KỶ NĂNG THUYẾT TRÌNH và GIAO TIẾP

KHÁI NIỆM GIAO TIẾP Giao tiếp là hành vi và quá trình, trong đó con người tiến hành trao đổi thông tin với nhau, nhận thức, đánh giá về nhau, tác động qua lại, ảnh hưởng lẫn nhau... CÁC

Kỹ năng

Thuyết trình

& Giao tiếp

hiệu quả

PHẦN 2: KỸ NĂNG GIAO TIẾP

I KHÁI NIỆM GIAO TIẾP

Giao tiếp là hành vi và quá trình, trong đó con

người tiến hành trao đổi thông tin với nhau, nhận thức, đánh giá về nhau, tác động qua lại, ảnh hưởng lẫn nhau

II CÁC DẠNG GIAO TIẾP

• Giao tiếp với chính bản thân

• Giao tiếp giữa hai cá nhân với nhau

• Giao tiếp giữa các cá nhân trong một nhóm

• Giao tiếp trong tổ chức

5

Viết Lắng nghe Đặt câu hỏi

Nói

1 KỸ NĂNG NÓI

1.1 Khái niệm

Ngôn ngữ nói là gì?

+ Biểu hiện bằng âm thanh

+ Tiếp thu bằng thính giác

+ Có tác động trực tiếp, mạnh mẽ, sâu sắc đến tình cảm, ý chí, hành động của con người

1.2 Một số lưu ý

• Phát âm

• Giọng nói

• Tốc độ, nhịp nói

VÍ DỤ 1

1 Tôi sẽ tăng lương cho anh

2 Tôi sẽ tăng lương cho anh

3 Tôi sẽ tăng lương cho anh

VÍ DỤ 2

ÔNG GIÀ ĐI NHANH QUÁ!

- Anh quá khen

- Cậu đã cứu tớ một bàn thua trông thấy

- Cháu được như hôm nay là nhờ cô đấy

1.4 KỸ NĂNG NÓI HIỆU QUẢ

KỸ NĂNG NÓI HIỆU QUẢ

• Nắm vững và áp dụng các nguyên tắc

• Suy nghĩ kỹ trước khi nói

• Chuẩn bị kỹ càng, chuẩn bị trước trong đầu

• Yêu cầu phản hồi qua hình thức nói (Nhắc lại )

• Lưu ý các yếu tố phi ngôn ngữ

17

LUYỆN TẬP

Trong 1 buổi tiệc sinh nhật, bạn cảm thấy mình bị vướng trong 1 câu chuyện nhàm chán hoặc đơn giản là bạn cảm thấy phải kết thúc 1 cuộc trò chuyện dài Khi đó, bạn sẽ nói gì?

1.5 NGÔN NGỮ CƠ THỂ

2 KỸ NĂNG VIẾT

• Được biểu hiện bằng các ký hiệu chữ

viết và được tiếp thu bởi thị giác

• Hình thức: Email, chat, thư, fax, văn

bản, hợp đồng, bản quyết toán, thiệp mời, thiệp chúc mừng…

MỘT SỐ LƯU Ý

- Quy tắc 7C, KISS, STARS, GIRO

- Văn phong phù hợp

- Phù hợp với đối tượng người đọc

- Trình tự của thông tin trình bày: logic

- Từ ngữ sử dụng: chính xác, phù hợp, dễ hiểu

- Sự chính xác của văn phạm

- Cách trình bày: rõ ràng, dễ theo dõi

KISS YOUR READER

K.I S S= KEEP IT SIMPLE, STUPID

Nguyên tắc GIRO

• Gaining attention (Tạo sự chú ý)

• Increasing desire (Nâng cánh ước mơ/

III KỸ NĂNG LẮNG NGHE

1 Lắng nghe là gì

“Quá trình thu nhận, sắp xếp nghĩa và đáp lại những thông điệp được nói ra bằng lời hoặc

không bằng lời.”

(1996, International Listening Association)

26

PHÂN BIỆT GIỮA NGHE VÀ LẮNG NGHE

 NGHE là một quá trình thụ động, trong đó bạn

đón nhận tất cả các âm thanh đến tai bạn

gồm việc sử dụng các kiến thức và kinh nghiệm

hiện có để hiểu thông tin mới

THẢO LUẬN:

Hãy nghĩ về một lần trong quá khứ bạn khi bạn ngồi nghe nguời khác nói, hoặc trong một giờ học, một cuộc họp…nhưng bạn không lắng nghe

Ðiều gì đã ảnh huởng đến khả năng lắng nghe của bạn?

2 Lợi ích của lắng nghe

• Trở thành người dễ gần, dễ mến Ðắc nhân tâm - làm hài lòng khi người khác chịu lắng nghe mình

27

Lợi ích

♪ Tìm kiếm, chọn lọc, phân loại và lưu trữ

thông tin (4Ss - Search, Sift, Sort and Store)

♪ Thể hiện sự tôn trọng

♪ Phát hiện sự mâu thuẫn

♪ Phát hiện những điểm then chốt có giá trị

♪ Đánh giá hiểu biết

Lắng nghe

NHỮNG RÀO CẢN TRONG VIỆC LẮNG NGHE

• Sự xao nhãng, nghe qua loa, phân tán chú ý

• Cảm nhận tiêu cực về đề tài

• Chỉ nghĩ về mình

• Người nói Mức độ quan tâm thấp Người nghe

• Cảm nhận tiêu cực về người nói

• Sự khác nhau về tốc độ truyền và nhận tin

NHỮNG RÀO CẢN TRONG VIỆC LẮNG NGHE

 Ảnh hưởng bởi người nói/ diễn giả: hình dáng, trang phục, phong cách…

 Môi trường xung quanh: tiếng ồn, chuông điện thoại, ai đó đi ngang…

 Rào cản về văn hóa: khác biệt về văn hóa, ngôn ngữ,…

 Rào cản về trình độ học vấn, chuyên môn

 Những cảm xúc và thái độ của người nghe:

CÁC KIỂU LẮNG NGHE

Các kiểu lắng

nghe

Để thu thập thông tin

Để giải quyết

vấn đề

Để thấu hiểu (để chia sẻ)

LẮNG NGHE ĐỂ THU THẬP THÔNG TIN

+ Mục đích lắng nghe để tìm kiếm dữ liệu hoặc các vấn đề mà ta cần biết

+ Chú ý đến các cử chỉ, điệu bộ, giọng nói để chắt lọc thông tin chính xác, cần thiết

+ Chủ động nghe và lái câu chuyện theo mục đích

của mình bằng một số phương pháp như:

- Đặt câu hỏi

VD: Lắng nghe thu thập thông tin: sinh viên nghe

giảng trên lớp

LẮNG NGHE ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ

+ Đòi hỏi người nghe phải có khả năng phân tích, tổng hợp

+ Một số thủ thuật:

Ghi nhanh những gợi ý để phản hồi

Cố gắng đoán trước được ý nghĩ của họ

Tổng kết lại toàn bộ câu chuyện, sau đó phân tích và đưa ra thông tin phản hồi

VD: Lắng nghe ý kiến của khách hàng về sản phẩm

để có sự điều chỉnh phù hợp

LẮNG NGHE ĐỂ THẤU CẢM

- Mọi người đều muốn người khác lắng nghe mình Lắng nghe để thấu cảm đòi hỏi khéo léo, tế nhị, có

hiểu biết và đặc biệt có sự tin tưởng

- Cố gắng không ngắt lời, tỏ ra hiểu, thông cảm với

họ Chờ thời điểm thích hợp mới nói

- Dùng câu hỏi để hiểu sâu hơn suy nghĩ của người khác

Việc thấu hiểu hoàn toàn rất khó nhưng vẫn có thể hiểu, chia sẻ được với người khác

VD: Lắng nghe bạn bè tâm sự khi gặp chuyện buồn

CÁC KỸ NĂNG ĐỂ LẮNG NGHE HIỂU QUẢ

CÁC KỸ NĂNG ÐỂ LẮNG NGHE CÓ HIỆU QUẢ

TẬP TRUNG

CHÚ Ý VÀO

NGƯỜI NÓI

KHUYẾN KHÍCH NGƯỜI NÓI

PHẢN HỒI NHỮNG GÌ BẠN NGHE ÐƯỢC

LẮNG NGHE, QUAN SÁT CÁCH ỨNG

XỬ