Một số vấn đề cơ bản về tổ chức hành chính bộ máy nhà nước

I- Tổ chức và các góc nhìn về tổ chức 1- Khái niệm • Tổ chức Động từ, tính từ, danh từ • Tổ chức là một hệ thống của hai hay nhiều ng ời, phối hợp với nhau nhằm đạt đ ợc những mục tiê

tæ chøc bé m¸y hµnh chÝnh nhµ n íc

Th.S NguyÔn ThÞ Ngäc Lan

Khoa TC&QLNS - HVHC

tổ chức bộ máy hành chính nhà n ớc

Ch ơng 1: Một số vấn đề cơ bản về tổ chức

Ch ơng 2: Tổ chức thực hiện quyền lực nhà n ớc

Ch ơng 3: Tổ chức hành chính nhà n ớc

Ch ơng 4: Tổ chức HCNN TW

Ch ơng 5: Tổ chức HCNN ở địa ph ơng

Ch ơng 6: Vận dụng khoa học tổ chức trong phân tích, thiết kế và phát triển

tổ chức BMHCNN

I- Tổ chức và các góc nhìn

về tổ chức

1- Khái niệm

• Tổ chức (Động từ, tính từ, danh từ)

• Tổ chức là một hệ thống của hai hay

nhiều ng ời, phối hợp với nhau nhằm đạt đ

ợc những mục tiêu chung

• Tổ chức (Organon) là phươngưtiện hay

yếuư tố làm cho các nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực) liên kết với nhau, tạo thành một thể thống nhất nhằm đạt

đ ợc mục tiêu xác định

ời, có sự phối hợp một cách có ý thức, có phạm vi (lĩnh vực, chức năng) t ơng đối rõ ràng, hoạt động t ơng đối rõ ràng, hoạt động nhằm đạt đ ợc mục tiêu chung

• Điểm mạnh: Trong nhiều tr ờng hợp lối

tổ chức kiểu máy móc lại tỏ ra có

hiệu quả cao nếu có đầy đủ điều

kiện cho cỗ máy vận hành

3.1- Tæ chøc ® îc xem nh lµ cç

m¸y

• §iÓm h¹n chÕ:

cña m«i tr êng => quan liªu,

3.2- Tæ chøc ® îc xem xÐt nh lµ

c¬ thÓ sèng

hÖ víi m«I tr êng,coi tæ chøc nh mét hÖ thèng më

cÊn ph¶i ® îc tháa m·n

chøc cÇn ph¶I cã mèi quan hÖ víi m«t tr êng bªn ngoµi.

3.2- Tổ chức đ ợc xem xét nh là

cơ thể sống

MT=> TC đ ợc nhìn nhận nh hệ thống mở, nh là quá trình liên tục hơn là tập hợp các bộ phận => cải tiến QL TC: quan tâm đến nhu cầu của tổ chức

cân bằng bên trong, bên ngoài

cã kh¶ n¨ng ph¸t triÓn nh bé n·o.

• Quan ®iÓm nµy xuÊt ph¸t tõ thÝ

nghiÖm cña nhµ t©m lý häc Mü Karl Lashley

• Sö dông kiÕn thøc ®iÒu khiÓn häc

phôc vô tæ chøc => c¸c TC lµ nh÷ng

hÖ th«ng tin vµ ra Q§

3.3- Tæ chøc ® îc nh×n nhËn nh bé

n·o

=> hiÓu râ h¬n c¸c TC vµ tÝnh ®a d¹ng trong c¸c h×nh thøc cô thÓ cña nã

ngµy nay(CN tin häc)=> chó träng

xö lý th«ng tin vµ tri thøc cña TC

• Mối quan hệ văn hoá & QL => Murray

Sayle giải thích sự thành công của các doanh nghiệp Nhật Bản

• TC là cộng đồng ng ời với tập quán XH

khác nhau tạo nên dấu ấn riêng cho từng TC tạo ra sự không đồng nhất trong QLTC

3.4- Tổ chức đ ợc nhìn nhận nh

một nền văn hoá

những đặc thù riêng của từng TC thông qua hệ thống giá trị, niềm tin, cả những mâu thuẫn khác nhau của

đời sống TC => VH nh “xi măng chuẩn” gắn kết các bộ phận tổ chức.

thuật QL thành một kiểu quá trình thống trị ý thức => gây nên sự chống

đối, ngờ vực ở các thành viên

3.5- Tổ chức đ ợc coi nh hệ

thống có tính chính trị

• Đề cập đến vấn đề khá quan

trọng trong TC: lợi ích, xung đột

& trò chơi quyền lực => ảnh h ởng hoạt động, hiệu quả TC

• Quan niệm này giúp các nhà QL,

lãnh đạo tìm ra những giải pháp

để cân bằng quyền lợi & quyền lực => giải quyết mâu thuẫn; nhằm đạt mục tiêu chung của t/chức

về mặt tinh thần bởi ảnh h ởng của ý

t ởng, t t ởng và quan điểm của ng ời khác dẫn đến sự tồn tại mâu thuẫn giữa bầu không khí chung của tổ chức và nội tâm của mỗi cá nhân

3.6- Tổ chức là một “yếu tố tinh

thần”(“nhà tù tâm lý”)

• Điểm mạnh: Nó giúp ta nghiên cứu

những ý nghĩa bị che dấu của thế giới mà ta t ởng nh nắm chắc và hiểu những khó khăn trên con đ ờng đổi mới của các TC

• Điểm hạn chế: Cách tiếp cận này là

một kiểu t duy có phê phán, giúp ta hiểu đ ợc một phần đời sống phức tạp của TC, nh ng nó không mang lại những câu trả lời lẫn các giải pháp

dễ dàng, hoàn chỉnh nh mong muốn

3.7- Tổ chức đ ợc nhìn nhận nh một dòng chảy và sự biến hoá

• Thay đổi XH => thay đổi TC Quan

niệm này dựa trên những logic cơ bản:

1- TC là hệ thống tự vận động nhằm thực hiện MT;

2- Sự tồn tại của TC là kết quả của các luồng phản hồi tích cực và tiêu cực;

3- Tổ chức là sản phẩm của lôgic biện chứng:

sự vật luôn có khuynh h ớng nảy sinh các mặt

đối lập => các mặt đối lập quyện vào nhau trong trạng thái căng thẳng- hài hoà

II- Phân loại tổ chức

- Để hiểu rõ bản chất của tổ chức

- Để tiến hành lựa chọn và sử dụng các hoạt động quản lý phù hợp

Một số dấu hiệu để nhận biết

tổ chức

Có mục tiêu chung

các cam kết, quy tắc, quy chế)

lực(Ai chỉ huy, ra lệnh)

phối hợp)

• 4- Con ng êi vµ c¸c nguån lùc

• 5- M«i tr êng cña tæ chøc

• 6- Chu tr×nh sèng cña tæ chøc

1.Mục tiêu của tổ chức

• Theo cách hiểu chung nhất thì “mục tiêu”

là cái cần đạt đ ợc, là cái đích tổ chức

mong muốn đạt đến.

• - Phân biệt:

• + Mục tiêu(Ojective): là cái cần đạt đ

ợc, có thể đo l ờng đ ợc.Nó trả lời cho câu

hỏi: Cần đạt đ ợc cái gì?Làm cái gì?

• + Mục đích(Goal): đạt đ ợc cái đó để

làm gì? Nó trả lời cho câu hỏi: Nhằm vào việc gì?Phục vụ cho cái gì?

Đặc điểm.ư

• - Mục tiêu đ ợc xác định khi thành lập

tổ chức và đ ợc phát triển, bổ sung

cùng với sự tr ởng thành của tổ chức Mỗi

tổ chức khi thành lập đều phảI xác

định, hoạch định mục tiêu của mình

• - Mục tiêu của tổ chức chính là lý do

• - Mục tiêu này không bất biến mà nó

thay đổi cùng với sự phát triển của tổ chức và do sự tác động của môi tr ờng.

• Tiêu chí xác lập mục tiêu

Cơ sở của việc hoạch định mục tiêu thể hiện qua mối t ơng tác của 4 phạm trù:

• + Các ngoại lực của môi tr ờng: môi tr ờng chính trị, pháp luật, chính phủ, khách hàng, đối thủ cạnh tranh

• + Các nguồn lực của tổ chức: nhân lực, vật lực, tài lực…(Nghiên cứu sâu hơn về lý thuyết lợi thế so sánh của Ricácđô:có lợi thế trong kinh doanh khi có lợi thế về các nguồn lực)

• + Mối quan hệ quyền lực và chính sách đối nội của tổ chức: ng ời có quyền lực lớn trong tổ chức gây

ảnh h ởng rất nhiều đến mục tiêu của tổ chức.

• + Phẩm chất của ng ời lãnh đạo cao nhất của tổ chức: phụ thuộc vào kinh nghiệm, trình độ, sự nhạy bén.

• C¸c lo¹i môc tiªu cña tæ chøc

- Môc tiªu chiÕn l îc(môc tiªu chung,

tæng qu¸t)

- Môc tiªu mang tÝnh phèi hîp

- Môc tiªu t¸c nghiÖp, kü thuËt cô thÓ

2 Cơ cấu của tổ chức

• 2.1.Khái niệm

• Cơ cấu tổ chức đ ợc hiểu nh là cấu trúc bên

trong và quan hệ giữa các cá nhân, bộ phận

cấu thành tổ chức nhằm đảm bảo cho tổ chức vận hành tốt, đạt đ ợc các mục tiêu của tổ chức Cctc ch ỳ ý: phạm vi quản lý và cấp quản lý

• Cơ cấu tổ chức bao gồm hai bộ phận: hình

thức và nội dung

+ Các cá nhân(số l ợng nhà quản lý, thủ tr ởng, nhân viên) và các yếu tố cấu thành tổ

chức(yếu tố, bộ phận)

+ Các mối quan hệ giữa các cá nhân: gồm sự hợp tác, sự phân công hợp lý theo một cơ chế vận hành nào đó

– Mức độ phức tạp do mối quan hệ nhiều, khó quản lý

nh ng dễ chỉ đạo từ trên xuống

– Tốn chi phí trong quá trình giao tiếp, chi phí cơ

hội khi lựa chọn quyết định do phảI trao đổi giữa các bên.

• Theo chiều dọc (tầm quản lý hẹp, cấp

thông tin và độ sai lệch của thông tin khi đi

từ d ới lên và phản hồi ng ợc laị từ trên xuống.

2.2 Các yếu tố ảnh h ởng đến việc lựa chọn cơ cấu tổ chức

- Chiến l ợc phát triển của tổ chức(Tập

hợp các mục tiêu của tổ chức)

- Quy mô tổ chức(phản ánh cơ cấu –

nguồn lực)

- Yếu tố công nghệ

- MôI tr ờng của tổ chức

- Yếu tố quyền hạn, sức mạnh của tổ

chức đối với các tổ chức khác

thñ tr ëng c¬ quan

Ng êi ®iÒu hµnh trùc tuyÕn Ng êi ®iÒu hµnh trùc tuyÕn

Ng êi ®iÒu hµnh trùc tuyÕn

X X X X X X X X X

Nh÷ng ng êi thùc thi c«ng vô

thñ tr ëng c¬ quan

Ng êi ®iÒu hµnh

Ng êi ®iÒu hµnh trùc tuyÕn

X X X X X X X X X

Ng êi ®iÒu hµnh tham m u

Nh÷ng ng êi thùc thi c«ng vô

thñ tr ëng c¬ quan

Ng êi ®iÒu hµnh

Nh÷ng ng êi thùc thi

Các Bộ, thành phố, các Tỉnh cử cán bộ lã nh đạo, chuyên gia

tham gia triển khai các ch ơng trình, dự án quốc gia

3 Quyền lực trong tổ chức

3.1.Khái niệm về quyền lực của tổ chức

• Quyền lực là tiềm năng của một chủ thể để

ép buộc tổ chức, cá nhân khác phải phục

• 3.2.M« h×nh xuÊt hiÖn quyÒn lùc

chuyªn m«n, nghiÖp vô.

Ých.

kh¸c(sÏ bÞ sãi mßn khi thñ tr ëng thÊt høa nhiÒu)

søc m¹nh míi.

hiÖn.

• 4 Con ng êi vµ c¸c nguån lùc

nhËn c¸c chøc n¨ng, nhiÖm vô cô thÓ cña tæ chøc

5.Môi tr ờng của tổ chức

Đối với tổ chức, môiưtrườngưlàưtấtưcảư cácưyếuưtốưnằmưbênưngoàiưranhư

giớiưcủaưtổưchứcưnhưngưcóưảnhưhư

ởngưđếnưhoạtưđộngưmụcưtiêu,ư

mụcưđíchưcủaưtổưchứcưtheoư

nhiềuưcáchưthứcưkhácưnhau.

C¸c yÕu tè m«i tr êng tæ

6 Văn hóa tổ chức

6.1 Khái niệm

6.2 Các kiểu văn hóa tổ chức:

- Văn hóa quyền lực

- Văn hóa cá nhân

- Văn hóa vai trò

- Văn hóa nhiệm vụ

6.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến văn hóa tổ chức 6.4 Ảnh hưởng của văn hóa tổ chức đối với quản lý

6.1 Khỏi niệm, đặc điểm

• Nói đến văn hoá tổ chức là nói tới sự

chấp nhận một lối sống, một ph ơng thức làm việc, một sự hoà nhập của các ý t ởng, niềm tin và các giá trị

tinh thần khác của một tổ chức, và

do đó có ảnh h ởng lớn đến hiệu quả

và sự phát triển của một tổ chức

Đặc điểm

cá nhân trong tổ chức có đ ợc để thể hiện sự sáng tạo của mình;

của các cá nhân trong tổ chức;

ủng hộ, giúp đỡ các nhân viên của mình;

phải chỉ riêng với một nhóm làm việc hẹp nào;

ởng, kỷ luật, và hình thức, mức độ thực hiện.

trong mối quan hệ giữa các các nhân, các nhóm công tác cũng nh thái dộ thiện chí, trung thực, và cởi mở đối với những khuyết tật

trong tổ chức;

khuyết khích, sáng tạo, dám nghĩ, dám làm và chấp nhận may rủi.

6.2 Các loại văn hóa tổ chức

6.2.1.Văn hóa quyền lực

Là loại văn hóa phụ thuộc vào nguồn quyền lực ở trung tâm Quyền lực trung tâm ảnh hưởng ra ngoài thông qua những bộ phận chức năng hoặc chuyên môn

cïng h íng víi trung t©m.

+ Là những tổ chức mạnh và vững chắc

+ Khả năng vận động nhanh và phản ứng tốt đối với nguy hiểm

và các mối đe dọa từ môi trường

6.2.2 Văn húa vai trũ

- Đây là kiểu văn hoá rất truyền thống của các tổ chức hành chính quan liêu.

và thực hiện những công việc đó

- Mỗi một cá nhân giữ một vai trò nhất định và họ chỉ cần thực thi những công

việc thuộc phạm vi của mình Mọi hoạt động v ợt quá quyền hạn đều bị ngăn cản hoặc bị gây khó dễ

chấp nhận và quyền lực của chuyên gia chỉ đ ợc chấp nhận trong phạm vi vị trí của họ.

chính

và trách nhiệm hơn là vào phẩm chất của các cá nhân thực thi chúng.

+ Hứa hẹn một sự an toàn công việc và địa vị cho các cá nhân trong tổ chức ở

đây mỗi cá nhân đều có thể dự báo đ ợc vị trí cao hơn mà họ cần phấn đấu

trong t ơng lai

+ Ngăn cản những cá nhân tham quyền lực, muốn kiểm soát công việc v ợt quá phạm vi quyền hạn của mình.

6.2.3 Văn húa nhiệm vụ

chức kiểu ma trận chính là tổ chức của văn hoá nhiệm vụ

trong những tình huống cần thiết, luôn tồn tại mối quan

hệ công tác thuận lợi với sự tôn trọng lẫn nhau trên cơ sở năng lực hơn là tuổi tác và địa vị.

6.2.4 Văn húa cỏ nhõn

tồn tại chỉ để phục vụ và hỗ trợ cho cá nhân đó Khi một nhóm các cá nhân cho rằng vì quyền lợi của chính bản thân, họ cần phải tập hợp lại để làm việc riêng, thậm

chí sử dụng cả thời gian, không gian và một số nguồn lực khác của tổ chức để thực hiện muc đích đó thì trong

tổ chức sẽ hình thành văn hoá cá nhân.

kiểu văn hoá này, nhất là khi họ có mục đích lớn hơn

mục đích của các nhóm ng ời riêng lẻ trong tổ chức Cơ chế quản lý cùng với các cấp bậc quản lý khác nhau không cho phép tổ chức tồn tại theo kiểu này.

tổ chức chỉ là "cấp d ới" của cá nhân và phụ thuộc hoàn toàn vào cá nhân để tồn tại Cá nhân có thể rời bỏ tổ chức song ít khi tổ chức có đủ quyền lực để đuổi cá nhân ra khỏi tổ chức Nguyên tắc làm việc của các tổ chức nh vậy không phải là tuân theo các quyết định

quản lý mà d ạ trên sự thoả thuận, sự cho phép lẫn nhau giữa các cá nhân.

6.3 C ác yếu tố ảnh hưởng đến văn hóa tổ

6.4 Ảnh hưởng của văn hóa tổ

chức đối với quản lý

• Văn hóa tổ chức ảnh hưởng đến nhà quản

lý

• Văn hóa tổ chức ảnh hưởng đến việc thực

hiện các chức năng của hoạt động quản lý như lập kế hoạch, tổ chức, phối hợp, điều hành, kiểm tra và đánh giá

IV.Bộ máy thư lại Max - Weber

Thư lại là gì?

- Là một hệ thống thực hiện các chức năng

của nhà nước hay của tư nhân

- Cơ cấu thư lại có mặt hầu hết trong các tổ

chức phức tạp(nhiều lao động, chuyên môn

đa dạng,phân chia quyền hạn giữa các bộ phận)

Bộ máy thư lại nhấn mạnh tính chính xác, tính nhanh chóng, tính sáng sủa, tính đều đặn,

Nguyên tắc tổ chức bộ máy thư lại theo

MaxWeber

- Phân công lao động

- Thứ bậc quyền lực

- Khung quy tắc, quy chế

- Tính vô nhân xưng

- Tính trung lập

Những đặc trưng của mô hình

bộ máy thư lại

• Chuyên môn hóa cao

• Công việc mang tính chất lặp lại

• Những công nghệ, kỹ thuật chính được thiết lập

• Có hệ thống các quy tắc quy chế hoạt động

• Việc thăng tiến trong tổ chức phụ thuộc vào thành tích, thâm niên

• Có nhiều người làm việc

• Các hoạt động được sắp xếp theo nhóm chức năng

• Quyền hạn tập trung vào cấp quản lý cao nhất

• Cơ cấu tổ chức phức tạp

• Hệ thống mệnh lệnh rõ ràng

• Người lao động phải có năng lực để thực thi công việc