CHƯƠNG I. PHẦN LÝ THUYẾT A. KHÁI QUÁT VỀ UBND PHƯỜNG QUANG TRUNG VÀ TỔNG QUAN VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP. I. Giới thiệu sơ lược về cơ quan thực tập 1. Vị trí địa lý: Phường Quang Trung là một trong những khối phường trung tâm nằm ở phía Tây của thành phố Thái Nguyên và có ranh giới hành chính như sau: Phía Đông: giáp Phường Hoàng Văn Thụ; Phía Tây: giáp Phường Tân Thịnh; Phía Nam: giáp Phường Đồng Quang; Phía Bắc: giáp phường Quang Vinh. 2. Lịch sử hình thành Thực hiện Nghị định số 64NĐCP ngày 11 tháng 7 năm 1994 của Chính phủ về việc chia phường Đồng Quang thành phường Quang Trung và phường Đồng Quang thuộc thành phố Thái Nguyên tỉnh Bắc Thái, ngày 21 tháng 9 năm 1994, lễ bàn giao chính thức được tổ chức tách phường Đồng Quang thành 02 đơn vị hành chính: phường Đồng Quang và phường Quang Trung. Ngày 21 tháng 9 hàng năm được công nhận là ngày thành lập phường Quang Trung, TP. Thái Nguyên. 3. Tình hình kinh tế, văn hóa xã hội Tình hình kinh tế Là phường thuộc khối các phường trung tâm của thành phố Thái Nguyên, có diện tích tự nhiên là 201,24 ha. Có vị trí là đầu mối giao lưu kinh tế, văn hoá xã hội quan trọng của tỉnh và thành phố Thái Nguyên, với các tuyến đường bộ liên tỉnh, nội thị và tuyến đường sắt Hà Nội Thái Nguyên. Đây cũng là nơi đầu mối giao thông với các bến xe khách, ga xe lửa. Phường Quang Trung cũng là một khu trung tâm thương mại của thành phố Thái Nguyên, tại đây có các chợ lớn như chợ Đồng Quang (trung tâm thương mại Đồng Quang), chợ Ga, chợ Sư phạm. Trên địa bàn có hơn 100 cơ quan, đơn vị, trường học, doanh nghiệp. Toàn phường có 3.728 hộ dân với 30.641 nhân khẩu, trong đó có 13.009 nhân khẩu thường trú và 17.632 nhân khẩu tạm trú, phường được phân chia thành 39 tổ dân phố. Trong giai đoạn 2010 2015 cơ cấu phát triển kinh tế trên địa bàn phường là: Dịch vụ thương mại, tiểu thủ công nghiệp và nông nghiệp. Giá trị sản xuất công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp ngoài quốc doanh bình quân tăng 15%năm. Thu ngân sách hàng năm vượt 05 đến 10% thành phố giao. Tình hình văn hóa, xã hội Phường Quang Trung 16 năm qua, thực hiện công cuộc đổi mới và hội nhập, dưới sự lãnh đạo của Đảng Đảng bộ, chính quyền và nhân dân các dân tộc phường Quang Trung luôn đoàn kết, vượt qua nhiều khó khăn, thi đua lao động, học tập xây dựng phường không ngừng phát triển toàn diện và bền vững. Các cơ sở vật chất đảm bảo cho đời sống an ninh xã hội thường xuyên được cải tạo, tu bổ, nâng cấp và làm mới. Ngày mới thành lập, phường còn nhiều khó khăn, cơ sở hạ tầng hạn chế như: các lớp học ở các trường thuộc phường hầu hết chưa được kiên cố hoá, chưa có nhà văn hoá ở khu dân cư. Các đường liên phố, liên tổ chỉ là đường đất hoặc rải cấp phối. Cùng với sự đi lên của thành phố, được Nhà nước quan tâm đầu tư và sự tham gia đóng góp, ủng hộ của nhân dân, nay hạ tầng cơ sở của phường đang ngày càng hoàn thiện. Các dự án chỉnh trang đô thị được triển khai, mở rộng và nâng cấp các tuyến đường, các hệ thống cấp điện chiếu sáng, điện sinh hoạt, cấp nước sạch và thoát nước thải, hệ thống bưu chính viễn thông, thông tin công nghệ cao, xây dựng mới và nâng cấp nhà ở của nhân dân, nhà văn hoá, công sở, chợ, trường học... công tác quản lý trật tự đô thị và vệ sinh môi trường được quan tâm và từng bước đổi mới với sự phát triển nhanh chóng ở các khu dân cư. Trong sự nghiệp giáo dục, đào tạo, phường Quang Trung có hệ thống giáo dục với đa hệ đào tạo, rất thuận lợi cho công dân địa phương học tập từ bậc học mầm non cho đến bậc học đại học và trên đại học. Là nơi đặt trụ sở của Đại học Thái Nguyên cùng với một số các trường đại học trực thuộc như trường Đại học Y Dược, trường Đại học Sư phạm. Phường Quang Trung là một trong những đơn vị hành chính cấp phường, xã được thành phố Thái Nguyên, tỉnh Thái Nguyên công nhận sớm hoàn thành và duy trì tốt các chương trình quốc gia về: Xoá mù chữ, chống tái mù chữ; phổ cập giáo dục trung học cơ sở và phổ cập giáo dục bậc trung học. Hệ thống các nhà trường do địa phương quản lý, từ giáo dục bậc học mầm non, tiểu học đến giáo dục bậc học trung học cơ sở đã có tiến bộ vượt bậc. 100% các trường thuộc phường đã có một cơ sở vật chất khang trang, đảm bảo cho gần 3000 học sinh của địa phương học tập. Cả 04 trường thuộc phường vinh dự được đón nhận danh hiệu “Trường chuẩn Quốc gia mức độ I ”. Phường Quang Trung là một phường đông dân, có vị trí địa lý tự nhiên thuận lợi, là cơ sở và tiền đề cho sự phát triển kinh tế xã hội của địa phương, song qua đó cũng tiềm ẩn những phức tạp trong quản lý xã hội, đó là các vấn đề thường phát sinh từ mặt trái của nền kinh tế thị trường và thường có nhiều ở các đô thị. Tuy nhiên, liên tục nhiều năm qua, phường Quang Trung luôn giữ vững an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, với sự quản lý chặt chẽ của các cơ quan, thực hiện tốt phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc; chặn đứng và từng bước đẩy lùi các tệ nạn xã hội. Công tác quân sự địa phương luôn đảm bảo hoàn thành các chỉ tiêu và nhiệm vụ trong tình hình mới. Duy trì lực lượng sẵn sàng chiến đấu, phòng chống âm mưu “Diễn biến hoà bình” và “Bạo loạn lật đổ” của các thế lực thù địch. Bảo vệ Đảng, chính quyền và nhân dân trong mọi tình huống, đây cũng là điều kiện và môi trường tốt cho các hoạt động phát triển kinh tế xã hội trên địa bàn phát triển, vững bước đi lên. 4. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND phường Quang Trung 4.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Theo Luật về tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân của Quốc Hội Nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam số 112003QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2003 thì chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp xã, phường, thị trấn được quy định như sau:
Trang 1MỤC LỤC
MỤC LỤC _1 LỜI CẢM ƠN _3 LỜI NÓI ĐẦU 4 TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN _5 TRANG THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP _ 6 BÁO CÁO THỰC TÂP NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 7 CHƯƠNG I: PHẦN LÝ THUYẾT 7
A KHÁI QUÁT VỀ UBND PHƯỜNG QUANG TRUNG VÀ TỔNG QUAN
VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 7 I.Giới thiệu sơ lược về cơ quan thực tập 7 1.Vị trí địa Lý _7 2.Lịch sử hình thành 7 3.Tình hình kinh tế, văn hóa, xã hội 7 4.Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND phường
Quang Trung 10 4.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Phường Quang Trung 10 4.2 Cơ cấu tổ chức _ 16 4.3.Sơ đồ cơ quan _17 TỔNG QUAN VỀ QUÁ TRÌNH THỰC TẬP 18 B.NỘI DUNG THỰC TẬP _ 18
I Qúa trình khảo sát tình hình và thực hiện công tác văn thư, quản trị
văn phòng và công tác lưu trữ của cơ quan 18
Vị trí, chức năng 18
Nhiệm vụ- quyền hạn 18
1 Công tác văn phòng _ 20
1.1 Cơ cấu tổ chức 21 1.2 Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị văn Phòng _ 22
Trang 22 Công tác văn thư 24
2.1 Khảo sát về công tác văn thư _24 2.2 Soạn thảo văn bản do cơ quan ban hành _25 2.3 Quản lý văn bản đi-đến 29 2.4 Quản lý và sử dụng con dấu 36
3 Công tác cải cách thủ tục hành chính 37
II, CÔNG TÁC LƯU TRỮ 42
1 Sơ lược về Chi cục văn thư- Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên 42
A NỘI DUNG TÌM HIỂU VỀ NGÀNH ĐÀO TẠO 27
1 Tìm hiểu về cơ cấu, cách tổ chức và hoạt động của văn phòng _ 27
2 Tìm hiểu những hoạt động của cơ quan, đơn vị thực tập 29 Kết quả thu được _ 30
B.TỰ ĐÁNH GIÁ- NHẬN XÉT-ĐỀ NGHỊ _ 30
1 Tự đánh giá 30
2 Nhận xét 30
3 Thuận lợi và khó khăn 31
4 Kết quả thu được 32
C.KẾT LUẬN 33 NHẬN XÉT CỦA CÁN BỘ HƯỚNG DẪN THỰC TẬP
LỜI CẢM ƠN
Trang 3Lời cảm ơn đầu tiên tôi gửi tới quý thầy cô Khoa xã hội trường CĐSPThái Nguyên đã tận tụy truyền đạt những kiến thức cho tôi trong thời gian qua đểtôi có thể hoàn thành quá trình thực tập này.
Tôi xin chân thành cảm ơn thầy Lý Tuấn Anh, cô Lê Thị Thu Hương.Cảm ơn thầy, cô đã tận tình giúp đỡ chỉ bảo cho tôi và hơn hết tôi xin cảm ơn tớichị Lê Thị Hồng Liên, Cán bộ hướng dẫn thực tập phần Quản trị Văn phòng, chị
Lê Thị Hào, Cán bộ hướng dẫn phần Lưu trữ Cảm ơn chị Lý Thị Hương Giang,anh Bùi Tiến Dũng, anh Đỗ Quang ở phường Quang Trung đã giúp đỡ chỉ bảotôi rất nhiệt tình trong thời gian thực tập qua Cám ơn thầy cô, anh chị đã tạođiều kiện, giúp đỡ để tôi hoàn thành bài báo cáo này
Đồng thời tôi xin trân trọng cảm ơn Ban chỉ đạo trường CĐSP TháiNguyên, cảm ơn các cô, chú, các anh, chị đang công tác tại Chi cục Văn thư -Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên, cảm ơn Ban lãnh đạo cùng các cô chú, các anh chị tại
Ủy ban nhân dân Phường Quang Trung đã tận tình hướng dẫn giúp đỡ tôi viếtbài báo cáo thực tập tốt nghiệp, tạo cho tôi hoàn thành chương trình thực tậpcuối khóa
Vì đây là lần đầu tiên tôi tập làm một nhân viên văn phòng, nhân viên vănthư, lưu trữ nên còn nhiều bỡ ngỡ và với thời gian thực tập còn hạn hẹp (thờigian thực tập 8 tuần), vốn kiến thức còn hạn chế nên trong khuôn khổ của bảnbáo cáo này không tránh khỏi những hạn chế, sai sót Vì vậy tôi kính mong nhậnđược sự góp ý, chỉ bảo của các thầy giáo, cô giáo để bài báo cáo thực tập của tôiđược hoàn thiện hơn nữa
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Trang 4LỜI NÓI ĐẦU
Công tác Quản trị Văn phòng và Văn thư, Lưu trữ là một lĩnh vực chiếm
vị trí, vai trò đặc biệt quan trọng trong hoạt động của các cơ quan quản lý Nhànước nói chung Dù bất cứ thời kỳ nào, thì đây vẫn là những công tác không thểthiếu, vì nó có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả thực hiện nhiệm vụcủa từng cơ quan, đơn vị, tổ chức
Trong những năm qua, song song với sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đạihóa đất nước, thì công cuộc cải cách hành chính luôn là vấn đề mà Nhà nước chútrọng triển khai thực hiện, nhằm tiến tới xây dựng một nền hành chính có hiệulực Từ đó việc giáo dục đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ “Quản trị Văn phòng –Lưu trữ học” nhấn mạnh hơn là công tác hành chính văn phòng nói chung vàngành Quản trị Văn phòng nói riêng trong những năm gần đây đã và đang đượcnâng cao trong công tác giảng dạy nhằm tạo ra một đội ngũ những sinh viên có
đủ năng lực và trình độ để có thể đáp ứng được những yêu cầu cấp thiết của côngviệc hiện nay
“Học đi đôi với hành” “Lý luận phải gắn liền với thực tiễn” đó là phươngchâm không bao giờ thay đổi Vì vậy, thực tập tốt nghiệp chiếm vị trí quan trọngtrong sự nghiệp đào tạo của trường CĐSP Thái Nguyên Việc thực tế này giúpcho sinh viên làm quen với công việc tại cơ quan, vận dụng những kiến thức lýthuyết đã được học khi còn ngồi trên ghế nhà trường vào công việc thực tế tại cơquan Đó cũng là phương tiện để cho sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức,tập dượt, rèn luyện phẩm chất đạo đức của một quản trị viên; cán bộ văn thư –lưu trữ, là cơ hội cho sinh viên đúc rút những kinh nghiệm làm việc, giao tiếpphục vụ cho công tác sau này
Trang 5TRANG THÔNG TIN CÁ NHÂN SINH VIÊN
I TÓM TẮT LỊCH SỬ BẢN THÂN
1 Họ và tên sinh viên: Lương Thị Thu
2 Ngày tháng năm sinh: 16/06/1992
3 Quê quán: Phú Xuyên - Đại Từ - Thái Nguyên
4 Nơi cư trú: Phú Xuyên - Đại Từ - Thái Nguyên
5 Số CMND: 091703352
6 Số điện thoại: 01659003908
7 Địa chỉ E-mail: Luongthutn@gmail.com.vn
8 Địa chỉ liên lạc: Phú xuyên - Đại Từ - Thái Nguyên
II THÔNG TIN KHÁC
1 Mã số sinh viên: K2-25-0028
2 Lớp: CĐ.QLK2
3 Ngành học: Quản trị Văn phòng – Lưu trữ học
4 Khóa học: 2010 – 2013
THÔNG TIN CƠ QUAN THỰC TẬP
1 Tên cơ quan thực tập: UBND Phường Quang Trung
Điện thoại: 02803852958
Địa chỉ: Số 8 - Ngõ 312- tổ 22 phường Quang Trung, thành phố TháiNguyên, tỉnh Thái Nguyên
2 Thủ trưởng đơn vị
Chủ tịch cơ quan: Ông Tô Hạ Sỹ
Phó Chủ tịch: Ông Nguyên Văn Thành
Phó Chủ tịch: Bà Phạm Thị Hồng Hạnh
Trang 63 Các bộ phận trong cơ quan:
I Giới thiệu sơ lược về cơ quan thực tập
1 Vị trí địa lý: Phường Quang Trung là một trong những khối phường
trung tâm nằm ở phía Tây của thành phố Thái Nguyên và có ranh giới hànhchính như sau:
- Phía Đông: giáp Phường Hoàng Văn Thụ;
- Phía Tây: giáp Phường Tân Thịnh;
- Phía Nam: giáp Phường Đồng Quang;
- Phía Bắc: giáp phường Quang Vinh
2 Lịch sử hình thành
Trang 7Thực hiện Nghị định số 64/NĐ-CP ngày 11 tháng 7 năm 1994 của Chínhphủ về việc chia phường Đồng Quang thành phường Quang Trung và phườngĐồng Quang thuộc thành phố Thái Nguyên tỉnh Bắc Thái, ngày 21 tháng 9 năm
1994, lễ bàn giao chính thức được tổ chức tách phường Đồng Quang thành 02đơn vị hành chính: phường Đồng Quang và phường Quang Trung Ngày 21tháng 9 hàng năm được công nhận là ngày thành lập phường Quang Trung, TP.Thái Nguyên
3 Tình hình kinh tế, văn hóa xã hội
* Tình hình kinh tế
Là phường thuộc khối các phường trung tâm của thành phố Thái Nguyên,
có diện tích tự nhiên là 201,24 ha Có vị trí là đầu mối giao lưu kinh tế, văn hoá
-xã hội quan trọng của tỉnh và thành phố Thái Nguyên, với các tuyến đường bộliên tỉnh, nội thị và tuyến đường sắt Hà Nội - Thái Nguyên Đây cũng là nơi đầumối giao thông với các bến xe khách, ga xe lửa Phường Quang Trung cũng làmột khu trung tâm thương mại của thành phố Thái Nguyên, tại đây có các chợlớn như chợ Đồng Quang (trung tâm thương mại Đồng Quang), chợ Ga, chợ Sưphạm Trên địa bàn có hơn 100 cơ quan, đơn vị, trường học, doanh nghiệp Toànphường có 3.728 hộ dân với 30.641 nhân khẩu, trong đó có 13.009 nhân khẩuthường trú và 17.632 nhân khẩu tạm trú, phường được phân chia thành 39 tổ dânphố
- Trong giai đoạn 2010 - 2015 cơ cấu phát triển kinh tế trên địa bànphường là: Dịch vụ - thương mại, tiểu thủ công nghiệp và nông nghiệp
- Giá trị sản xuất công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp ngoài quốc doanh bìnhquân tăng 15%/năm
- Thu ngân sách hàng năm vượt 05 đến 10% thành phố giao
* Tình hình văn hóa, xã hội
Phường Quang Trung 16 năm qua, thực hiện công cuộc đổi mới và hội
Trang 8tộc phường Quang Trung luôn đoàn kết, vượt qua nhiều khó khăn, thi đua laođộng, học tập xây dựng phường không ngừng phát triển toàn diện và bền vững.
Các cơ sở vật chất đảm bảo cho đời sống an ninh xã hội thường xuyênđược cải tạo, tu bổ, nâng cấp và làm mới Ngày mới thành lập, phường còn nhiềukhó khăn, cơ sở hạ tầng hạn chế như: các lớp học ở các trường thuộc phường hầuhết chưa được kiên cố hoá, chưa có nhà văn hoá ở khu dân cư Các đường liênphố, liên tổ chỉ là đường đất hoặc rải cấp phối Cùng với sự đi lên của thành phố,được Nhà nước quan tâm đầu tư và sự tham gia đóng góp, ủng hộ của nhân dân,nay hạ tầng cơ sở của phường đang ngày càng hoàn thiện Các dự án chỉnh trang
đô thị được triển khai, mở rộng và nâng cấp các tuyến đường, các hệ thống cấpđiện chiếu sáng, điện sinh hoạt, cấp nước sạch và thoát nước thải, hệ thống bưuchính viễn thông, thông tin công nghệ cao, xây dựng mới và nâng cấp nhà ở củanhân dân, nhà văn hoá, công sở, chợ, trường học công tác quản lý trật tự đô thị
và vệ sinh môi trường được quan tâm và từng bước đổi mới với sự phát triểnnhanh chóng ở các khu dân cư
Trong sự nghiệp giáo dục, đào tạo, phường Quang Trung có hệ thống giáodục với đa hệ đào tạo, rất thuận lợi cho công dân địa phương học tập từ bậc họcmầm non cho đến bậc học đại học và trên đại học Là nơi đặt trụ sở của Đại họcThái Nguyên cùng với một số các trường đại học trực thuộc như trường Đại học
Y Dược, trường Đại học Sư phạm Phường Quang Trung là một trong những đơn
vị hành chính cấp phường, xã được thành phố Thái Nguyên, tỉnh Thái Nguyêncông nhận sớm hoàn thành và duy trì tốt các chương trình quốc gia về: Xoá mùchữ, chống tái mù chữ; phổ cập giáo dục trung học cơ sở và phổ cập giáo dụcbậc trung học Hệ thống các nhà trường do địa phương quản lý, từ giáo dục bậchọc mầm non, tiểu học đến giáo dục bậc học trung học cơ sở đã có tiến bộ vượtbậc 100% các trường thuộc phường đã có một cơ sở vật chất khang trang, đảmbảo cho gần 3000 học sinh của địa phương học tập Cả 04 trường thuộc phườngvinh dự được đón nhận danh hiệu “Trường chuẩn Quốc gia mức độ I ”
Trang 9Phường Quang Trung là một phường đông dân, có vị trí địa lý tự nhiên thuậnlợi, là cơ sở và tiền đề cho sự phát triển kinh tế - xã hội của địa phương, songqua đó cũng tiềm ẩn những phức tạp trong quản lý xã hội, đó là các vấn đềthường phát sinh từ mặt trái của nền kinh tế thị trường và thường có nhiều ở các
đô thị Tuy nhiên, liên tục nhiều năm qua, phường Quang Trung luôn giữ vững
an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội, với sự quản lý chặt chẽ của các cơ quan,thực hiện tốt phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc; chặn đứng và từngbước đẩy lùi các tệ nạn xã hội Công tác quân sự địa phương luôn đảm bảo hoànthành các chỉ tiêu và nhiệm vụ trong tình hình mới Duy trì lực lượng sẵn sàngchiến đấu, phòng chống âm mưu “Diễn biến hoà bình” và “Bạo loạn lật đổ” củacác thế lực thù địch Bảo vệ Đảng, chính quyền và nhân dân trong mọi tìnhhuống, đây cũng là điều kiện và môi trường tốt cho các hoạt động phát triển kinh
tế xã hội trên địa bàn phát triển, vững bước đi lên
4 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND phường Quang Trung
4.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Theo Luật về tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân của QuốcHội Nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam số 11/2003/QH11 ngày 26tháng 11 năm 2003 thì chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND cấp xã,phường, thị trấn được quy định như sau:
b Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân
Trang 10sách địa phương và phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; dự toánđiều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết và lập quyết toánngân sách địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo
Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;
c Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương, phối hợp với các cơ quan nhànước cấp trên trong việc quản lý ngân sách nhà nước trên địa bàn xã, thị trấn vàbáo cáo về ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật;
d Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ cácnhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng,đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quyđịnh của pháp luật;
e Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng cáccông trình kết cấu hạ tầng của xã, Phường, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tựnguyện Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra,kiểm soát và bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định củapháp luật
Điều 112
Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủcông nghiệp, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện những nhiệm vụ, quyềnhạn sau đây:
a Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề ánkhuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triểnsản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôitrong sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đốivới cây trồng và vật nuôi;
b Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; phòng, chống vàkhắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm
Trang 11pháp luật về bảo vệ đê điều tại địa phương;
c Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theoquy định của pháp luật;
d Tổ chức, hướng dẫn việc khai thác và phát triển các ngành, nghề truyềnthống ở địa phương và tổ chức ứng dụng tiến bộ về khoa học, công nghệ đểphát triển các ngành, nghề mới
b Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm
dân cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật
về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy
định;
c Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giaothông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của phápluật;
d Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giaothông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật
mù chữ cho những người trong độ tuổi;
b Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu
Trang 12giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với Uỷ ban nhân dân cấp trênquản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;
c Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá giađình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh;
d Xây dựng phong trào và tổ chức các hoạt động văn hoá, thể dục thể thao;
tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị của các di tích lịch sử văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;
-e Thực hiện chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, gia đìnhliệt sỹ, những người và gia đình có công với nước theo quy định của pháp luật;
f Tổ chức các hoạt động từ thiện, nhân đạo; vận động nhân dân giúp đỡcác gia đình khó khăn, người già cô đơn, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơinương tựa; tổ chức các hình thức nuôi dưỡng, chăm sóc các đối tượng chínhsách ở địa phương theo quy định của pháp luật;
g Quản lý, quy hoạch, quản lý nghĩa địa ở địa phương
Điều 115
Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hànhpháp luật ở địa phương, Uỷ ban nhân dân xã,Phường, thị trấn thực hiện nhữngnhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
a Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xâydựng kế hoạch chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;
b Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng
ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấnluyện, sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;
c Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xâydựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiệnbiện pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi viphạm pháp luật khác ở địa phương;
Trang 13d Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại củangười nước ngoài ở địa phương.
Điều 116
Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ bannhân dân xã,Phường, thị trấn có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thựchiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo củanhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật
Điều 118
Uỷ ban nhân dân phường thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn quy địnhtại các điều 111, 112, 113, 114, 115, 116 và 117 của Luật này và thực hiệnnhững nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
a Tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng nhân dân Phường vềviệc bảo đảm thực hiện thống nhất kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và quyhoạch đô thị, xây dựng nếp sống văn minh đô thị, phòng, chống các tệ nạn xãhội, giữ gìn trật tự vệ sinh, sạch đẹp khu phố, lòng đường, lề đường, trật tựcông cộng và cảnh quan đô thị; quản lý dân cư đô thị trên địa bàn;
b Thanh tra việc sử dụng đất đai của tổ chức, cá nhân trên địa bàn phường
Trang 14theo quy định của pháp luật;
c Quản lý và bảo vệ cơ sở hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn phường theo phâncấp; ngăn chặn, xử lý các hành vi vi phạm đối với các cơ sở hạ tầng kỹ thuậttheo quy định của pháp luật;
d Kiểm tra giấy phép xây dựng của tổ chức, cá nhân trên địa bàn phường; lậpbiên bản, đình chỉ những công trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo không có giấyphép, trái với quy định của giấy phép và báo cáo cơ quan nhà nước có thẩm quyềnxem xét, quyết định
4.Cơ cấu tổ chức
* UBND Phường Quang Trung gồm 26 cán bộ, công chức chuyên trách.
Trong đó: cán bộ có trình độ đại học: 17 đồng chí, cao đẳng 3 đồng chí, trungcấp 4 đồng chí; Trong đó: có 10 người là cán bộ, 16 người là công chức, 4người là nhân viên hợp đồng
HĐND phường có 27 đại biểu
Các tổ chức đảng, đoàn thể: Đảng bộ phường có 946 đảng viên sinh hoạt
ở 46 chi bộ 05 đoàn thể chính trị: Ủy ban mặt trận tổ quốc, Hội liên hiệp phụ
nữ, Hội nông dân, Hội cưu chiến binh, Đoàn thành niên và các đoàn thể XãHội
Trang 15SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND PHƯỜNG QUANG TRUNG
Chủ tịch UBND
Phó chủtịch Kinh tế
Ủy viênUBNDQuân sự( Phườngđội trưởng)
Phó chủ
tịch Văn
hóa
Vănphòng-Thốngkê
Ủy viênUBNDCông an(Trưởngcông anphường)
Địachính
- Xâydựng
Trật tự
đô thị
Độithugomgiácthải
Trang 164.3.Sơ đồ cơ quan
SƠ ĐỒ TRỤ SỞ HỘI ĐỒNG NHÂN DÂN - ỦY BAN NHÂN DÂN
PHƯỜNG QUANG TRUNG
Kho - Trạm phátthanh
VănphòngĐảngủy
Phó BíthưPhóC.tịchHĐND
Bí thưĐảng
ủy ChủtịchHĐND
Phòngtiếpcôngdân
Hội trườngB
và trảkết quả
PhóChủtịchKinh tế
Địachính
Vănphòng-
Vănhóa-XãHội
Kếtoán
Trậttựquản
lý đôthị
Trang 17Văn phòng là “ tai mắt” của lãnh đạo, là đầu mối giao tiếp thông tin phục vụnhu cầu quản lý điều hành của lãnh đạo;
Văn phòng giúp lãnh đạo xây dựng chương trình công tác chung của cơ quan,
đề xuất các biện pháp để thực hiện chương trình công tác đã đề ra;
Văn phòng đảm bảo điều kiện vật chất cho cơ quan hoạt động;
Văn phòng là nơi giao tiếp đầu tiên giữa Ủy ban với các cơ quan, đoàn thể vàcông dân, Văn phòng thể hiện được tính chất trang nghiêm của công sở.Thôngqua Văn phòng, cơ quan Ủy ban nhân dân Phường thể hiện được nết văn minh,lịch sự, quyền uy nhưng lại gần gũi với nhân dân;
Trang 18Văn phòng là đơn vị không thể thiếu của mỗi cơ quan, làm tốt công tác Vănphòng sẽ góp phần quan trọng vào việc hoàn thành hoạt động của cơ quan.
Văn phòng có chức năng tham mưu tổng hợp, phục vụ sự quản lý tập trungthống nhất, sự chỉ đạo điều hành mọi mặt của lãnh đạo; nghiên cứu, đề xuất ýkiến, phương án, giải pháp cho lãnh đạo Uỷ ban Phường Văn phòng còn cóchức năng đảm bảo các điều kiện cơ sở vật chất, kỹ thuật phục vụ cho hoạt độngcủa cơ quan Thuộc chức năng này văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu đề xuất ýkiến với Thủ trưởng cơ quan, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc khi có ýkiến với phê duyệt của Thủ trưởng Văn phòng mua sắm quản lý tổ chức sử dụngtoàn bộ tài sản, kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật của Ủy ban nhân dân PhườngQuang Trung
- Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ công tác lãnh đạo,chỉ đạo, điều hành của Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân phườngtheo quy của pháp luật Thực hiện công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuấtđược giao theo quy định của pháp luật
- Giúp Ủy ban nhân dân Phường và Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường giữmối quan hệ phối hợp công tác với Thường trực Đảng ủy , Thường trực Hội
Trang 19đồng nhân dân phường, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam phường QuangTrung, các đoàn thể phường, các cơ quan, tổ chức.
- Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công của Chủ tịch
Ủy ban nhân dân phường Quang Trung; theo dõi, đôn đốc các Ban,ngành Ủyban nhân dân Phường soạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách
- Chịu trách nhiệm rà soát trình tự thủ tục, thể thức đề án, văn bản trướckhi trình Ủy ban nhân dân phường và Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường xemxét, quyết định
- Theo dõi, đôn đốc các ban, ngành, Ủy ban nhân dân Phường, giúp Ủyban nhân dân phường kiểm tra việc thực hiện ý kiến chỉ đạo của Ủy ban nhândân, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân Phường Chủ trì phối hợpvới các cơ quan liên quan lập, điều chỉnh Chương trình xây dựng văn bản quyphạm pháp luật của Ủy ban nhân dân trình phường Ủy ban nhân dân phườngxem xét, quyết định
- Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân dânphường; các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan Nhà nước cấp trên có liênquan
- Phối hợp với Văn phòng Tiếp công dân phường Quang Trung giúp Chủtịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân phường tổ chức tiếp công dân, tiếpnhận và giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo theo quy định
- Tổ chức phục vụ các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách của Ủy bannhân dân phường Quang Trung, Chủ tịch và các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dânPhường
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhândân thành phố Thái Nguyên giao
* Công tác nội vụ của Văn phòng; công tác hành chính, văn thư, lưu trữ hiện hành.
Trang 201 Công tác văn phòng.
Theo Quyết định số 04/2004/QĐ-BNV ngày 16-1-2004 của Bộ trưởng BộNội Vụ về việc ban hành quy định cụ thể đối với cán bộ, công chức phường đãquy định công chức văn phòng có nhiệm vụ cụ thể sau:
- Giúp Uỷ ban nhân dân Phường xây dựng chương trình công tác, lịch làmviệc và theo dõi thực hiện chương trình, lịch làm việc đó; tổng hợp báo cáo tìnhhình kinh tế - xã hội, tham mưu giúp UBND trong việc chỉ đạo thực hiện
- Giúp Uỷ ban nhân dân dự thảo văn bản trình cấp có thẩm quyền; làm báocáo gửi lên cấp trên
- Quản lý công văn, sổ sách, giấy tờ, quản lý việc lập hồ sơ lưu trữ, biểubáo cáo thống kê; theo dõi biến động số lượng, chất lượng cán bộ, công chứcphường
- Giúp Hội đồng nhân dân tổ chức kỳ họp, giúp Uỷ ban nhân dân tổ chứctiếp dân, tiếp khách, nhận đơn khiếu nại của nhân dân chuyển đến Hội đồng nhândân và Uỷ ban nhân dân hoặc lên cấp trên có thẩm quyền giải quyết
- Đảm bảo điều kiện vật chất phục vụ cho các kỳ họp của Hội đồng nhândân cho công việc của Uỷ ban nhân dân
- Giúp Uỷ ban nhân dân về công tác thi đua khen thưởng ở xã, phường, thịtrấn
- Giúp Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân thực hiện nghiệp vụ côngtác bầu cử đại biểu HĐND và UBND theo quy định của pháp luật và công tácđược giao
- Nhận và trả kết quả trong giao dịch công việc giữa Uỷ ban nhân dân với
cơ quan, tổ chức và công dân theo cơ chế "một cửa"
1.1 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng UBND Phường Quang Trung:
* Nhân sự:
Trang 21 Nhân sự của UBND phường Quang Trung gồm hai cán bộ:
Cán bộ văn phòng 1: Lê Thị Hồng Liên phụ trách:
- Tham mưu cho UBND tổng hợp các báo cáo Kinh tế - Xã hội;
- Thư ký hội đồng thi đua khen thưởng phường;
- Quản lý hồ sơ, cán bộ, công chức, người lao động;
- Tham gia các công việc khác khi được phân công;
- Làm công tác tổ chức Hội nghị UBND;
- Thực hiện công tác thống kê
Cán bộ văn phòng 2: Lý Thị Hương Giang phụ trách:
- Văn thư, đóng dấu, lưu trữ;
- Tham gia công tác hậu cần của cơ quan và các công việc khác khiđược phân công;
- Quản lý tài sản và thanh quyết toán các công việc do văn phòngUBND thực hiện;
- Phục vụ các kỳ họp Hội đồng Nhân dân
* Bộ máy: Các phòng ( hoặc tổ, bộ phận) tổng hợp, Hành chính, Quản trị,Lưu trữ
- Phòng ( Tổ, bộ phận) tổng hợp: Giúp Chánh văn phòng thực hiện côngtác thông tin tổng hợp, xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan,Văn phòng, thẩm định đề án, biên tập văn bản…
- Phòng ( Tổ, bộ phận) Quản trị: Giúp Chánh văn phòng quản lý tài sản,bảo đảm cơ sở vật chất, phương tiện kỹ thuật, điều kiện làm việc của cơ quanhoạt động, trường hợp cơ quan không lập phòng Tại vụ riêng thì phòng Quản trị
có nhiệm vụ quản lý và tổ chức sử dụng kinh phí thuộc tài khoản riêng của Vănphòng
- Phòng ( Tổ, bộ phận) lưu trữ: Giúp Chánh văn phòng và Thủ trưởng cơquan quản lý, chỉ đạo công tác Lưu trữ và quản lý kho lưu trữ ở cơ quan
Trang 221.2 Cách bố trí nơi làm việc, tổ chức lao động và trang thiết bị văn phòng:
* Mô hình tổ chức văn phòng cơ quan:
Văn phòng của cơ quan được bố trí theo kiểu hiện đại đã hạn chế việclãng phí thời gian công sức vào tổ chức, điều hành hoạt động của văn phòng vàgiảm được chi phí về quản lý điều hành Đồng thời nó cũng giúp cho nhà lãnhđạo thoát khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện chomỗi cán bộ, viên chức văn phòng phát huy được tính sáng tạo, tự chủ và hoànthành tốt nhiệm vụ của mình một cách tốt nhất
Văn phòng được phân theo chức năng và nhiệm vụ của từng phòng bannhưng các hoạt động tập trung vào một đầu mối duy nhất đặt dưới sự điều hànhcủa nhà quản trị hành chính
- Ưu điểm của hình thức này là dễ điều hành công việc, huy động nhân
sự, dễ kiểm tra, điều động trang thiết bị, phương tiện làm việc
- Nhược điểm của hình thức này là nó khó chuyên môn hóa, công việcthiếu chính xác, có thể dẫn đến trì trệ do chuyển giao công việc, khó quan tâmđúng mức từng loại công việc
SƠ ĐỒ PHÒNG LÀM VIỆC VĂN PHÒNG UBND
PHƯỜNG QUANG TRUNG
Trang 23* Trang thiết bị văn phòng cơ quan
Trang thiết bị văn phòng là yếu tố vật chất cần thiết cho hoạt động văn phòng.Văn phòng được bố trí một cách hợp lí nhằm phục vụ cho công việc của mìnhđược thuận lợi hơn.Tùy theo mức độ phát triển của nền kinh tế và nhu cầu thựctiễn của văn phòng mà cơ quan sẽ trang bị những máy móc đồ dùng cần thiếtkhác nhau.Văn phòng UBND Phường Quang Trung có thể phân loại các trangthiết bị văn phòng thành từng nhóm:
- Các trang thiết bị trong văn phòng chính: Hiện nay văn phòng đã có: Máy
in, máy tính, máy điện thoại mỗi nhân viên văn phòng được bố trí một máy tính
để bàn và mỗi phòng được bố trí một máy in để phục vụ cho công tác của mình
- Các đồ dùng văn phòng phẩm: Như bàn ghế, tủ đựng hồ sơ, giá đựng tàiliệu, giấy viết, bút, tủ hoặc mắc áo…Các đồ vật dùng cho công việc hàng ngàycủa nhân viên văn phòng rất đa dạng, phong phú và ngày càng được cải tiến theohướng bền đẹp, đa năng, thuận lợi như cặp, kẹp, ghim, bút…
- Trang thiết bị phụ: Bao gồm những máy móc không có liên quan trực tiếpđến việc thực hiện công việc của công chức nhưng lại có tác dụng tạo điều kiệnthuận lợi cho công chức làm việc như phương tiện chuyên chở: Xe dùng dichuyển dụng cụ, vật tư, hàng hóa…
2 Công tác văn thư
2.1 Khảo sát về công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ côngtác quản lý, tổ chức và điều hành, bao gồm toàn bộ công việc về xây dựng vàban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, tổ chức khoa học vănbản hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử
Trang 24động của một cơ quan, là một bộ phận quan trọng, là trung tâm, là đầu mối thôngtin liên lạc bởi vì tất cả công văn đi – đến đều phải qua văn thư để đăng ký.
Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xennhư là một bộ phận hoạt động quản lý nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chấtlượng quản lý nhà nước
* Các loại văn bản do cơ quan ban hành:
Theo số liệu thống kê từ năm 2011 đến 2012, thì trung bình mỗi nămUBND Phường Quang Trung ban hành trên 1.000 văn bản các loại Số lượngvăn bản do cơ quan ban hành nhiều hay ít là tùy thuộc vào tình hình công việccủa từng năm Cụ thể:
Bảng số lượng Văn bản do UBND Phường Quang Trung ban hành
2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản
Cũng như các cơ quan khác, trong hoạt động quản lý của Ủy ban nhân dânphường Quang Trung công tác soạn thảo và ban hành văn bản luôn là một nhiệm
vụ quan trọng và mang tính chất thường xuyên
* Các bước tiến hành soạn thảo và ban hành văn bản:
Trang 25Văn phòng UBND phường chủ yếu ban hành các văn bản hành chínhthông thường trong giải quyết các công việc của mình Chính vì vậy, chủ thể banhành, cá nhân, đơn vị soạn thảo phải đảm bảo trình tự, thủ tục xây dựng và banhành văn bản của Văn phòng UBND phường là rất cần thiết và quan trọng bởi vìmột mặt đảm bảo tính hợp pháp và hợp lý của của văn bản, mặt khác đây là điềukiện quan trọng quyết định chất lượng của một văn bản.
Tại UBND phường, cho đến nay chưa có một văn bản nào quy định cụthể, chi tiết về trình tự, thủ tục ban hành văn bản quản lý nhà nước, hầu hết cácvăn bản quản lý nhà nước được ban hành chủ yếu dựa trên quy định của phápluật của cơ quan nhà nước cấp trên Việc các cơ quan nhà nước phải xác địnhmột trình tự, thủ tục cho việc xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nướcnói chung là rất khó, đặc biệt Văn phòng là một đơn vị nhỏ trong UBNDphường Tùy theo tính chất, nội dung và hiệu lực pháp lý của từng loại văn bản
mà có thể xây dựng một quy trình ban hành sao cho thích hợp
Quy trình cho việc soạn thảo một văn bản hành chính được xây dựngdựa trên yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó Tuy nhiên có thể khái quátquy trình này bao gồm các bước cơ bản sau:
Bước 1: Soạn thảo văn bản
Bước 2: Duyệt bản thảo (Những văn bản quan trọng thì phải lấy ý kiến của
cấp trên, của các cơ quan, tổ chức có liên quan, phải thành lập hội đồng thẩmđịnh), thông qua lãnh đạo
Bước 3: Đánh máy, nhân bản
Bước 4: Xử lý kỹ thuật, kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Bước 5: Ký văn bản.
Trang 26BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)
Trang 271 4 5a
9a 12
9b 13
20-25 mm