Đang tải... (xem toàn văn)
Bài 1: Tổng quan về tổ chức và quản lý tổ chức Bài 2: Ra quyết định quản lý Bài 3: Lập kế hoạch Bài 4: Tổ chức Bài 5: Lãnh đạo Bài 6: Kiểm soát 1.1. Khái niệm và đặc trѭng của tổ chức1.3. Các hoạt động cơ bản của tổ chứcv1.01.1.ăKHÁIăNIӊMăVÀăĐҺCăTRѬNGăCӪAăTӘăCHӬC• Khái niӋm: Tổ chức là tập hợp của nhiềungѭời c̀ng làm việc vì những mục đíchchung trong hình thái cơ cấu ổn định.• Các đһc trѭng cӫa tә chӭc: Mang tính mục đích. Gồm nhiều ngѭời làm việc vì mục tiêuchung trong cơ cấu tổ chức ổn định. Chia sẻ mục tiêu lớn – cung cấp sảnphẩm và dịch vụ có giá trị đối vớikhách hàng. Là tổ chức mở. Cần đѭợc quản lý.
GI IăTHI UăH CăPH NăQU NăLụăH C • M c tiêu: Học phần đ ợc thiết kế nhằm trang bị cho sinh viên kiến thức kỹ cốt yếu mà nhà quản lý, dù c ơng vị nào, tổ chức phải có đ ợc • N i dung nghiên c u: Bài 1: Tổng quan tổ chức quản lý tổ chức Bài 2: Ra định quản lý Bài 3: Lập kế hoạch Bài 4: Tổ chức Bài 5: Lãnh đạo Bài 6: Kiểm soát v1.0 CH UăTRÁCHăNHI MăH NGăD NăVÀăGI NGăD Y PGS TS Nguyễn Thị Ngọc Huyền PGS.TS Lê Thị Anh Vân PGS.TS Đỗ Thị Hải Hà PGS.TS Phan Kim Chiến PGS.TS Đoàn Thị Thu Hà TS Nguyễn Thị Lệ Thúy PGS.TS Mai Văn B u TS Bùi Thị Hồng Việt Ths Mai Anh Bảo 10 Ths Nguyễn Thị Hồng Minh 11 Ths Nguyễn Quang Huy v1.0 BÀI T NGăQUANăV ăT ăCH Că VÀăQU NăLụăT ăCH C PGS.TS.Phan Kim Chiến DĐ : 0913085736 Tr ờng Đại học Kinh tế Quốc dân v1.0 TỊNHăHU NGăKH IăĐ NG:ăM tăngƠyăbìnhăth ngăc aăcôăChi Chi nhà quản lý 30 tuổi hãng truyền thông VCN, trụ sở Hà Nội • Cô tới văn phòng vào lúc 7:30 phút nhìn thấy “Báo cáo nghiên cứu thị tr ờng” bàn làm việc An, tr ởng đơn vị nghiên cứu thị tr ờng, đư dành tuần để hoàn thành báo cáo kịp cho Chi xem tr ớc trình bày với Phó giám đốc Chi làm việc với An 20 phút quán cà phê hãng lập kế hoạch xử lý văn đồ họa cho báo cáo cuối • Khi quay trở lại phòng làm việc, Chi nhận đ ợc ba tin nhắn điện thoại Cô gọi lại điện thoại, nh ng gặp đ ợc ng ời xếp lịch gặp tuần sau Cô vội vàng đến họp triển khai kế hoạch tháng lúc 8:30 phút với nhân viên, họp kết thúc lúc 10:30 phút • Ngân quỹ phòng năm tới phụ thuộc vào họp ngày mai, mà đề nghị sửa đổi đ ợc định Trong đó, Chi phải gặp Giám đốc cô lúc chiều ngày hôm để giải thích việc phòng cô lại v ợt ngân sách năm Cuộc gặp lúc cô diễn tốt đẹp Ông Giám đốc Chi ủng hộ việc cô ng ời đứng đầu ngân sách năm tới đánh giá tốt kế hoạch cô cho phòng Họ thảo luận 15 phút ch ơng trình nghị thảo luận chi nhánh Đà Nẵng 35 phút Giám đốc nói với cô ông xem xét việc cấu lại chi nhánh để giảm thiểu trùng lắp Cuối buổi gặp, Chi nhắc tới báo cáo mà cô An đư chuẩn bị đ a ý kiến An đư hoàn thành công việc tốt v1.0 TỊNHăHU NGăKH IăĐ NG:ăM tăngƠyăbìnhăth ngăc aăcôăChi • Lúc 3:30 phút, Chi tham gia họp lực l ợng liên công ty đ ợc lập để thực hợp tác chiến l ợc với công ty VNN Khi quay trở lại văn phòng lúc giờ, cô thấy có điện thoại nhỡ bắt đầu gọi cho khu vực mà ng ời nhận quan • Lúc giờ, Chi rời văn phòng Cô cảm thấy mệt mỏi nh ng tốt Bây cô bắt đầu nghĩ định tuyển dụng chuyên gia marketing cho thị tr ờng game on line mà cô cần phải đ a đề nghị Cuộc vấn đư đ a ba ứng viên tốt – ng ời đàn ông Hàn Quốc, phụ nữ Nhật ng ời đàn ông Việt Nam Cô phân vân ng ời phù hợp cho phòng cô phù hợp với cam kết hội nhập quốc tế VCN? • Cô Chi số nhà quản lý điển hình làm việc khắp giới Những hoạt động ngày hôm thể cô Chi đư thực chức quản lý nào? Những vai trò quản lý chủ yếu đ ợc thể tình này? v1.0 M CăTIÊU • Hiểu đ ợc thuật ngữ: tổ chức quản lý, lý giải phải quản lý tổ chức • Hiểu đ ợc chức trình quản lý mà nhà quản lý c ơng vị quản lý phải thực • Phân biệt đ ợc vai trò khác nhà quản lý • Giải thích đ ợc nhà quản lý cấp khác lại cần kết hợp khác kỹ kỹ thuật, ng ời nhận thức • Xác định đ ợc kỹ cần phát triển để trở thành nhà quản lý có lực giới ngày v1.0 N IăDUNG Tổ chức Quản lý Nhà quản lý v1.0 T ăCH C 1.1 Khái niệm đặc tr ng tổ chức 1.2 Phân loại tổ chức 1.3 Các hoạt động tổ chức v1.0 1.1.ăKHÁIăNI MăVÀăĐ CăTR NGăC AăT ăCH C • Khái ni m: Tổ chức tập hợp nhiều ng ời c̀ng làm việc mục đích chung hình thái cấu ổn định • Các đ c tr ng c a t ch c: Mang tính mục đích Gồm nhiều ng ời làm việc mục tiêu chung cấu tổ chức ổn định Chia sẻ mục tiêu lớn – cung cấp sản phẩm dịch vụ có giá trị khách hàng Là tổ chức mở Cần đ ợc quản lý v1.0 1.2.ăCÁCăLO IăHỊNHăT ăCH C • • • v1.0 Theo ch đ s h u: Tổ chức công Tổ chức t Theo m c tiêu c a t ch c: Tổ chức lợi nhuận Tổ chức phi lợi nhuận Theo tính ch t m i quan h : Tổ chức thức Tổ chức phi thức 10 2.3.4.ăGIÁMăSÁTăVẨăĐOăL NGăS ăTH CăHI N • Trong bước này, số câu hỏi phải trả lời: Đo gì? Đo nào? • Việc đo lường c n tiến hành m ki m soát thiết yếu • Việc đo lường c n lặp lặp lại công c hợp lý T n su t đo lường có th ph thuộc vào dạng hoạt động bị ki m soát v1.0 2.3.5.ăĐÁNHăGIÁăK TăQU ăHO TăĐ NG • Đánh giá việc xem xét phù hợp kết đo lường so với hệ tiêu chuẩn • Nếu thực phù hợp với tiêu chuẩn, nhà quản lý có th kết luận việc diễn theo kế hoạch không c n u chỉnh • Nếu kết thực không phù hợp với tiêu chuẩn nhà quản lý phải tiến hành phân tích nguyên nhân c a sai lệch hậu c a hoạt động c a t chức đ định có c n tiến hành u chỉnh hay không v1.0 2.3.6.ăĐI UăCH NHăSAIăL CH • Đi u chỉnh tác động b xung trình quản lý đ khắc ph c sai lệch thực hoạt động so với m c tiêu nhằm không ngừng cải tiến hoạt động • Quá trình u chỉnh phải tuân th nguyên tắc sau: Chỉ u chỉnh thật c n thiết; Đi u chỉnh mức độ, tránh tùy tiện, tránh gây tác d ng x u; Phải tính tới hậu sau u chỉnh; Tránh đ lỡ thời cơ, tránh bảo th ; Tùy u kiện mà kết hợp phương pháp u chỉnh cho hợp lý v1.0 2.3.7.ăĐ AăRAăSÁNGăKI NăĐ IăM I Một hệ thống ki m soát có ch t lượng hệ thống ph c v cho m c tiêu, u chỉnh hoạt động cách tốt nh t môi trường thay đ i, có th ph c v việc u chỉnh chức lập kế hoạch, t chức khuyến khích, động viên thúc đẩy thành viên t chức v1.0 GI IăQUY TăTỊNHăHU NG • Tính xác c a thông tin thu thập không cao ph n đông sinh viên đánh giá theo mức độ “dễ dàng” c a giảng viên m số mà giảng viên ch m • Đây hình thức ki m soát theo kết đ u ra, có hạn chế từ hình thức ki m soát • C n kết hợp hình thức ki m soát phản h i dự báo, bao g m: Ki m soát đ u vào: Năng lực giảng viên, giáo trình, tài liệu tham khảoầ đảo bảo ch t lượng Ki m soát trình: Giảng viên giảng thời gian bi u, phương pháp giảng dậy khoa học • v1.0 C n có nhân tiến hành công tác đánh giá (ngoài sinh viên) CỂUăH IăM N i dung ki m soát ph n h i d báo? Tr l i: • Ki m soát phản h i dự báo bao g m: Ki m soát đ u vào ki m soát hoạt động • Ki m soát đ u vào: bao g m ki m soát tiêu chuẩn, th t c có đ y đ chuy n tải đ y đ tới nhân viên Đảm bảo nguyên vật liệu đ u vào đ y đ , đảm bảo ch t lượng cho trình thực công việc • Ki m soát trình: Đảm bảo nhân viên thực đ y đ , tuân th kế hoạch thực công việc, tuân th th t c, quy trình đưa v1.0 CỂUăH IăTR CăNGHI Mă1 M t nh ng lý b n c n xây d ng th c thi h th ng ki m soát ph n h i d báo là: a Do độ trễ v thời gian c a hệ thống ki m soát phản h i kết hoạt động b Do hạn chế v lực c a ch th ki m tra c Do hệ thống phản h i kết soát hoạt động r t phức tạp d Cả a, b, c Trả lời: Đáp án a Giải thích: Khi thực ki m soát phản h i kết hoạt động nhà quản lý thực việc ki m soát có kết đ u ra, việc ki m soát giúp ngăn ngừa sản phẩm, dịch v sai sót tới khách hàng Tuy nhiên phát sai sót nhà quản lý phải yêu c u nhân viên thực lại hoạt động đ sửa chữa, thay sản phẩm, dịch v không ch t lượng Việc sửa chữa, thay đòi hỏi thời gian lớn nhược m c a hệ thống phản h i kết hoạt động (Ki m soát sau có kết đ u ra) v1.0 CỂUăH IăTR CăNGHI Mă2 Hệ th ng ki m soát ph n h i d báo t p trung vào vi c ki m soát a Đ u vào trình thực công việc b Quá trình công việc c Đ u công việc d Trách nhiệm công việc Trả lời: Đáp án a Giải thích: Hệ thống ki m soát phản h i dự báo hệ thống ki m soát mang tính ch t ngăn ngừa, nhà quản lý tiến hành ki m soát đ u vào trình thực công việc đảm bảo theo tiêu chuẩn đ Hệ thống mang tính ch t dự báo yếu tố đ u vào đảm bảo ch t lượng, nhân viên tuân th trình thực công việc đ nhà quản lý có th dự báo trước kết đ u đạt tiêu chuẩn v1.0 CỂUăH IăT ăLU N Xây d ng h th ng ki m soát cho m t t ch c mà b n quan tâm? v1.0 TịMăL CăCU IăBẨI • Ki m soát việc đánh giá, đo lường ch n chỉnh thực nhiệm v , nhằm đ đảm bảo m c tiêu kế hoạch c a sở đưa đ đạt m c tiêu y thực • Hệ thống ki m soát c n phải thiết kế đ vạch chỗ khác biệt m thiết yếu, c n phải khách quan, c n phải linh hoạt, c n phải phù hợp với b u không khí t chức c n phải tiết kiệm • Các công c ki m soát chung bao g m liệu thống kê ngân quỹ Các công c ki m soát theo thời gian bao g m kỹ thuật sơ đ ngang kỹ thuật sở đ PERT Các công c ki m soát ch t lượng giới thiệu bao g m tiêu chuẩn quản lý ch t lượng ISO quản lý ch t lượng toàn diện TQM Các công c ki m soát tài giới thiệu bao g m báo cáo tài chính, trung tâm trách nhiệm ki m toán • Quy trình ki m soát bao g m bước: (1) Xác định m c tiêu nội dung ki m soát; (2) Xác định tiêu chuẩn ki m soát; (3) Xác định hệ thống ki m soát; (4) Giám sát đo lường thực hiện; (5) Đánh giá kết hoạt động; (6) Đi u chỉnh sai lệch (7) Đưa sáng kiến đ i v1.0 32 Câuăh iăth ngăgặpă(1) Chức lập kế hoạch chức ki m soát thường có quan hệ g n gũi với Nhận xét mang ý nghĩa gì? Trả lời: Các kế hoạch công c c a ki m soát Nhà quản lý dựa kế hoạch đ ki m soát hoạt động c a nhân viên Ki m soát phản h i dự báo cách thức ki m soát hiệu nh t Trả lời: Cách thức ki m soát phản h i dự báo có tác d ng ki m soát tốt, nhiên cách thức ki m soát đòi hỏi chi phí ki m soát lớn, tốn thời gian Các m c tiêu kế hoạch tiêu chuẩn ki m soát Trả lời: Các m c tiêu kế hoạch tiêu chuẩn ki m soát, thông qua việc ki m soát m c tiêu nhà quản lý có th nắm bắt tiến độ thực kế hoạch, mức độ hoàn thành kế hoạch, từ có giải pháp phù hợp với phát tri n c a t chức thay đ i c môi trường v1.0 Câuăh iăth ngăgặpă(2) Việc đo lường, đánh giá trình ki m soát c n thực thời m Trả lời: Việc đo lường, đánh giá c n phải tiến hành nhi u l n, vào thời m khác đ có kết tốt nh t, tránh tình trạng nóng vội, ý chí Khi phát sai lệch so với kế hoạch, nhà quản lý c n phải tiến hành u chỉnh Trả lời: Việc u chỉnh c n thiết, nhiên u chỉnh gây tốn chi phí ảnh hưởng đến hoạt động c a t chức Do sai lệch vượt giới hạn cho phép, nhà quản lý c n u chỉnh v1.0 Cácăthu tăng ăcơăb nă(1) • Ki m soát Là trình giám sát, đo lường, đánh giá u chỉnh hoạt động nhằm đảm bảo thực theo kế hoạch • Ki m soát chi n l c Là hoạt động ki m tra không hướng vào việc đánh giá, xem xét hệ thống công tác quản lý c a t chức mà nhằm phân tích, đánh giá khả phát tri n tương lai c a t chức • Ki m soát tác nghi p Là hoạt động ki m soát tập trung vào chuyên đ , v việc, kiện c th đ nhằm đưa tiêu chuẩn cho việc thực kế hoạch mong muốn nhằm đ so sánh kết thực tế v sản phẩm, dịch v tiêu chuẩn dạng số lượng, ch t lượng, thời gian chi phí • Tiêu chu n ki m soát Là thước đo kết thực thực tế mong muốn mà ta có th đo v1.0 Cácăthu tăng ăcơăb nă(2) • Ki m soát l ng tr c Là hình thức ki m soát ngăn ngừa có th biết trước nhằm không cho xảy (nếu tác động x u đến đạt m c tiêu c a t chức) • Ki m soát đ ng b Là hệ thống ki m soát sử d ng đ ki m soát toàn hoạt động c a t chức cách t ng th • Các khu v c ho t đ ng thi t y u Là lĩnh vực, khía cạnh, yếu tố c a t chức c n phải hoạt động có hiệu cao đ đảm bảo cho toàn t chức thành công • Các m ki m soát thi t y u Là m đặc biệt hệ thống mà việc giám sát thu thập thông tin phản h i nh t định phải thực Đó m mà sai lệch không đo lường u chỉnh kịp thời có ảnh hưởng lớn tới kết hoạt động c a t chức v1.0 • Đánh giá d a k t qu ho t đ ng Là đánh giá hoạt động can thiệp theo kế hoạch tiến hành hoàn thành đ xác định tính phù hợp, mức độ hiệu tác động tính b n vững • Ki m soát ho t đ ng Là hình thức ki m sát mà nhà quản lý thực việc ki m soát hoạt động thực • Ki m soát k t qu Là hình thức đo lường kết cuối c a hoạt động, nguyên nhân c a sai lệch so với tiêu chuẩn kế hoạch xác định u chỉnh cho hoạt động tương tự tương lai v1.0 37