MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương I. MỘT VÀI NÉT VỀ NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG VIỆT NAM TECHCOMBANK 3 1.1 Sự ra đời, chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam Techcombank 3 1.1.1 Giới thiệu chung về lịch sử hình thành và phát triển của Ngân hàng 3 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Techcombank 4 1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Ngân hàng. 5 1.1.2.2 Cơ cấu tổ chức của Ngân hàng. 5 1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Khối Dịch vụ Nội bộ Ngân hàng Techcombank. 6 1.2.1 Chức năng của Khối Dịch vụ Nội bộ. 6 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Khối Dịch vụ Nội bộ. 6 1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Khối Dịch vụ Nội Bộ. 7 Chương II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG VIỆT NAM TECHCOMBANK 8 2.1 Họa động quản lý về công tác lưu trữ tại Ngân hàng Techcombank. 8 2.1.1 Công tác chỉ đạo về công tác lưu trữ tại Ngân hàng Techcombank. 8 2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ tại Ngân hàng . 9 2.2 Hoạt động nghiệp vụ về công tác lưu trữ tại Ngân hàng Techcombank. 9 2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ tại Ngân hàng Techcombank. 10 2.2.1.1 Tình hình thu thập tài liệu tại Ngân hàng 10 2.2.1.2 Số lượng thành phần tài liệu có trong kho lưu trữ Ngân hàng. 11 2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu trong Ngân hàng Techcombank. 12 2.2.3 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ trong Ngân hàng Techcombank. 14 2.2.3.1 Kết quả đạt được sau quá trình tham gia chỉnh lý tại Ngân hàng Techcombank 15 2.2.3.2 Nhận xét về tình hình thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu tài ngân hàng Techcombank. 16 2.2.4 Thống kê và xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ. 18 2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ trong Ngân hàng. 19 2.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại Ngân hàng Techcombank. 20 Chương III. BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI NGÂN HÀNG TECHCOMBANK VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 22 3.1 Nhận xét về công tác Lưu trữ tại Ngân hàng Techcombank 22 3.1.1 Ưu điểm. 22 3.1.2 Hạn chế (nhược điểm). 23 3.2 Một số đề xuất, kiến nghị. 24 3.2.1 Về phía Ngân hàng Techcombank 24 3.2.2 Về phía nhà trường. 25 3.3 Báo cáo tóm tắt công việc đã làm trong thời gian thực tập tại Ngân hàng. 25 KẾT LUẬN 28 PHỤ LỤC 30
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT A PHẦN MỞ ĐẦU B PHẦN NỘI DUNG Chương I MỘT VÀI NÉT VỀ NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG VIỆT NAMTECHCOMBANK 1.1Sự đời, chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt NamTechcombank .3 1.1.1Giới thiệu chung lịch sử hình thành phát triển Ngân hàng 1.1.2Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ngân hàng Techcombank .4 1.1.2.1Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Ngân hàng 1.1.2.2Cơ cấu tổ chức Ngân hàng 1.2Chức năng, nhiệm vụ Khối Dịch vụ Nội Ngân hàng Techcombank .5 1.2.1Chức Khối Dịch vụ Nội 1.2.2Nhiệm vụ, quyền hạn Khối Dịch vụ Nội .6 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Khối Dịch vụ Nội Bộ Chương II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TẠI NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG VIỆT NAM TECHCOMBANK 2.1 Họa động quản lý công tác lưu trữ Ngân hàng Techcombank .8 2.1.1 Công tác đạo công tác lưu trữ Ngân hàng Techcombank .8 2.1.2 Tình hình cán làm công tác lưu trữ Ngân hàng 2.2 Hoạt động nghiệp vụ công tác lưu trữ Ngân hàng Techcombank 2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ Ngân hàng Techcombank 10 2.2.1.1 Tình hình thu thập tài liệu Ngân hàng 10 2.2.1.2 Số lượng thành phần tài liệu có kho lưu trữ Ngân hàng 11 2.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu Ngân hàng Techcombank 12 2.2.3 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ Ngân hàng Techcombank 13 2.2.3.1 Kết đạt sau trình tham gia chỉnh lý Ngân hàng Techcombank 15 2.2.3.2 Nhận xét tình hình thực cơng tác chỉnh lý tài liệu tài ngân hàng Techcombank 16 Sinh viên: Trần Thị Trang Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 2.2.4 Thống kê xây dựng công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ 18 2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ Ngân hàng 19 2.2.6 Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ Ngân hàng Techcombank 20 Chương III .21 BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI NGÂN HÀNG TECHCOMBANK VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 21 3.1 Nhận xét công tác Lưu trữ Ngân hàng Techcombank 21 3.1.1 Ưu điểm .21 3.1.2 Hạn chế (nhược điểm) .22 3.2 Một số đề xuất, kiến nghị .23 3.2.1 Về phía Ngân hàng Techcombank 23 3.2.2 Về phía nhà trường 25 3.3 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập Ngân hàng 25 KẾT LUẬN 28 PHỤ LỤC 30 Sinh viên: Trần Thị Trang Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT S Chữ viết tắt Tên đầy đủ TMCP Thương mại cổ phần TCB VNĐ VTLT MLHS Techcombank Việt Nam đồng Văn thư Lưu trữ Mục lục hồ sơ TT Sinh viên: Trần Thị Trang Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A PHẦN MỞ ĐẦU Công tác Lưu trữ hoạt động quan trọng thiếu hình thành phát triển đơn vị, ghi lại q trình hoạt động quản lý điều hành Đảng, Nhà nước Doanh nghiệp Việc làm tốt cơng tác Văn thư Lưu trữ góp phần nâng cao suất hiệu công việc giúp cho cơng việc giải nhanh chóng, xác Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học nhu cầu cá nhân Tổ chức, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ công tác quan trọng mục tiêu cuối cơng tác lưu trữ Chúng ta khẳng định tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc, bí mật an ninh quốc gia, đồng thời tài liệu lưu trữ góp phần cho phát triển, hoạt động quản lý giải công việc hàng ngày Doanh nghiệp Nhận thức tầm quan trọng Công tác Lưu trữ xã hội, không lĩnh vực văn hóa, trị, giáo dục… mà cịn có ý nghĩa đặc biệt quan trọng lĩnh vực kinh tế, tài ngân hàng quan Nhà nước Doanh nghiệp Chính vậy, để củng cố kiến thức học đồng thời nâng cao lực rèn luyện kỹ nghề nghiệp, xây dựng phong cách làm việc cho sinh viên trước trường phần quan trọng thiếu Nhằm đảm bảo quy trình học tập lý thuyết thực hành Khoa Văn thư Lưu trữ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên năm thứ 3, Lớp Cao đẳng Lưu trữ học 12A thực tập ngành nghề Với mục đích giúp cho sinh viên củng cố kiến thức học nhà trường, có nhìn tổng quan quy trình hoạt động nghiệp vụ lưu trữ quan để sinh viên chúng em hiểu rõ ngành nghề theo học làm quen dần với môi trường làm việc sau Thực kế hoạch đào tạo Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đồng ý Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam- Techcombank ( TCB), Địa Sinh viên: Trần Thị Trang Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội số 191 Bà Triệu, Hà Nội em tiếp nhận thực tập quan từ ngày 02/03/2015 đến ngày 24/04/2015 Trong suốt thời gian thực tập, em nhận nhiều giúp đỡ, hướng dẫn bảo tận tình từ chú, anh chị Ngân hàng đặc biệt anh chị Trung tâm Hành Trung tâm Quản lý tài sản cho em kiến thức quý nghiệp vụ theo học như: lập hồ sơ quản lý hồ sơ, thu thập bổ sung tài liệu, xác đinh giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu…, hiểu thêm lưu trữ tài liệu doanh nghiệp Bài báo cáo thực tập em gồm chương: Chương I: Một vài nét Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam Chương II: Thực trạng công tác lưu trữ Ngân hàng Chương III: Báo cáo kết thực tập Ngân hàng Techcombank đề xuất, khuyến nghị Thời gian thực tập Trung tâm Hành chính, Ngân hàng Techcombank sở nguồn tài liệu xác để em hồn thành báo cáo Bài báo cáo em cịn hạn chế kiến thức, kỹ nghiệp vụ thời gian nên khơng tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận đóng góp ý kiến q thầy quý quan để báo cáo em hoàn thiện Qua đây, em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới Ban giám hiệu Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, quý thầy cô Khoa Văn thư Lưu trữ truyền đạt cho chúng em kiến thức bổ ích kỹ nghê nghiệp, đạo đức để sau trở thành cán lưu trữ có trách nhiệm cơng việc Xin chân thành cảm ơn quý quan, Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam (TCB) anh chị Trung tâm Hành chính, Trung tâm Quản lý tài sản giúp đỡ em nhiều thời gian thực tập hoàn thành báo cáo Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội , ngày 24/04/2015 SINH VIÊN Trần Thị Trang Sinh viên: Trần Thị Trang Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B PHẦN NỘI DUNG Chương I MỘT VÀI NÉT VỀ NGÂN HÀNG TMCP KỸ THƯƠNG VIỆT NAMTECHCOMBANK 1.1 Sự đời, chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam- Techcombank 1.1.1 Giới thiệu chung lịch sử hình thành phát triển Ngân hàng Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam Techcombank thành lập vào ngày 27 tháng 09 năm 1993, Ngân hàng TMCP Việt Nam thành lập bối cảnh đất nước chuyển sang kinh tế thị trường với số vốn điều lệ 20 tỷ đồng trụ sở số 24 Lý Thường Kiệt, Hồn Kiếm, Hà Nội Ngân hàng Techcombank Ngân hàng nhà nước Việt Nam cấp giấy phép hoạt động số 0040/NH-GP có hiệu lực từ ngày 06 tháng năm 1993 thời hạn 20 năm Được chấp thuận Ngân hàng nhà nước thời hạn hoạt động Ngân hàng gia hạn lên 99 năm theo Quyết định số 330/QĐ-NH5 ngày tháng 10 năm 1997 Ngân hàng có tên giao dịch Techcombank Tên giao dịch quốc tế Vietnam Technological and Commercial Joint Stock Bank, tên đầy đủ Ngân hàng Thương mại Cổ phần Kỹ thương Việt Nam Năm 2006, Ngân hàng nhận giải thưởng toán quốc tế từ The Bank Of New Yorks, Citibank, Wachovia Năm 2007, tổng tài sản đạt gần 2,5 tỷ USD Năm 2008 nhận danh hiệu “ dịch vụ hài lòng năm 2008” Năm 2010, nhận giải thưởng Sao Vàng Đất Việt Năm 2011, Ngân hàng nội địa tốt Việt Nam… Năm 2013 năm ngân hàng nhận nhiều giải thưởng quốc tế với 13 giải, bật Ngân hàng quản lý tiền tệ tài trợ thương mại tốt Việt Nam nhà tuyển dụng tốt Châu Á Ngày với hỗ trợ cổ đơng chiến lược HSBC, ngân hàng có tảng tài ổn định vững mạnh với tổng tài sản đạt 158.897 tỷ đồng (tính đến hết năm 2013) Techcombank sở hữu mạng lưới dịch vụ đa dạng rộng khắp Sinh viên: Trần Thị Trang Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội với 315 chi nhánh 1229 máy ATM tồn quốc với hệ thống cơng nghệ ngân hàng tiên tiến bậc Ngồi ra, Techcombank cịn dẫn dắt đội ngũ quản lý tài có bề dày kinh nghiệm tài chun nghiệp cấp đa quốc gia lực lượng nhân lên tới 7000 nhân viên đào tạo chuyên nghiệp sẵn sàng thực hóa mục tiêu Ngân hàng- trở thành Ngân hàng tốt Doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam Thông qua lĩnh vực kinh doanh chiến lược: Dịch vụ tài cá nhân, Dịch vụ ngân hàng cho doanh nghiệp vừa nhỏ, Ngân hàng bán buôn Ngân hàng giao dịch, Ngân hàng cung cấp sản phẩm dịch vụ tài đáp ứng nhu cầu đa dạng nhiều phân khúc khách hàng khác Đó có lẽ lý 3,3 triệu khách hàng cá nhân 45,368 khách hàng doanh nghiệp chọn Techcombank người bạn đồng hành tài Bên cạnh hoạt động tài chính, Ngân hàng cịn tham gia nhiều hoạt động cộng đồng phát triển bền vững Năm 2014, Techcombank dành tặng 1,8 tỷ đồng cho chương trình Khăn đỏ đến trường Techcombank hỗ trợ em nhỏ mắc bệnh ung thư trung thu, Techcombank báo Nhân dân đồng sáng lập Quỹ Hạt giống Việt hỗ trợ tài trẻ Ngân hàng TCB thành viên của: Hiệp hội Ngân hàng Việt Nam, Hiệp hội Ngân hàng Châu Á, Tổ chức tốn tồn cầu Swift, Tổ chức thẻ quốc Visa, Tổ chức thẻ quốc tế Master Card Những thành tựu nêu Ngân hàng góp phần khơng nhỏ vào phát triển kinh tế đất nước 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ngân hàng Techcombank Theo Điều lệ tổ chức hoạt động Ngân hàng với Nghị số 2206/NQ-UBTTHĐQT Ủy ban thường trực Hội đồng quản trị ngày 16/12/2013 Quyết định số 1342/QĐ-HĐQT Hội đồng quản trị ngày 18/08/2012 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ngân hàng sau: Sinh viên: Trần Thị Trang Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Ngân hàng - Huy động vốn, nhận tiền gửi kỳ hạn không kỳ hạn VNĐ, phát hành chứng tiền gửi, trái phiếu, kỳ phiếu, tiếp nhận vốn đầu tư, ủy thác ngân hàng phân bổ - Tiếp nhận vốn ủy thác đầu tư phát triển tổ chức nước - Cho vay VNĐ ngoại tệ tổ chức kinh tế theo thời hạn (ngắn hạn, trung hạn, dài hạn) - Vay vốn Ngân hàng nhà nước tổ chức tín dụng khác - Bảo lãnh tái bảo lãnh tổ chức doanh nghiệp - Thực toán quốc tế dịch vụ khác liên quan đến toán quốc tế - Kinh doanh ngoại tệ - Mở L/C cung cấp sản phẩm xuất, nhập - Nhờ thu, bao, toán tiền tệ - Thực cung ứng tiền tệ, nghiệp vụ phát sinh - Mua bán, trao đổi tiền tệ, vàng bạc, đá quý, VNĐ, triết khấu giấy tờ có giá - Tổ chức hoạt động, lập kế hoạch, kinh doanh thực báo cáo, kiểm tra, kiểm soát theo quy định ngân hàng 1.1.2.2 Cơ cấu tổ chức Ngân hàng Là Ngân hàng TMCP nên ngân hàng thuộc loại hình doanh nghiệp Công ty cổ phần, mà cấu tổ chức ngân hàng mang đặc điểm riêng Ban lãnh đạo Ngân hàng bao gồm Hội đồng Quản trị, Ban kiểm soát Tổng Giám đốc, Giám đốc Trong Hội đồng quản trị có 09 thành viên với 01 Chủ tịch Hội đồng quản tri, 04 Phó chủ tịch 04 Thành viên Ban Giám đốc gồm 10 thành viên với 01 Tổng Giám đốc 09 Phó Tổng giám đốc Ban Kiểm sốt có 04 thành viên với 01 Trưởng ban Thành viên với 12 khối thực chức năng, nhiệm vụ Ngân hàng Ngồi Ban lãnh đạo cịn có Trưởng, phó phịng ban Theo thống kê đến thời điểm Techcombank có khoảng gần 8.000 nhân viên 1.2 Chức năng, nhiệm vụ Khối Dịch vụ Nội Ngân hàng Techcombank Nằm nhóm ngân hàng hàng đầu Việt Nam nên Techcombank có Sinh viên: Trần Thị Trang Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quy mô doanh nghiệp lớn, mà hoạt động Văn thư lưu trữ phận thiếu cấu thành nên hoạt động ngân hàng Tuy nhiên, quy mô lớn nên phận thuộc Trung tâm Hành thuộc Khối Dịch vụ Nội ngân hàng Khối Dịch vụ Nội bao gồm trung tâm: - Trung tâm Hành ( thực hoạt động Văn thư- Lưu trữ) - Trung tâm Mua sắm tập trung - Trung tâm Quản lý tài sản 1.2.1 Chức Khối Dịch vụ Nội Cung cấp đảm bảo chất lượng dịch vụ tập trung cho tồn ngân hàng mua sắm, hành văn phòng (hoạt động Văn thư- Lưu trữ) 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn Khối Dịch vụ Nội - Xây dựng thực cam kết chất lượng dịch vụ ( SLAs), đảm bảo cung cấp đầy đủ dịch vụ nội cho tất đơn vị ngân hàng - Liên tục cải tiến nhằm mang lại lợi ích tối đa cho Ngân hàng thơng qua sáng kiến giảm chi phí, nâng cao suất đồng thời trì chất lượng dịch vụ - Quản lý hành (hoạt động Văn thư- Lưu trữ) tồn phận thuộc Hội sở khơng có cán quản lý đầu mối trực tiếp miền Nam - Các chức năng, nhiệm vụ khác theo phân công, đạo Ban điều hành Sinh viên: Trần Thị Trang Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.2.3 Cơ cấu tổ chức Khối Dịch vụ Nội Bộ Sơ đồ cấu, tổ chức Khối Dịch vụ Nội bộ: KHỐI DỊCH VỤ NỘI BỘ TRUNG TÂM MUA SẮM………… TẬP TRUNG TRUNG TÂM QUẢN LÝ TÀI SẢN TRUNG TÂM HÀNH CHÍNH ………… Bộ phận tiếp nhận xử lý văn đến Bộ phận cung cấp dấu pháp nhân Ngân hàng Bộ phận tiếp nhận thư, bưu phẩm, chuyển phát nhanh Bộ phận cung cấp số (cơng văn ngồi, ủy quyền nội bộ) Sinh viên: Trần Thị Trang Bộ phận ban hành văn Internalall (bộ phận Văn thư Lưu trữ) Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đồng ý Cán văn thư lưu trữ tiến hành làm thủ tục cho mượn tài liệu Đối với tài liệu mật việc quản lý khai thác sử dụng tài liệu chặt chẽ Chương III BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI NGÂN HÀNG TECHCOMBANK VÀ MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ 3.1 Nhận xét công tác Lưu trữ Ngân hàng Techcombank 3.1.1 Ưu điểm Ngân hàng Techcombank Ngân hàng TMCP với chức quan phát hành trái phiếu, chứng tiền gửi, tiếp nhận vốn ủy thác phát triển tổ chức nước…là nơi trực tiếp giải giao dịch cá nhân, tổ chức lĩnh vực tài ngân hàng, nên có khối lượng công việc tương đối nhiều, khối lượng văn đi, đến tương đối lớn Sinh viên: Trần Thị Trang 21 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cán làm công tác văn thư kiêm lưu trữ ngân hàng thường xuyên tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng để nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ Là doanh nghiệp với quy mô lớn, đầu tư sở vật chất tương đối tốt đồng thời nhận thấy tầm quan trọng tài liệu lưu trữ, lãnh đạo ngân hàng quan tâm, đạo đầu tư trang thiết bị công tác lưu trữ công ty ngày hồn thiện Bên cạnh khơng thể khơng nói đến cố gắng, nỗ lực cán làm cơng tác lưu trữ ln ln có trách nhiệm, nhiệt tình, tận tụy với cơng việc phân công Ngân hàng xây dựng phần mềm quản lý văn máy lưu giữ văn bản, phục vụ tra tìm cách thuận lợi, hiệu Trải qua hai tháng thực tập quan, làm việc môi trường chuyên nghiệp động, với giúp đỡ, hướng dẫn cô chú, anh chị sinh viên chúng em tiếp cận với công việc liên quan tới chuyên ngành lưu trữ học như: lập hồ sơ quản lý hồ sơ, chỉnh lý tài liệu, scan văn bản, nhập chứng từ, nhập danh mục hồ sơ tài liệu…thực kế hoạch thực tập mà nhà trường đề Qua trình tiếp xúc thực tế với công việc cho thấy công tác lưu trữ Ngân hàng có nhiều mặt tích cực lãnh đạo quan tâm, có đạo kịp thời quy định trách nhiệm cụ thể mà phận chức thực tốt nhiệm vụ mình, đưa cơng tác lưu trữ ngân hàng ngày phát triển ổn đinh Ngân hàng TMCP Kỹ thương Việt Nam xây dựng kho lưu trữ hành cho quan, vị trí kho bố trí hợp lý, thuận lợi, thoáng mát, tránh ánh sáng mặt trời bụi bẩn Các trang thiết bị máy điều hòa, máy hút bụi, bình chữa cháy, máy photo… trang bị đầy đủ thuận lợi cho trình làm việc 3.1.2 Hạn chế (nhược điểm) Bên cạnh mặt tích cực mà ngân hàng đạt cịn vài hạn chế mà cơng tác lưu trữ ngân hàng chưa khắc phục tồn như: Sinh viên: Trần Thị Trang 22 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Tài liệu chuyên mơn phịng ban, đơn vị giao dịch phạm vi quản lý chưa thu thập đầy đủ kho lưu trữ hành ngân hàng để quản lý thống tồn phơng lưu trữ quan theo quy định Tài liệu chun mơn cịn phân tán chưa phân loại xác định giá trị tài liệu, tồn dẫn đến tình trạng tài liệu bị thất lạc - Cán bộ, nhân viên làm công tác văn thư kiêm lưu trữ chủ yếu, chưa có cán lưu trữ chuyên trách - Tình trạng cán bộ, nhân viên chưa lập hồ sơ cơng việc cịn số đơn vị hàng năm chưa giao nộp vào lưu trữ hành, tài liệu nộp vào lưu trữ quan cịn thiếu sót, chưa có trách nhiệm với công tác lập hồ sơ - Tài liệu Ngân hàng Techcombank chủ yếu sản sinh q trình hoạt động giải cơng việc quan, tài liệu liên quan đến công việc cán bộ, nhân viên ngân hàng nghỉ hưu, thun chuyển cơng tác cá nhân khơng phải chịu trách nhiệm tài liệu mát đó, nguyên dân quan trọng gây tình trạng tài liệu bị tồn đọng, tích đống, gây tốn cơng tác chỉnh lý sau này.Việc áp dụng quy trình nghiệp vụ vào công tác lưu trữ chưa đạt hiệu cao Và loại hình doanh nghiệp, tổ chức tín dụng hoạt động, tài liệu sản sinh mang tính chun mơn, đặc thù cao Bản thân tài liệu có giá trị nhiều giao dịch nên phịng giao nộp hết tài liệu dẫn đến tình trạng phân tán tài liệu, chưa gọi tài liệu hồ sơ - Chưa có bảng thời hạn bảo quản tài liệu cụ thể quan ban hành mà chủ yếu dựa vào bảng thời hạn bảo quản chung Ngân hàng Nhà nước Văn cơng tác lưu trữ cịn Từ lý dẫn đến việc bảo quản bổ sung nguồn tài liêu vào phận lưu trữ cịn nhiều hạn chế, cơng tác quản lý chưa thống 3.2 Một số đề xuất, kiến nghị 3.2.1 Về phía Ngân hàng Techcombank Trong q trình thực tập Ngân hàng Techcombank em tìm hiểu hoạt động nghiệp vụ lưu trữ như: Thu thập tài liệu, xác định giá Sinh viên: Trần Thị Trang 23 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu… em xin đóng góp số ý kiến sau để công tác lưu trữ công ty hoạt động ngày hiệu quản hơn: - Lãnh đạo Ngân hàng cần thường xuyên mở lớp bồi dưỡng nghiệp vụ tiếp thu khoa học kỹ thuật, phần mềm quản lý văn máy cho cán văn phòng để hướng dẫn ứng dụng vào công tác lưu trữ quan để hệ thống hóa, số hóa tài liệu lưu trữ - Bố trí phịng kho lưu trữ đầy đủ trang thiết bị bảo quản, vật dụng để bảo vệ an toàn tài liệu dễ dàng tra cứu sử dụng - Cần mở rộng thêm diện tích kho lưu trữ để lưu trữ nhiều tài liệu - Dành khoản kinh phí phù hợp đầu tư cho cơng tác chỉnh lý, xếp tài liệu để phục vụ cho hoạt đông thực tiễn lâu dài quan - Ngân hàng cần có chế độ phụ cấp, sách cho cán làm cơng tác lưu trữ, có quan tâm cụ thể, động viên để cán thêm yêu nghề, - Cần đưa công tác lập hồ sơ nghiệp vụ bắt buộc mà cán bộ, nhân viên cơng ty phải làm Đưa việc trở thành tiêu chí để đánh giá thi đua khen thưởng quan, mặt khác nhằm củng cố khối tài liệu lưu trữ thống đầy đủ Sinh viên: Trần Thị Trang 24 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 3.2.2 Về phía nhà trường Được giúp đỡ thầy cô Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đặc biệt thầy cô Khoa Văn thư Lưu trữ em hoàn thành tốt đợt thực tập Sau thực tập quan em thấy lý thuyết thực tế có đơi chút khác biệt, nên kính mong trường khoa tạo điều kiện cho chúng em thực tế nhiều trình học để chúng em tích lũy thêm nhiều kinh nghiệm, gắn liền lý thuyết với thực tiễn Nhà trường tạo điều kiện thời gian thực tập để chúng em tìm hiểu sâu chun ngành hồn thành tốt cơng việc quan thực tập Trên số đề xuất riêng em, em tin với quan tâm cấp lãnh đạo cơng tác lưu trữ ngân hàng ngày hoàn thiện 3.3 Báo cáo tóm tắt cơng việc làm thời gian thực tập Ngân hàng Trải qua gần hai tháng thực tập em cán ngân hàng hướng dẫn làm công việc như: Nhật ký thực tập Từ ngày 3/3/2015 đến ngày 24/4/2015 - Ngày 3/3/2015 Tiếp xúc với tài liệu chỉnh lý, xếp văn hồ sơ theo thứ tự từ thấp đến cao, xếp hồ sơ lập danh mục hồ sơ theo khối AMC khối Quản trị rủi ro - Ngày 4/3/2015 Sắp xếp văn hồ sơ lập danh mục hồ sơ biên kiểm kê năm 2015 - Ngày 5/3/2015 Sắp xếp văn hồ sơ trung tâm quản lý tài sản kho vận - Ngày 6/3/2015 Sắp xếp văn tài liệu hồ sơ trung tâm quản lý tài sản - Ngày 9/3/2015 Sắp xếp văn tài liệu hồ sơ quản lý tài sản - Ngày 10/3/2015 Scan văn kiểm kê tài sản thừa chi nhánh, xếp văn hồ sơ - Ngày 11/3/2015 Sắp xếp văn Sinh viên: Trần Thị Trang 25 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Ngày 12/3/2015 Tìm văn file mền xcel để check in Scan văn - Ngày 13/3/2015 Check in văn file mền - Ngày 16/3/2015 Check in văn file mền, xếp văn - Ngày 17/3/2015 Nhập văn vào phần mền xcell nhập phiếu đề nghị - Ngày 18/3/2015 Check in văn nhập văn vào file xcel - Ngày 19/3/2015 Sắp xếp văn theo số viết bìa hồ sơ cho file năm 2014 phiếu đề nghị ID - Ngày 20/3/2015 Check in văn xếp - Ngày 23/3/2015 Nhập văn vào phần mền xcel - Ngày 24/3/2015 Sắp xếp văn - Ngày 25/3/2015 Đánh số cho file - Ngày 27/3/2015 Scan văn biên đối chiếu Techcombanh - Ngày 30/3/2015 Đánh số cho văn - Ngày 31/3/2015 Nhập văn vào xcel - Ngày 1/4/2015 Scan văn - Ngày 2/4/2015 Đánh số cho văn nhập văn - Ngày 2/4/2015 Đánh số cho văn - Ngày 3/4/2015 Scan văn - Ngày 6/4/2015.Nhập văn vào xcell, đánh số - Ngày 7/4/2015 Đánh số cho văn bản, nhập văn - Ngày 8/4/2015 Nhập văn bản, Scan văn năm 1991 - Ngày 9/4/2015 Đánh số nhập văn - Ngày 10/4/2015 Đánh số cho văn - Ngày 13/4/2015 Scan văn đánh số - Ngày 14/4/2015 Sắp xếp văn ủy quyền năm 2008 - Ngày 15/4/2015 Nhập văn vào xcel - Ngày 16/4/2015 Nhập văn vào xcel - Ngày 17/4/2015 Scan văn - Ngày 20/4/2015 Sắp xếp tài liệu kho theo thứ tự File Sinh viên: Trần Thị Trang 26 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Ngày 21/4/2015 Đánh gáy file tài liệu - Ngày 22/4/2015 Nhập văn vào Xcel - Ngày 23/4/2015 Sắp xếp tài liệu vào kho, Scan văn - Ngày 24/4/201 Bàn giao tài liệu trình thực tập cho cán hướng dẫn ( có kèm theo phục lục, danh mục tài liệu, mền xcell…) Sinh viên: Trần Thị Trang 27 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Trong thời gian hai tháng thực tập Trung tâm Hành thuộc Khối Dịch vụ Nội bộ, Ngân hàng Techcombank chúng em làm việc với cán văn phịng, có hội áp dụng kiến thức học, trang bị từ nhà trường vào thực tế, làm theo chun mơn nghiệp vụ mà theo học Có thể thấy cơng tác lưu trữ nhiệm vụ quan trọng đơn vị, quan tổ chức Nếu tổ chức tốt công tác lưu trữ phát huy tối đa việc đảm bảo thơng tin, thơng tin để quản lý điều hành hoạt động quan Căn vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn thông qua tài liệu lưu trữ để giúp quan giải tốt công việc cách nhanh chóng kịp thời, đảm bảo quy định của pháp luật, nâng cao hiệu hoạt động quản lý Qua đây, em thấy phần khó khăn, vất vả cán làm cơng tác lưu trữ, từ rút cho học kình nghiệm kỹ nghiệp vụ cho thân Thực tế cho chúng em trải nghiệm, nhìn tồn diện nghề nghiệp Đặc biệt, việc kết hợp lý thuyết thực tiễn cho em kinh nghiệm, khám phá thú vị, chúng có mối quan hệ mật thiết gắn bó với Được học làm giúp sinh viên chúng em tự tin để sau trường tiếp xúc với công việc thực tế khơng cịn ngỡ ngàng cảm thấy niềm vui, niềm yêu nghề Tuy nhiên, thời gian thực tập khơng dài với trình độ chun mơn em cịn hạn chế nên q trình làm báo cáo trình thực tập ngân hàng em tránh khỏi khuyết điểm thiếu sót Kính mong lãnh đạo ngân hàng cô chú, anh chị thầy cô trường giúp đỡ để em có hành trang vững vàng trước bước vào thực tế Em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành sâu sắc tới thầy Khoa Văn thư Lưu trữ nói riêng thầy cô Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung cho chúng em có hội thực tập quan để học hỏi kinh nghiệm Xin cảm ơn ban lãnh đạo Ngân hàng Techcombank chú, anh chị Trung tâm Hành chính, Trung tâm Quản lý tài sản giúp đỡ Sinh viên: Trần Thị Trang 28 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội em hoàn thành tốt đợt thực tập Đây học kinh nghiệm quý báu để em vững vàng trước rời ghế nhà trường bước cộng đồng xã hội Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 24 tháng năm 2015 SINH VIÊN Trần Thị Trang Sinh viên: Trần Thị Trang 29 Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC PHỤ LỤC SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC NGÂN HÀNG TECHCOMBANK HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG Ủy ban thường trực HĐQT Ủy ban kiểm soát rủi ro Ủy ban nhân lương thưởng EXCO BAN KIỂM SOÁT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Hội đồng tín dụng cao cấp Ban trợ lý HĐQT -KIỂM TOÁN NỘI BỘ BAN ĐIỀU HÀNH Kh Khách hàng doanh nghiệp K Ngân hàng bán buôn Ban Điều hành miền Nam Ban Điều hành Miền Trung Văn phòng đại diện Miền Nam Văn phòng đại diện Miền Trung K Bán hàng Kênh phân phối K Nguồn vốn Thị trường tài Sinh viên: Trần Thị Trang K Quản trị rủi ro PHỤ Giám đốc tài tập đồn LỤC Hội đồng tín dụng miền Bắc Hội đồng xử lý nợ rủi ro tín dụng TỔNG GIÁM ĐỐC Kh Dịch vụ ngân hàng tài cá nhân ALCO K Vận hành Công nghệ K Quản trị nguồn nhân lực Hội đồng đầu tư tài Hội đồng đầu tư công nghệ tin học Hội đồng sản phẩm K tiếp thị xây dựng thương hiệu K Tuân thủ QTRR Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 K Dịch vụ Nội Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỘT SỐ HÌNH ẢNH VỀ KHO LƯU TRỮ NGÂN HÀNG TECHCOMBANK Sinh viên: Trần Thị Trang Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Sinh viên: Trần Thị Trang Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC DANH MỤC HỒ SƠ TÀI LIỆU CÔNG VĂN NỘI BỘ NĂM 2008 Sinh viên: Trần Thị Trang Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Sinh viên: Trần Thị Trang Lớp: CĐ Lưu trữ học K6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC CÁC VĂN BẢN LIÊN QUAN TỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN Sinh viên: Trần Thị Trang Lớp: CĐ Lưu trữ học K6