Hoạt động công tác văn thư của Văn phòng HĐND - UBND huyện Kim Bảng

Vài nét về UBND huyện Kim Bảng

Kim Bảng là huyện nằm ở phía tây bắc của tỉnh Hà Nam, cách Hà Nội khoảng 60 km, phía bắc giáp các huyện Ứng Hoà, Mỹ Đức, Hà Nội, phía tây giáp huyện Lạc Thủy, tỉnh Hòa Bình, phía đông giáp huyện Duy Tiên và thành phố Phủ Lý, phía nam giáp huyện Thanh Liêm; gần trục quốc lộ 1A, 21A, 21B, 38B. Ở đây khí hậu mang những đặc điểm của khí hậu đồng bằng sông Hồng: nhiệt đới gió mùa, mùa đông lạnh và mùa hạ nóng ẩm, mưa nhiều.Vùng đồng bằng thích hợp trồng lúa nước,vùng núi ba sao có các cây ăn quả như na .Ngoài ra còn có tài nguyên khoáng sản :núi đá vôi thích hợp sản xuất xi măng và vật liệu xây dựng( nhà máy xi măng Bút Sơn).Trên dịa bản huyện còn có nhiều danh lam thắng cảnh : Ngũ động Thi Sơn.Ao rong, hồ sinh thái Ba sao,..Về dân só toàn huyện có 201,2 nghìn người Cùng với sự thuận lợi về vị trí địa lí của huyện,UBND huyện Kim Bảng được đặt ở vị trí trung tâm của huyện , ngay mặt đường ,nơi mọi người dễ tìm thấy ,thuận tiện cho giao thông đi lại.

Chức năng, nhiệm vụ ,quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND huyện Kim Bảng

Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn do pháp luật quy định, UBND ra Quyết định, Chỉ thị và tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành các văn bản đó, nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương ,biện pháp phát triển kinh tế - xã hội ,củng cố an ninh ,quốc phòng và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn huyện. - Quản lý nhà nước ở địa phương trong các lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, thương mại - dịch vụ, văn hóa, giáo dục, y tế, khoa học, công nghệ và môi trường, thể dục - thể thao, phát thanh - truyền hình và các lĩnh vực xã hội khác; quản lý nhà nước về đất đai và các nguồn tài nguyên thiên nhiên khác, quản lý việc thực hiện tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm hàng hóa.

Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HĐND- UBND huyện Kim Bảng

- Bảo đảm việc thu thập ,cung cấp và sử lý thông tin , tổng hợp tình hình kinh tế -xã hội , quốc phòng – an ninh , báo cáo Thường trực HĐND, UBND , Chủ tịch ,Phó Chủ tịch UBND huyện ; Chuẩn bị tốt báo cáo định kỳ ( tháng , quý ,sáu tháng ,năm) phục vụ lãnh đạo , chỉ đạo ,điều hành của Thường trực HĐND, UBND,Chủ tịch UBND huyện theo quy định của pháp luật. Thực hiện chế độ thông tin , báo cáo định kỳ , đột xuất cho Văn phòng Huyện ủy , Văn phòng UBND tỉnh. - Trình UBND huyện kế hoạch hàng năm , kế hoạch dài hạn , các chương trình , dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND,UBND huyên. - Giúp HĐND, UBND huyện đảm bảo quan hệ công tác gữa UBND với HĐND với Huyện ủy và các đoàn thể quần chúng. Tổ chức phục vụ các hoạt động của đoàn Đại biểu Quốc hội , HĐND tỉnh , HĐND huyện. - Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án , dự thảo văn bản của các cơ quan ,UBND các xã ,thị trấn ,trước khi trình UBND huyện và chủ tịch UBND huyện xem xét quyết định. - Phối hợp với phòng Nội vụ -Lao động Thương binh và xã hội huyện tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác Văn phòng cho các cán bộ công chức làm công tác Văn phòng của cơ quan , UBND các xã , thị trấn , hướng dẫn kiểm tra công tác Văn phòng ,có ý kiến bằng văn bản đối với các cơ quan , UBND các xã , thị trấn trong việc lựa chọn , kiện toàn bộ máy ,cán bộ làm công tác văn phòng. theo đúng chức danh , tiêu chuẩn nghiệp vụ theo quy định của Bộ trưởng – Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ và Bộ trưởng Bộ Nội Vụ. - Trình UBND huyện chương trình , biện pháp tổ chức thực hiện công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng HĐND- UBND huyện. - Hướng dẫn kiểm tra Văn phòng cơ quan các xã ,thị trấn về Nghiệp vụ Hành chính Văn phòng , Văn thư, Lưu trữ , tin học hóa quản lý hành chính nhà nước theo Quy định của pháp luật. - Giúp Thường trực HĐND , UBND huyện tiếp nhận và giải quyết đơn thư ,khiếu nại , tố cáo của công dân trong phạm vi quản lý của Văn phòng. Tiếp dân và giải quyết những yêu cầu của tổ chức công dân theo chức năng , nhiệm vụ , quyền hạn được giao. - Phối hợp các cơ quan chức năng phổ biến và tập huấn triển khai thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật đến các phòng ban , UBND xã, thị trấn và theo dừi , đụn đúc thực hiện những văn bản quy phạm phỏp luật đú. -Tổ chức các phiên họp , buổi làm việc , tiếp khách và các hoạt động của thường trực HĐND, UBND ,Lãnh đạo huyện với các cơ quan, đơn vị , tổ chức và công dân. -Tham mưu giúp UBND huyện , Hội đồng Thi đua - Khen thưởng huyện xây dựng kế hoạch, tổ chức phát động , sơ kết , tổng kết phong trào thi đua yêu nước. -Tổ chức quản lý công tác văn thư- lưu trữ ,hành chính của Thường trực HĐND,UBND huyện. Hứơng dẫn và kiểm tra các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện ,HĐND và UBND các xã, thị trấn về nghiệp vụ hành chính thống nhất trong toàn huyện theo quy định của pháp luật. Hướng dẫn các phòng, ban,các đơn vị xã, phường , thị trấn thực hiện công tác văn thư lưu trữ. - Quản lý tổ chức , biên chế ,cán bộ, công chức, viên chức và tài sản , trang thiết bị ,cơ sở vật chất kỹ thuật được giao theo quy định của pháp luật và phân công của UBND huyện. - Tham mưu trực tiếp cho Thường trực HĐND, UBND huyện giải quyết các vấn đề liên quan đến công tác dân tộc ,tôn giáo trên địa bàn huyện. - Thực hiện nhiêm vụ và lĩnh vực công tác khác được Thường trực HĐND và UBND , lãnh đạo huyện giao. - Được ký những văn bản theo đúng thẩm quyền quy định hoặc được sự ủy quyền của UBND , lãnh đạo UBND. Cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND- UBND huyện Kim Bảng. a) Cơ cấu tổ chức -Chánh Văn phòng. Nhân viên văn phòng (nhân viên làm việc trong các bộ phận trực thuộc Khối Văn phòng ). -Đơn vị: Văn phòng. - Chức danh: Nhân viên Văn phòng UBND huyện Kim Bảng. - Cán bộ quản lý trực tiếp:Chánh văn phòng ,Phó chánh văn phòng -Nhiệm vụ:. Nhân viên trong Văn phòng giúp lãnh đạo cơ quan trực tiếp phụ trách từng mảng công việc chuyên môn của mình và thực hiên công việc theo sự phân công. của lãnh đạo theo đúng chức năng ,nhiệm vụ quyền hạn;. - Cỏn bộ văn thư cú trỏch nhiệm đăng ký , quản lý , theo dừi ,phõn phối cỏc loại văn bản đi , đến , các hồ sơ tài liệu của UBND huyện. Các văn bản được gửi trực tiếp , sau khi có ý kiến xử lí của Lãnh đạo UBND , Văn phòng phải được chuyển cho văn thư để quản ,cập nhập hệ thông quản lý.Đảm bảo công tác tiếp nhận văn bản đến và xử lý văn bản đi một cách chính xác , hiệu quả ,kịp thời phục vụ cho sự chỉ đạo điều hành của Thường trực HĐND- UBND và Văn phòng. - Kiểm tra chặt chẽ thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Thường trực HĐND- UBND huyện và Văn phòng trước khi ban hành , quản lý và sử dụng các loại con dấu theo đúng quy định tại Luật lưu trữ hiện hành của nhà nước và của cơ quan. - Các nội dung văn bản đến , văn bản đi , tài liệu đánh máy được quản lý chặt chẽ và thực hiện công tác bảo mật trong quản lý văn bản theo đúng quy định. - Soạn thảo, in ấn tài liệu của cơ quan đảm bảo thể thức văn bản theo đúng quy định chung về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. - Cán bộ làm công tác lưu trữ có trách nhiệm thu thập , phân loại , quản lý ,khai thác các văn bản , hồ sơ ,tài liệu của UBND huyện theo đúng quy định của Pháp lệnh văn thư , lưu trữ. Chịu trách nhiệm việc lưu trữ các văn bản trong kho lưu trữ của cơ quan. - Các nội dung văn bản đến , văn bản đi , tài liệu đánh máy được quản lý chặt chẽ và thực hiện công tác bảo mật trong quản lý văn bản theo đúng quy định. - Cán bộ văn thư, lưu trữ có thể kiêm thêm việc soạn thảo , photocopy ,in ấn tài liệu. Người làm việc này phải chịu trách nhiệm soạn thảo, in ấn tài liệu của cơ quan đảm bảo về thể thức văn bản ,kịp thời , đúng số lượng và đảm bảo tính bảo mật của văn bản. - Tổ chức quản lý toàn bộ cơ sở vật chất do cơ quan Văn phòng quản lý - Thực hiện các thủ tục về xây dựng, sửa chữa trong cơ quan ,mua sắm các. phương tiện , trang thiết bị , vật tư hàng hóa theo đúng quy định hiện hành - Đảm bảo công tác chuẩn bị , phuc vụ các hội nghị ,cuộc họp và làm việc thường xuyên cũng như đột xuất của Thường trực HĐNDhuyện ,UBND huyện ,Văn phòng tại trụ sở làm việc của cơ quan. - Tổ chức thực hiện công tác vệ sinh trong cơ quan đảm bảo môi trường làm việc xanh ,sạch,đẹp. - Tổ chức công tác bảo vệ , bố trí cán bộ , công chức trực cơ quan trong các ngày Lễ , Tết theo quy định chung. - Lập các dự toán kinh phí hàng quý , năm đảm bảo kinh phí phục vụ các hoạt động của cơ quan , quản lý chặt chẽ các nguồn kinh phí ,thực hiện báo cáo quyết toán và kiểm kê tài sản theo đúng quy định. - Lập kế hoạch dự trù kinh phí hàng tháng , quý , năm để mua sắm trang thiết bị , tài sản , vậ tư hàng hóa phục vụ công tác cơ quan. - Quản lý đội xe và đảm bảo hoạt động tốt phục vụ công tác của Lãnh đạo huyện và Văn phòng. c) Nhân viên tổng hợp. - Bộ phận tổng hợp có trách nhiệm nắm bắt tình hình hoạt động của các phòng ban , đơn vị , UBND các xã , thị trấn thuộc lĩnh vực được phân công theo dừi , phỏt hiện ,đề xuất biện phỏp xử lý cỏc vấn đề cụ thể ,bỏo cỏo với lónh đạo đồng thời tham mưu trong việc đôn đốc , chỉ đạo các phòng ban , UBND các xã, thị trấn thực hiện nhiệm vụ kinh tế , văn hóa – xã hội , an ninh , quốc phòng theo đúng chức năng nhiệm vụ , chủ chương , chính sách , pháp luật của Nhà nước. - Tổng hợp, báo cáo định kỳ các vấn đề liên quan đến nhiệm vụ được phân công , yêu cầu các phòng ban,UBND các xã, thị trấn cung cấp tài liệu , thông tin , số liệu liên quan đến công việc được giao. - Trực tiếp theo dừi một số lĩnh vực của ngành kinh tế tổng hợp theo sự phân công của Lãnh đạo Văn phòng. - Trực tiếp phụ trách bộ phận tài vụ , bộ phận công nghệ thông tin ,phụ trách các nhiệm vụ do các Phó văn phòng phụ trách khi phó văn phòng đi công tác. - Quản lí văn bản , tài liệu được giao theo đúng quy định , phối hợp với các chuyên viên khác trong việc tham mưu , tổng hợp , giúp lãnh đạo Văn phòng. xây dựng báo cáo công tác chỉ đạo , điều hành của UBND huyện. d)Nhân viên quản trị mạng (công nghệ -thông tin). - Chịu trách nhiệm đảm bảo hoạt động thường xuyên , hiệu quả của mạng thông tin nội bộ , các trng thiết bị công nghệ thông tin trong cơ quan. - Duy trì hoạt động ổn định thường xuyên của trang web và phần mềm điều hành , tác nghiệp của cơ quan. - Chịu trách nhiệm đưa tài liệu , thông tin lên website của huyện theo nội dung đã được phê duyệt. - Tham mưu , đề xuất Lãnh đạo Văn phòng trong việc xây dựng và thực hiện kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý , chỉ đạo , điều hành của UBND huyện. e)Nhân viên tiếp nhận và trả kết quả hồ sơ (một cửa). - Chịu trách nhiệm tiếp nhận , hướng dẫn cho công dân đến giải quyết các thủ tục hành chính theo thẩm quyền của UBND huyện : đăng ký kinh doanh , đăng ký giấy phép xây dựng ,…. - Chịu trách nhiệp về tính đầy đủ , hợp pháp của hồ sơ nhận của công dân - Cập nhập thường xuyên , liên tục hồ sơ thủ tục hành chính theo đúng mẫu quy định. - Chuyển hồ sơ đến các phòng ban chuyên môn theo đúng quy định về trình tự , thời gian. - Đôn đốc các phòng ban giải quyết và trả kết quả theo đúng thời gian quy định. - Quản lý theo dừi việc tiếp nhận , trả kết quả thủ tục hành chớnh và thu , nộp lệ phí giải quyết thủ tục hành hính. - Thống kê , báo cáo thường xuyên với Lãnh đạo Văn phòng về số hồ sơ , việc giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính của các phòng ban để đôn đốc khi cần thiết. - Đề xuất với lãnh đạo Văn phòng để tham mưu với UBND huyện điều chỉnh, bổ sung các quy định về trình tự , hồ sơ , thủ tục giải quyết khi có sự điều chỉnh của pháp luật. - Tạp vụ -vệ sinh : chịu trách nhiệm đảm bảo vệ sinh phòng làm việc , trang. thiết bị văn phòng làm việc của Lãnh đạo , phòng họp , phòng khách , vệ sinh toàn bộ khuân viên cơ quan. Mở đóng cửa ,quản lý tài sản của cơ quan ,báo cáo Lãnh đạo văn phòng những sự cố để sửa chữa và mua sắm các trang thiết bị khác khi cần thiết. - Bộ phận nhà ăn : đảm bảo nấu ăn trưa cho cán bộ , công chức trong cơ quan. Cơm tiếp khách khi có yêu cầu của lãnh đạo , chịu trách nhiệm về vệ sinh an toàn thực phẩm. - Bộ phận bảo vệ : chịu trách nhiệm kiểm tra giấy tờ hướng dẫn khách ,công dân đến giải quyết công việc tại cơ quan,trông giữ phương tiện cho khách và cụng dõn , đảm bảo an toàn tài sản của cơ quan. Cú sổ theo dừi và bàn giao giữa các ca. g)Nhân viên lái xe. - Chịu trách nhiệm bảo đảm xe chất lượng tốt , phục vụ kịp thời mọi hoạt động của HĐND-UBND huyện. - Xây dựng lịch trực ,đảm bảo thời gian làm việc hàng ngày và đi công tác theo sự điều động của Lãnh đạo. h) Bộ phận bảo vệ.

Sơ đồ bố trí phòng làm việc khoa học của Văn phòng HĐND – UBND huyện Kim Bảng

Kho Lưu trữ được đặt tại tầng 4 ,tại đâytài liệu được sắp xếp gọn gàng bảo quản khoa học ,đảm bảo tính bảo mật văn bản và thuận tiệncho việc tra tìm tài liệu khi cần thiết. Kho Lưu trữ còn chưa được trng bị đầy đủ các thiết bị để bảo quản tài liệu:máy hút ẩm ,máy hút bụi,.

Nội dung của công tác Văn thư - Xây dựng và ban hành văn bản

Phòng Văn thư không gian trật hẹp gây khó khăn cho cán bộ Văn thư khi làm việc. 2.Khảo sát tình hình công tác Văn thư của Văn phòng HĐND – UBND huyện Kim Bảng.

Yêu cầu của công tác Văn thư

-Nhanh chóng : Từ khâu xây dựng văn bản ,truyền đạt thông tin ,tổ chức quản lý văn bản xử lý các thông tin trong văn bản đều phải được xử lý nhanh chóng ,kịp thời. -Bí mật :Cần đảm bảo bí mật trong quá trình xây dựng văn bản ,tổ chức quản lý ,giải quyết văn bản theo đúng thẩm quyền.

Ý nghĩa của công tác Văn thư

Thực trạng công tác Văn thư tại UBND huyên Kim Bảng

Nhược điểm

Trong thời gian thực tập hơn 02 tháng từ ngày 04/1/2016 đến ngày 11/3/2016 tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng ,em đã được làm quen và tiếp xúc trực tiếp với tất cả các công việc lĩnh vực thuộc Văn phòng- công việc thực tế của ngành em đang học.Là một sinh viên năm cuối chuyên ngành Quản trị Văn phòng thì việc áp dụng lý luận vào thực tiễn các chuyên ngành mà mình đã học như: Soạn thảo văn bản ,Văn thư –Lưu trữ ,công tác hành chính quả là một bước ngoặt lớn trong quá trình tư duy hội nhập giữa môi trường sách vở và thực tế công việc và em đã có những kết quả tốt .Trong quá trình thực tập tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Kim Bảng em đã nhận được sự giúp đỡ tân tình của cô chú, anh chị trong cơ quan đặc biệt là chị Nguyễn Thị Minh (cán bộ Văn phòng) đã giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập này.