MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương I. MỘT VÀI NÉT VỀ NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG VIỆT NAM TECHCOMBANK 3 1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam Techcombank 3 1.1.1 Giới thiệu chung về lịch sử hình thành và phát triển của Ngân hàng 3 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Techcombank 4 1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ngân hàng. 5 1.1.2.2 Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng. 5 1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Khối Dịch vụ Nội bộ Ngân hàng Techcombank. 6 1.2.1 Chức năng của Khối Dịch vụ Nội bộ. 6 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Khối Dịch vụ Nội bộ. 6 1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Khối Dịch vụ Nội Bộ. 7 Chương II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG VIỆT NAM TECHCOMBANK 8 2.1 Họa động quản lý về công tác lưu trữ tại Ngân hàng Techcombank. 8 2.1.1 Công tác chỉ đạo về công tác lưu trữ tại Ngân hàng Techcombank. 8 2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ tại Ngân hàng . 9 2.2 Hoạt động nghiệp vụ về công tác lưu trữ tại Ngân hàng Techcombank. 9 2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ tại Ngân hàng Techcombank. 10 2.2.1.1 Tình hình thu thập tài liệu tại Ngân hàng 10 2.2.1.2 Số lượng thành phần tài liệu có trong kho lưu trữ Ngân hàng. 11 2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu trong Ngân hàng Techcombank. 12 2.2.3 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ trong Ngân hàng Techcombank. 14 2.2.3.1 Kết quả đạt được sau quá trình tham gia chỉnh lý tại Ngân hàng Techcombank 15 2.2.3.2 Nhận xét về tình hình thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu tài ngân hàng Techcombank. 16 2.2.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ. 18 2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ trong Ngân hàng. 19 2.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Ngân hàng Techcombank. 20 Chương III. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI NGÂN HÀNG TECHCOMBANK VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 22 3.1 Nhận xét về công tác Lưu trữ tại Ngân hàng Techcombank 22 3.1.1 Ưu điểm. 22 3.1.2 Hạn chế (nhược điểm). 23 3.2 Một số đề xuất, kiến nghị. 24 3.2.1 Về phía Ngân hàng Techcombank 24 3.2.2 Về phía nhà trường. 25 3.3 Báo cáo tóm tắt công việc đã làm trong thời gian thực tập tại Ngân hàng. 25 KẾT LUẬN 28 PHỤ LỤC 30
Trang 1MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
A PHẦN MỞ ĐẦU 1
B PHẦN NỘI DUNG 3
Chương I MỘT VÀI NÉT VỀ NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG VIỆT NAM- TECHCOMBANK 3
1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam- Techcombank 3
1.1.1 Giới thiệu chung về lịch sử hình thành và phát triển của Ngân hàng .3
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Techcombank 4
1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ngân hàng 5
1.1.2.2 Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng 5
1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Khối Dịch vụ Nội bộ Ngân hàng Techcombank 6
1.2.1 Chức năng của Khối Dịch vụ Nội bộ 6
1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Khối Dịch vụ Nội bộ 6
1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Khối Dịch vụ Nội Bộ 7
Chương II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG VIỆT NAM TECHCOMBANK 8
2.1 Họa động quản lý về công tác lưu trữ tại Ngân hàng Techcombank 8
2.1.1 Công tác chỉ đạo về công tác lưu trữ tại Ngân hàng Techcombank 8
2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ tại Ngân hàng 9
2.2 Hoạt động nghiệp vụ về công tác lưu trữ tại Ngân hàng Techcombank 9
2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ tại Ngân hàng Techcombank 10
2.2.1.1 Tình hình thu thập tài liệu tại Ngân hàng 10
2.2.1.2 Số lượng thành phần tài liệu có trong kho lưu trữ Ngân hàng 11
2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu trong Ngân hàng Techcombank 12
2.2.3 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ trong Ngân hàng Techcombank 14
Trang 22.2.3.1 Kết quả đạt được sau quá trình tham gia chỉnh lý tại Ngân hàng
Techcombank 15
2.2.3.2 Nhận xét về tình hình thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu tài ngân hàng Techcombank 16
2.2.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 18
2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ trong Ngân hàng 19
2.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Ngân hàng Techcombank 20
Chương III BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI NGÂN HÀNG TECHCOMBANK VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 22
3.1 Nhận xét về công tác Lưu trữ tại Ngân hàng Techcombank 22
3.1.1 Ưu điểm 22
3.1.2 Hạn chế (nhược điểm) 23
3.2 Một số đề xuất, kiến nghị 24
3.2.1 Về phía Ngân hàng Techcombank 24
3.2.2 Về phía nhà trường 25
3.3 Báo cáo tóm tắt công việc đã làm trong thời gian thực tập tại Ngân hàng 25
KẾT LUẬN 28
PHỤ LỤC 30
Trang 3DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
S TT
Chữ viết tắt Tên đầy đủ
Trang 4A PHẦN MỞ ĐẦU
Công tác Lưu trữ là một hoạt động quan trọng không thể thiếu trong sựhình thành và phát triển của các đơn vị, nó ghi lại quá trình hoạt động quản lýđiều hành của Đảng, Nhà nước và Doanh nghiệp Việc làm tốt công tác Văn thưLưu trữ sẽ góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả công việc giúp cho côngviệc được giải quyết nhanh chóng, chính xác
Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất
cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoahọc tài liệu phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cánhân Tổ chức, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những công tácquan trọng và là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ Chúng ta có thể khẳngđịnh rằng tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ
Tổ quốc, bí mật an ninh quốc gia, đồng thời tài liệu lưu trữ cũng góp phần cho
sự phát triển, hoạt động quản lý và giải quyết công việc hàng ngày của Doanhnghiệp
Nhận thức được tầm quan trọng của Công tác Lưu trữ trong xã hội, khôngchỉ đối với lĩnh vực văn hóa, chính trị, giáo dục… mà nó còn có ý nghĩa đặc biệtquan trọng trong lĩnh vực kinh tế, tài chính ngân hàng của các cơ quan Nhà nước
và cả Doanh nghiệp Chính vì vậy, để củng cố những kiến thức đã được họcđồng thời nâng cao năng lực rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, xây dựng phongcách làm việc cho sinh viên trước khi ra trường là một phần quan trọng khôngthể thiếu Nhằm đảm bảo đúng quy trình học tập giữa lý thuyết và thực hànhKhoa Văn thư Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viênnăm thứ 3, Lớp Cao đẳng Lưu trữ học 12A đi thực tập ngành nghề Với mụcđích giúp cho sinh viên củng cố những kiến thức đã được học trong nhà trường,
có cái nhìn tổng quan về quy trình hoạt động nghiệp vụ lưu trữ của một cơ quan
để sinh viên chúng em hiểu rõ hơn ngành nghề của mình đang theo học và làmquen dần với môi trường làm việc sau này
Thực hiện kế hoạch đào tạo của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, được sựđồng ý của Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam- Techcombank ( TCB), Địa
Trang 5chỉ tại số 191 Bà Triệu, Hà Nội em đã được tiếp nhận về thực tập tại cơ quan từngày 02/03/2015 đến ngày 24/04/2015 Trong suốt thời gian thực tập, em đãnhận được rất nhiều sự giúp đỡ, hướng dẫn chỉ bảo tận tình từ các cô chú, anhchị tại Ngân hàng đặc biệt là anh chị trong Trung tâm Hành chính và Trung tâmQuản lý tài sản cho em những kiến thức quý về nghiệp vụ mình đang theo họcnhư: lập hồ sơ và quản lý hồ sơ, thu thập bổ sung tài liệu, xác đinh giá trị tàiliệu, chỉnh lý tài liệu…, hiểu thêm về lưu trữ tài liệu trong doanh nghiệp.
Bài báo cáo thực tập của em gồm 3 chương:
Chương I: Một vài nét về Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam
Chương II: Thực trạng công tác lưu trữ của Ngân hàng
Chương III: Báo cáo kết quả thực tập tại Ngân hàng Techcombank và đềxuất, khuyến nghị
Thời gian thực tập tại Trung tâm Hành chính, Ngân hàng Techcombank là
cơ sở và là nguồn tài liệu chính xác để em hoàn thành bài báo cáo của mình Bàibáo cáo của em do còn hạn chế về kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ và thời gian nênkhông tránh khỏi thiếu sót, em rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quýthầy cô và quý cơ quan để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn
Qua đây, em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới Ban giám hiệu TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội, quý thầy cô trong Khoa Văn thư Lưu trữ đã truyền đạtcho chúng em những kiến thức bổ ích và kỹ năng nghê nghiệp, đạo đức để saunày trở thành một cán bộ lưu trữ có trách nhiệm trong công việc Xin chân thànhcảm ơn quý cơ quan, Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam (TCB) và các anhchị trong Trung tâm Hành chính, Trung tâm Quản lý tài sản đã giúp đỡ em rấtnhiều trong thời gian thực tập cũng như hoàn thành báo cáo này
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội , ngày 24/04/2015
SINH VIÊN Trần Thị Trang
Trang 6B PHẦN NỘI DUNG
Chương I MỘT VÀI NÉT VỀ NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG VIỆT NAM-
TECHCOMBANK 1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam- Techcombank
1.1.1 Giới thiệu chung về lịch sử hình thành và phát triển của Ngân hàng
Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam Techcombank được thành lậpvào ngày 27 tháng 09 năm 1993, là một trong những Ngân hàng TMCP đầu tiên
ở Việt Nam được thành lập trong bối cảnh đất nước đang chuyển mình sang nềnkinh tế thị trường với số vốn điều lệ là 20 tỷ đồng và trụ sở chính tại số 24 LýThường Kiệt, Hoàn Kiếm, Hà Nội
Ngân hàng Techcombank đã được Ngân hàng nhà nước Việt Nam cấpgiấy phép hoạt động số 0040/NH-GP có hiệu lực từ ngày 06 tháng 8 năm 1993trong thời hạn 20 năm Được sự chấp thuận của Ngân hàng nhà nước thời hạnhoạt động của Ngân hàng đã được gia hạn lên 99 năm theo Quyết định số330/QĐ-NH5 ngày 8 tháng 10 năm 1997 Ngân hàng có tên giao dịch làTechcombank Tên giao dịch quốc tế là Vietnam Technological and CommercialJoint Stock Bank, tên đầy đủ là Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ thươngViệt Nam Năm 2006, Ngân hàng nhận giải thưởng về thanh toán quốc tế từ TheBank Of New Yorks, Citibank, Wachovia Năm 2007, tổng tài sản đạt gần 2,5 tỷUSD Năm 2008 nhận danh hiệu “ dịch vụ được hài lòng nhất năm 2008” Năm
2010, nhận giải thưởng Sao Vàng Đất Việt Năm 2011, là Ngân hàng nội địa tốtnhất Việt Nam… Năm 2013 là năm ngân hàng nhận được nhiều giải thưởngquốc tế với 13 giải, trong đó nổi bật nhất là Ngân hàng quản lý tiền tệ và tài trợthương mại tốt nhất Việt Nam và nhà tuyển dụng tốt nhất Châu Á Ngày naycùng với sự hỗ trợ của cổ đông chiến lược HSBC, ngân hàng đang có một nềntảng tài chính ổn định và vững mạnh với tổng tài sản đạt trên 158.897 tỷ đồng(tính đến hết năm 2013)
Trang 7Techcombank cũng sở hữu một mạng lưới dịch vụ đa dạng và rộng khắpvới 315 chi nhánh và 1229 máy ATM trên toàn quốc cùng với hệ thống côngnghệ ngân hàng tiên tiến bậc nhất Ngoài ra, Techcombank còn được dẫn dắt bởimột đội ngũ quản lý tài năng có bề dày kinh nghiệm tài chính chuyên nghiệp cấp
đa quốc gia và một lực lượng nhân sự lên tới trên 7000 nhân viên được đào tạochuyên nghiệp sẵn sàng hiện thực hóa mục tiêu của Ngân hàng- trở thành Ngânhàng tốt nhất và Doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam
Thông qua 3 lĩnh vực kinh doanh chiến lược: Dịch vụ tài chính cá nhân,Dịch vụ ngân hàng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, Ngân hàng bán buôn và Ngânhàng giao dịch, Ngân hàng cung cấp những sản phẩm và dịch vụ tài chính đápứng nhu cầu đa dạng của nhiều phân khúc khách hàng khác nhau Đó có lẽ cũngchính là lý do hơn 3,3 triệu khách hàng cá nhân và 45,368 khách hàng doanhnghiệp đã chọn Techcombank là người bạn đồng hành về tài chính
Bên cạnh hoạt động tài chính, Ngân hàng còn tham gia nhiều hoạt động vìcộng đồng và sự phát triển bền vững Năm 2014, Techcombank dành tặng 1,8 tỷđồng cho chương trình Khăn đỏ đến trường và Techcombank hỗ trợ các em nhỏmắc bệnh ung thư nhân dịp trung thu, Techcombank cùng báo Nhân dân đồngsáng lập Quỹ Hạt giống Việt hỗ trợ tài năng trẻ
Ngân hàng TCB là thành viên của: Hiệp hội Ngân hàng Việt Nam, Hiệphội Ngân hàng Châu Á, Tổ chức thanh toán toàn cầu Swift, Tổ chức thẻ quốcthế Visa, Tổ chức thẻ quốc tế Master Card Những thành tựu nêu trên của Ngânhàng đã góp phần không nhỏ vào sự phát triển của nền kinh tế đất nước
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Techcombank
Theo Điều lệ tổ chức và hoạt động của Ngân hàng cùng với Nghị quyết số2206/NQ-UBTTHĐQT của Ủy ban thường trực Hội đồng quản trị ngày16/12/2013 và Quyết định số 1342/QĐ-HĐQT của Hội đồng quản trị ngày18/08/2012 đã quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chứccủa Ngân hàng như sau:
Trang 81.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ngân hàng.
- Huy động vốn, nhận tiền gửi kỳ hạn và không kỳ hạn bằng VNĐ, pháthành chứng chỉ tiền gửi, trái phiếu, kỳ phiếu, tiếp nhận vốn đầu tư, ủy thác dongân hàng phân bổ
- Tiếp nhận vốn ủy thác đầu tư và phát triển các tổ chức trong nước
- Cho vay bằng VNĐ và ngoại tệ đối với tổ chức kinh tế theo thời hạn(ngắn hạn, trung hạn, dài hạn)
- Vay vốn của Ngân hàng nhà nước và các tổ chức tín dụng khác
- Bảo lãnh và tái bảo lãnh của các tổ chức doanh nghiệp
- Thực hiện thanh toán quốc tế và các dịch vụ khác liên quan đến thanhtoán quốc tế
- Kinh doanh ngoại tệ
- Mở L/C cung cấp các sản phẩm xuất, nhập khẩu
- Nhờ thu, bao, thanh toán tiền tệ
- Thực hiện cung ứng tiền tệ, các nghiệp vụ phát sinh
- Mua bán, trao đổi tiền tệ, vàng bạc, đá quý, VNĐ, triết khấu giấy tờ cógiá
- Tổ chức hoạt động, lập kế hoạch, kinh doanh và thực hiện báo cáo, kiểmtra, kiểm soát theo quy định của ngân hàng
1.1.2.2 Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng.
Là một Ngân hàng TMCP nên ngân hàng thuộc loại hình doanh nghiệp làCông ty cổ phần, do vậy mà cơ cấu tổ chức của ngân hàng mang những đặcđiểm riêng
Ban lãnh đạo của Ngân hàng bao gồm Hội đồng Quản trị, Ban kiểm soát
và Tổng Giám đốc, Giám đốc Trong Hội đồng quản trị có 09 thành viên với 01Chủ tịch Hội đồng quản tri, 04 Phó chủ tịch và 04 Thành viên Ban Giám đốcgồm 10 thành viên với 01 Tổng Giám đốc và 09 Phó Tổng giám đốc Ban Kiểmsoát có 04 thành viên với 01 Trưởng ban và 3 Thành viên cùng với 12 khối thựchiện các chức năng, nhiệm vụ của Ngân hàng Ngoài Ban lãnh đạo còn cóTrưởng, phó các phòng ban Theo thống kê thì đến thời điểm này Techcombank
Trang 9có khoảng gần 8.000 nhân viên.
1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Khối Dịch vụ Nội bộ Ngân hàng Techcombank.
Nằm trong nhóm các ngân hàng hàng đầu Việt Nam nên Techcombank cóquy mô của một doanh nghiệp lớn, do đó mà hoạt động Văn thư lưu trữ là một
bộ phận không thể thiếu cấu thành nên hoạt động của ngân hàng Tuy nhiên, doquy mô lớn nên nó chỉ là một bộ phận thuộc Trung tâm Hành chính thuộc KhốiDịch vụ Nội bộ của ngân hàng Khối Dịch vụ Nội bộ bao gồm những trung tâm:
- Trung tâm Hành chính ( thực hiện hoạt động Văn thư- Lưu trữ)
- Trung tâm Mua sắm tập trung
- Trung tâm Quản lý tài sản
1.2.1 Chức năng của Khối Dịch vụ Nội bộ
Cung cấp và đảm bảo chất lượng các dịch vụ tập trung cho toàn ngânhàng như mua sắm, hành chính văn phòng (hoạt động Văn thư- Lưu trữ)
1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Khối Dịch vụ Nội bộ.
- Xây dựng và thực hiện các cam kết chất lượng dịch vụ ( SLAs), đảmbảo cung cấp đầy đủ dịch vụ nội bộ cho tất cả các đơn vị trong ngân hàng
- Liên tục cải tiến nhằm mang lại lợi ích tối đa cho Ngân hàng thông quacác sáng kiến giảm chi phí, nâng cao năng suất đồng thời duy trì chất lượng dịchvụ
- Quản lý hành chính (hoạt động Văn thư- Lưu trữ) đối với toàn bộ các bộphận thuộc Hội sở không có cán bộ quản lý đầu mối trực tiếp tại miền Nam
- Các chức năng, nhiệm vụ khác theo phân công, chỉ đạo của Ban điềuhành
Trang 101.2.3 Cơ cấu tổ chức của Khối Dịch vụ Nội Bộ.
Sơ đồ cơ cấu, tổ chức của Khối Dịch vụ Nội bộ:
TRUNG TÂM MUA
SẮM TẬP TRUNG
TRUNG TÂM HÀNH CHÍNH
TRUNG TÂM QUẢN
ủy quyền nội bộ)
Bộ phận tiếp nhận và xử lý văn bản đến
Bộ phận tiếp nhận thư, bưu phẩm, chuyển phát nhanh
Bộ phận ban hành văn bản trên Internalall (bộ phận Văn thư Lưu trữ)
KHỐI DỊCH VỤ NỘI BỘ
Trang 11Chương II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI NGÂN HÀNG TMCP KỸ
THƯƠNG VIỆT NAM TECHCOMBANK 2.1 Họa động quản lý về công tác lưu trữ tại Ngân hàng Techcombank.
2.1.1 Công tác chỉ đạo về công tác lưu trữ tại Ngân hàng Techcombank.
Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt nam Techcombank có mạng lưới dịch
vụ đa dạng và rộng khắp toàn quốc với hệ thống công nghệ ngân hàng tiên tiếnbậc nhất trong nước và Châu Á
Công tác lưu trữ của Ngân hàng Techcombank được thực hiện theo sự chỉđạo, hướng dẫn của Cục văn thư và Lưu trữ Nhà nước và Ngân hàng Nhà nướcViệt Nam Theo Luật Lưu trữ 2011, Nghị định số 13/2013/NĐ-CP ngày03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưutrữ Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01/04/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổsung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về quản lý
và sử dụng con dấu Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chínhphủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày08/04/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư Quyết định số 1913/2005/QĐ-NHNN quy định về ban hành chế độ Văn thư Lưu trữ kế toán trong Ngân hàng.Thông tư số 21/2012/TT-BCA ngày 13/4/2012 của Bộ Công an quy định về condấu của các cơ quan tổ chức, chức danh nhà nước Ngoài ra, Ngân hàng còn căn
cứ vào một loạt các văn bản do chính ngân hàng ban hành đó là: Quy định số0028/2012/QĐ1 quy định về hệ thống các văn bản nội bộ của Techcombank;Quyết định số 0042/2012/QĐ1 quy định về quản lý hồ sơ của Techcombank;Quyết định số 0043/2014/QĐ1 quy định về truyền thông nội bộ; Quyết định số0174/2013/HD quy định về việc hướng dẫn công tác Văn thư Lưu trữ, quản lý
và sử dụng con dấu Thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu hành chính theo Côngvăn số 283/VTLT-NVTW
Trang 122.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ tại Ngân hàng
Nhận thấy tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ trong việc phục vụ hoạtđộng quản lý, hoạt động thực tiễn của Ngân hàng nên công tác lưu trữ đã đượclãnh đạo công ty quan tâm, chú trọng Mỗi năm, vào quý đầu tiên của năm, ngânhàng lại tổ chức hội nghị hay mở lớp tập huấn nghiệp vụ văn thư lưu trữ cho cán
bộ làm công tác văn thư lưu trữ trong ngân hàng Theo Quyết định số 258/2015/QĐ-TGĐ ngày 06/04/2015 của Tổng giám đốc về việc cử cán bộ đi đào tạo,tham gia khóa học “Quản lý văn bản trên phần mềm E-Office”, và Quyết định số260/2015/QĐ-TGĐ ngày 06/04/2015 về việc Cử cán bộ đi tham gia giảng dạy.Thống nhất, tổng kết đánh giá công tác văn thư lưu trữ của toàn năm trước vàtriển khai kế hoạch, nhiệm vụ cho năm tiếp theo Dựa theo kết quả đánh giá đó,những ưu nhược điểm về công tác Văn thư lưu trữ trong toàn ngân hàng đượcđưa ra phân tích, phát huy những mặt mạnh và khắc phục những mặt còn hạnchế
Công tác lưu trữ là một mắt xích không thể thiếu được trong hoạt độngquản lý của cơ quan Nhà nước và các Doanh nghiệp hiện nay Công tác lưu trữtrong Ngân hàng được đặt dưới sự chỉ đạo của Trung tâm Hành chính, mà trựctiếp là Giám đốc khối Hành chính nói chung và Trưởng phòng Hành chính chỉđạo công tác Văn thư- Lưu trữ ở cơ quan nói riêng
Mặc dù là một tổ chức tín dụng hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực tàichính, song nhận thấy tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ, nên lãnh đạo Ngânhàng Techcombank cũng đặc biệt chú trọng tới công tác này Do điều kiện cònhạn chế nên hiện nay Ngân hàng vẫn chưa có cán bộ chuyên trách làm công táclưu trữ mà mới chỉ có cán bộ kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ
2.2 Hoạt động nghiệp vụ về công tác lưu trữ tại Ngân hàng Techcombank.
Nói đến công tác Lưu trữ là nói đến việc thực hiện các khâu nghiệp vụnhư thu thập, bổ sung tài liệu, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu… và mụctiêu cuối cùng của hoạt động nghiệp vụ lưu trữ là tổ chức,khai thác và sử dụngtài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và nhu cầu
Trang 13của cá nhân trong cơ quan Nhà nước nói chung và khối các Doanh nghiệp, Ngânhàng nói riêng Ở các Doanh nghiệp loại hình lưu trữ phổ biến là lưu trữ hiệnhành Tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động thực tiễn của cơ quan vàđược sử dụng để giải quyết công việc hàng ngày của Ngân hàng Quy định vềcông tác lưu trữ tại Ngân hàng chủ yếu dựa vào các văn bản chỉ đạo của cấp trênnhư: Luật Lưu trữ 2011, Quyết định số 1913/2005/QĐ-NHNN về việc ban hànhchế độ lưu trữ tài liệu kế toán trong Ngân hàng ngày 30/12/2005; Thông tư số43/2011/TT-NHNN ngày 20/12/2011 về việc quy định thời hạn bảo quản hồ sơ,tài liệu lưu trữ Ngân hàng Quyết định 218/2000/QĐ-BTC ngày 19/12/2000 của
Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ Lưu trữ tài liệu khoa học kỹ thuật
2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ tại Ngân hàng Techcombank.
2.2.1.1 Tình hình thu thập tài liệu tại Ngân hàng
Tất cả văn bản đi, đến và văn bản nội bộ, văn bản chất lượng cuả Ngânhàng đều được tạm lưu ở Bộ phận Văn thư lưu trữ thuộc Trung tâm Hành chính,Khối Dịch vụ Nội bộ Cán bộ Văn thư lưu trữ có trách nhiệm kiểm tra, đôn đốcviệc lập hồ sơ tại các đơn vị, cá nhân để cuối mỗi năm tiến hành thu thập, bổsung, xác định các hồ sơ đã kết thúc, hướng dẫn hoàn chỉnh hồ sơ để nộp vàokho lưu trữ của Ngân hàng
Công tác giao nhận tài liệu vào lưu trữ Ngân hàng đã được thực hiện theoquy định của Nhà nước và quy định của Ngân hàng Theo quy định của Nhànước thì cuối mỗi năm cán bộ làm công tác công văn giấy tờ, cán bộ làm côngtác chuyên môn nhưng có liên quan đến những tài liệu phục vụ cho hoạt độngthực tiễn hàng ngày của cơ quan thì phải kiểm tra, hoàn thiện hồ sơ công việccủa mình và giao nộp cho bộ phận quản lý lưu trữ Theo quy định của Ngânhàng thì hiện nay, ngân hàng đang áp dụng việc thu tập, bổ sung tài liệu theo haivăn bản là Quyết định số 1913/2005/QĐ-NHNN về việc ban hành chế độ lưu trữtài liệu kế toán và Thông tư số 04/2006/TT-BNV hướng dẫn xác định cơ quan tổchức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử các cấp
Với những hồ sơ đến thời hạn nộp vào bộ phận Lưu trữ của Ngân hàng
Trang 14nhưng cán bộ, nhân viên cần giữ lại để tham khảo và giải quyết công việc hàngngày thì vẫn phải làm thủ tục giao nộp vào bộ phận lưu trữ của cơ quan và sau
đó làm thu tục cho mượn lại Hồ sơ tài liệu
Bộ phận Văn thư Lưu trữ có trách nhiệm lưu giữ các văn bản đi và cácgiấy tờ tài liệu có liên quan đến hoạt động của Ngân hàng Văn bản lưu tại Vănthư là bản gốc, văn bản gửi đi là các bản chính trong tất cả các trường hợp Cuốimỗi tháng, phải sắp xếp, kiểm tra lại tài liệu đang quản lý, nếu phát hiện thiếucác văn bản tài liệu, thì cán bộ VTLT đến các phòng, ban thu thập bổ sung tàiliệu để lập hồ sơ hoàn chỉnh, hồ sơ khi được thu thập đầy đủ được nộp vào lưutrữ hiện hành của công ty
Đối với những tài liệu của các Phòng giao dịch thì lưu giữ tài liệu ngay tạiđơn vị, đến hết năm những tài liệu còn giá trị sẽ phải giao nộp cho Ngân hàng.Đối với những tài liệu đến thời hạn nộp vào Lưu trữ lịch sử thì cán bộ làm côngtác Văn thư lưu trữ tiến hành làm thủ tục giao nộp tài liệu, phương pháp giaonộp được tiến hành theo Thông tư số 17/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của BộNội vụ hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữLịch sử các cấp
- Các nguồn nộp lưu và thành phần tài liệu cần thu thập bổ sung:
+ Tài liệu Hội đồng quản trị
+ Tài liệu của Tổng giám đốc
+ Tài liệu của các phòng ban, đơn vị trực thuộc Ngân hàng Techcombank.+ Tài liệu của các cơ quan khác gửi đến
+ Các tài liệu khác…
2.2.1.2 Số lượng thành phần tài liệu có trong kho lưu trữ Ngân hàng.
Hiện nay, số lượng tài liệu lưu trữ có trong Kho lưu trữ Ngân hàng có 06giá compac với 80m tài liệu, tương ứng với mỗi mét giá có 11 file tài liệu, tổng
số tài liệu trong kho khoảng gần 900 file, chủ yếu đã được lập hồ sơ tương đốihoàn chỉnh
Thành phần tài liệu có ở trong kho lưu trữ là những tài liệu sản sinh trongquá trình hoạt động của Hội đồng quản trị, Ban điều hành, Ban kiểm soát, tài
Trang 15liệu của Tổng giám đốc và 12 khối thuộc ngân hàng, tài liệu của cơ quan khácgửi đến Ngoài ra, còn có tài liệu của Ngân hàng Nhà nước, các phòng giao dịch.
Khối tài liệu chủ yếu của ngân hàng là tài liệu hành chính, tài liệu kế toán,tài liệu họp hội đồng cổ đông, tài liệu về nhân sự, công văn nội bộ, văn bản chấtlượng, tài liệu điện tử…
2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu trong Ngân hàng Techcombank.
Xác định giá trị tài liệu là một nghiệp vụ hết sức quan trọng Với đặc thùhoạt động trong lĩnh vực tài chính, Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam sảnsinh ra nhiều tài liệu có giá trị, đây là công việc tương đối phức tạp đòi hỏi cán
bộ làm lưu trữ phải nắm vững chuyên môn nghiệp vụ và phải thận trọng, tỉ mỉ
để lựa chọn ra những tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản đồng thời loại ra nhữngtài liệu không có giá trị, tài liệu trùng thừa đưa vào danh mục tài liệu hết giá trị
để tiêu hủy theo quy định
Về công tác Văn thư Lưu trữ, hiện nay ngân hàng vẫn chưa có cán bộđảm nhiệm làm công tác Lưu trữ, hơn nữa lại là loại hình Ngân hàng với nhiềutài liệu chuyên môn đặc trưng, phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của ngânhàng Hầu hết những tài liệu này lại chủ yếu là tài liệu giao dịch cần được sửdụng trong suốt quá trình làm việc của cán bộ, nhân viên ở đây nên lượng tàiliệu nộp vào lưu trữ hiện hành không nhiều dẫn đến việc xác định giá trị tài liệucũng gặp nhiều khó khăn
Xây dựng thời hạn bảo quản:
Việc xây dựng thời hạn bảo quản nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việcxác định giá trị tài liệu được rõ ràng, nhanh chóng, chính xác, hiện nay Ngânhàng Techcombank vẫn chưa xây dựng được bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưutrữ mà đang áp dụng theo Thông tư số 43/2011/TT-NHNN ngày 20/12/2011 củaNgân hàng Nhà nước về việc quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữngân hàng Căn cứ vào bảng thời hạn bảo quản này mà Cán bộ làm công tác xácđịnh giá trị tài liệu xác định được giá trị và thời hạn cho mỗi loại tài liệu đểthành lập Danh mục hồ sơ đưa vào lưu trữ
Thống kê tài liệu hết giá trị
Trang 16Toàn bộ tài liệu hết giá trị, tài liệu trùng thừa được loại ra trong quá trìnhchỉnh lý, được phân loại sơ bộ, đánh số thứ tự và thống kê theo danh mục tàiliệu hết giá trị Đối với việc thẩm tra tài liệu tại Ngân hàng sẽ do Trung tâmHành chính kiểm tra và xác định giá trị của tài liệu.
Thẩm quyền quyết định hủy tài liệu hết giá trị: Lãnh đạo ngân hàng làngười ra quyết định hủy tài liệu hết giá trị sau khi có ý kiến thẩm tra bằng vănbản của Trung tâm Hành chính về mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại và danh mụctài liệu hết giá trị
Đối với những tài liệu trùng thừa, tài liệu hết giá trị, Ngân hàng đã lậpthành Danh mục hồ sơ tài liệu hết giá trị Sau khi chỉnh lý xong khối tài liệu,danh mục tài liệu hết giá trị sẽ được trình hội đồng xác định giá trị tài liệu đánhgiá lại giá trị của tài liệu và tiến hành làm thủ tục tiêu hủy theo Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước vềhướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị Hội đồng xác định giá trị tài liệu xem xétdanh mục tài liệu hết giá trị và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị do Lưu trữNgân hàng trình, yêu cầu phải đối chiếu tài liệu hủy với mục lục hồ sơ tài liệugiữ lại Hoàn thiện danh mục tài liệu hết giá trị và hồ sơ tiêu hủy tài liệu trìnhlãnh đạo Ngân hàng xem xét
Trong khi tổ chức tiêu hủy tài liệu phải thành lập biên bản có xác nhậncủa người trực tiếp tiêu hủy và của cá nhân, đơn vị có tài liệu Quá trình tiêu hủytài liệu được tiến hành một cách nghiêm ngặt, giúp cho Ngân hàng tránh đượctình trạng tiêu hủy nhầm lần tài liệu
Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị bao gồm:
- Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị
- Danh mục tài liệu hết giá trị và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị
- Biên bản họp hội đồng xác định giá trị tài liệu
- Văn bản của Trung tâm Hành chính về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị
- Quyết định của lãnh đạo Ngân hàng cho phép hủy tài liệu hết giá trị
- Biên bản về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị
- Hồ sơ hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại lưu trữ ngân hàng
Trang 172.2.3 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ trong Ngân hàng Techcombank.
Chỉnh lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loạikhoa học Trong đó tài liệu lưu trữ được hệ thống hóa theo một phương án thíchhợp và được cố định trật tự sắp xếp Đây là khâu nghiệp vụ quan trọng bởi kếtquả của việc chỉnh lý tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản vàkhai thác sử dụng tài liệu tại cơ quan
Công tác chỉnh lý tài liệu có liên quan mật thiết với các khâu nghiệp vụkhác trong công tác lưu trữ Trong thực tế, muốn tiến hành tốt các khâu nghiệp
vụ như thu thập, xác định giá trị tài liệu, thống kê và tổ chức sử dụng tài liệu lưutrữ thì phải làm tốt công tác chỉnh lý Chính vì vậy, mà nghiệp vụ chỉnh lý làmột khâu quan trọng không thể thiếu trong quá trình tiến hành lưu trữ tại cơquan nói chung và Ngân hàng nói riêng
Tài liệu trước khi đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ phải được chỉnh lýhoàn thiện Cán bộ làm công tác Văn thư kiêm lưu trữ tại Ngân hàng có tráchnhiệm hướng dẫn chỉnh lý tài liệu cho cán bộ, nhân viên trong Ngân hàng
Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đảm bảo được các yêu cầu:
- Phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;
- Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu;
- Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;
- Lập mục lục hồ sơ, tài liệu;
- Lập danh mục tài liệu hết giá trị và tiêu hủy theo quy định của nhà nước.Việc chỉnh lý tài liệu của Ngân hàng Techcombank được áp dụng theo:
Hiện nay, trong kho lưu trữ tại Ngân hàng Techcombank có khoảng 80mét giá tài liệu, tướng ứng với gần 900 file tài liệu đã được đóng cặp, hộp và
Trang 18chỉnh lý tương đối hoàn chỉnh Đây cũng là lần đầu tiên Ngân hàng tiến hành tổchức chỉnh lý tài liệu cho toàn phông tài liệu trong công ty với mục đích là chỉnh
lý hoàn thiện hồ sơ, tài liệu để thuận tiện cho việc quản lý và tra tìm, phục vụcho nhu cầu sử dụng tài liệu của cán bộ, nhân viên và giải quyết hoạt động thựctiễn hàng ngày trong Ngân hàng Thời gian khối tài liệu đưa ra chỉnh lý bắt đầu
- Chúng em đã chỉnh lý được tài liệu của Chủ tịch hội đồng quản trị từnăm 1993 đến 2013 với số lượng 11 file tài liệu
- Chỉnh lý được tài liệu của Tổng giám đốc từ năm 2000-2007 với sốlượng là 7 file
- Chỉnh lý các loại sổ sách từ năm 1993- 2013
- Nhập MLHS của khối tài liệu là các công văn nội bộ năm 2007, 2008,
2009 và 2010 với số lượng là 116 file tài liệu
- Nhập MLHS văn bản chất lượng năm 2008 và 2009 là 6 file
- Scan được khối tài liệu là công văn nội bộ năm 2007 là 25 file, năm
Nhìn chung cho đến thời điểm hiện tại, hầu hết khối tài liệu đưa ra chỉnh
lý trong kế hoạch chỉnh lý được thực hiện một cách nhanh chóng, hiệu quả, vàđảm bảo tính chính xác khi đưa tài liệu về hồ sơ, hơn 70% số lượng hồ sơ được
Trang 19chỉnh lý tương đối hoàn chỉnh và khoa học theo đúng quy định chung của CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước Về cơ bản, tài liệu được sắp xếp theo tên loại,thời gian và số ký hiệu văn bản trong từng năm, hệ thống hóa theo trật tự số vănbản từ lớn đến bé, để thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu Do thời gian thực tậpngắn nên sinh viên chúng em chưa thực hiện và đáp ứng được yêu cầu như kếhoạch chỉnh lý mà ngân hàng đã đề ra, nên trong thời gian tới, Ngân hàng sẽ đưakhối tài liệu còn lại ở trong kho ra chỉnh lý phục vụ cho công tác tra cứu, bảoquản được an toàn và khoa học hơn.
2.2.3.2 Nhận xét về tình hình thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu tài ngân hàng Techcombank.
Chỉnh lý tài liệu là một công việc khó, đòi hỏi phải có sự tổng hợp, kháiquát, đầu tư nhiều thời gian cũng như công sức của đội ngũ tham gia chỉnh lý.Tuy bộ phận văn thư lưu trữ của ngân hàng chưa có cán bộ lưu trữ chuyên tráchhướng dẫn chỉnh lý tài liệu xong nhận thấy tầm quan trọng, giá trị của tài liệulưu trữ trong hoạt động quản lý và điều hành của cơ quan, lãnh đạo ngân hàng
đã quan tâm và có những chỉ đạo kịp thời đối với khâu nghiệp vụ này Vì vậy, sốlượng hồ sơ đã được chỉnh lý sơ bộ sau khi công việc kết thúc trước khi đưa rachỉnh lý để đưa vào kho lưu trữ của Ngân hàng
Hiện nay, ngân hàng cũng đã xây dựng được bản lịch sử đơn vị hìnhthành phông và bản lịch sử phông từ đó lựa chọn được phương án phân loại tàiliệu Lịch sử đơn vị hình thành phông là bản tóm tắt quá trình hoạt động, chứcnăng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức qua các thời kỳ lịch sử của cơ quantạo ra phông tài liệu Lịch sử phông là bản tóm tắt tình hình và đặc điểm tài liệucủa phông lưu trữ Thông qua đó người chỉnh lý có thể nắm bắt được một cáchkhái quát về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng, thời gian tàiliệu, thành phần tài liệu, nội dung tài liệu, từ đó xây dựng phương án chỉnh lýcho phù hợp và là căn cứ để biên soạn bản hướng dẫn xác định giá trị, bảnghướng dẫn phân loại tài liệu…
Ngân hàng đã lựa chọn phương án phân loại “Thời gian- Mặt hoạt động”.Phương án này áp dụng đối với tài liệu của đơn vị hình thành phông có cơ cấu tổ