Giới thiệu microsoft Excel Excel là phần mềm bảng tính phục vụ công tác quản lý, lưu trữ tầm vừa và nhỏ rất tiện lợi, phù hợp với nhiều công việc hiện có của các bạn. Excel tạo và quản lý sổ sách điện tử có các trang là các bảng kẻ sẵn với khả năng lưu trữ và tính toán. Nó cho phép: + Thực hiện được nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp + Tổ chức và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng: bảng lương, bảng kế toán, bảng thanh toán, bảng thống kê, bảng dự toán, kết toán... + Khi có sự thay đổi dữ liệu bảng tính sẽ tự động cập nhật và thay đổi theo số liệu mới mà bạn không cần phải tính lại. + Việc thực hiện các thao tác trên bảng tính có thể tạo ra các báo cáo tổng hợp hoặc phân tích có kèm theo các biểu đồ hình vẽ minh hoạ... Với những tính năng mạnh mẽ của Excel bạn có thể sử dụng để giải quyết các bài toán quản lý, đặc biệt là trong công việc văn phòng của bạn, ngoài ra bạn có thể sử dụng Excel để giải quyết nhiều công việc khác có liên quan đến tính toán và lưu trữ. Phần I Làm việc với Microsoft Excel I . Khởi động Microsoft Excel. 1. Khởi động. Cách 1: Nhấn chuột vào Start ( Program( Microsoft Excel Cách 2: Trên màn hình Desktop nhấn chuột vào biểu tượng Microsoft Excel Cách khởi động1 Cách khởi động 2 2. Màn hình làm việc của Excel + Thanh tiêu đề (Title Bar): cho biết tên chương trình và tệp tin đang làm việc. + Thanh mennu (Menu Bar) chứa các lệnh dùng để thao tác trên bảng tính Excel. + Thanh công cụ (Toolbars) chứa các nút lệnh tắt của các lệnh trong menu, nó cho phép người sử dụng tác động nhanh đến các lệnh mà không cần phải sử dụng menu. Bạn có thể đưa các thanh công cụ ra để sử dụng hoặc bạn có thể cất thanh công cụ không cần thiết đi để cho mà hình làm việc của bạn có đủ rộng để làm việc + Thanh công thức (formula) chứa công thức và nội dung con trỏ bảng tính hiện hành, người sử dụng có thể sửa chữa dữ liệu trong thanh công thức.
High technology center: sở 1: số - tạ quang bửu - tel: (04) 8.682.797 Giáo trình tin học 8.682.797 Tel: (04) Trung tâm đào tạo phát triển công nghệ cao Giới thiệu microsoft Excel Excel phần mềm bảng tính phục vụ công tác quản lý, lu trữ tầm vừa nhỏ tiện lợi, phù hợp với nhiều công việc có bạn Excel tạo quản lý sổ sách điện tử có trang bảng kẻ sẵn với khả lu trữ tính toán Nó cho phép: + Thực đợc nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp + Tổ chức lu trữ thông tin dới dạng bảng: bảng lơng, bảng kế toán, bảng toán, bảng thống kê, bảng dự toán, kết toán + Khi có thay đổi liệu bảng tính tự động cập nhật thay đổi theo số liệu mà bạn không cần phải tính lại + Việc thực thao tác bảng tính tạo báo cáo tổng hợp phân tích có kèm theo biểu đồ hình vẽ minh hoạ Với tính mạnh mẽ Excel bạn sử dụng để giải toán quản lý, đặc biệt công việc văn phòng bạn, bạn sử dụng Excel để giải nhiều công việc khác có liên quan đến tính toán lu trữ Số 2: Tạ Quang Bửu & Số 74: Đại Cồ Việt Trang:1 High technology center: sở 1: số - tạ quang bửu - tel: (04) 8.682.797 Giáo trình tin học 8.682.797 Tel: (04) Trung tâm đào tạo phát triển công nghệ cao Phần I Làm việc với Microsoft Excel I Khởi động Microsoft Excel Khởi động Cách 1: Nhấn chuột vào Start Program Microsoft Excel Cách 2: Trên hình Desktop nhấn chuột vào biểu tợng Microsoft Excel Cách khởi động1 Cách khởi động 2 Màn hình làm việc Excel + Thanh tiêu đề (Title Bar): cho biết tên chơng trình tệp tin làm việc + Thanh mennu (Menu Bar) chứa lệnh dùng để thao tác bảng tính Excel Số 2: Tạ Quang Bửu & Số 74: Đại Cồ Việt Trang:2 High technology center: sở 1: số - tạ quang bửu - tel: (04) 8.682.797 Giáo trình tin học 8.682.797 Tel: (04) Trung tâm đào tạo phát triển công nghệ cao + Thanh công cụ (Toolbars) chứa nút lệnh tắt lệnh menu, cho phép ngời sử dụng tác động nhanh đến lệnh mà không cần phải sử dụng menu Bạn đa công cụ để sử dụng bạn cất công cụ không cần thiết mà hình làm việc bạn có đủ rộng để làm việc + Thanh công thức (formula) chứa công thức nội dung trỏ bảng tính hành, ngời sử dụng sửa chữa liệu công thức + Ô địa công thức hiển thị địa trỏ bảng tính hành + Thanh cuộn (Scroll) dùng để xem nội dung bảng tính vợt khỏi giao diện cửa sổ bảng tính + Màn hình làm việc (Workbook Windows) hình chứa nội dung tệp tin bạn thao tác + Con trỏ bảng tính ô(cell), ngời sử dụng di chuyển trỏ bảng tính phím mũi tên phím di chuyển trỏ khác nh: Home, End, Page up, Page down, Tab + Bảng tính (Sheet): thành phần tài liệu bảng tính(workbook), tài liệu bảng tính(workbook) có tối đa 255 bảng tính Mặc định khởi động, Excel cho hiển thị sheet (bạn thêm xoá sheet) + Thanh trạng thái (Status Bar) Cho biết chế độ làm việc hành hay ý nghĩa lệnh hành bảng tính tình trạng hành hệ thống nh Numlock, Capslock, Insert Các chế độ thông thờng gồm: Readly : Sẵn sàng nhập liệu Enter : Đang nhập liệu Point : Đang ghi chép công thức tham chiếu đến địa Edit : Đang điều chỉnh liệu hay công thức ô hành Chọn chế độ cách di chuyển đến ô muốn điều chỉnh gõ II Thoát Khỏi Microsoft Excel: Số 2: Tạ Quang Bửu & Số 74: Đại Cồ Việt Trang:3 High technology center: sở 1: số - tạ quang bửu - tel: (04) 8.682.797 Giáo trình tin học 8.682.797 Tel: (04) Trung tâm đào tạo phát triển công nghệ cao Cách 1: Nhấn chuột vào File menu Exit Cách 2: Nhấn chuột vào nút Close góc bên phải cửa sổ Cách 3: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4 Chú ý: Nếu bạn có sửa đổi file liệu bạn muốn đóng có thông báo xuất hiện: Khi đó: +Nếu bạn chọn Yes : Chơng trình thực việc ghi nội dung vừa thay đổi thoát khỏi chơng trình + Nếu chọn No: Không lu trữ nội dung sửa đổi kể từ lần lu trữ gần thoát + Nếu chọn Cancel: Huỷ bỏ việc thực thoát khỏi Excel III Các thao tác tài liệu Excel( workbook) Tạo tài liệu Excel (Work book) Cách : Nhấn chuột vào File menu NewGeneralWork book Cách 2: Trên công cụ chuẩn (Standard Toolbars) nhấn chuột vào nút New (hoặc ấn kết hợp phím Ctrl + N) Số 2: Tạ Quang Bửu & Số 74: Đại Cồ Việt Trang:4 High technology center: sở 1: số - tạ quang bửu - tel: (04) 8.682.797 Giáo trình tin học 8.682.797 Tel: (04) Trung tâm đào tạo phát triển công nghệ cao Ghi nội dung tài liệu (Workbook)lên đĩa Cách 1: Nhấn chuột vào File menu Save (hoặc ấn Ctrl +S), xuất hộp thoại Save as Chọn ổ đĩa cần ghi khung Save in sau chọn th mục cần ghi khung cửa sổ hộp thoại Save as Nhập tên file cần ghi khung File name Nhấn chuột vào nút Save Cách 2: Trên công cụ bạn nhấn chuộn vào nut Save tiến hành bớc nh bớc ( việc ấn nút Save làm xuất hộp thoại Save As) Chú ý: + Thành phần Option dùng phép bạn lựa chọn chế độ Backup liệu thờng xuyên đặt chế độ bảo vệ FIle mở sửa chữa (Xem hình) Số 2: Tạ Quang Bửu & Số 74: Đại Cồ Việt Trang:5 High technology center: sở 1: số - tạ quang bửu - tel: (04) 8.682.797 Giáo trình tin học 8.682.797 Tel: (04) Trung tâm đào tạo phát triển công nghệ cao + Lu Workspace vào File: Đây công việc hữu ích làm việc với Workbook có nhiều bảng tính bạn xếp bảng tính theo ô trình tự nh ý sau chọn lệnh File Save Workspace Khi bạn mở file Workspace việc xếp đợc lu giữ + Nếu bạn muốn ghi nội dung văn hành (đang mở) sang file có tên bạn vào File Menu Save As thực thao tác nh với lệnh Save Khi bạn có file có nội dung giống với tên khác Mở tài liệu (Workbook) có Cách : Nhấn chuột vào File Menu Open (hoặc ấn Ctrl +O) xuất hộp thoại Open Chọn ổ đĩa cần mở khung Look in sau chọn th mục cần ghi khung cửa sổ hộp thoại Open Nhập tên file cần mở khung File name Nhấn chuột vào nút Open (hoặc nhấn đúp chuột vào tên file cần mở ) Cách 2: Trên công cụ bạn nhấn chuột vào nút Open tiến hành bớc nh bớc ( việc ấn nút Open làm xuất hộp thoại Open) Số 2: Tạ Quang Bửu & Số 74: Đại Cồ Việt Trang:6 High technology center: sở 1: số - tạ quang bửu - tel: (04) 8.682.797 Giáo trình tin học 8.682.797 Tel: (04) Trung tâm đào tạo phát triển công nghệ cao Cấu trúc tài liệu (Workbook) Tài liệu Excel sổ điện tử (Workbook) - Mỗi tài liệu (Workbook) có tối đa 255 bảng tính (Worksheet) - Mỗi bảng tính (Worksheet) bao gồm: + 256 cột (Columns) đợc đánh thứ tự từ A,B,C ,Z,AA, AZ, IV (Ta ấn kết hợp Ctrl+ để cột cuối bảng tính, Ctrl + để cột bảng tính) + 65536 dòng (rows) đánh số từ 65536 (Ta ấn kết hợp Ctrl + để dòng cuối bảng tính , Ctrl + để dòng bảng tính) - Ô (Cell) bảng tính (Work sheet) : + Giao hàng cột xác định ô (Cell), ô có địa xác định: Ví dụ ô A3, C5, AZ335 +Vùng (Range) ô cạnh để lu liệu có tính chất Vùng (Range) đợc xác định : Ví dụ A3:C5 III Các thao tác bảng tính Di chuyển trỏ bảng tính + Tại thời điểm luôn tồn trỏ ô bảng tính Khi nhập liệu vào công thức hay thao tác, lệnh tác động đến địa vị trí trỏ ô Các phím di chuyển trỏ thông thờng là: a Di chuyển chuột: Kích hoạt tới ô cần định vị nhấp chuột vào b Di chuyển lệnh: - Chọn lệnh Edit Goto xuất hộp thoại Go to - Gõ địa ô cần di chuyển tới hộp Reference Số 2: Tạ Quang Bửu & Số 74: Đại Cồ Việt Trang:7 High technology center: sở 1: số - tạ quang bửu - tel: (04) 8.682.797 Giáo trình tin học 8.682.797 Tel: (04) Trung tâm đào tạo phát triển công nghệ cao c Di chuyển phím: Bạn sử dụng phím tắt phím kết hợp danh sách dới: Lên ô dòng Shift + Enter Xuống ô dòng Enter Tab Sang phải ô Shift + Tab Sang trái ô Ctrl + Lên ô cột hành Ctrl + Xuống ô cuối cột hành Ctrl + Sang ô cuối phía phải dòng hành Ctrl + Home Ctrl + Home Ctrl + End Page Up Alt + Page Up Ctrl + Page Up Page Down Alt + Page Down Ctrl + Page Down Sang ô cuối phía trái dòng hành Chuyển đến cột A dòng hành Chuyển đến ô A1 bảng tính hành Di chuyển đến ô cuối dòng hành Di chuyển lên trang hình Di chuyển bên trái trang hình Di chuyển đến bảng tính trớc Di chuyển xuống dới trang hình Di chuyển bên phải trang hình Di chuyển đến bảng tính Nhập liệu bảng tính: Các bạn nhập liệu trực tiếp từ bàn phím gián tiếp vào ô bảng tính Dữ liệu nhập vào đợc nhận diện dạng: Văn bản, liệu số, liệu thời gian liệu công thức toán học a Nhập liệu văn Kiểu liệu bao gồm ký tự chữ số Nếu ô chứa ký tự số tuý phía trớc dãy ký tự số phải đặt dấu nháy đơn ( ' ) để phân biệt với liệu kiểu số Mặt khác nhập liệu bạn đặt ký tự sau đê tiến hành lề cho ký tự ô nhập: + Ký tự ' : Căn lề ký tự ô bên trái + Ký tự ": Căn lề ký tự ô bên phải Số 2: Tạ Quang Bửu & Số 74: Đại Cồ Việt Trang:8 High technology center: sở 1: số - tạ quang bửu - tel: (04) 8.682.797 Giáo trình tin học 8.682.797 Tel: (04) Trung tâm đào tạo phát triển công nghệ cao + Ký tự ^ :Căn lề ký tự ô vào ô + Ký tự \ : Lặp lại ký tự theo sau hết ô Chú ý : Các ký tự biên có tác dụng ta định cách chọn Tool Option Trandition Navigation Key - Một ô nhận kiểu văn bắt đầu nhập vào chữ Một ô nhận tối đa 255 ký tự (chữ) Ô chứa văn tự động sang bên trái Ví dụ: 39.800 Để nới rộng hết văn , kéo tiêu đề cột b Nhập liệu số (Number) Một ô có kiểu số bạn nhập vào số Ví du 974; 908,37 1/2 ; 5.8713E+4 Nếu không đủ rộng để chứa số, xuất toàn dấu (########) Ô chứa liệu số tự động phải Ta nhập phân số 1/4 hay 1/2 c Nhập liệu ngày tháng (Date) Nhập ngày theo dạng sau: 11/6/2001,6 - Nov, Ngày số tính từ 1/1/1900 đến ngày bạn nhập Bạn nhấn Ctrl + ";" để nhập ngày Trật tự ngày, tháng, năm Windows quy định (Seting Control Panel Regional seting) d Nhập liệu thời gian (Time) Nhập theo định dạng: 21:41, 21:41:35, 9:41 PM, 9:41:35 PM Bạn ấn Ctrl + Shift + ";" để nhập hành e Nhập liệu vùng Để tăng tốc độ nhập liệu bạn chọn trớc vùng nhập liệu Excel tự chuyển sang ô kết thúc nhập ô: Chọn vùng nhập liệu Ô hành có trắng Nhập liệu vào ô hành Nhấn Enter - xuống, Shift + Enter - lên, Tab- sang phải, Shift + Tab sang trái ô f Dữ liệu kiểu công thức Số 2: Tạ Quang Bửu & Số 74: Đại Cồ Việt Trang:9 High technology center: sở 1: số - tạ quang bửu - tel: (04) 8.682.797 Giáo trình tin học 8.682.797 Tel: (04) Trung tâm đào tạo phát triển công nghệ cao - Formular: ký t gõ vào dấu "=" dấu "+" (giá trị dơng) dấu "-" (giá trị âm) Kết trình bày ô ký tự gõ vào mà giá trị công thức Ví dụ gõ công thức vào ô A2 : = 12+5 kết trình bày ô 17 Trong thành phần công thức gồm: Số, chuỗi (nếu chuỗi bạn phải đặt dấu nháy kép), toạ độ ô, tên vùng, toán tử, loại hàm g Các toán tử sử dụng công thức: Các toán tử tính toán bao gồm: + (cộng) ; - (trừ) ; * (nhân); / (chia); ^ (luỹ thừa); % (phần trăm) * Các toán tử chuỗi: & (nối chuỗi) * Toán tử so sánh gồm: = (bằng); > (lớn hơn); < (nhỏ hơn); >= ( lớn bằng); [...]... - tel: (04) 8.682.797 Giáo trình tin học cơ bản 8.682.797 Tel: (04) Trung tâm đào tạo và phát triển công nghệ cao giá trị cũ, bạn chỉ cần đa con trỏ đến ô cần nhập giá trị mới, sau khi nhập xong bạn ấn Enter để chấp nhận giá trị mới - Bạn có thể đa con trỏ lên thanh công thức và tiến hành sửa chữa dữ liệu ở đó Sau khi sửa xong bạn cũng tiến hành ấn Enter để chấp nhận giá trị mới 4 Chọn khối bảng tính... vùng cần chèn ô trống - Chọn lệnh Insert Cell, xuất hiện hộp thoại Insert, bạn hãy chọn: + Shift Cell Right: Thêm ô mới và dời ô hiện hành sang phải + Shift Cell Down: Thêm ô mới và dời ô hiện hành xuống dới + Entire Row : Thêm ô mới và dời hàng hiện hành xuống dới + Entire Columns : Thêm ô mới và dời cột hiện hành sang phải 8 Xoá dòng, xoá cột, ô a Xoá dòng, cột - Chọn số lợng dòng hoặc cột cần xoá bằng... Trang:17 High technology center: cơ sở 1: số 2 - tạ quang bửu - tel: (04) 8.682.797 Giáo trình tin học cơ bản 8.682.797 Tel: (04) Trung tâm đào tạo và phát triển công nghệ cao Bạn có thể tạo ra một kiểu định dạng mới cho riêng mình bằng cách: trong thành phần Number chọn Custom và bạn hãy nhập vào khung Type một kiểu định dạng mới b Định dạng lề cho dữ liệu( Thành phần Alignment) + Horizontal General Left... INT(Number) Chức năng :Làm tròn một số tới số nguyên gần nhất Ví dụ: INT(3.2) = 3 ; INT(-3.2) = - 3 * Hàm MOD(Number, n) Chức năng : Trả lại số d của phép chia Number cho n Ví dụ : MOD(10,3) =1 ; MOD(11,3)=2 * Hàm ROUND(Number, n) Số 2: Tạ Quang Bửu & Số 74: Đại Cồ Việt Trang:30 High technology center: cơ sở 1: số 2 - tạ quang bửu - tel: (04) 8.682.797 Giáo trình tin học cơ bản 8.682.797 Tel: (04) Trung tâm... Copy Bớc 3: Di chuyển con trỏ đến vị trí cần copy, vào Edit Paste Cách 2: Số 2: Tạ Quang Bửu & Số 74: Đại Cồ Việt Trang:11 High technology center: cơ sở 1: số 2 - tạ quang bửu - tel: (04) 8.682.797 Giáo trình tin học cơ bản 8.682.797 Tel: (04) Trung tâm đào tạo và phát triển công nghệ cao Bớc 1:Chọn (bôi đen) vùng dữ liệu cần copy Bớc 2: ấn Ctrl +C Bớc 3: Di chuyển con trỏ đến vị trí cần copy, ấn Ctrl+V... Entire Row : Xóa cả hàng có ô chọn + Entire Columns : Xóa cả cột có ô chọn Số 2: Tạ Quang Bửu & Số 74: Đại Cồ Việt Trang:14 High technology center: cơ sở 1: số 2 - tạ quang bửu - tel: (04) 8.682.797 Giáo trình tin học cơ bản 8.682.797 Tel: (04) Trung tâm đào tạo và phát triển công nghệ cao IV Định dạng Dữ liệu bảng tính Định dạng dữ liệu là phơng thức làm thay đổi cách hiển thị đối tợng dữ liệu theo... định dạng màu nền cho dữ liệu + Protection : Cho phép bạn bảo vệ và che dấu ô Số 2: Tạ Quang Bửu & Số 74: Đại Cồ Việt Trang:15 High technology center: cơ sở 1: số 2 - tạ quang bửu - tel: (04) 8.682.797 Giáo trình tin học cơ bản 8.682.797 Tel: (04) Trung tâm đào tạo và phát triển công nghệ cao a Định dạng dữ liệu số, ngày, (Thành phần Number) Bảng mô tả các kiểu định dạng trong thành phần Number Phần định... m/d/y h:mm 4/15/01 6:30 h:mm AM/PM 6:30 AM h:mm:ss AM/PM 6:30 AM h:mm 6:30 Số 2: Tạ Quang Bửu & Số 74: Đại Cồ Việt Trang:16 High technology center: cơ sở 1: số 2 - tạ quang bửu - tel: (04) 8.682.797 Giáo trình tin học cơ bản 8.682.797 Tel: (04) Trung tâm đào tạo và phát triển công nghệ cao h:mm:ss 6:30:00 m/d/y h:mm 4/15/01 6:30 mm:ss 30:00 mm:ss.0 30:00.0 h:mm:ss 6:30:00 0% 12% -12% 0.00% 12.35% -12.35%... đó bạn nhắp tại biểu tợng (Undo) trên thanh công cụ huẩn (Standard Toolbar) Số 2: Tạ Quang Bửu & Số 74: Đại Cồ Việt Trang:12 High technology center: cơ sở 1: số 2 - tạ quang bửu - tel: (04) 8.682.797 Giáo trình tin học cơ bản 8.682.797 Tel: (04) Trung tâm đào tạo và phát triển công nghệ cao 6 Đặt tên cho vùng dữ liệu Việc làm này sẽ cho phép bạn đặt tên cho một vùng dữ liệu trên bảng tính, khi cần bạn... của ô Làm cho văn bản khi thu lại trong ô sẽ căn sát biên trên và biên dới Số 2: Tạ Quang Bửu & Số 74: Đại Cồ Việt Trang:18 High technology center: cơ sở 1: số 2 - tạ quang bửu - tel: (04) 8.682.797 Giáo trình tin học cơ bản 8.682.797 Tel: (04) Trung tâm đào tạo và phát triển công nghệ cao Justify Cố gắng trải dài văn bản để nó có thể sử dụng hết chiều rộng của ô + Wrap text : Nếu đợc chọn nội dung