Giao nhận hàng hóa bằng đường sắt

Tài liệu mô tả quy trình, các tác nghiệp cơ bản trong giao nhận hàng hóa bằng đường sắt: tác nghiệp gom hàng, tác nghiệp hàng hóa, thương vụ ở ga đi, tác nghiệp hàng hóa, thương vụ trên đường vận chuyển, tác nghiệp hàng hóa, thương vụ ở ga đến, vận đơn đường sắt, cách tính cước phí vận chuyển,..

Gom hàng là việc tập hợp những lô

hàng lẻ từ nhiều người gửi ở cùng

một nơi đi, thành những lô hàng

nguyên để gửi và giao cho nhiều

người nhận ở cùng một nơi đến.

Gom hàng lẻ là gom những lô hàng

nhỏ không đủ để đóng gói trong

một container hoặc là những lô

hàng lớn nhưng có nhiều người gửi

và nhiều người nhận.

Gom hàng nguyên toa là gom

những lô hàng lớn hơn, đủ để đóng

trong 1 hay nhiều container và

thường có 1 người gửi và 1 người

nhận.

Tác nghiệp gom hàng

Quy trình tiến hành :

Quy trình tiến hành :

• Người gom hàng nhận các lô hàng lẻ từ nhiều

người gửi hàng tại trạm giao nhận đóng gói hàng lẻ.

• Tập hợp lại thành lô hàng nguyên, kiểm tra và đóng vào container.

• Gửi các container này bằng đường sắt cho đại lý của mình tại nơi đến.

• Đại lý của người gom hàng ở nơi đến nhận các container này, dỡ hàng ra và giao cho các người nhận tại trạm giao nhận của nơi đến.

Vai trò của người gom hàng :

Khi nhận hàng từ người gửi hàng lẻ, người gom hàng sẽ nhân danh mình cấp vận đơn gom hàng hoặc biên lai nhận hàng

Trách nhiệm của người gom hàng :

Chịu trách nhiệm về những tổn thất của hàng hóa trong suốt quá trình vận tải từ nơi nhận hàng để chở cho đến nơi giao hàng cuối cùng.

Tác nghiệp hàng hóa, thương vụ ở ga đi

NỘI DUNG

1 Tác nghiệp cung cấp toa xe hàng và xếp xe

2 Tác nghiệp lập giấy tờ chuyên chở

3 Tác nghiệp đăng kí vào sổ hàng đi và lập

báo cáo hàng đi

4 Thời điểm đường sắt chính thức nhận chở hàng

1 Tác nghiệp nhận chở của đường sắt

* Đường sắt nhận chở các loại hàng, trừ các loại hàng sau:

• Hàng hóa thuộc loại cấm lưu thông

• Hàng hóa không phù hợp với điều kiện kỹ thuật khai thác vận tải bằng đường sắt

• Hàng hóa mà chủ hàng hay đường sắt không làm đầy đủ các thủ tục, điều kiện theo quy định của Luật đường sắt

* Các loại hàng phải có những biện pháp kĩ thuật đặc biệt của tổng GĐ Tổng Cty ĐSVN thì các ga mới được nhận chở:

• Đối với hàng lẻ:

Hàng đóng kiện dài quá 3.5 m và phải đóng vào xe có mui

Trọng lượng mỗi kiện trên 300 kg hoặc thể tích mỗi kiện trên 2 mét khối

• Đối với hàng nguyên toa:

Hàng quá khổ giới hạn về chiều cao hoặc chiểu rộng

Hàng quá dài hay quá nặng

2 Tác nghiệp cung cấp toa xe hàng và xếp xe

- Sau khi tiếp nhận yêu cầu chuyên chở của người thuê vận tải, nhân viên hóa vận tập hợp và làm văn bản xin cấp xe cho ga trình lên hội đồng cấp xe

- Chậm nhất là 2 giờ trước giờ cấp xe, đường sắt phải thông báo cho người thuê VT về số lượng, số đăng kí của toa xe đưa vào đường xếp dỡ hoặc địa điểm giao tiếp

- Đường sắt cung cấp đúng thời hạn, số lượng, đúng chủng loại toa xe, đúng tiêu chuẩn kỹ thuật theo hợp đồng vận tải

- Người thuê vận tải có quyền kiểm tra để nhận toa xe và có quyền từ chối nếu không đúng chủng loại hoặc kỹ thuật

- Ngoài ra ĐS còn cung cấp những dụng cụ vật liệu gia cố sau: cọc, xích cố định trên toa xe, bạt che hàng trên toa xe không mui

Cung cấp toa xe

Tác nghiệp xếp xe:

Trách nhiệm xếp xe

- Hàng lẻ do đường sắt xếp, dỡ

- Hàng nguyên toa do người thuê VT tự xếp, người nhận hàng tự

dỡ, trừ khi trong Hợp đồng có quy định khác

- ĐS có trách nhiệm hướng dẫn giám sát việc xếp hàng đúng

qui định Nếu người thuê VT xếp hàng không đúng qui cách,

ĐS có quyền yêu cầu sửa chữa cho phù hợp

Thời gian xếp dỡ

Định mức thời gian xếp dỡ tối đa cho 1 toa xe , cụm xe do ĐS

qui định, nếu vượt quá thời gian này người thuê VT hoặc người nhận hàng phải trả phí đọng xe

Niêm phong toa xe:

-Đối với hàng nguyên toa

Nếu ĐS giao nhận theo trọng lượng hoặc số lượng thì ĐS niêm phong

Nếu giao nhận theo hình thức nguyên toa có niêm phong thì người thuê vận tải niêm phong

-ĐS chịu trách nhiệm niêm phong các toa xe chở hàng lẻ, toa xe sang toa, chuyển tải

-Dấu hiệu niêm phong do bên niêm phong qui định nhưng phải

rõ ràng, nhận biết được trong quá trình vận chuyển

3 Tác nghiệp lập giấy tờ chuyên chở

Giấy tờ chuyên chở gồm hóa đơn gửi hàng hóa và các giấy tờ kèm theo

Hóa đơn gửi hàng do nhân viên hóa vận của ga lập theo mẫu qui địnhTrước khi lập hóa đơn, người thuê Vt phải ghi đầy đủ vào tờ khai gửi hàng do ĐS cung cấp và ký tên Nhân viên hóa vận phải hướng dẫn cho chủ hàng khai tờ khai

Sau khi người thuê Vt giao hàng hóa, ĐS sẽ giao hóa đơn

Hóa đơn gửi hàng hóa gồm 4 liên giống nhau với các nội dung:

-Thông tin chung về hợp đồng

-Thông số của lô hàng, loại hàng, loại bao bì, trọng lượng hàng, mã hiệu…

-Thông tin về chủ hàng: tên, địa chỉ, điện thoại, fax, email (nếu có)

-Thông tin về cước phí

-Các thủ tục khác

Lưu thông hóa đơn gửi hàng như sau:

Liên 1: lưu tại ga lập chứng từ để làm kế toán thu và nộp kiểm thu lên cấp trên

Liên 2: giao cho người gửi hàng

Liên 3: lưu tại ga để làm báo cáo hàng đến và gửi kiểm thu cấp trên

Liên 4: ĐS gửi cùng các giấy tờ kèm theo và giao cho người nhận hàng sau khi người nhận hàng đã thanh toán đầy đủ các cước phí và chi phí phát sinh khác

Giấy tờ gửi kèm theo hóa đơn gửi hàng gồm: giấy chứng minh tính chất bản thân hàng hóa, giấy phép lưu hành hàng hóa, các giấy tờ khác…

-Người thuê VT phải giao cho ĐS đầy đủ những bản sao hợp pháp giấy tờ liên quan đến hàng hóa cần phải có

-ĐS có trách nhiệm giữ gìn trong suốt quá trình vận tải và giao cho người nhận hàng

4 Tác nghiệp đăng kí vào sổ hàng đi và lập báo cáo hàng đi

Tác nghiệp này được thực hiện tại phòng hóa vận của ga

Nó có ý nghĩa quan trọng trong việc thống kê, thực hiện vận chuyển hàng hóa, đối chứng, truy tìm hàng hóa khi cần thiết, đồng thời cũng là

số liệu báo cáo nhanh phục vụ cho việc quản lý điều hành của cấp trên

5 Thời điểm đường sắt chính thức nhận chở hàng

Là khi chủ hàng xếp hàng lên toa xe , hoàn tất các thủ tục chuyên chở

và ĐS giao cho người thuê VT liên 2 của hóa đơn gửi hàng hóa

Tóm tắt quá trình tác nghiệp ở ga đi

Tác nghiệp hàng hóa, thương vụ trên

đường vận chuyển

1 Hủy bỏ chuyên chở

Hủy bỏ chuyên chở là tác

nghiệp phát sinh khi người thuê

vận tải yêu cầu hủy bỏ chuyên

chở hàng, kể cả khi người thuê

vận tải đã giao hàng cho đường

sắt , hàng đã xếp lên toa nhưng

chưa nối vào đoàn tàu xuất phát

ở ga gửi.

Điều kiện để thực hiện tác

nghiệp : hàng hóa chưa được

xếp vào đoàn tàu xuất phát ở ga

gửi.

Khi đường sắt chưa chính thức nhận chở :

Người thuê vận tải có giấy yêu cầu hủy bỏ, trong giấy trình bày rõ thông số lô hàng đã làm tờ khai gửi hàng và nguyên nhân hủy bỏ Sau khi tiếp nhận giấy yêu cầu , nhân viên hóa vận ga gửi hủy bỏ giấy tờ chuyên chở (nếu đã lập) , thông báo cho các bộ phận liên quan đình chỉ dồn , xếp dỡ (nếu đang tiến hành) , lập biên lai thu của người thuê vận tải các khoản tiền sau:

• Thủ tục phí thay đổi ;

• Tiền phạt thay đổi xe nguyên toa (nếu có)

• Tiền lưu kho bãi (nếu có) , tính từ khi đưa hàng vào kho đến

ngày hủy bỏ.

• Tiền dồn xe và điều động xe rỗng ( nếu có)

• Các chi phí phát sinh khác.

Khi đường sắt đã chính thức nhận chở:

Người thuê vận tải gửi giấy yêu cầu hủy bỏ cho ga gửi, trong giấy trình bày rõ thông số lô hàng đã làm tờ khai gửi hàng và nguyên nhân hủy bỏ , kèm theo liên 2 hóa đơn gửi hàng hóa.Sau khi tiếp nhận giấy yêu cầu , nhân viên hóa vận

ga gửi hủy bỏ giấy tờ chuyên chở đã lập, thông báo cho các

bộ phận liên quan biết để xử lý Đồng thời làm thủ tục hoàn lại tiền cước cho người thuê vận tải sau khi đã trừ các khoản sau :

• Thủ tục phí thay đổi và tiền phạt thay đổi xe nguyên toa.

• Tiền lưu kho bãi

• Tiền phạt đọng xe , dồn xe và điều động xe rỗng.

• Các chi phi phát sinh khác.

2 Tác nghiệp thay đổi chuyên chở

Thay đổi người nhận hàng : là tác nghiệp phát sinh khi người thuê vận tải hoặc người nhận hàng ( gọi tắt là chủ hàng ) có yêu cầu thay đổi người nhận hàng sau khi đường sắt đã nhận chở lô hàng.

Điều kiện để thực hiện tác nghiệp :

• Đường sắt chưa giao hàng cho người nhận hàng ghi trong hóa đơn gửi hàng.

• Số lần thay đổi người nhận hàng cho 1 toa xe hàng không quá 2 lần

3 Tác nghiệp thay đổi ga đến

Phát sinh khi chủ hàng yêu cầu thay đổi ga đến sau khi

đường sắt đã nhận chở lô hàng.

Điều kiện để thay đổi :

• Đường sắt chỉ chấp nhận yêu cầu thay đổi khi chưa giao hàng cho người nhận hàng

• Số lần yêu cầu thay đổi ga đến không quá 1 lần đối với 1 lô hàng

4 Kiểm tra, chỉnh lý và chuyển tải sang toa hàng hóa:

Để đảm bảo an toàn chạy tàu,an toàn nguyên vẹn hàng hóa trong quá trình vận chuyển, kịp thời phát hiện những sai xót nhằm nhanh chóng khắc phục sửa chữa, mỗi lần toa xe chở hàng hóa đi qua ga kỹ thuật đều phải được kiểm tra kỹ về trạng thái thương vụ

và kỹ thuật toa xe

Nội dung kiểm tra trạng thái thương vụ ở dọc đường chủ yếu là kiểm tra xem hàng hóa xếp trên toa xe không mui có bị xê dịch, sụt đổ không, gia cố có đảm bảo không, trạng thái xi chì, cửa

và cửa sổ của toa xe có mui có bị hở không…Nội dung kiểm tra kỹ thuật toa xe chủ yếu là tình trạng bộ phận chạy, dẩm chịu lực có bị cong không, khe hở của nhíp có phù hợp không…

Nếu chạy trạng thái thương vụ và kỹ thuật toa xe không tốt, có khả năng ảnh hưởng đến an toàn chạy tầu và an toàn hàng hóa thì phải tổ chức chỉnh lý, sửa chữa kịp thời, lập các biên bản ghi rõ tình trạng toa xe và hàng hóa theo quy định Các biên bản này phải lưu tại ga lập và gửi theo toa xe chuyên chở hàng hóa đến ga nhận nếu xét thaya toa xe vẫn có khả năng chở hàng Nếu tình trạng hư hỏng của toa xe lớn, không đảm bảo an toàn chạy tầu và an toàn hàng hóa thì phải tiến hành cắt xe lại sửa chữa Khi đó phải lập biên bản kỹ thuật và báo cáo xin lệnh cắt xe, đồng thời tổ chức chuyển tải hàng hóa sang toa xe khác để đảm bảo thực hiện đúng

kỳ hạn chuyên chở hàng hóa đã ký trong hợp đồng gửi hàng (hoặc theo quy định của ngành đường sắt).Trong quá trình tieneshanhf chuyển tải sang toa phải kiểm tra trạng thái thương vụ của hàng hóa ,nếu phát hiện thấy có sai xót thì phải lập biên bản phổ thông hoặc thương vụ tùy theo tình hình cụ thể

Khi phát hiện sự cố, trưởng tàu và ga phải kiểm tra kỹ, báo về điều

độ viên tuyến đường để xác định ga gần nhất có đủ điều kiện thực hiện tác nghiệp sang toa Tại ga sang toa,việc chuyển tải sang toa cần được tiến hành nhanh chóng để toa xe này có thể lập vào đoàn tàu ngay tiếp theo vận chuyển đến ga đến Toa xe chuyển phải đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật và thương vụ để vận chuyển loại hàng hóa

đó Khi hàng hóa cần phải gửi đi ngay mà ở ga sang toa chỉ có toa

xe có trọng tải nhỏ hơn trọng tải toa xe phải sang toa thifphair xếp hàng lên toa xe thứ hai và làm thủ tục như đối với toa xe thứ nhất

Toàn bộ nội dung chuyển tải sang toa phải được ghi vào hóa đơn gửi hàng ở ô dành cho nội dung này, bao gồm: loại toa xe,

số hiệu toa xe chuyển tải, lý do chuyển tài,ga và ngày chuyển tải , sau đó đóng dấu ngày của ga sang toa, đồng thời ghi lại chi phí phát sinh để thu của người nhận hàng tại ga nhận nếu việc chuyển tải là do lỗi của chủ hàng gây ra Kỳ hạn chuyên chở của hàng hóa

sẽ được kéo dài thêm 1 ngày cho tác nghiệp chuyển tải sang toa

Khi phát hiện bộ phận hàng hóa này đến ga nhận quy định của lô hàng nhằm đảm bảo kỳ hạn chuyên chở hàng hóa chung của cả lô hàng.Khi này hàng hóa được vận chuyển bằng hóa đơn gửi bù, trong đó ghi rõ các thông số của lô hàng : ga đi ,ga đến ,người thuê vận tải và người nhận hàng, trọng lượng và loại hàng hóa …,đồng thời cũng phải ghi rõ các thông số của

bộ phận gửi bù Nếu tác nghiệp này xảy ra là do lỗi của đường sắt thì ngành đường sắt không được thu thêm bất kỳ khoản tiền của chủ hàng.

Những trường hợp hàng hóa bị mất hóa đơn gửi hàng hóa, hàng hóa không có ngượi nhận hàng hoặc người nhận hàng từ chối nhận hàng phải gửi đến nơi quy định để xử lý cũng được chuyên chở giống như hàng hóa gửi bù Trong trường hợp này, đường sắt được quyền thu của chủ hàng tiền cước vận chuyển và các chi phí phát sinh khác

Tác nghiệp hàng hóa, thương vụ ở ga đến

 Khi đoàn tầu hàng đến ga, nhân viên hóa vận trực tiếp ra nhận toa xe hàng và giấy

 tờ, hóa đơn gửi hàng trên đường đón gửi của ga, kiểm tra trạng thái thương vụ toa xe và hàng hóa, dấu hiệu, kí hiệu của loại hàng, số lượng , kiểm tra đối chiếu hóa đơn gửi hàng, các loại giấy tờ kèm theo và các biên bản đã lập (nếu có).

 Nếu có dấu hiệu bất thường thì phải cùng với trưởng tàu

và người áp tải lập biên bản theo qui định Sau khi đã kiểm tra xong nhà ga sẽ kí xác nhận với trưởng tàu để tiếp nhận hàng hóa và toa xe của ga mình.

Trực ban hoá vận giao nhân viên thanh toán căn cứ theo các số liệu về hàng hóa và toa xe trong hóa đơn gửi hàng tính toán và thẩm hạch lại cước phí, tạp phí, xác nhận vào hóa đơn gửi hàng, sau đó chuyển giấy xếp xe cho đôn đốc xếp dỡ để lên phương án dỡ xe, đồng thời chuẩn bị làm thủ tục báo tin hàng đến.

 Nếu báo tin bằng điện thoại, nhà ga phải ghi chép rõ ngày, giờ và tên người nhận tin Nội dung báo tin hàng đến phải có

đủ tên, địa chỉ người nhận hàng, ngày giờ báo tin hàng đến, các thông sô về lô hàng và số tiền mà người nhận hàng phải thanh toán ở ga nhận.

3 Tác nghiệp dỡ hàng:

 Sau khi đã tiếp nhận toa xe và hàng hóa, trực ban hóa vận lên kế hoạch dỡ hàng và thông báo cho bộ phận chạy tầu để tiến hành dồn xe vào địa điểm xếp dỡ, nếu việc dỡ xe tiến hành ở đường dùng riêng thì ga dồn xe đến địa điểm giao nhận để giao cho người nhận hàng.

 Tới địa điểm xếp dỡ, đôn đốc xếp dỡ là người chịu trách nhiệm chỉ đạo, giám sát công tác dỡ xe đảm bảo an toàn nguyên vẹn hàng hóa, toa xe và các phương tiện khác của ngành, đảm bảo an toàn cho mọi người và thực hien đúng thời gian dỡ quy định đối với loại hàng, loại xe tới địa điểm xếp dỡ đó.

 Nếu đường sắt dồn xe vào đường xếp dỡ quá số lượng yêu cầu hoặc quá khả năng tiếp nhận thông thường để thỏa thuận nhưng người nhận hàng vẫn đảm bảo dỡ được thì thời gian xếp dỡ những toa xe vượt mức đó được tính tăng gấp 2 lần

so với quy định

4 Kỳ hạn nhận hàng

 Ngay khi được nhà ga báo tin hàng đến, người nhận hàng phải

đến ga nhận lĩnh hàng và đưa hàng về theo qui định.

 bao gồm : + thời gian người nhận làm thủ tục nhận hàng với đướng sắt,

+ thời gian dỡ hàng + thời gian mang hết hàng ra ga.

Người nhận hàng không được từ chối nhận hàng khi nhà ga đã báo tin hàng đến, trừ trường hợp hàng hóa bị hư hỏng không sử dụng được do lỗi của đường sắt.

 Nếu qúa kỳ hạn nhận hàng, người nhận hàng phải trả tiền phạt đọng xe, tiền kho bãi, bảo quản, di chuyển hàng hóa phát sinh (nếu có).

Nếu hàng hóa bị hư hỏng , biến chất do quá kỳ hạn nhận hàng thì người nhận hàng phải tự chịu trách nhiệm

Đối với hàng hóa dễ cháy nổ, độc hại, hay hài cốt, thi hài khi quá thời hạn nhận hàng mà người nhận chưa nhận hoặc chưa vận chuyển hết ra khỏi ga thì phải báo với cơ quan có trách nhiệm giải quyết

Giao hàng cho người nhận hàng

 Hàng hoá có người áp tải đươc giao nguyên toa.

 Hàng hóa được giao cho người nhận theo số lượng, trọng lượng nếu

người nhận hàng không đồng ý nhận hàng nguyên toa trong những

trường hơp sau đây:

- Dấu hiệu niêm phong toa không còn nguyên vẹn

- Hàng dễ hỏng, tươi sống đến kỳ hạn vận chuyển do lỗi của đường sắt

- Quy trình làm lạnh, bảo ôn của toa xe bị vi phạm do lỗi của đường sắt

- Hàng dỡ vắng mặt người nhận hàng đối với những mặt hàng mà nhà ga

có khả năng dỡ và bảo quản khi mà nhà ga đã báo tin hàng đén nhưng người nhận hàng không đến nhận hàng trong kỳ hạn.

 Khi người nhận hàng đến nhận hàng phải xuất trình cho nhà ga giấy báo tin hàng đến nhằm chứng minh tư cách pháp nhân của mình,

 Nhân viên hóa vận phải thu của người nhận hàng toàn bộ khoản phải thu ở ga đến, ký tên đóng dấu ngày của ga đến và yêu cầu người nhận hàng phải ký tên vào hoá đơn gửi hàng