Công tác văn thư của văn phòng HĐND – UBND huyện kim bảng

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN MỞ ĐẦU 3 I.Thông tin về cơ quan thực tập 3 II.Thông tin về đề tài nghiên cứu 3 1.Lý do chọn đề tài 3 2. Mục tiêu của đề tài 4 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 5 4. Nguồn tài liệu tham khảo 5 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 5 6. Phương pháp làm việc 5 7. Bố cục của đề tài 6 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HĐND UBND HUYỆN KIM BẢNG 7 1.1. Chức năng ,nhiệm vụ ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Kim Bảng 7 1.1.1.Vài nét về UBND huyện Kim Bảng 7 1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Kim Bảng 7 1.1.1.1. Chức năng của UBND huyện Kim Bảng. 7 1.1.1.2. Nhiệm vụ ,quyền hạn của UBND huyện Kim Bảng. 8 1.1.1.3. Cơ cấu tổ chức UBND huyện Kim Bảng. 9 1.2.Tình hình tổ chức ,quản lý ,hoạt động công tác hành chính văn phòng của của UBND huyện Kim Bảng 10 1.2.1.Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND UBND huyện Kim Bảng 11 1.2.1.1 Chức năng ,nhiệm vụ,cơ cấu tổ chức của văn phòng 11 1.2.1.1.1. Chức năng 11 1.2.1.1.2. Nhiệm vụ 12 1.2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND UBND huyện Kim Bảng 14 1.2.1.2.Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng 15 1.2.1.2.1. Lãnh đạo văn phòng 15 1.2.1.2.2. Nhân viên văn phòng (nhân viên làm việc trong các bộ phận trực thuộc Khối Văn phòng ) 18 1.3.1.Sơ đồ bố trí phòng làm việc khoa học của Văn phòng HĐND – UBND huyện Kim Bảng. 22 1.3.1.1.Ưu điểm. 22 1.3.1.2.Nhược điểm. 22 PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ : TỔ CHỨC VĂN THƯ LƯU TRỮ 23 2.Khảo sát tình hình công tác Văn thư của Văn phòng HĐND – UBND huyện Kim Bảng 23 2.1.Khái quát về công tác Văn thư 23 2.1.1Khái niệm về công tác Văn thư 23 2.1.2.Nội dung của công tác Văn thư 23 2.1.3.Yêu cầu của công tác Văn thư 23 2.1.4. Ý nghĩa của công tác Văn thư 24 2.2. Mô hình tổ chức Văn thư của Văn phòng HĐND – UBND huyện Kim Bảng 24 2.2.1.Thực trạng công tác Văn thư tại UBND huyên Kim Bảng. 24 2.3. Soạn thảo và ban hành văn bản 25 2.3.1. Các quy định của UBND huyện Kim Bảng về việc soạn thỏa và ban hành văn bản 25 2.3.2. Thẩm quyền ban hành văn bản của UBND huyện. 25 2.3.3. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Kim Bảng 26 2.3.4.Quản lý văn bản đi 27 2.3.5. Số lượng văn bản UBND huyện Kim Bảng ban hành trong 5 năm gần đây và tình hình kiểm tra,rà soát,hệ thống hóa văn bản của cơ quan. 28 2.3.6. Nhận xét những ưu ,nhược điểm về các nội dung ,thẩm quyền ban hành văn bản ,thể thức ,kỹ thuật trình bày văn bản ,quy trình soạn thảo 28 2.4.Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản. 32 2.4.1.Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi. 32 2.4.2.Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến. 34 2.4.3.Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 36 2.4.4.Nhận xét về nội dung quản lý giải quyết văn bản của UBND huyện Kim Bảng 38 2.5.Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 39 3.Khảo sát tình hình Công tác lưu trữ 40 3.1 Tình hình kho và tài liệu trong kho. 40 3.2.Công tác thu thập và bổ sung tài liệu 40 3.3.Xác định giá trị tài liệu 41 3.4.Công tác chỉnh lý tài liệu 42 3.5 .Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ 44 3.6.Công tác tổ chức sử dụng tài liệu Lưu trữ 44 3.7.Nhận xét thực trạng công tác Lưu trữ 45 3.7.1. Ưu điểm 45 3.7.2.Nhược điểm 45 PHẦN III. NỘI DUNG KẾT QUẢ THỰC TẬP 46 1.Về công tác hoạt động của Văn phòng 46 1.1.Tham gia tổ chức soạn thảo và kiểm tra thể thức văn bản 46 1.2.Tham gia tổ chức chuyế đi công tác cho lãnh đạo 46 1.3.Tham gia tổ chức Hội nghị, Hội họp, Hội thảo . 47 1.4 . Tổ chức tiếp khách đến cơ quan liên hệ công tác 47 2.Công tác Văn thư Lưu trữ. 48 2.1. Tổ chức đăng ký và chuyển giao văn bản đi 48 2.2. Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 48 2.3. Quản lý và sử dụng con dấu 49 2.4 .Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan. 49 PHẦN IV. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 50 1.Đánh giá chung 50 1.1.Ưu điểm 50 1.2Nhược điểm 51 1.3.Những giải pháp 52 KẾT LUẬN 55 PHỤ LỤC

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN MỞ ĐẦU 3

I.Thông tin về cơ quan thực tập 3

II.Thông tin về đề tài nghiên cứu 3

1.Lý do chọn đề tài 3

2 Mục tiêu của đề tài 4

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 5

4 Nguồn tài liệu tham khảo 5

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 5

6 Phương pháp làm việc 5

7 Bố cục của đề tài 6

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HĐND- UBND HUYỆN KIM BẢNG 7

1.1 Chức năng ,nhiệm vụ ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Kim Bảng 7

1.1.1.Vài nét về UBND huyện Kim Bảng 7

1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Kim Bảng 7

1.1.1.1 Chức năng của UBND huyện Kim Bảng 7

1.1.1.2 Nhiệm vụ ,quyền hạn của UBND huyện Kim Bảng 8

1.1.1.3 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Kim Bảng 9

1.2.Tình hình tổ chức ,quản lý ,hoạt động công tác hành chính văn phòng của của UBND huyện Kim Bảng 10

1.2.1.Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND- UBND huyện Kim Bảng 11

1.2.1.1 Chức năng ,nhiệm vụ,cơ cấu tổ chức của văn phòng 11

1.2.1.1.1 Chức năng 11

1.2.1.1.2 Nhiệm vụ 12

1.2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND- UBND huyện Kim Bảng14 1.2.1.2.Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí

trong văn phòng 15

1.2.1.2.1 Lãnh đạo văn phòng 15

1.2.1.2.2 Nhân viên văn phòng (nhân viên làm việc trong các bộ phận trực thuộc Khối Văn phòng ) 18

1.3.1.Sơ đồ bố trí phòng làm việc khoa học của Văn phòng HĐND – UBND huyện Kim Bảng 22

1.3.1.1.Ưu điểm 22

1.3.1.2.Nhược điểm 22

PHẦN II: CHUYÊN ĐỀ : TỔ CHỨC VĂN THƯ- LƯU TRỮ 23

2.Khảo sát tình hình công tác Văn thư của Văn phòng HĐND – UBND huyện Kim Bảng 23

2.1.Khái quát về công tác Văn thư 23

2.1.1Khái niệm về công tác Văn thư 23

2.1.2.Nội dung của công tác Văn thư 23

2.1.3.Yêu cầu của công tác Văn thư 23

2.1.4 Ý nghĩa của công tác Văn thư 24

2.2 Mô hình tổ chức Văn thư của Văn phòng HĐND – UBND huyện Kim Bảng 24

2.2.1.Thực trạng công tác Văn thư tại UBND huyên Kim Bảng 24

2.3 Soạn thảo và ban hành văn bản 25

2.3.1 Các quy định của UBND huyện Kim Bảng về việc soạn thỏa và ban hành văn bản 25

2.3.2 Thẩm quyền ban hành văn bản của UBND huyện 25

2.3.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Kim Bảng 26

2.3.4.Quản lý văn bản đi 27

2.3.5 Số lượng văn bản UBND huyện Kim Bảng ban hành trong 5 năm gần đây và tình hình kiểm tra,rà soát,hệ thống hóa văn bản của cơ quan 28

2.3.6 Nhận xét những ưu ,nhược điểm về các nội dung ,thẩm quyền ban

hành văn bản ,thể thức ,kỹ thuật trình bày văn bản ,quy trình soạn thảo 28

2.4.Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản 32

2.4.1.Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 32

2.4.2.Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 34

2.4.3.Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 36

2.4.4.Nhận xét về nội dung quản lý giải quyết văn bản của UBND huyện Kim Bảng 38

2.5.Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 39

3.Khảo sát tình hình Công tác lưu trữ 40

3.1 Tình hình kho và tài liệu trong kho 40

3.2.Công tác thu thập và bổ sung tài liệu 40

3.3.Xác định giá trị tài liệu 41

3.4.Công tác chỉnh lý tài liệu 42

3.5 Công tác bảo quản tài liệu Lưu trữ 44

3.6.Công tác tổ chức sử dụng tài liệu Lưu trữ 44

3.7.Nhận xét thực trạng công tác Lưu trữ 45

3.7.1 Ưu điểm 45

3.7.2.Nhược điểm 45

PHẦN III NỘI DUNG KẾT QUẢ THỰC TẬP 46

1.Về công tác hoạt động của Văn phòng 46

1.1.Tham gia tổ chức soạn thảo và kiểm tra thể thức văn bản 46

1.2.Tham gia tổ chức chuyế đi công tác cho lãnh đạo 46

1.3.Tham gia tổ chức Hội nghị, Hội họp, Hội thảo 47

1.4 Tổ chức tiếp khách đến cơ quan liên hệ công tác 47

2.Công tác Văn thư - Lưu trữ 48

2.1 Tổ chức đăng ký và chuyển giao văn bản đi 48

2.2 Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến 48

2.3 Quản lý và sử dụng con dấu 49

2.4 Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan 49

PHẦN IV KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 50

1.Đánh giá chung 50

1.1.Ưu điểm 50

1.2Nhược điểm 51

1.3.Những giải pháp 52

KẾT LUẬN 55 PHỤ LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

HĐND – UBND Hội đồng nhân dân – Uỷ ban nhân dân

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay đất nước đang dần đổi mới theo hướng công nghiệp hóa – hiệnđại hóa , cũng như những đòi hỏi về xu hướng phát triển tất yếu thì mỗi nghành ,mỗi lĩnh vực hoạt động trong xã hội không ngừng được đổi mới với Cùng với

sự phát triển đó công tác Văn phòng cũng được chú trọng đẩy mạnh phát triểnnhằm phục vụ lợi ích doanh nghiệp và đất nước Hệ thống Văn phòng ở các cơquan , đơn vị sự nghiệp , các doanh nghiệp , các tổ chức từ Trung ương đến địaphương ngày càng được mở rộng và phát triển Việc nâng cao chất lượng Vănphòng là một đòi hỏi cần thiết cho quá trình tổ chức hoạt động của cơ quannhằm đóng góp hiệu quả cho việc xây dựng kinh tế đất nước ngày càng pháttriển theo hướng công nghiệp hóa – hiện đại hóa

Trước tình hình thực tế đó Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã mở khoaQuản trị văn phòng nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội về nguồn nhân lực có trình độchuyên môn và nghiệp vụ về công tác hành chính Văn phòng Qua quá trìnhđào tạo Trường đã đào tạo được hàng nghìn sinh viên trở thành những cán bộVăn phòng giỏi về chuyên môn và thành thạo về kỹ năng nghiệp vụ trong vănphòng

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Quản trị Văn phòng và chấtlượng đào tạo em đã đăng ký và theo học chuyên nghành đào tạo Quản trị Vănphòng của trường Đại học Nội vụ Hà Nội Trong quá trình học tập và rèn luyệntại trường em đã được các thầy cô truyền đạt một lượng kiến thức quý báu vềmặt lý thuyết nhưng chưa có cơ hội vận dụng vào thực tế.Với phương châm :

“học thật ,thi thật để ra đời làm việc thật” trường đã đạo tạo sinh viên theo lýluận thực tế: “ Học đi đôi với hành ’’ lý luận phải gắn với thực tế Để giúp sinhviên có thể hiểu hơn về ngành học và có cơ hội áp dụng lý thuyết vào thực tếTrường đã tổ chức cho sinh viên năm 4 khóa đào tạo hệ Đại học đầu tiên tạiTrường đi thực tập tại cơ quan nhằm giúp sinh viên áp dụng các kiến thức đãhọc tại trường vào thực tế công việc đồng thời cũng giúp sinh viên hoàn thiệnvốn kiến thức , nâng cao hiểu biết và kỹ năng giao tiếp của mỗi cá nhân phục vụquá trình học tập tiếp theo tại trường

Trên cơ sở định hướng của Khoa , em đã liên hệ và có kỳ thực tập khá bổích tại Văn phòng HĐND- UBND huyện Kim Bảng ( Từ ngày 04 tháng 01 đến

11 tháng 3 năm 2016) Qua khoảng thời gian thực tập tại Văn phòng huyện tuykhông dài nhưng với sự giúp đỡ , hướng dẫn nhiệt tình của các anh chị trongVăn phòng huyện ,cùng với những kiến thức đã được trang bị và tinh thầnmuốn học hỏi em đã rút ra được nhiều kinh nghiệm quý báu cho bản thân vềchuyên ngành mình đang học Đồng thời rèn luyện cho em một phong cách làmviệc chủ động , sáng tạo và năng động hơn Nó đã trở thành hành trang vữngvàng và cần thiết cho em trên con đường sự nghiệp sau này

Dưới đây là bài báo cáo thực tập tốt nghiệp của em Bài báo cáo là sảnphẩm em có được trong quá trình khảo sát thực tế tại Văn phòng HĐND- UBNDhuyện Kim Bảng Mặc dù đã cố gắng đi sâu vào tìm hiểu thực tế các chứcnăng ,hoạt động của cơ quan nhưng bài báo cáo này của em chưa phản ánh hếtđược thực tế hoạt động của cơ quan Vì vậy kính mong thầy cô đóng góp ý kiến

để em rút kinh nghiêm và hoàn thiện chuyên môn của mình trong quá trình làmviệc sau khi ra trường

Em xin chân thành cảm ơn !

PHẦN MỞ ĐẦU I.Thông tin về cơ quan thực tập

Hình ảnh: Trụ sở UBND huyện Kim Bảng

1.Tên cơ quan,đơn vị thực tập: Văn phòng HĐND – UBND huyện Kim Bảng2.Thủ trưởng cơ quan, đơn vị thực tập:

- Chánh văn phòng :Vũ Hoàng Long

- Phó chánh văn phòng : Nguyễn Văn Linh & Nguyễn Văn Đại

doanh nghiệp đều có những cách tổ chức sắp xếp bộ máy hoạt động riêng chophù hợp với tiến trình đi lên hội nhập của cơ quan, tổ chức

Trong cơ quan nhà nước hay doanh nghiệp văn bản giấy tờ luôn là cầunối quan trọng giữa các tổ chức kinh tế, giữa nhà nước với nhân dân, hay giữadoanh nghiệp với khách hàng.Góp phần tạo nên sự thành công của tiến trình giảiquyết công việc

Công tác văn thư có vai trò rất lớn không thể thiếu trong các đơn vị hành chính,các doanh nghiệp Bởi mọi văn bản giấy tờ đều được tập trung vào đầu mối là

bộ phận văn thư-lưu trữ để quản lý và sử dụng có hiệu quả

Có thể nói công tác văn thư là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo cơ quannắm bắt được tình hình hoạt động của cơ quan Thực hiện tố công tác Văn thưgiúp đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời những những thông tin quyếtđịnh quản lý Trên cơ sở đó ban lãnh đạo đưa ra được những quyết định đúngđắn đảm bảo cho lợi ích của cơ quan ,doanh nghiệp

Để tìm hiểu rõ hơn về công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt là công tácvăn thư lưu trữ nắm bắt được những thuận lợi và khó khăn của ngành em đãđăng ký thực tập tốt nghiệp tại Văn phòng HĐND – UBND huyện Kim Bảng.Đây chính là cơ hội cho bản thân em nói riêng được vận dụng kiến thức đã được

học vào thực tiễn, nhằm gắn liền giữa “Lý luận và thực tiễn” giữa “Học đi đôi với hành” để củng cố lý thuyết, rèn luyện kỹ năng nghiệp vụ của bản thân.

2 Mục tiêu của đề tài

Nghiên cứu đề tài nhằm đạt được những mục đích sau:

-Tìm hiểu, khái quát được công tác Văn phòng tại Văn phòng HĐND –UBND huyện Kim Bảng;

-Tìm hiểu về công tác Văn thư – Lưu trữ của cơ quan

- Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động văn thư của cơ quan để thấy

rõ những ưu điểm và hạn chế còn lại;

- Kết quả bản thân đã đạt được trong quá trình thực tập tại cơ quan

- Từ các kết quả khảo sát thực tế đưa ra ý kiến, đề xuất các giải pháp nhằmnâng cao hiệu quả công tác Văn phòng và công tác văn thư tại cơ quan

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của bài báo cáo là Lý thuyết về Công tácVăn phòng và cụ thể hơn là thực tiễn các hoạt động Văn thư tại Văn phòngHĐND – UBND huyện Kim Bảng bao gồm:

-Cơ cấu, chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND – UBND huyện KimBảng

- Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính Vănphòng

- Tìm hiểu về tổ chức công tác Văn thư tại cơ quan;

- Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn phòng tại cơ quan

4 Nguồn tài liệu tham khảo

Bài báo cáo sử dụng các tài liệu tham khảo như :

- Cuốn “Lịch sử Văn phòng UBND huyện”;

- Luật tổ chức Hội đồng nhân dân ,ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm2003;

- Nghị định số 37/2014/NĐ – CP ngày 05 tháng 5 năm 2014 quy định về tổchức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện,quạn ,thị xã,thành phố thuộctỉnh ;

- Hướng dẫn số 48-HD/ VPTW ngày 11 tháng 3 năm 2015 Hướng dẫn vềcông tác văn thư trong các cơ quan của tổ chức chính trị - xã hội;

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ

về công tác văn thư;

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Đã có rất nhiều bài nghiên cứu, bài báo viết về đề tài này tuy nhiên mỗibài nghiên cứu đều có cái hay riêng và được dùng lại tại mỗi cơ quan khác nhau.Bài báo cáo này của em nhằm kế thừa và phát triển trên cơ sở lý luận đó và tìmhiểu rõ hơn về công tác Văn phòng tại UBND huyện Kim Bảng

6 Phương pháp làm việc

Để nghiên cứu và thực hiện tốt bài báo cáo này em đã sử dụng một số mộtpháp nghiên cứu như :

PHẦN III: Kết quả đạt được

PHẦN IV: Kết luận và đề xuất kiến nghị

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HĐND- UBND HUYỆN

KIM BẢNG 1.1 Chức năng ,nhiệm vụ ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Kim Bảng

1.1.1.Vài nét về UBND huyện Kim Bảng

Kim Bảng là huyện nằm ở phía tây bắc của tỉnh Hà Nam, cách Hà Nộikhoảng 60 km, phía bắc giáp các huyện Ứng Hoà, Mỹ Đức, Hà Nội, phía tâygiáp huyện Lạc Thủy, tỉnh Hòa Bình, phía đông giáp huyện Duy Tiên và thànhphố Phủ Lý, phía nam giáp huyện Thanh Liêm; gần trục quốc lộ 1A, 21A, 21B,38B Toàn huyện có 17 xã và 1 thị trấn

Kim Bảng nằm trong vùng tiếp xúc giữa vùng trũng đồng bằng sông Hồng

và dải đá trầm tích ở phía tây nên có địa hình đa dạng Phía bắc sông Đáy

là đồng bằng thấp với các dạng địa hình ô trũng, phía nam sông Đáy là vùng đồinúi có địa hình cao, tập trung nhiều đá vôi, sét Ở đây khí hậu mang những đặcđiểm của khí hậu đồng bằng sông Hồng: nhiệt đới gió mùa, mùa đông lạnh vàmùa hạ nóng ẩm, mưa nhiều.Vùng đồng bằng thích hợp trồng lúa nước,vùng núi

ba sao có các cây ăn quả như na Ngoài ra còn có tài nguyên khoáng sản :núi đávôi thích hợp sản xuất xi măng và vật liệu xây dựng( nhà máy xi măng BútSơn).Trên dịa bản huyện còn có nhiều danh lam thắng cảnh : Ngũ động ThiSơn.Ao rong, hồ sinh thái Ba sao, Về dân só toàn huyện có 201,2 nghìn ngườiCùng với sự thuận lợi về vị trí địa lí của huyện,UBND huyện Kim Bảngđược đặt ở vị trí trung tâm của huyện , ngay mặt đường ,nơi mọi người dễ tìmthấy ,thuận tiện cho giao thông đi lại

1.1.2.Chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Kim Bảng

1.1.1.1 Chức năng của UBND huyện Kim Bảng.

Uỷ ban nhân dân huyện Kim Bảng do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quanchấp hành của Hội đồng nhân dân , cơ quan hành chính nhà nước ở địaphương,chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà

nước cấp trên.

UBND huyện có trách nhiệm tổ chức và chỉ đạo thi hành Hiến pháp, Luật,các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấp.UBND cấp trên chỉ đạo hoạt động của UBND cấp dưới trực tiếp Trong phạm vinhiệm vụ, quyền hạn do pháp luật quy định, UBND ra Quyết định, Chỉ thị và tổchức thực hiện, kiểm tra việc thi hành các văn bản đó, nhằm đảm bảo thực hiệnchủ trương ,biện pháp phát triển kinh tế - xã hội ,củng cố an ninh ,quốc phòng

và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn huyện

UBND huyện Kim Bảng thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địaphương ,góp phần bảo đảm sự chỉ đạo quản lý thống nhất trong bộ máy hànhchính nhà nước từ trung ương tới cơ sở

1.1.1.2 Nhiệm vụ ,quyền hạn của UBND huyện Kim Bảng

UBND huyện Kim Bảng thảo luận tập thể và quyết định theo đa số các vấn

đề được quy định tại Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân -Uỷ ban nhân dân vànhững vấn đề quan trọng khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền củaUBND huyện quyết định

- Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế- xã hội hàng năm trình HĐND cùngcấp thông qua ,tổ chức kiểm tra việc thực hiện kế hoạch

- Quản lý nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâmnghiệp, ngư nghiệp, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại - dịch vụ,văn hóa, giáo dục, y tế, khoa học, công nghệ và môi trường, thể dục - thể thao,phát thanh - truyền hình và các lĩnh vực xã hội khác; quản lý nhà nước về đất đai

và các nguồn tài nguyên thiên nhiên khác, quản lý việc thực hiện tiêu chuẩn đolường chất lượng sản phẩm hàng hóa

- Tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành hiến pháp,luật, các văn bản của cơ quan cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp trong

cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế,tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân vàcông dân ở địa phương

- Bảo đảm an ninh chính trị, trật tự, an toàn xã hội, thực hiện nhiệm vụ xâydựng lực lượng vũ trang và xây dựng quốc phòng toàn dân, thực hiện chế độ

nghĩa vụ quân sự, nhiệm vụ hậu cần tại chỗ, nhiệm vụ động viên, chính sách hậuphương quân đội và chính sách đối với các lực lượng vũ trang nhân dân ở địaphương, quản lý hộ tịch, hộ khẩu ở địa phương, quản lý việc cư trú đi lại củangười nước ngoài ở địa phương.

- Phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản của nhà nước, tổ chức kinh tế, tổchức xã hội, bảo vệ tính mạng, tự do, danh dự, nhân phẩm, tài sản, các quyền vàlợi ích hợp pháp khác của công dân; chống tham nhũng, chống buôn lậu, làmhàng giả và các tệ nạn xã hội khác

- Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động tiền lương, đào tạo đội ngũcông chức viên chức Nhà nước và cán bộ cấp xã, công tác bảo hiểm xã hội theo

-Xây dựng quy hoạch kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội như phát triểncông nghiệp và tiểu thủ công nghiệp ,du lịch thương mại trên địa bànhuyện Quản lý nhà nước trong tất cả các lĩnh vực: kinh tế;nông nghiệp;giaothông,vận tải; thương mại dịch vụ;y tế ;văn hóa ;

1.1.1.3 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Kim Bảng

* Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Kim Bảng

( phụ lục 01 )

Căn cứ vào tình hình đặc điểm của địa phương và tổ chức của cấp trên,Vănphòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng có cơ cấu tổ chức như sau :

- Hội đồng nhân dân là cơ quan quyền lực của địa phương do nhân dân bầu

ra theo nhiệm kỳ 5 năm , đại diện cho ý chí , nguyện vọng và quyền làm chủcủa nhân dân,chịu trách nhiệm trước nhân dân và cơ quan cấp trên

- Uỷ ban nhân dân là cơ quan do HĐND huyện bầu ra đây là cơ quan hành

chính nhà nước cấp địa phương , cơ quan chấp hành của HĐND huyện KimBảng và UBND cấp trên

+ Cơ cấu tổ chức của UBND huyện

1.Ông Phạm Hồng Sơn- Chủ tịch

Là người đứng đầu cơ quan khối Uỷ ban có nhiệm vụ quản lý và điều hànhtoàn bộ các công việc của UBND

2 Ông Lưu Trần Sơn- Phó chủ tịch phụ trách khối Văn hóa –Xã hội

3 Bà Phạm Thị Hiệp- Phó chủ tịch phụ trách khối kinh tế

4.Các phòng ban chuyên môn thuộc UBND huyện

Là cơ quan tham mưu giúp UBND huyện thực hiện chức năng quản lý Nhànước ở địa phương và thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn theo sự ủy quyềncủa chủ tịch UBND huyện

* Gồm 12 phòng ban chuyên môn:

- Văn phòng HĐND-UBND huyện

-Phòng Lao động Thương binh và xã hội

- Phòng Văn hóa -Thông tin

- Phòng Giáo dục và đào tạo

- Phòng Nông nghiệp

- Phòng Y tế

1.2.Tình hình tổ chức ,quản lý ,hoạt động công tác hành chính văn phòng của của UBND huyện Kim Bảng

*Khái niệm Văn phòng

Văn phòng là bộ máy giúp việc cho thủ trưởng cơ quan trong công tác lãnhđạo ,quản lý ,điều hành thực hiện chức năng , nhiệm vụ của cơ quan , đảm bảo

điều kiện vật chất , kỹ thuật cho hoạt động của cơ quan

*Chức năng của văn phòng thể hiện tính 2 mặt trong hoạt động của cơ quan :

+Tham mưu tổng hợp

+ Công tác đảm bảo cơ sở vật chất , kỹ thuật cho cơ quan hoạt động

*Nội dung công tác Văn phòng bao gồm :

Tổ chức phục vụ hoạt động của HĐND,TTHĐND các Ban của HĐND,cácđại biểu HĐND và tham mưu một số công việc do Chủ tịch HĐND huyện giao

Tổ chức các hoạt động của UBND và Chủ tịch UBND huyện trong chỉđạo , điều hành các hoạt động chung của bộ máy Hành chính Nhà nước , giúpChủ tịch UBND huyện tổ chức và điều hòa ,phối hợp hoạt động của các cơquan chuyên môn thuộc UBND huyện và UBND các xã , thị trấn để thực hiệnchương trình ,kế hoạch công tác của UBND huyện , đảm bảo các điều kiện vậtchất , kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và UBND huyện ,tham mưu giúpUBND huyện về công tác ngoại vụ ,thi đua khen thưởng

Văn phòng HĐND – UBND có tư cách pháp nhân ,có con dấu và tài khoản

riêng tại Kho bạc nhà nước ,chịu sự chỉ đạo ,quản lý về tổ chức ,biên chế vàcông tác của UBND huyện đồng thời chịu sự chỉ đạo ,kiểm tra ,hướng dẫn vềchuyên môn ,nghiệp vụ của Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và HĐND-UBND tỉnh

1.2.1.1.2 Nhiệm vụ

- Tham mưu ,xây dựng các chương trình làm việc ,kế hoạch công táctháng ,quý ,sáu tháng và cả năm của HĐND, Thường trực HĐND,UBND vàlãnh đạo huyện Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện tổ chức ,theo dõi ,đônđốc các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện ,HĐND và UBND các xã, thịtrấn thực hiện các chương trình ,kế hoạch công tác sau khi được ban hành

- Soạn thảo các chương trình , các đề án được giao Theo dõi , đôn đốccác phòng ban chuyên môn , UBND xã, thị trấn trong việc xây dựng các đề án ,tham gia ý kiến và thẩm định nội dung , hình thức , thể thức các đề án trước khitrình UBND huyện xem xét, quyết định

- Bảo đảm việc thu thập ,cung cấp và sử lý thông tin , tổng hợp tình hìnhkinh tế -xã hội , quốc phòng – an ninh , báo cáo Thường trực HĐND, UBND ,Chủ tịch ,Phó Chủ tịch UBND huyện ; Chuẩn bị tốt báo cáo định kỳ ( tháng ,quý ,sáu tháng ,năm) phục vụ lãnh đạo , chỉ đạo ,điều hành của Thường trựcHĐND, UBND,Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp luật Thực hiệnchế độ thông tin , báo cáo định kỳ , đột xuất cho Văn phòng Huyện ủy , Vănphòng UBND tỉnh

- Trình UBND huyện kế hoạch hàng năm , kế hoạch dài hạn , các chươngtrình , dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND,UBND huyên

- Giúp HĐND, UBND huyện đảm bảo quan hệ công tác gữa UBND vớiHĐND với Huyện ủy và các đoàn thể quần chúng Tổ chức phục vụ các hoạtđộng của đoàn Đại biểu Quốc hội , HĐND tỉnh , HĐND huyện

- Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án , dự thảo văn bản của các cơquan ,UBND các xã ,thị trấn ,trước khi trình UBND huyện và chủ tịch UBNDhuyện xem xét quyết định

- Phối hợp với phòng Nội vụ -Lao động Thương binh và xã hội huyện tổ

chức bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác Văn phòng cho các cán bộ công chức làmcông tác Văn phòng của cơ quan , UBND các xã , thị trấn , hướng dẫn kiểm tracông tác Văn phòng ,có ý kiến bằng văn bản đối với các cơ quan , UBND các xã, thị trấn trong việc lựa chọn , kiện toàn bộ máy ,cán bộ làm công tác văn phòngtheo đúng chức danh , tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định của Bộ trưởng – Chủnhiệm Văn phòng Chính phủ và Bộ trưởng Bộ Nội Vụ

- Trình UBND huyện chương trình , biện pháp tổ chức thực hiện công táccải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng HĐND- UBNDhuyện

- Hướng dẫn kiểm tra Văn phòng cơ quan các xã ,thị trấn về Nghiệp vụHành chính Văn phòng , Văn thư, Lưu trữ , tin học hóa quản lý hành chính nhànước theo Quy định của pháp luật

- Giúp Thường trực HĐND , UBND huyện tiếp nhận và giải quyết đơn thư,khiếu nại , tố cáo của công dân trong phạm vi quản lý của Văn phòng Tiếpdân và giải quyết những yêu cầu của tổ chức công dân theo chức năng , nhiệm

vụ , quyền hạn được giao

- Phối hợp các cơ quan chức năng phổ biến và tập huấn triển khai thực hiệncác văn bản quy phạm pháp luật đến các phòng ban , UBND xã, thị trấn vàtheo dõi , đôn đóc thực hiện những văn bản quy phạm pháp luật đó

-Tổ chức các phiên họp , buổi làm việc , tiếp khách và các hoạt động củathường trực HĐND, UBND ,Lãnh đạo huyện với các cơ quan, đơn vị , tổ chức

và công dân

-Tham mưu giúp UBND huyện , Hội đồng Thi đua - Khen thưởng huyệnxây dựng kế hoạch, tổ chức phát động , sơ kết , tổng kết phong trào thi đua yêunước

-Tổ chức quản lý công tác văn thư- lưu trữ ,hành chính của Thường trựcHĐND,UBND huyện Hứơng dẫn và kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộcUBND huyện ,HĐND và UBND các xã, thị trấn về nghiệp vụ hành chính thốngnhất trong toàn huyện theo quy định của pháp luật Hướng dẫn các phòng,ban,các đơn vị xã, phường , thị trấn thực hiện công tác văn thư lưu trữ

- Quản lý tổ chức , biên chế ,cán bộ, công chức, viên chức và tài sản , trangthiết bị ,cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật và phâncông của UBND huyện

- Tham mưu trực tiếp cho Thường trực HĐND, UBND huyện giải quyếtcác vấn đề liên quan đến công tác dân tộc ,tôn giáo trên địa bàn huyện

- Thực hiện nhiêm vụ và lĩnh vực công tác khác được Thường trực HĐND

và UBND , lãnh đạo huyện giao

- Được ký những văn bản theo đúng thẩm quyền quy định hoặc được sự ủyquyền của UBND , lãnh đạo UBND

1.2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND- UBND huyện Kim Bảng

b) Lề lối làm việc của Văn phòng

Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng và Chánh Văn phòng là ngườilãnh đạo cao nhất của Văn phòng, quản lý mọi hoạt động của Văn phòng

Thủ trưởng có trách nhiệm phụ trách chung về mọi mặt : Tổng hợp ,theodõi ,đôn đốc ,phối hợp các đơn vị thực hiện , quy chế của cơ quan, báo cáothường xuyên ,kịp thời cho Ban chủ tịch

*Sơ đồ hóa tổ chức bộ máy của Văn phòng UBND huyện Kim Bảng

(Phụ lục 02) 1.2.1.2.Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc các vị trí trong văn phòng

Văn phòng HĐND và UBND huyện Kim Bảng hiện nay có 3 lãnh đạo và

17 cán bộ, công chức hiện đang là nhân sự thuộc Văn phòng Việc bố trí vàphân công nhân sự thuộc Văn phòng nhìn chung là hợp lý , khoa học Cácchuyên viên trong Văn phòng đều có bằng đại học và trình độ chuyên môn phùhợp với khả năng ,trình độ của từng người trong công tác giải quyết công việccủa Văn phòng

1.2.1.2.1 Lãnh đạo văn phòng

a) 01 Chánh Văn phòng

* Chánh văn phòng : Vũ Hoàng Long

-Đơn vị : Văn phòng

-Chức danh: Chánh Văn phòng UBND huyện Kim Bảng

-Cán bộ quản lý trực tiếp: Chủ tịch,Phó chủ tịch UBND huyện

-Nhiệm vụ:

+Là thủ trưởng văn phòng ,lãnh đạo và điều hành toàn diện các lĩnh vựccông tác của Văn phòng theo chức năng ,nhiêm vụ và quy chế làm việc củaVăn phòng , phụ trách công tác tổ chức cán bộ, chịu trách nhiệm trước UBNDhuyện,chủ tịch UBND huyện về hoạt động của Văn phòng Điều phối hoạtđộng của các Phó Chánh Văn phòng ,các bộ phận trong văn phòng để đảm bảo

bộ máy hoạt động hiệu quả

- Chịu trách nhiệm tập hợp ý kiến của cơ quan và các thành viên có liênquan để xây dựng các chương trình ,kế hoạch công tác hàng tuần ,tháng ,quý ,6tháng , năm của huyện trình chủ tịch UBND huyện , đồng thời theo dõi ,đônđốc các cơ quan có liên quan thực hiện các chương trình, kế hoạch đó

- Chuẩn bị các báo cáo kiểm điểm tình hình thực hiện nhiệm vụ kinh tế -xãhội của UBND huyện và các báo các khác theo sự phân công của chủ tịchUBND huyện

- Phân công các Phó Chánh Văn phòng , chuyên viên trực tiếp tham mưucho chủ tịch , các Phó Chủ tịch UBND huyện công tác chỉ đạo , điều hành cáclĩnh vực công tác của UBND huyện

- Thẩm định các văn bản quan trọng như Quyết định ,Chỉ thị , Kế hoạch ,

……trên các lĩnh vực kinh tế ,văn hóa ,xã hội đảm bảo yêu cầu pháp chế hànhchính trứơc khi trình UBND ,Chủ tịch UBND ký và ban hành

- Tổ chức phổ biến ,truyền đạt và theo dõi kiểm tra các cơ quan chuyênmôn , UBND các xã , thị trấn trong việc thực hiện các Quyết định ,Chỉ thị củaUBND theo sự phân cấp của UBND huyện

- Giúp UBND huyện tổ chức các phiên họp của Chủ tịch và các Phó Chủtịch huyện

- Trực tiếp lãnh đạo, điều hành hoạt động của bộ máy Văn phòng UBND huyện , đảm bảo điều kiện làm việc cho hoạt động chung của UBNDhuyện , Thường trực HĐND huyện

HĐND Giúp UBND huyện quản lý thống nhất việc sử dụng mạng lưới thông tinthuộc huyện , quản lý thống nhát việc ban hành văn bản của UBND huyện ,củaChủ tịch UBND huyện và các thông tin cho đài phát thanh , đài truyền hình,lãnh đạo thực hiện nhiệm vụ bảo vệ bí mật Nhà nước

- Tiếp nhận , phân loại các đơn thư khiếu nại , tố cáo của công dân gửiđến ,báo cáo Chủ tịch UBND huyện hoặc chuyển cho các cơ quan có thẩmquyền giải quyết

- Đôn đốc, kiểm tra các cơ quan thuộc UBND huyện, UBND xã, Thị Trấntrong quá trình giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân do chủ tịch UBNDhuyện giao

b) 02 Phó Chánh Văn Phòng

- Đơn vị: Văn phòng

- Chức danh : Phó tránh văn phòng UBND huyện Kim Bảng

- Cán bộ trực tiếp quản lý:Chánh Văn phòng UBND huyện Kim Bảng

- Nhiệm vụ:

Các Phó chánh Văn phòng có trách nhiệm tham gia vào việc quản lýchung các mặt công tác của Văn phòng Đồng thời mỗi Phó chánh Vănphòng giúp Chánh Văn phogf quản lý một số công việc chủ yếu

* Phó Chánh Văn phòng: Nguyễn Văn Linh phụ trách công tác tổng hợp thông tin

+ Giúp Chánh Văn phòng xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình công

tác, quy chế làm việc của UBND, soạn thảo và tham gia soạn thảo các văn bản,ghi biên bản các hội nghị các cuộc họp của UBND

+Theo dõi, tổng hợp báo cáo tình hình về các lĩnh vực: Kinh tế- xã hội, hoạtđộng của bộ máy nhà nước, công tác nội chính, công tác xây dựng đảng và côngtác dân vận Kịp thời phát hiện, đề xuất với lãnh đạo biện pháp xử lí các vấn đềcần thiết

+Biên tập, chỉnh lí văn bản của UBND trước khi trình ký, ban hành

+Báo cáo tổng hợp tình hình, lĩnh vực và đơn vị được phân công

+Giữ gìn bì mật công tác, bảo quản hồ sơ, tài liệu Nộp lưu trữ đầy đủ vàđúng quy định

+Thay Chánh văn phòng điều hành cơ quan khi Chánh văn phòng đi vắng.+Có trách nhiệm tiếp nhận đăng ký, quản lí công văn đi, đến trên mạng vàtheo dõi chặt chẽ quy trình luôn chuyển công văn đi, đến Tiếp nhận tài liệu cácnơi gửi đến, vào sổ trình lãnh đạo và phân phối đến các đồng chí lãnh đạo,chuyên viên tổng hợp và các bộ phận có liên quan, xử lí tài liệu, lập hồ sơ nộp,lưu, phát hành sách, báo kịp thời và tuyệt đối giữ bí mật tài liệu theo quy định.Đánh máy, in ấn tài liệu phục vụ cấp ủy, các ban đảng HDND-UBND

- Tham mưu cho lãnh đạo văn phòng về kế hoạch phát triển hệ thống cơyếu trong hệ Đảng theo chỉ đạo của ngành cơ yếu

*Phó Chánh Văn phòng :Nguyễn Văn Đại phụ trách công tác hành chính quản trị

+Tổ chức đón, tiếp dân, cán bộ đảng viên và khách đến văn phòng

+Bảo đảm kinh phí hoạt động theo yêu cầu của thường trực HDND-UBNDcác ban của Đảng theo kế hoạch được phân bổ, chấp hành đúng chế độ tài

chính, thanh quyết toán, báo cáo theo quy định.

+Đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện làm việc cho UBND

+Quản lý cơ sở vật chất kĩ thuật, tài sản trong cơ quan

+ Trực tiếp phụ trách bộ phận bảo vệ an toàn cho cơ quan

1.2.1.2.2 Nhân viên văn phòng (nhân viên làm việc trong các bộ phận trực thuộc Khối Văn phòng )

-Đơn vị: Văn phòng

- Chức danh: Nhân viên Văn phòng UBND huyện Kim Bảng

- Cán bộ quản lý trực tiếp:Chánh văn phòng ,Phó chánh văn phòng

-Nhiệm vụ:

Nhân viên trong Văn phòng giúp lãnh đạo cơ quan trực tiếp phụ trách từngmảng công việc chuyên môn của mình và thực hiên công việc theo sự phân côngcủa lãnh đạo theo đúng chức năng ,nhiệm vụ quyền hạn;

a) Nhân viên Văn thư - Lưu trữ

- Cán bộ văn thư có trách nhiệm đăng ký , quản lý , theo dõi ,phân phối cácloại văn bản đi , đến , các hồ sơ tài liệu của UBND huyện Các văn bản đượcgửi trực tiếp , sau khi có ý kiến xử lí của Lãnh đạo UBND , Văn phòng phảiđược chuyển cho văn thư để quản ,cập nhập hệ thông quản lý.Đảm bảo công táctiếp nhận văn bản đến và xử lý văn bản đi một cách chính xác , hiệu quả ,kịpthời phục vụ cho sự chỉ đạo điều hành của Thường trực HĐND- UBND và Vănphòng

- Kiểm tra chặt chẽ thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Thường trựcHĐND- UBND huyện và Văn phòng trước khi ban hành , quản lý và sử dụngcác loại con dấu theo đúng quy định tại Luật lưu trữ hiện hành của nhà nước vàcủa cơ quan

- Các nội dung văn bản đến , văn bản đi , tài liệu đánh máy được quản lýchặt chẽ và thực hiện công tác bảo mật trong quản lý văn bản theo đúng quyđịnh

- Soạn thảo, in ấn tài liệu của cơ quan đảm bảo thể thức văn bản theo đúngquy định chung về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

- Cán bộ làm công tác lưu trữ có trách nhiệm thu thập , phân loại , quản

lý ,khai thác các văn bản , hồ sơ ,tài liệu của UBND huyện theo đúng quy địnhcủa Pháp lệnh văn thư , lưu trữ Chịu trách nhiệm việc lưu trữ các văn bảntrong kho lưu trữ của cơ quan

- Các nội dung văn bản đến , văn bản đi , tài liệu đánh máy được quản lýchặt chẽ và thực hiện công tác bảo mật trong quản lý văn bản theo đúng quyđịnh

- Cán bộ văn thư, lưu trữ có thể kiêm thêm việc soạn thảo , photocopy ,in

ấn tài liệu Người làm việc này phải chịu trách nhiệm soạn thảo, in ấn tài liệucủa cơ quan đảm bảo về thể thức văn bản ,kịp thời , đúng số lượng và đảm bảotính bảo mật của văn bản

b) Nhân viên quản trị , kế toán –tài vụ

- Tổ chức quản lý toàn bộ cơ sở vật chất do cơ quan Văn phòng quản lý

- Thực hiện các thủ tục về xây dựng, sửa chữa trong cơ quan ,mua sắm cácphương tiện , trang thiết bị , vật tư hàng hóa theo đúng quy định hiện hành

- Đảm bảo công tác chuẩn bị , phuc vụ các hội nghị ,cuộc họp và làm việcthường xuyên cũng như đột xuất của Thường trực HĐNDhuyện ,UBNDhuyện ,Văn phòng tại trụ sở làm việc của cơ quan

- Tổ chức thực hiện công tác vệ sinh trong cơ quan đảm bảo môi trườnglàm việc xanh ,sạch,đẹp

- Tổ chức công tác bảo vệ , bố trí cán bộ , công chức trực cơ quan trong cácngày Lễ , Tết theo quy định chung

- Lập các dự toán kinh phí hàng quý , năm đảm bảo kinh phí phục vụ cáchoạt động của cơ quan , quản lý chặt chẽ các nguồn kinh phí ,thực hiện báo cáoquyết toán và kiểm kê tài sản theo đúng quy định

- Lập kế hoạch dự trù kinh phí hàng tháng , quý , năm để mua sắm trangthiết bị , tài sản , vậ tư hàng hóa phục vụ công tác cơ quan

- Quản lý đội xe và đảm bảo hoạt động tốt phục vụ công tác của Lãnh đạohuyện và Văn phòng

c) Nhân viên tổng hợp

- Bộ phận tổng hợp có trách nhiệm nắm bắt tình hình hoạt động của cácphòng ban , đơn vị , UBND các xã , thị trấn thuộc lĩnh vực được phân công theodõi , phát hiện ,đề xuất biện pháp xử lý các vấn đề cụ thể ,báo cáo với lãnh đạođồng thời tham mưu trong việc đôn đốc , chỉ đạo các phòng ban , UBND các xã,thị trấn thực hiện nhiệm vụ kinh tế , văn hóa – xã hội , an ninh , quốc phòngtheo đúng chức năng nhiệm vụ , chủ chương , chính sách , pháp luật của Nhànước

- Tổng hợp, báo cáo định kỳ các vấn đề liên quan đến nhiệm vụ được phâncông , yêu cầu các phòng ban,UBND các xã, thị trấn cung cấp tài liệu , thông tin, số liệu liên quan đến công việc được giao

- Trực tiếp theo dõi một số lĩnh vực của ngành kinh tế tổng hợp theo sựphân công của Lãnh đạo Văn phòng

- Trực tiếp phụ trách bộ phận tài vụ , bộ phận công nghệ thông tin ,phụtrách các nhiệm vụ do các Phó văn phòng phụ trách khi phó văn phòng đi côngtác

- Quản lí văn bản , tài liệu được giao theo đúng quy định , phối hợp với cácchuyên viên khác trong việc tham mưu , tổng hợp , giúp lãnh đạo Văn phòngxây dựng báo cáo công tác chỉ đạo , điều hành của UBND huyện

d)Nhân viên quản trị mạng (công nghệ -thông tin)

- Chịu trách nhiệm đảm bảo hoạt động thường xuyên , hiệu quả của mạngthông tin nội bộ , các trng thiết bị công nghệ thông tin trong cơ quan

- Duy trì hoạt động ổn định thường xuyên của trang web và phần mềm điềuhành , tác nghiệp của cơ quan

- Chịu trách nhiệm đưa tài liệu , thông tin lên website của huyện theo nộidung đã được phê duyệt

- Xử lý sự cố về máy tính , mạng , các phần mềm

- Tham mưu , đề xuất Lãnh đạo Văn phòng trong việc xây dựng và thựchiện kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý , chỉ đạo ,điều hành của UBND huyện

e)Nhân viên tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ (một cửa)

- Chịu trách nhiệm tiếp nhận , hướng dẫn cho công dân đến giải quyết cácthủ tục hành chính theo thẩm quyền của UBND huyện : đăng ký kinh doanh ,đăng ký giấy phép xây dựng ,…

- Chịu trách nhiệp về tính đầy đủ , hợp pháp của hồ sơ nhận của công dân

- Cập nhập thường xuyên , liên tục hồ sơ thủ tục hành chính theo đúng mẫuquy định

- Chuyển hồ sơ đến các phòng ban chuyên môn theo đúng quy định về trình

- Đề xuất với lãnh đạo Văn phòng để tham mưu với UBND huyện điềuchỉnh, bổ sung các quy định về trình tự , hồ sơ , thủ tục giải quyết khi có sự điềuchỉnh của pháp luật

f)Nhân viên tạp vụ - vệ sinh , nhà ăn, bảo vệ (công vụ )

- Tạp vụ -vệ sinh : chịu trách nhiệm đảm bảo vệ sinh phòng làm việc , trangthiết bị văn phòng làm việc của Lãnh đạo , phòng họp , phòng khách , vệ sinhtoàn bộ khuân viên cơ quan Mở đóng cửa ,quản lý tài sản của cơ quan ,báo cáoLãnh đạo văn phòng những sự cố để sửa chữa và mua sắm các trang thiết bịkhác khi cần thiết

- Bộ phận nhà ăn : đảm bảo nấu ăn trưa cho cán bộ , công chức trong cơquan Cơm tiếp khách khi có yêu cầu của lãnh đạo , chịu trách nhiệm về vệ sinh

an toàn thực phẩm

- Bộ phận bảo vệ : chịu trách nhiệm kiểm tra giấy tờ hướng dẫnkhách ,công dân đến giải quyết công việc tại cơ quan,trông giữ phương tiện chokhách và công dân , đảm bảo an toàn tài sản của cơ quan Có sổ theo dõi và bàn

giao giữa các ca

g)Nhân viên lái xe

- Chịu trách nhiệm bảo đảm xe chất lượng tốt , phục vụ kịp thời mọi hoạtđộng của HĐND-UBND huyện

- Xây dựng lịch trực ,đảm bảo thời gian làm việc hàng ngày và đi công táctheo sự điều động của Lãnh đạo

Trong quá trình thực tập tại được làm việc trong các phòng ban tại cơ quan

em nhận thấy cách bố chí phòng là việc ở đây có những ưu ,nhược điểm sau:

1.3.1.1.Ưu điểm.

Với diện tích các phòng từ 16-25m2 bàn ghế tại các phòng được kê gọngàng , khoa học,thuận tiện cho quá trình làm việc,các trang thiết bị Văn phòngđầy đủ phù hợp với từng công việc

Tại phòng làm việc khoảng cách giữa bàn làm việc và bàn tiếp kháchđược bố trí khá phù hợp thuận tiện cho quá trình tiếp khách và làm việc

Tạ phòng Văn thư và phòng hành chính bàn ghết được bố trí sắp xếp gọngàng Tủ đựng tài liệu được đạt cạnh bàn làm việc thuận tiện cho việc layys ,cấttài liệu khi cần thiết

Kho Lưu trữ được đặt tại tầng 4 ,tại đâytài liệu được sắp xếp gọn gàngbảo quản khoa học ,đảm bảo tính bảo mật văn bản và thuận tiệncho việc tra tìmtài liệu khi cần thiết

PHẦN II:

CHUYÊN ĐỀ : TỔ CHỨC VĂN THƯ- LƯU TRỮ 2.Khảo sát tình hình công tác Văn thư của Văn phòng HĐND – UBND huyện Kim Bảng

2.1.Khái quát về công tác Văn thư

2.1.1Khái niệm về công tác Văn thư

Công tác Văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản , phục vụcho việc chỉ đạo quản lý ,điều hành văn bản của cơ quan Đối tượng của côngtác văn thư là văn bản Công tác Văn thư bao gồm toàn bộ các công việc về vănbản giấy tờ : soạn thảo , ban hành văn bản ,quản lý văn bản và tài liệu khác trongquá trình hoạt động của cơ quan tổ chức;quản lý sử dụng con dấu ( Theo Nghịđịnh 110/2004/NĐ-CP) , là một khâu quan trọng trong bộ máy hành chính nhànước nói chung và quản lý cơ quan đơn vị nói riêng

Công tác Văn thư là một bộ phận quan trọng không thể thiếu trong côngtác Văn phòng, là một dây truyền liên hệ tất cả các cơ quan trong huyện tạothành một bộ máy hoạt động nhịp nhàng

2.1.2.Nội dung của công tác Văn thư

- Xây dựng và ban hành văn bản

-Quản lý văn bản đi ,văn bản đến

- Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

- Quản lý và sử dụng con dấu

2.1.3.Yêu cầu của công tác Văn thư

-Nhanh chóng : Từ khâu xây dựng văn bản ,truyền đạt thông tin ,tổ chứcquản lý văn bản xử lý các thông tin trong văn bản đều phải được xử lý nhanhchóng ,kịp thời

- Chính xác: Nội dung ,thể thức ,kỹ thuật nghiệp vụ

-Bí mật :Cần đảm bảo bí mật trong quá trình xây dựng văn bản ,tổ chứcquản lý ,giải quyết văn bản theo đúng thẩm quyền

- Hiện đại : Cần ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư

2.1.4 Ý nghĩa của công tác Văn thư

Công tác văn thư đảm bảo việc cung cấp thông tin cần thiết ,phục vụnhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan đơn vị nói chung

Giúp cho giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng,chính xáchiệu quả ,giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế những vi phạm trongviệc sử dụng các văn bản làm trái pháp luật

Đảm bảo giữ gìn đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của cơ quan

Là điều kiện để thực hiện tốt công tác Lưu trữ

2.2 Mô hình tổ chức Văn thư của Văn phòng HĐND – UBND huyện Kim Bảng

Trong hoạt động quản lý công tác Văn thư đóng vai trò quan trọng khôngthể thiếu Có thể coi công tác Văn thư là “ bộ khung” trong quá trình quản lýnhà nước, thực hiện tốt công tác Văn thư sẽ góp phần tích cực đến hoạt độngquản lý nhà nước của mỗi cơ quan

2.2.1.Thực trạng công tác Văn thư tại UBND huyên Kim Bảng.

Tất cả các văn bản đi , đến của cơ quan đều phải qua phòng Văn thư đểcán bộ Văn thư vào sổ , đóng dấu , ban hành Tiếp nhận văn bản đến , đăng kývào sổ ,chuyển giao cho lãnh đạo điều hướng giải quyết rồi phôtô , nhân bản vàchuyển phát tài liệu

Ở UBND huyện Kim Bảng Văn thư được tổ chức theo mô hình tậptrung nhằm đảm bảo thông tin hiệu quả Văn phòng HĐND – UBND huyệnKim Bảng có 01 cán bộ Văn thư có nhiệm vụ tiếp nhận , đăng ký văn bản đến ,trình và chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị cá nhân trong cơ quan

Phòng Văn thư được bố trí đầu tiên trong khối Văn phòng tại tầng 1 sátphòng Phó Chánh văn phòng phụ trách hành chính và cạnh chân cầu thang lênphòng Chủ tịch và Phó Chủ tịch Một vị trí thuận lợi cho việc nhận văn bản đến

và tiếp nhận , đảm bảo thông tin bằng văn bản

2.3 Soạn thảo và ban hành văn bản

2.3.1 Các quy định của UBND huyện Kim Bảng về việc soạn thỏa và ban hành văn bản

Các văn bản của cơ quan đều được soạn thảo tuân thủ theo các văn bảnquy định sau:

- Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật cuả HĐND- UBND năm 2004

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính Phủ về công tác văn thư

- Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 củaChính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm

2004 của Chính phủ về công tác văn thư,

- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của BộNội Vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản

- Công văn 4129/VPCP-HC ngày 26/7/2005 của Văn phòng Chính phủ vềhướng dẫn một số nội dung của thông tư 55 Công văn số 511/VTLTNN-NVTWW ngày 24/8/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về giải đápthắc mắc kiểu chữ và quyền hạn của người ký văn bản của HĐND,

- Quy chế hiện hành của UBND huyện

Tất cả các văn bản của cơ quan sau khi được soạn thảo đều được trình thủtrưởng cơ quan duyệt và được kiểm tra kỹ về thể thức và nội dung trước khiđược ban hành

2.3.2 Thẩm quyền ban hành văn bản của UBND huyện.

Chủ tịch UBND huyện ký các văn bản : Chỉ thị , Quyết định của UBNDhuyện về chủ trương chính sách công tác quan trọng về tổ chức bộ máy và nhân

sự các phòng ban ,cơ quan trực thuộc huyện, các chỉ tiêu quan trọng về kế hoạch,ngân sách ,phê chuẩn biên bản bầu cử Chủ tịch , Phó Chủ tịch UBND xã , thịtrấn ,các văn bản quản lý đất đai, ký các văn bản trình UBND tỉnh Nếu Chủtịch đi công tác vắng thì Phó Chủ tịch được ủy nhiệm ký thay

Phó chủ tịch UBND huyện phụ trách các lĩnh vực công tác được Chủ tịch

ủy nhiệm ký thay một số Chỉ thị ,Quyết định của UBND huyện để chỉ đạo cụ

thể nhằm ký các văn bản xử lý các vấn đề cụ thể , ký duyệt luận chứng kinh tế

kỹ thuật làm căn cứ ghi kế hoạch khởi công xây dựng cơ bản sau khi đượcUBND huyện thông qua

Văn bản của các ngành thuộc UBND huyện Kim Bảng trước khi banhành phải đăng ký với Văn phòng để thẩm định và thực hiện các quy trình theoLuật ban hành

Chánh Văn phòng được thừa lệnh Chủ tịch ký các công văn thông thường,giấy giới thiệu ,giấy mời ,thông báo ,sao lục các văn bản của cấp trên

2.3.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện Kim Bảng

a) Phân công soạn thảo văn bản

Căn cứ trên yêu cầu và nội dung văn bản cần soạn thảo thủ trưởngphòng ,ban ,đơn vị phân công cán bộ soạn thảo văn bản dựa trên chức năng ,nhiệm vụ của cán bộ đó theo quy chế làm việc và phân công nhiệm vụ của cán

bộ đơn vị

b) Soạn thảo văn bản

Cán bộ tại các phòng /ban/đơn vị trực thuộc huyện khi được giao nhiệm vụsoạn thảo văn bản phải tuân thủ theo thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Thủ trưởng các phòng /ban/đơn vị trực thuộc huyện được giao nhiệm vụsoạn thảo văn bản sẽ ký nháy vào dòng cuối cùng bên phải của văn bản , đồngthời phải chịu trách nhiệm về nội dung và tính pháp lý của các văn bản đó

Với các Quyết định ,sau khi dự thảo xong ,khi chuyển lên Văn phòng cầnkèm theo hồ sơ hoặc văn bản thuyết trình

c) Kiểm tra

Lãnh đạo Văn phòng hoặc cán bộ được phân công có trách nhiệm kiểm tra

về thể thức và nội dung các văn bản do các phòng /ban/ đơn vị chuyển đến Đốivới các văn bản đạt yêu cầu Lãnh đạo văn phòng / cán bộ được phân công kýnháy vào chỗ nơi nhận của văn bản và trình lãnh đạo UBND huyện xem xét kýphê duyệt

Đối với các văn bản không phù hợp về thể thức hoặc các văn bản cần phảisửa đổi nội dung,lãnh đạo Văn phòng /cán bộ được phân công cho ý kiến vàovăn bản dự thảo chuyển trả lại phòng/ ban/đơn vị soạn thảo văn bản để bổ sungsửa đổi

d) Phê duyệt

Lãnh đạo UBND huyện hoặc lãnh đạo văn phòng khi được ủy quyền kýthừa lệnh UBND huyện xem xét nội dung , hình thức và ký chính thức đối vớicác văn bản đạt yêu cầu

Nếu không đạt yêu cầu ,Văn phòng có trách nhiệm chuyển lại đơn vị soạnthảo văn bản để chỉnh sửa hoàn thiện

Chữ ký chính thức của người có thẩm quyền ở văn bản đi phải rõ ràngkhông dùng bút chì ,mực đỏ hoặc những thứ mực dễ phai để ký văn bản

2.3.4.Quản lý văn bản đi

Cán bộ Văn thư có trách nhiệm kiểm tra lần cuối về thể thức văn bản ,chữ

ký của người có thẩm quyền có hợp lệ hay không Nếu không đúng quy định vềthể thức văn bản ,cán bộ văn thư báo cáo lãnh đạo Văn phòng để chuyển trả lạiphòng / ban/đơn vị soạn thảo chỉnh sửa theo đúng quy định

Đối với văn bản hợp lệ cán bộ văn thư vào sổ Công văn đi để lấy số kí hiệu

và ngày ,tháng ,năm,trích yếu của văn bản gốc

Căn cứ vào nơi nhận ,cán bộ Văn thư có trách nhiệm nhân bản văn bảnchính thức gửi đi theo nơi nhận

Những văn bản có mức độ “mật”, “khẩn”,văn thư đóng dấu “khẩn”, “mật”lên bì văn bản Văn bản “khẩn” phải gửi đi ngay trong ngày làm việc

Những văn bản có cán bộ có cán bộ đến nhận trực tiếp thì ký nhận vào sổchuyển giao công văn

Những văn bản thông thường khác thì phải gửi chậm nhất trong thời hạn 02ngày làm việc kể từ ngày ký

Khi văn bản có hiệu lực thì sẽ được lưu 01 bản gốc tại bộ phận Văn thư và

01 bản taị đơn vị soạn thảo văn bản để theo dõi

Nhìn chung quy trình soạn thảo và ban hành văn bản qua các bước từ trình

duyệt đến hoàn tất văn bản trước khi ban hành đều đảm bảo chính xác ,khoa họckịp thời Vì vậy các văn bản của cơ quansau khi ban hành đều thể hiện đượctính pháp lí của cơ quan quản lý Nhà nước cấp huyện.

2.3.5 Số lượng văn bản UBND huyện Kim Bảng ban hành trong 5 năm gần đây và tình hình kiểm tra,rà soát,hệ thống hóa văn bản của cơ quan.

*Theo số liệu thống kê từ năm 2011-2015 số lượng văn bản UBND huyệnKim Bảng ban hành là:

- Công văn :11120 văn bản

- Thông báo:235 văn bản

*Tình hình kiểm tra rà soát ,hệ thống hóa văn bản của UBND huyện

Hằng năm tổ kiểm tra ,rà soát được Chủ tịch Quyết định thành lập ngẫunhiên để kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật xem có đúng Luật ban hành vănbản ,đúng nội dung ,thể thức không ?

Tổ kiểm tra ,rà soát gồm :

a) Thẩm quyền ban hành