GIAO TIẾP HIỆU QUẢ TRONG môi TRƯỜNG KINH DOANH HIỆN đại

- Thư điện tử E-mạil hiện đang được sử dụng ngày càng phổ biến khi các nhân viên thông tin với nhau trong các tổ chức và giữa các to chức với nhau - Ưu điểm của thư điện tử • Chọ phép gử

Trang 2

MODULE 1

GIAO TIẾP BẰNG VĂN BẢN CÓ HIỆU QUẢ

Thuvientailieu.net.vn

Trang 3

GIAO TIẾP HIỆU QUẢ BẰNG EMAIL

• Vai trò của thư điện tử (E-mail)

- E-mail là hình thức gửi thư, tài liệu (dạng files

dữ liệu) qua hộp thư điện tử.

- Thư điện tử (E-mạil) hiện đang được sử dụng ngày càng phổ biến khi các nhân viên thông tin với nhau trong các tổ chức và giữa các to chức với nhau

- Ưu điểm của thư điện tử

• Chọ phép gửi thông điệp và những tài liệu đến rất nhiều ngươi cùng một lúc và ngược lại

• Cho phép truyền tải các thông điệp và tài liệu nhanh chong, tiết kiệm được thời gian

Trang 4

Yeu cau cua mot Email■

Trang 5

• Bắt đầu bằng dòng tiêu đề (chủ đề)

Sử dụng dòng tiêu đề để thông báo cho

người nhận biết chính xác những gì mà

email muốn hướng tới

Lưu ý: Dòng tiêu đề phải tóm tắt được

email và chỉ được phép giới hạn một vài từ

• Mục đích email phải được nêu chi tiết trong trang đầu tiên của email

Kỹ thuật trình bày Email

Trang 6

• Nội dung email:

s Phải chứa tất cả thông tin chính, đi vào trực tiếp nội dung

và mang lại thông tin

s Phải đảm bảo nêu được mục tiêu cuối cùng mà bạn mong

muốn

s Chú ý đưa cả thông tin liên lạc vào email, trong đó có

đầy đủ tên, chức danh, số điện thoại và fax cũng như địa chỉ thư Ngoài ra có thê đưa thêm cả địa chỉ email khác nếu có

Lưu ý, nếu bạn thường xuyên giao dịch bằng email thì nên thường xuyên dọn hòm thư, ít nhất mỗi ngày một lần Bạn cũng nên trả lời thư một cách nhanh chóng

Đối với email nội bộ cũng giống như email gửi ra ngoài

Trang 7

* Một số điểm cần lưu ý khi sử dụng E-mail

- Nhận dạng người gửi cho từng e-mail và gửi thông điệp trực tiếp cho họ

- Sử dụng ngôn ngữ hội thoại và thân mật là phổ biến

- Chỉ gửi cho những người quan tâm hoặc có liên quan

- Nhân viên phải được huấn luyện, biết các chức năng

khi sử dụng E-mail

• Creat mail: tạo thư mới

• Reply / reply all: phúc đáp

• Forwarding messages: chuyển tiếp các thư điện tử

• Attaching files: đính kèm theo files cần gửi

• Deleting: xoá các e-mail không cần thiết

• Đọc các mục: Inbox, Outbox, Sent item, Deleted item

Trang 8

Một số điểm cần lưu ý khi viết E-mail:

• Nên diễn đạt con số bằng chữ khi <10

• Những trích dẫn nên để trong dấu “ ”

• Nên dùng câu ngắn gọn.

Trang 9

Hướng dẫn viết thư

• Khi viết thư, tốt nhất nên đề địa chỉ người nhận là một người

• Khi bắt đầu thư bằng tên của một người thì lưu ý phải kết thúc băng câu kêt phù hợp, như Sincerely yours’ Nêu bạn không biết tên người nhận thì có thế kết thúc chung chung như ‘With kindest regard’

• Đối với thư tín thương mại đơn thuần, nên mở đầu bằng một vài giới thiệu tổng the và ở ngay đoạn đầu tiên của thư phải nêu rõ lý do tại sao thư lại được gửi tới người đọc.

• Phần thân của thư cần giải thích rõ vì sao thư được gửi tới, trong đó tât cả thông tin liên quan từ trước đó và thông tin

hiện tại Lưu ý, phải săp xêp thông tin một cách logic, đảm bảo đi đúng trọng tâm và hiệu quả.

• Kết thúc thư là ấn tượng sau cùng bạn để lại cho người đọc Kết thúc thư bằng một ý hành động, có thể là một đề nghị để ngỏ cho lân thư sau.

Trang 10

Rà soát chỉnh sửa

• Chỉnh sửa lỗi ngữ pháp

• Soát xét lại từ ngữ và nghĩa của những từ chủ chốt đã

sử dụng đề đảm bảo nó không bị hiếu sai nghĩa; đồng thời đảm bảo thư ngăn gọn, súc tích.

• Xem xét xem, liệu có cắt ngắn bớt được lượng từ sử dụn^ không? Đảm bảo thư dễ đọc, chứa đựng thông tin cần thiết, tránh các thông tin không liên quan.

• Xem bố cục thư có họp lý? Các ý trong thư có logic?

• Đưa ra hành động tiếp theo, có thể để ngỏ cho khả năng mở ra giao tiêp tiêp theo.

• Cần lưu ý phải đưa thông tin liên lạc vào thư

Trang 11

Để giao tiếp bằng văn bản có hiệu quả:

Người viết cần quan tâm đến 3 yếu tố:

■S Người đọc

^ Mục đích

s Tình huống viết

Trang 12

Quan tâm yếu tố người đọc:

Khi viết, người viết phải phân tích người đọc quan tâm đên nhu câu của họ:

■S Ai là người đọc?

•S Tại sao họ cần tài liệu đó?• • •

s Họ sẽ sử dụng tài liệu như thế nào?

•S Thái độ của người đọc?

•S Họ đã biết thế nào về chủ đề đó?

'S Họ có sở thích như thế nào trong sử dụng tài

liệu (bảng biểu, tiêu đề, số liệu thống kê, tổng kểt)?

Trang 13

BÀI TẬP THỰC HÀNH■ ■

Trang 14

* Mục đích viết:■

s Hướng dẫn: truyền đạt tới người đọc một quá trình để

đạt được điều gì đó

s Lưu trữ/cung cấp tài liệu: truyền đạt tới người đọc các

sự kiện, quan sát, chi tiết hành động, kế hoạch, quyết định hay thỏa hiệp

s Thông báo (nhằm mục đích ra quyết định): cung cấp

thông tin cần thiết cho người đọc đê đạt được mọt quyết định nào đó.

s Thông báo (không nhằm mục đích ra quyết định): thông

báo cho người đọc chỉ để cung cấp thông tin.

S Đe xuất: đưa ra thông tin và gợi ý một hành động cụ

thể mà người đọc có thể sẽ tiễn hanh.

s Thuyết phục: yêu cầu người đọc đi tơi một kết luận cụ

thể va tiến hành một hành động cụ thể chư không chỉ ià một đề xuất.

Trang 15

Bài tập

Trang 16

chế hay ảnh hưởng đến bài viết của bạn

■S Quy tắc đạo đức hiệp hội nghề nghiệp

■S Các bộ luật hoặc công ước

Trang 17

Để phân tích tình huống viết cần trả lời các câu hỏi:

'S Chủ đề viết có gây tranh cãi trong tố chức của bạn?

s Người đọc chủ đề của bạn có thẩm quyền gì liên quan đến

chu đề?

s Sự kiện gì đã tạo ra nhu cầu viết tài liệu?

'S Đe hòan thành tài liệu cần bao nhiêu thông tin?

s Tài liệu này sẽ ảnh hưởng gì đến các quy trình, hoạt động

và mục tiêu?

s Các nhóm và cá nhân bên ngoài có liên quan như thế nào

tới chủ đề và tại sao? •

'S Tập quán hay quy ước cho thấy một tài liệu cụ thể để viết

chủ đề này hay một tổ chức thể và mẫu chuẩn để viết loại tài liệu này?

Trang 18

Tầm quan trọng của giao tiếp hiệu quả

• Các thành viên trong công ty thường dành

75% thời gian đê tạo dựng những môi quan hệ với nhau

• Mấu chốt của những vấn đề tồn tại trong công

ty là thiêu việc giao tiêp với nhau

> Hiệu quả giao tiếp là một nhân tố quan trọng tạo nên thành công của công ty cho dù là giao tiêp giữa cá nhân với nhau, trong và ngoài

nhóm hay trong và ngoài công ty

Trang 20

Rào cản giao tiếp hiệu quả

Khả năng người truyên đạt

Môi trường

Văn hóa, tập quán

Khả năng người nhận thông tin

Sự mơ hô vê ngôn ngữ

Trang 21

Nhận biết những dấu hiệu phi ngôn ngữ

• Thông qua hình ảnh

• Thông qua xúc giác

• Thông qua âm điệu

• Thời gian giao tiếp

• Không gian giao tiếp

• Trang phục và kiểu dáng bên ngoài

Trang 22

Phát triển kỹ năng giao tiếp:

Trang 23

• Vì sao các nhà quản lý ngại đưa ra phản hồi?

Phản hồi có tính xây dựng: Phát

triển các kỹ năng của bạn

• Các đặc điểm phản hồi hiệu quả:

Trang 24

Thảo luận nhóm MBA 701■

Module 1

Trang 26

Toàn cầu hóa và thông tin văn hóa

• Toàn cầu hóa:

■S Tính tất yếu của toàn cầu hóa

Trang 27

Tác động của toàn cầu hóa, thông tin hóa đối với văn hóa

'S Những tác động tích cực

'S Những mặt trái của toàn cầu hóa đối với

văn hóa

Toàn câu hóa, thông tin hóa và

biến đổi về văn hóa

Trang 28

• Giao tiếp liên văn hóa?

•STác động của văn hóa đối với giao tiếp qua

máy vi tính và các vấn đề giao tiếp khác

s Hiệu quả của công nghệ trong giao tiếp

^ Vai trò của các kỹ năng giao tiếp liên văn hóa

Toàn câu hóa, thông tin hóa và

giao tiếp liên văn hóa

Trang 29

THẢO LUẬN MODULE 2 ■

Trang 30

MODULE 3

VU’O’T QUA CÂC RÀO CÂN DÉ GIAO

TIÉP CÔ HIÊU QUÂ

Trang 31

NHỮNG RÀO CẢN TRONG GIAO

TIẾP HIỆU QUẢ

Trang 32

VƯỢT QUA NHỮNG RÀO CẢN

TRONG GIAO TIÉP

• Những rào cản trong giao tiếp:

s Thông điệp không rõ ràng

Trang 33

VƯỢT QUA NHỮNG RÀO CẢN

TRONG GIAO TIÉP

• Trợ giúp quá trình giao tiêp:

s Có thái độ tích cực về giao tiếp

'/Hoàn thiện kỹ năng giao tiếp

s Coi giao tiếp là một trong những kỹ năng cần thiết

^Hãy coi giao tiếp là quá trình hướng tới

mục tiêu■

^Tiếp cận giao tiếp là một quá trình sáng tạo

■s Chấp nhận thực tế của giao tiếp thất bại

Trang 34

THẢO LUẬN MODULE 3 ■

Trang 35

MODULE 4

QUÂN LŸ XUNG DOT GIAO TIÉP

CÔ HIEU QUÂ

Trang 36

Nguyên nhân xung đột

Trang 37

Những suy nghĩ sai lạc về xung đột

• Suy nghĩ 1 : Xung đột không bao giờ có thê dẫn đến bất cứ một kết quả tích cực nào

• Suy nghĩ 2: những cuộc xung đột là kết quả của việc bất đồng tính cách

• Suy nghĩ 3 : Xung đột là đi kèm với giận dữ

Trang 39

Theo A McSwain và Treadwell có 5 kiểu:

1) Người giải quyết vấn đề

2) Người trợ giúp tuyệt vời

3) Người môi giới quyền lực

4) Người thúc đẩy

5) Người thua cuộc sợ hãi

Các phong cách giải quyết xung đột

Trang 40

Các phong cách theo B Speed Leas

Trang 41

Mô hình giải quyết căng thẳng giữa

Trang 42

Giải quyết xung đột

• Hai phương pháp

^Ngăn ngừa xung đột

^Kiểm soát xung đột

Trang 43

A Làm rõ mục đích

B Hòa giải bất đồng:

Bước 1: Đưa ra sáng kiến trước

Bước 2: Đưa ra bằng chứng

Bước 3: Kể lại với cha cố

c Giải quyết dứt điểm xung đột

Quá trình giải quyết xung đột

Trang 44

c Giải quyết dứt điểm xung đột

Bước 1: Tách biệt con người khỏi những vấn đề

Bước 2: Tập trung vào vấn đề chứ không phải vị thế

Bước 3: Tính đến các lựa chọn khác nhau có thể giúp giải quyết được vấn đề

Bước 4: Kiên định với các tiêu thức mục tiêu

Trang 45

Phương pháp William Willimon

1 ) Đánh giá tiềm năng xung đột

■ Thu được càng nhiều thông tin càng tốt

■ Càng có nhiều thời gian càng tốt

■ Đánh giá những cá nhân liên quan đến xung đột

■ Kiểm soát trạng thái cảm xúc xung đột

2) Loan truyền xung đột công khai

3) Giải quyết các vấn đề xung đột

Trang 46

Giải quyết bất đồng trong môi

trường đa văn hóa

• Định nghĩa về văn hóa

• Các giả định văn hóa

• Nhận biết các bất đồng văn hóa

• Giải quyết các bất đồng văn hóa:

•SĐiều tra khía cạnh văn hóa

s Hiểu biết về các nền văn hóa

s Thay đổi các thủ tục và thông lệ của tổ chức

Định dạng
Số trang	46
Dung lượng	641,69 KB