Quản lý dự án CN thông tin

Quản lý Dự án CN Thông Tin Bùi Thế Hồng Chương Quản lý dự án CNTT Trang Lập kế hoạch phạm vi Xác định phạm vi Xác định hoạt động Tạo lập WBS Phát triển kế hoạch quản lý dự án Cần tuân thủ tất hoạt động sau bắt đầu việc lập kế hoạch phạm vi Ước lượng nguồn lực cho hoạt động Ước lượng thời hạn hoạt động Ước lượng chi phí Lập kế hoạch quản lý rủi ro Tạo lập kinh phí Nhận dạng rủi ro Lập kế hoạch nguồn nhân lực Phân tích định tính rủi ro Sắp xếp họat động Xây dựng kế hoạch làm việc Phân tích định lượng rủi ro Lập kế hoạch chất lượng Lập kế hoạch giao dịch Kế hoạch mua sắm trang bị Lập kế hoạch ký kết hợp đồng Lập kế hoạch khắc phục rủi ro Bùi Thế Hồng Chương Quản lý dự án CNTT Trang Phát triển kế hoạch Quản lý Dự án Qui trình phát triển kế hoạch quản lý dự án tập trung vào: • Định nghĩa • Chuẩn bị • Tích hợp • Điều phối Tất kế hoạch phụ trợ đưa vào kế hoạch quản lý dự án Kế hoạch quản lý dự án nguồn thông tin để hình dung dự án lập kế hoạch, thực hiện, giám sát, quản lý kết thúc Bùi Thế Hồng Chương Quản lý dự án CNTT Trang Xác định & Lập kế hoạch Phạm vi Xác định phạm vi qui trình cần thiết cho việc xây dựng chi tiết phạm vi hoạt động dự án để sử dụng làm sở cho sách dự án tương lai Lập kế hoạch phạm vi qui trình cần thiết cho việc tạo lập kế hoạch quản lý phạm vi dự án, xác định rõ phạm vi dự án sẽ: • định nghĩa • kiểm chứng • quản lý Kế hoạch quản lý phạm vi dự án qui định cấu trúc phân việc tạo lập định nghĩa Bùi Thế Hồng Chương Quản lý dự án CNTT Trang Mô tả phạm vi dự án Phạm vi dự án bao gồm: – – – – – mô tả nhiệm vụ chính, mục tiêu dự án, tiền đề dự án, ràng buộc dự án kế hoạch làm việc cung cấp sở cho việc thực định dự án tương lai cho việc phê duyệt hiểu biết chung phạm vi dự án tổ chức/cá nhân hữu quan Bùi Thế Hồng Chương Quản lý dự án CNTT Trang Cấu trúc phân việc (WBS) • Cấu trúc phân việc công cụ hữu ích để phân chia nhiệm vụ dự án công việc dự án thành thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý • Cấu trúc phân việc dự án cung cấp mối liên hệ tất thành phần dự án nhiệm vụ dự án • Từ điển WBS Mô tả chi tiết công việc (SOW) có liên quan xác định rõ nhiệm vụ mô tả công việc thành phần cấu trúc phân việc cần thiết phải thực để hoàn thành nhiệm vụ • WBS xác định công việc hoàn thiện độc lập với công việc khác giúp cho việc phân bổ nguồn lực, phân công trách nhiệm quản lý dự án dễ dàng thuận tiện Bùi Thế Hồng Chương Quản lý dự án CNTT Trang Các ví dụ WBS Level Level Level Task Subtask 1.1 Work Package 1.1.1 Work Package 1.1.2 Work Package 1.1.3 Subtask 1.2 Work Package 1.2.1 Work Package 1.2.2 Work Package 1.2.3 Task Subtask 2.1 Work Package 2.1.1 Work Package 2.1.2 Work Package 2.1.3 Biểu đồ khối minh hoạ cấu trúc phân việc Bùi Thế Hồng Chương Quản lý dự án CNTT Cấu trúc phân cấp WBS sử dụng phổ biến công cụ quản lý dự án Trang Định nghĩa hoạt động • Một Hoạt động thành phần công việc thực trình hoạt động dự án • Định nghĩa hoạt động qui trình sử dụng để nhận dạng hoạt động đặc thù cần thiết phải thực để hoàn thành nhiệm vụ khác dự án • Các thuộc tính hoạt động bao gồm hoạt động thực trước, hoạt động thực sau, quan hệ logic, yêu cầu nguồn lực, thời hạn ấn định, ràng buộc giả thiết Bùi Thế Hồng Chương Quản lý dự án CNTT Trang Sắp xếp & Thời hạn hoạt động • Sắp xếp hoạt động sử dụng để nhận dạng mô tả phụ thuộc lẫn hoạt động xác lập • Danh sách hoạt động cần phải cung cấp mô tả công việc đủ chi tiết để thành viên độ dự án hiểu rõ công việc cần phải thực • Thời hạn hoạt động thời gian từ lúc bắt đầu kết thúc hoạt động Bùi Thế Hồng Chương Quản lý dự án CNTT Trang Ước lượng nguồn lực cho hoạt động Ước lượng nguồn lực cho hoạt động qui trình xác định loại hình số lượng nguồn lực cần có để thực hoạt động xác lập Ví dụ: • Số lượng nhân viên cần có • Số lượng máy trạm • Số lượng máy chủ • …… Bùi Thế Hồng Chương Quản lý dự án CNTT Trang 10 Ma trận rủi ro dự án • Ma trận rủi ro sử dụng làm sở cho việc thiết lập giao kèo đội dự án, khách hàng bên có liên quan khác để quản lý rủi ro • Ma trận rủi ro “tài liệu sống” xem xét lại họp đội dự án, hội nghị khách hàng họp quản lý có thay đổi phát sinh thêm • Các rủi ro nguy cao phải báo cáo thức cho Ban quản lý cấp cao họp quản lý Bùi Thế Hồng Chương Quản lý dự án CNTT Trang 19 Qui trình Quản lý rủi ro Qui trình quản lý rủi ro định nghĩa qui trình bao gồm sáu pha: Nhận dạng rủi ro Phân tích rủi ro Phân loại rủi ro Lập kế hoạch cho rủi ro Theo dõi phân tích rủi ro Báo cáo rủi ro Bùi Thế Hồng Chương Quản lý dự án CNTT Trang 20 Định dạng rủi ro • Nhận dạng rủi ro tiềm tàng dự án bước qui trình Quản lý rủi ro • Nói chung, có số rủi ro xảy hầu hết dự án không nên lãng phí nguồn lực để cố gắng quản lý rủi ro có xác xuất xảy thấp • Dưới danh sách tiêu biểu rủi ro tiềm tàng dự án Thiết kế phát triển hệ thống Thiết kế phát triển hệ thống Thiết kế sơ sài không vấn đề dẫn tới phải thiết kế phát triển lại Thiết kế phức tạp đòi hỏi chi phí phát triển không cần thiết không hữu ích Thiết kế nghèo nàn dẫn tới phải thiết kế phát triển lại Sử dụng phương pháp luận không quen thuộc kết tốn thời gian huấn luyện sửa chữa sai lầm phương pháp luận Sản phẩm viết ngôn ngữ cấp thấp (vi dụ assembler) hiệu suất thấp mong đợi Chức thiết yếu thực thi mã thư viện lớp chọn; Người phát trỏên phải chuyển sang thư viện Mã thư viện lớp có chất lượng thấp dẫn đến phải kiểm thử, sửa chữa làm lại nhiều Kế hoạch làm việc bị rút ngắn đánh giá cao lực công cụ tăng hiệu suất Các thành phần phát triển riêng rẽ tích hợp dễ dàng đòi hỏi phải thiết kế làm lại Bùi Thế Hồng Chương Quản lý dự án CNTT Trang 21 Phân tích rủi ro • Trong pha phân tích rủi ro, rủi ro đánh giá thông qua nghiên cứu chi tiết cần thiết xếp loại • Việc phân loại xác định ‘xác suất / ảnh hưởng' gán mức cao, trung bình thấp cho hai tiêu chí, xác suất ảnh hưởng (nghĩa H/H, H/M, L/H) • Việc ước lượng xác suất ảnh hưởng chủ quan Do đó, cần phải có thành viên đội dự án giàu kinh nghiệm đánh giá phân loại rủi ro • Nếu cần thiết tổ chức họp đánh giá rủi ro tạo trí đội rủi ro dự án • Các rủi ro phân tích ảnh hưởng chúng chất lượng (định tính) số lượng (định lượng) Bùi Thế Hồng Chương Quản lý dự án CNTT Trang 22 Phân tích định lượng • Phân tích định lượng rủi ro đưa số thiệt hại rủi ro gây mục tiêu tổng thể dự án • Các công cụ kỹ thuật phân tích định lượng rủi ro bao gồm: phân bố xác suất, phân tích độ nhạy cảm, phân tích định, mô Monte Carlo • Phân tích định lượng cho biết xác suất để đạt mục tiêu dự án tất rủi nhận biết • Phân tích định lượng phức tạp tốn nhiều thời gian thường tiến hành hoàn cảnh xúc Bùi Thế Hồng Chương Quản lý dự án CNTT Trang 23 Phân tích định tính • Phân tích định tính rủi ro thường biện pháp nhanh hữu hiệu dùng để phân loại rủi ro Kế hoạch đối phó với rủi ro tạo sở cho phân tích định lượng cần thiết • Đánh giá xác suất rủi ro công việc nghiên cứu công phu, tỉ mỉ để tìm khả xảy cố cụ thể Đánh giá ảnh hưởng rủi ro nghiên cứu tác động tiềm rủi ro mục tiêu dự án, chẳng hạn thời gian, chi phí, phạm vi chất lượng (cả ảnh hưởng tiêu cực tích cực) • Các rủi ro phân loại dựa xác suất xuất tầm ảnh hưởng chúng Bùi Thế Hồng Chương Quản lý dự án CNTT Trang 24 Biểu đồ phân loại mức độ theo xác suất ảnh hưởng cho ma trận rủi ro Ảnh hưởng CAO Tác động nghiêm trọng tới kế hoạch hoạt động dựa án TRUNG BÌNH Ảnh hưởng tới kết cần đạt tác động nhẹ kế hoạch hoạt động chung dư án THẤP Ảnh hướng ảnh hưởng kết cần đạt dự án H/H Hạn chế/Đề phòng Bắt buộc H/M Hạn chế/Đề phòng Bắt buộc H/L Hạn chế/Đề phòng Khuyến cáo M/H Hạn chế/Đề phòng Bắt buộc M/M Hạn chế/Đề phòng Khuyến cáo M/L Hạn chế/Đề phòng Tuỳ chọn L/H Hạn chế/Đề phòng Khuyến cáo L/M Hạn chế/Đề phòng Tuỳ chọn L/L Hạn chế/Đề phòng Tuỳ chọn Xác suất CAO ( > 75%) TRUNG BÌNH ( 25 – 75% ) THẤP ( < 25% ) Bùi Thế Hồng Chương Quản lý dự án CNTT Trang 25 Phân loại rủi ro Impact HIGH Significant impact to the project schedule MEDIUM Some impacts to individual project deliverables with minimal impact to the overall schedule LOW Minimal or no impact to project deliverables Probability HIGH ( > 75%) H/H Mitigation/Contingency Required H/M Mitigation/Contingency Required H/L Mitigation/Contingency Recommended MEDIUM ( 25 – 75% ) M/H Mitigation/Contingency Required M/M Mitigation/Contingency Recommended M/L Mitigation/Contingency Optional LOW ( < 25% ) L/H Mitigation/Contingency Recommended L/M Mitigation/Contingency Optional L/L Mitigation/Contingency Optional Trong pha phân loại, rủi ro theo thứ tự theo mức độ xác suất/ảnh hưởng từ cao đến thấp Theo rủi ro có nguy cao đứng đầu ma trận (Các rủi ro nguy cao tô màu vàng.) Bùi Thế Hồng Chương Quản lý dự án CNTT Trang 26 Lập kế hoạch đối phó rủi ro • Trong pha Lập Kế hoạch cho rủi ro, chiến lược hạn chế đề phòng xác định cho tất rủi ro có mức độ cao (được xếp loại H/H, H/M, M/H) [Hạn chế/Đề phòng/Bắt buộc] • Các kế hoạch hạn chế đề phòng xác định cho rủi ro có mức độ thấp Giám đốc dự án cho cần phải • Các hoạt động hạn chế xác định cần phải lập kế hoạch kế hoạch hoạt động dự án • Trong hầu hết trường hợp, Ma trận rủi ro dự án cung cấp đầy đủ thông tin để xây dựng Kế hoạch quản lý rủi ro Bùi Thế Hồng Chương Quản lý dự án CNTT Trang 27 Lập kế hoạch đối phó rủi ro • Có số chiến lược đối phó với rủi ro Nên chọn chiến lược kết hợp vài chiến lược đủ hiệu để đối phó với rủi ro • Các công cụ phân tích rủi ro, ví dụ Cây định sử dụng để lựa chọn giải pháp đối phó thích hợp • Một số bước hành động tiến hành để thực thi chiến lược phòng chống rủi ro • Các kế hoạch đề phòng phát triển với nút bấm định dùng để đưa kế hoạch phòng chống vào hoạt động Bùi Thế Hồng Chương Quản lý dự án CNTT Trang 28 Các chiến lược quản lý rủi ro • Phòng tránh – Phòng tránh rủi ro bao gồm việc thay đổi kế hoạch hoạt động dự án để loại trừ đe doạ gây rủi ro bất lợi, để cách ly mục tiêu dự án khỏi ảnh hưởng rủi ro, giảm bớt mục tiêu bị đe doạ, chẳng hạn gia hạn thời gian rút gọn phạm vi hoạt động • San sẻ– San sẻ rủi ro cách yêu cầu bên thứ ba giúp phòng tránh/khắc phục ảnh hưởng có hại rủi ro Việc không loại trừ rủi ro mà đơn giản san sẻ cho bên khác chịu trách nhiệm rủi ro • Hạn chế – Hạn chế rủi ro tức cố gắng giảm bớt xác suất và/hoặc ảnh hưởng nguy tới mức chấp nhận Ở trường hợp giảm bớt xác suất cần phải có giải pháp hạn chế cách liên kết nhiều bên để giảm thiểu mức độ nghiêm trọng ảnh hưởng Bùi Thế Hồng Chương Quản lý dự án CNTT Trang 29 Lập tài liệu rủi ro nhận dạng Vùng rủi ro – Khả sẵn sàng làm việc cán dự án Rủi ro – Người phân tích chủ đạo chuyên gia hệ thống tài phải sẵn sàng làm việc suốt thời gian thực dự án cần đến Hậu – chuyên gia phân tích chủ đạo làm việc giai đoạn định dự án, đội dự án không đủ khả kịp giải vấn đề sản xuất liên quan đến hệ thống tài Phân loại – L/H; Việc chuyên gia phân tích chủ đạo vắng mặt thời gian định dự án có xác suất thấp Nếu rủi ro xảy ra, ảnh hưởng đến hoạt động dự án cao Chiến lược hạn chế – Chuyên gia phân tích chủ đạo chuẩn bị tài liệu huấn luyện thành viên đội dự án tự học với hệ thống tài Chiến lược đề phòng – Nếu chuyên gia phân tích chủ đạo vắng mặt thời gian định dự án, giám đốc dự án điều phối lại công việc cách chuyển giao số hoạt động hỗ trợ sản xuất cho đội hỗ trợ kỹ thuật cho khách hàng Bùi Thế Hồng Chương Quản lý dự án CNTT Trang 30 Giám sát giải rủi ro • Các giải pháp đối phó rủi ro xác lập Kế hoạch quản lý dự án thực suốt vòng đời phát triển dự án, kế hoạch hoạt động dự án phải tiếp tục giám sát với rủi ro biến dị • Giám sát quản lý rủi ro qui trình nhận dạng, phân tích lập kế hoạch cho rủi ro phát sinh, liên tục theo dõi rủi ro nhận biết được, phân tích lại rủi ro tồn tại, kiểm soát dấu hiệu cho biết cần phải thực kế hoạch phòng chống, theo dõi rủi ro tiềm tàng xem xét lại biện pháp đối phó đánh giá hiệu chúng • Các rủi ro cần phải thường xuyên theo dõi suốt thời gian hoạt động dự án phải đánh giá cần thiết Bùi Thế Hồng Chương Quản lý dự án CNTT Trang 31 Báo cáo rủi ro • Ma trận rủi ro chứa liệu quan trọng bao gồm rủi ro nhận dạng chủ nhân rủi ro, giải pháp phòng tránh/khắc phục thích hợp, hành động thực thi cụ thể, dấu hiệu tín hiệu cảnh báo rủi ro, rủi ro phụ rơi rớt, danh sách phòng ngừa rủi ro mức thấp, dự trù thời gian kinh phí phòng chống • Thông tin hiệu suất công việc bao gồm trạng thái kết cần phải đạt được, hành động hiệu chỉnh, báo cáo tiến độ liệu đầu vào quan trọng cho việc quản lý kiểm soát rủi ro • Các rủi ro báo cáo báo cáo Rủi ro / Phát sinh dự án Và đó, Ma trận rủi ro phải thường xuyên cập nhật với rủi ro thông tin cấp bách liên quan đến rủi ro Bùi Thế Hồng Chương Quản lý dự án CNTT Trang 32 Kế hoạch mua sắm trang bị Đây qui trình cần thiết để xác định cần phải mua trang bị gì, mua mua Điều quan trọng phải mua sắm kịp thời để hoạt động xác lập có đủ nguồn lực để thực tiến độ hiệu Việc mua sắm bao gồm mua thiết bị, hàng hoá thuê dịch vụ, ví dụ như: • Các nhà thầu phụ • Nhà cung cấp • Phần mềm • Phần cứng Bùi Thế Hồng Chương Quản lý dự án CNTT Trang 33 [...]... (stakeholders) đến dự án Kế hoạch giao dịch cần xác định: • Những ai là stakeholders của dự án, • Mức độ quan tâm và ảnh hưởng tới dự án của stakeholders, • Người nào cần thông tin gì, • Khi nào họ sẽ cần những thông tin thích hợp, • Những thông tin này sẽ được cung cấp cho bên liên quan như thế nào Bùi Thế Hồng Chương 3 Quản lý dự án CNTT Trang 15 Kế hoạch quản lý rủi ro Lập kế hoạch quản lý rủi ro là cần... quản lý dự án sẽ thực thi chính sách quản lý chất lượng của tổ chức như thế nào Kế hoạch quản lý chất lượng là một thành phần hoặc là một kế hoạch phụ trợ của Kế hoạch quản lý dự án Bùi Thế Hồng Chương 3 Quản lý dự án CNTT Trang 13 Lập kế hoạch nguồn nhân lực • Lập kế hoạch nguồn nhân lực là nhận dạng và mô tả các vai trò, các trách nhiệm trong dự án, cách thức báo cáo; đồng thời tạo lập kế hoạch quản. .. những đối phó dự kiến, và trạng thái hiện tại Bùi Thế Hồng Chương 3 Quản lý dự án CNTT Trang 17 Phát triển Kế hoạch quản lý rủi ro • Rủi ro phải được quản lý trong suốt quá trình dự án để có thể nhận dạng, chỉ tên và bất kỳ khi nào có thể thì phải loại trừ nguồn gốc phát sinh các rủi ro trước khi chúng tác động xấu đến dự án • Quản lý rủi ro bắt đầu từ giai đoạn ước lượng chi phí của dự án trước khi... cho Ban quản lý cấp cao tại các cuộc họp về quản lý Bùi Thế Hồng Chương 3 Quản lý dự án CNTT Trang 19 Qui trình Quản lý rủi ro Qui trình quản lý rủi ro được định nghĩa là một qui trình bao gồm sáu pha: 1 Nhận dạng các rủi ro 2 Phân tích các rủi ro 3 Phân loại các rủi ro 4 Lập kế hoạch cho các rủi ro 5 Theo dõi và phân tích các rủi ro 6 Báo cáo về các rủi ro Bùi Thế Hồng Chương 3 Quản lý dự án CNTT Trang... đối phó rủi ro là qui trình cần thiết để xây dựng các lựa chọn và hành động nhằm tăng thêm các cơ hội và giảm bớt các nguy cơ đe doạ các mục tiêu của dự án • Kế hoạch quản lý rủi ro mô tả rất chi tiết việc quản lý rủi ro đối với dự án phải được thiết kế và thực hiện như thế nào trong dự án Những thông tin trong Kế hoạch quản lý rủi ro phải khác với các thông tin trong Sổ nhật ký rủi ro • Sổ nhật ký rủi... rủi ro Bùi Thế Hồng Chương 3 Quản lý dự án CNTT Trang 18 Ma trận các rủi ro của dự án • Ma trận rủi ro được sử dụng làm cơ sở cho việc thiết lập các giao kèo giữa đội dự án, khách hàng và các bên có liên quan khác để quản lý rủi ro • Ma trận rủi ro là một “tài liệu sống” và luôn được xem xét lại trong các cuộc họp của đội dự án, hội nghị khách hàng và các cuộc họp quản lý khi có bất kỳ một thay đổi... kế hoạch làm việc của dự án • Kế hoạch làm việc của dự án được phát triển theo qui trình này sẽ bao gồm những ngày tháng đã được ấn định để thực hiện các hoạt động đã xác lập và những ngày tháng ấn định các mốc thời gian quan trọng của dự án Bùi Thế Hồng Chương 3 Quản lý dự án CNTT Trang 11 Ước lượng chi phí & Lập ngân sách • Ước lượng chi phí được sử dụng để phát triển bản dự toán gần đúng cho các chi... thuật cho khách hàng Bùi Thế Hồng Chương 3 Quản lý dự án CNTT Trang 30 Giám sát và giải quyết các rủi ro • Các giải pháp đối phó rủi ro đã được xác lập trong Kế hoạch quản lý dự án sẽ được thực hiện trong suốt vòng đời phát triển của dự án, nhưng kế hoạch hoạt động của dự án vẫn phải được tiếp tục giám sát với những rủi ro mới hoặc biến dị • Giám sát và quản lý rủi ro là qui trình nhận dạng, phân tích... Quản lý dự án CNTT Trang 29 Lập tài liệu về các rủi ro đã nhận dạng được Vùng rủi ro – Khả năng sẵn sàng làm việc của cán bộ dự án Rủi ro – Người phân tích chủ đạo là chuyên gia duy nhất về hệ thống tài chính sẽ phải sẵn sàng làm việc trong suốt thời gian thực hiện dự án khi cần đến Hậu quả – nếu chuyên gia phân tích chủ đạo không thể làm việc được trong một giai đoạn quyết định của dự án, đội dự án. .. rằng cần phải như vậy • Các hoạt động hạn chế đã được xác định cần phải được lập kế hoạch trong kế hoạch hoạt động của dự án • Trong hầu hết các trường hợp, Ma trận rủi ro của dự án sẽ cung cấp đầy đủ các thông tin để xây dựng Kế hoạch quản lý rủi ro Bùi Thế Hồng Chương 3 Quản lý dự án CNTT Trang 27 Lập kế hoạch đối phó rủi ro • Có một số chiến lược đối phó với rủi ro Nên chọn một chiến lược hoặc kết