SKKN một số giải pháp quản lí nhằm nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra nội bộ trường học

MỞ ĐẦU LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Với trách nhiệm cán quản lí, ý thức rõ vai trò quan trọng công tác kiểm tra nội trường học (KTNBTH) Kiểm tra xem chức nhà quản lý nhằm đảm bảo phù hợp trình hoạt động khách thể với mục tiêu mà nhà quản lý lựa chọn Trong nhà trường, xem xét hoạt động có phù hợp với kế hoạch, tiêu chuẩn, có phù hợp với yêu cầu sư phạm đặt hay không Do đó, kế hoạch tra hàng năm, trọng đến việc hướng dẫn phận thực tốt công tác kiểm tra nội như: hướng dẫn tổ xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện, kiểm tra việc thực phận trường Có thể nói là, công tác quản lý người hiệu trưởng, khâu có lơi lỏng kiểm tra xảy sai sót, tiêu cực Từ suy nghĩ trên, thân nhận thấy thật cần thiết nhìn nhận lại cách toàn diện mặt lý luận lẫn thực tiễn công tác KTNBTH, mặt để đúc kết kinh nghiệm thực thời gian qua; mặt khác soi rọi kiến thức lý thuyết học vào thực tiễn để thời gian tới thực tốt công việc Đây lý thúc để lựa chọn đề tài: Một số giải pháp quản lí nhằm nâng cao hiệu công tác kiểm tra nội trường học ĐỐI TƯỢNG VÀ MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU 2.1 Đối tượng nghiên cứu Đối tượng đề tài quan tâm đến công tác KTNBTH, cụ thể việc xây dựng kế hoạch, triển khai tổ chức thực kết thực công việc kiểm tra người hiệu trưởng, trước hết thân trình làm công tác quản lý nhiều năm qua Đó hoạt động kiểm tra tài chính, tài sản, kiểm tra chuyên môn, kiểm tra việc thực vận động năm học,…Sản phẩm trở thành đối tượng nghiên cứu đề tài, mà thường kế hoạch, hồ sơ sổ sách có liên quan,… kết quả, thành quả, kinh nghiệm mà công tác KTNB đem đến cho đơn vị 2.2 Mục đích nghiên cứu - Tìm hiêu số kiến thức lý luận công tác quản lý nói chung công tác KTNB nói riêng - Đúc kết kinh nghiệm công tác KTNBTH mà thân thực nhiều năm cương vị quản lý - Đánh giá lại kết công việc (những thành đạt chưa đạt được, kể sai sót, hạn chế) - Rút học kinh nghiệm, biện pháp, cách thức cụ thể giúp cho người hiệu trưởng thực tốt công tác KTNB đơn vị Ngoài ra, mục đích người viết đặt vấn đề mong muốn nhận nhận xét, góp ý, trao đổi thầy cô đồng nghiệp để đánh giá cách khách quan suy nghĩ việc làm thân PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU Ngoài thao tác quan sát, sưu tầm, lập luận theo hướng quy nạp, diễn dịch, đề tài chủ yếu sử dụng phương pháp sau: - Phương pháp phân tích, miêu tả - Phương pháp đối chiếu - Phương pháp mô hình hóa - Phương pháp thống kê, phân loại CHƯƠNG CÔNG TÁC KIỂM TRA NỘI BỘ TRƯỜNG HỌC NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN 1.1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KIỂM TRA NỘI BỘ TRƯỜNG HỌC 1.1.1 Khái niệm Kiểm tra, theo ý nghĩa ngôn từ nó, việc “xem xét tình hình thực tế để đánh giá, nhận xét” đối tượng [2,tr.504] Kiểm tra xem chức nhà quản lý Theo Henry Fayol: “Quản lý – nghĩa dự kiến, tổ chức, lãnh đạo, phối hợp kiểm tra” [7,tr.2] Như vậy, người quản lý cấp nào, cương vị phải thực công tác kiểm tra để biết rõ kế hoạch, mục tiêu đề thực tế đạt đến đâu; từ có can thiệp kịp thời Kiểm tra nội trường học, theo tác giả Trần Thị Tuyết Mai, “là hoạt động xem xét đánh giá hoạt động giáo dục, điều kiện dạy học, giáo dục phạm vi nội nhà trường nhằm mục đích phát triển nghiệp giáo dục nói chung, phát triển nhà trường, phát triển người giáo viên học sinh nói riêng”[6,tr.109] Nói cách chung nhất, KTNBTH công tác tự kiểm tra người hiệu trưởng đơn vị quản lý Đó việc hiệu trưởng giám sát, kiểm tra tất hoạt động cá nhân, phận việc thực nhiệm vụ trường học quy định Điều lệ trường trung học sở, trường trung học phổ thông trường phổ thông có nhiều cấp học Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành 1.1.2 Mục đích, ý nghĩa công tác kiểm tra Mục đích kiểm tra “xem xét để phát hiện, ngăn chặn trái với quy định” [2,tr.504] Về mặt này, xem kiểm tra hệ thống phản hồi với thông tin ngược giúp cho nhà quản lý tìm sai lệch thực điều chỉnh để đạt kết mong muốn, sơ đồ sau: Kết thực tế Kết sau kiểm tra Đo lường kết So sánh với chuẩn Thực điều chỉnh Kế hoạch điều chỉnh Xác định sai lệch Phân tích nguyên nhân Hình 1.1: Sơ đồ hệ thống thông tin phản hồi công tác kiểm tra Trong sơ đồ trên, ta thấy rõ mục đích ý nghĩa công tác kiểm tra Đối tượng kiểm tra kết thực tế Đối tượng đo lường sở đối chiếu với chuẩn quy định Nếu sai lệch, thành phẩm; có sai lệch, đối tượng phải thực điều chỉnh để kết cuối thành phẩm đạt chuẩn Chính qua kiểm tra phát sai sót, ngăn chặn quy trình (có sai sót), can thiệp điều chỉnh (chỉ nguyên nhân) để hạn chế tổn thất, đem đến lợi ích tối đa mà nhà quản lý mong muốn Sơ đồ giúp ta hình dung phần vị trí, vai trò công tác kiểm tra chu trình quản lý 1.1.3 Vị trí, vai trò công tác kiểm tra nội trường học Quyết định 478/QĐ ngày 11/3/1993 Bộ Giáo dục Đào tạo việc Ban hành Quy chế tổ chức hoạt động hệ thống tra giáo dục đào tạo cho ta thấy rõ vị trí, vai trò công tác KTNBTH, là: - Hiệu trưởng trường, thủ trưởng sở giáo dục, đào tạo ngành có trách nhiệm sử dụng máy quản lý cán đơn vị để kiểm tra việc thực sách, pháp luật, nhiệm vụ, kế hoạch cá nhân phận thuộc quyền, xem xét giải khiếu nại tố cáo vấn đề thuộc trách nhiệm quản lý - Phòng đào tạo (hoặc phòng giáo vụ) trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, dạy nghề giúp hiệu trưởng tổ chức kiểm tra việc thực quy chế chuyên môn giảng dạy, học tập Khi cần thiết lập hội đồng chuyên môn thích hợp để đánh giá việc giảng dạy - Hiệu trưởng trường phổ thông, trường sở giáo dục mầm non tổ chức kiểm tra định kỳ giáo viên trường 1.1.4 Nội dung công tác kiểm tra nội trường học Nội dung công tác KTNBTH xác định sở nội dung tra nhà trường quan quản lý giáo dục cấp Tại định 478 nói trên, là: “Kiểm tra việc thực sách, pháp luật, nhiệm vụ, kế hoạch cá nhân phận thuộc quyền, xem xét giải khiếu nại tố cáo vấn đề thuộc trách nhiệm quản lý mình” Thực tiễn giáo dục nhà trường phổ thông phong phú, đa dạng Từ đó, người hiệu trưởng có trách nhiệm kiểm tra toàn diện hoạt động điều kiện, phương tiện hoạt động đơn vị 1.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM TRA NỘI BỘ TRƯỜNG HỌC HIỆN NAY 1.2.1 Về mặt nhận thức Hầu hết đội ngũ cán quản lý, hiệu trưởng, chưa thấy rõ tầm quan trọng công tác KTNBTH, xem KTNB thao tác hỗ trợ cho việc nắm bắt hoạt động diễn nhà trường Từ đó, đương nhiên người hiệu trưởng nhận thức rõ vai trò, chức năng, nhiệm vụ công tác KTNBTH 1.2.2 Về mặt hoạt động Từ nhận thức thiếu sót trên, công tác KTNB trường thể nhiều bất cập hoạt động Cụ thể là: - Không xây dựng kế hoạch KTNB Việc kiểm tra, xem xét không thực thường xuyên mà theo số vụ việc cần - Bản thân người hiệu trưởng tiến hành xem xét, rà soát vụ việc không đặt vào vai trò người kiểm tra (với đầy đủ chức năng, nhiệm vụ) mà xem thực thi công việc hành thường ngày - Phương thức, cách thức, biện pháp tiến hành không theo quy định mà thường hoạt động đơn lẻ, thiếu toàn diện; nhiều hình thức mang tính đối phó - Hoạt động kiểm tra đòi hỏi phải có tính công bằng, minh bạch thực tế lại thường thực cách phiến diện chủ quan - Kết kiểm tra không bao quát, không kiểm soát hết hoạt động, đặc biệt với vụ việc phát sinh Hồ sơ kiểm tra không đầy đủ, không lưu trữ cẩn thận Các kết luận không công khai, kế hoạch điều chỉnh sai sót dẫn đến nhiều hoạt động nhà trường sai sót, nhiều nguồn lực, tài nguyên lãng phí, thất thoát CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP THỰC HIỆN CÔNG TÁC KIỂM TRA NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG THPT TÔN ĐỨC THẮNG 2.1 ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH NHÀ TRƯỜNG Trường THPT Tôn Đức Thắng thành lập vào năm 2005, trường nằm vùng sâu vùng xa huyện Tân Phú Tổng số cán bộ, giáo viên, nhân viên năm học 2012-2013 73 người biên chế thành tổ Đội ngũ quản lý gồm hiệu trưởng, phó hiệu trưởng Nhà trường có thuận lợi khó khăn sau: Thuận lợi: - Nhà trường quan tâm cấp lãnh đạo quyền địa phương - Đội ngũ giáo viên trẻ động nhiệt tình công việc Nề nếp ngày củng cố tốt Chất lượng học tập ngày cao - Nhà trường có đầy đủ hệ thống phòng làm việc, phòng học phòng chức năng, thiết bị thực hành góp phần nâng cao chất lượng dạy học - Nhà trường phối hợp hỗ trợ tích cực Hội Phụ huynh học sinh, tổ chức đoàn thể địa phương Mạnh Thường Quân Khó khăn: - Đội ngũ giáo viên trẻ, thâm niên nghề nên chất lượng, kết giảng dạy nhà trường khiêm tốn - Chất lượng tuyển sinh đầu vào thấp nên ảnh hưởng nhiều tới chất lượng giảng dạy - Đời sống kinh tế nhân dân xã khu vực học sinh cư trú nhiều khó khăn nên ảnh hưởng lớn đến điều kiện tinh thần học tập em học sinh, nguyên nhân khiến học sinh bỏ học - Một phận phụ huynh học sinh không thật quan tâm đến việc học tập em nên ảnh hưởng lớn đến chất lượng học tập học sinh 2.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP THỰC HIỆN CÔNG TÁC KIỂM TRA NỘI BỘ TRƯỜNG HỌC 2.2.1 Nâng cao nhận thức đắn vai trò, vị trí công tác kiểm tra nội trường học Trước hết, người hiệu trưởng cần quán triệt sâu sắc mục đích, ý nghĩa công tác KTNB đơn vị Công tác KTNB phải xem công việc tất yếu, nhiệm vụ thường xuyên người hiệu trưởng để nâng cao hiệu lực quản lý Từ đó, hiệu trưởng phải nhận thức đầy đủ, đắn vai trò, vị trí, chức năng, nhiệm vụ công tác KTNB “Tư tưởng không thông mang bình đông nặng”, câu nói dân gian khẳng định sức mạnh nhận thức trước bắt tay vào công việc Ý thức cần thiết phải thực công tác KTNB yếu tố mang tính tiên chưa đủ để đảm bảo cho hiệu công việc Bước là, người hiệu trưởng cần nắm vững quy định công tác KTNB Những quy định thường nêu rõ văn đạo ngành cấp Một việc quan trọng người hiệu trưởng cần tuyên truyền sâu rộng cho đội ngũ cán bộ, giáo viên, nhân viên - đặc biệt cho cộng phân công kiểm tra - hiểu rõ tầm quan trọng công việc Lợi ích việc tuyên truyền không người biết, mà để người giám sát, kiểm tra hoạt động Việc tuyên truyền để nâng cao nhận thức cá nhân, tổ chức nhà trường thực nhiều hình thức thông báo, niêm yết,…Nhưng đừng quên phải thể mục đích, yêu cầu kế hoạch hoạt động 2.2.2 Xây dựng kế hoạch hoạt động Kế hoạch KTNB phận hữu kế hoạch chung nhà trường Quy trình để xây dựng kế hoạch KTNB theo bước sau: 2.2.2.1 Xây dựng chuẩn Chuẩn thước đo để so sánh, đánh giá hoạt động diễn thực tế Chuẩn trường học ngành cấp quy định rõ văn nhà nước, văn ngành Nhiệm vụ hiệu trưởng xác định mục tiêu cần đạt cho phù hợp với chuẩn chung phù hợp với đơn vị để tiến hành hoạt động KTNB 2.2.2.2 Xây dựng lực lượng Xây dựng lực lượng hay nói cách khác xây dựng nguồn nhân lực, người trực tiếp thực công tác kiểm tra Trong trường học, cần sử dụng để tham gia vào công tác KTNB? Trước hết, phải xác định công việc người hiệu trưởng Hiệu trưởng người xây dựng kế hoạch, triển khai thực giám sát, đôn đốc việc thực Hiệu trưởng người trực tiếp kiểm tra số vụ việc Mặt khác, đối tượng kiểm tra trường học đa dạng, với nhiều chuyên môn khác nhau; hiệu trưởng cần vào tình hình nhân có, vào nhiệm vụ kiểm tra để điều động số lực lượng tham gia Kinh nghiệm cho thấy, thành công hoạt động nhà trường tùy thuộc lớn vào tham gia đông đảo nhiều cá nhân, tổ chức Xác định cụ thể ai, tổ chức, phận tham gia vào công việc cụ thể người hiệu trưởng dự tính cần lấy ý kiến rộng rãi để huy động phát huy tối đa nguồn lực Điều thể tính dân chủ công việc Thông thường, phải vào vai trò, chức năng, quyền hạn cá nhân để có phân công hợp lý Điều cốt yếu phải đảm bảo tương thích lực lượng kiểm tra với đối tượng kiểm tra Một vài gợi ý sau: Đối tượng kiểm tra Lực lượng kiểm tra Kiểm tra hồ sơ công chức Văn thư Kiểm tra tài Kế toán, thủ quỹ, tra nhân dân Kiểm tra công tác thư viện GV thư viện, văn thư Kiểm tra công tác thiết bị GV thiết bị, thư viện, kế toán Kiểm tra dạy thêm học thêm Hiệu phó chuyên môn, tổ trưởng Thanh tra sư phạm giáo viên Hiệu phó chuyên môn, tổ trưởng Kiểm tra việc thực Ban đạo vận động … … Hiệu trưởng thành lập số ban, tổ nghiệp vụ nhà trường để tập hợp cá nhân có lực, chức năng, nhiệm vụ như: ban đạo (các vận động, phong trào), ban tuyển sinh, ban kiểm kê tài sản, v.v để tạo lực lượng hùng hậu Một kế hoạch tốt kế hoạch vạch mục tiêu cho tổ chức thực Trong đó, công việc chuỗi công việc phân công cho thành viên Trong tiến trình hoàn thành, cá nhân tổ chức góp phần để đạt đến mục tiêu Khi mục tiêu đạt được, thành tổ chức 2.2.2.3 Hoạch định công việc cụ thể Đây phần trọng tâm quy trình xây dựng kế hoạch Nói chung, hoạt động giáo dục diễn nhà trường trở thành đối tượng kiểm tra Căn vào hoạt động này, người hiệu trưởng hoạch định công việc cụ thể cần kiểm tra xác lập phần nội dung kế hoạch Có thể xác lập nội dung kiểm tra theo nhiều cách khác nhau: - Theo trình tự thời gian: + Tháng 7: kiểm tra công tác tuyển sinh đầu cấp + Tháng 8: kiểm tra điều kiện CSVC chuẩn bị cho năm học + Tháng 9: kiểm tra hồ sơ học sinh + Tháng 10: kiểm tra tài quý III + Tháng 11: … - Theo nội dung việc: kiểm tra tài chính, tài sản; kiểm tra thư viện, thiết bị; kiểm tra công tác văn thư hành chính; tra sư phạm giáo viên v.v - Theo khách thể thực hiện: kiểm tra giáo viên, kiểm tra học sinh v.v - Theo chủ thể thực hiện: tự kiểm tra (của hiệu trưởng, giáo viên, phận); hiệu trưởng kiểm tra giáo viên, phận; kiểm tra chéo cá nhân, phận v.v - Theo mức độ, tính chất việc: kiểm tra toàn diện, kiểm tra chuyên đề v.v - Theo phương thức thực hiện: kiểm tra thường xuyên, kiểm tra định kỳ, kiểm tra đột xuất, v.v 10 Việc phân chia nội dung kiểm tra theo nhiều hình thức nhằm xác định rõ đặc điểm loại hoạt động, từ người kiểm tra thực kỹ thuật tác nghiệp, vừa đảm bảo yêu cầu kiểm tra vừa tránh nhiều hạn chế như: chủ quan, lãng phí,…Cần lưu ý phân chia theo cách phải đảm bảo đầy đủ nội dung ; cần xác định thứ tự ưu tiên cho nội dung (thường tính chất quan trọng/không quan trọng vụ việc) để đặt mục tiêu cần đạt, thời gian thực điều kiện vật chất cần thiết cho hoạt động 2.2.2.4 Phân bố thời gian Dù chọn lựa kiểu loại nội dung kiểm tra nào, kế hoạch phải xác định rõ thời gian thực Tùy theo kế hoạch tuần, tháng, hay năm học mà định rõ khoảng thời gian thích hợp Thời gian nhiều hay tùy thuộc vào tính chất đối tượng cần kiểm tra Không có thời gian, kế hoạch đóng băng, nghĩa tiến trình thực Thời gian không rõ ràng, không hợp lý dẫn đến khả lãng phí mà có khiến cho kế hoạch bị bế tắc Tuy nhiên, kế hoạch tốt cần có thời gian “mở” – nghĩa thực “trong khoảng” để tránh bị động có việc phát sinh đột xuất khách quan, dự kiến 2.2.2.5 Chuẩn bị điều kiện vật chất Trong lập kế hoạch, người ta thường ý đến thời gian, nội dung, đối tượng thực Các điều kiện vật chất tạo thuận lợi cho việc tiến hành kế hoạch lại quan tâm Người hiệu trưởng cần có tầm nhìn vấn đề này, vào loại công việc để chuẩn bị điều kiện vật chất cần thiết Đây yếu tố góp phần lớn cho kế hoạch khả thi Một số phương tiện tối thiểu cần có để đảm bảo cho hoạt động tiến hành là: kinh phí, quỹ thời gian, ấn phẩm, thiết bị, văn hướng dẫn, bố trí phòng làm việc, phòng hội họp v.v Nói chung, quy trình đề nghị mang tính gợi ý, chung Trong thực tế, tiến hành xây dựng kế hoạch có nhiều cách thức khác tùy theo điều kiện đơn vị Kế hoạch kiểm tra nộ trường năm xây dựng 11 sở tổng hợp, điều chỉnh từ kế hoạch kiểm tra hiệu phó, tổ trưởng, phận (theo mẫu chung) 2.2.3 Tổ chức thực kế hoạch Để tổ chức thực tốt kế hoạch kiểm tra nội bộ, kinh nghiệm thân nhiều năm qua cần tiến hành chặt chẽ khâu sau đây: 2.2.3.1 Triển khai kế hoạch Kế hoạch xây dựng hoàn chỉnh cần triển khai toàn đơn vị, triển khai đến đối tượng cách cụ thể nhiều hình thức: phổ biến họp quan, niêm yết bảng thông báo, gửi đến tổ trưởng,…Cần quán triệt cho cá nhân, phận hiểu rõ vai trò, nhiệm vụ công tác kiểm tra nội mục đích, yêu cầu công việc Tránh gây tâm lý hoang mang, lo sợ cho đối tượng kiểm tra tâm lý quan trọng hóa chủ thể thực kiểm tra Từ xây dựng thái độ tích cực hợp tác đôi bên Không triển khai qua loa, đại khái với quan niệm tất thể văn Không phổ biến nội dung công việc cần làm Hiệu trưởng cần xác định rõ phương thức thực hiện, định hướng cách thức thực lưu ý vấn đề khác như: thời gian tiến hành, phương tiện,… Làm góp phần lớn vào thành công kế hoạch 2.2.3.2 Tổ chức hoạt động kiểm tra Hàng tháng, hiệu trưởng tiến hành kiểm tra đạo cá nhân, phận tiến hành kiểm tra nội dung theo kế hoạch Trong tiến hành kiểm tra công việc đó, cá nhân đó, tùy theo tính chất việc, chủ thể kiểm tra thực phương pháp, cách thức sau: a) Kiểm tra hồ sơ, tài liệu Kiểm tra hồ sơ, tài liệu giúp ta nắm bắt hoạt động thực hiện, thu thập số liệu, hình dung tiến trình làm việc đối tượng 12 Hồ sơ, tài liệu chung cá nhân, tổ chức, phận nhà trường thường loại sau: - Văn đạo: loại công văn đến ngành cấp trên, văn quy định đơn vị,… có liên quan đến hoạt động giáo dục đơn vị - Sổ sách chuyên biệt: loại sổ ghi chép, lưu trữ, phân loại mang tính chất chuyên môn, chuyên biệt - Tài liệu ghi nhớ hoạt động như: biên bản, danh sách, báo cáo,… Các loại hồ sơ, tài liệu phận quy định chi tiết theo đặc trưng chuyên môn riêng Chẳng hạn, phận tài vụ có: sổ tài sản, sổ quỹ tiền mặt, sổ chi tiết chi hoạt động, sổ tạm ứng, lệnh chi, chứng từ gốc,… Hồ sơ chuyên môn giáo viên có: giáo án, sổ dự giờ, sổ chủ nhiệm, sổ điểm, sổ tích lũy chuyên môn v.v Hiện nhiều hồ sơ tài liệu thực hiện, lưu trữ máy tính theo chương trình phần mềm chuyên biệt Người kiểm tra cần có hiểu biết lĩnh vực để kiểm tra kỹ lưỡng nắm bắt thông tin đầy đủ, xác Khi kiểm tra cần ý đến tính pháp lý, tính khoa học loại hồ sơ Hồ sơ phải xếp, lưu trữ khoa học Các nội dung hồ sơ phải đắn, phù hợp Ví dụ: Thể thức văn phải đảm bảo quy định theo thông tư 55/2005/TTLTBNV-VPCP Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ; loại chứng từ mệnh lệnh (phiếu thu, phiếu chi), chứng từ thực (hóa đơn, bảng kê,…) phải theo mẫu quy định Bộ Tài v.v b) Phỏng vấn đối tượng Phỏng vấn phương pháp có nhiều ưu điểm việc nắm bắt đặc điểm đối tượng tính công khai, trực tiếp, tức thời Phương pháp giúp cho người vấn thu thập nhiều nhất, nhanh thông tin từ phía người vấn Nội dung vấn đề cập đến tất vấn đề liên quan đến đối tượng thường chưa rõ, cần biết thêm sau nghe báo cáo, xem xét hồ sơ Sự thành công vấn tùy thuộc vào lực người kiểm tra: hiểu biết lĩnh vực chuyên môn, khéo léo, tế nhị, kỹ giao tiếp ngôn ngữ (đặc biệt khả đặt câu hỏi dẫn dắt) Ngoài ra, hỗ trợ phương tiện ghi chép, 13 ghi âm, chụp hình, quay camera,…trong vấn cho ta nhiều tư liệu tham khảo có giá trị cao c) Điều tra, khảo sát Điều tra, khảo sát phương pháp tác nghiệp mang tính chuyên sâu Khi cần nắm bắt đầy đủ, xác hoạt động đó, người kiểm tra dùng phiếu điều tra để tìm câu trả lời Đây xem phương pháp vấn gián tiếp thông qua việc hỏi đáp giấy Câu hỏi khảo sát hình thức tự luận trắc nghiệm (tùy vào độ đơn giản/phức tạp vấn đề tùy theo mức độ yêu cầu người khảo sát) Phương pháp đòi hỏi đầu tư công phu (chọn lựa hệ thống câu hỏi, cân nhắc từ ngữ diễn dạt,…) cho ta kết có giá trị cao Đặc biệt thông tin thu thập vừa xoáy sâu vào chất vấn đề vừa mở rộng đến nhiều đối tượng khảo sát Từ đó, kết luận có độ tin cậy cao Dưới mẫu điều tra khảo sát khả soạn giảng giáo viên BẢNG TỰ ĐÁNH GIÁ GIÁO ÁN Họ tên giáo viên:……………………………………………………………… Dạy môn/lớp: …………………………………………………………………… Chưa Ghi Mức độ đạt Có Không ( + ) có ( - ) đầy đủ () Nội dung đánh giá 1- Có thông tin sở ban đầu (ngày, lớp dạy…) 2- Có đề cập mục tiêu cần đạt 3- Các mục tiêu dựa nhu cầu HS 4- Mỗi mục tiêu đề cập đến hành vi 5- Có điều kiện phương pháp đạt để đạt mục tiêu - Có phân bố thời gian - Có phần mở đầu (giới thiệu vào bài) - Phần giới thiệu có cung cấp thông tin định hướng học tập 9- Có phương pháp 10- Phương pháp phù hợp để đạt mục tiêu 11- Có tạo hội để học sinh tích cực hoạt động 14 12- Có đưa câu hỏi 13 - Có đưa câu hỏi phụ 14- Có trình tự giảng dạy theo bước 15 - Có tóm tắt học (ghi nhớ) 16-Tóm tắt gồm nội dung 17- Có hoạt động đánh giá (củng cố) 18- Có phương pháp đánh giá phù hợp mục tiêu 19- Có nguồn tài liệu tham khảo 20- Có thông tin bổ sung (rút kinh nghiệm) Những nội dung khảo sát thực hình thức câu hỏi tự luận như: - Thầy (cô) tự đánh giá tiết dạy vừa xong nào? Có đạt mục tiêu đề hay không? - Các phương tiện phương pháp sử dụng tiết dạy có phù hợp phát huy tác dụng không? - Sau dạy này, thầy (cô) thấy có cần bổ sung thêm phần nào? Cần tài liệu tham khảo khác không? v.v Rất nhiều hoạt động nhà trường khảo sát qua mẫu điều tra d) Tham dự hoạt động Tham dự hoạt động để nắm bắt vấn đề quan tâm phương pháp kiểm tra tích cực Chỉ trực tiếp tham gia vào hoạt động trường học, người kiểm tra đối chiếu thực tế với số liệu, báo cáo, trình bày Đây phương pháp sử dụng nhiều tra, kiểm tra như: thăm lớp, dự giờ, tham gia hoạt động ngoại khóa,… e) Quan sát Phương pháp quan sát xem phương pháp quan trọng kiểm tra Hoạt động quan sát người kiểm tra đặt vào chủ điểm định; đối tượng quan sát thường tồn cách tự nhiên, khách quan Vì thế, kết luận mang tính xác cao 15 Trong thực nhiệm vụ, người kiểm tra quan sát tất hoạt động nhà trường; quan sát cách bố trí, sử dụng sở vật chất; quan sát cảnh quan môi trường v.v Như thế, người quan sát không chọn chỗ thích hợp mà phải đến nhiều nơi cần thiết Tuy vậy, không tinh tế, sâu sắc, tiến hành phương pháp dễ rơi vào cảm tính, đánh giá hình thức, tượng mà không thấy chất vấn đề Nói chung, để có nhìn toàn diện, xác, người kiểm tra cần tiến hành đồng thời nhiều biện pháp thích hợp Chẳng hạn, để đánh giá chất lượng giáo dục đạo đức trường học, không vào kết xếp loại hạnh kiểm gần học sinh mà cần xem xét thêm hồ sơ chủ nhiệm, quan sát hoạt động học tập, vui chơi, để ý đến thái độ, hành vi học sinh quan hệ với người v.v 2.2.3.3 Đôn đốc, giám sát Đây thao tác thiếu trình tiến hành kế hoạch kiểm tra Với vai trò người tổ chức đạo kiểm tra, hiệu trưởng nhà trường phải thường xuyên giám sát việc thực kế hoạch, có biện pháp đôn đốc nhằm thúc đẩy việc thực kế hoạch đạt kết cao Như nói thành công kế hoạch tùy thuộc nhiều vào lực lượng tham gia kiểm tra, cần đôn đốc, giám sát từ việc theo dõi, nhắc nhở điều chỉnh, uốn nắn sai lệch; đôn đốc lời phiếu nhắc việc Theo thiển ý chúng tôi, đôn đốc, nhắc nhở biện pháp mệnh lệnh hành Trong thực tế, có nhiều hoạt động giáo dục diễn năm học, nhớ hết việc cần làm (dù kế hoạch niêm yết lâu dài) Cho nên, việc nhắc nhở để giúp nhớ thực kế hoạch Tuy vậy, trường hợp trì trệ, người hiệu trưởng cần có phiếu nhắc việc để tăng tính nghiêm minh thực thi nhiệm vụ 2.2.3.4 Thu thập kết Bước cuối tiến trình thực kiểm tra việc thu thập kết kiểm tra để xử lý Tùy theo tính chất công việc, mức độ quan trọng vụ việc mà hồ sơ thu thập có độ dày/mỏng khác Hồ sơ đơn giản gồm báo cáo, biên 16 làm việc tài liệu chứng kèm theo (nếu có) Hiện nay, nhiều tài liệu ghi nhớ hoạt động tra, kiểm tra thiết kế theo mẫu để ghi nhận kết cách đầy đủ, xác 2.2.4 Sử dụng kết kiểm tra Sau kiểm tra, công việc người hiệu trưởng không dừng việc thu thập kết Kết phải sử dụng để đem đến hiệu tích cực cho hoạt động đơn vị Những công việc cần tiếp tục làm là: - Đối chiếu kết thực với kế hoạch đặt - Đối chiếu kết kiểm tra so với chuẩn - Đánh giá, nhận xét đối tượng (kết luận kiểm tra) - Công khai, báo cáo kết luận kiểm tra - Điều chỉnh, uốn nắn sai lệch (bằng hành động cụ thể) - Khen thưởng xử lý kỷ luật (hoặc đề nghị cấp xử lý) - Bổ sung nội dung, hồ sơ thiếu sót - Sắp xếp lưu trữ hồ sơ cách đầy đủ, khoa học 2.2.5 Một số biện pháp bổ trợ Trong tiến hành công việc kiểm tra, biện pháp chuyên môn phải thực hiện, nhà quản lý cần kết hợp với số biện pháp bổ trợ để việc đạt kết cao Một số biện pháp thường dùng sau: 2.2.5.1 Rèn luyện kỹ giao tiếp Giao tiếp hoạt động thường ngày người Trong giao tiếp người ta truyền tải thông tin cần thiết Sự thành công hoạt động giao tiếp tùy thuộc lớn vào kỹ giao tiếp bên Công tác KTNB không đơn tiếp xúc với hồ sơ, giấy tờ mà phần nhiều trao đổi với người Do vậy, biết lắng nghe, trò chuyện, tạo tin cậy nơi người khác,…là ưu góp phần lớn vào thành công người kiểm tra 17 2.2.5.2 Rèn luyện kỹ tạo lập văn Công tác KTNB cần đến nhiều loại văn như: kế hoạch, báo cáo, biên bản, kết luận,…Người kiểm tra có kỹ tạo lập văn góp phần thúc đẩy công việc mau chóng, xác Trong quản lý hành nay, trường học, nhiều văn quy trình hóa, mẫu mã hóa tạo nhiều thuận lợi cho công việc 2.2.5.3 Thiết lập hệ thống biểu mẫu Biểu mẫu văn theo mẫu lập sẵn để thống kê nội dung Trong công tác quản lý, sử dụng biểu mẫu để thông tin hai chiều phương thức hiệu quả, vừa xác, rõ ràng vừa nhanh chóng, tiết kiệm Thông qua biểu mẫu, nhà quản lý truyền đạt yêu cầu công việc đồng thời kiểm soát mức độ thực công việc Hiện nay, tất quan, trường học, công ty, xí nghiệp,…đều sử dụng nhiều biểu mẫu công việc quản lý hành chính, kế toán thống kê, chuyên môn nghiệp vụ v.v Ở trình bày hết biểu mẫu sử dụng nhà trường, số biểu mẫu có liên quan đến công tác kiểm tra nội trường học sử dụng có hiệu sau: - Mẫu kế hoạch: TRƯỜNG THPT TÔN ĐỨC THẮNG KẾ HOẠCH KIỂM TRA NỘI BỘ Năm học: …………… THỜI GIAN NỘI DUNG KIỂM TRA ĐỐI TƯỢNG KIỂM TRA Tháng 9/2012 … NGƯỜI LẬP KẾ HOẠCH 18 NGƯỜI THỰC HIỆN Đây mẫu phát từ đầu năm học cho cá nhân, phận có chức kiểm tra Trên sở đề xuất cá nhân, phận, hiệu trưởng tổng hợp thành kế hoạch kiểm tra chung đơn vị - Mẫu phiếu nhắc việc: SỞ GD-ĐT ĐỒNG NAI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHIÃ VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc TRƯỜNG THPT TƠN ĐỨC THẮNG Số: 02/PNV Tân Phú, ngày 11 tháng 12 năm 2012 PHIẾU NHẮC VIỆC Kính gửi: - Thầy Lê Văn Hùng Bí thư Đoàn Trường THPT Tôn Đức Thắng Căn kế hoạch kiểm tra công tác Đoàn trường học học kỳ I năm học 2012-2013; Căn tinh thần thống họp hội đồng sư phạm nhà trường ngày 09/12/2012; Đề nghị thầy Lê Văn Hùng nộp toàn hồ sơ sổ sách công tác Đoàn trường nội dung đáp ứng theo yêu cầu đoàn kiểm tra thông báo số 04/TB-LT ngày 07/12/2012 Huyện Đoàn Tân Phú Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG - Như (thực hiện) - Lưu (văn thư) Đây mẫu để đôn đốc, nhắc nhở cá nhân, phận tích cực thực kiểm tra nhiệm vụ phân công theo kế hoạch - Mẫu yêu cầu báo cáo kết kiểm tra: SỞ GD-ĐT ĐỒNG NAI NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHIÃ VIỆT Độc lập – Tự – Hạnh phúc TRƯỜNG THPT TƠN ĐỨC THẮNG Tân Phú, ngày 21 tháng 11 năm 2012 V/v Đề nghị báo cáo kết kiểm tra nội tháng 11/2012 Kính gửi: Phó Hiệu trưởng ………………… Căn kế hoạch kiểm tra nội tháng 11/2012, đề nghị đ/c báo cáo kết công tác kiểm tra nội theo nội dung sau: Thanh tra sư phạm GV: Nguyễn Thị Thuỷ, Lê Thị Thảo Linh, Phạm Thị Hiền 19 Công tác phụ đạo, bồi dưỡng học sinh Tự kiểm tra việc triển khai thực kế hoạch đầu năm học (theo biểu mẫu đính kèm) Hạn chót gửi báo cáo hiệu trưởng ngày 04/12/2012 HIỆU TRƯỞNG Nơi nhận: -Như (thực hiện) -Lưu - Mẫu kiểm tra thu phí đầu năm: TRƯỜNG THPT TÔN ĐỨC THẮNG TỔNG HỢP THU PHÍ ĐẦU NĂM HỌC 2012-2013 BHY ĐỒ P.hiệu PHHS T BHTN T.dục CSVC Học phí 88,00 5,000 99,000 60,000 55,000 10,000 60,000 TS học sinh Số HS đóng (theo DS thu) 1078 1078 1078 1078 1078 1078 1078 giảm 30000: 55hs 1006 miễn 60000: 6hs 1053 662 1078 TỔNG CỘNG 1078 giảm 50%:67hs Số HS chưa đóng Tổng số tiền THỦ QUỸ KẾ TOÁN HIỆU TRƯỞNG Đây mẫu đề nghị phận tài vụ báo cáo kết tự kiểm tra việc thu phí đầu năm học Mẫu thường kèm theo loại hồ sơ khác như: danh sách thu, đơn miễn giảm v.v 20 - Mẫu kiểm tra hồ sơ giáo viên: TRƯỜNG THPT TÔN ĐỨC THẮNG KẾT QUẢ KIỂM TRA HỒ SƠ ……………………… Số TT Họ tên GV CN Lớp Kết kiểm tra (cần bổ Hồ sơ kiểm sung) tra Mẫu đơn giản dùng chung cho việc kiểm tra loại hồ sơ như: sổ điểm, sổ chủ nhiệm, học bạ, … Kết niêm yết công khai bảng thông báo - Mẫu biên kiểm tra: SỞ GD-ĐT ĐỒNG NAI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHIÃ VIỆT NAM TRƯỜNG THPT TƠN ĐỨC THẮNG Độc lập – Tự – Hạnh phúc Tân Phú, ngày 21 tháng 11 năm 2012 BIÊN BẢN KIỂM TRA V/V: ………………………………………………………………………………… Thời gian: vào lúc …… …… ngày …………/……… / 20 Địa điểm: …………………………………………………………………… Thành phần: -Đối tượng kiểm tra: ………………………………………… -Người thực kiểm tra: ……………………………………………… Nội dung kiểm tra: ……………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… …………… Kết luận: ……………………………………………………………………………………… Người kiểm tra Người thực kiểm tra (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) Mẫu cung cấp cho tất cá nhân, phận bắt đầu tiến hành kiểm tra Mẫu thiết lập gọn mặt giấy A Trong kỳ kiểm tra lập nhiều biên tùy theo số lượng công việc 21 - Mẫu tổng hợp kết kiểm tra: TRƯỜNG THPT TÔN ĐỨC THẮNG TỔNG HỢP KẾT QUẢ KIỂM TRA NỘI BỘ Năm học 2012-2013 THỜI GIAN KẾT QUẢ CÔNG VIỆC -Theo biên đính kèm NỘI DUNG KIỂM TRA XẾP LOẠI GV -Kiểm tra hồ sơ tuyển sinh, Tháng -Kiểm tra CSVC, trang thiết bị, 9/2012 -Kiểm tra thu phí đầu năm học, -Thanh tra sư phạm giáo viên -Kiểm tra hồ sơ chủ nhiệm, hồ sơ tổ -Theo -Kiểm tra tài quý III/2012, biên đính Tháng -Kiểm tra hồ sơ giám thị, phận thiết kèm 10/2012 bị, -Thanh tra sư phạm giáo viên, Ngoài ra, nhiều biểu mẫu khác ngành cấp quy định sử dụng cho công tác KTNB đơn vị 2.2.5.4 Lưu trữ hồ sơ Nếu thiết lập biểu mẫu xem phương thức hiệu trình tổ chức thực công tác kiểm tra lưu trữ hồ sơ phương cách tốt giúp tra cứu nhanh, sử dụng biểu mẫu lúc Hiện nay, điều kiện kỹ thuật văn phòng tân tiến việc lưu trữ hồ sơ đơn vị thực cách dễ dàng Đây biện pháp hữu hiệu đem đến thành công cho người quản lý công việc Việc lưu trữ hồ sơ đầy đủ, khoa học trình độ phát triển hành công mà thể kỷ cương, nề nếp đơn vị Ở trình bày hết liên quan đến cách thức lưu trữ hồ sơ hành chánh, vài đề nghị có tính chất tham khảo sau: 22 Hồ sơ lưu trữ hai hình thức: Tủ hồ sơ: Đây biện pháp thủ công truyền thống Trong tủ hồ sơ chia hộp tài liệu theo công việc: hồ sơ công chức, hồ sơ thi đua, hồ sơ tốt nghiệp, hồ sơ chuyển trường, hồ sơ phổ cập,… Các hộp hồ sơ phải dán nhãn ghi rõ loại, năm, đánh số theo quy ước riêng ghi hiệu lực sử dụng Thư mục hồ sơ: Đây cách lưu trữ hồ sơ máy tính, tiện dụng Các biểu mẫu, tài liệu xếp theo thư mục (folder) Bên có thư mục Việc tra cứu thực nhanh, cần click chuột Có thao tác tiện ích để kết nối văn bản, biểu mẫu cần thuyết minh cho nội dung đó: sử dụng chức hyperlink word Mấy biện pháp trình bày kinh nghiệm cá nhân thực nhiều năm qua để hỗ trợ cho công tác KTNBTH Chắc chắn nhiều biện pháp khác tùy theo kinh nghiệm điều kiện làm việc người 23 KẾT LUẬN Hiệu thực - Tất nội dung kiểm tra theo kế hoạch tổ chức thực với tham gia đông đảo tích cực cá nhân, lực lượng nhà trường - Một vài sai sót nhỏ đơn vị chấn chỉnh kịp thời - Cá nhân liên tục nhiều năm hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ khen UBND Tỉnh danh hiệu chiến sĩ thi đua sở, chiến sĩ thi đua cấp tỉnh Bài học kinh nghiệm a) Để công tác kiểm tra nội đơn vị trường học đạt đến mức chuyên nghiệp, có hiệu theo cần xác lập quy trình thực bao gồm bước sau: - Nâng cao nhận thức đắn vai trò, vị trí công tác kiểm tra nội - Xây dựng kế hoạch kiểm tra nội hoàn chỉnh - Tổ chức thực kế hoạch cách chặt chẽ - Sử dụng kết kiểm tra nội có hiệu tích cực Ngoài ra, số giải pháp, thủ thuật, kinh nghiệm xử lý tình đặt biện pháp bổ trợ tích cực cho công tác kiểm tra nội trường học Suy cho cùng, công tác quản lý hiệu trưởng chuỗi công việc: hoạch định kế hoạch, tổ chức thực kiểm tra việc thực Và vậy, kiểm tra công đoạn cuối để kết thúc đánh giá kết làm việc hiệu trưởng Cho nên, điều tiên hiệu trưởng phải quán triệt cho cộng hiểu rõ vai trò, ý nghĩa công tác KTNBTH Bước xây dựng tổ chức thực thành công kế hoạch kiểm tra đơn vị Ở đây, tài nghệ người hiệu trưởng cần phát huy hết vai trò lực lượng nhà trường để tham gia thực Bên cạnh đó, trang bị tốt phương pháp, phương tiện, rèn luyện kỹ cần thiết như: kỹ giao tiếp, kỹ tạo lập văn v.v yếu tố quan trọng giúp cho công tác KTNB vừa chuyên sâu vừa hiệu Cuối cùng, kết 24 kiểm tra không để điều chỉnh đối tượng (so với chuẩn) mà phải sử dụng việc xét nâng lương sớm, xét khen thưởng, xét danh hiệu thi đua ngành v.v để có tác dụng thúc đẩy đối tượng tiến b) Trong trình tổ chức KTNB cần đảm bảo số nguyên tắc như: - Kiểm tra phải xác, khách quan, tránh định kiến, suy diễn thiếu - Kiểm tra phải ý đến tính hiệu quả, tránh hời hợt, hình thức, chiếu lệ - Kiểm tra phải thường xuyên, kịp thời, theo kế hoạch - Kiểm tra phải công khai, đảm bảo tính dân chủ, tự giác c) Kiểm tra cần gắn liền với kiểm soát Như nêu phần đầu, kiểm tra thực chất việc “xem xét tình hình thực tế để đánh giá, nhận xét” đối tượng nghĩa xem xét đối tượng thành phẩm, ‘thành’ mà ‘bại’ Trong đó, kiểm soát việc “xem xét để phát hiện, ngăn chận trái với quy định” Cho nên kiểm tra phải hướng đến mục tiêu để kiểm soát đối tượng Kiểm tra phải thực suốt công đoạn quy trình hoạt động d) Cần coi trọng nhân tố có vai trò định đến thành công công tác KTNB người – chủ thể kiểm tra Chỉ xây dựng lực lượng kiểm tra nhiều thành phần, đảm bảo tính khoa học, tính dân chủ người hiệu trưởng tin vào thành công công tác KTNB Đó người có khả kiểm tra tự kiểm tra, kiểm soát công việc theo nhiệm vụ phân công Đó người “có trình độ chuyên môn – nghiệp vụ vững vàng; có lực quan sát, phân tích, tổng hợp; ý thức tổ chức kỷ luật ý thức trách nhiệm cao; Như mục tiêu đặt đề tài, đúc kết kinh nghiệm thực công tác KTNB thân trình quản lý số đơn vị trường học Đây số kinh nghiệm cá nhân sở vận dụng chút hiểu biết công tác nên chắn tránh khỏi chủ quan, thiếu sót Hy vọng thời gian tới, đạo, hướng dẫn ngành cấp công tác KTNBTH, thân tiếp tục vận dụng để đạt nhiều thành cao công tác quản lý trường học 25