MỤC LỤC A. LỜI NÓI ĐẦU 1 B. NỘI DUNG 4 CHƯƠNG I: 4 GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND XÃ TIÊN HIỆP TỈNH HÀ NAM 4 1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của UBND xã Tiên Hiệp tỉnh Hà Nam 4 1.1.1 Sự ra đời 4 1.1.2 Chức năng 4 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn 5 1.1.4. Cơ cấu tổ chức 7 1.2.Tình hình tổ chức ,chức năng ,nhiệm vụ,quyền hạn, cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức 8 1.2.1. Tình hình tổ chứclưu trữ ở cơ quan 8 1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận lưu trữ 8 1.2.3 Cơ cấu tổ chức của bộ phận lưu trữ 9 CHƯƠNG II: 11 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA 11 UBND XÃ TIÊN HIỆP TỈNH HÀ NAM 11 2.1.Hoạt động quản lý của UBND xã Tiên hiệp 11 2.1.1.Xây dựng , ban hành văn bản quy định về công tác lưu trữ 11 2.1.2 Công tác bồi dưỡng cán bộ lưu trữ 11 2.1.3.Tình hình thanh tra ,kiểm tra và xử lý vi phạm quy chế của công tác lưu 12 2.2.Hoạt động nghiệp vụ của UBND xã Tiên hiệp 13 2.2.1.Công tác xác định giá trị tài liệu. 14 2.2.2. Công tác thu thập bổ sung tài liệu: 15 2.2.3. Công tác chỉnh lý tài liệu 17 2.2.4.Công tác thống kê tài liệu lưu trữ 21 2.2.5Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ. 22 2.2.6. Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 23 2.2.7. Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu 25 CHƯƠNG III: 26 BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI UBND XÃ TIÊN HIỆP 26 VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 26 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 26 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của UBND xã Tiên Hiệp 29 3.2.1.Xây dựng phòng (kho) lưu trữ. 29 .3.2.2. Trang bị máy tiêu huỷ tài liệu. 29 3.3.Một số kiến nghị 30 3.3.1.Đối với UBND xã Tiên Hiệp 30 3.3.2.Đối với bộ môn lưu trữ ,khoa ,trường 32 3.3.2.1.Đối với Nhà trường ,khoa 32 3.3.2.2.Đối với bộ môn lưu trữ 34 C.KẾT LUẬN 36 D.PHỤ LỤC 1
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC Lê Hoàng Phương Oanh Lớp Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A LỜI NÓI ĐẦU Việt nam dải đất hình chữ S, nằm trung tâm khu vực Đông Nam Á, phía đông bán đảo Đông Dương, nước đa dân tộc Để kinh tế Việt Nam phát triển hội nhập với kinh tế giới nước ta chuyển mình, tự đổi ngày, giờ, phát triển đại hoá, công nghiệp hoá đất nước kinh tế - xã hội, quốc phòng - an ninh công tác quyền… Cùng với phát triển nhanh chóng kinh tế, trị, khoa học - kĩ thuật xã hội, công tác cải cách hành quan nhà nước tiến hành từ Trung ương đến Địa phương, công tác cải cách có công tác cải cách Văn thư - Lưu trữ Công tác Văn thư - Lưu trữ lĩnh vực thiếu hoạt động quản lí Nhà nước hoạt động khoa học quan Xã hội ngày phát triển kéo theo nhu cầu người cao Để kịp thời với phát triển đất nước đòi hỏi người cần nâng cao trình độ hiểu biết Và để nâng cao trình độ người phải học tập qua sách thực tiễn, học tập hai mà điều phải đúc kết từ lâu dài việc sử dụng tài liệu lưu trữ họ cần thiết lựa chọn tốt Tài liệu lưu trữ phương tiện thiếu thời kì, hoạt động quan trọng thiếu hoạt động quản lý điều hành Đảng Nhà nước ta “Tài liệu lưu trữ quốc gia di sản dân tộc, có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa” Chính quan điểm Văn kiện Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VI nêu: “Tổ chức tốt công tác lưu trữ, bảo vệ an toàn sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ quốc gia” Khẳng định điều Văn kiện Đại hội Đảng lần thứ X có ghi: “Bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ” Bác Hồ nói: “Tài liệu lưu trữ có giá tri đặc biệt phương diện kiến thiết quốc gia ” từ tháng 8/ 1945 sau giành quyền việc bảo vệ TLLT Đảng Nhà nước ta coi trọng coi nhiệm vụ trị công tác quản lý Nhà nước Lê Hoàng Phương Oanh Lớp Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Xuất phát từ yêu cầu thực tiễn quan, tổ chức vị trí, ý nghĩa, vai trò công tác Văn thư - Lưu trữ Ngày 18 tháng 12 năm 1971 theo đề nghị Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước liên Bộ Đại học Trung học chuyên nghiệp - Uỷ ban Kế hoạch Nhà nước đồng ý Chính phủ ban hành Quyết định số: 109/BT thành lập Trường Trung học Văn thữ- Lưu trữ (Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nay) Trong trình đào tạo Trường để gắn liền lí thuyết thực tiễn chuyên ngành đào tạo Cuối khóa học Nhà trường tổ chức cho sinh viên cuối khoá thực tập quan, tổ chức để rèn luyện kỹ năng, nghiệp vụ thành thục, cho sinh viên làm quen với công việc bên quan để sinh viên trường áp dụng vào công tác hoàn thành tốt với nghiệp vụ Thực kế hoạch đào tạo Đại học Nội Vụ Hà Nội, đồng ý tiếp nhận UBND xã Tiên Hiệp tỉnh Hà Nam , em thực tập quan từ ngày 04/01/2016 đến ngày 19/03/2016 Trong trình thực tập phòng Hành chính- Tổng hợp UBND xã Tiên Hiệp tỉnh Hà Nam , gặp nhiều khó khăn, quan tâm lãnh đạo, cán chuyên viên đặc biệt hướng dẫn bảo nhiệt tình cán hướng dẫn nên em hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Bên cạnh đó, em có điều kiện áp dụng kiến thức nhà trường trang bị để củng cố, bổ sung thêm kiến thức cho thân, học hỏi kinh nghiệm giao tiếp ứng xử, bước đầu làm quen với môi trường làm viêc quan Trong năm gần đây, tình hình công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ Trung ương địa phương ngày quan, đoàn thể, tổ chức trọng phát triển Đảng nhà nước ta ban hành hàng loạt văn pháp quy, công văn nhằm hướng dẫn, đạo, tổ chức cách có hệ thống, quan quản lý công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ từ Trung ương đến địa phương Bên cạnh đó, quan có nhiều đầu tư sở vật chất, trình độ chuyên môn cán làm công tác lưu trữ…góp phần làm cho công tác lưu trữ bước đầu vào nề nếp Nhận thức vai trò tầm quan trọng vấn đề Lê Hoàng Phương Oanh Lớp Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội này, em định chọn đề tài: “Tìm hiểu thực trạng quy trình nghiệp vụ công tác lưu trữ UBND xã Tiên Hiệp xây dựng phương án phân loại tài liệu ” để làm đề tài báo cáo kết thực tập hai tháng UBND xã Tiên Hiệp Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến nhà trường, thầy cô khoa Văn thư Lưu trữ trang bị cho em kiến thức kỹ nghề nghiệp công tác Lưu trữ Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo, cán chuyên viên, cô chú, anh chị phòng Hành chính- Tổng hợp UBND xã Tiên Hiệp tận tình giúp đỡ, tạo điều kiện cho em suốt thời gian thực tập hoàn thành báo cáo Sau báo cáo kết trình khảo sát thực tế kết hợp với phần lý luận chuyên môn em đúc rút quan thực tập Bài báo cáo em có cấu trúc sau: Chương I: Giới thiệu vài nét UBND xã Tiên Hiệp tỉnh Hà Nam Chương II: Thực trạng công tác lưu trữ UBND xã Tiên Hiệp tỉnh Hà Nam Chương III: Báo cáo kết thực tập UBND xã Tiên Hiệp tỉnh Hà Nam đề xuất ,kiến nghị Bài báo cáo hạn chế kiến thức thời gian nên không tránh khỏi thiếu sót Em mong nhận ý kiến đóng góp Quý thầy cô Quý quan để báo cáo em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 19 tháng năm 2016 Sinh viên LÊ HOÀNG PHƯƠNG OANH Lê Hoàng Phương Oanh Lớp Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ UBND XÃ TIÊN HIỆP TỈNH HÀ NAM 1.1 Sự đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức UBND xã Tiên Hiệp tỉnh Hà Nam 1.1.1 Sự đời Từ năm 1901 để thiết lập máy cai trị huyện xã, thực dân Pháp tiến hành chia Duy Tiên làm tổng, 88 xã, 160 làng; huyện lỵ đóng thôn Lão Cầu (tổng Lam Cầu) Hiện nay, Duy Tiên có 21 xã thị trấn, Hoà Mạc trung tâm kinh tế, trị, văn hoá toàn huyện Huyện Duy Tiên nằm phía Đông sông Đáy, phía Tây sông Hồng, Phía Bắc sông Nhuệ, phía Nam sông Châu Chạy từ Bắc xuống Nam huyện đường quốc lộ 1A nối liền thị trấn Đồng Văn với Hà Nội, Phủ Lý, Nam Định Sau năm 1954, huyện Duy Tiên có 27 xã: Bạch Thượng, Châu Sơn, Chuyên Mỹ, Chuyên Nội, Đọi Sơn, Duy Hải, Duy Minh, Mộc Bắc, Mộc Nam, Thắng Lợi, Thành Công, Tiên Hải, Tiên Hiệp, Tiên Hồng, Tiên Hòa, Tiên Hương, Tiên Lý, Tiên Minh, Tiên Ngoại, Tiên Nội, Tiền Phong, Tiên Tân, Tiên Thái, Tiên Thắng, Tiên Yên, Trác Bút, Yên Hà .Ngày 23 tháng năm 2013 thành phố Phủ Lý mở rộng thêm sở sáp nhập Tiên tân , Tiên hiệp ,Tiên hải… thành phường có tên tương ứng Theo Nhị số 89 /NQ-CP ngày 23 tháng năm 2013 Chính phủ , kế hoạch số 1449/KH-UBND ngày 14 tháng năm 2013 UBND tỉnh Hà nam việc điều chỉnh địa giới hành huyện Duy tiên , Bình lục , Kim bảng để mở rộng địa giới hành thành phố Phủ lý Nay UBND xã Tiên hiệp có trụ sở thôn Phú thứ ,xã Tiên hiệp ,tp Phủ lý Hà nam Trước UBND xã Tiên hiệp thuộc huyện tiên UNBD xã Tiên hiệp chuyển trực thuộc thành phố Phủ lý tồn đến 1.1.2 Chức Lê Hoàng Phương Oanh Lớp Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tại điều 123 Hiến pháp 1992 quy định: UBND Hội đồng nhân dân bầu ra, là quan chấp hành của hội đồng nhân dân, quan hành chính Nhà Nước ở địa phương, chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật và các văn bản của các quan Nhà Nước cấp UBND Xã là quan tổ chức và chỉ đạo việc thi hành hiến pháp, pháp luật, các văn bản của công chức xã và thôn Trong phạm vi nhiệm vụ quyền hạn pháp luật quy định, UBND xã quyết định, chỉ thị và tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thi hành các văn bản đó UBND xã thảo luận và quyết định theo đa số các vấn đề được quy định tại điều 124 luật tổ chức HĐND – UBND sửa đổi ngày 26/11/2003 và những vấn đề khác liên quan đến phát triển kinh tế - xã hội, quốc phòng an ninh của xã, thống nhất chương trình nhiệm vụ công tác của UBND, kiểm điểm trách nhiệm của tập thể và các thành viên UBND - UBND xã tổ chức tiếp công dân thường xuyên và định kỳ tại trụ sở theo quy định Nội dung đơn tố cáo, khiếu nại liên quan đến bộ phận nào thì trưởng các bộ phận đó chịu trách nhiệm chuẩn bị nội dung trả lời UBND xã cứ thẩm quyền được pháp luật quy định để xem xét giải quyết các kiến nghị tố cáo, khiếu nại của công dân theo luật khiếu nại tố cáo - Cán bộ, công chức UBND xã được điều chỉnh theo pháp lệnh cán bộ công chức ngày 01/7/2003; Luật lao động của Nhà Nước về chế độ chính sách đối với cán bộ xã - Chức của UBND là quản lý Nhà Nước các lĩnh vực đời sống xã hội ở địa phương pháp luật, theo pháp luật; tổ chức chỉ đạo việc thi hành pháp luật, nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp 1.1.3 Nhiệm vụ, quyền hạn Xây dựng kế hoạch phát triển Kinh tế-Xã hội hàng năm trình HĐND cùng cấp thông qua và trình UBND huyện phê duyệt và tổ chức thực hiện kế hoạch đó: Lê Hoàng Phương Oanh Lớp Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Lập dự toán, quyết toán ngân sách địa phương để trình HĐND phê duyệt và báo cáo quan hành chính Nhà Nước, quan tài chính cấp trực tiếp và tổ chức thực hiện kế hoạch đó - Căn cứ nghị quyết của HĐND, phối hợp với các quan Nhà Nước cấp để tổ chức thực hiện theo từng lĩnh vực thu thuế, phí và lệ phí đảm bảo thu đúng, thu đủ, thu kịp thời và báo cáo về ngân sách theo quy định của pháp luật, đồng thời huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các công trình kết cấu hạ tầng của địa phương nguyên tắc tự nguyện Lập quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của xã và tổ chức thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án, áp dụng các biện pháp ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ để phát triển ngành, nghề mới và phát huy nghề truyền thống của xã nhằm giải quyết việc làm, cải thiện điều kiện làm việc nâng cao sản xuất Khuyến khích phát triển ngư nghiệp, nông thôn; kiểm tra việc quản lý các công trình công cộng, đường giao thông, trụ sở trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy hoạch đã được phê duyệt đồng thời tổ chức thực hiện xây dựng, tu sửa giao thông các công trình, các công trình sở hạ tầng từng khác tại địa phương theo quy định của pháp luật - Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục tại địa phương, phối hợp với các quan quản lý hành chính Nhà Nước cấp để quản lý trường tiểu học, trường trung học, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo, huy động trẻ em vào lớp đúng độ tuổi và hoàn thành chương trình phổ cấp giáo dục, tổ chức các lớp bổ túc văn hóa, thực hiện xóa mù chữ cho những người độ tuổi - Tổ chức các hoạt động văn hóa, thông tin, nghệ thuật, thể dục, thể thao; tổ chức thực hiện việc hướng dẫn các lễ hội truyền thống; bảo vệ di tích lịch sử, văn hoá danh lam thắng cảnh ở địa phương; Vận động nhân dân xây dựng đời sống văn minh, gia đình văn hóa Ngăn chặn các tệ nạn xã hội và những biểu hiện không lành mạnh đời sống xã hội ở địa phương -Tổ chức quản lý, kiểm tra các chương trình y tế sở, dân số kế hoạch hóa gia đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh, phòng chống các Lê Hoàng Phương Oanh Lớp Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội dịch bệnh Tổ chức thực hiện chính sách, chế độ với thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sỹ, những người có công với nước; thực hiện công tác cứu tế xã hội, hoạt động nhân đạo, từ thiện và vận động nhân dân giúp đỡ các gia đình khó khăn, người già, người tàn tật, trẻ mô côi không nơi nương tựa - Tổ chức huấn luyện quân sự phổ thông, tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng an toàn, xây dựng làng xã chiến đấu khu vực phòng thủ địa phương, thực hiện công tác khám tuyển nghĩa vụ quân sự theo kế hoạch; Đăng ký quản lý quân nhân dự bị động viên; xây dựng, huấn luyện và sử dụng lực lượng dân quân tự về ở địa phương - Thực hiện các biện pháp đảm bảo an ninh, trật tự, an toàn xã hội; Xây dựng lực lượng công an xã và phong trào quần chúng bảo vệ an ninh tổ quốc vững mạnh; Thực hiện biện pháp phòng ngừa các hành vi vi phạm pháp luật Phối hợp với các quan hành chính theo quy định của pháp luật Tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc lại của người nước ngoài tại địa phương 1.1.4 Cơ cấu tổ chức Từ thành lập xã Tiên Hiệp đến dưới sự lãnh đạo của Đảng, hoạt động của chính quyền địa phương nhận được sự ủng hộ tận tình và sự giúp đỡ của đảng bộ cấp Lãnh đạo địa phương có: -Bí thư Đảng ủy xã -Phó bí thư Đảng ủy -Chủ tịch HĐND -Các phó chủ tịch HĐND -Chủ tịch UBND -Phó chủ tịch UBND -Chủ tịch UB MTTQ -Bí thư đoàn niên cộng sản HCM -Chủ tịch hội liên hiệp phụ nữ -Chủ tịch hội nông dân -Chủ tịch hội cựu chiến binh Lê Hoàng Phương Oanh Lớp Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội -Chỉ huy trưởng quân sự -Trưởng công an xã -Văn phòng thống kê kiêm kế toán ngân sách phương giúp việc cho chủ tịch UBND xã -Ban thông tin xã chịu trách nhiêm tuyên truyền cà vận động nhân dân thực hiện các chủ trương chính sách -Tư pháp-Hộ tịch -Địa chính-Xây dựng -Văn hóa-Xã hội -Phòng chuyên trách dân số, gia đình và trẻ em Do là xã đông dân cư và hoạt động những lĩnh vực khác nên xã có phó chủ tịch UBND phụ trách về kinh tế và phụ trách về văn hóa chính trị xã hội 1.2.Tình hình tổ chức ,chức ,nhiệm vụ,quyền hạn, cấu tổ chức phận lưu trữ quan, tổ chức 1.2.1 Tình hình tổ chức lưu trữ quan UBND xã Tiên Hiệp bố trí văn thư, kho lưu trữ chung với văn phòng UBND, diện tích 20m2, cán thủ quỹ kiêm nhiệm công tác văn thư – lưu trữ, kho lưu trữ đặt góc phòng làm việc.Cơ quan bố trí 01 cán làm công tác lưu trữ, cán lưu trữ quan làm công tác kiêm nhiệm.Tài liệu hình thành công tác từ năm 1979 đến hết năm 2016 Khối tài liệu nhìn chung với số lượng bị mát thất lạc hoạt động năm trước Tài liệu hầu hết chưa chỉnh lý, lập hồ sơ, xác định giá trị chưa lập công cụ tra tìm trình giải công việc gặp nhiều khó khăn Loại hình tài liệu chủ yếu loại hình hành chính, có vài tài liệu phim ảnh, tài liệu khoa học công nghệ Tình trạng vật lý tài Lê Hoàng Phương Oanh Lớp Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội liệu: chưa có dụng cụ bảo quản nên hầu hết bị phai màu, số bị rách nát, lộn xộn Tài liệu xếp theo năm bó gói cẩn thận 1.2.2.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phận lưu trữ Cơ quan em cán làm văn thư kiêm nhiệm công việc cán lưu trữ Thực nghiêm túc Nghị định 110/ 2004 ngày 08/ 4/ 2004 Chính phủ công tác Văn thư-lưu trữ Thực tốt quy trình từ khâu soạn thảo, chỉnh sửa, trình ký, vào sổ theo dõi văn lưu văn bản, quy định tiếp nhận văn đến tổ chức thực tốt, thực tốt quy trình theo dõi thực tốt quy trình lưu trữ : -Thu thập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan chỉnh lý ,xác định giá trị tài liệu ,thực bảo quản ,khai thác sử dụng tài liệu theo quy định pháp luật -Chấp hành nghiêm túc quy định bảo quản tài liệu, bảo quản dấu không xảy cố -Thường xuyên củng cố, nâng cấp, bổ sung trang thiết bị, sở vật chất đáp ứng nhu cầu lưu trữ -Công tác quản lý tài liệu tăng cường Lưu trữ thuộc văn phòng UBND xã Tiên Hiệp có chức tham mưu, tổng hợp mang tính chất phục vụ (hậu cần) cho xã Phối hợp, điều hòa mối quan hệ quan địa bàn xã , chịu đạo quản lý trực tiếp thường trực xã đồng thời chịu đạo mặt nghiệp vụ văn phòng xã Cán Lưu trữ có trách nhiệm thực nhiệm vụ, quyền hạn 1.2.3 Cơ cấu tổ chức phận lưu trữ Có thể nói công tác lưu trữ phận thiếu hoạt động quản lý, điều hành, đạo củaUBND xã Tiên Hiệp Thể ban hành văn liên quan đến công tác đạo thực công tác lưu trữ, bố trí cán chuyên trách đảm nhiệm công tác, trang bị phương Lê Hoàng Phương Oanh 10 Lớp Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Qua thấy việc thống kê tra tìm tài liệu lưu trữ UBND xã Tiên hiệp thực chưa đa dạng công cụ tra tìm tài liệu, chưa áp dụng công nghệ thông tin vào lưu 2.2.6 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Bảo quản tài liệu lưu trữ sử dụng biện pháp khoa học kỹ thuật để kéo dài tuổi thọ bảo đảm an toàn cho tài liệu, nhằm phục vụ tốt yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ có ý nghĩa quan trọng biện pháp bảo quản tốt tài liệu lưu trữ bị mát, hư hỏng Đặc biệt, với khí hậu nước ta lại nằm khu vực nhiệt đới ẩm gió mùa riêng Hà Nam yếu tố nhiệt độ, độ ẩm, độ ẩm cao làm chi vi sinh vật, côn trùng… phát triển mạnh tác động phá hoại tài liệu lưu trữ lớn Vì bảo quản tài liệu lưu trữ nước ta nhiệm vụ khó khăn phức tạp Tài liệu lưu trữ UBND xã Tiên Hiệp hình thành trình hoạt động xã từ thành lập đến Tuy nhiên năm đầu công tác bảo quản tài liệu chưa thực tốt nên nhiều giá trị tài liệu có giá trị không Năm 2006 UBND xã Tiên Hiệp tiến hành chỉnh lý khối tài liệu từ thành lập đến năm 2006 đưa vào bảo quản Các tài liệu chủ yếu nhóm tài liệu hành chính, có số tài liệu phim ảnh tài liệu khoa học kỹ thuật thiết kế xây dựng công trình xây dựng xã Tài liệu lưu trữ UBND xã Tiên Hiệp đưa vào bảo quản tủ lưu trữ gỗ kim loại, tủ có khoá cẩn thận Do UBND xã Tiên Hiệp chưa có kho lưu trữ riêng nên tủ đựng để rải rác Văn phòng, chưa xếp theo trật tự định chưa đảm bảo yêu cầu bảo quản tài liệu theo quy định nhà nước luật lưu trữ Lê Hoàng Phương Oanh 25 Lớp Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Theo thông tin em biết từ anh cán phụ trách cán Văn thư lưu trư thời gian tới UBND xã có kế hoạch sử dụng phòng tầng hai trụ sở làm việc với diện tích khoảng 25m2 để làm kho lưu trữ tài liệu trước công tác bảo quản tài liệu lưu trữ chưa thực hiên tốt chưa thực trọng nhiều tài liệu lưu trữ có giá trị bị hư hỏng Trong năm gần thấy vị chí quan trọng tài liệu lưu trữ, với đạo quan cấp công tác lưu trữ quan tâm Cán phụ trách công tác văn thư lưu trữ cử học lớp văn thư lưu trữ để nâng cao trình độ Do chưa có phòng (kho) lưu trữ riêng, tài liệu UBND xã Tiên Hiệp chủ yếu đưa vào cặp bảo quản tủ lưu trữ Ngoài sử dụng hòm để đựng tài liệu Tài liệu lưu trữ bảo quản tủ, đặt vị trí cao ráo, thoáng mát nên tưởng tài liệu bị ẩm mốc hạn chế Tuy nhiên Hà Nam có khí hậu đặc biệt với độ ẩm cao lượng mưa hàng năm tương đối nhiều nên việc bảo quản tài liệu khó khăn Vào mùa mưa, xuất nhiều mối mọt, kiến mối đe doạ với khối tài liệu bảo quản UBND xã Tiên Hiệp Tuy có biện pháp khắc phục tổn thất đáng kể tài liệu lưu trữ Hiện tượng côn trùng phá hoại tài liệu nguyên nhân chủ yếu việc bảo quản tài liệu Hàng năm vào cuối năm công việc kết thúc, với việc xác định giá trị tài liệu cán văn thư kiêm lưu trữ xã tiến hành công tác vệ sinh tài liệu kiểm tra tình hình tài liệu Những năm gần công tác bảo quản tài liệu xã thực hiên tương đối tốt, thường xuyên kiểm tra tài liệu theo định kỳ, vệ sinh tài liệu hàng năm có phương tiện bảo quản tốt nên tài liệu lưu trữ bảo quản tương đối tốt tình trạng tài liệu mục nát 2.2.7 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Lê Hoàng Phương Oanh 26 Lớp Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội UBND xã Tiên Hiệp có xây dựng nội qua nghiên cứu, sử dụng tài liệu, quan hay cá nhân đến mượn tài liệu nghiên cứu có ghi số theo dõi cẩn thận quy định thời gian giao trả hồ sơ (nếu mượn đem về) Qua thời gian theo dõi thực tế, người mượn chủ yếu cá nhân mượn tài liệu luật, pháp lệnh, mẫu văn liên quan đến công việc sinh viên đến thực tập UBND xã Nhìn chung tình hình nghiên cứu sử dụng tài liệu UBND xã chưa thông dụng, người dân thường đến thư viện huyện tỉnh để tìm tài liệu nghiên cứu, đến UBND xã để nghiên cứu tài liệu chủ yếu lĩnh vực hành cấu tổ chức quan nên việc nghiên cứu sử dụng tài liệu hạn chế, chưa phát huy hết giá trị tài liệu lưu trữ CHƯƠNG III: BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI UBND XÃ TIÊN HIỆP VÀ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ 3.1 Báo cáo tóm tắt công việc làm thời gian thực tập kết đạt Trong trình hoạt động sản sinh nhiều tài liệu nguồn nộp lưu hàng năm vào lưu trữ tương đối nhiều Lê Hoàng Phương Oanh 27 Lớp Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tại eo hẹp biên chế, mặt khác đặc điểm cấu tổ chức, UBND xã Tiên Hiệp không thành lập phận Văn thư hay Lưu trữ riêng mà có phận Phòng Hành – tổng hợp có bao hàm công tác Văn thư lưu trữ bố trí cán phụ trách công tác Văn thư kiêm Lưu trữ Nhìn chung công tác lưu trữ xã nhiều hạn chế Việc thu thập tài liệu vào lưu trữ quan thực hàng năm Tuy nhiên trình thực có lỏng lẻo, thiếu chặt chẽ, thất lạc nhiều tài liệu có giá trị Trong công tác xác định giá trị tài liệu thiếu kết hợp cán phụ trách công tác đơn vị có tài liệu lãnh đạo quan Công tác thống kê, bảo quản thực tương đối tốt, trang thiết bị bảo quản chưa đa dạng, chưa có phòng (kho) lưu trữ tài liệu riêng tài liệu lưu trữ để phân tán Việc khai thác sủ dụng tài liệu chưa hiệu Vì vậy, thời gian tới tương lai UBND xã Tiên Hiệp cần có biện pháp kế hoạch thực tích cực Qua hai tháng thực tập Phòng hành – Tổng hợp thuộc UBND xã Tiên Hiệp , vận dụng kiến thức học tập trường vào thực tế công việc quan Em tiếp thu, học hỏi nhiều kinh nghiệp công tác lưu trữ nói riêng công tác văn phòng nói chung Qua em nhận thấy công tác lưu trữ mắt xích thiếu hoạt động máy nhà nước Trong trình hoạt động chưa có kho lưu trữ riêng UBND xã Tiên Hiệp đạt yêu cầu công tác bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Đó nỗ lực phấn đấu không ngừng cán thời gian qua để hoàn thành tốt nhiệm vụ mà Đảng Nhà nước giao cho, đóng góp phần không nhỏ vào việc bảo quản tốt di sản văn hoá dân tộc nói chung nhân dân tỉnh Hà Nam nói riêng Lê Hoàng Phương Oanh 28 Lớp Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Qua em xin tóm tắt công việc làm thời gian thực tập UBND xã Tiên Hiệp : -Tìm hiểu cấu tổ chức ,chức ,nhiệm vụ UBND xã Tiên Hiệp -Nghiên cứu văn ,nội quy ,quy chế chế độ sách quan -Nghiên cứu văn ban hành UBND xã Tiên Hiệp -Thực hiệp nghiệp vụ chuyên môn hoạt động -Làm công việc giao văn phòng +Bắt đầu tiến hành làm báo cáo thực tập +Đánh giá hoạt động cải cách hành quan -Hoàn thành báo cáo thực tập -Tổng kết rút kinh nghiệm Công tác lưu trữ công việc thường xuyên liên tục Đây công việc đào tạo theo chuyên ngành nên than em cố gắng hoàn thành tốt nghiệp vụ Đồng thời mạnh dạn đưa ý kiến thân để góp ý với quan cho công tác lưu trữ đạt kết cao *Một số ưu điểm tồn công tác lưu trữ -Ưu điểm: - Trong thời gian qua công tác quản lý tài liệu lưu trữ UBND xã Tiên Hiệp quan tâm Tài liệu thu thập xếp cách khoa học, hợp lý, hầu hết hồ sơ, tài liệu chia thành năm - Công tác văn thư lưu trữ thực vào nề nếp, khoa học, đáp ứng nhu cầu công việc Đặc biệt quan tâm cấp lãnh đạo công tác văn thư lưu trữ - Hệ thống văn quản lý xã ban hành chức năng, nhiệm vụ quy định Nhà nước - Đội ngũ cán làm công tác Văn phòng có trình độ chuyên môn cao, công tác tuyển dụng nhân đảm bảo quy trình có tính minh bạch tuyển yêu cầu công việc Lê Hoàng Phương Oanh 29 Lớp Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Thời gian làm việc cán Văn thư lưu trữ chặt chẽ Mặt khác, hàng năm cán Văn thư lưu trữ cử học lớp tập huấn, lớp bồi dưỡng nhằm nâng cao kiến thức công tác văn thư lưu trữ - Thực tốt công tác tiếp nhận, xử lý thông tin cung cấp thông tin nhanh chóng, kịp thời - Cán văn thư lưu trữ có trách nhiệm với công việc, nhiệt tình tâm huyết với công tác lưu trữ quan nói chung công tác khai thác sử dụng tài liệu nói riêng Cán văn thư lưu trữ nhiệt tình, cởi mở tạo điều kiện thuận lợi cho độc giả Mặc dù làm công tác kiêm nhiệm, song độc giả đến khai thác tài liệu cán văn thư lưu trữ tận tình giúp đỡ để dễ dàng tiếp cận với tài liệu giải thắc mắc sử dụng tài liệu Nhìn chung cán phụ trách công tác văn thư lưu trữ điều kiện làm việc gặp nhiều khó khăn sở vật chất cố gắng hoàn thành công việc góp phần đáng kể vào công tác hành văn phòng xã -Tồn tại: Bên cạnh kết đạt nêu trên, công tác lưu trữ UBND xã Tiên Hiệp số tồn là: • Công tác đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ UBND xã Tiên Hiệp chưa nhiều • Một số cán bộ, nhân viên quan chưa đánh giá tầm quan trọng tài liệu lưu trữ chưa hình thành thói quen sử dụng tài liệu lưu trữ, ý thức giữ gìn bảo quản tài liệu chưa tốt Cán bộ, công chức phòng ban, đơn vị chưa lập hồ sơ công việc nên việc thu, nộp hồ sơ hàng năm chưa đầy đủ • Trong công tác thu thập , bổ sung tài liệu vần chậm chễ, chưa thực theo quy định nhà nước • Số lượng cán bộ, nhân viên số phận chưa hợp lí, chưa đảm bảo cấu.Nhiều tài liệu bó gói chưa chỉnh lý Lê Hoàng Phương Oanh 30 Lớp Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Qua tháng thực tập làm việc UBND xã Tiên Hiệp, thân em thấy việc áp dụng lý thuyết vào thực tế cần thiết thực tế với học nhiều khác nên đợt thực tập rèn luyện, học hỏi rút kinh nghiệm cho thiếu sót trình học tập hiểu rõ nghiệp vụ thực tế 3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ UBND xã Tiên Hiệp Công tác Lưu trữ quan trọng việc lưu giữ văn bản, tài liệu quan trọng quan Vì vậy,em xin đề xuất hai nội dung với UBND xã Tiên Hiệp tỉnh Hà Nam: 3.2.1.Xây dựng phòng (kho) lưu trữ Lí quan chưa có phòng (kho) lưu trữ mà quan hàng năm sản sinh tương đối nhiều tài liệu, tài liệu có giá trị Bên cạnh tài liệu lưu trữ quan có ý nghĩa, giá trị bảo vệ văn hoá, sắc dân tộc Diện tích quan tương đối rộng nên xây kho lưu trữ Việc xây dựng phòng (kho) lưu trữ giúp quan quản lý, bảo quản tài liệu tốt hơn, xếp tài liệu khoa học Bên cạnh đó,nếu quan xây dựng phòng (kho) lưu trữ phân công công việc rõ ràng cán Văn thư cán Lưu trữ Việc tra tìm tài liệu lưu trữ nhanh chóng, xác Phục vụ cán quan đông đảo độc giả đến tra tìm tài liệu 3.2.2 Trang bị máy tiêu huỷ tài liệu UBND xã Tiên Hiệp hàng năm sản sinh số lượng tài liệu tương đối nhiều tài liệu có giá trị bảo quản lâu dài giá trị bảo quản vĩnh viễn mà cóp tài liệu bảo quản tạm thời Bên cạnh quan tiến hành chỉnh lý tài liệu tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng thừa chưa tiêu huỷ mà để bao tải để góc riêng nên việc trang bị máy tiêu huỷ tài liệu cần thiết Giúp cho quan tiết kiệm diện tích kho tàng, bảo vệ bí mật tài liệu Lê Hoàng Phương Oanh 31 Lớp Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.3.Một số kiến nghị Trong thời gian thực tập nghiệp vụ công tác lưu trữ UBND xã Tiên Hiệp nhìn chung em thấy công tác thực theo quy định Nhà nước Tuy nhiên số hạn chế định Vậy em xin đóng góp số ý kiến 3.3.1.Đối với UBND xã Tiên Hiệp - Cần phải ban hành văn đạo hướng dẫn cho quan cấp thực tốt công tác Văn thư – Lưu trữ Đồng thời phải thường xuyên có đợt kiểm tra, tra để đánh giá việc thực công tác quan quản lý để nắm rõ tình trạng công việc để từ có phương án phù hợp để nâng cao hiệu việc quản lý, điều hành - Lãnh đạo quan phải quan tâm, trọng công tác lưu trữ, thực tốt việc quản lý tài liệu lưu trữ tránh việc làm mát thất lạc tài liệu có giá trị quan trọng - Bố trí nguồn kinh phí để đầu tư sở vật chất cho công tác Lưu trữ quản lý sử dụng hiệu - Cần thiết phải bố trí cán , công chức phụ trách công tác văn thư chuyên trách - Hàng năm thành lập đoàn kiểm tra định kỳ công tác lưu trữ toàn quan - Cần đề quy chế, nội quy quy định cụ thể công tác lưu trữ quản Văn thư lưu trữ cán phận Văn phòng cần xếp lại thời gian làm việc cho khoa học - Cơ quan cần đầu tư mua sắm số trang thiết bị hộp đựng tài liệu, máy vi tính, máy photo copy, máy hút bụi, máy điều hoà nhiệt độ,…… để phục vụ cho công tác bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Lê Hoàng Phương Oanh 32 Lớp Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Cần có phối hợp công tác văn thư công tác lưu trữ việc ứng dụng công nghệ thông tin tạo điều kiện cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào lưu trữ quan: cụ thể sử dụng chương trình quản lý tài liệu máy vi tính: Chương trình quản lý thông tin tài liệu lưu trữ máy vi tính thiết lập mạng thông qua giao thức ODBC mội trường Windows Do chương trình chạy môi trường mạng, nên đông thời có nhiều người thao tác sở liệu Điều đặc biệt hữu ích việc quản lý, đáp ứng yêu cầu cập nhật khai thác thông tin nhanh chóng Với giao diện thuận tiện nhiều chức giúp cho người sử dụng giảm thiểu thời gian cập nhật quản lý thông tin Cụ thể chương trình có chức sau: Tài liệu lưu trữ: + TLLT hành + Văn hồ sơ + Tài liệu kho học kỹ thuật + Tài liệu ảnh + Tài liệu ghi âm Khung phân loại In mục lục + In mục lục tài liệu hành + In mục lục văn bản, tài liệu hồ sơ + In mục lục tài liệu khoa học kỹ thuật + In mục lục tài liệu ảnh + In mục lục tài liệu ghi âm Thiết lập hệ thống + Cập nhật danh mục + Thiết lập chế độ ngầm định Lê Hoàng Phương Oanh 33 Lớp Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Sao lưu liệu + Quản trị mạng - Cơ quan cần tổ chức tập huấn nghiệp vụ cho cán phòng, ban việc lập hồ sơ hành công việc mà giao thực giải Cần bố chí cho cán Văn phòng học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ tiếp thu khoa học kỹ thuật để ứng dụng vào công tác lưu trữ Tạo điều kiện cho việc hoàn thiện hồ sơ tài liệu đầy đủ nộp vào lưu trữ quan Giúp cho công tác bảo quản công tác tổ chức khai thác sử dụng TLLT quan đạt hiệu cao - Thủ trưởng quan, cán bộ, nhân viên qua trình giải công việc phải thực chức năng, nhiệm vụ góp phần hoàn thành đúng, khoa học công việc giao - Đối với quan mà trực tiếp Thủ trưởng quan cần triển khai có hiệu văn pháp luật quy phàm pháp luật Đảng Nhà nước đưa Tổ chức nghiêm túc, phổ biến pháp lệnh đến đơn vị - Văn phòng cần thường xuyên cập nhật ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác Văn thư- Lưu trữ - Cuối phải quan tâm phát triển đồng tất lĩnh vực văn phòng Để tạo nên phát triển chung cho toàn thể quan 3.3.2.Đối với môn lưu trữ ,khoa ,trường 3.3.2.1.Đối với Nhà trường ,khoa Là trường có truyền thống lâu năm đào tạo ngành Văn thư, lưu trữ Trong 40 năm qua kể từ thành lập trường tiếp nhận, giảng dạy cho đời nhiều hệ cán có trình độ chuyên môn nghiệp vụ vững vàng đáp ứng nhu cầu xã hội nguồn nhân lực lĩnh vực lưu trữ Trong trình học tập trường hệ sinh viên nhận quan tâm, bảo, giúp đỡ tận tình Ban giám hiệu nhà trường đặc biệt Lê Hoàng Phương Oanh 34 Lớp Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thầy cô giáo khoa Văn thư lưu trữ Có thể nói chúng em trang bị nhiều kiến thức chuyên ngành theo học Đây hành trang, tảng vững giúp em bước vào thực tiễn trở thành cán lưu trữ với đầy đủ lực, phẩm chất nghề nghiệp Bên cạnh việc trang bị cho sinh viên kiến thức lí luận nghiệp vụ, nhà trường tổ chức cho chúng em tiếp xúc chỉnh lý khối tài liệu hình thành trình hoạt động trường Tuy nhiên thời gian thực hành hạn chế nên việc thực thao tác chậm, qua kinh nghiệm tích lũy chưa nhiều Chính vậy, nhà trường khoa Văn thư lưu trữ nên quan tâm tạo thêm điều kiện cho sinh viên thời gian thực tập cuối khóa để chúng em tiếp xúc thực tế cộng với công tác lưu trữ nhiều hơn, hội cho chúng em hoàn thiện kiến thức, đúc rút thêm kinh nghiệm quý báu nhằm hoàn thiện thân trình trở thành cán lưu trữ giỏi tương lai Trung tâm Lưu trữ lịch sử học sinh biết quy trình nghiệp vụ công tác lưu trữ Để tạo cho sinh viên có khái niệm bước đầu công tác lưu trữ nói chung công tác chỉnh lý nói riêng với tạo phấn khởi, thêm niềm tin công việc tương lai, từ năm đầu tiên, Khoa nên tổ chức cho sinh viên thăm quan Trung tâm Lưu trữ Lịch sử sinh viên biết quy trình nghiệp vụ công tác Lưu trữ Khoa nên xây dựng giáo cụ trực quan tài liệu lưu trữ đầy đủ sinh động phục vụ cho công tác giảng dạy, làm cho sinh viên dễ hiểu tiếp thu giảng Ví dụ: Khi giảng môn tài liệu nghe – nhìn, nên có ảnh quý Việt Nam đầu kỷ 20, cuộn băng ghi âm Chủ tịch Hồ Chí Minh hay số phim thời tài liệu quý thời chống Pháp, chống Mỹ Đối với tài liệu giấy vậy, chụp tài liệu quý để minh họa làm cho sinh viên dễ hiểu có khái niệm rõ rang tài liệu Lê Hoàng Phương Oanh 35 Lớp Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ngoài trình học tập sinh viên, nhà trường khoa cần tổ chức thêm nhiều buổi ngoại khóa cho chúng em tham quan, tận mắt chứng kiến trình thu thập bổ sung, chỉnh lý tài liệu quan, trung tâm lưu trữ, chí trực tiếp tham gia vào công tác để chúng em hoàn thiện kĩ thao tác nghiệp vụ Không vậy, buổi ngoại khóa phần giúp chúng em nhận điểm yếu để có biện pháp khắc phục hoàn thiện cách tốt 3.3.2.2.Đối với môn lưu trữ Qua thời gian thực tập, em xin có số ý kiến nhỏ môn lưu trữ kính mong,Quý khoa, Nhà trường xem xét quan tâm - Trong trình giảng dạy đào tạo có phương pháp giảng dạy chuyên ngành Lưu trữ, tăng số đơn vị học trình đặc biệt số tiết thực hành để tiếp cận với công việc không khỏi bỡ ngỡ tiếp xúc với môi trường làm việc -Cần liên hệ thường xuyên với nơi tiếp nhận sinh viên thực tập để tìm hiểu tình hình thực tập sinh viên Như giảng viên theo dõi thực chất, chất lượng đợt thực tập sinh viên sao, đồng thời nhiều trường hợp cần có can thiệt , điều chỉnh nhà trường sinh viên -Tạo điều kiện cho sinh viên chuyên ngành lưu trữ tiếp xúc sử dụng thành thạo trang thiết bị văn phòng như: máy photo, máy fax, máy in, máy quét tài liệu, máy huỷ tài liệụ … thời đại công nghiệp hoá, đại hoá ngày với phát triển khoa học công nghệ thông tin phương tiện đại gắn liền với công tác lưu trữ quan nhằm đem lại hiệu công việc cao Trên số ý kiến đóng góp mà em dựa sở kiến thức học tập trường vào văn quy định Nhà nước Mong công tác Lưu trữ UBND xã Tiên Hiệp thời gian tới thực Lê Hoàng Phương Oanh 36 Lớp Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tốt hơn, quan tâm phát triển nữa, góp phần trình phát triển đất nước Lê Hoàng Phương Oanh 37 Lớp Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C.KẾT LUẬN Công tác Lưu trữ coi hoạt động quản lí quan, tổ chức Trong thời gian thực tập tháng UBND xã Tiên Hiệp khoảng thời gian không dài đủ cho em nhận thức tình hình công tác Lưu trữ của quan Bên cạnh cho em so sánh giữ lý thuyết thực tiễn Thấy ưu điểm tồn công tác Lưu trữ quan Nhận thức rõ ngành nghề mà em chọn, vai trò thân xã hội Hiểu rõ tầm quan trọng tài liệu lưu trữ Và thấy trách nhiệm xã hội với nhân dân Làm để bảo quản tài liệu lưu trữ tốt Làm để không để thất lạc hay hư hỏng tài liệu Làm để tài liệu độc giả sử dụng cách có hiệu Và làm xã hội biết đến hiểu tầm quan trọng tài liệu lưu trữ Những kết báo cáo trình làm việc tìm hiểu nghiêm túc em suốt trình thực tập UBND xã Tiên Hiệp Hy vọng kết nguồn thông tin quý giá giúp UBND xã Tiên Hiệp hoàn thiện công tác Lưu trữ, đưa công tác Lưu trữ vào nề nếp hoạt động quan Tuy nhiên, khối lượng công việc nhiều lần tiếp xúc với công việc thực tế, với môi trường làm việc nên thân em gặp nhiều khó khăn, thiếu sót trình giải công việc Qua báo cáo này, lần nữ em xin gửi lời cảm ơn chân thành tới lãnh đạo cuae quan , cán thuộc phòng Hành –Tổng hợp xã cung cấp tài liệu quý báu, bạo tận tình giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập Cảm ơn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội , đặc biệt thầy, cô khoa Văn thư-Lưu trữ tạo điều kiện giúp đỡ em thời gian ngồi ghế Nhà trường, tạo điều kiện cho em tiếp xúc với thực tế Vì kính mong thầy, cô giáo giúp đỡ, xem xét bổ sung để báo cáo em hoàn thiện Lê Hoàng Phương Oanh 38 Lớp Lưu trữ học K1B Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội D.PHỤ LỤC BẢNG KÊ TÀI LIỆU LOẠI STT Trích yếu nội dung Số lượng Lý loại Văn - Tập báo cáo công tác 210 Trùng thừa tháng quý năm 2006 - Tập tài liệu hướng dẫn 30 Trùng thừa công tác thi Ghi đua-khen thưởng năm 2006 - Lịch công tác tuần, báo 150 Hết giá trị cáo tuần, giấy mời họp năm 2006 - Chương trình, Kế hoạch, 12 Hết giá trị báo cáo công tác tháng, quý khối - Thông báo khen 13 Hết giá trị thưởng cho cán bộ, công chức năm 2006 Lê Hoàng Phương Oanh Lớp Lưu trữ học K1B