MỤC LỤC BÀI 1: BẮT ĐẦU VỚI MICROSOFT OFFICE EXCEL 2 I. LÀM QUEN VỚI MICROSOFT OFFICE EXCEL 2 1. Khởi động 2 2. Giới thiệu bảng tính Excel 2 II. CÁC THAO TÁ CƠ BẢN 4 1. Mở bảng tính mới 4 2. Lưu bảng tính 4 3. Đóng bảng tính 4 4. Mở bảng tính cũ 4 5. Trang hiện hành, ô hiện hành 4 6. Nhận dạng con trỏ 5 7. Cách nhập và chỉnh sửa dữ liệu trên ô hiện hành 5 BÀI 2: SOẠN THẢO NỘI DUNG BẢNG TÍNH 6 1. Nhập dữ liệu kiểu số và văn bản 6 2. Chỉnh sửa dữ liệu trong ô 7 3. Thao tác chọnhủy chọn ô, dòng, cột 7 4. Điền số thứ tự tự động 9 5. Sao chép, di chuyển, xóa, chèn các ô 9 6. Thêmxóa dòng, cột 10 7. Thao tác với bảng tính 11 BÀI 3: THAO TÁC ĐỊNH DẠNG 13 1. Thao tác định dạng ô 13 2. Định dạng ô chứa văn bản 15 3. Căn lề, vẽ đường viền ô 17 BÀI 4: CÔNG THỨC VÀ HÀM 19 1. Tạo công thức cơ bản 20 2. Địa chỉ tuyệt đối và địa chỉ tương đối 22 3. Thao tác với hàm 22 BÀI 5: BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ 26 1. Tạo các kiểu biểu đồ, đồ thị khác nhau 26 2. Sửa đổi biểu đồ, đồ thị 28 BÀI 6: HOÀN THIỆN TRANG BẢNG TÍNH VÀ IN ẤN 29 1. Thay đổi lề của trang in 29 2. Thay đổi trang in 30 3. Chỉnh sửa để in vừa trong số trang định trước 30 4. In ấn 30 BÀI 1: BẮT ĐẦU VỚI MICROSOFT OFFICE EXCEL LÀM QUEN VỚI MICROSOFT OFFICE EXCEL Microsoft Office Excel là chương trình thuộc bộ phần mềm Microsoft Office được sử dụng trong hầu hết tất cả các văn phòng trên toàn thế giới. Excel là chương trình bảng tính có thể ứng dụng cho các công việc quản lý, kế toán, thống kê ... 1. Khởi động Cách 1: Nhấn nút Start, Chọn Programs, chọn Microsoft Office, chọn Microsoft Office Excel 2003. Hình 1. Khởi động chương trình Excel Cách 2: Nhấn chuột vào biểu tượng Microsoft Office Excel 2003 trên màn hình nền. 2. Giới thiệu bảng tính Excel Sau khi khởi động chương trình Excel, chúng ta có một sổ bảng tính (Workbook). Trong một sổ bảng tính có rất nhiều trang bảng tính. Một bảng tính gồm có 256 cột được đánh chỉ số theo chữ cái A, B, C…Z, AA, AB, AC… và 65536 dòng được đánh chỉ số theo số thứ tự 1,2,3…65536 Theo mặc định, mỗi lần tạo bảng tính mới thì Excel tạo 3 trang bảng tính trắng đặt tên là Sheet1, Sheet2, Sheet3. Sau này chúng ta có thể chèn thêm các trang mới và chúng được đặt tên là Sheet4, Sheet5,… Ô (Cell): Ô của trang tính là giao của một cột và một dòng. Ô trên trang bảng tính có địa chỉ viết theo trật tự xác định gồm chữ cái tên cột đứng trước và số thứ tự dòng đứng sau. VD: Địa chỉ ô đầu tiên là A1 và địa chỉ ô cuối cùng trên trang bảng tính là IV65536 Cửa sổ bảng tính: Cửa sổ bảng tính Excel có các thành phần chính sau: + Thanh tiêu đề: Cho biết tên chương trình ứng dụng, tên tệp tin. + Thanh thực đơn lệnh: Cung cấp các nhóm lệnh làm việc với bảng tính. + Thanh công cụ: Cung cấp các nút thao tác nhanh. + Thanh công thức (Formula Bar): Gồm ô Name Box hiển thị tọa độ ô soạn thảo và nội dung dữ liệu của ô. + Đường viền ngang: Ghi tên cột từ trái sang phải theo chữ cái A, B…Y, Z, AA, AB,…IV. Mỗi cột có chứa 65536 ô. + Đường viền dọc: Ghi số thứ tự dòng từ 1 đến 65536. Mỗi dòng chứa 256 ô. + Thanh trượt ngang, dọc: Cho phép hiển thị những ô bị che khuất. + Thanh trạng thái: Ở dưới đáy cửa sổ Excel cho biết thông tin về bảng tính, về trạng thái soạn thảo, kết quả cộng đơn giản. Ready: Đang sẵn sà
GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat GV: MỤC LỤC BÀI 1: BẮT ĐẦU VỚI MICROSOFT OFFICE EXCEL I LÀM QUEN VỚI MICROSOFT OFFICE EXCEL II CÁC THAO TÁC CƠ BẢN Khởi động 2 Giới thiệu bảng tính Excel Mở bảng tính Lưu bảng tính .4 Đóng bảng tính .4 Mở bảng tính Trang hành, ô hành Nhận dạng trỏ Cách nhập chỉnh sửa liệu ô hành .5 BÀI 2: SOẠN THẢO NỘI DUNG BẢNG TÍNH .6 Nhập liệu kiểu số văn Chỉnh sửa liệu ô Thao tác chọn/hủy chọn ô, dòng, cột Điền số thứ tự tự động Sao chép, di chuyển, xóa, chèn ô Thêm/xóa dòng, cột 10 Thao tác với bảng tính 11 BÀI 3: THAO TÁC ĐỊNH DẠNG 13 Thao tác định dạng ô 13 Định dạng ô chứa văn 15 Căn lề, vẽ đường viền ô 17 19 BÀI 4: CÔNG THỨC VÀ HÀM 20 Tạo công thức 20 Địa tuyệt đối địa tương đối 22 Thao tác với hàm 22 BÀI 5: BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ 26 Tạo kiểu biểu đồ, đồ thị khác .26 Sửa đổi biểu đồ, đồ thị 28 BÀI 6: HOÀN THIỆN TRANG BẢNG TÍNH VÀ IN ẤN 29 Thay đổi lề trang in 29 Thay đổi trang in 30 Chỉnh sửa để in vừa số trang định trước 30 In ấn .30 Good luck to you Trang GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat GV: BÀI 1: BẮT ĐẦU VỚI MICROSOFT OFFICE EXCEL I LÀM QUEN VỚI MICROSOFT OFFICE EXCEL Microsoft Office Excel chương trình thuộc phần mềm Microsoft Office sử dụng hầu hết tất văn phòng toàn giới Excel chương trình bảng tính ứng dụng cho công việc quản lý, kế toán, thống kê Khởi động Cách 1: Nhấn nút Start, Chọn Programs, chọn Microsoft Office, chọn Microsoft Office Excel 2003 Hình Khởi động chương trình Excel Cách 2: Nhấn chuột vào biểu tượng Microsoft Office Excel 2003 hình Giới thiệu bảng tính Excel - Sau khởi động chương trình Excel, có sổ bảng tính (Workbook) Trong sổ bảng tính có nhiều trang bảng tính - Một bảng tính gồm có 256 cột đánh số theo chữ A, B, C…Z, AA, AB, AC… 65536 dòng đánh số Hình Cửa sổ chương trình Excel theo số thứ tự 1,2,3…65536 Good luck to you Trang GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat GV: - Theo mặc định, lần tạo bảng tính Excel tạo trang bảng tính trắng đặt tên Sheet1, Sheet2, Sheet3 Sau chèn thêm trang chúng đặt tên Sheet4, Sheet5,… Hình Ba trang bảng tính có tên Sheet1, Sheet2, Sheet3 - Ô (Cell): Ô trang tính giao cột dòng Ô trang bảng tính có địa viết theo trật tự xác định gồm chữ tên cột đứng trước số thứ tự dòng đứng sau Hình Địa ô A1 VD: Địa ô A1 địa ô cuối trang bảng tính IV65536 - Cửa sổ bảng tính: Cửa sổ bảng tính Excel có thành phần sau: Thanh công cụ Thanh tiêu đề Thanh thực đơn lệnh Đường viền dọc Thanh công thức Đường viền ngang Trang tính Sheet1, … Nhập liệu vào Thanh trạng thái Thanh cuộn dọc Thanh cuộn ngang Hình Giao diện chương trình Excel + Thanh tiêu đề: Cho biết tên chương trình ứng dụng, tên tệp tin + Thanh thực đơn lệnh: Cung cấp nhóm lệnh làm việc với bảng tính + Thanh công cụ: Cung cấp nút thao tác nhanh + Thanh công thức (Formula Bar): Gồm ô Name Box hiển thị tọa độ ô soạn thảo nội dung liệu ô Good luck to you Trang GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat GV: + Đường viền ngang: Ghi tên cột từ trái sang phải theo chữ A, B…Y, Z, AA, AB,…IV Mỗi cột có chứa 65536 ô + Đường viền dọc: Ghi số thứ tự dòng từ đến 65536 Mỗi dòng chứa 256 ô + Thanh trượt ngang, dọc: Cho phép hiển thị ô bị che khuất + Thanh trạng thái: Ở đáy cửa sổ Excel cho biết thông tin bảng tính, trạng thái soạn thảo, kết cộng đơn giản Ready: Đang sẵn sàng làm việc Enter: Đang nhập liệu hay công thức Pointer: Đang ghi công thức tham chiếu đến địa Edit: Đang điều chỉnh liệu hay công thức ô + Cửa sổ Bảng tính (Worksheet Window) phần lớn dùng để nhập liệu, tính toán, vẽ đồ thị… II CÁC THAO TÁC CƠ BẢN Mở bảng tính - Chọn biểu tượng: - Ấn tổ hợp phím: Ctrl + N - Chọn menu File -> New Lưu bảng tính - Chọn biểu tượng: - Ấn tổ hợp phím: Ctrl + S - Chọn menu File -> Save Đóng bảng tính - Chọn biểu tượng: - Ấn tổ hợp phím: Ctrl + W - Chọn menu File -> Close Mở bảng tính - Chọn biểu tượng: - Ấn tổ hợp phím: Ctrl + O - Chọn menu File -> Open Trang hành, ô hành - Trên bảng tính hành, thời điểm thao tác với ô trang bảng tính gọi trang hành Hình 6.Bảng tính Sheet1 trang hành Good luck to you Trang GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat GV: Để chuyển trạng thái hành đến trang khác, cần thao tác đơn giản nhắp chuột vào phần chứa tên trang bảng tính - Trên trang hành, thời điểm thao tác với ô, gọi ô hành Hình Ô A1 ô hành Nhận dạng trỏ Trên trang hành, thấy loại trỏ sau: - Con trỏ ô: Xác định ô ô hành trang Một đường bao đậm xuất ô hành - Con trỏ soạn thảo: Có hình│màu đen, nhấp nháy, xác định vị trí nhập liệu cho ô - Con trỏ chuột: Thay đổi hình dạng tùy thuộc vị trí trang bảng tính Con trỏ chuột dạng chữ thập trắng ô Con trỏ chuột có dạng chữ I phía ô soạn thảo Cách nhập chỉnh sửa liệu ô hành - Các phím thường dùng + Phím Tab: Di chuyển trỏ ô sang phải cột + Phím Enter: Di chuyển trỏ ô xuống dòng kết thúc việc nhập/chỉnh sửa liệu + Các phím mũi tên ←↑↓→ : Di chuyển trỏ ô đến địa trang - Nhập liệu: + Nhắp chuột vào ô cần nhập sử dụng phím mũi tên để chuyển trạng thái hành ô + Gõ phím để nhập kí tự vào ô, sai sử dụng phím Delete Backspace để xóa kí tự, sử dụng phím Home/End để di chuyển nhanh dòng nhập + Nhấn phím ESC muốn kêt thúc nhập không lấy liệu nhập Nhấn phím Enter để đưa liệu cho ô kết thúc nhập - Chỉnh sửa liệu: Để chỉnh sửa liệu nhập ô, nhắp đúp chuột vào ô chỉnh sửa liệu Nhấn phím Enter để kết thúc chỉnh sửa Good luck to you Trang GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat GV: BÀI 2: SOẠN THẢO NỘI DUNG BẢNG TÍNH Nhập liệu kiểu số văn - Dữ liệu ô bảng tính sau nhập chương trình tự động phân loại đưa kiểu liệu sau: Kiểu số (Number), kiểu văn (Text), kiểu logic, kiểu mã lỗi (Error) + Kiểu số: Khi nhập liệu số vào ô -> số canh sang phải Dữ liệu kiểu số tạo kí tự cho phép là: ( ) , / $ + - Nếu muốn nhập số âm, đánh dấu “-” vào trước số nhập số vào cặp dấu ngoặc đơn ( ) Để nhập số có phần thập phân, sử dụng dấu “,” ngăn cách với phần nguyên + Dữ liệu kiểu ngày tháng Excel xem kiểu số Kiểu nhập ngày tháng hệ điều hành qui định mục Regional Setting đặt cửa sổ Control Panel hệ điều hành Khi nhập kiểu ngày phải ý máy bạn đặt hệ ngày ngày/tháng/năm (mm/dd/yyyy dd/mm/yyyy) Hình Giá trị kiểu số mặc định lề phải Kiểu ngày: nhập liệu vào ô -> liệu canh sang phải Khi nhập số mà canh sang trái phải xoá bỏ định dạng định dạng lại - Chương trình Excel tự động điều chỉnh độ rộng hàng, cột để hiển thị hết liệu ô ô cố định độ rộng làm cho liệu số hết nhìn thấy dạng thông báo “#########” Lưu ý: Giá trị liệu số sau nhập không thay đổi thay đổi khuôn dạng hiển thị liệu hình Ví dụ: Chúng ta nhập giá trị vào ô D4, D6, D7 20000000 Sau thay đổi khuôn dạng ô D6 D7 có dạng thể số khác giá trị liệu không thay đổi, ô D7 20000000 hiển thị rõ ràng công thức Hình Thay đổi khuôn dạng số không làm thay dổi giá trị + Kiểu văn bản: Khi nhập liệu vào ô -> liệu canh sang trái Good luck to you Trang GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat GV: Dữ liệu kiểu văn tạo kí tự, kí tự số khoảng trống kí tự số Khi kí tự nhập vượt độ dài ô ô bên phải trống Excel tiếp tục hiển thị phần kí tự lại ô sang bên phải Khi kí tự nhập vào vượt độ dài ô mà ô bên phải có liệu Excel che dấu kí tự vượt ô điều không làm thay đổi giá trị liệu nhập ô Chỉnh sửa liệu ô Có cách để chỉnh sửa liệu ô Cách 1: Nhắp đúp chuột vào ô mốn chỉnh sửa để chuyển ô sang trạng thái soạn thảo chỉnh sửa liệu Nhấn phím Enter để kết thúc Cách 2: Chọn ô muốn chỉnh sửa sau nhấn phím F2 ta thấy trỏ chuột nhấp nháy, chỉnh sửa liệu nhấn phím Enter để kết thúc Cách 3: Di chuyển chuột lên Formula Bar sau nháy chuột vào vị trí cần chỉnh sửa, nhấn phím Enter để kết thúc Thao tác chọn/hủy chọn ô, dòng, cột 3.1 Chọn ô Để chọn ô, cần nhắp chuột vào ô 3.2 Chọn vùng ô liên tục hình chữ nhật - Nhắp chuột vào ô bên trái - Giữ phím Shift nhắp chuột vào ô bên phải - Thả phím Shift để kết thúc việc chọn Trong trường hợp địa vùng ô viết theo khuôn dạng (địa ô bên trái:địa ô bên phải), tách dấu hai chấm “:” VD: Chọn vùng ô (A1:D6) Nhắp chuột vào ô A1 sau nhấn giữ phím Shift nhắp chuột vào ô D6 ta chọn vùng ô hình Hình 10 Chọn vùng ô liên tục 3.3 Chọn vùng ô rời rạc - Đầu tiên chọn ô vùng ô liên tục hình chữ nhật - Giữ phím Ctrl chọn một vùng ô liên tục hình chữ nhật Lưu ý: Chúng ta nhanh chóng thay đổi vùng chọn cách nhắp chuột lần ô chọn để hủy chọn mà không cần phải làm lại từ đầu - Chỉ thả phím Ctrl kết thúc 3.4 Chọn cột, dãy cột liền nhau, dãy cột rời rạc Good luck to you Trang GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat GV: Chọn cột: Để chọn cột, nhắp chuột vào tên cột có đường viền ngang Chọn dãy cột liền kề - Nhắp chuột vào tên cột (bên trái bên phải dãy) đường viền ngang - Giữ phím Shift nhắp chuột vào tên cột cuối cùng dãy - Sau lựa chọn xong thả phím Shift Chọn dãy cột rời rạc - Trước tiên chọn cột dãy cột liền - Giữ phím Ctrl nhắp chuột chọn dãy cột - Sau lựa chọn xong thả phím Ctrl Hình 11 Chọn dãy cột rời rạc A, C, D, E, G 3.5 Chọn dòng, dãy dòng liền kề nhau, dãy dòng rời rạc Chọn dòng - Để chọn dòng, nhắp chuột vào số thứ tự dòng có đường viền dọc Chọn dãy dòng liền kề - Nhắp chuột vào số thứ tự dòng (trên dãy) trền đường viền dọc - Giữ phím Shift nhắp chuột vào số thứ tự dòng sau dãy - Thả phím Shift Hình 12 Chọn dãy dòng liền kề 21, 22, 23 Chọn dãy dòng rời rạc - Trước tiên chọn dòng dãy dòng liền - Giữ phím Ctrl nhắp chuột chọn số thứ tự dòng tiếp theo, thả phím Ctrl kết thúc việc chọn dòng 3.6 Chọn toàn bảng tính Cách 1: Chỉ cần nhắp chuột vào ô giao đường viền ngang đường viền dọc Good luck to you Trang GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat GV: Cách 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl + A 3.7 Hủy chọn Để hủy chọn ô, cần nhắp đúp chuột vào ô trang bảng tính Điền số thứ tự tự động - Nhập số vào ô - Nhấn giữ phím Ctrl - Trỏ chuột vào hình vuông nhỏ góc dưới, bên phải ô đó, trỏ chuyển thành hình dấu cộng có mũ Hình 13 Con trỏ chuột chuyển đổi thành dấu chữ thập đen - Nhấn kéo chuột xuống theo chiều dọc, thấy số thứ tự điền tự động vào ô tiếp theo, tăng dần Sao chép, di chuyển, xóa, chèn ô 5.1 Sao chép ô Thao tác chép ô Excel không bao gồm chép nội dung, định dạng ô Chúng ta nhìn thấy bảng nhiều mục lựa chọn dán ô chép All – Sao chép tất (nội dung, định dạng…) Formulas – Sao chép công thức Values – Sao chép giá trị Formats – Sao chép định dạng Comments – Sao chép thích All except borders – Sao chép tất trừ đường viền Column widths – Sao chép độ rộng cột Formulas and number formats – Sao chép công thức định dạng số Good luck to you Trang GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat GV: Values and number formats – Sao chép giá trị định dạng số Hình 14 Lựa chọn dán ô chép - Thao tác chép ô trang bảng tính + Chọn ô cần chép (ô ô vùng ô) + Nhấn nút Copy bấm tổ hợp phím Ctrl + C để chép + Chuyển trỏ đến vị trí muốn dán + Nhấn nút Paste bấm tổ hợp phím Ctrl + V để dán ô - Thao tác chép ô khác trang bảng tính + Trên trang bảng tính hành, chọn ô cần chép + Nhấn vào nút lệnh Copy sử dụng tổ hợp phím Ctrl + C + Chuyển trạng thái hành đến trang bảng tính khác hay mở tệp bảng tính khác + Đặt vào vị trí mốn dán + Nhấn nút Paste bấm tổ hợp phím Ctrl + V để dán ô 5.2 Di chuyển ô - Chọn ô cần di chuyển - Nhấn nút Cut bấm tổ hợp phím Ctrl + X - Chuyển trỏ đến vị trí muốn dán - Nhấn nút Paste bấm tổ hợp phím Ctrl + V để dán ô 5.3 Xóa nội dung ô - Chọn ô muốn xóa - Nhắp chọn thực đơn lệnh Edit -> Clear -> Contents nhấn phím Delete Thêm/xóa dòng, cột - Thêm dòng + Chọn vị trí mốn thêm dòng, bôi đen dòng muốn thêm + Nhắp chọn thực đơn lệnh Insert -> Rows để tạo dòng trống nằm hai dòng Dòng có định dạng giống dòng lựa chọn Good luck to you Trang 10 GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat GV: Căn lề, vẽ đường viền ô 3.1 Căn vị trí chữ ô: Giữa, trái, phải, trên, Khi nhập liệu vào bảng tính, Excel phân tích xem liệu dạng văn tự động lề bên trái, liệu dạng số lề bên phải Tuy nhiên, chọn cách lề khác cho phù hợp với mục đích trình bày bảng tính Cách thực sau: - Chọn ô muốn áp dụng định dạng Cách 1: Nếu nội dung ô theo chiều ngang nhắp chuột vào ba nút trái, phải, công cụ Cách 2: Nếu muốn nội dụng ô theo chiêu ngang chiều dọc ta nhắp chọn thực đơn lệnh Format -> Cells xuất hôp thoại Format Cells + Chọn thẻ Alignment Trong phần Text alignment có hướng chỉnh lề Horizontal (theo chiều ngang): Dùng để chỉnh theo lề trái lề phải ô Vertical (theo chiều dọc): Dùng để chỉnh theo lề lề ô + Nhấn nút OK để kết thúc 3.2 Hòa nhập dãy ô để tạo tiêu đề bảng biểu Có thể hòa nhập nhiều ô liền thành ô Cách thực sau: - Chọn ô cần hòa nhập Cách 1: + Nhắp chọn thực đơn lệnh Format -> Cells xuất hôp thoại Format Cells + Chọn thẻ Alignment + Trong phần chọn Text Control, tích chọn Merge cells để hòa nhập ô + Nhấn nút OK để kết thúc Good luck to you Trang 17 GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat GV: Hình 22 Hòa nhập ô Cách 2: Nhấn nút Merge and Center công cụ 3.3 Thay đổi hướng chữ ô Muốn thay đổi hướng chữ ô thực thao tác sau: - Chọn vùng ô muốn thay đổi hướng chữ - Nhắp chọn thực đơn lệnh Format -> Cells -> chọn thẻ Alignment - Trong phần Orientation, nhắp chuột vào mũi tên màu đỏ, kéo quay đường cung tròn đến độ nghiêng phù hợp Ở ô Degrees hiển thị độ nghiêng văn - Nhấn vào nút OK để hoàn thành Hình 23 Thay đổi hướng viết liệu 3.4 Thêm đường viền cho ô, vùng ô Good luck to you Trang 18 GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat Cách 1: Sử dụng nút Borders công cụ - Chọn vùng ô muốn vẽ đường viền - Trên công cụ Formatting, nhắp chuột vào tam giác GV: nhỏ làm xuất bảng lựa chọn đường viền Cách 2: Sử dụng hộp thoại Format Cells Cách dùng để tạo đường viền vùng ô theo yêu cầu phức tạp Ta thực sau: - Chọn ô, vùng ô cần kẻ đường viền - Nhắp chọn thực đơn lệnh Format -> Cells -> chọn thẻ Border - Trong thẻ Border, nhắp chọn kiểu dáng đường viền phần Line Style (đường viền mảnh, đậm, đường viền đôi, đứt quãng…), chọn màu đường viền phần Line Color - Trong phần Presets có kiểu tạo đường viền None: Không tạo đường viền Outline: Kẻ nhanh đường viền Inside: Kẻ nhanh đường viền vùng ô - Trong thẻ Border, Excel cho phép người dùng tự vẽ đường viền cách nhấn vào nút (ngang, dọc, chéo) nằm xung quanh mẫu ô Đây công cụ dùng để xóa bỏ đường viền có trước Hình 24 Tạo đường viền cho bảng Good luck to you Trang 19 GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat GV: BÀI 4: CÔNG THỨC VÀ HÀM Tạo công thức 1.1 Tạo công thức số học - Công thức tạo để tính toán trả lại giá trị cho ô bảng tính Phải nhập kí tự “=” trước nhập nội dung công thức Kí tự giúp Excel nhận biết thực công thức Ví dụ: Muốn tính tổng giá trị có ô C5, C6 kết đặt ô D6, nhập công thức “=C5 + C6” vào ô D6 Thanh công thức Formula Bar Hình 25 Tạo đường viền cho bảng - Kết tính toán hiển thị ô, nội dung công thức (gồm kí tự =) nhìn thấy công thức Formula Bar - Chúng ta chỉnh sửa nội dung công thức cuối nhấn phím Enter để công thức tính toán lại trả giá trị cho ô 1.1.1 Phép toán công thức số học Danh sách phép toán kí tự khác dùng công thức số học liệt kê bảng sau: Kí tự + (cộng) - (trừ) * (sao) / (gạch chéo) ( ) (cặp dấu ngoặc đơn) ^ (dấu mũ) Diễn giải Phép cộng Phép trừ Phép nhân Phép chia Toán tử dấu ngoặc tính toán trước Phép mũ (VD: 2^3 tương đương 2*2*2) 1.1.2 Phép so sánh công thức LOGIC Công thức logic có kết trả TRUE (đúng) FALSE (sai) Danh sách phép so sánh dùng công thức logic liệt kê bảng sau: Good luck to you Trang 20 GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat Toán tử = > < >= B1) Nhỏ (A1=B1) Nhỏ (A1 Function trí cần chọn ƒx Hình 27 Làm việc với hàm Hộp thoại Insert Function xuất Trong hộp Or select a category: chọn All để thị tất hàm Trong mục Select a function: lựa chọn hàm cần thực khung bên Nhấn OK để kết thúc Good luck to you Trang 23 GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat GV: Hình 28 Hộp thoại Insert Function Nếu biết xác tên hàm cách điền tham số gõ trực tiếp công thức - Thông thường Excel ngầm định dấu phẩy “;” để ngăn cách đối số hàm - Tiêu chuẩn nhận hai giá trị : - xếp hạng giảm dần (số lớn xếp thứ nhất) - xếp hạng tăng dần (số nhỏ xếp thứ nhất) 3.2 Các hàm thường dùng Hàm ROUND: Làm tròn số đến số thập phân định Dạng thức: ROUND(Đối số 1;Đối số 2) Đối số số muốn làm tròn; Đối số số thập phân muốn làm tròn Ví dụ: =ROUND(9,98;1) – Kết 10 Hàm MAX, MIN: Cho giá trị cao thấp danh sách đối số Dạng thức: MAX(Đối số 1;Đối số 2;…;Đối số n) Dạng thức: MIN(Đối số 1;Đối số 2;…;Đối số n) Ví dụ: =MIN(G4:G10) – Cho giá trị thấp danh sách đối số Hàm AVERAGE: Tính trung bình cộng giá trị danh sách đối số Dạng thức: = AVERAGE(Đối số 1;Đối số 2;…;Đối số n) Đối số giá trị số, địa ô, vùng ô… Ví dụ: =AVERAGE(A1;B5:B10) – Tính trung bình cộng ô phạm vi từ B5 đến B10 ô A1 Hàm COUNT: Đếm ô chứa liệu số vùng Dạng thức: = COUNT(Đối số 1;Đối số 2;…;Đối số n) Ví dụ: =COUNT(H4:H20) – Đếm ô chứa liệu số, ô kiểu khác không đếm Good luck to you Trang 24 GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat GV: Hàm COUNTA: Đếm ô chứa liệu vùng Dạng thức: = COUNTA(Đối số 1;Đối số 2;…;Đối số n) Ví dụ: =COUNTA(H4:H20) – Đếm ô chứa liệu kiểu từ ô H4 đến H20 Hàm SUM: Tính tổng giá trị danh sách đối số Dạng thức: SUM(Đối số 1;Đối số 2;…;Đối số n) Đối số giá trị số, địa ô, vùng ô… Ví dụ: =SUM(G4:G10) – Tính tổng số phạm vi từ G4 đến G10 Hàm IF: Nếu biểu thức điều kiện hàm nhận giá trị đúng, không nhận giá trị sai Dạng thức: =IF(Biểu thức điều kiện;giá trị đúng;giá trị sai) Biểu thức điều kiện biểu thức logic bất kì, nhận giá trị sai Hàm SUMIF: Tính tổng theo điều kiện đơn giản Dạng thức: =SUMIF(vùng ước lượng;điều kiện;vùng tính toán) - Vùng ước lượng: Là vùng ô - Điều kiện: Có thể số, địa ô, hay dạng thức “>1500000” - Vùng tính toán: Các ô thật cần tính toán Nếu bỏ qua tham số vùng ước lượng lấy làm vùng tính toán Hàm COUNTIF: Đếm theo điều kiện đơn giản Dạng thức: =COUNTIF(vùng ước lượng;điều kiện) Điều kiện: Có thể sô, tọa độ ô, hay dạng thức “>1500000” Hàm VLOOKUP: Dạng thức hàm: =VLOOKUP(Giá trị tìm kiếm;vùng bảng đối chiếu;cột trả kết quả;sắp xếp vùng đối chiếu) Bài tập: Mở bảng tính nhập liệu vào Sheet1 bao gồm mục hình Good luck to you Trang 25 GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat GV: Bảng đối chiếu nhập trang bảng tính vùng ô D13:E18 gồm cột chức vụ phụ cấp Thực điền phụ cấp vào bảng lương cách tự động ô F6 theo công thức =VLOOKUP(D5;$D$13:$E$18;2;0) Giải thích công thức VLOOKUP(D5;$D$13:$E$18;2;0) sau: - Vùng giá trị tìm kiếm giá trị ô D5 - Vùng bảng đối chiếu $D$13:$E$18, với địa tuyệt đối - Cột trả lại kết cột thứ bảng đối chiếu – cột phụ cấp - Cuối số cho biết không cần xếp cột bảng đối chiếu theo trật tự giá trị tăng dần Cuối chép công thức ô F5 đến ô BÀI 5: BIỂU ĐỒ, ĐỒ THỊ Tự động vẽ biểu đồ chức ưa thích bảng tính Excel Các biểu đồ, đồ thị hình ảnh minh họa trực quan, đầy tính thuyết phục Người xem rút kết luận cần thiết từ biểu đồ, đồ thị mà không cần giải thích Ngoài dễ dàng tạo nhiều kiểu biểu đồ, đồ thị khác dựa vào số liệu bảng tính hành Excel cho phép thay đổi cách trình bày, điều chỉnh đường trục, đường biểu diễn, thêm ghi chú… Tạo kiểu biểu đồ, đồ thị khác Bôi đen vùng liệu cần lập biểu đồ Cách 1: Nháy vào biểu tượng Chart Wizard công cụ Cách 2: Nhắp chuột vào menu Insert -> Chart -> xuất hộp thoại Chart Wizard Good luck to you Trang 26 GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat GV: Hình 29 Chọn kiểu biểu đồ hay đồ thị Chọn kiểu biểu đồ (VD: Biểu đồ hình cột đứng) -> Next chuyển sang bước tiêp theo -> Next chuyển sang bước tiếp Hình 30 Thêm tiêu đề chung tiêu đề trục ngang, dọc - Gõ tiêu đề cho biểu đồ vào dòng Chart title - Gõ tiêu đề trục Y vào ô Value (Y) axls Good luck to you Trang 27 GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat GV: - Nhấn nút Next để chuyển sang bước chọn nơi đặt biểu đồ, đồ thị, chọn Sheet2 ô As object In - Nhấn nút Finish để kết thúc Sửa đổi biểu đồ, đồ thị 2.1 Thêm tiêu đề, thích ý nghĩa trục đồ thị Thêm tiêu đề - Nhắp phải chuột vào vùng trống đồ thị làm xuất hộp lệnh, chọn lệnh Chart Option - Trong thoạichuột Chartchọn Option, thẻ Titles sau sửa đánh Hình hộp 31 Phải Chartchọn Options để chỉnh đồ thịtiêu đề chỉnh sửa lại tiêu đề - Nhấn OK để kết thúc Chú thích ý nghĩa trục đồ thị - Nhắp phải chuột vào vùng trống đồ thị làm xuất hộp lệnh, chọn lệnh Chart Option - Trong hộp thoại Chart Option, chọn thẻ Legend sau tích vào ô Show Legend (hiển thị thích) - Trong mục Placement, lựa chọn chế độ hiển thị thích (trên, dưới, trái, phải…) - Nhấn OK để kết thúc Xóa bỏ tiêu đề, thích - Nhắp chuột chọn tiêu đề hay thích - Nhấn phím Delete để xóa bỏ 2.2 Hiển thị liệu kèm đồ thị Trong trường hợp người dùng muốn liệu sở phải kèm với biểu đồ thực thao tác sau: - Nhắp phải chuột vào vùng trống đồ thị làm xuất hộp lệnh, chọn lệnh Chart Option - Trong hộp thoại Chart Option, chọn thẻ Data Table sau đánh dấu chọn vào ô Show data table - Nhấn OK để kết thúc Good luck to you Trang 28 GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat GV: Hình 32 Hiển thị liệu kèm đồ thị BÀI 6: HOÀN THIỆN TRANG BẢNG TÍNH VÀ IN ẤN Thay đổi lề trang in - Để thay đổi lề trang in ta nhắp chuột vào File -> Page Setup…-> Chọn thẻ Margin Hình 33 Thẻ Margin – thiết đặt lề cho trang bảng tính Trong thẻ Margin có hộp thoại sau: Good luck to you Trang 29 GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat GV: + Top/Bottom/Left/Right: Để thiết lập khoảng cách lề trên/dưới/trái/phải trang in Thông thường, đơn vị đo Inches Có thể nhập giá trị trực tiếp vào ô sử dụng mũi tên lên xuống để tăng giảm khoảng cách + Header: Thiết lập khoảng cách dành cho vùng đầu trang + Footer: Thiết lập khoảng cách dành cho vùng chân trang + Center on page: Căn chỉnh liệu vào theo hai chiều Horizontally: Chiều ngang trang in Veritically: Chiều dọc trang in Có thể nhấn vào nút Print Preview để xem thiết đặt áp dụng vào tài liệu Nhấn vào nút Print muốn in ngay, nhấn vào nút Options muốn thay đổi thông số máy in Thay đổi trang in - Nhắp chuột vào File -> Page Setup…-> Chọn thẻ Page Thiết đặt thông số sau: - Mục Orientation: Cho phép thay đổi hướng trang in Portrait: In theo chiều dọc trang giấy Landcape: In theo chiều ngang trang giấy - Mục Scaling: Cho phép thay đổi tỷ lệ, kích thước nội dung trang in Adjust to: Có thể phóng to thu nhỏ nội dung theo tỉ lệ phần trăm so với kích thước chuẩn 100% ban đầu - Mục Paper size: Cho phép chọn khổ giấy (A3, A4, Letter,…) - Nhấn OK để kết thúc Chỉnh sửa để in vừa số trang định trước - Nếu muốn thu nhỏ nội dung để in trang ta thực sau: + Vào menu File -> Page Setup…-> Chọn thẻ Page + Trong hộp chọn Fit to, gõ số xóa bỏ giá trị ô bên phải Khi đó, tất liệu bảng tính, dù nhiều hay ít, xếp để in trang giấy Hình 34 Đặt Fit to dể in nội dung trang - Tương tự ta chỉnh in vừa số trang mong muốn (VD: Muốn in tổng số trang, ta việc gõ số vào hộp chọn Fit to) In ấn Nhắp chọn thực đơn lệnh File -> Print bấm tổ hợp phím Ctrl + P làm xuất hộp thoại Good luck to you Trang 30 GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat GV: Chọn máy in: Trong mục Printer, nhấn vào ô Name để chọn máy in In toàn bảng tính: Một bảng tính gồm nhiều trang bảng tính, trang bảng tính lại chứa liệu Hình 35 Hộp thoại Print độc lập với nhau, cần thận trọng thực thao tác này, tránh lãng phí giấy - Trong phần Print What, nhấn chọn Entire workbook - Nhấn nút Preview để xem lại trang in In toàn trang bảng tính hành - Trong phần Print What, nhấn chọn Active sheet(s) - Trong phần Print Range, nhấn chọn vào All - Nhấn vào nút Preview để xem lại trang in In vùng ô định trước Để in phần trang bảng tính hành (VD: Một dãy cột, vùng ô…), chọn vùng ô định in (sử dụng phím Shift Ctrl hỗ trợ thao tác chọn) trước mở hộp thoại Print - Trong phần Print What, nhấn chọn Selection - Nhấn vào nút Preview để xem lại trang in In phần trang bảng tính Trong trang bảng tính mà ta có 10 trang ta muốn in từ trang đến trang ta làm sau: - Trong phần Print Range, nhấn chọn vào Page(s) Gõ số thứ tự trang muốn in đầu vào ô From, số thứ tự trang in cuối vào ô To Trong trường hợp muốn in trang gõ số thứ tự tờ vào hai ô From To In bảng tính nhiều - Chúng ta đặt số in in giấy phần Copies chọn ô Number of copies - Thường máy mặc định in hết in đến in khác (nhấn chọn Collate) - Nếu muốn in song song trang giống bỏ chọn ô Collate Good luck to you Trang 31 [...]... Trang 26 GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat GV: Hình 29 Chọn kiểu biểu đồ hay đồ thị Chọn kiểu biểu đồ (VD: Biểu đồ hình cột đứng) -> Next chuyển sang bước tiêp theo -> Next chuyển sang bước tiếp Hình 30 Thêm tiêu đề chung và tiêu đề trục ngang, dọc - Gõ tiêu đề cho biểu đồ vào dòng Chart title - Gõ tiêu đề trục Y vào trong ô Value (Y) axls Good luck to you Trang 27 GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat... you Trang 28 GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat GV: Hình 32 Hiển thị dữ liệu kèm đồ thị BÀI 6: HOÀN THIỆN TRANG BẢNG TÍNH VÀ IN ẤN 1 Thay đổi lề của trang in - Để thay đổi lề của trang in ta nhắp chuột vào File -> Page Setup…-> Chọn thẻ Margin Hình 33 Thẻ Margin – thiết đặt lề cho trang bảng tính Trong thẻ Margin có các hộp thoại sau: Good luck to you Trang 29 GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat... luck to you Trang 20 GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat Toán tử = > < >= B1) Nhỏ hơn (A1=B1) Nhỏ hơn hoặc bằng (A1 Delete Sheet hoặc nhắp phải chuột vào tên của trang muốn xóa làm xuất hiện hộp lệnh, chọn lệnh Delete Good luck to you Trang 11 GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL lovelymincat GV: Hình 16 Thao tác xóa bảng tính Sheet1 Trong trường hợp trang bảng tính đang chứa dữ liệu Excel sẽ hiển thị hộp thoại yêu cầu người dùng khẳng định việc hủy bỏ Nhấn nút Delete để thực hiện việc xóa hoặc nhấn nút Cancel để bỏ