nhân lực , tổ chức đòi hỏi cung ứng nguồn nhân lực phù hợp với phát triển tổ chức Đây nguồn lực quan trọng định đến tồn phát triển tổ chức Nguồn sở vật chất.Tổ chức muốn tồn phát triển cần có sở vật chất, vốn phương tiện, trang thiết bị máy móc , nhà xưởng , + Văn hoá tổ chức: Các yếu tố văn hoá có ảnh hưởng lớn đến việc hình thành nhân cách người đương nhiên ảnh hưởng sâu sắc đến tổ chức tồn môi trường văn hoá Văn hoá tổ chức bao gồm yếu tố: Mối quan hệ thành viên tổ chức Phối hợp làm việc Chấp hành nội quy tổ chức Mối quan hệ nhân viên thủ trưởng + Môi trường tổ chức: Trong thời đại ngày tổ chức muốn cạnh tranh cần có áp dụng khoa học công nghệ nhằm cải tiến cách thức quản phamphutunapa@gmail.com lý, cách thức sản xuất, trang thiết bị làm việc lạc hậu khoa học công nghệ yếu tố kìm hãm tồn tổ chức Có thể nói tổ chức bao gồm nhiều yếu tố phức tạp có tác động qua lại lẫn Đòi hỏi người lãnh đạo tổ chức cần phải phối hợp không ngừng nâng cao trình độ chuyên môn để đạt mục tiêu tổ chức Cõu 2: Hóy vẽ sơ đồ, đưa ưu, nhược điểm cho vớ dụ minh họa cỏc loại cấu tổ chức? Tổ chức trực tuyến: Lớp trưởng Tổ trưởng TV Tổ trưởng TV TV TV • Đặc trưng: - Là loại hình tổ chức đơn giản tồn lâu nhất, đó, rõ cấp cấp trực tiếp Mỗi nhà điều hành thực quyền lực trực tuyến thuộc cấp Cá nhân thuộc cấp định độc lập với cá nhân khác cấp - Toàn hoạt động tổ chức lãnh đạo, điều hành theo tuyến thẳng đứng(chiều dọc) - Đây loại tổ chức thích hợp với quy mô nhỏ, hoạt động ổn định, nguồn tài không đủ sức chi trả cho hoạt động tham mưu • Ưu điểm: + Đơn giản, rõ ràng quyền lực, trách nhiệm hành vi + Thuận lợi việc định tính đơn giản cấu tổ chức + Dễ kiểm tra, kiểm soát + Giải hữu hiệu mâu thuẫn nội phamphutunapa@gmail.com • Nhược điểm: + Ngăn cách, phận muốn phối hợp phải đường vòng, theo trật tự tuyến mệnh lệnh + Dễ có nguy tập trung hoá quyền lực→ độc tài độc đoán, quan liêu + Sếp phải có lực đa dạng, hạn chế phát triển chuyên môn hoá Tổ chức trực tuyến - tham mưu: Giám đốc Tr Ban TCCB NV Tr Khoa NV Tr Khoa - Là mô hình trực tuyến mở rộng (+ tham mưu) NV NVhành trực tuyến cấpNV - Tham mưu: Tư vấn,NV phân tích cho người điều mà quyền định người điều hành cấp - Ưu điểm: + Đơn giản quyền lực trách nhiệm + Công việc giải tốt - Nhược điểm: Mâu thuẫn người tham mưu người điều hành trực tuyến cấp Thủ trưởng Người điều hành chức Người điều hành chức Mụ hỡnh chức năng: phamphutunapa@gmail.com * Đặc trưng: - Áp dụng triệt để nguyờn tắc phõn cụng lao động theo mụ hỡnh chuyờn mụn húa - Các biến thể: tổ chức theo nguyên tắc"quyền tay người chuyên môn" * Ưu điểm: - Phân chia nhiệm vụ rõ ràng, cho phép mức độ chuyên môn hoá cao Phản ánh logic chức - Cá nhân phận chức hoá → thuận lợi bồi dưỡng, đào tạo, thừa kế kinh nghiệm cá nhân khác - Tạo điều kiện giám sát thuộc cấp thành thạo chức danh đảm trách * Hạn chế: - Cá nhân phải chịu đựng quyền lực song trùng Mỗi người phải chịu điều hành theo hệ thống dọc hệ thống chuyên môn cấp quản lý cao - Quyền lực trách nhiệm nhiều lúc chồng chéo, dễ xảy nguy chuyển trách nhiệm sang cho người khác - Khuynh hướng phát triển chuyên môn theo ngành hẹp, công việc lặp đi, lặp lại, dễ nhàm chán Giảm phối hợp chức (tham khảo thêm- trang 308- Quản lý DN chế TT) - Hạn chế phát triển người quản lý chung Tổng giám đốc Nhà quản lý sản xuất Nhà quản lý tiếp thị Nhà quản lý tài phamphutunapa@gmail.com Nhà quản lý nhân Nhà quản lý hành Dự án A Dự án B Dự án C Dự án D      Nguyên tắc phân công lao động ( quan diểm cổ điển quan điểm nay); Thống huy ( cổ điển hịên - tức phân tích để rút hạn chế); Quyền hạn trách nhiệm; Không gian kiểm soát; Phân chia thành phận Sơ đồ 10: Cơ cấu tổ chức theo ma trận Mụ hỡnh tổ chức ma trõn • Đặc trưng: + Là loại tổ chức thích ứng với việc xây dựng chương trình dự án phức tạp, đòi hỏi phối hợp nhiều tổ chức, nhiều chuyên môn khác thuộc nhiều ngành lãnh thổ, địa phương khác Người ta thường sử dụng nghiên cứu triển khai + Các chuyên gia thuộc đơn vị chức tuỳ theo hoạt động tổ chức thời điểm phân công vào phục vụ cho êkip công việc đó, dự án, chương trình, sản phẩm… • Ưu điểm: + Tổ chức ma trận thường làm tăng khả thích ứng tổ chức quan hệ với môi trường phamphutunapa@gmail.com + Phối hợp kết hợp sức mạnh quan chức góc độ ngành lãnh thổ nhằm thực mục tiêu chung dựa hệ thống tổ chức hành, không cần tổ chức riêng biệt + Sử dụng linh hoạt, thông minh nguồn nhân lực(các chuyên gia giỏi tham gia nhiều chương trình dự án) • Nhược điểm: + Loại tổ chức thường nhiều thời gian có nhiều họp + Sự thống mệnh lệnh điều hành huy bị vi phạm, thành viên có người điều hành, thực triệt để nguyên tắc thủ trưởng + Thường xuất tranh chấp tính trung thành trách nhiệm đơn vị (nơi đường nghiệp họ) thay ê kip Cõu 3: Nờu khỏi niệm cỏc yếu tổ môi trường tổ chức? a Cỏc yếu tố chớnh trị - phỏp luật: - Đây nhóm yếu tố khó xác định tác động khác đến tổ chức Môi trường trị-pháp luật bao gồm luật lệ, quy tắc hoạt động quan nhà nước có ảnh hưởng tới tổ chức - Môi trường trị- pháp luật tác động ⇒ tổ chức(thể mục đích mà thể chế trị nhằm tới; giữ vai trò định hướng, chi phối toàn hoạt động xã hội thông qua hệ thống pháp luật Nhà nước- thực sứ mệnh trị Đảng cầm quyền); - Một số thay đổi sau tác động đến tổ chức + Sự thay đổi thể chế chớnh trị + Thể chế nhà nước, đảng cầm quyền + Sự thay đổi lónh đạo cao + Sự thay đổi chớnh sỏch quốc gia + Quan hệ quốc tế b Cỏc yếu tố kinh tế: phamphutunapa@gmail.com - Nền kinh tế phát triển: trình biến đổi số lượng, chất lượng sản xuất đời sống kinh tế- xã hội nhằm đạt thoả mãn nhu cầu, mục tiêu xã hội đặt (đủ khả cung cấp đầu vào cho tổ chức); VD: thể thao nước ta - Nền kinh tế phát triển yếu ⇒ tăng trưởng chậm ⇒ không thoả mãn nhu cầu, mục tiêu xã hội đặt ⇒ cung ứng nguồn lực cho tổ chức bị hạn chế ⇒ ảnh hưởng đến phát triển tổ chức - Lạm phát, thiểu phát (tổ chức vận động môi trường kinh tế ổn định ⇒ bất trắc, bất thường rình rập tổ chức ⇒ lường trước rủi ro tổ chức Đặc biệt doanh nghiệp: VD QĐ bán sản phẩm ⇒ tiền giá ⇒ không đủ tiền để mua nguyên vật liệu để sản xuất số lượng sản phẩm bán ⇒ lỗ) - Cấm vận; I-Rắc; Ta: thời bao cấp- nay(Kinh tế thị trường) - Cạnh tranh (VD: bữa ăn người dân=đặc sản) c Cỏc yếu tố kỹ thuật – cụng nghệ: - Công nghệ trở thành yếu tố cạnh tranh phát triển tổ chức(tổ chức khả tiếp nhận thay đổi ⇒ cạnh tranh ngược lại) - Cụng nghệ làm thay đổi cỏch thức tổ chức tổ chức - Công nghệ làm thay đổi cách huy hoạt động (thứ bậc); d Cỏc yếu tố văn hóa: - Thông thường, khái niệm văn hoá cấp độ chung biểu thị trình độ phát triển mang tính lịch sử cụ thể xã hội, sức sáng tạo lực đặc biệt người thể kiểu loại, hình thức khác cấu đời sống; chúng lại có liên hệ chằng chịt, biện chứng, tác động lẫn để tạo giá trị vật chất tinh thần VĂN HOÁ Văn hoá vật chất phamphutunapa@gmail.com Văn hoá tinh thần - Các công trình kiến trúc, đền - Các hệ thống tư tưởng, tôn giáo, triết học… đài… - Các sáng tác văn học, nghệ thuật - Nhà cửa, đường sá, cầu cống - Những phẩm chất tinh thần, tâm hồn - Thành phố, công viên, tượng - Những chuẩn mực đạo đức, phong tục, tập quán, đài lối sống - Di tích lịch sử, danh lam thắng cảnh - Những yếu tố văn hoá ⇒ hình thành nhân cách người ⇒ tổ chức tồn môi trường văn hoá(những nét phổ biến cộng đồng tổ chức tồn tại) e Cỏc yếu tố thị trường: - Thị trường nhấn mạnh đến yếu tố trao đổi trực tiếp với tổ chức tác động đến trình tồn phát triển tổ chức (thị trường hàng hoá, thị trường lao động, thị trường chất sám ) Thị trường biến động, thay đổi (đòi hỏi thay đổi chất lượng, mẫu mã, chủng loại hàng hoá dịch vụ) f Cỏc yếu tố thuộc khỏch hàng: - Khách hàng hiểu ngườ(tổ chức) mua(được thụ hưởng sử dụng) sản phẩm, dịch vụ doanh nghiệp hay tổ chức có thẩm quyền cung cấp - Trong xu chung quốc gia giới, khách hàng người dẫn dắt tổ chức (kể tổ chức nhà nước- lịch sử phát triển hành quốc gia, tổ chức hành không ngừng phát triển kể tổ chức nhân để đáp ứng yêu cầu người dân- khách hàng hành chính); 10 phamphutunapa@gmail.com nên tổ chức với cấu, nhân xác định nhằm đạt mục tiêu hay chức nhiệm vụ giao - Thiết kế tổ chức đề cập đến khía cạnh thiết kế lại tổ chức sẵn có, điều chỉnh lại cấu nhân sự, bố trí hợp lý nhằm xác định cấu tối ưu nhất, tổ chức hoạt động hiệu quả, phải nhận thêm nhiệm vụ mới, hay môi trường mà tổ chức có thay đổi trình cải cách tổ chức 1.Các phương pháp thiết kế tổ chức: Có nhiều phương pháp thiết kế tổ chức, tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể áp dụng phương pháp định, tổ chức thường áp dụng hai phương pháp thiết kế: phương pháp tương tự phương pháp phân tích a Phương pháp tương tự: Đây phương pháp thiết kế tổ chức dựa vào việc thừa kế kinh nghiệm thành công gạt bỏ bất cập hợp lý không tương thích tổ chức sẵn có Hay gọi phương pháp thiết kế tổ chức dựa sở tổ chức có sẵn làm khuôn mẫu - Ở phương pháp có ưu điểm: + Hình thành đề án tổ chức máy nhân nhanh tiết kiệm chi phí cho thiết kế + Có kế thừa phát huy mặt mạnh tổ chức mẫu, gạt bỏ điều không phù hợp, không hiệu Nhưng có nhược điểm dễ dẫn đến máy móc, dập khuôn, khả phù hợp với thực tế không cao, tính khoa học sáng tạo -> Như theo phương pháp thiế kế cần phải tránh chép máy móc, kinh nghiệm, nghiên cứu kỹ môi trường hoạt động tổ chức cho phù hợp b Phương pháp phân tích: - Là phương pháp thiết kế tổ chức có tính khoa học ứng dụng rộng rãi xã hội quan HCNN 45 phamphutunapa@gmail.com - Phương pháp phân tích mô hình quản lý chung đến phân tích phận cấu thành(kể phận nhỏ nhất; chí phân tích đến chức danh cụ thể hệ thống máy quản lý) - Phương pháp chia thành giai đoạn: * Giai đoạn 1: - Dựa vào tài liệu ban đầu: văn QFPL; QĐHC; văn hướng dẫn cấp quản lý,…đê xây dựng cấu tổ chức mang tính tổng quát; - Kết thực giai đoạn này: xây dựng mục tiêu tổ chức, phận chức nhằm bảo đảm thực mục tiêu; tuyến quan hệ chủ yếu phận(cả bên bên ngoài); chế quản lý chung * Giai đoạn 2: - Xác định thành phần, phận tổ chức xác lập mối quan hệ phận ấy; - Nội dung bước xây dựng phân hệ trực tuyến, phân hệ chức chương trình mục tiêu; sở để xác định thành phần phận cấu cần thiết chuyên môn hoá hoạt động quản lý, nguyên tắc tối ưu việc xác định cấp trung gian số lượng đầu mối * Giai đoạn 3: - Phân phối cụ thể hoá chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, trách nhiệm ⇒ Quyết định tổ chức máy nhân ⇒ xây dựng nội quy, quy chế, lề lối làm việc nhằm bảo đảm cho cấu tổ chức hoạt động có hiệu → Trong phương pháp thiết kế: phương pháp phân tích tối ưu khoa học phương pháp hiểu mặt mạnh yếu môi trường t/c yếu tố tác động đến thiết kế lên tổ chức phù hợp Hình thức thiết kế tổ chức a Thiết kế tổ chức mới: - Là loại thiết kế QLHCNN giai đoạn phát triển tổ chức môi trường(xuất vấn đề mới) ⇒ buộc tổ chức HCNN phải ứng xử để quản lý kịp thời Thực bước sau; 46 phamphutunapa@gmail.com Bước 1: Xây dựng luận chứng cần thiết khách quan cần phải có tổ chức Bước 2: Xác định tính hợp pháp tổ chức: Bước 3: Điều tra, khảo sát, xác định mục tiêu địa vị pháp lý, thẩm quyềt tổ chức Đây bước quan trọng để lựa chọn cấu tổ chức Bước 4: Trên sở phân tích bước nói trên, xác định cấu tổ chức phù hợp nhằm đạt mục tiêu đề Bước 5: Dự thảo đề án tổ chức Bước 6: Tổ chức lấy ý kiến quan có liên quan; tổ chức hội thảo, toạ đàm khoa học; trưng cầu ý kiến chuyên gia để sửa chữa, nâng cao chất lượng đề án Bước 7: Chính lý, để trình dự án, bảo vệ dự án định thành lập tổ chức quan có thẩm quyền Bước 8: Xây dựng Quy chế làm việc(điều lệ- tổ chức XH) trình quan có thẩm quyền phê duyệt Bước 9: Triền khai Nghị định thành lập Quyết định ban hành Quy chế làm việc(điều lệ) gồm công việc cụ thể: b Thiết kế hoàn thiện tổ chức - Thiết kế hoàn thiện tổ chức tiến hành suốt trình tồn phát triển tổ chức bối cảnh biến động môi trường(thay đổi; đổi mới…) với mong muốn tổ chức hoạt động có hiệu - Nội dung thiết kế hoàn thiện tổ chức bao gồm vấn đề sau đây(3) Một là: Đánh giá hoạt động tổ chức ⇒ phải tiến hành phân tích tổ chức(7): - Phân tích tình hình thực chức phận, chức danh(mức độ thực chức phận, cá nhân, nguyên nhân?) - Phân tích khối lượng công việc thực tế mà mối phận, cá nhân đảm trách, (so sánh khối lượng công việc- nhân xác định nguyên nhân) - Phân tích chức phận, cá nhân; mối quan hệ ngang, dọc tổ chức 47 phamphutunapa@gmail.com - Phân tích việc phân chia quyền hạn trách nhiệm; phân loại mức độ thực quyền hạn, trách nhiệm xác định nguyên nhân - Phân tích công tác nhân sự: tình hình tăng, giảm công chức, mức độ đảm nhiệm khối lượng công việc, phát nhân tố tích cực, tiêu cực QL nhân - Phân tích trình độ, kỹ năng, kỹ xảo công chức so với yêu cầu công đổi - Phân tích điều kiện phương tiện làm việc, nhân tố tổ chức nằm điều chỉnh, kiểm soát quan Hai là: Định hướng mặt, khía cạnh cần đổi mới, hoàn thiện tổ chức Chẳng hạn, sau phân tích, rút kết luận mang tính chất đạo cho đổi mới, hoàn thiện tổ chức là(5): - Xiết chặt chế độ thủ trưởng trách nhiệm cá nhân - Điều chỉnh để cân nhiệm vụ với quyền hạn; cần phân bổ phân cấp lại chức - Bổ sung số chức bị bỏ sót loại bỏ số chức trùng lặp - Cần rút gọn thang bậc quản lý, giảm bớt đầu mối - Điều chỉnh cấu tổ chức có số phận không khả thích nghi với thay đổi môi trường nước quốc tế Ba là: Chuẩn bị văn định đổi tổ chức, kế hoạch triển khai: - Trong văn vấn đề thuộc thẩm quyn quan, định rõ nội dung đổi tổ chức, dự tính kết mang lại hậu có giải pháp cần áp dụng Thiết kế sát nhập hai hay nhiều tổ chức thành - Muốn tập trung nguồn lực(nhân lực, vật lực, tài lực) tạo thành sức mạnh tổ chức mới(Pháo đài cấp Huyện; Tập đoàn xuyên quốc gia….) ⇒ lợi cạnh tranh… - Khi tổ chức chồng chéo chức không hợp lý quản lý tổ chức có chức gần nhau(quy luật đồng nhất)… BB A 48 phamphutunapa@gmail.com A C H 5.1 Thiết kế sáp nhập - Thiết kế sáp nhập cần quan tâm vấn đề sau: Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ hai(nhiều) đơn vị tồn trước sáp nhập Mục tiêu việc sáp nhập Chức năng, nhiệm vụ tổ chức Những loại chức năng, nhiệm vụ từ đơn vị trước sáp nhập chuyển vào tổ chức Cơ cấu tổ chức mới: phòng, ban, cục, vụ(tên gọi tuỳ thuộc vào loại đơn vị tổ chức) Các phận từ tổ chức trước sáp nhập chuyển sang Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ phận Xác định kế hoạch sử dụng nguồn nhân lực(người tiếp tục, người phải thuyên chuyển, thay đổi vị trí…); kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng… Xác định địa điểm tổ chức 10 Tiến hành thủ tục đăng ký tổ chức mới(dấu, tài khoản, chữ ký, ) Chia tách tổ chức thành hai hay nhiều tổ chức •A B C H 5.2 chia tách tổ chức Là hoạt động ngược thiết kế sáp nhập(sơ đồ hình vẽ 5.2) •2 Thiết kế chia tách tổ chức thường tiến hành khi: - Tổ chức có quy mô lớn(cả chức năng, nhiệm vụ nhân sự) ⇒ không đem lại hiệu 49 phamphutunapa@gmail.com - Do trình độ, lực nhà quản lý khó quản lý tổ chức có quy mô lớn •3 Tách tổ chức thành hai hay nhiều tổ chức, đòi hỏi phải xác định tiêu chí cách xát nhập Câu 2: Định biờn tổ chức hiểu ntn? Hóy nờu cỏc để xác định định biờn tổ chức hành nhà nước? a Định biên tổ chức Định biên xác định số lượng cấu nguồn nhân lực cần cho tổ chức để tổ chức hoạt động đạt hiệu qủa cao số lượng: Định biên số người cần có đủ cho tổ chức hoạt động chất lượng: trình độ CM, nghiệp vụ, nghề nghiệp phù hợp nhu cầu tổ chức cấu số lượng ngạch CVCC; CVC; CV; cán sự; nhân viên… NNL: - Định biên hiểu ấn định số lượng biên chế tổ chức Biên chế số lượng người tuyển dụng vào làm việc thức tổ chức(biên chế thức) biên chế tạm thời(hợp đồng) - Khác với định biên tổ chức tư, định biên hệ thống quan Nhà nước quy định pháp luật, đòi hỏi chấp hành nghiêm túc - Thông qua định biên mà Nhà nước quản lý chặt chẽ thống nguồn nhân lực; quy định quản lý ngân sách, tiền lương hoạt động quản lý máy công sở nhằm chi tiêu có hiệu quả, tiết kiệm, nâng cao hiệu quả, hiệu lực, chống lãng phí, quan liêu, tham nhũng b Các để xác định định biên tổ chức * Xác đinh định biên phụ thuộc vào yếu tố sau: - Quy mô hoạt động tổ chức(được xác định phương diện không gian lãnh thổ quy mô hoạt động) như: số lượng dân cư mật độ dân cư; diện tích 50 phamphutunapa@gmail.com đặc điểm địa hình nhân tố làm tăng giảm khối lượng công tác hành - Công việc cụ thể: phức tạp, nội dung công việc nhiều hay định số lượng, cấu người - Điều kiện công nghệ ứng dụng: mức độ áp dụng phương tiện đại cao ⇒ cho phép giảm lượng; tăng chất NNL - Mức độ chuyên môn hóa: cao ⇒ đòi hỏi cấu nhân chi tiết, khả thay khó - Tính ổn định tổ chức: Tổ chức ổn định có hội để xác định lại, bổ sung thêm biên chế - Trình độ đô thị hoá, tốc độ phát triển kinh tế - xã hội(càng cao đòi hỏi khối lượng công việc lớn) - Hệ thống lý luận, nguyên tắc tổ chức mô hình hành áp dụng nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến định biên(VD: quan giao nhiều chức không giao chức quản lý cho nhiều quan, lý luận góp phần giảm bớt số lượng quan quản lý chuyên ngành, giảm bớt phối hợp mối liên hệ quan, giảm bớt số lượng CBCC lãnh đạo - Môi trường TG khu vực ⇒ tác động nhiều đến nhân tổ chức(VD: khủng hoảng kinh tế; kiện 11/9; kiện vùng vịnh Pecxic; Sars… làm cho nhiều tổ chức sản xuất, kinh doanh gặp nhiều khó khăn ⇒ cắt giảm nhân lực; không Chính phủ rơi vào khủng hoảng việc thực thi hoạt động QLNN nhiều vấn đề tách, nhập, giải tán, thành lập thêm phận (Bộ An ninh Nội địa nước Mỹ) đòi hỏi vấn đề nhân sự, định biên phải quan tâm Chương Cõu 1: Phỏt triển tổ chức hiểu ntn? Hóy nờu quy trỡnh phỏt triển tổ chức? hóy nờu cỏc xu hướng phỏt triển tổ chức hành nhà nước phõn tớch xu hướng mà anh chị quan tõm nhất? a Phát triển tổ chức là: - Phát triển tổ chức cách thức để tổ chức(bao gồm người tổ chức) thích ứng với thay đổi Đó chiến lược học tập phức tạp hướng đến 51 phamphutunapa@gmail.com thay đổi số tiêu chí cụ thể tổ chức hành vi, niềm tin hay cách ứng xử Đó trình làm cho tổ chức tiếp nhận với thay đổi công nghệ, thị trường thách thức Điều mà tổ chức phải làm tự phải vận động, tự thân tổ chức phải phân tích đưa cách ứng xử cần thiết - Phát triển tổ chức trình nhằm làm cho tổ chức đạt đến phù hợp với mà tổ chức đề - Phát triển tổ chức mở rộng tầm nhìn cho thành viên tổ chức thành viên hiểu rõ làm - Trên sở xem xét vận động tổ chức theo môi trường, đưa định nghĩa tổng quát phát triển tổ chức theo quan điểm hệ thống Phát triển tổ chức trình làm cho tổ chức thích ứng cách hiệu thay đổi môi trường bên bên tổ chức, nhằm làm cho tổ chức phát triển bền vững trước mắt lâu dài b Quy trình phát triển tổ chức Chuẩn đoán  Hành động  Duy trì kết thay đổi mô tả mối liên hệ giai đoạn: Phát triển tổ chức Hành động thay đổi tổ chức Chuẩn đoán tổ chức Duy trì tiến trình thay đổi Quy trình phá triển tổ chức theo ba giai đoạn 52 phamphutunapa@gmail.com * Chuẩn đoán tổ chức - Chuẩn đoán tổ chức trình xem xét, đánh giá thực trạng tổ chức thời điểm định  nhằm phát trục trặc nguyên nhân trục trặc - Trả lời: tổ chức có mục tiêu không?; Điểm mạnh, yếu, hội nguy hiên gì?; điều ngăn cản tổ chức đạt mục tiêu?; Và thử thách v.v - Để chuẩn đoán cần phải có kết hợp tri thức khoa học hành vi, cách tiếp cận hệ thống trọng vào nhóm làm việc cụ thể - Thông thường, yếu tố sau cần xem xét mối tương quan: + Mục đích, mục tiêu + Nhiệm vụ + Môi trường bên bên + Cơ cấu + Phân tích SWOT (điểm mạnh, yếu, hội nguy cơ) + Công nghệ * Hành động nhằm thay đổi tổ chức - Hành động nhằm thay đổi tổ chức = chủ động thưc thay đổi lập kế hoạch  nhằm giải vấn đề “trục trặc” phát trình chuẩn đoán  để nâng cao khả thích nghi, đối phó, giải vấn đề đạt mục tiêu tổ chức - Đây can thiệp có chủ động vào phát triển tổ chức - Thông thường, chiến lược phát triển tổ chức kế hoạch lớn, toàn diện giải vấn đề mấu chốt giúp tổ chức thoát khỏi khủng hoảng, giảm thiểu nguy tạo nên hội phát triển tương lai * Duy trì kết thay đổi - Sự thích nghi với thay đổi thực không xảy mà cần khoảng thời gian tương đối dài, Bởi vì: + Để thẩm định hợp lý thay đổi  cần thời gian định + Những tiến trình cải tiến lại bộc lộ bất hợp lý lạc hậu so môi trường  đòi hỏi tổ chức phải chuẩn đoán để tìm phương án hành 53 phamphutunapa@gmail.com động thay đổi   trình phát triển tổ chức liên tục, điểm dừng không gian thời gian - Những câu hỏi cần phải trả lời: + Liệu can thiệp có hợp lý lúc không? + Các hoạt động tiến hành có đem lại kết dự định mong muốn không? Vì sao? + Có chia rẽ nỗ lực tổ chức không?; lường trước điều chưa?; có điều không mong đợi mà xảy ra?; Làm để đối phó?; + Có thay đổi văn hoá tổ chức?; Các vấn đề giải có hiệu quả?; Bầu không khí tổ chức sau thực thay đổi nào?, v.v c Các xu hướng phát triển tổ chức hành nhà nước - Đây yếu tố ảnh hưởng đến phát triển tổ chức hành Nhà nước nói riêng tổ chức khác Nhà nước nói chung Ngày tổ chức phát triển mạnh áp dụng nguyên tắc phân quyền cho địa phương để họ tự vấn đề địa phương, có lúc thị trường rơi vào khủng hoảng tổ chức lại phải linh hoạt áp dụng nguyên tắc tập trung để thích ứng với khủng hoảng * Tập quyền có ưu thế: tạo phối hợp rõ ràng, nhà quản lý cấp cao nhìn nhận khía cạnh tổchức, hợp lý làm việc phân bố chi phí quản lý tránh trùng lặp chi tiêu hoạt động, nhà quản lý cấp cao tập trung vào vấn đề vĩ mô tổ chức, hay trường hợp khó khăn tập trung nguồn lực để phát triển tổ chức vượt thu khó khăn * Phân quyền đem lại nhiều lợi thế: hạn chế căng thẳng cho nhà quản lý cấp cao, chia sẻ công việc với cấp dưới, tạo hội cho người lao động, tham gia sâu vào vấn đề tổ chức, việc phân quyền nâng cao trách nhiệm, tạo linh hoạt cấp tác nghiệp - Nhiều năm trước đây, nguyên tắc tập quyền coi thức cần thiết tổ chức hành , ngày với phát triển công nghệ thông tin 54 phamphutunapa@gmail.com nguyên tắc phân quyền coi thích ứng có nhiều lợi thế, quy trình mềnh dẻo chế tập trung định có hiệu lực hơn, nâng cao tính sáng tạo cấp dưới, bị phụ thuộc nên nhân viên có tinh thần làm việc cao *Hiệu hiệu lực Đây hai yếu tố ảnh hưởng đến phát triển tổ chức nói chung, trước nhà quản lý ý nhiều đến vấn đề hiệu lực, thực thi định HCNN hiệu quả, ngày không vấn đề hiệu lực mà phải hiệu quả, phải đạt đượcmục tiêu tổ chức Nếu thực thi định mà không mang lại hiệu hiệu không mong muốn tổ chức chưa đạt mục tiêu *Tính chuyên nghiệp hoá quản lý mở rộng Các tổ chức thông thường phải kết hợp yếu tố, ngày tính chuyên nghiệp tổ chức phải đặt cân quản lý theo phổ rôngj, nhà HC chuyên nghiệp nhà HC bổ nhiệm phải kết hợp với tổ chức HC hieẹu *Kiểm soát cam kết: trước tổ chức chịu nhiều cấp kiểm soát nên họ khó hoạt động cách linh hoạt, ngày mục tiêu tổ chức hiệu nên thay kiểm soát cam kết, việc cam kết không nội tổ chức mà cam kết với công dân, khách hàng, với quan cấp trên,tất nhiên với cam kết tồn việc kiểm soát *Chính phủ nhỏ hiệu quả: Đây cách tư phủ thiết kế tổ chức phủ, bối cảnh chung nhiều thập kỷ phềnh to phủ hoạt động hiệu việc đòi hỏi giảm quy mô Chính phủ từ chi tiêu ngân sách, đến việc hoạt động cung cấp dịch vụ tăng lên -Hiệu tổ chức nhỏ đòi hỏi phải biết thiết kế tổ chức hợp lý tạo hội để tăng thu cho ngân sách * Chính phủ tham gia nhân dân Theo xu hướng ngày tổ chức HCNN thiết kế tổ chức nhằm đảm bảo có tham gia nhân dân không phương diện hưởng lợi ích từ việc cung cấp dịch vụ mà phương diện tham gia vào hoạt động QLNN tham gia người dân xu 55 phamphutunapa@gmail.com hướng tất yếu, phổ biến hầu khắp Chính phủ nhân dân tham gia chia sẻ trách nhiệm với Nhà nước thể hiênj vai trò người dân * Chính phủ với đối tác: Hiện hoạt động cung cấp dịch vụ cho công nhân Nhà nước hoạt động mà công dân xem đối tác Nhà nước người hưởng thụ cách hiểu truyền thống - Khi quan niệm công dân khách hàng tổ chức HCNN cần phải thiết lập cấu tổ chức hợp lý để đáp ứng nhu cầu khách hàng Cõu 2: Trỡnh bày cỏc nội dung quản lý thay đổi tổ chức? a Ứng phó với áp lực thay đổi - Ứng phó với áp lực thay đổi  dự báo trước xu hướng, hội nguy tổ chức  tiến hành thay đổi tổ chức để chuẩn bị ứng phó với thách thức đặt = thay đổi để thích nghi - Có hai hình thức thay đổi chủ yếu: thay đổi dần dần(tiến hành từ từ, bước một) thay đổi mạnh mẽ(đồng thời tiến hành lúc) VD: Giai đoạn đầu VN, Tr/quốc; Liệu pháp sốc: Nga, Đông âu…Đông, Tây y… b Thay đổi có kế hoạch - Là thiết kế thực có chủ định việc thay đổi chiến lược, cấu, phong cách lãnh đạo hay qui trình quản lý - Đây thay đổi cách chủ động; thay đổi để tồn phát triển ≠ với thay đổi mang tính chất ứng phó  cân nhắc tới chương trình thay đổi có kế hoạch  toàn tổ chức chịu tác động thay đổi VD: Tại tiến hành CCHC  cải cách TTHC đột phá cải thiện mối quan hệ NN- nhân dân  dân có đủ thông tin, có điều kiện tham gia nhiều vào hoạt động BMNN(Nhà nước tồn phát triển  dân) - Việc thay đổi từ cấp  xuống cấp  khởi xướng lên Đây loại hình thay đổi sử dụng nhiều c Phát huy vai trò người đạo thay đổi * Có hai loại người đạo thay đổi chủ yếu: bên bên 56 phamphutunapa@gmail.com + Người đạo thay đổi bên ngoài(nhà tư vấn QLchuyên sâu lĩnh vực; nhà nghiên cứu lĩnh vực có liên quan…)  ưu điểm: có nhìn khác, khách quan với người  có khả tạo nên khởi điểm cho thay đổi Hạn chế: thường không hiểu rõ hệ thống tổ chức quyền lực để thực thay đổi + Người đạo thay đổi bên trong(có thể nhà QL cấp cao thành viên tổ chức) Quyền lực vấn đề quan trọng QĐ tác động họ đến thay đổi Vị trí người đạo thay đổi tổ chức? đứng đầu TC; BF…! * Trong thực tế, để thực thay đổi, cần kết hợp hai loại người Kinh nghiệm cho thấy người đạo bên có khả tiên liệu khởi xướng thay đổi cách khách quan, người đạo bên thực tốt việc trì trình thay đổi thông qua việc phối hợp nguồn lực tổ chức d Khắc phục trở ngại thay đổi - Làm để thay đổi vấn đề bám dễ sâu vào lịch sử sắc tổ chức? Trong thực tế, thay đổi tổ chức khó nhiều so với thay đổi người(VD: khó khăn thay đổi người: vợ- chồng)  tìm hiểu rào cản thay đổi  ứng xử hợp lý quản lý thay đổi + Những trở ngại mang tính cá nhân xuất do: - Quá trình chọn lọc thông tin không đầy đủ.(VD: thông tin… phản ứng) - Sự lo sợ điều chưa biết; - Mối đe doạ lợi ích kinh tế; - Mức độ an toàn công việc(VD: thay đổi cấu… việc làm C/tranh) - Thói quen.(VD: CVC- không cần máy vi tính) + Những trở ngại mang tính tổ chức do: - Mối đe doạ việc phân bổ nguồn lực thiết lập (nhập-tách) Mối đe doạ mối quan hệ quyền lực thiết lập 57 phamphutunapa@gmail.com ; - Mối đe doạ chuyên môn; - Sức ỳ cấu;(VD: thay đổi cấu  chế chưa đổi) - Sự t ập trung  hạn chế thay đổi;(VD:  khó phân quyền) - Sức ỳ nhóm + Thay đổi cấu vận dụng nguyên tắc thiết kế tổ chức - Các nhà lý luận cổ điển: cải tiến việc thực thi tổ chức băng cách xác định rõ trách nhiệm công việc thành viên tổ chức - Ngày nay: cải tiến cách thay đổi phạm vi QL, mô tả công việc, lĩnh vực trách nhiệm, kết nối cấu tổ chức với môi trường(trong ngoài) - Hai phương thức thay đổi cấu thường dùng: + Phi tập trung hoá: cho đơn vị quyền tự chủ định  tăng cường động làm việc  điều chỉnh nhanh chóng với môi trường.(= TC- Bộ não) + Điều chỉnh quy trình công việc: loại bớt công đoạn phức tạp, nhóm ngành nghề lại với cho phù hợp.(= tăng hiệu ứng xử tổ chức nhằm vào quy trình- thủ tục  nhóm chất lượng) + Thay đổi công nghệ - Là hình thức thay đổi diễn nhiều năm gần - Nếu thay đổi công nghệ  không điều chỉnh thành phần khác tổ chức  khó mang lại kết quả( tạo nên không đồng với cấu tổ chức hệ thống xã hội) VD: Trang bị máy vi tính, đại hoá công sở… - Cách tiếp cận mang tính kỹ thuật - xã hội giúp chỉnh lý thiếu sót  thay đổi nhìn nhận không từ giác độ nội dung mà từ giác độ trình  giúp nhà QL thấy tương tác tổ chức với môi trường quan hệ phức tạp tổ chức 58 phamphutunapa@gmail.com + Thay đổi nguồn nhân lực - Phương thức hay dùng đào tạo bồi dưỡng kiến thức, kỹ hành vi thái độ nhân viên 59