Chương 1: GIỚI THIỆU 1.1 Giới thiệu: Bảng tính điện tử Excel là một phần mền chuyên dụng cho công tác kế toán, văn phòng trên môi trường Windows với các đặt tính và ứng dụng tiểu biểu sau : Thực hiện được nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp Tổ chức và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng như bảng lương, bảng kế tóan ... Khi có thay đổi dữ liệu, bảng tính tự động tính toán lại theo số liệu mới Có kèm theo các biểu đồ và hình vẽ minh họa ... 1.2 Làm quen với Microsoft Excel 1.2.1 Khởi động Cách 1: Click nút Microsoft Excel trên thanh Shortcut của Microsoft Office Cách 2: Chọn Start Programs Microsoft Excel
Chương 1: GIỚI THIỆU 1.1 Giới thiệu: Bảng tính điện tử Excel phần mền chuyên dụng cho công tác kế toán, văn phòng môi trường Windows với đặt tính ứng dụng tiểu biểu sau : - Thực nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp - Tổ chức lưu trữ thông tin dạng bảng bảng lương, bảng kế tóan - Khi có thay đổi liệu, bảng tính tự động tính toán lại theo số liệu - Có kèm theo biểu đồ hình vẽ minh họa 1.2 Làm quen với Microsoft Excel 1.2.1 Khởi động - Cách 1: Click nút Microsoft Excel Shortcut Microsoft Office - Cách 2: Chọn Start - Programs - Microsoft Excel 1.2.2 Màn hình giao tiếp Microsoft Excel a Các thành phần hình Excel - Thanh tiêu đề (Title Bar): dòng chứa tên file văn - Thanh Menu ngang (Menu Bar): chứa chức menu chức (Menu PopUp) ExcelĐể kích họat menu, ta thực sau : · Cách sử dụng chuột : + Click chức cần chọn menu ngang, Menu PopUp tương ứng xuất + Click chức cần thực Menu PopUp tương ứng · Cách sử dụng bàn phím + Nhấn F10 + Dùng phím Left (ß) Right (à) để di chuyển chức menu ngang + Nhấn Enter Down (â) chức cần chọn Menu PopUp tương ứng xuất + Dùng phím Up (á) Down (â) để di chuyển chức Menu PopUp tương ứng + Nhấn Enter chức cần thực - Các công cụ (Tool Bar): Gồm chứa nút tương ứng với chức thường sử dụng Để bật/tắt cácthanh công cụ này, chọn View - Tools bar - tên công cụ cần chọn - Thanh công thức (Formular Bar): dùng để đưa liệu công thức vào Để bật/tắt công cụ này, chọn ViewFormular bar, - Thanh trạng thái (Status Bar): dòng cuối hiển thị chế độ hoạt dộng Excel: + Read: sẵn sàng làm việc + Enter: nhập liệu hay công thức + Pointer: ghi công thức tham chiếu đến địa + Edit : điều chỉnh liệu hay công thức ô - Thanh thẻ tên bảng tính (Sheet tabs: dòng Trạng thái hiển thị tên bảng tính (khi chúng chưa đặt tên ghi sheet1, Sheet2, , Sheet 16) Bên trái nút chuyển tới bảng tính - Các (Scroll Bar) : Dùng để xem vùng khác bị che khuất - Cửa sổ bảng tính (Wookbook Window) : cửa sổ chứa nội dung file Tên file mặc định Book# + Đường viền ngang (Column): Ghi ác ký hiệu cột từ trái sang phải theo chữ A Z Độ rộng mặc định cột ký tự (tuy nhiên thay đổi giá trị từ 25) có tổng cộng 256 cột + Đường viền dọc (Row Border): Ghi số thứ tự dòng từ xuống từ 16384 + Ô (Cell): giao dòng cột Mỗi ô xác định địa (ví dụ: A4) Ô có đường viền quanh ô hành + Bảng tính (Sheet): bảng tính bao gồm 256 cột 16384 dòng Tên bảng tính Sheet# Mặc định Wookbook có 16 Sheet (giá trị thay đổi từ 255) b Các khái niệm định nghĩa thường dùng Bảng tính v Dịch chuyển trỏ : Theo cách sau: - Trỏ chuột vào ô cần chuyển tớ, bấm nút trái - Ấn phím mũi tên: chuyển tới hàng, cột lân cận · PgUp, PgDn : lên xuống hình · Home : ô A1 · Tab : sang phải hình · Shift+Tab : sang trái hình · End+Home : đến ô cuối bảng tính - F5, địa ô, : ô định, ví dụ để nhanh ô h20 ta ấn nút f5 gõ H22 ấn Chú ý: thao tác có dấu thực chọn lện Tools/Option, Transition điền dấu v tuỳ chon Transition Navigation Keys v Vùng : khối hình chữ nhật bao gồm ô liên tục Để xác định khối, người ta kết hợp địa ô trái ô phải (ví dụ : A4 : C6) - Chọn ô : Kích chuột ô cần chọn - Chọn cột : Kích chuột ký hiệu cột - Chọn dòng : Kích chuột số thứ tự dòng - Chọn vùng : § Đặt trỏ ô đầu vùng, ấn Shift, dùng phím di chuyển trỏ đến cuối vùng § Đặt trỏ chuột ô đầu vùng, nhấn nút trái rê đến ô cuối vùng § Đặt trỏ ô đầu vùng, ấn Shift kích chuột ô cuối vùng - Chọn nhiểu vùng : Kết hợp phím Ctrl chọn vùng - Chọn tòan bảng tính : Ấn Ctrl+Shift+Spacebar - Để xóa chọn vùng, kích chuột mộüt vị trí Workbook v Công thức toán tử sử dụng công thức - Công thức : có dạng sau =[] Ngoài kết hợp hàm chuẩn Excel công thức - Các toán tử số học : +, - , * , / , ^ (luỹ thừa), % ( phần trăm) - Các toán tử logic : =, (khác), >=,, < 1.3 Ra khỏi Excel: theo cách sau - Chọn File, Exit - Ấn Alt+F4 - Nháy đúp vào dấu góc phải hình để trở Window Chương 2: CÁC THAO TÁC VỚI BẢNG TÍNH Tạo bảng tính (Ctrl+N) - Click nút New Standard Tool (hoặc File- New), hộp hội thoại New xuất - Chọn General Workbook - Chọn OK Mở Workbook có (Ctrl+O) - Click nút Open Standard Tool (hoặc chọn File Open), hộp hội thọai Open xuất - Chọn thư mục (Folder) chứa file tài liệu cần mở mục look in - Chọn tên file tài liệu cần mở chọn OK Ngoài Excel có cách mở bảng tính khác: chọn mục File xuất Menu dọc với danh sách bảng tính làm gần phía Ta chọn tên tệp cần mở từ danh sách Lưu trữ Bảng tính (CTRL+S) - Click nút Save Standard Tool (hoặc chọn File Save) Nếu lần thực thao tác với bảng tính, ta phải gõ vào tên cho bảng tính ô File Name theo quy tắc đặt tên tệp DOS - Sau trình làm việc, ta thường xuyên ghi bảng tính lên đĩa cách mà không cần đặt tên cho - Nếu ta cần lưu bảng tính với tên khác, chọn mục Save As đặt tên cho Chèn thêm bảng tính - Insert/ Wooksheet Nháy nút phải chuột thẻ tên bảng tính để gọi Menu tắt (quy ước ta gọi thao tác “Menu tắt”), chọn Insert Wooksheet Xoá bớt bảng tính - Edit, Delete Sheer - [Menu tắt], Delete Sheet Đổi tên bảng tính - Nháy đúp vào thẻ tên (tức vào tên bảng tính, sau quy ước gọi thẻ tên) thẻ tên Format/Sheet/Rename [Menu tắt]/Rename Gõ vào tên mới, OK Sao chép/ Chuyển bảng tính - Cách 1: Giữ Ctrl kéo thẻ thẻ tên thẻ tên khác (Sheet khác) Nếu không giữ Ctrl bảng tính di chuyển - Cách 2: Edit/Move or Copy Sheet Chọn vị trí đặt bảng tính trước bảng tính khung Before Sheet Nếu đánh dấu chọn vào Create a Copy, excel chép bảng tính không di chuyển - Lưu ý: nên dùng cách bảng tính nguồn đích cách xa (không thể thấy thẻ tên chúng lúc được) Tách bảng tính Có cách giúp ta đồng thời thấy phần khác bảng tính Cách 1: Trỏ chuột vào tách cho xuất mũi tên đầu, kéo thả vị trí cần tách Cách 2: Đưa trỏ ô vị trí cần tách, chọn mục Window/Split Sau để tách chọn Window/Remove Split Cách 3: Đưa trỏ ô vị trí cần tách, chọn mục Window/Freeze Panes Sau để bỏ tách chọn Window/Unfreeze Panes Ẩn lại bảng tính Chọn Format/Sheet/Hide để ẩn bảng tính Để lại bảng tính Format/Sheet/Unhide 10 Bảo vệ bảng tính Để thiết lập bảo vệ che giấu ô (xem trang 26) có tác dụng , cần bảo vệ bảng tính Cách làm sau; - Tool/Protection - Chọn Protect Sheet để bảo vệ bảng tính, chọn Protect Workbook để bảo vệ tập bảng tính - Nếu cần thiết gõ mật vào vùng Passwork, lần gõ phải giống lưu ý mật Excel phải phân biệt chữ hoa với chữ thường - 11 Để bỏ tình trạng bảo vệ; chọn Tool/Protection/Unprotect Sheet hay Unprotect Workbook Nếu có mật khẩu, phải gõ vào, ta cập nhật bảng tính Chọn nhiều bảng tính a Liền kề: nháy chuột vào thẻ tên đầu giữ Shift nhay chuột vào thẻ cuối b Cách nhau: Giữ Ctrl nhay chuột vào thẻ tên c Để bỏ việc chọn bảng tính nào: giữ Ctrl nháy chuột vào thẻ tên bảng tính CHƯƠNG 3: XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG BẢNG TÍNH Các Kiểu liệu: Trong ô chứa kiểu liệu Kiểu liệu ô phụ thuộc vào ký tự gõ vào Các kiểu liệu ô phân sau: a b Dạng chuổi (Text) - Bắt đầu chữ từ a đến z A đến Z - Những liệu chuỗi dạng số như: số điện thoại, số nhà, mã số v…v nhập vào phải bắt đầu dấu nháy đơn (‘) giá tính toán - Theo mặc định, liệu dạng chuỗi sang trái ô Dạng số (Number) Bắt đầu bởi: - Các số từ đến - Các dấu +, -, (, *, $ (hoặc dấu đơn vị tiền khác tuỳ thuộc việc đặt thông số quốc tế Windows) - Theo mặc định, liệu dạng số sang phải ô c Dạng công thức (Formulas) Bắt đầu dấu = + Sau ấn công thức nhập vào thể công thức kết thể ô Trong số trường hợp ta có số kết sau: Kết d Nguyên nhân ##### Cột hẹp #Div/0! Chia cho O #NAME? Thực phép tính với biến không xác định (tên không gắn với vùng cả) #N/A Tham chiếu đến ô rỗng danh sách #VALUE! Sai kiểu toán hạng (ví dụ: lấy số chia cho ký tự ngày tháng) Dạng Ngày (Date), (Time) Ta có quy ước sau: - DD số Ngày - MM số Tháng - YY số Năm Ta nhập ngày tháng theo dạng MM/DD/YY DD/MM/YY tuỳ thuộc vào việc đặt thông số quốc tế Windows, ví dụ đặt thông số quốc tế kiểu Pháp, ta gõ vào 27/09/04, trường hợp kiểu Mỹ (ngầm định) ta gõ vào 0/27/04 Khi nhập sai dạng thức, Excel tự động chuyển sang dạng chuỗi ( sang trái ô) ta dùng liệu để tính toán Có thể nhập ngày cách: - Nhập hàm = DATE(YY,MM,DD) cách nhập ngày tốt - Sau chọn Format, Cells, Number, Date chọn dạng thể ngày khung bên phải - Đặc biêt: CTRL+; cho Ngày hệ thống CTRL+Shift+; cho Giờ hệ thống Theo mặc định, liệu dạng ngày tháng sang phải ô 10 - Chọn Color để đặt màu tô f Đinh dạng tự động Excel có sẵn số khuôn mẫu sử dụng để định dạng Các bước sau: - Chọn vùng liệu cần định dạnh - Format, AutoFormat - Chọn kiểu tạo khuôn danh sách Table Format Nút Option cho phép thực việc tạo khuôn tự động hạn chế kiểu liệu định Đặt tên cho ô Đặt tên cho nhóm ô có tác dụng sau: - Tên dễ đọc, dễ nhớ - Khi ta gán tên tham chiếu tới nhóm ô tên - Việc chuyển ô (hay miền) đặt tên trở nên nhanh chóng thuận tiện a Đặt tên cho nhóm ô tay Sau chọn nhóm ô cần đặt tên làm theo hai cách sau: - Cách 1: + + - Nháy chuột hộp Tên công thức, địa ô đổi sang màu xanh Xoá địa đi, gõ vào tên ấn Cách 2: + Chọn mục Insert, Name, Define (hoặc ấn Ctrl+F3) + Trong khung Name in Workbook gõ vào tên cho nhóm ô 24 + b OK Đặt tên theo tiêu đề cột hay hàng (tự động) Các bước sau: - Chọn nhóm ô cần đặt tên gồm tiêu đề cột hàng - Chọn Insert, Name, Create (hoặc Ctrl+Shift+F3) - Ý nghĩa mục hộp Create Năm sau c + TopRow: Lấy ô hàng đầu (của khối chọn) làm tên + Bottom Row: Lấy ô hàng cuối (của khối chọn) làm tên + Left Column: lấy ô cột bên trái (của khối chọn) làm tên + Right Column: lấy ô cột bên phải (của khối chọn) làm tên OK Dán tên vào công thức Khi nhập hay sửa công thức, thay điền vào địa ô (hay miền) đặt tên ta - Ấn F3 (hoặc nháy chuột hộp tên công thức, chọn mục Insert, Name, Paste) - Chọn tên cần thiết từ danh sách OK d Về nhanh ô (hay miền) đặt tên Có thể đưa trỏ nhanh ô (hay miền) đặt tên hai cách sau: Cách 1: nháy chuột hộp tên công thức chọn tên cần thiết từ danh dách (hoặc gõ địa ô) 25 Cách 2: Ấn F5 Chọn tên cần thiết từ danh sách.OK Đây phương pháp kiểm tra xem Tên đạt cho miền e Xoá tên - Chọn Insert, Name, Define - Chọn tên cần xoá từ danh sách - Chọn delete - Chọn OK Close f Chú ý Nếu muốn lấy tên nhóm ô để đặt cho nhóm ô khác, trước hết phải xoá tên Ghi cho ô Có thể thêm phần ghi cho ô riêng rẻ Nhưng ghi giúp ta giải thích bảng tính cách rõ ràng 26 a Tạo ghi - Về ô cần tạo ghi - Mở hộp thoại CellNote theo hai cách sau: + Cách 1: Shift+F2 + Cách 2: Chọn mục Insert/ Note - Gõ vào lời ghi khung TextNote - OK để đóng hộp thoại Một chấm vuông màu đỏ góc phải ô ô ghi Nếu không thấy chấm vuông làm sau: - Tools/Options/View - Đánh dấu chọn vào ô Note Indicator b Xem/ Sửa Xoá ghi - Nếu cần xem ghi ô: việc rà chuột vào ô đó, khung với nội dung ghi xuất Để tắt khung này: rà chuột sang ô khác - Để sửa hay xoá ghi chú: mở hộp thoại Note In Sheet - Tiến hành sửa nội dung ghi khung Text Note Để xóa ghi chọn Delete 10 Bảo vệ ô Trong số trường hợp, để giới hạn quyền sử dụng người khác, ví dụ: không cho họ sửa đổi số xem công thức số ô khác vv sử dụng tính bảo vệ che dấu ô Cách làm sau: - Chọn nhóm ô cần bảo vệ - Chọn mục Format/Cells/Protection - Trong hộp thoại đánh dấu chọn vào 27 - + Locked : để khoá không cho sửa đổi + Hidden: để che dấu công thức OK Sau cần phải bảo vệ bảng tính thiết lập có tác dụng (xem phần bảo vệ bảng tính) Chương IV HÀM TRONG EXCEL Hàm xem công thức định sẵn nhằm thực tính toán chuyên biệt Trên ô thực hàm cho giá trị thông báo lỗi Excel có 300 hàm phân loại thành nhóm - Quy tắc sử dụng hàm Các hàm có dạng tổng quát: TÊNHÀM (Các tham biến) Ví dụ TODAY() : cho kết ngày máy (hàm không tham biến) LEN (“Excel 5.0”) : cho kết độ dài chuỗi (hàm tham chiếu) AVERAGE (A1,B5,D8): cho kết trung bình cộng số ô A1, B5, D5 (hàm nhiều tham biến) - Tên hàm viết thường hay hoa vừa viết thường vừa biết hoa - Các tham biến có không phải đặt hai dấu () cách dấu phẩy, chấm phẩy dấu ngăn cách khác tuỳ theo cách đặt thông số quốc tế Trong hàm chứa nhiều 30 tham biến không vượt 255 ký tự - Trong hàm dấu cách Hàm phải bắt đầu dấu = dấu phép tính Trường hợp dùng hàm để làm tham biến cho hàn khác (hàm lồng nhau, nhiều mức) không cần viết dấu = trước tên hàm Ví dụ: ô A1, B1 chứa số đo cạnh 28 tam giác vuông, công thức =SQRT (SUM(A1^2,B1^2)) gõ ô C1 cho số đo cạnh huyền Ở đây, SQRT hàm khai bậc 2, SUM hàm tính tổng (bình phương cạnh góc vuông), ta thấy trước hàm dấu = dùng làm tham biến (đối số) cho hàm SQRT Nhập hàm vào bảng tính Có cách nhập hàm vào bảng tính: - Gõ vào từ bàn phím - Dùng biểu tượng (Function Winzard) - Dùng menu Để nhập hàm: đưa trỏ ô ô cần thiết chọn cách sau: a Gõ từ bàn phím - Gõ dấu = b Gõ vào tên hàm, dấu (, tham biến theo dạng thức quy định, dấu) Dùng biểu tượng Function Winzard Các bước sau: Bước - Chọn biểu tượng công cụ Xuất hộp thoại Function Winzard sau Ý nghĩa nhóm hàm khung Function Category sau: - Most Recently Used : hàm sử dụng gần - All : Tất hàm - Financial : hàm tài - Date & Time : Hàm Ngày Giờ - Math & Trig : Hàm toán lượng giác 29 - Statistical : Hàm thống kê - Lookup & Reference - Database : hàm sở liệu - Text : hàm xử lý ký tự - Logical - Information tính vv : hàm tìm kiếm tham chiếu : hàm Logic : hàm thông tin ô, bảng Bước :Chọn nhóm hàm khung Function Category Khi di chuyển sáng đến nhóm nào, Excel liệt kê hàm nhóm theo thứ tự chữ khung Function Name Bước 3: chọn nhóm hàm khung Function Name Bước 4: chọn OK Xuất hộp thoại Function WinZard liệt kê công dụng, khung tham biến cần nhập, khung chứa giá trị kết hàm Điền tham biến hàm cách ấn nút chuột vào khung cần thiết, sau nhập từ bàn phím rê chuột miền liệu Bước 5: Chọn OK Excel tắt hộp thoại ghi kết hàm vào ô Lưu ý: trỏ ô ô chưa hàm, chọn Function Winzard Excel chuyển sang việc chỉnh sửa hàm c Dùng menu Chọn mục Insert, Function Xuất hộp thoại Function Winzard Các bước lại giống chọn biểu tượng Một số hàm thường dùng 3.1 Hàm ngày tháng a DATE (year, month, day) Chỉ ngày dạn số ứng với ngày tháng năm 30 Ví dụ: =DATE(05, 09, 09) trả 09-09-2005 b DAY (date) Số ngày tháng biến ngày tháng date Ví dụ: = DAY (09-09-2005) trả 09 c MONTH (date) Số tháng năm biến ngày tháng date Ví dụ: = MONTH (09-09-2005) trả 09 d TIME (hour, minute, second) Chỉ thời gian dạng số Ví dụ: =TIME (19,5,14) trả 19:05:14 7:05 PM e WEEKDAY (date) Chỉ số thứ tự ngày tuần biến ngày tháng date (thứ hai ngày thứ 1, thứ Ba ngày thứ 2, , chủ nhật ngày thứ 7) 31 f YEAR(date): số năm biến ngày tháng date 3.2 Hàm ký tự a EXACT (text1, text2) Nhận giá trị TRUE hay FALSE phụ thuộc vào hai chuỗi Text1, Text2 có giống hệt nhay nhay không b FIND (find_text,text, atnum) Vị trí chuỗi Find_text chuỗi lớn Text vị trí atmun, bỏ qua atnum cho Hàm phân biệt chữ HOA THƯỜNG c FIXED (number, decimal, no_commas) Chuyển số number thành chuỗi dạng cố định với decimal số thập phân Nếu không ghi decimal cho số thập phân Nếu no_commas FALSE (hoặc không ghi), chuỗi in có dấu ngân cách nghìn triệu d LEFT (text, number) Lấy number ký tự bên trái text e LEN (text) Độ dài chuổi ký tự text f LOWER (text) Chuyển text thành chữ thường g MID (text, numstart, numchar) Trả lại numchar ký tự text vị trí numstart h PROPER(text) Chuyển chữ đầu text thành chữ viết hoa Nếu text tiếng việt hàm cho kết sai i REPLACE (oldtext, numstart, numchar, newtext) 32 Thay newtext vào oldtext vị trí numstart có độ dài numchar j REPT(text,number) Lập lại text liên tiếp number lần k RIGHT (text, number) Lấy number ký tự bên phải text l SEARCH (find_text, text, atnum) Tương tự hàm FIND không phân biệt chữ hoa hay thường m SUBSTITUTE(text, oldtext, newtext, instance) Thay newtext vào vị trid oldtext text lần xuất Instance (nếu đối số thay vị trí) Ví dụ: = SUBSTITUDE (“Hãy xem xem”,”xem”,”nhìn”,1) trả vể Hãy nhìn xem =SUBSTITUDE((“Hãy xem xem”,”xem”,”đây”,2) trả Hãy xem n TRIM (text) Cắt bỏ ký tự trống vô nghĩa text o UPPER (text) Chuyển text thành chữ in hoa toàn p VALUE (text) Chuyển text sang số 33 3.3 Hàm toán học - ABS (x) : giá trị tuyệt đối số x - ACOS(x) : hàm arccos x, x nằmg khoảng từ -1 đến Giá trị góc trả théo radian từ đến p Nếu muốn chuyển kết sang độ, nhân với 180/PI() - ASIN(x) : Hàm arcsin x, x nằm khoảng từ -1 đến Giá trị trả theo radian từ -p/2 đến p/2 - ATAN(x) : hàm arctangent x Tương tự ASIN(x) - COS(x) : Hàm cos góc x, x góc theo radian, độ phải nhân với PT()/180 - COUTIF (range, criteria): đếm số ô không thoả tiêu chẩn cho trước + Range : tập hợp ô mà ta muốn đếm + Criteria : tiêu chuẩn số, chữ biểu thức, xác định xem đếm ô + Hàm COUTIF đếm theo điều kiện, ví dụ đến số Nữ đếm số tuổi từ 30 trở lê Nếu cần đếm số nữ có độ tuổi từ 30 trở lên (kết hợp điều kiện) phải dùng hàm khác - ROUND(x,n): làm tròn số x với độ xác đến số thứ n + Nếu n0 x làm tròn đến chữ số bên trái thứ n dấu (chấm) thập phân - SQRT(x) : hàm bậc hai x - SUM(n1,n2,…): tổng số n1, n2 - SUMIF(range, criteria, sum_range): cộng ô thoả mãn điều kiện + Range : vùng ô để so sánh với Criteria 34 + Criteria : điều kiện cộng, số, chữ biểu thức Quyết định ô vùng Sum_range cộng + Sum_range : vùng ô cộng Các ô Sum_range cộng ô tưng ứng với Range thoả mãn Criteria 3.4 Hàm logic - AND (Logic1, Logic2,…) Nhận giá trị TRUE tất biểu thức logic1, logic2,… TRUE, nhận giá trị FALSE có đối số FALSE - FALSE : cho giá logic FALSE - IF (logical_test, value_if_true, value-if_false) Trả lại giá trị ghi value_if_true logical_test TRUE giá trị ghi value-if_false trường hợp ngược lại Hàm IF lồng đến cấp - NOT (logic): hàm phủ định Ví dụ: =NOT(1+1>2) trả TRUE =NOT(1+1=2) trả FALSE - OR (logic1, logic2,…) Nhận giá trị True biểu thức logic1, logic2,… TRUE, nhận giá trị FALSE tất biểu thức FALSE - TRUE () nhận giá trị logic TRUE 3.5 Hàm thống kê - AVERAGE (num1, num2,…): tính trung bình cộng số num1, num2,… - COUNT (address): tính số ô liệu kiểu số miền Address 35 - COUNTA (Addr): tính số ô không rỗng vùng Addr Ví dụ: =COUTA (A1:E5) trả 23 (có ô rỗng A5 D5) - MAX (num1,num2,…) giá trị lớn số num1, num2,… - MIN (num1, num2,…) giá trị nhỏ số num1, num2, … - RANK (số, danh sách, tuỳ chọn): xác định thứ hạng số so với chuổi số danh sách, tức xem số đứng thứ chuỗi số + Sắp xếp giảm dần tuỳ chọn tuỳ chọn + Sắp xếp tăng dần tuỳ chọn số lớn + địa danh sách phải tuyệt đối 3.6 Hàm tìm kiếm tham chiếu 36 a VLOOKUP (lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup) - Lookup_value Table_array - Table_array : vùng tìm kiếm hay gọi bảng tra cứu, địa phải tuyệt đối, nên đặt tên cho vùng - Col_index_num : số thứ tự cột table_array, nơi VLOOKUP lấy giá trị trả - Range_lookup : giá trị logic xác định việc tìm kiếm xác hay gần đúng, - : giá trị đươc tìm kiếm cột bên trái o TRUE hay 1: Cột phải xếp tăng dần (khi bỏ qua tham số thứ này) Khi không thấy lấy kết gần gọi dò tìm không xác o FALSE hay : cột không xếp Tính xác, trả #N/A không thấy Ví dụ : bảng sau kết thi học sinh, dựa vào thang điểm Trung bình xếp loai học sinh theo thang điểm Để dùng hàm VLOOKUP ta thự bước sau: o o Trong miền C15:D19 gõ vào thang điểm dạng cột Vì cách dò tìm không xác (trong khoảng) nên ta gõ vào cận (theo chiều tăng)của loại Như vậy: § Lookup_value: E3 điểm trung bình học sinh thứ § Table_array : miền $C$1:$D$19 (miền địa tuyệt đối không đưa hàng tiêu đề C14:D4 vào) c § Col_index_num : cần lấy giá trị cột Loại, cột có số thứ tự hai miền $C$14:D$19 Tại ô G3 gõ vào công thức = VLOOKUP (E3, $C$14:D$19 ,2) ta nhận Trung bình 37 o b Copy công thức ô G3 xuống ô từ G4 đến G12, excel xếp loại cho học sinh lại HLOOKUP (lookup_value, table_ array,row_index_num, range_lookup) Hàm hoạt động giống hàm VLOOKUP, điểm khác - Lookup-value: giá trị tìm kiếm hàng dầu tiên Table_array - Table_array: vùng tìm kiếm viết thành hàng Row_index_num : số thứ tự hàng table_array, nơi HLOOKUP lấy giá trị Ví dụ: để thực việc xếp loại cho học sinh ví dụ ta thực sau o Trong miền A21:F22 ta gõ vào thang điểm ví dụ dạng hàng, ý gõ vào cận (theo chiều tăng) loại Như vậy: § § § Lookup-value: E3 (điểm trung bình học sinh thứ 1) Table_array : miền $B$21:$F$22 Row_index_num cần lấy giá trị hàng Loại, hàng có số thứ tự miền B21:F22 o Tại ô F3 điền vào công thức = HLOOKUP (E3, $B$21:$F$22,2) ta nhận Trung bình o Copy công thức ô G3 xuống ô từ G4 đến G12, Excel xếp loại cho học sinh lại 38 [...]... xuất hiện , kéo và thả vạch đó tại vị trí mới - Hàng: trỏ chuột vào vạch ngang dưới số thứ tự hàng sao cho xuất hiện , kéo và thả vạch đó tại vị trí mới P Nhiều cột/ nhiều hàng - Cột: + Chọn một số ô của các cột + Format/Colum/Width + Gõ vào độ rộng mới cho các cột + Ok hoặc Enter 17 - Hàng + Chọn một số ô của các hàng + Format/Row/Height + Gõ vào chiều cao mới cho các hàng + Ok hoặc Enter b Chèn thêm... + Hidden: để che dấu công thức OK Sau đó cần phải bảo vệ bảng tính thì những thiết lập trên mới có tác dụng (xem phần bảo vệ bảng tính) Chương IV HÀM TRONG EXCEL Hàm được xem như là các công thức định sẵn nhằm thực hiện các tính toán chuyên biệt Trên ô thực hiện hàm sẽ cho một giá trị hoặc một thông báo lỗi Excel có trên 300 hàm và được phân loại thành từng nhóm 1 - Quy tắc sử dụng hàm Các hàm có dạng... chữ A, B, ) tại vị trí cần chèn, cần thêm bao nhiêu cột ta chọn bấy nhiêu - Chọn Inserrt/Columns Excel sẽ chèn thêm các cột trống và đẩy các cột được chọn sang phải P Hàng : - Chọn khối là số thứ tự của các hàng (các số 1,2, ) tại vị trí cần chèn, cần thêm bao nhiêu hàng ta chọn bấy nhiêu - Chọn Inserrt/Rows Excel sẽ chèn thêm các hàng trống và đầy các được chọn xuống dưới P Ô - - Chọn khối là các ô tại... tiêu để cột của chúng ở hàng trên cùng, do đó rất dễ bị nhầm lẫn giữa cột nọ với cột kia Tương tự như vậy, khi cuộn xem hoặc nhập dữ liệu ở bên phải thì không còn thấy các cột trái nhất rất dễ bị nhầm lẫn hàng nọ với hàng kia, Excel giúp ta cố định cột, hàng tiêu , cách làm như sau: - Đưa con trỏ về ô chuẩn để cố định Ô này phải nằm ngay dưới hàng và ngay bên phải cột cần cố định Ví dụ cần cố định các... Left, Center, Right: căn sang trái, vào giữa, sang phải 22 + + o Fill : tự điền đầy ô (trong ô chỉ cần gõ 1 nhóm ký tự sau đó chọn mục này, Excel sẽ điền đầy miền bằng nhóm này) o Justiffy: cân thẳng 2 bên Trường hợp độ rộng của cột nhỏ hơn nội dung bên trog nó, Excel tự động tăng chiều cao của hàng o Center Across: căn vào giứa miền đã chọn (tương tự việc chọn biểu tượng ) Orientation: hướng phân bố... Format, Cell, Patterns 23 - Chọn Color để đặt màu tô f Đinh dạng tự động Excel có sẵn một số khuôn mẫu được sử dụng để định dạng Các bước như sau: - Chọn vùng dữ liệu cần định dạnh - Format, AutoFormat - Chọn kiểu tạo khuôn trong danh sách Table Format 8 Nút Option cho phép thực hiện việc tạo khuôn tự động hạn chế trên các kiểu dữ liệu nhất định Đặt tên cho ô Đặt tên cho ô hay nhóm ô có tác dụng sau: -... =50%*600 300 - Thứ tự ưu tiên của các phép toán như sau: luỹ thừa trước rồi đến nhân chia và sau cùng mới đến cộng trừ Các phép toán cùng mức ưu tiên (như nhân chia hoặc cộng trừ) được thực hiện từ trái sang phải - Muốn thay đổi thứ tự ưu tiên ta dùng các cặp ngoặc tròn, toán tử trong cặp ngoặc ở sâu nhất sẽ được thực hiện trước - Ví dụ: các ô A1, B1, C1 chưa các số 2, 3,4, +Nếu trong ô D1 gõ =A1+B1*C1... ngăn cách nào khác tuỳ theo cách đặt các thông số quốc tế Trong 1 hàm có thể chứa nhiều nhất 30 tham biến nhưng không được vượt quá 255 ký tự - Trong hàm không được có dấu cách Hàm phải được bắt đầu bởi dấu = hoặc dấu của một phép tính Trường hợp dùng một hàm để làm tham biến cho một hàn khác (hàm lồng nhau, nhiều nhất là 7 mức) không cần viết dấu = trước tên hàm đó Ví dụ: các ô A1, B1 chứa các số đo... Điền các tham biến của hàm bằng cách ấn nút chuột vào khung cần thiết, sau đó nhập từ bàn phím hoặc rê chuột trên miền dữ liệu Bước 5: Chọn OK Excel tắt hộp thoại và ghi kết quả của hàm vào ô Lưu ý: khi con trỏ ô ở tại ô đang chưa hàm, nếu chọn Function Winzard Excel sẽ chuyển sang việc chỉnh sửa hàm c 3 Dùng menu Chọn mục Insert, Function Xuất hiện hộp thoại Function Winzard Các bước còn lại giống như... trong miền Address 35 - COUNTA (Addr): tính số các ô không rỗng trong vùng Addr Ví dụ: =COUTA (A1:E5) trả về 23 (có 2 ô rỗng là A5 và D5) - MAX (num1,num2,…) giá trị lớn nhất của các số num1, num2,… - MIN (num1, num2,…) giá trị nhỏ nhất của các số num1, num2, … - RANK (số, danh sách, tuỳ chọn): xác định thứ hạng của số so với chuổi các số trong danh sách, tức là xem số đó đứng thứ mấy trong chuỗi số