HỆ THỐNG THÔNG TIN Y TẾ TẠI BỆNH VIỆN QUÂN ĐỘI 175

 Kết nối xét nghiệm  Quản lý Dược  Vật tư y tế  Quản lý tài chính  Quản lý bệnh nhân  Quản lý nhân sự…, Tuy nhiên, theo đánh giá của nhóm thì vẫn chưa phải là hệ thống ERP b Áp dụn

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HCM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

oOo

BÁO CÁO NHÓM

MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

TÊN ĐỀ TÀI:

HỆ THỐNG THÔNG TIN Y TẾ TẠI BỆNH VIỆN QUÂN ĐỘI 175

Giảng viên hướng dẫn : TS Phạm Trần Vũ

Học viên thực hiện :

- Đào Nhật Hưng (12070510) Nhóm trưởng

- Lê Vinh Vĩnh Phúc (12070534)

- Dương Hoàng Nhựt (12070531)

- Nguyễn Xuân Nam (12070526)

- Bùi Trung Nghĩa (12070528)

- Nguyễn Thanh Tân (12070545)

- Nguyễn Thanh Tú (12070553)

TP HỒ CHÍ MINH, tháng 12 năm 2012

Mục lục

Phân công làm việc môn HTTT nhóm 1 1

Biên bản làm việc 2

1 Giới thiệu về hệ thống 3

1.1 Sơ đồ luồng thông tin 4

1.2 Chức năng của hệ thống 5

1.3 Hệ thống thông tin quản lý X quang (RIS) và Hệ thống lưu trữ và truyền ảnh (PACS) 6

2 Nhận diện hệ thống 6

3 Các chức năng của hệ thống 7

4 Phần mềm và nhà cung cấp 8

4.1 Phần mềm 8

4.2 Vận hành phần mềm, xử lý lỗi và giải quyết 8

4.3 Thuận lợi 9

4.4 Khó khăn 10

4.5 Đánh giá chung của người dùng 11

5 Chia sẻ thông tin giữa các hệ thống 11

5.1 Trong cùng bệnh viện: 11

5.2 Giữa các bệnh viện: 11

6 Quản lý và tổ chức các tài nguyên CNTT 12

7 Nhu cầu về hệ thống thông tin của các cấp sử dụng 12

8 Thay đổi, nâng cấp hệ thống 12

8.1 Phần cứng 12

8.2 Phần mềm: 13

8.3 Phương hướng : 13

9 Nghề MIS trong bệnh viện 13

10 Lợi ích và một số vấn đề đạo đức, xã hội 13

11 Nhận xét chung của nhóm 14

12 Mở rộng 14

Báo cáo Nhóm 4 – Trang 1

Phân công làm việc môn HTTT nhóm 1

12070510 Đào Nhật Hưng - Tổng hợp nội dung

- Soạn slide thuyết trình

- Thuyết trình

- Cung cấp thông tin về hệ thống cho các thành viên

- Giải đáp thắc mắc và hỗ trợ các thành viên về hệ thống

12070534 Lê Vinh Vĩnh Phúc - Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

- Công nghệ thông tin trong doanh nghiệp (phần cứng)

- Soạn slide thuyết trình

- Tập trung chương 3 - 4 theo giáo trình

12070531 Dương Hoàng Nhựt - Công nghệ thông trin trong doanh nghiệp

- Phần mềm, nhà cung cấp và hạ tầng mạng

- Soạn báo cáo nhóm

- Tập trung chương 5 - 6 theo giáo trình

12070545 Nguyễn Thanh Tân - Quản lý và những thông tin cần thiết

- Tổ chức tài nguyên công nghệ thông tin

- Tập trung chương 9 - 10 theo giáo trình

12070528 Bùi Trung Nghĩa - Kế hoạch triển khai hệ thống thông tin

- Tập trung chương 11 - 14 theo giáo trình

12070553 Nguyễn Thanh Tú - Phát triển hệ thống

- Tập trung chương 15 - 16 theo giáo trình

12070526 Nguyễn Xuân Nam - Rủi ro, bảo mật và phụ hồi

- Tập trung chương 17 theo giáo trình

Biên bản làm việc

1 6/10/2012

Bệnh viện 175

Họp nhóm Anh Hưng : (admin hệ thống y tế bệnh viện 175) giới thiệu sơ về hệ thống Các thành viên cùng tham khảo sơ qua hệ thống

Hưng, Phúc, Tú, Tân, Nam, Nghĩa

2 7/10/2012

Làm ở nhà

Viết báo cáo bản nháp lần 1 về nhận diện hệ thống, liên lạc qua mail về những nội dung cần chỉnh sửa

Hưng

3 20/10/2012

Bệnh viện 175

- Phân tích hệ thống thông tin y tế bệnh viện 175 theo các chức năng chính, cũng đã đi sâu vào quy trình nghiệp vụ để có thể đánh giá khả năng đáp ứng của hệ thống

- Các thành viên về xem xét và chuẩn bị câu hỏi nếu có thắc mắc cho lần họp sau

Tất cả thành viên trong nhóm

4 10/11/2012

Bệnh viện 175

Họp nhóm

- Anh Hưng giải đáp các thắc mắc của các thành viên trong nhóm sau khi họp nhóm ngày 20/10/2012

- Chỉnh sửa bài báo cáo nháp đã viết ngày 7/10/2012

Tất cả thành viên trong nhóm

5 18/11/2012

Làm ở nhà

Bàn về nội dung bài báo cáo, thống nhất cấu trúc slide, soạn và chỉnh sửa slide báo cáo, liên hệ qua mail

Hưng, Phúc

6 12/12/2012 Tổng hợp lại và viết báo cáo chung,

thống kê lập biên bản cho nhóm Nhựt, Phúc

Báo cáo Nhóm 4 – Trang 3

1 Giới thiệu về hệ thống

Bệnh viện 175 là bệnh viện quân đội tuyến cuối, vì là cơ quan nhà nước nên đặc điểm

là trì trệ, bảo thủ, cơ cấu cồng kềnh phức tạp nhưng lại có ngân sách lớn

Nguồn vốn đầu tư cho hệ thống được trích từ ngân sách nhà nước Tổng số vốn: 13 tỷ

700 triệu (2007 – 2008 ) ~ 1 triệu USD

 Phần cứng : 11 tỷ 200 triệu (Mạng, 200 máy tính, 100 máy in , hạ tầng CNTT tương đối tốt)

 Phần mềm : 2 tỷ (1,7 tỷ cho hệ thống thông tin)

 Đào tạo, nghiệm thu, v.v…: 500 triệu

Nhà cung cấp hệ thống thông tin : FPT; Tên phần mềm: FPT eClinic

Nhân sự bộ phận CNTT : Tổ CNTT (7 người), thuộc Phòng KHTH (trên tổng số 1300 nhân viên của bệnh viện)

Qua các con số như trên, ta thấy tỷ lệ đầu tư cho phần cứng rất cao so với phần mềm, đào tạo, tư vấn …

1.1 Sơ đồ luồng thông tin

TIẾP NHẬN

Mỗi bệnh nhân 1

mã y tế

Phân loại bệnh

nhân (BHYT,Dịch

vụ, miễn phí)

Phân loại bệnh tật

BỆNH

NHÂN

DƯỢC, VTYT, MÁU

Quản lý các Kho dược (BHYT nội, ngoại trú, Các nhà thuốc), Kho trang thiết bị, Kho máu Xuất ra giá lẻ từng loại (có, không

có lời)

NGOẠI TRÚ

(PHÒNG KHÁM)

Khám bệnh

Kết luận (Tái khám,

nhập viện)

Ra toa thuốc

CẬN LÂM SÀNG

Xét nghiệm, X- quang, siêu âm, điện tim, sinh thiết,…

Các thủ thuật nhỏ…

(Hệ thống PACS-RIS)

NỘI TRÚ

Khám chữa bệnh Chỉ định

CLS,Toa thuốc Phẫu thuật, Giường bệnh

THƯ VIỆN

Lưu trữ hồ sơ bệnh án

Vị trí lưu trữ, phân loại tài liệu, tìm kiếm thông tin

Mượn trả hồ sơ tài liệu

WEB TRA CỨU

Bệnh nhân có thể tra cứu một số thông tin về bệnh của mình, đặt lịch khám, tra cứu các thông tin về các dịch vụ khám chữa bệnh, kết quả nghiên cứu khoa học

NHÂN SỰ

Tính toán tiền lương, bảo hiểm, bảng lương, bậc lương, ngày nghỉ

TÀI CHÍNH

Thu tạm ứng, hoàn ứng bệnh nhân dịch vụ Thu chênh lệch bệnh nhân BHYT Lập các mẫu thanh toán với BHYT, các mẫu biểu thuế Chi trả lương nhân viên hợp đồng Chi trả tiền cho các Nhà cung cấp

BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG Y

VỤ

NHÀ CUNG CẤP DƯỢC, VTYT NGƯỜI HIẾN MÁU, MUA MÁU

Báo cáo Nhóm 4 – Trang 5

1.2 Chức năng của hệ thống

1.3 Hệ thống thông tin quản lý X quang (RIS) và Hệ thống lưu trữ và truyền ảnh (PACS)

2 Nhận diện hệ thống

a) Là hệ thống thông tin quản lý gồm nhiều hệ thống con

 Kết nối xét nghiệm

 Quản lý Dược

 Vật tư y tế

 Quản lý tài chính

 Quản lý bệnh nhân

 Quản lý nhân sự…, Tuy nhiên, theo đánh giá của nhóm thì vẫn chưa phải là hệ thống ERP

b) Áp dụng tại bệnh viện công, nguồn vốn dự án xin từ ngân sách nhà nước, được đầu tư theo nhiều giai đoạn Khi quyết định đầu tư vào hệ thống thì chiến lược

sử dụng hệ thống thông tin vẫn chưa rõ ràng, không nắm chắc được những lợi ích mà hệ thống thông tin mang lại, cũng không lường trước những khó khăn và các vấn đề phải đối mặt Động cơ đầu tư chủ yếu là do muốn có hệ thống để không bị chê thua kém các bệnh viện khác

Báo cáo Nhóm 4 – Trang 7

c) Được cải tiến từ một hệ thống có sẵn do FPT viết cho các bệnh viện (các bệnh viện nói chung đều có các bộ phận và cách quản lý tương đối giống nhau) nên khả năng thành công cao.`Dù vậy, phải đối mặt với việc thay đổi quy trình cũng như cách thức làm việc trước đây để phù hợp với hệ thống

3 Các chức năng của hệ thống

 Accounting: ghi lại nguồn thu (chi phí khám chữa bệnh của từng người bệnh),

tổng hợp các mẫu biểu thanh toán với Bảo Hiểm Y Tế(BHYT), các mẫu biểu thuế

 Finance: Do phần Accounting chưa bao trùm được hết các nguồn thu (thu về từ

BHYT, ngân sách NN cấp, có thể chậm trễ rất lâu do vướng mắc thủ tục) và chi (chi trả cho các NCC, họ có thể vẫn cung cấp mặc dù quá hạn chi trả vì sợ mất khách) nên chưa dùng nhiều

 Inventory control: đã kiểm soát tốt được lượng thuốc, vật tư y tế trong kho và

trong các nhà thuốc

o Ví dụ: Trước đây khi chưa sử dụng hệ thống thì khoán cho Khoa Dược, Khoa Trang Bị mỗi tháng nộp lại cho bệnh viện bao nhiêu tiền, hiện tại các số liệu về mua bán thuốc được chuyển qua cho Bộ phận Tài chính quản lý Kiểm soát được số thuốc sắp hết hạn

 Manufacturing: Kết hợp giá thuốc và vật tư y tế (bán lẻ), giá các dịch vụ y tế

(xét nghiệm, phẫu thuật, giường, công chăm sóc,…) vào thành hóa đơn tổng hợp chi phí , bệnh án điện tử… chuyển qua cho bộ phận Accounting

 Service:

- Với người bệnh: giảm được thời gian xếp hàng, thời gian chờ khám, chờ lấy kết quả xét nghiệm, chờ lấy kết quả chụp phim (kết quả xét nghiệm và chụp phim truyền trên mạng), hóa đơn thanh toán rõ ràng, toa thuốc cho về dễ đọc, lưu lại được bệnh sử của người bệnh

- Với bác sĩ: khi cho thuốc biết được những thuốc trong kho để cho, kiểm tra được tương tác thuốc qua phần mềm, đễ dàng lấy được các số liệu thống kê phục vụ nghiên cứu khoa học

- Với bệnh viện: tiết kiệm được chi phí chụp phim, các số liệu báo cáo rõ ràng, nhanh chóng

- Với người quản lý: dễ dàng phát hiện ra các trường hợp gian lận (lập đường dây khám bệnh BHYT lấy thuốc đem bán hoặc tài chính thanh toán khống với BHYT ), lạm dụng thuốc đắt tiền, thuốc bổ trợ, thuốc có dấu * trong danh mục

của Bộ y tế, thống kê được các số liệu quan trọng như tỷ lệ sử dụng giường (nếu nằm ghép thì sao?), số ngày điều trị trung bình, tỷ lệ các mặt bệnh (nhanh chóng phát hiện bệnh dịch)…

 Human resourse : Là cơ quan nhà nước còn nặng cơ chế xin cho (năng lực nhân viên chỉ là một phần), chưa hẳn là đơn vị hạch toán (nhà nước vẫn trả lương cho nhân viên biên chế) nên chưa phát huy được hiệu quả của phầm mềm Chỉ dùng được vào một số việc như tính toán tiền lương, tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y

tế, bảo hiểm thất nghiệp cho nhân viên hợp đồng, số ngày nghỉ…

 Effectiveness and Efficiency: chưa có đánh giá chính thức về hiệu quả sử dụng, khi nghiệm thu dự án chỉ căn cứ vào việc sử dụng hệ thống ít hay nhiều trong các công việc hàng ngày

Bộ phận CNTT tự đánh giá:

 Effectiveness: 70%

 Efficiency: 40%

4 Phần mềm và nhà cung cấp

4.1 Phần mềm

Hệ thống thông tin quản lý bệnh viện: FPT eClinic

- Ngôn ngữ lập trình NET

- Hệ cơ sở dữ liệu MS SQL 2005 sau được upgrade lên 2008

- Bao gồm các chức năng kế toán, tài chính, kho thuốc, vật tư y tế, bệnh nhân, nhân sự, quy trình khám bệnh

- Phần mềm đã được xây dựng thành công ở một số bệnh viện khác

Hệ thống lưu trữ hình ảnh (X-Quang, CT, MRI, Siêu âm ) (Gọi tắt là hệ PACS/RIS)

- Hệ thống này có sử dụng multimedia

- Chi phí lưu trữ cho hệ thống này cao hơn hệ thống thông tin quản lý

4.2 Vận hành phần mềm, xử lý lỗi và giải quyết

Điều hành của hệ thống: gần như toàn bộ thông qua bộ phận CNTT Nếu cần thay

đổi chương trình, hệ thống cần đến kinh phí thì bộ phận CNTT lập kế hoạch trình Ban Giám đốc

Theo dõi hệ thống: Ngoài việc sử dụng hệ thống, mỗi bộ phận theo dõi việc thực

hiện đúng của chương trình tại bộ phận đó (ví dụ Tài chính theo dõi phần tài chính, Dược theo dõi phận dược, v.v) vì Bộ phận này không xem được nội dung của bộ

Báo cáo Nhóm 4 – Trang 9

phận khác Bộ phận CNTT đảm nhiệm hoạt động của hệ thống máy chủ, máy trạm, mạng, và hoạt động chung của hệ thống

Lỗi và xử lý lỗi:

- Thời gian fix bug tạm khoanh vùng bị lỗi hoặc chức năng bị lỗi để khỏi mất công khắc phục nhiều (có thể ghi lại bằng sổ sách), bao giờ xong thì sử dụng lại (hoặc nhập lại)

- Khi có bug nơi sử dụng phải báo ngay cho bộ phận CNTT

- Nếu nhẹ, bộ phận CNTT khắc phục ngay nếu có thể, nếu không thể thì báo ngay cho FPT tới xem hoặc qua mạng để khắc phục

- Sự hỗ trợ từ FPT là tốt nếu có ký hợp đồng bảo trì, nếu không khi nào họ rảnh mới hỗ trợ

- Chi phí rủi ro bệnh viện gánh chịu, bệnh nhân bị ảnh hưởng

Vấn đề phát sinh:

Thông tin nhân sự hoặc tiền sử bệnh án và một số chi phí khác không được đưa vào

hệ thống, do bí mật quân sự Những thông tin này có hệ thống nhân sự cấp cao riêng, không được quyền truy cập hoặc kết nối tới Bên cạnh đó đặc thù ngành y tế, phải duy trì bệnh án giấy làm căn cứ pháp lý (ví dụ 15 năm với các bệnh án tử vong)

4.3 Thuận lợi

Tập trung và đồng bộ được các quy trình giữa các phòng ban với nhau một cách thống nhất Duy trì được một CSDL duy nhất về bệnh nhân và các dịch vụ y tế trong toàn bệnh viện

Đơn giản hóa các thủ tục hành chính, giảm thời gian chờ đợi của bệnh nhân Giảm thời gian, công sức tổng hợp các báo cáo của nhân viên Dễ dàng tìm và lấy các số liệu phục vụ nghiên cứu khoa học (số liệu trong thời gian càng dài càng tốt) Giảm không gian, tăng thời gian lưu trữ số liệu y tế của bệnh nhân Tăng trình độ và nhận thức của nhân viên về sử dụng CNTT Làm nảy sinh các nhu cầu mới về HTTT

Hệ PACS/RIS lưu trữ ảnh y tế theo chuẩn DICOM, mọi máy y tế mới đều phải thỏa mãn chuẩn này nên không lo việc tương thích Khi mua máy mới bệnh viện phải bỏ thêm một khoản tiền cho việc kết nối vào hệ thống (chỗ bán máy y tế không có trách nhiệm này hoặc phải có thêm điều khoản này trong hợp đồng mua bán máy)

Hệ thống chạy trên nền tảng windows, vì vậy khá yên tâm về tính tương thích cũng như thân thiện với người sử dụng cuối

Việc áp dụng phần mềm tính toán kho, vật tư, kế toán sẽ giúp tính toán chính xác hơn và đỡ mất thời gian hơn, đồng thời minh bạch hóa các con số thu chi

4.4 Khó khăn

Chính vì nhiều khó khăn giữa việc kết nối 2 hệ thống nên hiện giờ trừ các máy Xét nghiệm (máu, nước tiểu) có kết nối với hệ thống thông tin quản lý, hệ thống PACS/RIS vẫn nằm ngoài Có thể xem trên cùng một máy trạm nhưng phải mở bằng 1 phần mềm của nước ngoài

Chi phí xây dựng phần mềm khá thấp nên ta dễ dàng thấy được tính tối ưu hóa của phần mềm không cao Ngoài ra, với chi phí phần mềm như vậy cũng khó yêu cầu nhà cung cấp đưa ra các tính năng cao hơn, ví dụ:

- Sau một thời gian sử dụng, phần mềm đã chậm đi nhiều, do có nhiều dữ liệu để

xử lý, dù đầu tư nhiều và hạ tầng phần cứng, tuy nhiên về dài hạn thì vẫn không lấp được tốc độ cho hệ thống

- Khai phá dữ liệu, hoặc hệ chuyên gia một cách chuyên nghiệp được

- Tính dễ dùng và thân thiện của phần mềm cũng chưa được chú trọng, có rất nhiều lời phản ánh phần mềm khó dùng

- Chưa chú trọng vào việc testing nên còn khá nhiều bug ảnh hưởng tới hoạt động của bệnh viện bởi nếu hệ thống dừng hoạt động sẽ không thể tiếp nhận bệnh nhân, khám bệnh cấp thuốc, ra viện, thu chi tài chính, thanh toán, báo cáo được bởi vì nhiều loại sổ sách đã bị bỏ từ lâu Việc tạm ngừng hệ thống chuyển sang giấy khi có bug và nhập liệu lại khi hệ thống vận hành trở lại là rất tốn thời gian và công sức

- Phần mềm đã được FPT viết ra cho nhiều bệnh viện, vì vậy muốn đạt được chi phí rẻ phải tuân theo chuẩn và quy trình của phần mềm đưa ra, nên cán bộ công nhân viên bệnh viện bên cạnh việc phải thay đổi thói quen dùng giấy viết thành máy tính, còn phải thay đổi quy trình làm việc Điều này dẫn tới tư duy chống đối và không nhiệt tình vì họ quan niệm phải làm thêm công việc trong khi lương họ không tăng và ngại thay đổi thói quen, đặc biệt là trong môi trường nhà nước, nhân viên thường được trả theo giờ và thâm niên làm việc chứ không phải theo công sức và hiệu quả công việc họ bỏ ra

- Do thuộc nhà nước, nên việc minh bạch hóa có thể động chạm lợi ích của nhiều

bộ phận, khó khăn trong việc triển khai

Nhìn vào chi phí đầu tư của bệnh viện, ta có thể thấy bệnh viện vẫn chưa thật sự chú trọng đầu tư vào hệ thống thông tin, và mục đích đầu tư của họ cũng chưa rõ ràng, bằng chứng là bỏ rất nhiều tiền cho hệ thống phần cứng, những vật hữu hình,

mà không nhận ra được sự quan trọng của phần mềm cũng như con người trong việc khai thác và vận hành hệ thống