BÁO CÁO THỰC TẾ KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ

nghiệm và lòng nhiệt huyết của mỗi người, dưới sự lãnh đạo của các cấp ủy Đảng, UBND huyện An Lão đã làm tốt công tác quản lý Nhà nước ở địa phương, khắc phục những khó khăn mang tính ch

Trang 1

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ 6

của UBND huyện An Lão

2 Sơ đồ bộ máy của cơ quan 9

Chương II: Kết quả khảo sát công tác lưu trữ tại UBND huyện 10

An Lão, tỉnh Bình Định

I Công tác lưu trữ 10

1 Tổ chức lưu trữ cơ quan 10

2 Tình hình tài liệu của cơ quan 10

3 Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ 11

4 Nhận xét những ưu nhược điểm tồn tại trong công tác

Lưu trữ của cơ quan, biện pháp khắc phục 14

II Công tác chỉnh lý tài liệu 16

Chương III Các phụ lục 19

Phụ lục I: Bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch 19

sử phông

2

Báo cáo thực tập ngành nghề môn lưu trữ GVHD: Nguyễn Thị Hường

Phụ lục II: Phương án phân loại của phông lưu trữ 26

Phụ lục III: Mục lục hồ sơ 32

Phụ lục IV: Bảng kê tài liệu loại 37

3

Trong thời gian thực tập, viết báo cáo, mặc dù có nhiều cố gắng nhưng

không sao tránh khỏi những thiếu sót, rất mong sự đóng góp qúi báu của Thầy, Cô giáo Khoa Lưu trữ trường trung câp văn thư lưu trư TWII và các cô, chú, anh, chị văn phòng HĐND và UBND huyện An Lão để báo cáo thực tập hoàn chỉnh

Qua đây em xin cảm ơn quý cô, chú, anh chị rất nhiều trong công việc đã hết

lòng truyền đạt cho em những kiến thức quý báo liên quan đến nghiệp vụ của mình như: chỉnh lý, sửa chữa bổ sung tài liệu , tra cứu tài liệu…

Đồng thời qua đây em cũng xin cảm ơn đến cô Nguyễn Thị Hường

(GVHD) và cô Trần Thị Hường (NVLT của văn phòng UB) và cảm ơn tất cả mọi người trong văn phòng HĐND và UBND huyện An Lão đã nhiệt tình giúp đỡ em trong suốt thời gian thực tập tại đây

Trong quá trình thực tập tại UBND huyện An Lão em đã học hỏi được

nhiều kinh nghiệm quý báo từ anh chị trong cơ quan và đây cũng là cơ hội để em

áp dụng những kiến thức đã được học đem áp dụng vào công việc thực tế của em sau này

Em xin kính chúc các cô, chú, anh, chị thật nhiều sức khỏe và hạnh phúc

Đặc biệt là quý thầy cô khoa lưu trữ trường trung cấp văn thư lưu trữ TW II lời chúc sức khỏe và lời cảm ơn sâu sắc nhất

Trang 2

Em xin chân thành cảm ơn!

NỘI DUNG BÁO CÁO

KHẢO SÁT VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI

UBND HUYỆN AN LÃO

1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức UBND

huyện An Lão :

Theo Quyết định số 12/2004/QĐ-UBND ngày 20/7/2004 của UBND huyện

An Lão về ban hành quy chế làm việc của UBND huyện An Lão: chức năng,

nhiệm vụ của UBND huyện được quy định cụ thể như sau:

1.1 Chức năng:

UBND huyện do HĐND huyện bầu ra, là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ

quan hành chính Nhà nước cao nhất ở địa phương chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhà nước theo Hiến pháp, Luật, và chịu sự chỉ đạo thống nhất của UBND tỉnh; đồng thời báo cáo hoạt động của mình trước HĐND huyện

1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn:

UBND huyện thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình bằng những văn bản

quản lý; tổ chức chỉ đạo các Phòng, Ban thuộc huyện thực hiện nhiệm vụ theo từng lĩnh vực chuyên môn UBND huyện vừa thực hiện chức năng quản lý hành chính, vừa thực hiện chức năng quản lý Kinh tế - Xã hội trên địa bàn huyện Cụ thể là:9

- Quản lý Nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm

nghiệp, ngư nghiệp, công nghiệp, thương mại, dịch vụ, văn hóa, giáo dục, y tế, khoa học, công nghệ và môi trường, thể dục thể thao, báo chí, phát thanh, truyền hình và các lĩnh vực xã hội khác, quản lý Nhà nước về đất đai, các nguồn tài

nguyên thiên nhiên khác, quản lý việc thực hiện tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hóa

- Tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, Luật,

Pháp lệnh, các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp trong các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị

vũ trang nhân dân và công dân trong huyện

- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xây

dựng lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân; thực hiện chế độ nghĩa

vụ quân sự, quản lý hộ khẩu, hộ tịch ở địa phương, quản lý việc cư trú, đi lại

của người nước ngoài ở địa phương

- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ

chức xã hội, bảo vệ tính mạng, tài sản cũng như các quyền và lợi ích hợp pháp của công dân; chống tham nhũng, chống buôn lậu, làm hàng giả và các tệ nạn xã hội khác

- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, quy hoạch đào tạo

đội ngũ viên chức Nhà nước và cán bộ cấp xã, bảo hiểm xã hội theo sự phân cấp

- Tổ chức và chỉ đạo công tác thi hành án ở địa phương, giải quyết khiếu nại,

tố cáo của công dân theo quy định của pháp luật

- Tổ chức thực hiện việc thu, chi ngân sách của địa phương theo quy định

của pháp luật, phối hợp với các cơ quan hữu quan để bảo đảm thu đúng, thu đủ, thu

Trang 3

kịp thời các loại thuế và các khoản thu khác ở địa phương.

- Quản lý địa giới hành chính, xây dựng chính quyền nhân dân, tổ chức quản

lý việc lập Hội quần chúng theo phạm vi thẩm quyền

10

- Phối hợp với thường trực HĐND và các Ban của HĐND chuẩn bị nội dung

các kỳ họp HĐND huyện, xây dựng đề án trình HĐND huyện xét và quyết định.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện:

Gồm có 7 thành viên (Chủ tịch, các Phó chủ tịch và ủy viên UB) Trong đó:

- Chủ tịch UBND huyện chỉ đạo điều hành chung và Khối Nội chính

- Phó chủ tịch UBND huyện phụ trách kinh tế, nông nghiệp

- Phó chủ tịch UBND huyện phụ trách Văn hóa - Xã hội

- Ủy viên UB: Trưởng Công an huyện

- Ủy viên UB: Chỉ huy trưởng Cơ quan Quân sự huyện

- Ủy viên UB: Trưởng phòng Nông nghiệp& Phát triển nông thôn huyện

- Ủy viên UB: Chánh Văn phòng HĐND và UBND huyện

Kết quả bầu các thành viên UBND huyện phải được Chủ tịch UBND tỉnh

trực tiếp phê chuẩn Mỗi thành viên UBND chịu trách nhiệm cá nhân về phần công tác của mình trước HĐND, UBND và cùng với các thành viên khác chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của UBND trước HĐND cấp mình và trước cơ quan Nhà nước cấp trên

- Các Phòng, Ban trực thuộc UBND huyện có 12 đơn vị hành chính: Văn

phòng HĐND và UBND huyện, Phòng Nội vụ, Phòng Lao động – Thương binh &

xã hội, Phòng Nông nghiệp& Phát triển nông thôn, Phòng Tài nguyên-Môi trường, Phòng Tài chính-Kế hoạch, Phòng Văn hóa thông tin, Thanh tra, Phòng Tư pháp, Phòng Giáo dục& Đào tạo, Phòng Y tế, Phòng Công thương Ngoài các Phòng, Ban trực thuộc như đã nêu trên UBND huyện còn có 2 bộ phận chuyên môn hoạt động theo chế độ chuyên viên được ghép vào tổ chức của Phòng Nội vụ huyện mà không hình thành Phòng, Ban đó là: Bộ phận Tôn giáo, Bộ phận Thi đua-Khen thưởng

Các Phòng, Ban chịu sự chỉ đạo của UBND huyện về tổ chức, biên chế và

công tác chuyên môn; tham mưu đề xuất những vấn đề quan trọng liên quan đến 11

lợi ích của địa phương thông qua ngành dọc và UBND huyện về lĩnh vực hoạt động của ngành

Các cơ quan thuộc các ngành: Công an, Quân sự vừa chịu sự quản lý của

UBND huyện về quản lý Nhà nước thuộc thẩm quyền ở địa phương, vừa chịu sự chỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ theo ngành dọc từ trên xuống

Các cơ quan Tư pháp như: Tòa án, Viện Kiểm sát là những cơ quan độc lập

thực hiện chức năng xét xử và giám sát việc thi hành Pháp luật cũng có mối quan

hệ chặt chẽ với UBND huyện nhằm phối hợp, kiểm tra thường xuyên việc thực hiện pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa, giữ nghiêm kỷ luật, kỷ cương

Đội ngũ cán bộ các Phòng, Ban trực thuộc UBND huyện có 160 cán bộ viên

chức Trong đó 65% số cán bộ đã có trình độ Đại học và Cao đẳng trở lên, 28% có trình độ Trung cấp, 7% có trình độ sơ cấp

Với đội ngũ cán bộ có trình độ như đã nêu trên, cộng thêm những kinh

Trang 4

nghiệm và lòng nhiệt huyết của mỗi người, dưới sự lãnh đạo của các cấp ủy Đảng, UBND huyện An Lão đã làm tốt công tác quản lý Nhà nước ở địa phương, khắc phục những khó khăn mang tính chất đặc thù của huyện vùng cao, đưa địa phương ngày một đổi mới tiến bộ.

12

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY

UBND HUYỆN AN LÃO

13

HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN

ỦY BAN NHÂN DÂN

Trang 5

KẾ QUẢ KHẢO SÁT CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI

UBND HUYỆN AN LÃO, TỈNH BÌNH ĐỊNH

I.công tác lưu trữ

1 Tổ chức lưu trữ cơ quan :

* Kho lưu trữ tài liệu huyện An Lão trực thuộc Văn phòng HĐND và UBND huyện được thành lập theo Quyết định số 110/QĐ-UB ngày 13/5/1992 của UBND huyện An Lão

- Về biên chế: Bố trí 01 cán bộ nữ có trình độ Đại học chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng làm chuyên trách công tác lưu trữ

- UBND huyện có sự quan tâm đưa đi đào tạo Đại học Lưu trữ và Quản trị

văn phòng (hệ tại chức) cho cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời đưa đi tham dự các lớp tập huấn về ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ Tuy nhiên việc ứng dụng thực tế vào cơ quan vẫn còn hạn chế, bởi vì điều kiện kinh phí có hạn nên trang bị máy vi tính chưa đầy đủ

- Bộ phận lưu trữ được bố trí 2 phòng với diện tích 40 m

2,

vừa dùng làm kho lưu

trữ vừa là phòng đọc và nơi cán bộ lưu trữ làm việc Các thiết bị chuyên dùng cho việc bảo quản tài liệu lưu trữ chưa được trang bị đầy đủ (chỉ mới trang bị các thiết

bị như : giá, tủ, cặp 3 dây, bìa hồ sơ Còn dụng cụ bảo quản tài liệu máy hút bụi, máy điều hòa chưa trang bị )

14

2.Tình hình tài liệu được bảo quản ở kho lưu trữ cơ quan :

UBND huyện An Lão là cơ quan hành chính Nhà nước quản lý chỉ đạo

chung về mọi mặt Kinh tế, Chính trị trên địa bàn toàn huyện, nên trong quá trình hoạt động đã sản sinh ra một khối tài liệu rất lớn đó là tài liệu quản lý Nhà nước (tài liệu hành chính), một số ít tài liệu khoa học kỹ thuật của các công trình xây dựng cơ bản, không có tài liệu nghe nhìn

Hiện nay, số lượng tài liệu hiện đang lưu trữ tại kho lưu trữ huyện bao gồm

31 mét giá, tương đương với 3.280 hồ sơ/đơn vị bảo quản Đa số tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh, lên danh mục hồ sơ và đã được bỏ vào hộp và đưa lên giá

Về số lượng phông lưu trữ: Hiện nay Kho lưu trữ UBND huyện An Lão

đang bảo quản 13 phông lưu trữ trong đó có 01 phông lưu trữ của HĐND và

UBND huyện An Lão (phông mở) và 12 phông lưu trữ của các cơ quan, các xã thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện đã được chỉnh lý hoàn chỉnh

Về thành phần tài liệu Phông lưu trữ UBND huyện An Lão:

- Là phông lưu trữ mở, tài liệu của phông này chủ yếu là các văn bản sản

Trang 6

sinh trong quá trình hoạt động của UBND huyện Khối tài liệu này được hình thành từ tháng 8/1981 cho đến nay.

- Thành phần tài liệu của phông gồm: Tài liệu về chỉ đạo, lãnh đạo của

Chính phủ, các Bộ - Ngành Trung ương, HĐND, UBND và các Sở - Ngành tỉnh gửi đến; tài liệu của HĐND và UBND huyện sản sinh trong quá trình hoạt động; tài liệu của các Phòng, Ban huyện và HĐND, UBND các xã gửi lên

- Thực trạng vật lý của tài liệu Trong khối tài liệu này thì tài liệu từ năm

1990 trở về trước do được sản xuất trên chất liệu giấy rơm độ bền thấp nên số tài liệu này chữ mờ khó đọc và rất dễ bị rách, Còn khối lượng tài liệu từ năm 1990 trở

về sau tài liệu được sản xuất trên chất liệu giấy tốt độ bền cao, kỹ thuật hiện đại nên tài liệu trình bày thẩm mỹ, đúng thể thức bảo đảm cho việc lưu trữ lâu dài về sau

15

Tình hình tài liệu từ năm 1981 đến 1990 bị thất lạc, mất mát nhiều Nguyên

nhân: Do UBND huyện chưa có sự quan tâm đúng mức đến công tác lưu trữ như: chưa bố trí cán bộ làm chuyên trách công tác lưu trữ, chưa có sự quan tâm chỉ đạo

về công tác lưu trữ đến cán bộ trong cơ quan, mặt khác nhận thức về tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ chưa đúng đắn

Khối tài liệu từ 1991 đến nay còn tương đối đầy đủ

Tóm lại: Nhìn chung tài liệu trong Kho lưu trữ UBND huyện được bảo

quản tương đối tốt Tài liệu đã được tiến hành các biện pháp nghiệp vụ, cụ thể như:

Đã chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu từ năm 1981 đến 2005

3 Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ

3.1 Công tác thu thập bổ sung:

- Về công tác thu thập tài liệu vào lưu trữ cơ quan được quan tâm và tổ chức

thường xuyên, hàng năm cứ vào quý I của năm sau, cán bộ lưu trữ tổ chức thu thập

hồ sơ, tài liệu từ các phòng lãnh đạo HĐND, UBND, Văn phòng và các bộ phận tham mưu giúp việc Nhìn chung, tài liệu được thu về từ các phòng, bộ phận đã được lập hồ sơ theo sự việc, vấn đề

Tuy nhiên, công tác lập hồ sơ chưa đáp ứng được yêu cầu như: tài liệu chưa

được sắp xếp khoa học, chưa biên mục hồ sơ và thành phần tài liệu của nhiều hồ sơ còn thiếu nhưng không tìm được tài liệu bổ sung và vẫn còn tình trạng giữ lâu tài liệu ở các bộ phận

- UBND huyện hàng năm đã ban hành các danh mục cơ quan là nguồn nộp

lưu tài liệu vào Kho Lưu trữ huyện Đây là một trong những cơ sở pháp lý quan trọng để tổ chức thực hiện công tác thu thập, bổ sung tài liệu ở huyện

Nguồn bổ sung tài liệu ở đây chủ yếu: HĐND huyện, lãnh đạo UBND

huyện, các cá nhân, bộ phận thuộc Văn phòng và các đơn vị có liên quan Đối với các phông thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện bao gồm các Phông lưu trữ: Phòng Giáo dục, Phòng Y tế, Phòng TC-KH, Phòng Tài nguyên-Môi trường,

16

Thanh tra huyện, Viện kiểm sát nhân dân huyện, Bảo hiểm xã hội huyện, Phòng Nội vụ Lao động xã hội và các xã: An Tân, An Dũng, An Vinh, An Trung, An Quang Nội dung cơ bản tài liệu của từng phông trên cơ sở lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông và dựa theo chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan, đơn vị trên cơ sở phương án phân loại được xác định, đã tổ chức chỉnh lý hoàn

Trang 7

chỉnh Đa số tài liệu của các cơ quan, các xã thuộc nguồn nộp

Khi tiếp nhận tài liệu lưu trữ từ các cơ quan, đơn vị, cán bộ lưu trữ lập biên

bản giao nhận tài liệu, có sự ký giao nhận giữa cơ quan và Kho lưu trữ huyện trên

cơ sở danh mục hồ sơ nộp lưu do cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu lập Việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử nhìn chung đúng theo quy định của Nhà nướcNgoài ra, hàng năm UBND huyện có kế hoạch nộp lưu tài liệu của các năm

tiếp theo đối với các cơ quan, đơn vị

3.2 Công tác xác định giá trị tài liệu:

Công tác xác định giá trị được tiến hành ở 2 giai đoạn (đối với tài liệu đã

được lập hồ sơ): thứ nhất là xác định giá trị tài liệu tại lưu trữ hiện hành và thứ hai

là lưu trữ cố định

Song song với việc thành lập Kho Lưu trữ, thì Hội đồng xác định giá trị tài

liệu ở Kho lưu trữ UBND huyện An Lão cũng được lập theo quyết định số

28/QĐ-UB ngày 15/8/1997 của 28/QĐ-UBND huyện, thành phần Hội đồng gồm: Thủ trưởng cơ quan (Chánh Văn phòng), cán bộ chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ và cán bộ các bộ phận có tài liệu chỉnh lý

UBND huyện cũng đã ban hành bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ, trên

cơ sở đó việc xác định giá trị trong quá trình chỉnh lý được chính xác và hiệu quả hơn

Nhìn chung công tác xác định giá trị tài liệu của Kho lưu trữ UBND huyện

đã tiến hành đúng nghiệp vụ Tuy nhiên, việc xác định giá trị cho từng hồ sơ chưa

có thời hạn cụ thể, chỉ mới dừng lại ở 3 mức: Vĩnh viễn, lâu dài và tạm thời Trong khi đó, việc bảo quản với thời hạn lâu dài chưa quy định là bao nhiêu năm cho từng hồ sơ, hoặc tạm thời là bao nhiêu năm có thể loại bỏ đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời

Ngoài ra, trong quá trình chỉnh lý tài liệu một số tài liệu không có giá trị,

bao hàm, trùng thừa, hết giá trị đã được thống kê và lập danh mục đề nghị Trung tâm lưu trữ tỉnh thẩm tra và cho ý kiến tiêu hủy theo quy định tại điều 12 của Nghị định 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ

3.3 Công tác chỉnh lý tài liệu

Tài liệu lưu trữ của cơ quan đã được chỉnh lý kịp thời và hoàn chỉnh; kết

thúc mỗi năm công tác, cán bộ lưu trữ tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu từ các bộ phận, cá nhân trên cơ sở đó tổ chức phân loại dựa trên phương án đã lựa chọn.Tại UBND huyện An Lão, phương án được chọn để phân loại tài liệu lưu trữ

ở Văn phòng HĐND và UBND huyện An Lão là phương án Thời gian - Mặt hoạt động Với phương án phân loại này được áp dụng bởi vì trong quá trình hoạt động

cơ cấu tổ chức của UBND huyện có thể thay đổi, hơn nữa chức năng nhiệm vụ của các đơn vị , tổ chức không rõ ràng, chồng chéo lẫn nhau Cho nên phương án này

là phương án phân loại tối ưu nhất, phản ánh lịch sử đơn vị hình thành phông theo từng mặt hoạt động và có khả năng tập trung thành hệ thống tài liệu về từng mặt công tác của đơn vị hình thành phông Phương án này thống nhất dùng để phân loại Phông lưu trữ của UBND huyện, tuy nhiên hàng năm cũng có thể bổ sung một

số mặt hoạt động phát sinh trong năm

Nhìn chung, việc phân loại tài liệu lưu trữ do cán bộ lưu trữ chuyên trách

đảm nhận Sau khi thu thập tài liệu hồ sơ, tài liệu từ các bộ phận trong cơ quan đã hoặc chưa được lập hồ sơ, khi nộp vào lưu trữ mới được cán bộ lưu trữ tổ chức hoàn chỉnh (đối với những tài liệu đã lập hồ sơ) hoặc lập mới hồ sơ theo phương án

đã chọn

Trang 8

3.4 Công tác thống kê trong lưu trữ:

Công tác Thống kê là công việc diễn ra thường xuyên ở Kho lưu trữ bao

gồm : thống kê tài liệu, phương tiện bảo quản, công cụ tra cứu

18

Kho lưu trữ UBND huyện An Lão tài liệu lưu trữ được thống kê chủ yếu

bằng mục lục hồ sơ (đối với tài liệu đã được lập hồ sơ), và cặp ba dây (đối với tài liệu chưa được lập hồ sơ) mục lục hồ sơ được lập theo năm theo từng Phông lưu trữ cụ thể Tài liệu sau khi chỉnh lý được hệ thống hóa, thống kê, bỏ vào hộp sắp xếp gọn gàng ngăn nắp theo tiêu chí đế ra giúp cho việc tra cứu được thuận tiện nhanh chóng

Tại Kho lưu trữ UBND huyện mới chỉ xây dựng được sổ đăng ký mục lục

hồ sơ, còn các phương tiện thống kê khác chưa xây dựng được

3.5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:

UBND huyện An Lão đã bố trí 01 phòng trong trụ sở làm việc của UBND

huyện làm Kho lưu trữ, với diện tích Kho là 30m và đã được trang bị đầy đủ giá,

tủ, hộp để đựng tài liệu (6 giá đôi đựng tài liệu với chiều dài 64m, 1 tủ trưng bày tư liệu và cặp ba dây), bình chữa cháy… đảm bảo cho việc bảo quản tài liệu Tuy phòng kho chưa được trang bị máy điều hòáy hút bụi nhưng cán bộ lưu trữ có sự kiểm tra,vệ sinh kho tàng thường xuyên nhằm tránh cho tài liệu bị mối mọt, chuột gặm nhấm, vì vậy mà tài liệu được bảo quản tương đối tốt

Hàng năm, cơ quan hợp đồng với Trung tâm côn trùng tổ chức xông trừ mối

trong kho lưu trữ, ngoài ra cửa sổ và cửa chính Kho lưu trữ được làm bằng cửa kính màu, có rèm và được kéo cẩn thận, tránh tác động của ánh nắng mặt trời chiếu trực tiếp vào tài liệu

3.6- Công tác tổ chức nghiên cứu sử dụng tài liệu:

- Kho Lưu trữ UBND huyện An Lão đã xây dựng được quy chế về sử dụng

tài liệu và nội quy mượn tài liệu tại Kho Lưu trữ Trong đó có quy định rõ trách nhiệm, và quyền của người cung cấp tài liệu và người sử dụng tài liệu

Có rất nhiều loại hình tổ chức sử dụng tài liệu, nhưng do yêu cầu của độc giả

đối với việc sử dụng tài liệu của Kho lưu trữ huyện không đáng kể nên chưa áp dụng các hình thức tổ chức sử dụng như lý thuyết đã học Hình thức tổ chức sử dụng chủ yếu là: Tài liệu thường được cung cấp dưới dạng Photocopy hoặc sao y bản chính, không cho mượn bản chính, trường hợp cần bản chính để làm việc hoặc đem đi công chứng thì phải làm phiếu mượn tài liệu trong đó nêu mục đích mượn tài liệu, các tài liệu cần mượn và thời gian sử dụng, có ý kiến phê duyệt của Lãnh đạo Văn phòng thì cán bộ lưu trữ mới cung cấp

Thực tế ở Kho lưu trữ UBND huyện An Lão chỉ mới xây dựng được công cụ

tra cứu là mục lục hồ sơ Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào tra tìm tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ huyện chưa thực hiện

Trong 2 năm 2008, 2009 Kho lưu trữ UBND huyện đã cung cấp tài liệu cho

394 lượt người, số lượng tài liệu đưa ra sử dụng là 400 văn bản và một số hồ sơ.Nhìn chung công tác tổ chức sử dụng tài liệu của Kho lưu trữ UBND huyện

An Lão đã dần đi vào nề nếp, tuy chưa xây dựng được các công cụ tra cứu khoa học và chưa bố trí các trang thiết bị đầy đủ cho công tác này, nhưng với lòng nhiệt tình, tận tụy phục vụ của cán bộ lưu trữ, nên công tác tổ chức tra cứu tài liệu được nhanh chóng

- Công tác tổ chức sử dụng tài liệu ở kho lưu trữ UBND huyện An Lão còn

Trang 9

đơn giản vì ở đây chưa có phòng đọc riêng, số lượng độc giả khai thác sử dụng không nhiều, chủ yếu phục vụ yêu cầu lãnh đạo của cấp ủy, các cán bộ làm công tác nghiên cứu tổng hợp, lấy tư liệu lịch sử hoặc muốn tham khảo mới có yêu cầu.

4 Nhận xét ưu nhược điểm tồn tại trong công tác lưu trữ của

cơ quan, những biện pháp khắc phục:

* Về ưu điểm:

- Nhận thức về vai trò vị trí, tầm quan trọng của công tác Lưu trữ của cấp

ủy Đảng, chính quyền địa phương và Lãnh đạo Văn phòng có bước chuyển biến rõ rệt Việc củng cố, kiện toàn tổ chức làm công tác lưu trữ ở huyện đã được tổ chức thống nhất và đi vào hoạt động có nề nếp

- Cơ sở vật chất trang bị ban đầu còn thiếu thốn nhưng huyện cũng đã quan

tâm chỉ đạo thực hiện tốt công tác lưu trữ trong thời gian qua, đã tiến hành thực hiện những khâu nghiệp vụ như: Thu thập, chỉnh lý tài liệu, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu về cơ bản đáp ứng kịp thời việc tra cứu và sử dụng tài liệu cho hoạt động quản lý của UBND huyện cũng như các nhu cầu về sử dụng tài liệu lưu trữ của cán bộ và nhân dân trong huyện

- Đầu tư trang bị trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ, đầu tư kinh phí xây

dựng Kho lưu trữ chuyên dụng để đảm bảo về kho tàng phục vụ yêu cầu cơ bản cho công tác thu thập tài liệu của các phòng ban trong những năm tiếp

- Đội ngũ cán bộ Lưu trữ đã được Văn phòng quan tâm đưa bồi dưỡng

nghiệp vụ chuyên môn: Tin học Văn phòng, tập huấn về công tác Lưu trữ nhằm từng bước đưa công tác Lưu trữ đi vào hoạt động nề nếp từng bước được nâng lên

về nhận thức lý luận và trình độ chuyên môn nghiệp vụ, đáp ứng yêu cầu, nhất là lòng yêu nghề, tinh thần trách nhiệm trong công việc và vượt khó vươn lên của từng cán bộ

- Đầu tư xây dựng trang thiết bị ngày càng được coi trọng, đã mua sắm các

phương tiện, trang thiết bị phục vụ cho công tác lưu trữ, đã xây dựng các quy chế

về xử lý công tác quản lý Lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước đúng theo quy định của Cục Văn thư-Lưu trữ Nhà nước

*Hạn chế

- Việc thu thập và bổ sung tài liệu thực hiện chưa triệt để, giao nộp tài liệu

giữa cán bộ lưu trữ và các bộ phận khác chưa chặt chẽ (chỉ có biên bản giao nộp, còn thiếu sổ nhập tài liệu ); tài liệu giao nộp phần lớn chưa được lập hồ sơ hoặc lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu về chất lượng

- Công tác phân loại tiến hành chậm và hạn chế,

- Công tác xác định giá trị tài liệu còn mang tính chung chung (Ví dụ thời

hạn bảo quản lâu dài và tạm thời chưa quy định thời gian cụ thể lâu dài là 10 năm hay 20 - 30 năm; hoặc tạm thời là 1 năm 3 năm hay 5 năm)

- Việc xây dựng các hệ thống công cụ tra cứu cũng như công cụ để thống

kê tài liệu lưu trữ chưa đầy đủ, vì vậy mà rất khó khăn khi có yêu cầu tra cứu sử dụng tài liệu hoặc thống kê số lượng hồ sơ, tài liệu hiện có trong kho

- Chưa có quy định và hình thức tổ chức sử dụng tài liệu thích hợp, vẫn còn

tình trạng cho mượn tài liệu đôi lúc cầm ra khỏi kho một cách tùy tiện;

- Việc hiện đại hóa công tác lưu trữ, nhất là ứng dụng công nghệ thông tin

trong tra tìm tài liệu chưa thực hiện

- Về điều kiện vật chất và phương tiện làm việc của Kho lưu còn thiếu, chưa

đáp ứng với yêu cầu hiện nay, nhất là các trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ như: Hộp đựng tài liệu, máy điều hòa nhiệt độ, máy hút bụi,

Trang 10

máy hút ẩm, dụng cụ phòng cháy chữa cháy chưa được trang bị.

- Giải pháp

* Trên cơ sở tổng kết thực tiễn và hệ thống hóa các quy định của pháp luật

hiện hành, UBND huyện cần ban hành văn bản quy định riêng về quy chế hoạt động công tác lưu trữ đảm bảo là nền tảng, là cơ sở pháp lý cho việc quản lý và phát huy hiệu quả công tác lưu trữ Trước mắt cần phải tổ chức thực hiện các biện pháp đồng bộ mang tính định hướng sau đây:

- Tăng cường các biện pháp cần thiết và những quy định cụ thể để thực hiện

nghiêm túc Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, Chị thị 726-TTg của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lưu trữ trong thời gian tới, Nghị định 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ về quy định chi tiết một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, Quyết định số 1570/QĐ-UB của UBND tỉnh Bình Định và các văn bản hướng dẫn khác về công tác Lưu trữ

- Trước mắt cần chỉ đạo xây dựng kế hoạch và hướng dẫn chỉnh lý tài liệu

trước khi nộp lưu, đồng thời thực hiện nghiêm việc thu nộp tài liệu của các cơ quan thuộc diện nộp lưu hồ sơ vào Kho lưu trữ huyện theo đúng quy định

- Từng bước củng cố, kiện toàn về tổ chức và cán bộ lưu trữ về chất lượng

và trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ làm công tác lưu trữ Nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ có đầy đủ năng lực nghiệp vụ lưu trữ Đồng thời, thường xuyên mở lớp tập huấn, đưa đi đào tạo chính quy một số đồng chí có khả năng phát triển để có nguồn cán bộ kế cận sau này

- Quan tâm đầu tư cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu cơ bản cho công tác lưu

trữ bảo đảm các điều kiện hoạt động, đầu tư kinh phí chỉnh lý tài liệu tích đống, nghiên cứu xây dựng hệ thống các công cụ để xác định giá trị tài liệu và tra tìm tài liệu, chủ động tổ chức các hình thức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, nhanh

chóng đưa công tác tin học hóa vào áp dụng cho lĩnh vực này để phù hợp với yêu cầu hiện nay Đồng thời trang bị các thiết bị chuyên dùng như: hộp đựng tài liệu, máy hút bụi, máy điều hòa nhiệt độ, dụng cụ phòng cháy chữa cháy để bảo quản

an toàn tài liệu

II Công tác chỉnh lý tài liệu

Trong quá trình thực tập, bản thân tôi cùng với cán bộ Lưu trữ chỉnh lý một

năm tài liệu (năm 2006) của phông lưu trữ UBND huyện.Căn cứ vào phương án phân loại, bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ tại Kho lưu trữ huyện là bản kê những tài liệu chủ yếu của UBND huyện cần bảo quản vĩnh viễn và lâu dài, bản kê những tài liệu không có giá trị và tài liệu không thuộc phông (của cơ quan đã được biên soạn ) bản thân đã trực tiếp tham gia chỉnh lý hoàn chỉnh khối tài liệu năm 2006 Việc phân loại tài liệu theo các trình tự sau:

Trên cơ sở tài liệu của năm 2006 phân tài liệu ra thành nhóm lớn (nhóm cơ

bản) sau đó phân chia tài liệu trong nhóm lớn thành các nhóm vừa và từ nhóm vừa phân thành các nhóm nhỏ cuối cùng là nhóm nhỏ nhất/đơn vị bảo quản

Ví dụ: Tài liệu khối văn hóa-xã hội được phân như sau:

VI- Khối Văn xã: (Nhóm lớn)

1 Tài liệu chung về khối văn xã.(Nhóm vừa)

2 Chương trình, kế hoạch, báo cáo (Nhóm vừa)

3 Tài liệu về Văn hóa thông tin: (Nhóm vừa)

3.1- Tài liệu chung

3.2- Chương trình, kế hoạch, báo cáo

Trang 11

3.3- Văn hóa - nghệ thuật.

3.4- Phát thanh - truyền hình

3.5- Tuyên truyền - cổ động

3.6- Các tài liệu khác

4 Tài liệu về thể dục thể thao (Nhóm vừa)

5 Tài liệu về Giáo dục: (Nhóm vừa)

5.3- Quy hoạch về giáo dục

5.4- Điều tra về giáo dục

5.5- Đề án, dự án về giáo dục (kể cả về xây dựng cơ sở vật chất)

6 Tài liệu về Y tế-dân số-CTĐ: (Nhóm vừa)

6.3- Quy hoạch, điều tra về y tế

8 Tài liệu về Lao động - Thương binh - Xã hội: (Nhóm vừa)

8.3- Chế độ, chính sách, đền ơn đáp nghĩa

8.4- Lao động công ích, Xóa đói giảm nghèo

8.5- Giải quyết việc làm

8.6- Trợ cấp xã hội, trợ cấp khó khăn

8.7- Bảo hiểm xã hội

- Tiến hành lập hồ sơ đối với những tài liệu chưa được lập hồ sơ:

Trong phạm vi các nhóm nhỏ, căn cứ vào bản hướng dẫn phân loại, lập hồ

sơ và bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành lập hồ sơ kết hợp với xác định giá trị và định thời hạn bảo quản cho hồ sơ

Trong quá trình sắp xếp văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ, đã xem xét loại ra

khỏi hồ sơ những văn bản, tài liệu hết giá trị Đối với tài liệu hết giá trị phải viết tiêu đề tóm tắt để thống kê thành danh mục tài liệu hết giá trị Tài liệu trùng thừa

và tài liệu bị bao hàm thuộc hồ sơ nào phải được sắp xếp ở cuối hồ sơ đó và chỉ loại ra khỏi hồ sơ sau khi đã kiểm tra Có những hồ sơ nhiều văn bản, tài liệu quá dày, ta có thể phân chia ra nhiều đơn vị bảo quản một cách hợp lý

- Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ:

Tài liệu sau khi đã được lập hồ sơ, căn cứ bản hướng dẫn phân loại, lập hồ

sơ và bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu, tiến hành kiểm tra toàn bộ hồ sơ của phông; chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ kết hợp với xác định giá trị và định thời gian bảo quản đối với những hồ sơ được lập nhưng chưa đạt yêu cầu Hồ sơ sau khi hoàn thiện được để trong tờ bìa tạm và ghi tiêu đề hồ sơ, thời hạn bảo quản, thời gian sớm nhất và muộn nhất của tài liệu có trong hồ sơ trên tấm thẻ tạm Ví dụ: Hồ

sơ về các chính sách đối với đồng bào dân tộc thiểu số, Thời gian từ 18/3/2006 - 15/12/2006, Thời hạn bảo quản: Lâu dài

- Hệ thống hóa hồ sơ:

Trang 12

Sắp xếp các thẻ tạm trong phạm vi mỗi nhóm nhỏ; sắp xếp các nhóm nhỏ

trong từng nhóm vừa, các nhóm vừa trong mỗi nhóm lớn và các nhóm lớn trong

phông theo phương án phân loại và đánh số thứ tự tạm thời lên thẻ tạm

Sắp xếp toàn bộ hồ sơ (đơn vị bảo quản) theo số thứ tự tạm thời của thẻ tạm,

khi hệ thống hóa hồ sơ thì kết hợp kiểm tra và tiến hành chỉnh sửa đối với những

ăn phòng Ủy ban nhân dân Huyện

Chức năng:

Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Nhà Bè có chức năng tham mưu tổng hợp giúp Ủy ban nhân dân Huyện về hoạt động của Ủy ban nhân dân Huyện; tham mưu giúp Ủy ban nhân dân về công tác dân tộc; tham mưu giúp Chủ tịch Ủy ban nhân dân Huyện về chỉ đạo, điều hành; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Ủy ban nhân dân và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo

cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Ủy ban nhân dân Huyện.

Nhiệm vụ và quyền hạn:

Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác, báo cáo sơ kết, tổng kết hoạt động, báo cáo kiểm điểm công tác chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân Huyện và các báo cáo khác của Ủy ban nhân dân Huyện theo sự chỉ đạo của Chủ tịch Ủy ban nhân dân Huyện;

Chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân Huyện theo quy định của pháp luật Thực hiện công tác thông tin báo cáo định

kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật;

Xây dựng, trình Ủy ban nhân dân Huyện thông qua và giúp Ủy ban nhân dân Huyện kiểm tra, đôn đốc, tổng kết việc thực hiện Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân Huyện;

Theo dõi, nắm tình hình hoạt động chung của Ủy ban nhân dân Huyện; tổ chức việc thu thập, tổng hợp và cung cấp thông tin phục vụ chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Huyện; chịu trách nhiệm rà soát trình tự thủ tục, thể thức văn bản trước khi trình

Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân Huyện xem xét, quyết định;

Giúp Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Huyện tổ chức thực hiện Quy chế phối hợp công tác giữa Ủy ban nhân dân Huyện với Thường trực Huyện ủy, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, các đoàn thể Huyện và các cơ quan, tổ chức khác đóng trên địa bàn Huyện;

Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân dân Huyện; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan Giúp Ủy ban nhân dân Huyện phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó;

Quản lý thống nhất việc ban hành văn bản của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Huyện; tham mưu giúp Ủy ban nhân dân Huyện về công tác dân tộc; công tác công văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước theo quy định của pháp luật thuộc phạm vi của Văn phòng;

Chủ trì và phối hợp với Phòng Nội vụ Huyện và các cơ quan liên quan trong việc thực hiện rà soát thủ tục hành chính tại Ủy ban nhân dân Huyện, xã, thị trấn;

Trình Ủy ban nhân dân Huyện chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng;

Giúp Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Huyện tổ chức tiếp công dân, tiếp nhận các đơn thư khiếu nại theo quy định;

Tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân Huyện; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của Ủy ban nhân dân Huyện theo quy định;

Tham dự và ghi biên bản các phiên họp của Ủy ban nhân dân Huyện; tổng hợp, thông tin, báo cáo kết luận của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Huyện và theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện các kết luận đó;

Quản lý tài sản, trang thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật;

Trang 13

Thực hiện nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân Huyện giao và theo quy định của pháp luật.

Lãnh đạo Văn phòng UBND:

MỤC LỤC

Trang

Lời nói đầu 1

Mở đấu 2

I. Phân loại tài liệu lưu trữ 4

1. Phân loại tài liệu theo phông lưu trữ quốc gia 5

2. Phân loại tài liệu trong các kho lưu trữ 5

3. Một số cách phân loại tài liệu phông lưu trữ 6

II. Đánh giá tài liệu lưu trữ 12

1. Đánh giá tài liệu nhằm 12

2. Nguyên tắc xác định giá trị tài liệu 12

3. Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ 12

4. Tổ chức công tác xác định tài liệu 13

III. Bổ sung tài liệu lưu trữ 13

1. Ý nghĩa và yêu cầu bổ sung tài liệu lưu trữ 13

2. Nội dung công tác thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ 14

3. Nguyên tắc thu thập và bổ sung tài liệu vào các lưu trữ 15

4. Những yêu cầu của bổ sung tài liệu lưu trữ 16

5. Các nguồn bổ sung tài liệu lưu trữ 16

6. Thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ cơ quan 17

7. Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử 19

Kết luận 24

Trang 14

LỜI NÓI ĐẦU

Trong tất cả các công tác Hành chính văn phòng thì công tác lưu trữ là một công tácrất quan trọng và không thể thiếu của một cơ quan tổ chức nào nhất là đối với các cơ quanhành chính Nhà nước Một trong những công việc của các cơ quan hành chính nhà nước làcông tác Hành chính văn phòng mà cụ thể hơn nữa là công tác lưu trữ Đây là việc lựa chọn,giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, giấy tờ có giá trị được hình thành trong quá trìnhhoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu thông tin quá khứ khi cầnthiết Chính vì thế mà công tác lưu trữ đặc biệt quan trọng

Thực trạng công tác lưu trữ trong các cơ quan Hành chính Nhà nước hiện nay đangcòn nhiều bất cập, cần có những phương hướng giải pháp đưa ra để nâng cao chất lượngcông tác lưu trữ của các cơ quan Hành chính Nhà nước Tuy nhiên, nhóm chúng tôi không đisâu vào tất cả các vấn đề của công tác lưu trữ mà chỉ đề cập đến một số khía cạnh trong cáckhâu của nghiệp vụ lưu trữ và bổ sung thêm một số ý kiến về phương pháp hoàn thiện các

khâu lưu trữ đó Cụ thể các các vấn đề mà chúng tôi nói đến là: 1 Phân loại tài liệu lưu trữ;

2 Đánh giá tài liệu lưu trữ; 3 Bổ sung tài liệu vào các kho lưu trữ.

Đây không phải là một bài viết mới mẻ, tuy nhiên có nhiều vấn đề khó khăn trong lúcgiải quyết, bên cạnh đó xã hội luôn luôn vận động và phát triển, khoa học kỹ thuật ngày cànghiện đại nên các vấn đề mà nhóm chúng tôi nói ở đây cũng luôn thay đổi, vì vậy khi viết bàikhông thể bỏ qua sai sót, kính mong quý giảng viên và bạn đọc có những đóng góp để chobài viết được hoàn thiện hơn

Xin chân thành cảm ơn!

(Lê Quang Hải).

HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TRONG CƠ QUAN NHÀ NƯỚC

MỞ ĐẦU

Trang 15

Công tác lưu trữ là việc lựa chọn, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, giấy tờ

có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, cá nhân để làm bằng chứng

và tra cứu thông tin quá khứ khi cần thiết

Đối tượng của công tác lưu trữ là tài liệu lưu trữ nhưng không phải tất cả các tài liệu làtài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ là những vật mang tin dưới dạng giấy, vải, vỏ cây, da thú hoặc dướidạng hình ảnh, âm thanh,… được hình thành trong quá trình hoạt dộng của các cơ quan, các

cá nhân tiêu biểu, có ý nghĩa chính trị kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác,được đảm bảo trong các kho lưu trữ nhằm phục vụ cho những mục đích nhất định

Trong thực tế có rất nhiều loại tài liệu khác nhau tùy đặc trưng của tài liệu

Dựa vào các lịnh vực mà nội dung tài liệu đề cập đến có thể chia tài liệu lưu trữ thành:

- Tài liệu của các cơ quan, tổ chức của Đảng;

- Tài liệu quản lý hành chính;

- Tài liệu của các doanh nghiệp;

Theo kỹ thuật chế tác tài liệu lưu rữ bao gồm:

- Tài liệu chữ viết trên giấy, gồm có: luật, nghị quyết, nghị định, chỉ thị, thông tư v.v…

- Tài liệu phim ảnh băng ghi âm, gồm có: các văn bản, dương bản của các cuốn phim,bức ảnh, băng hình, băng ghi âm, có giá trị

- Tài liệu khoa học – kỹ thuật, gồm có: các bản thiết kế chế tạo máy, thiết kế xây dựn,trắc địa, thăm dò mỏ dịa chất, các tài liệu khí tượng thủy văn, v.v

Theo tác giả tài liệu:

- Tài liệu của Chính phủ;

- Tài liệu của Văn phòng Chính phủ;

- Tài liệu của Bộ Giáo dục và đào tạo;

- Tài liệu của UBND tỉnh;

- Tài liệu của UBND huyện;

- Tài liệu của Học viện Hành chính;

- …

Ngoài ra cũng có thể phân loại tài liệu lưu trữ theo các dạng khác

Dù phân loại theo cách nào thì tài liệu lưu trữ cũng có những ý ngĩa sau đây:

Được hình thành trong qua trình hoạt động của các cơ quan, tập thể và cá nhân, ghi lạimọi hoạt động của xã hội qua các thời kỳ lịch sử, phản ánh kinh nghiệm phong phú của quần

Trang 16

chúng nhân dân trên các mặt chính trị, quân sự an ninh, ngoại giao, văn hóa – xã hội, khoahọc kỹ thuật, giáo dục.

Phản ánh sự khách quan, phản ánh có hệ thống giúp cho việc nghiện cứu và tìm ra cácquy luật phát triển của tự nhiên và xã hội

Phục vụ công tác hàng ngày của cán bộ lãnh đạo và cán bộ chuyên môn trong cơ quan

để giải quyết công việc, sơ kết, tổng kết công tác; xây dựng chương trình, kế hoạch đượcthuận lợi, có căn cứ khoa học và thực tế

Tài liệu lưu trữ nói chung, đặc biệt là tài liệu lưu trữ của chính quyền các cấp, các tổchức chín trị - xã hội, các đơn vị vũ trang, sự nghiệp,… chứa đựng rất nhiều bí mật thông tinquan trọng, quý hiếm đó là nguồn sử liệu quan trọng và cần thiết để khai thác: xâydựng truyền thống, giáo dục thế hệ tương lai, giới thiệu trên các phương tiện thông tin đạichúng, làm tài liệu giảng dạy trong nhà trường v.v…

Qua những ý nghĩa trên công tác lưu trữ có nhiều chức năng quan trọng nhưng quan trọng nhất vẫn là hai chức năng cơ bản:

- Tổ chức bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu phông lưu trữ quốc gia, phông lưu trữ

cơ quan

- Tổ chức sử dụng tài liệu nhằm góp phần thực hiện tốt đường lối, chủ trương, chínhsách và những nhiệm vụ chính trị của đảng và Pháp luật của Nhà nước đề ra trong từng giaiđoạn

Trong giai đoạn hiện nay, giai đoạn toàn cầu hóa, hiện đại hóa công tác lưu trữ lạikhông kém phần quan trọng trong công việc hằng ngày của văn phòng, nhất là các văn phòngcủa cơ quan nhà nước

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Công việc của hành chính văn phòng bao gồm nhiều công việc khác nhau, được chiathành từng giai đoạn cụ thể Và nghiệp vụ lưu trữ cũng giống vậy được chia thành các côngviệc, các khâu khác nhau trong quá trình lưu trữ, tuy nhiên nghiệp vụ lưu trữ có những đặctrưng và nét riêng biệt của mình

I. PHÂN LOẠI TÀI LIỆU LƯU TRỮ.

Phân loại là khái niệm được sử dụng rất phổ biến trong các lĩnh vực hoạt động của xãhội loài người Phân loại là dựa vào những dấu hiệu giống nhau và khác nhau để phân chia,sắp xếp các sự vật, hiện tượng trong tự nhiên, xã hội theo một trật tự nhất định Chính vì vậy,phân loại là chìa khoá giúp cho loài người nhận biết được thế giới

Qua phân loại, loài người tổ chức được các sự vật, vật chất, hiệt tượng, con người,động vật, thực vật, thành các lớp Lớp chính là một tập hợp các đơn vị, thành tố có chungmột, hoặc một số đặc điểm, ví dụ: sắt, đồng chì, kẽm có chung đặc đặc điểm là kim loại Cơ

sở để chia lớp là những đặc tính giống nhau của sự vật và hiện tượng Dựa vào phương pháp

Định dạng
Số trang	33
Dung lượng	245,5 KB