MỤC LỤC BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT 3 SỐ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÒNG HND TỈNH TUYÊN QUANG 4 LỜI MỞ ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HĐND TỈNH TUYÊN QUANG 2 1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của HND tỉnh Tuyên Quang. 2 1.1. Chức năng. 2 2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 2 1.3. Cơ cấu tổ chức của HND tỉnh Tuyên Quang 3 2. Tình hình tổ chức quản lí, hoạt động công tác hành chính văn phòng của HND tỉnh. 3 2.1. Tổ chức và hoạt động của văn phòng. 3 2.1.1. Chức năng,nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của văn phòng. 3 2.1.2. Chế độ công tác, nhiệm vụ từng cá nhân 5 3. Công tác văn thư, lưu trữ của HND tỉnh 7 3.1 Các văn bản quản lý của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ của HND tỉnh Tuyên Quang. 7 3.2. Mô hình tổ chức văn thư, lưu trữ của HND tỉnh Tuyên Quang 7 3.3.Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của HND tỉnh Tuyên Quang. 8 3.3.1. Thẩm quyên ban hành các hình thức văn bản quản lí của HND tỉnh Tuyên Quang. 8 3.3.2. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của HND tỉnh Tuyên Quang so với các quy định hiện hành: 9 3.3.3. Các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lý của cơ quan. So sánh với quy định hiện hành. 10 3.4. Quy trình quản lý và giải quyêt văn bản. 11 3.4.1. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi đến. 11 3.4.2. Công tác lập hồ sơ hiện hành. 15 3.5 Công tác tổ chức lưu trữ HND tỉnh 16 4.Tìm hiểu về công tác tổ chức,sử dụng trang thiết bị văn phòng trong cơ quan. 16 4.1. Trang thiết bị văn phòng trong cơ quan. 16 4.2 Vẽ sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của văn phòng. Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu. 18 4.3. Tìm hiểu và thống kê tên các phần mềm được sử dụng trong công tắc văn phòng của HND tỉnh Tuyên Quang. 18 PHẦN II. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 19 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan. 19 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm. 20 1. Định hướng chung. 20 1.1 Nâng cao chất lượng nhân sự cần được xem là một định hướng mang tính chiến lược. 21 1.2 Hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng. 21 1.3 Định hướng hiện đại hóa văn phòng. 22 1.4 Định hướng đổi mới hoạt động quản lý, điều hành văn phòng. 22 1.5 Định hướng đồng bộ về giải pháp. 22 2. Một số giải pháp cụ thể. 22 2.1 Giải pháp nâng cao chất lượng nhân sự 22 2.2 Hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng. 23 2.3 Giai pháp tăng cường đầu tư vào các trang thiết bị làm việc văn phòng, ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật. 23 2.4 Giai pháp về cách bố trí Văn phòng. 24 KẾT LUẬN 25 PHẦN III. PHỤ LỤC 27
Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT SỐ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÒNG HND TỈNH TUYÊN QUANG LỜI MỞ ĐẦU PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HND TỈNH TUYÊN QUANG.2 1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức HND tỉnh Tuyên Quang 1.1.Chức 2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn 1.3 Cơ cấu tổ chức HND tỉnh Tuyên Quang 2.Tình hình tổ chức quản lí, hoạt động công tác hành văn phòng HND tỉnh 2.1.Tổ chức hoạt động văn phòng 1.1.1.Chức năng,nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng 2.1.2 Chế độ công tác, nhiệm vụ cá nhân Công tác văn thư, lưu trữ HND tỉnh 3.1 Các văn quản lý quan công tác văn thư, lưu trữ HND tỉnh Tuyên Quang 3.2 Mô hình tổ chức văn thư, lưu trữ HND tỉnh Tuyên Quang 3.3.Công tác soạn thảo ban hành văn HND tỉnh Tuyên Quang 3.3.1 Thẩm quyên ban hành hình thức văn quản lí HND tỉnh Tuyên Quang 3.3.2 Nhận xét thể thức kỹ thuật trình bày văn HND tỉnh Tuyên Quang so với quy định hành: 3.3.3 Các bước quy trình soạn thảo văn quản lý quan So sánh với quy định hành 10 3.4 Quy trình quản lý giải quyêt văn 11 3.4.1 Quy trình quản lý giải văn đến 11 3.4.2 Công tác lập hồ sơ hành 15 3.5 Công tác tổ chức lưu trữ HND tỉnh .16 4.Tìm hiểu công tác tổ chức,sử dụng trang thiết bị văn phòng quan 16 4.1 Trang thiết bị văn phòng quan 16 SV: Vũ Ngọc Thúy: QTVPK1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 4.2 Vẽ sơ đồ cách bố trí, xếp trang thiết bị phòng làm việc văn phòng Đề xuất mô hình văn phòng tối ưu 18 4.3 Tìm hiểu thống kê tên phần mềm sử dụng công tắc văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang 18 PHẦN II 19 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 19 I.Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng quan 19 II.Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 20 1.Định hướng chung 20 1.1 Nâng cao chất lượng nhân cần xem định hướng mang tính chiến lược 21 1.2 Hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng .21 1.3 Định hướng đại hóa văn phòng 22 1.4 Định hướng đổi hoạt động quản lý, điều hành văn phòng 22 1.5 Định hướng đồng giải pháp 22 Một số giải pháp cụ thể .22 2.1 Giải pháp nâng cao chất lượng nhân .22 II.2 Hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng .23 II.3 Giai pháp tăng cường đầu tư vào trang thiết bị làm việc văn phòng, ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật 23 II.4 Giai pháp cách bố trí Văn phòng 24 KẾT LUẬN 25 PHẦN III PHỤ LỤC 27 SV: Vũ Ngọc Thúy: QTVPK1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội BẢNG TỪ, CỤM TỪ VIẾT TẮT STT Từ, cụm từ viết tắt Từ,cụm từ viết đầy đủ HND Hội nông dân CBHD Cán hướng dẫn GVHD Giang viên hướng dẫn SV: Vũ Ngọc Thúy: QTVPK1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội SỐ NHÂN SỰ TRONG VĂN PHÒNG HND TỈNH TUYÊN QUANG STT Họ Tên Chức danh Đỗ Hồng Hạ Chánh văn phòng Trần Thúy Hằng Kế toán Bùi Thị Thanh Nga Văn thư- thường trực Lương Thị Tự Thủ quỹ, tạp vụ Trần Văn Dũng Lái xe Trần Tiến Sơn Lái xe SV: Vũ Ngọc Thúy: QTVPK1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI MỞ ĐẦU Kiến tập điều kiện hội để sinh viên bổ sung nâng cao kiến thức thực tế bên ghế nhà trường làm quen với môi trường làm việc từ rèn luyện cho thân kiến thức, kỹ cần thiết cho sống công việc sau Với thời gian thực tế tuần ( ngày 20/4/2015 đến hết ngày 25/5/2015) Thời gian kiến tập ngắn nhờ giúp đỡ giáo viên hướng dẫn cán hướng dẫn tạo hội cho em áp dụng lý thuyết trang bị vào công tác quan Em bước đầu thực công tác văn phòng công việc đơn giản soạn thảo,in ấn, xếp tài liệu… Qua em tự rèn luyện kỹ làm việc nâng cao hiểu biết việc trao đổi nghiệp vụ, từ nhận thức rõ tầm quan trọng công tác văn phòng Qua em xin gửi lời cảm ơn trân thành tới: Cô Lâm Thu Hằng – GVHD kiến tập thầy cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội truyền đạt kiến thức để em hoàn thành tốt đợt kiến tập nghành nghề Cô Đỗ Hồng Hạ- Chánh Văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang; chị Bùi Thị Thanh Nga- cán văn thư – thường trực tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ em nhiệt tình suốt thời gian em thực tế văn phòng Ngoài em cảm ơn tới tất anh chị, cô chuyên viên công tác quan em kiến tập hướng dẫn nghiệp vụ chuyên môn Đồng thời e xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới gia đình, bạn bè giúp đỡ, động viên em suốt trình kiến tập để em hoàn thành trình thực tế Vì lần em thực tế nên nhiều bỡ ngỡ vốn kiến thức hạn chế nên khuôn khổ báo cáo tránh khỏi thiếu sót, khuyết điểm Em mong nhận đực bảo, đóng góp ý kiến cô chú, anh chị văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang thầy cô trường Đại Học Nội vụ Hà Nội để báo cáo kiến tập em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Tuyên Quang, ngày 23 tháng 05 năm 2015 SV: Vũ Ngọc Thúy: QTVPK1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA HND TỈNH TUYÊN QUANG Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức HND tỉnh Tuyên Quang 1.1 Chức Cơ quan Hội Nông dân tỉnh quan tham mưu giúp việc cho Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Hội Nông dân tỉnh tổ chức, đạo cán bộ, hội viên nông dân cấp tỉnh thực chủ trương Đảng, sách, pháp luật Nhà nước, thị, nghị Hội xây dựng tổ chức Hội phong trào nông dân tỉnh 2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn - Nghiên cứu nắm vững Điều lệ Hội Nông dân Việt Nam, chủ trương, nghị Đảng, nghị Ban Chấp hành Hội Nông dân Việt Nam, Tỉnh ủy, pháp luật Nhà nước để tham mưu giúp cho Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Hội Nông dân tỉnh công tác xây dựng tổ chức Hội phong trào nông dân tỉnh; trọng tâm nhiệm vụ phát triển hội viên, xây dựng Hội, đào tạo, bồi dưỡng cán Hội cấp, cấp sở; đẩy mạnh công tác tuyên truyền, giáo dục cán bộ, hội viên - Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc hoạt động Hội Nông dân huyện, thành phố sở việc thực Điều lệ Hội Nông dân Việt Nam chương trình công tác Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Hội Nông dân tỉnh - Tham mưu tổ chức phong trào thi đua Hội; phối hợp với ngành, đoàn thể tỉnh, huyện, thành ủy vận động hội viên, nông dân thi đua lao động, sản xuất, công tác góp phần thực mục tiêu kinh tế - xã hội tỉnh - Nắm tâm tư, nguyện vọng đáng, hợp pháp hội viên để phản ảnh kịp thời với cấp ủy Đảng quyền; vận động hội viên, nông dân tham gia xây dựng Đảng, xây dựng quyền xây dựng tổ chức Hội Nông dân sở vững mạnh - Tổ chức dạy nghề hỗ trợ việc làm cho nông dân theo quy định -Tổ chức phục vụ hoạt động Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Hội Nông dân tỉnh, thực tốt công tác văn thư, lưu trữ, công tác tài chính, quản trị, quản lý sử dụng tài sản quan SV: Vũ Ngọc Thúy: QTVPK1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.3 Cơ cấu tổ chức HND tỉnh Tuyên Quang Cơ quan Hội Nông dân tỉnh quan tham mưu giúp việc cho Ban Chấp hành, Ban Thường vụ Hội Nông dân tỉnh tổ chức, đạo cán bộ, hội viên nông dân cấp tỉnh thực chủ trương Đảng, sách, pháp luật Nhà nước) Lãnh đạo quan gồm: 04 người (01 chủ tịch 03 phó chủ tịch) Ban Tổ chức-Kiểm tra: 03 người (Trưởng ban, Phó trưởng ban 01 chuyên viên) Ban Tuyên huấn: 03 người (Trưởng ban 02 chuyên viên) Ban Kinh tế-Xã hội: 05 người (Trưởng ban, Phó trưởng ban 03 chuyên viên) Văn phòng: 06 người (Chánh Văn phòng 05 cán nhân viên) Trung tâm Dạy nghề Hỗ trợ việc làm nông dân: 10 người Sơ đồ máy HND tỉnh Tuyên Quang ( xem phụ lục 01) Tình hình tổ chức quản lí, hoạt động công tác hành văn phòng HND tỉnh 2.1 Tổ chức hoạt động văn phòng 1.1.1 Chức năng,nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng a, Chức năng, nhiệm vụ - Tham mưu giúp việc Thường trực, Ban Thường vụ đạo, điều hành hoạt động quan hệ thống Hội, xây dựng kế hoạch, chương trình công tác tháng, quý, năm - Tổng hợp, phát hành, lưu trữ văn bản, xây dựng nghị Ban Chấp hành - Giữ mối quan hệ với Ban chuyên môn quan sở, Ban, ngành, đoàn thể cấp tỉnh có liên quan - Theo dõi, quản lý công tác hành chính, quản trị, phục vụ, bảo vệ, đảm bảo hoạt động quan Ban Chấp hành b, Cơ cấu tổ chức văn phòng Văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang bao gồm 01 Chánh văn phòng, 01 nhân viên kế toán, 01 nhân viên văn thư- thường trực, 01 nhân viên thủ quỹ- tạp vụ, 02 nhân viên lái xe *Sơ đồ cấu máy văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang ( xem phụ lục 02) SV: Vũ Ngọc Thúy: QTVPK1B Báo cáo kiến tập • Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ban tổ chức- kiểm tra - Tham mưu cho Ban Thường vụ xây dựng củng cố tổ chức Hội đội ngũ cán bộ, xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng thực sách cán bộ, công tác bảo vệ trị nội - Tham mưu đạo thực thị, nghị quyết, hướng dẫn cấp công tác tổ chức, đề xuất phương hướng, giải pháp kiện toàn củng cố xây dựng tổ chức Hội vững mạnh - Tham mưu cho Ban Thường vụ công tác kiểm tra thực Điều lệ Hội, thị, nghị Đảng Trung ương Hội Nông dân Việt Nam; kiểm tra tài Hội, chương trình, dự án, quỹ Hội, quỹ hỗ trợ nông dân - Tổng hợp, thống kê, lưu trữ tình hình tổ chức Hội cấp tỉnh - Tiếp nhận, tổng hợp, đề xuất giải pháp xử lý đơn thư khiếu nại, tố cáo nông dân, trợ giúp pháp lý tư vấn pháp luật, bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp đáng cán bộ, hội viên nông dân - Theo dõi hướng dẫn chương trình dự án chương trình phối hợp có liên quan - Hướng dẫn, tổng hợp công tác thi đua - khen thưởng • Ban kinh tế- xã hội - Tham mưu, triển khai, tổ chức thực chương trình, nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội có liên quan đến nông nghiệp, nông dân, nông thôn - Tham mưu việc đạo phong trào nông dân thi đua sản xuất kinh doanh giỏi, tổ chức thực chương trình, dự án, xây dựng tổng kết mô hình điểm - Theo dõi hướng dẫn chương trình phối hợp có liên quan - Hướng dẫn, theo dõi đạo phong trào văn hóa, xã hội, phòng, chống tệ nạn xã hội, xây dựng đời sống văn hóa nông thôn - Theo dõi, hướng dẫn thực chủ trương, sách Đảng, pháp luật Nhà nước, sách hậu phương quân đội, an ninh, quốc phòng, tôn giáo, dân tộc SV: Vũ Ngọc Thúy: QTVPK1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội • Ban tuyên huấn - Tham mưu giúp việc cho Ban Thường vụ công tác phổ biến, tuyên truyền nghị quyết, sách Đảng Nhà nước, Tỉnh ủy Trung ương Hội Nông dân Việt Nam - Theo dõi, phát hiện, tuyên truyền điển hình tiên tiến phong trào phát triển kinh tế - xã hội công tác xây dựng Hội - Lưu trữ, tổng hợp, biên soạn lịch sử, truyền thống phong trào nông dân Hội Nông dân - Theo dõi, phát hiện, tổng hợp tình hình tư tưởng, tâm tư nguyện vọng cán bộ, hội viên nông dân, phản ánh kịp thời định kỳ với Tỉnh ủy Trung ương Hội Nông dân Việt Nam - Biên tập tin nội hoạt động Hội • Ban điều hành quỹ hỗ trợ nông dân - Tổ chức dạy nghề, tập huấn nghề, phổ biến kiến thức khoa học công nghệ tiên tiến cho hội viên nông dân - Tổ chức hoạt động dịch vụ hỗ trợ nông dân vốn, vật tư, chế biến tiêu thụ sản phẩm - Tổ chức xây dựng hệ thống thông tin nhu cầu dịch vụ hỗ trợ nông dân thị trường giá cả, thị trường lao động, tư vấn giới thiệu việc làm - Tổ chức tuyển dụng, dạy nghề, cung ứng lao động phục vụ cho công tác xuất lao động 2.1.2 Chế độ công tác, nhiệm vụ cá nhân Chế độ công tác: Văn phòng HND tỉnh tổ chức thống làm việc theo chế độ thủ trưởng, đề cao trách nhiệm cá nhân Nhiệm vụ cá nhân: • Chánh Văn phòng - Kiểm tra, đôn đốc cán phụ trách công việc - Tổng hợp dự thảo báo cáo thực nhiệm vụ quan Hội theo tuần, tháng, quý, năm chuyên đề; ghi chép biên họp Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, họp giao ban Hội Nông dân tỉnh SV: Vũ Ngọc Thúy: QTVPK1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tổng hợp, soạn thảo văn báo cáo lên cấp theo quy định - Giúp lãnh đạo quan công tác đối nội, đối ngoại, theo dõi quản lý tài sản công - Chỉ đạo công tác văn thư lưu trữ, quản trị, hành chính, đón tiếp khách đến quan liên hệ công tác - Đảm bảo điều kiện sở vật chất cho Thường trực, Ban Thường vụ, Ban Chấp hành tỉnh Hội Ban chuyên môn hoạt động - Ký văn Thường trực quan uỷ quyền - Thực nhiệm vụ khác Thường trực phân công • Kế toán - Tham mưu công tác tài chính, chi tiêu quan theo sách chế độ tài hành Nhà nước - Tham mưu đề xuất, xây dựng kế hoạch, dự toán tài quan hàng năm kế hoạch dự toán chuyên đề - Kiêm nhiệm kế toán Trung tâm Dạy nghề Hỗ trợ việc làm nông dân - Thực nhiệm vụ khác Thường trực lãnh đạo Văn phòng phân công, lãnh đạo Văn phòng chịu trách nhiệm hoạt động tài quan • Văn thư- thường trực - Thực nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ, giữ bảo quản dấu quan theo quy định - Nhận loại văn bản, báo chí đến; phát hành loại văn đi, kiểm tra thể thức văn xác, kịp thời; tổng hợp số liệu công tác Hội - Đón tiếp hướng dẫn khách, cán bộ, hội viên đến quan liên hệ công tác - Phô tô văn Thường trực Chánh Văn phòng có ý kiến, mở sổ theo dõi loại văn phô tô - Thực nhiệm vụ khác Thường trực lãnh đạo Văn phòng phân công SV: Vũ Ngọc Thúy: QTVPK1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Trong công tác đạo điều hành: Thường xuyên kiểm tra xử lý kip thời công việc đột xuất - Trong công tác thông tin: Văn phòng chọn lọc cung cấp thông tin xử lý thông tin nhanh chóng, kịp thời xác, văn phòng trì tốt việc phối hợp chặt chẽ đơn vị chuyên môn với - Trong công tác văn tiến hành thường xuyên nội dung thể thức nên văn ban hành chất lượng ngày nâng cao - Mọi hoạt động nghiệp vụ văn phòng HND tỉnh có quy địn làm việc theo quy chế rõ rang cụ thể - Môi trường làm việc cán văn phòng bố trí phòng làm việc thoáng mát có ánh sang điều kiện tương đối thuận lợi để làm việc 2.Nhược điểm - Văn phòng HND tỉnh trang bị đầy đủ thiết bị văn phòng song thiết bị văn phòng cũ, lạc hậu ( máy photocopy thường xuyên kẹt giấy) cần mua máy photocopy đại trang bị thêm máy quét để trao đổi thông tin làm việc hiệu - Công tác quản lý văn đến gặp nhiều khó khan việc đăng ký vào sổ, phải nhập nhiều sổ với số lượng lớn văn bản, việc kiểm tra tìm không nhanh chóng, chưa ứng dụng phần mềm quản lý văn làm công tắc văn thư - Cán nhân viên làm công tác lưu trữ cán kiêm nhiệm nên thời gian dành cho lưu trữ chưa nhiều - Đặc thù hoạt động văn phòng đòi hỏi cán phải có khả tổng hợp toàn diện phần lớn cán lại chuyển từ nhiều nghành nghề khác sang, chưa có chuyê môn vững vàng quản lý nhà nước nên khả tổng hợp thông tin hạn chế Cơ chế thu thập thông tin chậm yếu, chưa cập nhật thông tin cần thiết lên trang thông tin điện tử tỉnh II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Định hướng chung Văn phòng HND tỉnh đơn vị có chức tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức điều hành công việc,đồng thời trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo, nói cách khác tổ chức làm việc giúp lãnh đạo SV: Vũ Ngọc Thúy: QTVPK1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Bên cạnh đó, Văn phòng phận phục vụ trực tiếp hoạt động hàng ngày tổ chức làm việc cho lãnh đạo, hội nghị, chuyến công tác, hoạt động chuyên môn đơn vị, phận; chuẩn bị điều kiện, phương tiện, đảm bảo công tác quan, tổ chức nội dung, chức tham mưu, tổng hợp phục vụ đan xen nhau,có quan hệ mật thiết với Cũng vậy, việc lựa chọn, bồi dưỡng, đào tạo cán Văn phòng cần có định hướng đáp ứng tốt chức năng, nhiệm vụ văn phòng Để đáp ứng nhu cầu công hội nhập quốc tế quan phải tự hoàn thiện, nâng cao lực tự hoạt động tiến tới xây dựng mô hình văn phòng đại kiểu mẫu phù hợp với xu thời đại Để làm tốt điều văn phòng cần phải cải tiến quy trình nghiệp vụ, với hỗ trợ thiết bị kỹ thuật tiên tiến đội ngũ nhân làm công tác Văn phòng có trình độ để làm việc có hiệu Bản thân em xin có số ý kiến đề xuất sau: 1.1 Nâng cao chất lượng nhân cần xem định hướng mang tính chiến lược Nhân hay người yếu tố quan trọng hoạt động quan, tổ chức Nâng cao chất lượng nhân vấn đề cấp bách Thực tế cho thấy nhân nhiều vấn đề phải bàn tính quan hành nghiệp nay, tình trạng vừa thừa vừa thiếu diễn thường xuyên chưa khắc phục được, thiếu cán chuyên gia, chuyên nghiệp không người thiếu tâm huyết với nghề Nâng cao chất lượng nhân phải thực đồng quan từ lãnh đạo tới nhân viên Bồi dưỡng, nâng cao trình độ nhân viên.Nhân viên văn phòng nắm vững nghiệp vụ văn phòng có khả áp dụng hiệu tác nghiệp nghiệp vụ hành văn phòng, giúp quan, tổ chức đảm bảo tính liên tục, đại hóa hoạt động công vụ 1.2 Hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng Theo hướng chung chương trình cải cách nhà nước vê hành phủ giai đoạn hội nhập kinh tế phát triển xây dựng mô hình văn phòng gọn nhẹ với chức năng, nhiệm vụ rõ rang,cụ thể mang tính chuyên nghiệp quản lý lãnh đạo chuyên môn sâu nghiệp vụ Các mô hình phận quan xây dựng phù hợp so với xu thế, phù hợp với tình hình phát triển, lĩnh vực hoạt động quan để khai thác tối đa nguồn lực sẵn có quan,tổ chức SV: Vũ Ngọc Thúy: QTVPK1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.3 Định hướng đại hóa văn phòng Có thể nói nguyên nhân làm cho hoạt động nhiều quan lĩnh vực văn phòng làm việc không hiệu thiếu điều kiện làm việc hệ thống trang thiết bị phục vụ cho nghiệp vụ hành cũ, lạc hậu Tình trạng trang bị điều kiện làm việc cho công việc văn phòng không làm cho thao tác nghiệp vụ thuận lợi, nhanh chóng mà tạo tâm lý phấn khởi, thoải mái, yêu thích công việc nhân viên, từ giúp cho hiệu văn phòng nâng cao Khoa học kỹ thuật phát triển tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho văn phòng Việc ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác văn phòng nhằm đại hóa văn phòng không ngừng nâng cao suất lao động 1.4 Định hướng đổi hoạt động quản lý, điều hành văn phòng Định hướng nhằm giải nhanh chóng xác, hiệu công việc văn phòng Thực tốt công tác quản lý nhằm giúp lãnh đạo văn phòng kịp thời nắm bắt thực trạng hoạt động văn phòng, chủ động việc định nhằm củng cố hiệu làm việc văn phòng 1.5 Định hướng đồng giải pháp Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phòng cần phải đồng với nhau, phù hợp với thực tiễn văn phòng, có mang tính khả thi Một số giải pháp cụ thể 2.1 Giải pháp nâng cao chất lượng nhân - Bổ sung biên chế: Văn phòng HND tỉnh cần khắc phục tình trạng thiếu biện chế Khối lượng công việc văn phòng lớn mà số lượng nhân không đủ để đáp ứng nhu cầu công việc Văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang cần đề nghị HND tỉnh xét tuyển thêm 01 biên chế để đảm nhiệm chức vụ phó Chánh văn phòng - Tổ chức đào tạo bồi dưỡng trình độ nhân viên: Văn phòng cần xây dựng kế hoạch đào tạo nâng cao trình độ nhân viên Phần lớn nhân viên văn phòng có trình độ trung cấp cao đẳng, việc SV: Vũ Ngọc Thúy: QTVPK1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo, bồi dưỡng nâng cao lực điều văn phòng nên làm Cần có kế hoạch đào tạo ngắn hạn bổ sung kiến thức nghiệp vụ cho nhân viên, tạo điều kiện cho nhân viên tiếp cận với đổi công tác văn phòng tăng tính chuyên nghiệp cho hoạt động văn phòng Tăng cường đào tạo 100% cán nhân viên có trình độ phổ cập tin học để đáp ứng nhu cầu công việc công Kế hoạch đào tạo,cử nhân viên học nâng cao cần đảm bảo không ảnh hưởng đến hoạt động văn phòng - Quản lý đầu vào Công tác tuyển dụng có ảnh hưởng tới chất lượng nhân viên,do văn phòng cần quan tâm mức Vì công tác tuyển dụng văn phòng thông qua hình thức thi viên chức, công chức, văn phòng không trực tiếp tuyển dụng, nên để đảm bảo chất lượng nhân viên lãnh đạo văn phòng cần phải lập yêu cầu, ứng viên vị trí cần tuyển chuyển cho sở nội vụ Việc giúp hạn chế tình trạng nhân viên không đáp ứng nhu cầu công việc Tuy nhiên phải thực tổ chức thi cán công chức cách nghiêm túc, đảm bảo tính dân chủ công khai, chọn người đủ tiêu chuẩn vào máy nhà nước Ngoài lãnh đạo văn phòng cần phải nắm vững tình hình nhân viên văn phòng kết làm việc, tình hình thực nội quy quy chế văn phòng, tác phong làm việc nhân viên II.2 Hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng Văn phòng HND tỉnh Tuyên Quang quan chuyên môn thuộc HND tỉnh, quan nhà nước nên mô hình tổ chức văn phòng bố trí theo quy định Chính phủ Văn phòng cần phân công nhiệm vụ, quyền hạn nhân viên cách rõ rang,cụ thể để nhân viên hiểu rõ trách nhiệm mình, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý đào tạo chuyên nghiệp hoạt động văn phòng II.3 Giai pháp tăng cường đầu tư vào trang thiết bị làm việc văn phòng, ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật Hoạt động văn phòng mang lại suất đạt hiệu cao việc đầu tư trang thiết bị cần thiết Cần trang bị thiết bị văn phòng đại SV: Vũ Ngọc Thúy: QTVPK1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội máy photocopy có tốc độ cao, máy tính cho phòng văn thư lưu trữ (bàn phím máy tính phòng văn thư lưu trữ bị mờ Xây dựng mua sắm trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ quan máy hút ẩm, máy hút bụi, cặp hộp đựng hồ sơ kho lưu trữ để bảo quản tài liệu tốt Ưng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào nghiệp vụ văn phòng * Đối với nghiệp vụ thu thập xử lý thông tin: • Sử dụng hệ thống mạng nội ( mạng LAN) để truyền tải thông tin nội văn phòng nói riêng HND tỉnh nói chung • Tận dụng tối đa công nghệ thông tin vào việc khai thác sử lý thông tin * Đối với nghiệp vụ văn thư lưu trữ: • Thực việc quản lý văn đi, văn đến hệ thống máy tính • Triển khai việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ hệ thống mạng, tạo thuận tiện cho người khác, tránh rườm rà thủ tục tránh hư hại II.4 Giai pháp cách bố trí Văn phòng Cần bố trí phòng làm việc cách khoa học hơn, tạo môi trường tự nhiên thuận tiện cho văn phòng, mua sắm trang thiết bị, sở vật chất kỹ thuật đầy đủ phục vụ tốt cho công việc Trên số đề xuất em côn tác văn phòng kính mong lãnh đạo HND tỉnh Tuyên Quang cần tăng cường giám sát có ý kiến đạo công tác văn phòng quan SV: Vũ Ngọc Thúy: QTVPK1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Kiến tập công việc đào tạo cần thiết, thiếu kế hoạch đào tạo theo hệ thống trường đại học,cao đẳng nước ta nói chung Trường đại học nội vụ Hà Nội nói riêng Qua thời gian kiến tập HND tỉnh Tuyên Quang, em có hội vận dụng lý thuyết học mà thầy cô nhà trường truyền đạt để đưa vào thực tế, từ giúp em rút kinh nghiệm quý báu cho thân, nắm bắt, hiểu rõ khâu nghiệp vụ tầm quan trọng công tác văn phòng môi trường làm việc quan, ý thức sâu nghề nghiệp rèn luyện phẩm chất trị, đạo đức người cán công chức nhà nước Đồng thời tự định hướng cho phong cách làm việc khoa học, đáp ứng yêu cầu xã hội nói chung quan nói riêng, phần giúp em rèn luyện kỹ giao tiếp, văn hóa ứng xử, nâng cao hiệu mục tiêu đào tạo nhà trường đề ra, cán làm công tác văn phòng Để làm tốt chuyên môn nghiệp vụ đòi hỏi cán công tác văn phòng giỏi chuyên môn, nghiệp vụ mà đỏi hỏi sử dụng thành thạo công nghệ thông tin, ứng dụng khoa học kỹ thuật vào thực tế, nhằm nâng cao hiệu đợt kiến tập suất hiệu công việc.Qua giúp cho em có nhìn đầy đủ hơn, sâu sắc kỹ nghiệp vụ học, có điều kiện so sánh, đối chiếu điểm khác biệt lý thuyết thực tiễn, bổ sung vào vốn kiến thức, lý luận Đồng thời qua thấy đa dạng, phong phú thấy khó khan hạn chế công việc, thân; thấy đan xen nhiều yếu tố khác để hoàn thành công việc, tích lũy nhiều kinh nghiệm, học trình làm việc xây dựng tổ chức văn phòng quan ngày hoàn thiện làm việc quan tổ chức Trong thời gian kiến tập HND tỉnh Tuyên Quang, quan tâm, giúp đỡ bác, anh, chị văn phòng HND tỉnh cô HND tỉnh quan tâm giúp đỡ em thời gian qua, tạo điều kiện cho em có dịp giao lưu tiếp xúc, thực hành công tác văn phòng….đã tận tình bảo, giúp đỡ em việc thu thập văn quy định công tác văn phòng quan tài liệu khác có liên quan để em hoàn thành tốt báo cáo kiến tập Song em gặp phải khó khan việc thực khâu nghiệp vụ Chính báo cáo chưa đầy đủ,còn thiếu sót trình bày khâu nghiệp vụ,ngoài em thiếu sót kinh nghiệm thực tế công tác nghiệp vụ HND tỉnh Qua báo cáo em xin gửi lời cảm ơn tới thầy cô Trường Đại học nội vụ Hà Nội, đặc biệt thầy cô khoa quản trị văn phòng, bác, cô chú, anh, chị HND tỉnh giúp đỡ, tận tình bảo em thời SV: Vũ Ngọc Thúy: QTVPK1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội gian em kiến tập để hoàn thành đợt kiến tập hướng dẫn em viết báo cáo để hoàn thiện nội dung báo cáo này./ Em xin chân thành cảm ơn! Tuyên Quang, ngày 23 tháng năm 2015 Sinh viên Vũ Ngọc Thúy SV: Vũ Ngọc Thúy: QTVPK1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III PHỤ LỤC Phụ lục 01: Sơ đồ tổ chức máy HND tỉnh Tuyên Quang Chủ tịch PCT – Phụ trách Kinh tế - xã hội Ban Tổ chức – Kiểm tra Ban Kinh tế- Xã hội SV: Vũ Ngọc Thúy: QTVPK1B PCT – Phụ trách công tác tuyên giáo Ban Tuyên giáo PCT – phụ trách công tác dạy nghề hỗ trợ nông dân TT dạy nghề hỗ trợ nông dân Văn phòng Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 02: Sơ đồ tổ chức máy văn phòng Chánh văn phòng Văn thư, Thường trực Kế toán Thủ quỹ, Tạp vụ Tổ lái xe SV: Vũ Ngọc Thúy: QTVPK1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 03: Một số quy định, nội quy,quy chế HND tỉnh SV: Vũ Ngọc Thúy: QTVPK1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 04: số văn hành HND tỉnh Tuyên Quang ban hành: Số TT Ngày tháng Số ký hiệu Tên loại trích yếu nội dung 12/03/2013 86-CV/HNDT V/v triệu tập đại biểu dự hội nghị tổng kết thực BHXH tự nguyện; BHYT năm 2012, kế hoạch thực năm 2013 17/03/2013 03-ĐA/HNDT Đề án nhân Ban chấp hành, Ban thường vụ, Chủ tịch, PCT HND tỉnh Tuyên Quang khóa VIII, nhiệm kỳ 2013-2018 Chiến 10/6/2013 01-HD/HNDT Công tác thi đua khen thưởng năm 2013 Chiến 15/8/2014 18-TB/HNDT Kết luận hội nghị Ban Thường vụ HND tỉnh ( Kỳ tháng 8/2014) Thật 04/9/2014 40-KH/HNDT Kế hoạch phối hợp tổ chức nông thôn xã điểm Tân Trào, huyện Sơn Dương Chiến 04/12/2014 168BC/HNDT BC công tác Hội phong trào nông dân năm 2014, phương hướng,nhiệm vụ công tác 2015 Thật SV: Vũ Ngọc Thúy: QTVPK1B Người ký Việt Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 05: Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn Trình ký văn Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày, ghi số ngày tháng văn Đăng ký văn Đóng dấu văn Chuyển giao văn Sắp xếp, bảo quản phục vụ sử dụng lưu SV: Vũ Ngọc Thúy: QTVPK1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 06: Sơ đồ hóa quy trình quản lý giải văn đến Tiếp nhận kiểm tra văn đến Phân loại, bóc bì, đóng dấu văn đến Đăng ký văn đến Trình văn đến Sao văn đến Chuyển giao văn đến Giải quyết, theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến SV: Vũ Ngọc Thúy: QTVPK1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 07: Sơ đồ bố trí xếp trang thiết bị văn phòng quan 1a 11 2 10 1b Ghi chú: 1a Cửa vào ( cửa.trước) 6.Máy in 1b Cửa sau Máy scaner Tủ đựng tài liệu, hồ sơ Cửa sổ Ghế ngồi Máy photocoppy Điện thoại bàn 10 Máy fax Máy tính 11 Điều hòa SV: Vũ Ngọc Thúy: QTVPK1B Báo cáo kiến tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 08: Sơ đồ cách bố trí trang thiết bị văn phòng tối ưu 1a 13 5 10 11 12 1b Ghi chú: 1a,1b Cửa vào ( trướcsau) Tủ đựng hồ sơ, tài liệu Máy photocoppy Bàn tiếp khách Ghế tiếp khách 10.Máy scaner Bàn làm việc 11 Ghế làm việc Điện thoại bàn 12 Điều hòa Máy vi tính 13 Cửa sổ Máy in SV: Vũ Ngọc Thúy: QTVPK1B